2 - Gesinedi. Para la gestión diaria en el Despacho de las llamadas, incidencias y siniestros. Gestión de edificios y Comunidades

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1 Para la gestión diaria en el Despacho de las llamadas, incidencias y siniestros. Gestión de edificios y Comunidades Gesinedi es la mejor herramienta que pueda existir para el trabajo diario de gestión de llamadas que recibe en su Despacho y la resolución de incidencias, averías, siniestros, etc., de las comunidades y edificios que administra. Con Gesinedi tendrá totalmente controlado el mantenimiento ordinario y preventivo de los edificios, así como de cuántas gestiones ha de realizar sobre los mismos. Mediante Gesinedi tendrá el seguimiento y control de cada asunto, disponiendo de los datos estadísticos y detallados de todas las gestiones complementarias a la económicoadministrativa que realiza, para su planificación y la información a sus administrados. Una forma de que ellos vean y valoren su buen hacer... Gesinedi está desarrollado bajo la última tecnología informática y lo por tanto le facilita el uso de Internet de forma que Vd., si es usuario de Gesfincas podrá informar a sus administrados, si lo desea y a través del Despacho 24 horas en sobre el estado de las incidencias, que ellos mismos también le pueden notificar a través de él. Gesinedi es la herramienta informática que le facilita realizar el trabajo con mayor eficacia, menor coste y ahorro de tiempos, lo que le permite ser más competitivo y ofrecer a sus clientes calidad total en su gestión. Gesinedi es un programa sencillo e intuitivo, y no requiere conocimientos especiales de informática o gestión. Gesinedi es un programa con más de diez años de experiencia, utilizado por más de un millar de profesionales. 2.1

2 Y porque... La aplicación se ofrece en las siguientes configuraciones: MONOPUESTO RED LOCAL Para Windows 2000, Windows Xp o superior 999 Edificios o Comunidades Propiedades por Edificio o Comunidad (Acceso a Propiedades de Gesfincas y mantenimiento de sus datos cuando trabaja en el mismo entorno) Proveedores, Profesionales o Empresas de Servicios (Compartidos con Gesfincas cuando trabaja en el mismo entorno) Registro de llamadas, sobre incidencias, siniestros o generales del Despacho, con control de tiempos y costes de atención Registro de incidencias por averías, desperfectos, mantenimientos, etc. Registro de siniestros cubiertos por pólizas de seguros Registro y control de las gestiones realizadas en relación con una incidencia o siniestro. Registro y control de Contratos de Servicios y de Seguros Control de rescisión de contratos y pólizas Inventario de elementos, instalaciones, servicios, etc. sujetos a mantenimiento ordinario o preventivo Generación automática del planning de mantenimiento periódico por cada elemento sujeto al mismo Informes de los programas de mantenimiento diario, mensual o anual. Asignación a Proveedores, Profesionales o Empresas de Servicio de la resolución de las incidencias, siniestros o mantenimientos periódicos Emisión de órdenes de trabajo a Profesionales o Empresas de Servicios Emisión de partes de siniestros para las Compañías Aseguradoras Gestión de certificaciones y liquidaciones por obras o servicios Confección de talones de pago Control de indemnizaciones por siniestros Asientos automáticos de pagos en la Contabilidad de IESA (De Gesfincas o IesaCont, cuando trabajan en su entorno) Registro de artículos y productos para suministros Generación de pedidos para suministro de productos y artículos Recepción y registro automático de incidencias notificadas a través de Internet (ABCDario.com), cuando trabaja en el entorno de Gesfincas Publicación de información en Internet (ABCDario.com), sobre la situación de las incidencias comunicadas por esta vía, cuando trabaja en el entorno de Gesfincas Confección de múltiples informes estadísticos sobre llamadas, incidencias o siniestros, relativas a los edificios o sus elementos. Confección de informes sobre el estado de resolución de las incidencias o siniestros en gestión o gestionados Confección de mailings y documentos personalizados por la fusión automática de datos en plantillas del Editor de textos propio de la aplicación Conexión con otras herramientas (Word, Excel, Lotus, etc.) Conectividad con los módulos para P D A, para la gestión de incidencias y siniestros INCLUYE Editor de textos propio Agenda de usuario Ayudas en línea Manual de usuario Gesinedi es una aplicación informática para la gestión integral del mantenimiento de cualquier tipo de comunidad de propietarios, edificio, centro comercial, junta de compensación, etc. Gesinedi permite el perfecto registro y seguimiento de las incidencias y siniestros desde el mismo momento de recibir una llamada o notificación, así como de las operaciones o gestiones a realizar para resolver las mismas, y el control económico de siniestros que han de ser sufragados por las compañías aseguradoras. Gesinedi permite gestionar, además, el mantenimiento ordinario (contratos y operaciones de mantenimiento, de conservación, preventivos, servicios, etc.) Gesinedi facilita el control e inventario de los distintos elementos que componen el equipamiento de los edificios, locales, comunidades, etc., así como múltiples informes y estudios relacionados con la gestión que integra. Gesinedi identifica perfectamente los trabajos o tareas a realizar o realizados, así como la asignación que de cada uno de ellos se hace a los empleados, profesionales, etc. que tengan que asumir la reparación o mantenimiento, o a los proveedores o empresas de servicios que deban intervenir o proveer productos o elementos necesarios. Gesinedi se encarga de informar a cada usuario del Despacho de otras tareas o gestiones a realizar diariamente, y que no son propias de la aplicación, a través de la agenda que incorpora. Gesinedi, cuando trabaja en el entorno de Gesfincas, está enlazado automáticamente a sus bases de datos. Gesinedi, a los usuarios de Gesfincas, les permite la recepción de incidencias desde Internet ( su tratamiento, y muchas cosas más. Gesinedi es su programa. 2.2

3 Un excelente sistema de organización del trabajo Gesinedi cuenta con un sistema de organización del trabajo que le permite, si lo precisa, distribuir la gestión de las Comunidades o edificios entre sus empleados. Así, podrá disponer de gestores encargados de una o varias Comunidades o Edificios, y a su vez asignar a estos un supervisor. Podrá tener uno o varios supervisores, quienes cuenten en su grupo con uno o más gestores. Si en su Despacho tiene dedicada alguna persona para la atención telefónica, Gesinedi le proporciona herramientas simples y potentes para poder hacer el registro de las llamadas, que en ese momento podrá considerar como incidencia o una llamada general del Despacho, o dejar la misma pendiente de imputación para que un supervisor realice esta función. La información que recogen las pantallas de datos de los edificios, proveedores, compañías, etc., está presentada con un entorno gráfico que le facilita el rápido acceso visual. Las pantallas de trabajo están diseñadas para que usted pueda acceder rápidamente a las tareas y opciones directamente relacionadas con ellas. 2.3

4 Partiendo de una llamada o comunicación, haga el registro de la misma así como, si conviene, el de la incidencia o siniestro Gesinedi le permite establecer su sistema de trabajo habitual, escogiendo el acceso directo a uno de los diferentes escritorios existentes para hacer el registro de las llamadas, incidencias, siniestros, etc. Si la notificación de las mismas le llega fundamentalmente mediante llamada telefónica, cuenta con un escritorio en el que, desde el momento en que inicia la atención, se computa el tiempo empleado en la conversación más, diferenciadamente, el necesario para el registro de la información. De esta forma podrá disponer de datos estadísticos sobre los tiempos que consume en la atención telefónica a sus clientes y los costes de los mismos. Algo fundamental para que valoren ese trabajo que generan y que normalmente pasa desapercibido para ellos. Las llamadas recepcionadas por este sistema podrán dar lugar, a su vez, al registro de la incidencia o siniestro, especialmente cuando ésta requiere una solución, trámite o seguimiento. Si la llamada se refiere a una incidencia o siniestro registrado, se asocia a la misma para disponer de un histórico de cada caso. Si por el contrario, es una llamada general del Despacho, podrá registrarla si lo desea al igual que cuando se refiere a cualquier otra Comunidad o Edificio. Cuando el receptor de llamadas es una persona no especializada en la gestión, las llamadas pueden quedar pendientes de asignar a un tema, edificio o Comunidad, para que posteriormente el Administrador o persona responsable haga esta tarea. Si trabaja en el entorno de Gesfincas, al recepcionar la llamada de un propietario podrá consultar la deuda pendiente (en su caso), y así realizar, si tiene recibos pendientes, la gestión de impagados. El escritorio de registro de llamadas cuenta con un excelente buscador, de forma que, anotando el teléfono, por ejemplo, podrá localizar los datos del comunicante si su número está registrado en la base de datos. 2.4

5 Catálogo de Productos Si lo prefiere, trabaje en un escritorio con la información completa de lo registrado y desde el que puede acceder a toda la gestión Gesinedi le permite el trabajo habitual desde un escritorio que le muestra la información de todo lo registrado, junto con su situación, y desde el que podrá, además de anotar nuevas incidencias, siniestros, llamadas o gestiones, asignar las mismas a los profesionales o empresas que han de resolverlas. Si registra una llamada podrá tratarla de igual forma que con el escritorio específico de atención telefónica. Si gestiona una incidencia, cuando la asigna a un profesional o empresa, podrá obtener la orden de trabajo para su remisión al mismo. La orden podrá imprimirla para enviarla por fax o correo, o enviarla adjunta a un gracias a las herramientas del programa. Si su gestión se refiere a un siniestro cubierto por una póliza de seguros, podrá igualmente registrarlo desde este escritorio o directamente a través de la opción específica. Para la gestión de siniestros Gesinedi le ofrece todo lo que puede necesitar: el registro de los contratos o pólizas de seguros, la tramitación de la notificación de siniestros tras su registro, el seguimiento de los gastos e indemnizaciones, etc. Al igual que sucede con los contratos de proveedores o empresas de servicios, Gesinedi dispone de informes sobre las fechas de vencimiento de las pólizas para su rescisión, utilidades para la renovación automática de las mismas, pago de certificaciones o primas mediante la confección de talones, etc. Un potente sistema de gestionar Gesinedi le proporciona todas las opciones de trabajo que necesita para hacer una gestión completa de sus incidencias y siniestros, con control de las gestiones, llamadas, etc. que realiza para la misma. 2.5

6 Con un sistema potente y eficaz para la gestión del mantenimiento preventivo Gesinedi le permite, además, hacer la gestión total del mantenimiento ordinario (revisiones periódicas, inspecciones, etc.) de las diferentes instalaciones y elementos que lo requieran, correspondientes a los edificios que administra. Para ello, Gesinedi le permite hacer el registro de cada instalación o elemento, con la descripción del programa de mantenimiento previsto. De forma automática, Gesinedi genera el planning de mantenimiento anual por la vida útil de cada elemento y, a partir de él, usted dispondrá de informes y listados con el programa de mantenimiento del período que le interese. En base a la información del planning de mantenimiento, la aplicación registra automáticamente las tareas a realizar para que, como cualquier otra incidencia, usted pueda hacer la gestión y/o el control de las mismas. Podrá recordar al profesional o empresa responsable del mantenimiento los trabajos a realizar, o si no están contratados, asignarlos a quien corresponda, generar las órdenes de trabajo, llevar el control de su ejecución, liquidaciones, etc. Con una gestión integral de mensajes a móviles Gesinedi, permite el envío de mensajes a móviles cuando estamos asignando una incidencia a un proveedor. Desde el submenú Internet, se permite gestionar la cuenta de mensajes, comprobando cualquier dato referente al envío, situación, etc. Igualmente, se puede ver el crédito disponible de los mismos pudiendo ampliarle ON-LINE.. 2.6

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