MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: COBRANZAS Y SU IMPUTACION -SEGUROS VIDA GRUPALES-

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: COBRANZAS Y SU IMPUTACION -SEGUROS VIDA GRUPALES- IMPORTANTE: La veracidad y exactitud de la información declarada en el presente es compromiso del responsable del mismo, por lo tanto cualquier observación o corrección que se considere oportuna deberá comunicarse a la brevedad, antes de firmar la conformidad del procedimiento. Subgerencia Operativa Zona Centro Subgerencia Operativa Zona Norte Directorio- Presidente OBJETIVO Definir los procedimientos que deben realizar los Responsables Administrativos/ Operativos, el personal y Jefe de la Sección Cobranzas; y los Productores. ALCANCE Toda la Compañía. RESPONSABLES Directorio / Gerencia General / Gerencia Comercial de Seguros de Vida /Subgerencia Operativa Zona Norte / Subgerencia Operativa Zona Centro. VIGENCIA / CUMPLIMIENTO: Este procedimiento entra en vigencia a partir del 01/07/2014 y los Gerentes y Supervisores involucrados deberán tomar las previsiones para su cumplimiento y para la capacitación del personal involucrado. 1

2 DEFINICIONES Listado completo de la zona: es un listado actualizado de todas las cuentas que se entregan para cobrar. Se entrega al Productor cuando se incorpora a la Compañía y con posterioridad, cada vez que éste lo solicite. Libro de Cobranzas: Es el libro donde se confeccionan los Certificados de pago Manual. Se debe confeccionar un certificado por cada cuenta cobrada. Se confecciona por original y duplicado, original de color blanco (se entrega al cliente) y duplicado de color celeste (para la Compañía), inexcusablemente el certificado de pago debe confeccionarse con carbónico. Certificado de Pago Preimpresos: son los certificados de un período determinado confeccionados por sistema. Básicamente tienen ya impresos los mismos datos con que se completa el certificado del libro de cobranza. Tiene dos cuerpos, en uno de los cuales figura "Para el Asegurado" que debe entregarse al momento del cobro, luego de colocar la fecha real de cobro y la firma del Productor, el otro cuerpo se rinde. Folletería: Se utiliza para recordar al Asegurado los plazos para pagar las cuotas, las consecuencias de no pagar a tiempo, teléfono y dirección de la Oficina, etcétera. Cartera Nueva: A través de ella se le comunica al Productor sobre la existencia de una nueva cuenta cuyo cobro estará a su cargo. Factura A y Recibo C: Las facturas o recibos que se emitan deberán estar identificados con las letras que para cada caso, se establecen a continuación: -De tratarse de responsables inscriptos en el impuesto al valor agregado: letra A. -De tratarse de exentos o Monotributistas: letra "C". CONSIDERACIONES GENERALES DISPOSICIONES LEGALES 1. Resoluciones dictadas por el Ministerio de Economía de la Nación: Resolución 429/2000, con fecha 02/06/2000 Con sus modificatorias: Resolución 90/2001, con fecha 10/05/2001 Resolución 407/2001, con fecha 10/05/2001 2

3 A través de las cuales se establecen los únicos sistemas habilitados para pagar premios de contratos de seguros y los requisitos de los convenios de cobranzas que a tales efectos se celebren. 2. Resolución del 1/7/2014 dictada por la Superintendencia de Seguros de la Nación, a través de la cual se establece el régimen de aplicación de la Resolución a que hace referencia el punto anterior. En consecuencia es necesario adaptar la prestación del Servicio de Cobranza, con el fin de dar cumplimiento a las Resoluciones a que hacen referencia los puntos 1 y 2 de estos considerandos. MEDIOS DE PAGO Se podrán utilizar como medios de pago de premios de los contratos de los Seguros Grupales los siguientes: Débitos por Tarjetas de Crédito. Débitos por Caja de Ahorro y /o Cuenta Corriente. Pago en Cajas de la Compañía. Cobro a través de Productor Asesor de Seguros. La selección de la forma de pago deberá realizarse en el formulario de la propuesta, es decir en el momento de la venta. PAGO CON EFECTIVO O CHEQUES Los pagos podrán efectuarse en efectivo o con cheques, con los que se tendrán en consideración las siguientes pautas: Los cheques deben librarse NO A LA ORDEN. Los cheques deberán ser del propio Cliente o Asegurado. La fecha de los mismos NO podrán exceder de 7 (siete) días del vencimiento de la cuota y que su cobro se encuentre dentro del plazo de gracia habitual. La orden de los cheques debe ser CARUSO CIA. ARG. DE SEGUROS S.A. 3

4 En caso de que el cheque presente cualquier tipo de enmienda o esté remarcado, DEBE SER SALVADO por el librador del mismo, con la correspondiente FIRMA (ídem a la libradora del cheque). Todos los cheques recibidos tendrán que tener identificación (en lápiz) de la cuenta que se está abonando. CHEQUES RECHAZADOS Con respecto a los cheques rechazados, cualquiera fuese su causa, los mismos deberán ser repuestos en la totalidad del monto del rechazo, incluyendo la comisión bancaria más gastos administrativos. Si el cheque es rechazado deberá comunicarse a la gerencia correspondiente a los efectos de evaluar la situación del asegurado. DESCRIPCIÓN ANALÍTICA DEL PROCEDIMIENTO PROCESO N 1: ENTREGA DE LISTADOS, CERTIFICADOS Y OTRA DOCUMENTACIÓN 1. Agencia Responsable Administrativo/ Operativo 1.1 Se le deberá proporcionar al Productor el siguiente material: Listado completo de la zona. Libro de Cobranzas (Certificados de pago Manual). Certificados de pago Preimpresos. Folletería. 1.2 Registrará por sistema los Libros de Cobranzas entregados a cada Productor, numeración desde/ hasta y fecha de entrega. Imprimirá y hará firmar al Productor Registrará por escrito en un listado todos los Certificados Preimpresos entregados. El registro constará de la numeración de todos los certificados entregados, período al cual pertenecen y fecha de entrega. Hará dos copias, una se la entrega al Productor y la otra se la hará firmar y la retendrá para la empresa. 4

5 2. Agencia - Productor 2.1. Recibirá los documentos Firmará la copia (por los Recibos de Pago Manual) y el listado (por los Certificados Preimpresos) y colocará la aclaración de dicha firma. PROCESO N 2: COBRANZA 1. Agencia - Productor IMPORTANTE El Productor sólo puede cobrar cuentas asignadas a su zona, las cuales están consignadas en el Listado Completo de la Zona. En caso de tener que cobrar una cuenta que no tenga asignada deberá pedir autorización a la Agencia, ya sea porque la cuenta posee otro Productor asignado o porque abona en oficina Se presentará en el domicilio del asegurado. Deberá arbitrar los medios para poder cobrar la cuota visitando al cliente la menor cantidad de veces posible. la cuota Si encuentra al Asegurado y está dispuesto a abonar, procederá al cobro de IMPORTANTE Al cobrar las cuotas deberá tratar de utilizar en todos los casos los certificados preimpresos ya que facilitan el control y minimizan los errores Cuando cobre una cuota utilizando certificado preimpreso, colocará: -Fecha real de cobro -Firma del cobrador Entregará, en el momento del pago, el cuerpo del certificado "Para el Asegurado". El otro cuerpo, con la firma del Productor titular de la cobranza y la misma fecha real de cobro, deberán rendirse en la Empresa. 5

6 IMPORTANTE Ningún dato de este certificado podrá modificarse. En caso de errores en la impresión (Por ejemplo: Apellido del titular, monto del certificado) comunicará a Casa Central- Sección Producción. El pago de la cuota vence el primer día hábil del mes, pero la Compañía otorga una prórroga de 30 días para abonar. Utilizará el Libro de Cobranzas para cobrar meses atrasados o adelantados de cuentas de las que no posea Certificados Preimpresos. Con respecto al Libro de Cobranzas: No deberán cortarse o quitarse las hojas celestes del libro por ninguna causa. La copia debe confeccionarse con carbónico. Se debe realizar un recibo por cada cuenta. Cuando cobre una cuota con este recibo completará todos los datos en él solicitados. CONTROL Cuando la cuenta tenga una deuda de dos meses correlativos (vencidos), el Productor no deberá percibir pagos para esta cuenta ya que la misma se encuentra DADA DE BAJA POR FALTA DE PAGO. Si el Asegurado deseara abonar el seguro, se analizará la antigüedad de la cuenta y el comportamiento de pago del asegurado, dicha información se pondrá a disposición de la Gerencia Comercial quién podrá autorizar la Rehabilitación de la cuenta, caso contrario se deberá confeccionar una Solicitud nueva de Alta de asegurado, respetando lo establecido por el manual de confección de la Solicitud de Vida Plus. En ningún caso podrá cobrar meses salteados Si al presentarse al domicilio del Asegurado para el cobro de una cuota éste no se encontrase, dejará un Aviso de Visita indicando día y horario de su próxima visita Si el Asegurado se encuentra pero no está dispuesto a pagar en esa oportunidad, el Productor convendrá con la persona el día y horario en que repetirá la visita. 6

7 1.7. No deberá sobreescribir o tachar datos; si llegara a hacerlo, anulará el recibo cruzándolo y escribiendo "Anulado" sobre el mismo y confeccionará uno nuevo Si no llegara a cobrar ninguna cuenta, el Responsable Administrativo / Operativo de la Agencia deberá sellar la hoja de recibos manuales. IMPORTANTE Cuando se anule un recibo deberá devolver los 2 cuerpos del mismo al Responsable Administrativo / Operativo de la Agencia. PROCESO N 3: RENDICIONES DE COBRANZAS E IMPUTACIÓN CONTABLE IMPORTANTE Sólo están autorizados a presentarse en las Agencias los Productores Asesores de seguros vinculados con la Compañía y que cumplan con las disposiciones que la Superintendencia de Seguros de la Nación establece para el desarrollo de esta actividad. El Productor debe estar presente mientras se realiza el control de la documentación presentada. En caso de faltar dinero el Productor deberá cubrir dicho faltante en el día. Es facultad del Responsable Administrativo arbitrar los medios para que no continúe con la cobranza hasta que no se haya cubierto el faltante. 1. Agencia - Productor 1.1. Realizará el depósito bancario de los montos cobrados Se presentará en la Agencia correspondiente el día de cierre de cobranzas del período, además de los días normales de rendición. En todos los casos debe hacerlo con la siguiente documentación: El cuerpo de los certificados preimpreso utilizado en el cobro, con la suma total de los importes de los mismos y la cantidad de certificados. 7

8 El duplicado de los recibos del Libro de Cobranza, indicando la suma total de los importes de los recibos cobrados. Presentará los recibos correctos y los anulados. Constancia de Depósito/s Bancario/s., (en el caso que se hayan depositado los valores a través de una entidad bancaria) que presentará en Caja en dónde le entregarán una boleta de depósito interna de la compañía. Recibo C o Factura A, según corresponda (lo podrá confeccionar en el momento de la rendición). IMPORTANTE Es aconsejable que traiga sus cuentas (importe bruto, neto, comisión y retención) ya calculadas. El Productor podrá hacer sumas parciales (la cantidad que crea conveniente). Podrá pedir un nuevo Libro de Cobranzas, cuando tenga pocos recibos no utilizados El Productor debe devolver los certificados preimpresos no utilizados a la Agencia hasta el día 30 del mes siguiente. Luego de esa fecha no debe haber recibos preimpresos sin cargar o anular. 2. Agencia Caja 2.1. Recibe los Valores (en efectivo) o el Comprobante de Depósito Bancario (como se indicó en el tercer ítem del punto 1.2) y genera la boleta de depósito interna de la compañía en la cual se especificarán los valores rendidos por esa cobranza, siempre por el importe neto, registrando ingreso a la cuenta Recaudación Banco. El sistema genera un crédito por el valor de la boleta de depósito en la cuenta corriente del Productor, el cual puede ser consultado en el sistema de tesorería en consultas opción Débitos y créditos con saldo En Cobranza Grupales no necesariamente se debe realizar la boleta de depósito interna, ya que puede integrarse con tesorería al momento de cerrar el lote. 3. Agencia Responsable Administrativo/ Operativo - 8

9 3.1. Recibirá toda la documentación y controlará que el productor presente todos los certificados al momento de la rendición Controlará que la primera hoja del Libro de Cobranzas tenga el sello, la firma y la fecha del último día en que se presentó el productor a rendir la cobranza Quitará del Libro de Cobranzas todas las hojas utilizadas, sin importar la cantidad de recibos cobrados o anulados y controlará la correlatividad de la numeración de las hojas Sellará, firmará y colocará la fecha del día en la primer hoja sin uso del libro de cobranzas Abrirá un lote en el Sistema de Cobranzas e ingresará los datos de los recibos / certificados, tanto los manuales anulados como los preimpresos no utilizados los cargará como Anulados Se debe ingresar al sistema el período y día de cobro, y mediante lápiz óptico se cargan los nombres del titular y cobrador, y el importe. IMPORTANTE Deberá cargar los datos del certificado tal como figuran en el mismo. Si el número de cuenta y el titular difieren el certificado deberá cargarse a nombre del titular. Indicará el número de cuenta del certificado. Si en el certificado no fue indicado deberá acceder a la ayuda de cuentas, siguiendo los pasos del Manual del Sistema de Cobranzas. Podrá consultar en el Sistema los totales parciales para individualizar errores Una vez que haya terminado la carga de estos certificados deberá comprobar si el total de certificados e importe rendidos por el cobrador coincide 9

10 con lo ingresado en el sistema, sólo podrá continuar si estos importes coinciden, si no lo hicieran deberá detectar el error y subsanarlo Procederá a cerrar el lote y se integra con contabilidad registrándose lo siguiente: Recaudación Vida Grupales Primas Vida Grupales Comisiones Vida Grupales Retención XX a pagar Recaudación Vida Grupales Luego de esto deberán verificar si el lote se ha integrado correctamente en el sistema de Tesorería en los reportes de Consulta Débitos y Créditos con Saldos o en Pagos del Cobrador, si se encuentra en el primer listado, el lote no ha sido integrado con lo cual se procederá a realizar la integración, de lo contrario aparecerá en el segundo reporte Si el lote no se integró con Tesorería (Caja), deberá ingresar a Rendiciones de Tesorería, en esta pantalla se especificará el número de lote cerrado y rendirá los valores por esa cobranza. El sistema genera un crédito por ésta rendición en la cuenta corriente del cobrador, el cual puede ser consultado en el sistema de tesorería en consultas opción Pagos al Cobrador o Débitos y Créditos con Saldo Cuando se integra el lote en el sistema de tesorería (caja) se visualizan los siguientes movimientos: Recaudación Vida Grupales (ingreso) Recaudación Banco (egreso), si es que se realizó la boleta de depósito interna. 10

11 Al cerrar el lote, las operaciones realizadas ingresan en una Base de Datos, una vez al mes se ejecuta un proceso que las filtra y las ingresa al Registro de Cobranzas el cual es llevado en forma digitalizada Luego de esto deberán verificar la Cuenta corriente del cobrador ingresando al sistema de tesorería en los reportes de consulta de Débitos y Créditos con saldo o pagos del Cobrador y verificar que el saldo de la misma sea cero Una vez cerrado el lote deberá imprimir: Comprobante de rendición de cobranzas (3 copias) Comprobante de retención (3 copias): -1 copia para el cobrador. -1 copia para Casa Matriz a Sección Contaduría. -1 copia para la Agencia. Las agencias deberán imprimir 2 copias, una se archivará en la Sección Cobranzas y la otra se entregará al cobrador. Observaciones del lote (2 copias): -1 copia para la Agencia. -1 copia para el cobrador. El Administrativo deberá hacer un análisis de las Observaciones e indicar las acciones correctivas que correspondan Hará firmar al cobrador la copia de la papelería que queda en la agencia y la copia que se envía a Casa Matriz. CONTROL Verificará el reporte de Débitos y Créditos con saldos, con las correspondientes cuentas contables. Informará a agencia si existen lotes pendientes de integrar a efectos de que se realice la integración correspondiente. 11

12 De existir boletas de depósitos internas con saldos, verificar la procedencia de la misma. 4. Agencia - Productor / Cobrador 4.1. Firmará los comprobantes y recibirá sus copias firmadas por el Responsable Administrativo Recibirá las observaciones de cobranzas con las indicaciones realizadas por el Administrativo, las que deberá completar o solucionar antes de su próxima rendición. 5. Agencia - Responsable Administrativo/ Operativo Recibirá las correcciones de las observaciones, las controlará y las archivará en la carpeta del cobrador Una vez al día, al finalizar la carga de pagos, deberá emitir el listado resumen de las rendiciones Enviará los comprobantes impresos, firmada por el cobrador, a Casa Matriz (Gerencia de Administración y Finanzas, Sección Contaduría y Gerencia Operativa, Sección Cobranzas) junto con un listado resumen de rendiciones y los certificados del libro de cobranzas y preimpresos. Este envío se realiza quincenalmente. CONTROL Con respecto a los certificados preimpresos, las Agencias deberán enviar el cuerpo que posee el código de barras. 6. Casa Matriz - Subgerencia Operativa - Sección Cobranzas 6.1. Recibirá la documentación. 12

13 6.2. Archivará los certificados por día, por Agencia y por Lote, junto con el resumen de rendiciones. CONTROL Los certificados enviados deben coincidir con el detalle del lote. Se debe verificar que los certificados pertenezcan a la quincena que se ha enviado. Se imprime una rendición de la agencia y se compara que todos los lotes enviados sean los que allí se detallan. Se controla que en el caso de los recibos manuales anulados estén los dos cuerpos. 7. Agencia Responsable Administrativo/ Operativo Si un cobrador manifestara que no ha tenido cobranzas, el Responsable Administrativo está facultado a realizar auditorías para comprobar la veracidad de la manifestación. Con frecuencia, desde la Agencia debe efectuarse un monitoreo a la zona para conocer el nivel de servicio que presta el cobrador: visita al asegurado en término, conformidad del asegurado con respecto al cobrador, calidad del trato personal, exactitud del domicilio de cobro, etc. Puede realizarse telefónicamente o en forma personal, y debe efectuarse en todas las zonas sin excepción. Verificará el cumplimiento de las obligaciones impositivas del cobrador (Ej. monotributo) a los fines de evitar posibles sanciones a la Compañía. Para ello solicitará los comprobantes de pago cada cuatro meses. Incorporará dicha documentación en el legajo del cobrador. Verificará y controlará los niveles de efectividad de cobranza, el que no debe ser inferior al 90 %, caso contrario, el Administrativo deberá informar a la Sección Cobranzas la razón de tal nivel y las medidas correctivas propuestas para mejorarlo. Realizará auditorías por sistemas a los Productores, al menos una vez al mes. 13

14 8. Casa Matriz Gerencia Administración y Finanzas Sección Contaduría 8.1. Recibirá los comprobantes de caja que respalden los registros de integración de los lotes de cobranza grupales Archivará por quincena la documentación recibida. 14

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