Servicios de asesoramiento especializado en IVA intracomunitario

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1 Servicios de asesoramiento especializado en IVA intracomunitario

2 Presentación Quiénes somos Problemática de la gestión del IVA intracomunitario Cómo podemos ayudarle: Externalización del cumplimiento de las obligaciones de IVA en la Unión Europea ( outsourcing ) Apoyo a la gestión interna de las obligaciones de IVA de las operaciones intracomunitarias: Personalización del sistema de información (ERP) de la compañía Externalización de control 2

3 Quiénes somos IVA Consulta es un despacho con sede en Barcelona dedicado exclusivamente al asesoramiento en el campo de la imposición indirecta desde 2006, bajo la dirección de Manuel Pérez de Algaba Cuenca, abogado con una dilatada experiencia en el seno de distintas firmas multinacionales de auditoría Para atender a las necesidades de asesoramiento en otros Estados miembros, IVA Consulta forma parte de una red europea de despachos, integrantes todos ellos de VAT-Forum, entidad belga dedicada a la formación especializada de la que es miembro fundador y que aglutina a especialistas en imposición indirecta de los principales países de la Unión Europea IVA Consulta mantiene un acuerdo de colaboración con una firma especializada líder en la prestación de servicios de externalización de obligaciones aduaneras e imposición indirecta, la cual ha desarrollado una plataforma para la presentación de declaraciones y su seguimiento a partir del uso de ivat reporting, aplicación de la firma VAT- Applications que permite la gestión integral automatizada del IVA a nivel de la Unión Europea 3

4 Problemática de la gestión del IVA intracomunitario La internacionalización de la actividad económica, especialmente en el marco de la Unión Europea, es un hecho generalizado, siendo difícil encontrar ejemplos de empresas que, con independencia de su tamaño, no se vean afectadas en mayor o menor medida por la problemática de IVA que tal circunstancia conlleva En función de la operativa seguida por la compañía en el marco intracomunitario, dicha problemática puede suponer una gran complejidad dado el importante número de variables que pueden verse involucradas y sus implicaciones respecto de la normativa de IVA vigente en los distintos Estados miembros involucrados, que no siempre estarán plenamente armonizadas La capacidad de llevar a cabo un análisis de tales implicaciones de forma acertada y continuada en el tiempo, constituye un factor crítico para minimizar el riego y costes que conlleva un tratamiento inadecuado a efectos de IVA de las transacciones realizadas (posibles sanciones, pérdida del derecho a repercutir el impuesto, imposibilidad de deducir el IVA soportado, denegación de devoluciones de las cuotas de IVA en otros Estados miembros, etc.) 4

5 Problemática de la gestión del IVA intracomunitario A tal efecto, la compañía deberá estar en condiciones en todo momento de: Conocer la normativa de IVA que le resulta aplicable en base a su operativa intracomunitaria Poder evaluar las implicaciones de dicha normativa de cara a poder adoptar las rutinas administrativas y de control que le permitan: Dar un tratamiento adecuado desde el punto de IVA a sus operaciones. Dotar de un soporte documental adecuado a dichas operaciones de cara a poder justificar el tratamiento dado a las mismas (aplicación de exenciones, base imponible y tipo de IVA aplicado, localización de la operación, etc.) Estar en disposición de evaluar adecuadamente las facturas recibidas de sus proveedores desde el punto de vista formal y material (corrección del tratamiento a efectos de IVA dado por proveedor, corrección formal de la factura, necesidad de autoliquidar el IVA de la operación, naturaleza deducible o no del IVA soportado, etc.) La dificultad de la tarea anteriormente descrita resulta evidente, dada la diversidad existente en cuanto a legislaciones nacionales aplicables y sus continuas modificaciones, así como los distintos procedimientos de gestión y criterios interpretativos por parte de los Estados miembros 5

6 Cómo podemos ayudarle: Externalización del cumplimiento de las obligaciones de IVA en la Unión Europea ( out-sourcing ) En algunos supuestos, tratándose de grupos multinacionales que lleven a cabo una gestión centralizada de su tributación y que se enfrenten a una problemática compleja en lo que a operaciones intracomunitarias se refiere, con obligaciones formales de IVA en distintos Estados miembros, la externalización del cumplimiento de tales obligaciones( out-sourcing ) puede resultar una opción muy a tener en cuenta Así, acudir a un tercero capaz de asumir el cumplimiento de las obligaciones de IVA a nivel del grupo, bien íntegramente, extracción de datos incluida, bien reservándose el departamento interno las tareas de coordinación y extracción de datos, puede resultar especialmente eficiente en términos de coste/beneficio, dados los riesgos inherentes a la gestión del IVA intracomunitario anteriormente señalados IVA Consulta, está en disposición de prestar dicho servicio de externalización, de acuerdo al siguiente alcance: 6

7 Cómo podemos ayudarle: Externalización del cumplimiento de las obligaciones de IVA en la Unión Europea ( out-sourcing ) Revisión diagnóstico: Realización previa de un trabajo de revisión y diagnóstico acerca del nivel de cumplimientoyrutinasseguidasporlacompañíadecaraalagestióndesusobligacionesdeiva Implantación: A partir de las conclusiones del trabajo previo, se propondrían y pondrían en práctica las acciones que se entendiesen necesarias para corregir las deficiencias detectadas en cuanto a la suficiencia o accesibilidad de los datos y rutinas internas de funcionamiento de cara a una adecuada implantación de nuestro servicio de externalización En función de cuáles sean tales conclusiones, no es descartable que dicha implantación pudiera precisar de un periodo transitorio de funcionamiento en paralelo que facilitase el proceso de externalización Asunción de tareas: En lo que se refiere a la asunción por IVA Consulta del cumplimiento de las obligaciones de IVA de la compañía, dicho trabajo conllevaría: La asignación de una persona responsable de supervisar localmente la adecuada prestación del servicio, con desempeño de las siguientes tareas: Coordinación de la recepción/introducción de datos a través de nuestra plataforma Visitas periódicas para el seguimiento de las rutinas de control y realización de muestreos de comprobación Atención de dudas sobre aspectos técnicos o relativos a la prestación del servicio. 7

8 Cómo podemos ayudarle: Externalización del cumplimiento de las obligaciones de IVA en la Unión Europea ( out-sourcing ) La asunción por IVA Consultade la totalidad de obligaciones formales y materiales del IVA en todos aquellos Estados miembros en los que las distintas empresas del grupo lleven a cabo sus operaciones, en concreto: Registro y obtención del número de IVA, declaración en su caso de las modificaciones de la situación tributaria que puedan producirse y baja Cumplimentación y presentación de las declaraciones periódicas de IVA, con ingreso en su caso de la deuda tributaria a ingresar, previa provisión de fondos, si fuera necesario Cumplimentación de las declaraciones recapitulativas de operaciones intracomunitarias e intrastat Presentación de las declaraciones informativas y resúmenes anuales Elaboración de libros registros de IVA exigidos por la normativa del Estado miembro correspondiente Si bien el proporcionar en tiempo y forma la información necesaria para la realización de las mencionadas tareas sería obligación de la compañía, dicha labor se vería facilitada por el uso de nuestra plataforma, en la que, adicionalmente, el cliente puede acceder on-line a una información actualizada sobre su situación fiscal en los distintos Estados miembros e histórico de declaraciones 8

9 Cómo podemos ayudarle: Externalización del cumplimiento de las obligaciones de IVA en la Unión Europea ( out-sourcing ) Por otro lado, dada la flexibilidad que permite la utilización de la mencionada plataforma, para el supuesto de que fuese deseo de la compañía una externalización total de la gestión de sus obligaciones de IVA intracomunitario, IVA Consulta estaría en disposición de asumir incluso la labor de extracción de los datos necesarios para la cumplimentación de las declaraciones a partir del sistema de tratamiento de información(erp) de la misma 9

10 Cómo podemos ayudarle: Apoyo a la gestión interna de las obligaciones de IVA de las operaciones intracomunitarias: Personalización del sistema de información (ERP) de la compañía La compañía debe ser consciente de que, dado el elevado número de variables que pueden verse involucradas, no es posible el gestionar adecuadamente las obligaciones de IVA derivadas de la operativa intracomunitaria si su sistema de información (ERP) no está en disposición de: Permitirle disponer en tiempo y forma de la totalidad de datos necesarios para identificar y llevar a cabo sus obligaciones en la totalidad de países involucrados (cumplimentación de declaraciones, mantenimiento de libros registro, declaraciones informativas, etc.) Proporcionarle información suficiente para el establecimiento de rutinas de control que eliminen los riesgos inherentes a la operativa intracomunitaria (cumplimiento de requisitos formales para la aplicación de exenciones, adecuada aplicación de las normas de facturación, verificación de números de IVA proporcionados por clientes, etc.). En la práctica, dependiendo de la complejidad de la operativa intracomunitaria de la compañía, la configuración estándar del sistema de información (ERP) no siempre permitirá cumplir con tales requerimientos; tal sería el caso de empresas en las que se 10

11 Cómo podemos ayudarle: Apoyo a la gestión interna de las obligaciones de IVA de las operaciones intracomunitarias: Personalización del sistema de información (ERP) de la compañía produzcan situaciones tales como: Triangulaciones (adquisiciones a otros operadores intracomunitarios en países donde la compañía no se encuentra establecida o registrada al objeto de efectuar ventas locales subsiguientes) Ventas encadenadas entre distintas compañías del grupo con carácter previo a la entrega final al cliente Importaciones de producto seguidas de entregas intracomunitarias Envío de producto a otro país comunitario (los denominados transfers ) con el fin de mantener un volumen mínimo de existencias para servir al mercado local(ventas en consignación) Compras o ventas de producto en depósitos aduaneros o distintos del aduanero, etc. Para tal supuesto será necesaria una configuración personalizada del sistema de tratamiento de la información (ERP) que no siempre será fácil, al tratarse de una tarea en la que, junto con el especialista informático, se deberá contar con un asesoramiento especializado en la problemática de IVA planteada por la operativa intracomunitaria que permita identificar cuáles son los parámetros necesarios que deberán ser tenidos en cuentaporelsistemadecaraaunacorrectagestiónycontroldelimpuesto 11

12 Cómo podemos ayudarle: Apoyo a la gestión interna de las obligaciones de IVA de las operaciones intracomunitarias: Personalización del sistema de información (ERP) de la compañía IVA Consulta está en disposición de proporcionar dicho asesoramiento especializado, trabajando en equipo junto con el departamento técnico del cliente o proveedor externo de servicios informáticos, de cara a una correcta parametrización del sistema de tratamiento de la información (ERP) que permita a aquellas empresas con una problemática intracomunitaria compleja una adecuada gestión global de sus obligaciones deiva Atalefectoyconelfindeestarendisposicióndeidentificarlosparámetrosrelevantesde cara a la configuración del sistema, procederíamos a llevar a cabo un trabajo de revisión y diagnóstico acerca del nivel de cumplimiento y rutinas seguidas por la compañía para la gestión de sus obligaciones de IVA intracomunitario dirigido a: La identificación de las transacciones tipo llevadas a cabo en el ámbito intracomunitario y de las implicaciones de las mismas en cuanto las obligaciones de IVA en los distintos Estados miembros involucrados La identificación de los procedimientos y rutinas de control existentes, de cara a garantizar: 12

13 Cómo podemos ayudarle: Apoyo a la gestión interna de las obligaciones de IVA de las operaciones intracomunitarias: Personalización del sistema de información (ERP) de la compañía La totalidad, exactitud y accesibilidad de los datos necesarios para el cumplimiento de las obligaciones de IVA La suficiencia de la documentación soporte Consistencia de los datos declarados La formulación de un diagnóstico acerca de la suficiencia de dichos procedimientos y rutinas, así como de los datos necesarios, accesibilidad de los mismos y su consistencia. A partir de la información obtenida, IVA Consulta se integraría en el equipo de trabajo que deberá llevar a configuración personalizada del sistema de tratamiento de la información (ERP), al objeto de aportar el señalado conocimiento especializado en materia de IVA necesario para llevar a cabo de forma satisfactoria dicha tarea 13

14 Cómo podemos ayudarle: Externalización de control Existen supuestos en los que, aun disponiendo de un departamento interno encargado de llevar a cabo la gestión de obligaciones tributarias, debido a la especialidad y complejidad de la operativa intracomunitaria de la compañía y, en su caso, las limitaciones de su sistema de información (ERP), la misma no esté en disposición de asegurar el correcto cumplimiento de dichas obligaciones en lo que al IVA intracomunitario se refiere En tales supuestos, acudir a un servicio de externalización que se limite exclusivamente a las labores de supervisión y control respecto a dicha área puede constituir una alternativa muy eficiente en términos de coste/beneficio, toda vez que el grueso de tareas inherentes a la gestión de las obligaciones del IVA intracomunitario seguirían siendo asumidas internamente la compañía Como ya fuera señalado, dada la flexibilidad que le permite la utilización de nuestra plataforma, para el supuesto de que fuese deseo de la compañía llevar a cabo dicha externalización limitada, IVA Consultaestaría en disposición de asumir las siguientes 14

15 Cómo podemos ayudarle: Externalización de control tareas: Identificación de aquellos datos e información necesaria para poder gestionar adecuadamente las obligaciones de IVA intracomunitario y establecimiento de los procedimientos para su obtención a partir del sistema de información(erp) de la compañía Supervisión del proceso de obtención de dichos datos y su posterior tratamiento por parte del departamento interno de la compañía a través de nuestra plataforma Supervisión de la presentación de declaraciones y cumplimiento de obligaciones formales relativas al IVA intracomunitario Implantación y seguimiento de unas rutinas de control que habrían de ser llevadas a cabo por el departamento correspondiente de la compañía 15

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