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Transcripción

1 Página 1 de 1. OBJETIVO Establecer el paso a paso para la identificación de partidas por depurar generadas durante los procesos de recaudo (ingresos) y/o pago (egresos), que por situaciones particulares no generaron un correcto registro contable en SIIF Nación, a través del cruce de información entre los aplicativos SIF ICBF y SIIF Nación 2. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO EN EL QUE SE ENCUENTRA LA ACTIVIDAD: Código PR13 MPA1 P2 Nombre del procedimiento PROCEDIMIENTO CONCILIACIÓN BANCARIA 3. NOMBRE DE LA ACTIVIDAD: Realizar comparación y cruce entre los registros del Libro Auxiliar Detallado por Cuenta Bancaria y los valores reportados en Extracto Bancario, para establecer las diferencias y así generar la Conciliación Bancaria por cada una de las cuentas bancarias de la PCI. 4. DESARROLLO 4.1 Descargar el movimiento de las cuentas bancarias a conciliar En la ruta citada a continuación se encuentra un archivo por cada cuenta bancaria a conciliar, con los movimientos consolidados vigencias 2012 y 2013 de los sistemas SIF ICBF y SIIF NACIÓN. Ruta:\\ \ArchivosICBF\Direccion Financiera\GRUPO DE PLANEACION FINANCIERA\CONTABILIDAD\Movimientos_pagos_icbf_ Para descargar los archivos, tener en cuenta: a) Copiar la dirección citada anteriormente en el explorador de Windows. b) Para facilitar la búsqueda, digitar en el campo buscar (esquina superior derecha) el número de la cuenta bancaria a conciliar.

2 Página 2 de a b c) Copie los archivos de las cuentas a conciliar y guárdelos en la unidad de su equipo. -CTRLC para copiar, CTRLV para pegar d) Abra desde Excel los archivos copiados. Convierta los archivos guardados en su equipo, de formato Archivo de Valores a formato Excel, así: Seleccione en el archivo toda la columna A, de clic en datos y luego en texto en columnas. Luego seleccionar delimitados

3 Página 3 de Seleccione en separadores tabulación y, según como este separada la información del archivo abierto, escoger - otros Alt124- o punto y coma, siguiente y por último finalizar. Los archivos descargados no tienen encabezados, por lo que se debe nombrar cada columna asi:

4 Página 4 de 4.2 Verificar que la información descargada presenta la totalidad de los movimientos de la cuenta bancaria Para verificar que estos archivos contienen el 100% de los registros, debe sumar los valores de las columnas que corresponden a los movimientos Débito y Crédito respectivamente y compararlos con los valores débito y crédito del archivo adjunto que contienen el valor correspondiente a la sumatoria de todos los movimientos por cada cuenta bancaria tanto en SIF ICBF como en SIIF NACIÓN. Mov CtasBancarias SifIcbf-SiifNacion.xlsx Tenga en cuenta que en el archivo de movimientos de Cuentas Bancarias SIF ICBF y SIIF Nación debe filtrar primero por Regional, luego por el número de la cuenta bancaria y tomar la sumatoria de estos movimientos. En el caso que en el archivo detallado de movimientos existan columnas en blanco o que la sumatoria de los movimientos no sea igual a la información de movimientos del archivo, deberá enviar un correo informando esta situación a la Coordinación del Grupo de Tesorería Verifique que la columna de fecha del comprobante de los archivos de los movimientos detallados de las cuenta bancaria SIF ICBF SIIF Nación esté en formato de fecha. Seleccione en cada archivo la columna de fecha Formato de celdas/fecha 4.3 Traslado de la información descargada al archivo de trabajo Excel, formato de análisis y conciliación de comprobantes SIF ICBF SIIF Nación

5 Página 5 de Una vez se haya verificado que la información descargada contiene el 100% de los movimientos de la cuenta bancaria, traslade la información de los movimientos de la cuenta bancaria al formato de Análisis y Conciliación de Bancos respetando la estructura y formatos de este archivo El formato Análisis y Conciliación de Bancos de comprobantes adjunto se encuentra debidamente formulado. La fórmula de conciliación utilizada es la siguiente: Abra los archivos de movimientos SIF ICBF vs SIIF Nación descargados y revisados, de acuerdo a instrucciones impartidas en el numeral 2 y el archivo de trabajo formato Análisis y Conciliación de Bancos y posteriormente proceda a a. Guarde el archivo de trabajo formato Análisis y Conciliación de Bancos en su equipo, identificándolo con el número de la cuenta y Regional. Ej: Agrario Valle b. Digite el saldo final de SIF ICBF y el saldo final de SIIF NACIÓN a diciembre 31 de 2013 en las celdas correspondiente c. A continuación, organice la información de los archivos de los movimientos SIF y SIIF, ordenando de menor a mayor cada uno de estos archivos, por la columna de movimientos créditos. d. Traslade toda la información de los movimientos DEBITOS y CREDITOS de SIF ICBF a partir de la primer celda de la columna ID, en CONCEPTO despliegue la lista y seleccione según la naturaleza del movimiento de cada comprobante: Débitos SIF_DÉBITOS EN SIF (+) y Créditos : SIF Créditos en SIF (-), seleccione esta descripción en todos los movimientos trasladados.

6 Página 6 de e. A Continuación, traslade los movimientos DEBITOS Y CREDITOS DE SIIF, a la hoja de conciliación debajo de los movimientos de SIF ICBF. f. En CONCEPTO despliegue la lista y seleccione, según la naturaleza del movimiento de cada comprobante DEBITOS: SIIF_DÉBITOS EN SIIF (+), CREDITOS: SIIF_CREDITOS EN SIIF y seleccione esta descripción en cada uno de los movimientos trasladados. g. Verifique que en la celda denominada Conciliación el valor siempre sea CERO. En caso contrario, revisar si se presentó algún error en la ejecución de las actividades descritas en los literales d, e y f. h. Filtre por DESCRIPCIÓN y quite la selección de las celdas vacías o elimínelas del archivo de trabajo

7 Página 7 de Nota. Recuerde que cada uno de los comprobantes de los movimientos de SIF ICBF y SIIF registrados en el formato, deben estar debidamente identificados en la columna CONCEPTO según su naturaleza DÉBITO O CRÉDITO EN SIF Y DÉBITO O CRÉDITO EN SIIF. i. En la primer celda de la columna Total Comp. verifique la sumatoria de cada comprobante sumando los movimientos débito y crédito de cada registro. Escriba L34 + M34 y copie en toda la información del archivo. j. Algunos registros de los movimientos de SIF ICBF, no tienen debidamente identificado el tercero, por lo que es necesario completar la información. Para ello se deberá filtrar las NC y CP de SIF ICBF que en la columna N TERCERO, se encuentren vacías o que relacionen como Nit el número de una cuenta bancaria, con el tercero relacionado en la Columna F DESCRIPCIÓN Revisión y Análisis de información. REVISIÓN ANULADOS MOVIMIENTOS SIF : Filtre en la columna A, Por DEBITOS Y CREDITOS SIF, Identifique los comprobantes de pago (CP) o las notas de contabilidad (NC) que fueron anulados mediante NC, para ello realice lo siguiente:

8 Página 8 de Ordene por la DESCRIPCION y seleccione la opción : filtros de texto, contiene, Y en el pantallazo de autofiltro personalizado, en el campo contiene escriba en forma independiente, las palabras anula, anular, reversar, error En la columna VERIFICADO, escriba la letra A en cada uno de los comprobantes que anulan movimientos de SIF ICBF y sombréelos, quite el filtro de DESCRIPCION, ordene por TOTAL COMPROBANTE. Teniendo en cuenta los comprobantes sombreados y marcados con la letra A y la descripción de cada registro, ubicar la contrapartida de estos comprobantes, escribiendo en el campo VERIFICADO la letra A. Una vez se hayan identificados los comprobantes anulados y el comprobante con el cual se anularon, verificar que la celda Conciliación sea cero y que las sumas débito y crédito de los comprobantes identificados con la letra A sean iguales. Posteriormente, se debe ordenar por el campo VERIFICADO, filtrar los comprobantes anulados, copiar la información de la columna VERIFICADO por letra A, en la columna TIPO DE COMPROBANTE. Eliminar Filtro de VERIFICADO.

9 Página 9 de Ordenar por la columna CONCEPTO la información de los movimientos SIF ICBF y SIIF Nación incluyendo los nombres de las columnas y cópielos en un hoja y archivo independiente. Elaboré con la información copiada de los movimientos SIF ICBF y SIIF Nación, la tabla dinámica y realice un análisis y conciliación preliminar entre la información de los dos sistemas. Guarde el archivo en otro libro. Eliminar de la columna VERIFICADO la selección de los comprobantes anulados, identificados con la letra A. REVISIÓN RECHAZOS MOVIMIENTOS SIF ICBF : Recuerde que en SIF ICBF, los rechazos por pagos no exitosos se registraban mediante NC DB y el nuevo pago se contabilizaba mediante una NC CR con la identificación del tercero beneficiario del pago Ordenar por CONCEPTO, seleccionar movimientos débito y crédito de SIF, posteriormente ordenar por TOTAL COMPROBANTE, revisar las NC DB con tercero diferente a 1 Nivel Nacional que en DESCRIPCION corresponda a un ingreso por rechazo de pago no exitoso y buscar la contrapartida correspondiente - CP CR-. Verificar que el tercero de las dos partidas NC DB y CP CR sea el mismo. En VERIFICADO escriba ok. Algunas Regionales registraron varios pagos no exitosos y el nuevo pago mediante una Nota Contable NC en el archivo de información detallada de los movimientos de SIF, esta nota aparece por el valor total de todos los pagos no exitosos -NC DB- o los nuevo giros realizados por la Regional -NC CR- como un reintegro o pago a un único tercero, por lo que se hace necesario, revisar estas notas en el aplicativo SIF ICBF y detallar estas NC en el archivo.. Ordenar VERIFICADO y eliminar la selección de los comprobantes revisados, identificados con la palabra ok. 4.5 Cruce preliminar de pagos SIF ICBF y SIIF Nación El cruce preliminar de pagos SIF ICBF y SIIF Nación, tiene por finalidad verificar que todos los pagos realizados por tercero en SIF ICBF estén registrados en SIIF Nación. Ordenar la columna CONCEPTO y filtrar los movimientos Crédito de SIF ICBF, ordenar por TIPO DE COMPROBANTE seleccione CP y NC, copiar la información CREDITO BANCO y TERCERO en un libro de excel. Eliminar los filtros anteriores. Identifique los terceros que presentan pagos iguales en los dos sistemas, para esto filtre los movimientos Crédito de SIIF, ordenar por TIPO DE COMPROBANTE seleccione PAG047, PAG049, PAG46, copiar la información de CRÉDITO BANCO y TERCERO en una hoja del libro anterior. Organizar la información anterior del TERCERO Y VALOR CRÉDITO, sub-totalizar por NIT la información para cada uno de los movimientos SIF y SIIF Nación.

10 Página 10 de Al sub-totalizar el resultado será:

11 Página 11 de Agrupar el resultado dando click en el número 2 de la izquierda de la hoja. Seleccionar la información de cada cuenta SIF y SIIF- CTRLI, especial, solo celdas visibles, Aceptar, CTRL C, pegar.

12 Página 12 de Por medio de la opción Buscarv o consultav (según el excel de su equipo), - BUSCARV (valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;falso), identifique el valor que tiene el tercero de SIIF en SIF, compare el valor de SIIF Nación con el de SIIF : (Valor de SIIF Valor de SIF). Traslade este resultado al archivo de trabajo. a) Ordenar por tercero la información de subtotales de SIIF Nación. b) En la hoja del archivo de trabajo Formato de Análisis y Conciliación SIF SIIF, ordenar la columna CONCEPTO y seleccionar todos los movimientos créditos de SIF y SIIF, luego ordenar y filtrar por TIPO DE COMPROBANTE los comprobantes de pago: CP NC PAG047 PAG049 PAG046. c) Identificar en el archivo de trabajo Formato Análisis-Depuración Bancos los terceros que no presentan diferencias en sus pagos: En la columna 2, mediante un buscarv o consultarv (según el Excel de su equipo), buscar el resultado de la comparación realizada mediante subtotales y traslade el resultado de la comparación de los valores pagados a cada tercero en SIF ICBF vs SIIF NACIÓN d) Ordenar la columna 2, filtrar por valor cero, verificar que los créditos de SIF ICBF y créditos de SIIF sean iguales y escribir en VERIFICADO ok. RECORDAR : Cada vez que se realice registros en el archivo de trabajo se debe verificar que la casilla CONCILIACIÓN tenga valor CERO. 4.6 Análisis de comprobantes manuales SIIF Y NC SIF ICBF. Con la información de la tabla dinámica o con la información del archivo de trabajo Formato de Análisis y Conciliación SIF SIIF, realizar un análisis de las transacciones manuales de SIIF, (documentos ) y las Notas Contables NC de SIF, referentes a PAG047 DB, ANULACION PAG047 DB, TRASLADOS DE RECURSOS DE LAS CUENTAS BANCARIAS DEL NIVEL A LA REGIONAL, TRASLADOS DE RECURSOS DE LAS CUENTAS BANCARIAS DE LA REGIONAL AL NIVEL Barridos automáticos-, CARGUE DE EXTRACTOS (CNT051), ANULACIÓN DE PAGOS PCI 36 -PAG047 CR- y determinar los movimientos que cruzan. Para el cruce de estos movimientos, tener en cuenta: Debido a que en las Regionales, en el momento de crear en SIIF, la Orden de Pago Presupuestal OPP con la marca traspaso a pagaduría - documento PAG047 db-, no se tuvo la precaución de registrar la cuenta bancaria por la cual se iba a realizar efectivamente el giro en el sistema de SIF ICBF y/o el Nivel Central no trasladó a las Regionales los recursos por las cuentas bancarias afectadas al crear la OPP, se presentaron diferencias entre el valor efectivamente trasladado a la Regional y el registrado en SIIF Nación, por esto el Nivel Nacional decidió anular el efecto contable de los comprobantes automáticos PAG 047 débito, con una transacción manual (documentos ) registrando un crédito a la cuenta bancaria de la

13 Página 13 de Regional y posteriormente, contabilizó los giros efectivamente enviados a la Regional según extracto bancario. Por lo anterior, totalizar por mes los documentos PAG047 débito, identificar y verificar la reversión de los mismos, cruzando con ajustes crédito realizados por el Nivel Nacional PCI , con transacciones manuales 0,7,32,6. Revise que todos los traslados de recursos del Nivel a la Regional se encuentren debidamente registrados en SIIF. Esta operación la registró la Regional en SIF, con una NC débito y en SIIF el Nivel Nacional PCI , con documentos manuales 0, 6, 7, 32 débito. Revise que todos los traslados de recursos de la Regional a las cuentas bancarias del Nivel BARRIDOS AUTOMÁTICOS- se encuentren debidamente registrados en SIIF. Los barridos los registró la Regional en SIF, mediante un una NC crédito y en SIIF, el Nivel Nacional PCI , con un crédito a la cuenta bancaria mediante documentos manuales 0, 6, 7, 32 En el caso de Cuentas Recaudadoras, revisar que todos los débitos de la cuenta bancaria correspondan a un CNT051, que es el documento automático que se genera cuando se cargan los extractos bancarios y registra operaciones o transacciones con afectación de Ingresos. Los CNT051 de SIIF en cuentas recaudadoras, cruzan con Notas Contables NC de SIF referentes a consignaciones de ingresos. Las trasferencias del Nivel recibidas en las cuentas pagadoras de la Regional NO SON INGRESOS, en el evento de encontrar que los traslados de recursos del Nivel a la Regional fueron contabilizados en SIIF Nación con documentos CNT051 débito, debe existir una reversión. Revisar con un documento manual 0, créditos. Teniendo en cuenta que algunos pagos de la Vigencia 2011 no culminaron la cadena presupuestal en SIIF Nación y por error se concluyó en la vigencia 2012 afectando la PCI XXX, fue necesario reversar estos pagos. Por lo anterior, se debe verificar la reversión de los PAG047 créditos de la PCI XXX con documentos manuales 0,6,7,32 débito. Al identificar los comprobantes que se encuentran registrados en los dos sistemas, reversiones SIIF Nación, se debe escribir en VERIFICADO del archivo Formato de Análisis y Conciliación SIF-SIIF la palabra ok. Una vez identificado los registros que cruzan, filtrar por VERIFICADO la palabra ok y verificar que las sumatorias débito y crédito coincidan en los dos sistemas.

14 Página de RECORDAR : Cada vez que se realice registros en el archivo de trabajo se debe verificar que la casilla CONCILIACIÓN tenga valor CERO. En VERIFICADO, eliminar la selección de los comprobantes verificados, identificados con la palabra OK. 4.7 Revisión detallada de movimientos Sif-SIIF pendiente por cruzar Revisión de Pagos: Filtrar por VERIFICADO los registros pendientes por cruzar (es decir por celdas vacías) Filtrar por TIPO DE COMPROBANTE por NC, CP, Pag047, Pag049, Pag056, Rec056 y Pag046 si existe, Cruce e identifique en el archivo los Pagos de Siif Nación que no fueron no exitosos PAG056 Débitos vs Pag047, Pag049,Pag056 Créditos, teniendo en cuenta valor y la fecha, cuando los identifique, escriba en la columna VERIFICADO la palabra Ok, Identificar los pagos que están registrados en los dos sistemas, buscando en la columna TERCERO uno a uno los NIT del beneficiario de pago, revise la información y cruce los pagos CP o NC con PAG por valores y fechas. De encontrar registros que coincidan, escribir en VERIFICADO la palabra ok. A tener en cuenta: Puede presentarse que un comprobante de pago de SIF ICBF cruce con la suma de dos o más registros de SIIF o viceversa. Las Regionales registraron en SIF ICBF los rechazos mediante NC, con un débito a la cuenta del banco y posteriormente realizaron el giro nuevamente, con una NC acreditando la cuenta bancaria. Los Pag056 débitos -Pagos no exitosos- cruzan con Pag047 y Pag049 crédito, Adicionalmente se debe tener presente al momento de revisar la fecha de pago, que los pagos en SIIF pueden estar registrados en el mismo mes o en meses posteriores. Elimine todos los Filtros del archivo 4.8 Depuración partidas conciliatorias Por último, una vez se haya realizado la revisión y el cruce de todos los movimientos registrados en SIF vs SIIF, trasladar al formato F01.PR13.MPA1.P2 Formato Conciliación Bancaria v2de Conciliación los comprobantes de SIF y SIIF que en la revisión quedaron pendientes por cruzar, es decir que no se encuentran en los dos sistemas.

15 Página 15 de El Formato F01.PR13.MPA1.P2 Formato Conciliación Bancaria v2de Conciliación, es la base para la Depuración de Partidas en el Sistema de Siif Nación. El área de contabilidad de la regional/grupo Financiero Sede de la Dirección General o Grupo de Contabilidad, remite el formato CONCILIACIÓN BANCARIA por memorando interno o correo electrónico al responsable de la pagaduría regional, pagaduría del Grupo Financiero Sede de la Dirección General y Coordinación Grupo de Tesorería. Establecer ajuste con soportes respectivos y entregar formato COMPROBANTE DE CONTABILIDAD al responsable con funciones de contador en regional, en Grupo Financiero Sede de la Dirección General y Grupo de Contabilidad. En los casos donde el ajuste corresponde a traslados de recursos de Grupo de Tesorería a pagaduría regional giro o traslado de pagaduría regional a Grupo de Tesorería barridos, la propuesta de ajuste la debe presentar el Grupo de Tesorería al Grupo de Contabilidad para su registro Posteriormente el área de contabilidad de la regional/grupo Financiero Sede de la Dirección General o Grupo de Contabilidad procede con el registro en el aplicativo de los ajustes que considere viables. 4.9 Acompañamiento, revisión y seguimiento a las regionales y Grupo Financiero Sede de la Dirección General Con el fin de conocer el grado de avance de la depuración de partidas conciliatorias, la coordinación del Grupo de Tesorería asignó un funcionario que tiene la responsabilidad de brindar acompañamiento, revisar y hacer seguimiento a la gestión de las regionales asignadas (incluido el Grupo Financiero Sede de la Dirección General). Los funcionarios citados anteriormente, deben generar y remitir a la coordinación del Grupo de Tesorería un informe mensual de seguimiento. 5. CONTROL DE LOS CAMBIOS: NA Fecha Versión Descripción del Cambio