1 LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA CARGA DE EXTRACTOS

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1 Página: 1 de 7 OBJETIVOS: 1. Definir los lineamientos generales para la carga de extractos en el. 2. Establecer las directrices para la carga del extracto a diciembre 31 de 2010, con el fin de generar los documentos de Recaudo por Clasificar pendientes de imputar a dicha fecha. 3. Presentar alternativas para cargar extractos a partir del mes de enero de LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA CARGA DE EXTRACTOS 1.1 Pre- requisitos La Unidad o Subunidad debe verificar que: 1. La cuenta bancaria de la Tesorería en estado Activa 2. Los Conceptos banco estén homologados al Concepto SIIF. 3. La marca Afecta Ingresos en los conceptos banco homologados al concepto SIIF Consignación, esté correcta para cada uno de los movimientos crédito de la cuenta bancaria. NOTA: El Concepto SIIF es una definición propia del sistema que se utiliza para homologar de una manera estándar los distintos conceptos que utilizan los bancos para identificar sus operaciones en los extractos bancarios. 1.2 Generar el reporte Relacionar Conceptos de Movimiento. Ruta: Reportes / Recaudos / Extractos Bancarios / Relacionar Conceptos de Movimiento. Se debe verificar que los conceptos que vienen relacionados en el extracto bancario que va a cargar en el sistema, por archivo plano o carga manual, se encuentren incluidos en el reporte mencionado para la Entidad Financiera a la cual pertenece la cuenta bancaria del extracto. Si uno o alguno(s) de los conceptos banco, no aparece(n) en el reporte, la entidad debe comunicar a la línea soporte del enviando la relación de los que faltan con código y descripción del concepto banco. Solo deben enviarse los conceptos banco que utiliza la Entidad. Nota: La información que suministra este reporte corresponde a la homologación de los conceptos de banco a un concepto SIIF, por entidad financiera. Esta información solo puede ser registrada Sistema. y/o modificada por la Administración del

2 Página: 2 de Consultar la cuenta bancaria y la carpeta Delimitación Relaciones de Conceptos de Movimiento. Ruta : REC / Cuentas Bancarias / Administrar / Modificar Si al consultar la cuenta bancaria, tiene delimitado algún(os) concepto de Banco: Verifique y si es del caso, complete la información con la selección de todos los conceptos que contenga el extracto bancario que va a cargar. Nota: El sistema no permite cargar un extracto que contenga un movimiento diferente a los que previamente se han delimitado. Revise para cada uno de los conceptos con marca Afecta Ingresos, si realmente deben generar o no, un documento de Recaudo por Clasificar. Si el concepto de movimiento crédito bancario, no debe genera documento de Recaudo por Clasificar, desmarque la casilla Afecta Ingresos. Un documento de Recaudo por Clasificar, puede ser utilizado en el sistema en cualquiera de los siguientes eventos: Aplicación de Reintegro presupuestal o no presupuestal (Módulos de Egresos / Pagos) Imputación de Ingresos (Módulo de Ingresos) Devoluciones no presupuestales (Módulo de Pagos)

3 Página: 3 de Si al consultar la cuenta bancaria, no tiene delimitado ningún concepto de Banco. Si no se delimitaron conceptos de movimiento banco y va a utilizar la carga de extractos Manual se recomienda delimitar los conceptos banco, con el fin de facilitar la búsqueda de los conceptos de movimientos de banco. Para la carga Automática de extractos, no se requiere delimitar conceptos de movimiento bancario, porque cuando el sistema no encuentra conceptos delimitados, lee el total de conceptos banco, homologados por la Administración SIIF para la entidad financiera de la respectiva cuenta bancaria.

4 Página: 4 de 7 2 CARGA DEL EXTRACTO BANCARIO A DICIEMBRE 31 DE 2010 De acuerdo con lo indicado en la circular 39 de 2010, el primer extracto que se debe cargar debe ser construido a partir de un saldo inicial de cero (0) y un saldo final igual al del extracto a diciembre 31 de Otro aspecto que se debe tener en cuenta es que los movimientos créditos pendientes de imputar por la entidad, así correspondan a años anteriores, deben ser incorporados como un movimiento crédito para que pueda ser utilizado en procesos posteriores. Registro de Datos de Cabecera. Saldo inicial de la cuenta: Total movimientos crédito: Total movimientos débito: Cero- La sumatoria de todos los movimientos crédito. El valor resultante de efectuar el siguiente cálculo: Saldo final del extracto a dici 31 de 2010 menos el total de los movimientos credito Saldo final: El saldo del extracto bancario a diciembre 31 de El detalle de los movimientos bancarios, se descompone de la siguiente manera: Un movimiento crédito con concepto de banco homologado al Concepto SIIF CONSIGNACION y marca Afecta Ingresos, por valor igual a la sumatoria de los valores de los movimientos crédito, pendientes por imputar a 31 de diciembre de 2010, con fecha diciembre 31 de Un movimiento crédito con concepto de banco homologado a un concepto diferente a CONSIGNACION que no tenga la marca Afecta Ingresos, por valor igual a la sumatoria de los valores correspondientes a los demás movimientos crédito de extracto, con fecha diciembre 31 de 2010 Un movimiento débito con un concepto débito de banco homologado a un concepto SIIF, por valor igual a la diferencia entre el saldo final a diciembre 31 de 2010 y la sumatoria de todos los movimientos crédito del extracto.. 3 CARGA DEL EXTRACTO BANCARIO A PARTIR DE ENERO DE Archivo plano generado por el Banco en la Estructura Universal de Extractos Bancarios del. Las Tesorerías que recibieron los extractos bancarios en archivo plano con la estructura universal del aplicativo II, lo deberán cargar por la transacción: Carga automática de extractos, según instructivo. VER ANEXO ILUSTRACION DEL PROCEDIMIENTO PARA LA CARGA DE GENERACION DE EXTRACTOS ubicado en la página web

5 Página: 5 de Archivo plano diferente a la Estructura Universal de Extractos Bancarios del Las Tesorerías que no recibieron los extractos bancarios en archivo plano con la estructura universal del aplicativo II, deben generar un archivo plano con la estructura del archivo del SIIF II y cargarlo en el sistema por el procedimiento adjunto en el numeral 3.1 Si los movimientos que contienen los extractos bancarios no son numerosos se puede cargar por la transacción Carga Manual. Para las Unidades o Subunidades, (No aplica para la DTN) que sus extractos contienen un volumen muy alto de registros, la Administración del Sistema sugiere como solución alterna cargar los extractos bancarios de 2011, por agregados, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones: 1. Conservar el extracto original como evidencia documentaria. 2. Registro de Datos de Cabecera. Saldo inicial de la cuenta: Saldo inicial primer extracto de enero de 2011 Total movimientos crédito: Total movimientos débito: La sumatoria de los valores crédito del extracto La sumatoria de los valores débito del extracto Saldo final: Saldo final del primer extracto de enero de 2011 El saldo inicial del primer extracto de enero de 2011, debe coincidir con el saldo final del último extracto del mes de diciembre de Registro de Datos de Detalle de Movimientos. Sumar los valores de los movimientos crédito con marca Afecta Ingreso, con el fin que el sistema genere un solo documento de Recaudo por Clasificar. Este documento de Recaudo por Clasificar puede ser utilizado parcialmente para la clasificación de uno o más ingresos, para la aplicación de uno o más reintegros, o para devoluciones no presupuéstales. La implementación de esta propuesta queda a criterio de la Entidad, y debe ser analizada antes de tomar la decisión, pues no es de aplicabilidad general y depende de la(s) clasificación(es) que debe registrar la Unidad o Subunidad de sus documentos de Recaudo por Clasificar y de la información que contenga el extracto bancario. El agrupamiento de datos se podría presentar en los siguientes casos: Primer Caso La Unidad o Subunidad que carga el extracto bancario, es la responsable de la clasificación de los documentos de Recaudo por Clasificar, que generan los movimientos crédito del extracto, con marca Afecta Ingreso.

6 Página: 6 de 7 La cuenta bancaria a la cual corresponde el extracto no tiene identificada un único rubro concepto de ingresos (posición del catálogo de ingresos). En estos casos la agrupación de los movimientos con marca Afecta Ingreso, se podría realizar por: a. Concepto de ingreso, siempre y cuando en el extracto bancario no se identifique el tercero consignante. b. Tercero, si el extracto bancario lo identifica. Segundo Caso La Unidad o Subunidad que carga el extracto bancario, es la responsable de la clasificación de los documentos de Recaudo por Clasificar, que generan los movimientos crédito del extracto, con marca Afecta Ingreso. La cuenta bancaria a la cual corresponde el extracto tiene identificada una única posición del catálogo de ingresos. El sistema genera los documentos de Causación y Recaudo simultáneo siempre y cuando la cuenta bancaria tenga la marca NO en el campo Utiliza código de referencia y La Unidad o Subunidad que carga el extracto bancario está identificada en el campo PCI responsable de la imputación del recaudo +. Si el extracto no trae el tercero consignante, caso en el cual el sistema asigna un tercero genérico y deja los efectos de la causación y recaudo simultáneo lo asocia a ese tercero genérico. Tercer Caso La Unidad o Subunidad que carga el extracto bancario, no es la responsable de la clasificación de los documentos de Recaudo por Clasificar, que generan los movimientos crédito del extracto, con marca Afecta Ingreso. La cuenta bancaria a la cual corresponde el extracto tiene identificada una única posición del catálogo de ingresos. El sistema genera los documentos de Causación y Recaudo simultáneo siempre y cuando la cuenta bancaria tenga la marca SI en el campo Utiliza código de referencia. Para que esta funcionalidad aplique se requiere haber homologado en el sistema el código asignado por el banco a cada subunidad con el código de la(s) Subunidades (PCI(s)) responsable de la imputación del recaudo. Esta homologación la debe realizar la tesorería central de la entidad o cuenta habiente, por la transacción: REC / Extractos Bancarias / Homologar entidades recaudadoras

7 Página: 7 de 7 Si el extracto no trae el tercero consignante el sistema asigna un tercero genérico y en el registro de causación y recaudo simultáneo, lo asocia a ese tercero genérico.

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