PROCEDIMIENTO GERENCIA DE PROYECTO

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1 30/SEP/008 Este documento es propiedad de PROYECTOS Y SISTEMAS CONTABLES LTDA., y está protegido por las leyes de derechos de autor, solo el personal acreditado de la Organización tiene autorización para la utilización con fines laborales de este documento, prohibida la reproducción total y/o parcial de su contenido salvo autorización explícita escrita por parte de la Gerencia. Este Documento está firmado digitalmente cualquier alteración anulara las firmas y carecerá de valor alguno ante el Sistema de Gestión Integral de la Organización. RESPONSABLE : GERENTE DE PROYECTO REVISO : DIRECTOR ADMINISTRATIVO APROBO : GERENTE VERSION FECHA CAMBIO AUTOR 0 0/05/007 Creación Raúl Avellaneda 1 11/11/007 Anulación de codificación Raúl Avellaneda 30/09/008 Se incluye flujograma y comisión y pre comisión Dorany Agredo ; Página 1 de 7

2 30/SEP/008 OBJETIVO Establecer los lineamientos y parámetros para realizar las actividades de la Gerencia de Proyectos ALCANCE Ejecutar una serie de actividades, que consumen recursos como tiempo, dinero, gente, materiales, energía y comunicación (entre otros) para lograr unos objetivos pre-definidos, que va desde el inicio del Proyecto hasta la terminación exitosa de sus actividades. DEFINICIONES Gerencia de proyectos: Es la planeación, Organización, dirección, control, selección de personal, motivación del mismo y coordinación de todos los recursos asignados a un proyecto para cumplir dentro de las restricciones de alcance, tiempo y costo planteados a su inicio. Proyecto: Es el conjunto de actividades no repetitivas de naturaleza técnica, administrativa y financiera, que tienen como objetivo final la obtención de determinados productos dentro de los parámetros preestablecidos. Interventoría : Es una herramienta de gestión y asesoría para asegurar a la alta gerencia de la Empresa la calidad con que el Contratista (Constructor) está desarrollando y/o implantando el sistema o la solución contratada, con estricto cumplimiento de las especificaciones técnicas (términos de referencia), del cronograma de trabajo previamente establecido y de los costos presupuestados para el proyecto. Análisis de valor: es conveniente que sea ejecutado desde la concepción del proyecto cuando se fijan los principales objetivos y su viabilidad, y continuado durante todas las fases siguientes. Consiste en evaluar el máximo de alternativas a cada solución a ser adoptada y su relación costo / beneficio, inclusive considerando el costo operacional de cada una de ellas. Junto con el Cronograma del proyecto, el Análisis de Valor originará el Cronograma Financiero. Planificar: "qué", "cuánto" y "cómo" debe ser hecho, determinar el camino a seguir y los métodos de ejecución en un proyecto es pensar para no equivocarse y tener que corregir después, es hacer bien en la primera vez dimensionando en calidad y cantidad los recursos necesarios a la ejecución de la tarea, incluyendo la división, duración y concatenación de las diferentes etapas. Programar: se refiere al "cuándo" debe ser hecho aquello que fue planificado. Se trata de racionalizar los recursos disponibles dentro del compromiso de calidad, plazo y costo. Controlar: "qué", "cómo" y "cuándo" está realmente terminado. Esta fase es para evitar que las diversas actividades se desvíen de la calidad, cantidad, costo y plazo previstos, inclusive que el flujo de pagos se mantenga dentro del cronograma financiero. Calidad: esta fase sirve para atender las necesidades del usuario a un costo mínimo y dentro de los plazos previstos. Exige normalización explícita, confiabilidad, estandarización de soluciones y repeticiones. Interventor: Representante de la interventoría en el sitio de obra. Obra: Objeto del contrato, construcción. Validar: Darle claridad a todos los documentos, antes del inicio de la obra. Campo: Sitio físico donde se desarrollan las actividades. Propietario: Es el inversionista, dueño de la obra, una entidad, una empresa. Supervisión: Proceso de revisión, verificación y comprobación del cumplimiento en calidad, cantidad y oportunidad de los servicios contratados. Contratación: Es un proceso por el cual se satisface una necesidad. ; Página de 7

3 30/SEP/008 Contratista: Proponente favorecido, constructor. Proyecto: Conjunto de actividades no repetitivas de naturaleza técnica, administrativa y financiera, que tienen como objetivo final la obtención de determinados productos dentro de los parámetros establecidos. Programa detallado de trabajo (PDT): se especifican actividades, fechas de inicio y terminación, y se establece la ruta crítica. PERT: Las traducción de las siglas en inglés significan: técnica de revisión y evaluación de programas, es una técnica de redes de desarrollado en la década de los 50, utilizada para programar y controlar programas a realizar. Cuando hay un grado extremo de incertidumbre y cuando el control sobre el tiempo es más importante sobre el control del costo PERT es mejor opción que CPM. Ruta Crítica: Ruta de actividades que determinan la duración de la obra y donde las actividades tienen holgura total igual a cero. Holgura total: Es la cantidad de tiempo que se puede atrasar una tarea sin que retrase la fecha de finalización del proyecto. CPM: La traducción de las siglas en inglés significan: método de de la ruta crítica, es uno de los sistemas que siguen los principios de redes, que fue desarrollado en 1957 y es utilizado para planear y controlar proyectos, añadiendo el concepto de costo al formato PERT. Cuando los tiempos y costos se pueden estimar relativamente bien, el CPM puede ser superior a PERT. Kick off Meeting: Reunión previa al inicio de las actividades de la obra. Normas técnicas: Normas internacionales y nacionales aplicables en forma específica por especialidades (mecánica, eléctrica, civil, electrónica etc.) Convenciones de flujo grama Inicio-Fin Actividad Documento Verificación Decisión Document o multiple Conector de pagina ; Página 3 de 7

4 30/SEP/008 DESCRIPCION Inicio 1 1 Definición del alcance y objetivo del proyecto 1 Control del proyecto Definir estrategia estrategia de ejecucion 13 Evaluación del proyecto 14 Gestión de ingenieria 3 Definir la organización del proyecto 15 Gestión de construcción y / o montaje 4 Gestionar tiempos del proyecto 16 Cierre del proyecto 5 Gestión de costos del proyecto 17 Precomission y Comission 6 Gestión de calidad del proyecto 18 Evaluación del contratista 7 Gestión de los recursos del proyecto FIN 8 Gestión HSE 9 Planeación de comunicaciones 10 Determinación de riesgos del proyecto 11 Compras y contratación del proyecto 1 ; Página 4 de 7

5 30/SEP/ Definición del alcance y objetivo del proyecto. Definir estrategia de ejecución 3. Definir Organización y personal del proyecto lo cual involucra: Definir los procesos de la Gerencia de Proyectos Definir los grupos de procesos Definir la interacción de los procesos Adaptación de las interacciones entre procesos Organización de los procesos de la Gerencia de Proyectos Desarrollo del plan de proyecto Ejecución del plan de proyecto Control integrado de cambios Iniciación Planificación del alcance Definición del alcance Verificación del alcance Control de cambios del alcance 4. La Gestión de tiempos del proyecto contempla: Definición de actividades Secuenciamiento de actividades Estimación de la duración de las actividades Desarrollo del cronograma Control del cronograma Técnicas de programación Estimación del PERT / CPM Software para administración del tiempo 5. Gestión de costos del proyecto Planificación de recursos Estimación de costos Asignación de presupuesto de costos Control de costos 6. Gestión de calidad del proyecto Planificación de la calidad Aseguramiento de la calidad Control de calidad Auditorías de calidad ; Página 5 de 7

6 30/SEP/008 Plan de calidad del proyecto Reprogramación y acciones correctivas 7. Gestión de los recursos humanos del proyecto Planeación de la Organización Adquisición del personal Experiencia Desarrollo del equipo 8. Gestión HSE Salud ocupacional Seguridad industrial Control ambiental 9. Comunicaciones del proyecto Planeación de las comunicaciones Distribución de la información Informes de rendimiento 10. Riesgos del Proyecto Identificación de Riesgos Análisis cualitativo de riesgos Análisis cuantitativo de riesgos Planeación de la respuesta a riesgos Control y monitoreo de riesgos Matriz de riesgos 11. Compras y contratación del proyecto Planeación de compras y contratación Planeación de la búsqueda de proveedores Selección de proveedores Licitación Administración del contrato Cierre del contrato Marco jurídico, laboral y tributario de la contratación pública y privada Matrices de selección de proveedores 1. Control del Proyecto Control de tiempo ; Página 6 de 7

7 30/SEP/008 Control de Costos Equipos y software de control. 13. Evaluación del proyecto Métodos de evaluación Relación entre índices de rentabilidad Decisiones financieras 14. Gestión de Ingeniería Ingeniería Conceptual Ingeniería Básica Ingeniería de detalle 15. Gestión de Construcción y/o montaje Mano de obra Materiales y equipos Interventoría Control de calidad 16. Cierre del proyecto Compras Contratos Proyecto 17. Comision y precomision 18. Evaluación del contratista DOCUMENTOS RELACIONADOS Los Documentos y registros se fijan de común acuerdo con el Propietario son: Estudios de Prefactibilidad Estudios de factibilidad Informes de Ingeniería Estudios Informes PDT PERT / CPM Procedimientos de Coordinación Índices de Gestión ; Página 7 de 7

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