FORMATO ASUNTOS RELEVANTES SOBRE EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

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1 FORMATO ASUNTOS RELEVANTES SOBRE EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO No. Asunto Estado (Avances cualitativos y/o cuantitativos) Evidencias Informe Ejecutivo Anual sobre el estado del Sistema de Control Interno Vigencia 2014 La Alcaldía adelanto el proceso de actualización del MECI, cumpliendo con lo establecido en el Decreto 943 de La Contratación se manejo de acuerdo a la normatividad vigente; se contó con el Plan Anticorrupción y se difundió el Código de ëtica a los funcionarios. MECI 2014, medio físico en el Archivo de la Oficina de Control Interno y en la página WEB del Municipio. Certificado de Recepción de Información, con fecha 16/02/2015, en medio físico en el archivo de la oficina de Control Interno 1 Vigencia 2013 En el manejo del sistema de control interno falta énfasis en componentes como la Administración del Riesgo, Auditoría Interna, Planes de Mejoramiento y en algunos elementos del componente Talento humano. Después de realizar la evaluación del sistema del Sistema de control Interno, obtuvo un puntaje de 4.0 puntos; encontrándose en un nivel satisfactorio, evidenciando que algunos componentes se han implementado de forma gradual requiriendo mayor esfuerzo en procura de alcanzar un S.C.I 100% efectivo. No se ha elaborado el mapa de riesgos de la Entidad. Certificado de Recepción de Información, con fecha 28/02/2015, en medio físico en el archivo de la oficina de Control Interno

2 Vigencia 2012 De acuerdo al porcentaje de avance del % registrado en la matriz de calificación, see observa un avance satisfactorio en la implementación del Sistema de Control Interno; sin embargo, el modelo requiere ser fortalecido, aunque es importante destacar que se encuentran diseñados la gran mayoría de los componentes y elementos del sistema para su aplicación. Certificado de Recepción de Información, con fecha 27/02/2015, en medio físico en el archivo de la oficina de Control Interno Vigencia 2011 No se encontró documentación. Cetificación de Presentación del Informe Ejecutivo Anual, medio físico archivo oficina CI Estado (Avances cualitativos y/o Hallazgos Vigencia 2014 cuantitativos) TESORERIA - VIGENCIA 2010 PRESENTADO A LA CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DE NARIÑO 1.- Revisado el formato f08b, de actos Revisión del Formato F08B con los actos administrativos se determina que el decreto 035 de administrativos modificadios del presupuesto julio 21 de 2010 presenta las siguientes inconsistencias; en medio magnético un valor de $ , en medio físico $ y en letras, $ para lo cual la entidad la entidad responde que es error de digitación y anexa el mismo acto administrativo. 2. Revisado la lista de deudores que anexa la Entidad se establece que existe un faltante en caja por valor de $ , a cargo del Señor JAIRO CEPEDA, de los cuales no se tiene soportes de recuperación de cartera. 3. En lo concerniente a la vigencia 2010, la Entidad hizo la apropiación de recursos para la adquisición de áreas de interés hídrico, mas no realizó la compra durante esta. Planes de Mejoramiento con Órganos de Control Evidencias El formato F08b, actos administrativos no presenten diferencias Verificar con Documentacion la responsabilidad de En la vigencia del 2012 la administracion Municipal hizo la respectiva verificacion del faltante en caja faltante de caja y solicitar el reintegro del dinero soportada con los registros contables y soportes del arqueo realizado en dicha fecha donde se evidencia el faltante, de esta manera el representante legal puso en conocimiento de este hecho a la procuraduria, a la contraloria municipal para que sigan la investigacion correspondiente. Verificar en el Muncipio de Iles las areas de intereses hdrico y ejecutar los recursos designados para este fin Adquiriri predios de interes hidrico

3 4. Examinado el rubro de sentencias y conciliaciones, se establece que mediante comprobantes de egreso Nro. 820 y 1637 a nombre de ROSALIA ZALAZAR OVIEDO, se canceló el valor de $ , por el proceso laboral ordinario número , implemetar acciones encaminadas a establecer acciones de repetición por parte de la entidad. La entidad durante el año 2010 recaudo un valor de $ por estampillas pro cultura, como lo muessstra efectivamente el presupuesto, por tal motivo es obligación de la entidad allegar los soportes del giro al FONPET por el valor correspondiente, ya que el recaudo de la vigencia si fue realizado. Ante o cual la Entidad no allego la información que permita evidenciar el giro del 20% al FONPET. Revisar los pagos por setencias y conciliaciones Abril Cuenta bancaria para relizar las consignaciones de los descuentos del FONPET Giraro a comientos de la sigiente vigencia al descuetos los recursos recauddos al FONPET Revisar los pago de setencias y conciliaciones Tener en cuenta todos los descuentos por el 20% que de estampillas de cultura se debe realizar Hallazgos Vigencia DIRECCION LOCAL DE SALUD (ESFUERZO PROPIO - ASEGURAMIENTO) PRESENTADO AL IDSN 1. No asignan el Total de recursos para la cofinanciación del ESFUERZO PROPIO MUNICIPAL, del Régimen Subsidiado del Municipio de Iles. 2. Se evidencia inoportunidad en el Giro de los Recursos del Régimen Subsidiado a los Beneficiarios de la Cuenta. Asignación de los recursos para la cofinanciación del Esfuerzo Propio Municipal del Régimen Subsidiado. Se trata de realizar los giros de manera oportuna a los beneficiarios de la cuenta. Hallazgos Vigencia 2012 ( Dirección Local de Salud - Período Evaluado 2011) PRESENTADO AL IDSN 1. Incumplimiento al Artículo 6 del Decreto 012 de Julio de 2010, por el cual se reorganiza la Dirección Local de Salud 2. Cumplir con la vigilancia a la EPS en la implementación del funcionamiento del Proceso de Quejas y Reclamos 3. No se tiene creada la Cuenta Bancaria del IDSN como proveedor, en la cuenta maestra del Régimen Subsidiado que el Municipio de Iles tiene en el Banco Agrario. Modificación del artículo 6 del Decreto 012 de Julio 6 de 2010 Generación de Informes de visita y solicitud de planes de mejora. Incluir la cuenta bancaria del IDSN como proveedor en la cuenta maestra del Municipio. Apropiación del 100% de los recursos para la cofinanciación del Esfuerzo Propio Municipal del Régimen Subsidiado del Municipio de Iles. Los giros se los trató de realizar durante los cinco días hábiles. Artículo modificado Proceso de Informe de Visita debidamente documentado. Cuenta Bancaria creada 4. No se ha realizado segumiento al Plan de Mejora de la Mortalidad Materna. El proceso de Rendición de Cuentas no se document con todo el proceso Se realizó seguimiento al Plan de Mejora de mortalidad materna. Se documentó el Proceso de Rendición de Cuentas con prepración del evento, identificación de interlocutores, responsables de la organización, logística, convocatoria, inscripción, evaluación, preparación. Informe de Segumiento al Plan de Mejora de Mortalidad Materna. Proceso de Informe de Visita debidamente documentado. Hallazgos Vigencia 2011

4 Vigencia 2014 No se encontró información de Planes de Mejoramiento presentados durante la vigencia. Estado (Avances cualitativos y/o cuantitativos) 1. NO SE REALIZO AUDITORIA INTERNA Vigencia NO SE REALIZÓ AUDITORIA INTERNA Vigencia NO SE REALIZÓ AUDITORIA INTERNA Vigencia No se encontró documentación Estado (Avances cualitativos y/o Principales riesgos de Gestión cuantitativos) 1. No ejecución del presupuesto de acuerdo a lo conssignado en el Plan de Desarrollo. Planes de Mejoramiento producto de auditorías internas No se han definido los indicadores de gestión que permitan evaluar el porcentaje de avance de los planes y proyectos; sin embargo, la oficina de planeación con el señor Alcalde realizan este proceso. Evidencias Evidencias En el año 2014, en el MECI en el elemento Planes, Programas y proyectos del componente Direccionamiento estratégico se establecieron los porcentajes de avance de ejecución de los proyectos hasta la vigencia.

5 4 2. Gestión del Talento Humano de la Entidad. Mediante Acto Administrativo, la Entidad adoptó el Sistema de Evaluación del Desempeño para los funcionrios de carrera administrativa, Sistema de Evaluación contemplado en el Acuerdo 137 de 2010 de la Comisión Nacional del Servicio Civil. Durente el período , la Entidad no elaboró el Plan de Incentivos, Plan de Capacitación, Plan de Inducción y Reinducción. Sin emabrago, la adptación a los cargos ha sido responsabilidad del Alcalde, Secretario de Gobierno y Jefes de Dependencia; la Administración ha facilitado la asistencia de los funcionarios a las capacitaciones programadas por entidades como el DAFP, IDSN, Gobernación, Procuraduría, Corponariño, Contraloría, ICA y otras Entidades. 3. Incumplimiento a las funciones o actividades asignadas. La Entidad actualizó el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales. 4. Deterioro o Daño de la Documentación que se produce en la Entidad. En el año 2015, se terminó la construcción del moderno Centro Administrativo Municipal, donde se ha asignado un espacio amplio para la ubicación del Archivo Central. Sin embargo, hace falta la estantería que permita guardar las cajas donde se conserva la documentación (medio físico: papel, carpetas y cajas). La correspondencia de las vigencias 2014 y 2015, se está escaneando para conservarla en medio mágnetico y de igual manera se está escanenado la contratación de las vigencias 2012, 2013, 2014 y 201 Evaluaciones de Desempeño en las Hojas de Vida de los funcionarios y en el Archivo de la oficina de control interno, de las vigencias 2012, 2013, 2014 y primer semestre de 201 Pagos por concepto de viáticos a funcionarios para asisitir a capacitaciones. Manual de Funciones y Competencias Laborales, ajustado con base en los Decretos 785 de 2005 y Decreto 2484 de Está en proceso la aplicación de la Ley 594 de 2000 y el Decreto 106 del 21 de Enero de 201 Contratación con base en las necesidades de la Entidad. La Entidad cuenta con personal capacitado que maneja el proceso precontractual de acuerdo a la normatividad vigente; sin embargo, se presentan falencias en el proceso contractual y poscontractual. Manual de Contratación adoptado mediante Resolución Nro. 151 del 30 de julio de Publicación del proceso contractual en el SECOP. - Actualización del personal de área de contratación en la normatividad vigente. - Publicación del Plan Anual de Adquisiciones en la página WEB del Municipio. Principales Riesgos de Corrupción Estado (Avances cualitativos y/o cuantitativos) Evidencias

6 1. En contratación, pliegos de condiciones hechos a la medida de una firma en particular. Los pliegos se realizan de acuerdo a las necesidades del objeto a contratar, y aplicando la normatividad vigente de acuerdo a la modalidad de contratacción (directa, licitación pública, minima cuantía, selección abreviada). Publicación del proceso precontractual en el SECOP Inclusión de gastos no autorizados La Tesorería dispone de cinco funcionarios: Tesorero, Asesor Financiero, Contadora, Auxiliar de Tesorería y Secretario (funcionario de carrera administraativa); son ellos quienes se encargan de revisar los gastos de acuerdo al presupuesto y con la aplicación de la normatividad vigente. 3. Pérdida y robo de bienes La administración elabora los formatos de entrada y sálida de los bienes. 4. Que el Informe Ejecutivo de Control Interno falte a la verdad. Durante la administracióon , la oficina de control interno no tuvo continuidad en su funcionalidad, sólo a partir del 3 de septiembre de 2014, se nombra la funcionario de esta dependencia de acuerdo a lo establecido en la Ley 1174 de 2011; sin embargo, los informes de control interno y el ejecutivo reflejan lo que sucede en la Entidad. Presentaión de la información el el CHIP, SIRECI, y que puede ser consultada por cualquier ciudadano. La Entidad tiene una personal de apoyo a la gestión para el área de almacén. Publicación de los Informes de Control Interno en la página WEB del Municipio. Realizar recaudos que no están estipulados en el Estatuto de Rentas. 6. En tesorería, liquidación de pagos sin verificar el cumplimiento del objeto contractual. Los recuados se manejan de acuerdo a lo estipulado en el Estatuto de Rentas de la Entidad; de igual manera, para el recaudo del impuesto el contribuyente debe consignar el valor del recaudo en la cuenta del Banco Agrario de Iles. Los pagos se realizan con los informes de los supervisores o interventores de los contratos, quienes son los responsables de verificar el cumplimiento del objeto contractual, ya sea para pagos parciales o totales. Además para la firma del pago (cheque o de la transacción vía electrónica), el contrato pasa por el supervisor, por tesorería y finalmente por el Despacho del Alcalde. (Estos funcionarios son los puntos de control). Recibos de consignación en el Banco Agrario de Iles. Cada contrato se archiva en una carpeta, en la cual se puede verificar los informes de supervisión de los supervisores o interventores de cada contrato. Jefes de Control Interno nombrados por el Alcalde saliente 1. WILMER ESTRADA 2. ADRIANA GUERRERO OCTUBRE ABRIL DE ALCALDIA MUNICIPAL DE ILES AGOSTO A DICIEMBRE DE ALCALDIA MUNICIPAL DE ILES CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS 6

7 6 3. ELENN MARY REINA 4, PABLO EMILIO QUIROZ CORAL DE SEPTIEMBRE DE ALCALDIA MUNICIPAL DE ILES DECRETO DE NOMBRAMIENTO NRO DE ENERO DE CENTRO DE SALUD DE ILES ESE DECRETO DE NOMBRAMIENTO NRO. 001

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