VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN GENERAL FINANCIERA

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1 VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN GENERAL FINANCIERA OFICINA DE CONTABILIDAD FECHA: Diciembre de 2006 PROCEDIMIENTO CONCILIACIONES BANCARIAS REVISADO POR Jefe Coordinador APROBADO POR Directora General Financiera

2 1. OBJETIVO Realizar las conciliaciones bancarias, correspondientes a las cuentas bancarias de la Pontificia Universidad Javeriana mediante el análisis de la información de estas, garantizando así la razonabilidad de las cifras en los estados financieros. 2. ALCANCE Inicia con la solicitud por parte de la Tesorería para que le sean enviados los conceptos de movimiento correspondientes a las cuentas bancarias de la Universidad y termina con el archivo de la documentación que soporta la realización de las conciliaciones bancarias. 3. DEFINICIONES Conciliación Bancaria: Es el proceso mediante el cual se relacionan todas las operaciones registradas por el banco, con la información registrada por la Universidad en el Sistema Finanzas Plus: lo anterior da como resultado las partidas inconsistentes que son objeto de análisis. Partidas Conciliatorias: Son todas aquellas diferencias que se identifican en el proceso de conciliación bancaria, y que son objeto de análisis. Elaborado elabora por Organización y Métodos Página 2 de 15

3 4. CONDICIONES GENERALES Las Unidades encargadas de remitir a la los extractos bancarios correspondientes a las cuentas bancarias de la Universidad son la Tesorería y la Unidad de Gestión Regional, labor que deberá ser realizada los primeros cinco días hábiles de cada mes. Es responsabilidad de la realizar mensualmente las conciliaciones bancarias correspondientes a las cuentas bancarias y financieras de la Pontifica Universidad Javeriana. Los extractos bancarios correspondientes a las cuentas de la Universidad son enviados por los diferentes bancos a la Tesorería y a la Unidad de Gestión Regional a través de dos medios: extracto físico y en medios magnéticos (archivo plano). Las únicas personas autorizadas para manejar el módulo de conciliaciones bancarias dentro del Sistema Finanzas Plus y de realizar modificaciones en este, son el, los Auxiliares de de la, el Egresos y el Ingresos de la Tesorería. Cada uno de los ajustes requeridos para el cruce manual de las partidas conciliatorias deberán ser autorizados por parte de la Jefe de la. El registro de Notas Débito y Notas Crédito por concepto de gastos bancarios e ingresos financieros, serán elaboradas por parte de la y verificadas por parte de la Tesorería. Los movimientos financieros que se registran en el módulo de tesorería deben reflejar la realidad del hecho económico en los bancos, lo cual permite que el proceso de conciliación sea de forma automática. Elaborado elabora por Organización y Métodos Página 3 de 15

4 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1 CONCILIACIONES BANCARIAS No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLES UNIDAD CARGO 1 Solicita a los diferentes bancos enviar los conceptos de movimiento correspondientes a las cuentas bancarias de la Universidad. Tesorería Egresos 2 Envía a la los conceptos de movimiento recibidos por parte de los Bancos. Tesorería Egresos 3 Ingresa manualmente en el Sistema Finanzas Plus los conceptos de movimiento enviados por los diferentes bancos, a través de la forma MCME 4 Radica a través de correo físico los extractos bancarios correspondientes a las cuentas de la Universidad en la. Unidad de Gestión Regional / Tesorería Coordinador Unidad de Gestión Regional / Egresos 5 Verifica que se encuentren todos los extractos bancarios de la cuentas de la Universidad. / Auxiliar de - Elaborado elabora por Organización y Métodos Página 4 de 15

5 No. DESCRIPCIÓN Si la información correspondiente a los extractos bancarios se encuentra en medios magnéticos: UNIDAD RESPONSABLES CARGO Realiza la parametrización correspondiente al archivo plano enviado por el banco en el Sistema Finanzas Plus a través de la forma MFEX. 6 Remítase a la actividad 7. Si la información de los extractos bancarios no se encuentra en medios magnéticos: Digita partida por partida, la información del extracto en el Sistema Finanzas Plus a través de la forma BMEX. Remítase a la actividad 9. 7 Importa la información que se encuentra en medios magnéticos al Sistema Finanzas Plus a través de la forma BIEB. 8 Registra las notas débito (gastos bancarios) y las notas crédito (rendimientos financieros) enviadas por los bancos, una vez ingresadas las envía a la Tesorería para su correspondiente verificación. /Coordin ador de 9 Verifica que toda la información de los extractos bancarios se encuentre en el Sistema Finanzas Plus y que los saldos correspondan a los extractos bancarios. Elaborado elabora por Organización y Métodos Página 5 de 15

6 No. DESCRIPCIÓN Si toda la información de los extractos bancarios se encuentra en el Sistema Finanzas Plus: UNIDAD RESPONSABLES CARGO 10 Realiza el proceso de conciliación bancaria mediante el cruce de cuentas en el sistema. Si toda la información de los extractos bancarios no se encuentra en el Sistema Finanzas Plus: Incluye o corrige la información faltante de los extractos digitados manualmente. Remítase a la actividad Analiza las diferencias que se identifican en el proceso de conciliación bancaria (partidas conciliatorias). 12 Envía comunicados a la Tesorería a través de correo electrónico para que se realicen los ajustes que se requieran en las partidas conciliatorias. 13 Realiza los ajustes correspondientes a las partidas conciliatorias de las cuales se tiene soporte, una vez realizados estos ajustes lo informa al de la. Tesorería Egresos/Coordina dor de Ingresos 14 Revisa y verifica las partidas conciliatorias que fueron corregidas por parte de la Oficina de Tesorería y realiza el cruce de las partidas que corresponda. Elaborado elabora por Organización y Métodos Página 6 de 15

7 No. DESCRIPCIÓN UNIDAD RESPONSABLES CARGO 15 Realiza los ajustes requeridos para el cruce manual de las partidas conciliatorias, con previa autorización del Jefe de la. 16 Imprime los reportes correspondientes a las cuentas que fueron conciliadas. 17 Envía a la Tesorería y a la Unidad de Gestión Regional a través de correo físico un memorando para que sean ajustadas las cuentas que no pudieron ser conciliadas. Para el caso de la Tesorería: Realiza las correcciones a las cuentas que no fueron conciliadas y las ingresa en el Sistema Finanzas Plus. 18 Remítase a la actividad 20. Para el caso de la Unidad de Gestión Regional: Tesorería /Unidad de Gestión Regional Egresos/Coordina dor Unidad de Gestión Regional Realiza las correcciones a las cuentas que no fueron conciliadas y las envía nuevamente a la. Remítase a la actividad Ingresa en el Sistema Finanzas Plus la información que fue corregida por parte de la Unidad de Gestión Regional y realiza el cruce de las partidas que corresponda. Elaborado elabora por Organización y Métodos Página 7 de 15

8 No. DESCRIPCIÓN Si existen cuentas que no fueron conciliadas: UNIDAD RESPONSABLES CARGO 20 Solicita al banco la aclaración de movimientos conciliatorios de los cuales no se tiene soporte y realiza la corrección de las mismas en el Sistema. Si todas las cuentas fueron conciliadas: Remítase a la actividad Imprime el reporte definitivo de las cuentas que fueron conciliadas. 22 Solicita al Jefe de la la firma del reporte definitivo de las cuentas que fueron conciliadas. 23 Elabora el reporte Informe general de partidas conciliatorias y lo envía a la Jefe de la y la Jefe de la Tesorería. 24 Archiva la documentación que soporta la realización de las (Extractos bancarios, memorandos, notas de ajuste, reporte definitivo firmado). Elaborado elabora por Organización y Métodos Página 8 de 15

9 6. DIAGRAMA DE FLUJO A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el procedimiento Realización de Las convenciones utilizadas en este diagrama son las siguientes: SÍMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN Terminal Indica el inicio y fin del procedimiento. Conector de rutina Permite dar continuidad a las actividades, evitando la intersección de líneas. Representa una conexión entre actividades del procedimiento de la misma página o entre páginas. Conector de página Representa el enlace entre la última actividad de una página y la primera de la siguiente. Operación Describe en forma general cada una de las actividades que se desarrollan dentro del procedimiento. Decisión o alternativa Indica un punto dentro del procedimiento en dónde surgen posibles caminos alternativos. Documento Representa cualquier tipo de documento asociado al procedimiento. Procedimiento predefinido Referencia un procedimiento establecido a nivel institucional o al interior de la Facultad/Dependencia. Archivo Representa el archivo de documentos asociados al procedimiento. Rutina de Sistemas de Información Representa actividades ejecutadas a través de los diferentes Sistemas de Información. Elaborado elabora por Organización y Métodos Página 9 de 15

10 CONCILIACIONES BANCARIAS CÓDIGO: DGF-OC-PC-PR01 FECHA: Diciembre de 2006 CONCILIACIONES BANCARIAS INICIO Solicitar a los diferentes bancos enviar los conceptos de movimiento correspondientes a las cuentas bancarias de la Universidad. Envíar a la los conceptos de movimiento recibidos por parte de los Bancos. Ingresar manualmente en el Sistema Finanzas Plus los conceptos de movimiento enviados por los diferentes bancos, a través de la forma MCME Radicar a través de correo físico los extractos bancarios correspondientes a las cuentas de la Universidad en la. Verificar que se encuentren todos los extractos bancarios de la cuentas de la Universidad. La información de los extractos bancarios se encuentra en medios magnéticos Si Realizar la parametrización correspondiente al archivo plano enviado por el banco en el Sistema Finanzas Plus a través de la forma MFEX. No 1 Digitar partida por partida, la información del extracto en el Sistema Finanzas Plus a través de la forma BMEX. A Elaborado por Organización y Métodos Pagina 10 de 15

11 CONCILIACIONES BANCARIAS CÓDIGO:DGF-OC-PC-PR01 FECHA: Diciembre de 2006 CONCILIACIONES BANCARIAS A Importar la información que se encuentra en medios magnéticos al Sistema Finanzas Plus a través de la forma BIEB. Registrar las notas débito y las notas crédito enviadas por los bancos y enviarlas a la Tesorería para su correspondiente verificación. 1 Verificar que toda la información de los extractos bancarios se encuentre en el Sistema Finanzas Plus y que los saldos correspondan a los extractos bancarios. Toda la información de los extractos se encuentra en Finanzas Plus Si Realizar el proceso de conciliación bancaria mediante el cruce de cuentas en el sistema. No Incluir o corregir la información faltante de los extractos digitados manualmente. Analizar las diferencias que se identifican en el proceso de conciliación bancaria (partidas conciliatorias). B Elaborado por Organización y Métodos Pagina 11 de 15

12 CONCILIACIONES BANCARIAS CÓDIGO: DGF-OC-PC-PR01 FECHA: Diciembre de 2006 CONCILIACIONES BANCARIAS B Envíar comunicados a la Tesorería a través de correo electrónico para que se realicen los ajustes que se requieran en las partidas conciliatorias. Realizar los ajustes correspondientes a las partidas conciliatorias de las cuales se tiene soporte, una vez realizados estos ajustes lo informar al de la. Revisar y verificar las partidas conciliatorias que fueron corregidas por parte de la Oficina de Tesorería y realizar el cruce de las partidas que corresponda. Realizar los ajustes requeridos para el cruce manual de las partidas conciliatorias, con previa autorización del Jefe de la. Imprimir los reportes correspondientes a las cuentas que fueron conciliadas. Envíar a la Tesorería y a la Unidad de Gestión Regional a través de correo físico un memorando para que sean ajustadas las cuentas que no pudieron ser conciliadas. C Elaborado por Organización y Métodos Pagina 12 de 15

13 CONCILIACIONES BANCARIAS CÓDIGO: DGF-OC-PC-PR01 FECHA: Diciembre de 2006 CONCILIACIONES BANCARIAS C Las cuentas no conciliadas corresponden a la Tesorería? Si Realizar las correcciones a las cuentas que no fueron conciliadas e ingresarlas en el Sistema Finanzas Plus. No Realizar las correcciones a las cuentas que no fueron conciliadas y enviarlas nuevamente a la. Ingresar en el Sistema Finanzas Plus la información que fue corregida por parte de la Unidad de Gestión Regional y realizar el cruce de las partidas que corresponda. Existen cuentas que no pudieron ser conciliadas? Si Solicitar al banco la aclaración de movimientos conciliatorios de los cuales no se tiene soporte y realizar la corrección de las mismas en el Sistema. No Imprimir el reporte definitivo de las cuentas que fueron conciliadas. D Elaborado por Organización y Métodos Pagina 13 de 15

14 CONCILIACIONES BANCARIAS CÓDIGO: DGF-OC-PC-PR01 FECHA: Diciembre de 2006 CONCILIACIONES BANCARIAS D Solicitar al Jefe de la la firma del reporte definitivo de las cuentas que fueron conciliadas. Elaborar el reporte Informe general de partidas conciliatorias y enviarlo al Jefe de la y la Jefe de la Oficina de Tesorería. Archivar la documentación que soporta la realización de las (Extractos bancarios, memorandos, notas de ajuste, reporte definitivo firmado). FIN Elaborado por Organización y Métodos Pagina 14 de 15

15 7. RELACIÓN DE REGISTROS NOMBRE Extractos Bancarios CÓDIGO Sin código asignado Elaborado elabora por Organización y Métodos Página 15 de 15