Aplicación movilidad Guías (Versión 1.0)

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1 Objetivo. Dar acceso al guía al contenido online que precisa para poder realizar su trabajo durante su viaje. Es una aplicación Web, accesible desde cualquier navegador (se recomienda Firefox) y está optimizada para ser ejecutada desde un terminal móvil con acceso a Internet (móvil Smartphone) con pantalla mínima de 5 pulgadas de tamaño. Al ser una aplicación Web, se puede acceder a ella desde cualquier dispositivo que acceda a internet, ordenador, portátil o tablet. Si se accede desde el dispositivo móvil de la empresa, tendrás un acceso directo a la aplicación. Si se accede desde cualquier otro dispositivo u Ordenador, teclear en la barra de dirección del navegador la siguiente Url 1

2 Identificación Cada guía tiene asignada para acceder a la aplicación una clave de usuario y contraseña que se facilitará en el momento de darles de alta en el sistema. Cada usuario está relacionado con sus viajes de forma que la información a la que se accede solo será de sus expedientes asignados. Existen funciones de consulta que no tienen esta limitación. Una vez tecleado el usuario y password, pulsar sobre el campo login para validar la información. En caso de dudas o imposibilidad de acceso contactar con el dpto. de guías mediante 2

3 Menú de opciones Una vez se ha validado el usuario en la pantalla de inicio, se muestra la siguiente pantalla: Las opciones, están divididas en dos bloques; Utilidades y Pre liquidación; Las utilidades son opciones comunes a todos los guías, muestran información de todos los expediente sin estar condicionadas a quien realiza el viaje. El apartado de pre liquidación. Solo se accede, previa selección, a los expedientes que estén asignados al guía que se ha identificado en la aplicación. 3

4 Utilidades. 1.-Informes de expedientes Genera y envía por correo electrónico la información operativa del expediente seleccionado, no está limitado a los expedientes que realice el guía identificado, es decir podemos generar cualquier expediente. Introducimos el expediente; tecleando numero de expediente seguido de guión ( - ) y a continuación el numero de grupo. Si dejamos pulsado unos segundos encima del campo de expedientes, nos mostrara la lista de expedientes que están en viaje p próximos a salir. El campo año que viene por defecto es el año en curso y se puede modificar. 4

5 Si el expediente existe nos mostrará en el recuadro siguiente, el nombre del expediente, la fecha de salida y el guía asignado. En el campo destinatario figura el correo en el que recibiremos los informes, por defecto aparece el que tenemos asignado a nuestro usuario (con el que nos hemos identificado al iniciar la aplicación). Este campo es modificable y podemos teclear cualquier cuenta de correo al que se enviarán automáticamente los informes. Al pulsar sobre el botón enviar informes, genera en ese momento la información relacionada y envía un correo con los informes principales necesarios para el viaje. En el correo recibido los la información se recibe como ficheros adjuntos. Los informes (documentos pdf) que se reciben son los siguientes: Planilla de servicios Rooming List Recogidas y abandonos Relación de prestatarios 5

6 Si la cuenta de correo no es correcta, se mostrará mensaje de error 6

7 Acciones comunes en todas las utilidades En la esquina superior derecha, pulsar sobre logout para salir de la aplicación En la zona inferior, pulsar en menú para ir a la pantalla de inicio En la zona inferior, pulsar en atrás para ir a la pantalla anterior 7

8 2.-Servicios de expediente Desde esta opción, se envían los bonos y se crean incidencias de servicio. La pantalla en la que hay que introducir los datos iniciales es igual que en la de opción Informes de expedientes y además hay que introducir la fecha del servicio, al pulsar sobre el campo fecha, nos mostrará un calendario con los días remarcados en los que el expediente tiene servicios, solo se puede seleccionar esos días. 8

9 Al pulsar sobre buscar, nos muestra detalle de los servicios de ese día para el expediente consultado, con información de contacto del prestatario, el estado del servicio, las plazas y la referencia del bono. Sobre cada servicio pulsando en los iconos que se muestran debajo de los detalles podemos realizar las acciones de crear incidencias, emisión de bono y visualizar los pasajeros asignados al servicio. Como restricciones hay que tener en cuenta que las acciones asociadas al servicio pueden aparecer deshabilitadas; 9

10 No podemos realizar incidencias de servicios de fechas anteriores al día de la acción o que estén traspasados a administración. Los servicios se traspasan a administración aproximadamente a los 3 días de la fecha de servicio Si el servicio está definido desde la carga de producto como servicio que no se paga con bono o el servicio no tiene proveedor confirmado. Opción Incidencias Pulsar sobre el Icono 10

11 Junto a cada tipo de habitación, se muestran las plazas en ese momento tiene el servicio seleccionado, en las casillas debajo de cada habitación indicar en positivo o en negativo el número de HABITACIONES a sumar o restar. En el campo observaciones, cumplimentar con breve descripción del motivo de la incidencia Al pulsar sobre el icono, si el servicio cumple los requisitos para que pueda emitirse el bono, nos mostrará la pantalla siguiente: 11

12 Por defecto como remitente aparece una cuenta de correo genérica, no es necesario cambiarla. Si fuera necesario se puede cambiar. Como cuenta de destino, se muestra la que tengamos asociada al proveedor que presta el servicio, se puede cambiar para el envío Esta opción es solo de consulta, nos muestra los pasajeros que realizan el servicio seleccionado 12

13 3.-Expedientes en ciudad/fecha Permite consultar información relacionada con servicios que se realicen en una ciudad en un día concreto. En el campo ciudad, no es necesario teclear el nombre completo. Mínimo hay que cargar 3 letras, Por PAR (Paris), LON (Londres), MAD (Madrid) La información que nos muestra es relacionada con el servicio de pernoctación; Expediente, Hotel asignado, Estado del servicio, plazas y nombre del guía 13

14 Pre liquidación. Para acceder a las opciones previamente hay que seleccionar un expediente de la lista desplegable. Solo se muestran los expedientes que están asignados al guía que esté identificado en la aplicación. 14

15 1.-Datos de pre liquidación. Esta opción se utiliza para recoger la información durante el viaje para la liquidación del expediente. La liquidación se cerrará una vez se haya supervisado y cumplimentado la información restante en el dpto. de guías cuando reciba, como hasta ahora, los documentos recopilados por el guía. 15

16 Las opciones están separadas en 3 apartados diferenciados; Hojas de liquidación. Consulta de información introducida, Carga de datos Utilidades 16

17 Hojas de liquidación. Genera un informe en formato PDF, con la información introducida hasta ese momento en el expediente. Se puede ejecutar en cualquier momento del proceso y nos ayudará para calcular la liquidación de efectivo. Al final de este manual se adjunta un ejemplo del formato usado como hojas de liquidación. Consulta de información introducida Al lado de cada apartado se muestra un numero que indica el numero de registros introducidos, pulsando sobre los diferentes apartados, se mostrará mayor detalle del registro seleccionado, cambiando el icono por. Para borrar un registro introducido, hay que pulsar en el icono proceder a la eliminación nos muestra pantalla para verificar esta acción., antes de Carga de datos La información a introducir está separada en apartados en función de su origen o naturaleza; Visitas. Para carga de gastos e ingresos de las excursiones opcionales. Gastos fijos. Gastos propios de expediente o de otros expediente pero que se consideran gastos de este a efectos de liquidación. Traspaso entre expedientes. Entregas de efectivo entre guías Venta x TPV. Importes cobrados al cliente por venta de opcionales mediante el TPV. Reintegro cajero. Operación en cajeros de retirada de efectivo desde la tarjeta monedero de la empresa. Ingresos bancarios. Importe trasferido a la empresa en concepto de liquidación de efectivo. Utilidades Calculadora de divisas. Para evitar que el cambio sea una dificultad a la hora de cargar los servicios, todo se carga en moneda local y el sistema calcular internamente el contravalor, tomando como fecha de cambio la fecha de salida del expediente. A la hora de cargar las visitas, si estas están compartidas con otros expedientes, entre ellos deben calcular el coste total en euros (el que aporte las facturas se le calcularan de forma automática). Para ayudar a este proceso, desde esta opción, se muestra los cambios en función de la fecha de salida del expediente. Importante, para el cálculo de coste total de una excursión compartida debe acceder a esta utilidad únicamente el guía que aporte las facturas en la liquidación. 17

18 18

19 Pantallas de Cargas de datos Las pantallas de captura de datos varían en función del apartado seleccionado. 1.-Carga visitas. Fecha de la excursión, debe pertenecer al intervalo de duración de días del expediente, para seleccionar un día, pulsar sobre el icono de calendario muestra remarcados los días del viaje. Ciudad. Campo desplegable con las ciudades por las que pasa el expediente. 19

20 Visita. Desplegable con las excursiones posibles en la ciudad seleccionada Pax. Incl.. Número de pasajeros que tengan esta excursión incluida en el itinerario que han comprado. Pax.Pago. Número de pasajeros que han comprado la excursión que pertenezcan a mi expediente. Ttl pax. Vis. Número total de pasajeros que realizan la excursión, Por defecto, asume los pasajeros incluido más los pax que la han comprado de nuestro expediente. En caso que la excursión se comparta con pasajeros de otros expedientes hay que modificar este valor poniendo el número total de pasajeros (incluidos y no) que han realizado la excursión. Descuento. Importe descontado a los clientes, el importe hay que teclearlo sin signo, al resultado se le descuenta esta cantidad Total ingresado. Este campo es calculado, es el importe de la excursión por pax de pago (de tu expediente) menos el descuento aplicado. Ingreso tpv. Este campo NO ES OBLIGATORIO, existe una opción (Venta x TPV. ) para introducir el importe total cobrado por tpv sin necesidad de cargarlo por cada excursión. Si se introduce desde esta pantalla, tenerlo en cuenta para que no se cargue en la otra. (se duplicaría) Total coste. Coste total de la excursión en euros. En el caso que la excursión se comparta con otros expedientes, hay que poner el coste TOTAL de la excursión de todos los pasajeros. Sin tener en cuenta el coste de estructura Total estructura. Importe calculado en función del coste de estructura previsto por excursión para el total de pasajeros que realizan la visita. Es modificable. Esta opción, muestra el contravalor de las divisas comunes y nos permite utilizarlo como calculadora, si se pulsa sobre el icono aplicar asignará el valor total eur al campo total coste 20

21 Detalle de gastos Junto al campo de selección de la visita, hay un campo, por defecto desmarcado. Si tengo las facturas de los gastos de la excursión, hay que habilitarlo (pinchando sobre él). Se abrirá unos campos adicionales a los que vienen por defecto, para introducir los importes de cada unos de los servicios que componen la excursión. 21

22 Hay que introducir los costes en la moneda de pago del servicio. En el campo pago, seleccionar el modo como se ha pagado el servicio, efectivo, tarjeta o con bono. En el campo factura introducir el número de Identificación fiscal del documento, no es obligatorio. 22

23 Si existe algún coste adicional que NO viene en la relación de servicios de la excursión, pinchar sobre el icono Se abrirá un campo en blanco para teclear el concepto del gasto y detallar el importe, su forma de pago y su factura Para terminar con la carga de la visita, pulsar en aceptar. Si el importe total del coste de los servicios no cuadra con el sumatorio introducido por servicios, nos muestra un mensaje de advertencia, si pulsamos aceptar sustituirá el valor que se haya tecleado en el campo coste total con el sumatorio de los costes, si se teclea en cancelar, se quedará como está. Este caso puede ocurrir por varios motivos; por ejemplo, si la excursión es compartida con otro/s expedientes y otro guía tiene alguna factura que se cargará en su liquidación. 2.-Gastos 23

24 Los campos a introducir. Fecha. Día en el que se realiza en gasto, está limitado a los días de viaje del expediente. Ciudad. Donde se produce el gasto, en el desplegable se muestran las ciudades de paso del viaje. 24

25 Tipo. Es una opción desplegable para diferencia los gastos propios de los expedientes que se cargan como LIQUIDACIÓN y otros gastos que requieren una diferenciación de los mismos. Tipo de concepto. Desplegable del maestro de servicios para tener agrupado los gastos Concepto. Texto libre que detalle el gasto pagado, por ejemplo si hemos elegido un gasto que sea MALETEROS, en concepto poner el nombre del hotel Importe. Importe del gasto en su moneda de pago Moneda. Desplegable con las divisas utilizadas Forma de pago. Sistema utilizado para realizar el pago, es un desplegable, las opciones definidas son tarjeta y efectivo Nro de factura. Número de identificación fiscal de la factura 25

26 3.-Trapaso entre expedientes. Fecha.- día que se hace el traspaso. Importante, en ese día los dos expedientes deben estar de viaje. 26

27 Expediente destino.- desplegable para selección de expediente, se muestran los expedientes que en el día tecleado estén de viaje Importe.- Cantidad traspasada Moneda.- Desplegable de las monedas utilizadas 4.-Venta por TPV. Fecha.- día de la operación Importe.-Sumatorio TOTAL de las boletas recibidas. Hay que tener en cuenta que en el apartado de carga de visitas también se ha podido indicar el ingreso por TPV de las excursiones. Se considerará ingreso por TPV al sumatorio de los dos campos 27

28 Moneda.- SIEMPRE EURO, aunque el cliente realicen el pago en su moneda local (sistema multidivisa), debemos considerarlo EUROS Notas. Se puede crear diferentes ingresos, por ejemplo cada vez que se totaliza el TPV 5.-Reintegro cajero. Fecha.- Día de retirada en el cajero Importe.- Importe retirado Moneda.- Desplegable con las monedas utilizadas, indicar siempre la moneda retirada. 28

29 6.-Ingreso bancario. Una vez se han introducido todos los datos de la liquidación, desde la opción de hoja de liquidación en la HOJA DE LIQUIDACION FINAL, tenemos una línea que indica el importe de LIQUIDACION EFECTIVO, es el resultado de todas los datos introducidos relacionados con operaciones de efectivo. Esa cantidad es la que se debe ingresar mediante transferencia a la empresa en cualquiera de las cuentas establecidas. Una vez realizada la transferencia en esta pantalla introducir la cantidad transferida y el banco de destino utilizado Una vez introducido este dato, si volvemos a consultar la hoja de liquidación observar que el campo PENDIENTE DE INGRESAR debe ser 0. Siempre en formato borrador porque queda pendiente de revisión desde el dpto. de Guias. 29

30 2.- s pasajeros. Esta opción está en pruebas, el objetivo es recopilar los correos electrónicos de los pasajeros para que al finalizar el viaje reciban mediante correo electrónico un acceso al control de calidad específico del que viaje que han realizado. En él se valora los servicios de hoteles y restaurantes indicando el nombre concreto del prestatario, permitiendo obtener un control más completo y además nos permitirá obtener conclusiónes relacionadas con la calidad del producto durante la propia temporada. Una vez seleccionado el expediente sobre el que vayamos a operar, selecciona la opción 30

31 Nos muestra relación de los pasajeros que van en el viaje y un campo para introducir su cuenta de correo electrónico. 31

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