Presentación QUÉ ES UN EVENTO? TIPOS DE EVENTOS ACADÉMICOS

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1 BOLETIN MENSUAL INFOEVENTOS SANTA CRUZ DE LA SIERRA, ENERO 2007 TEMA: DEFINICIONES IMPORTANTES SOBRE EVENTOS AÑO 1 - NÚMERO 1 - DISTRIBUCIÓN GRATUITA SUSCRIBIENDOSE A Presentación En este primer árticulo se describira algunas definiciones de mayor uso e importancia en la industria de eventos y convenciones las cuales tienen poco o ningun uso en nuestro medio y mediante estas publicaciónes queremos hacer conocer estas definiciones e incentivar el uso de las mismas. Hoy tenemos el agrado de presentareles las definiciones de O.P.C, Buró de Eventos, Normas de Calidad de eventos y algunos sitios web para profundizar esta temática. QUÉ ES UN EVENTO? Es un espacio creado por las empresas, profesionales, y/o consultaras con el objeto de complementar la formación superior adquirida en la universidad, instituto o colegiatura. Es una oportunidad de realizar un trabajo de calidad tanto en su contenido, como en su forma; de tal manera que el resultado sea positivo y se cumplan los objetivos propuestos del evento. Los eventos académicos se realizan para que profesionales de ciertas áreas, lugar o afición lo aprovechen y enriquezcan su formación integral. TIPOS DE EVENTOS ACADÉMICOS SIMPOSIUM Evento donde por medio de charlas, discursos o exposiciones verbales minuciosas se presentan a un auditorio en diversas facetas (educativo, biológico, cultural, psicológico, sociológico, espiritual, etc.) de un solo tema, con el objetivo de presentar información completa sobre un tema determinado. Al final debe hacerse una síntesis y trabajo de recolección de la documentación existente sobre el tema. CONGRESO Evento de confrontación entre un grupo de personas calificadas de una misma especialidad generalmente es un contacto con especialistas a nivel internacional, para el intercambio de experiencias y opiniones, la deliberación de estudios o investigaciones, la toma de decisiones, la resolución de problemas o la planeación de algún proceso. Las técnicas que se emplean son: conferencias, talleres de trabajo, mesas redondas, etc. Al final del evento, se elabora una memoria. FORO Técnica de instrucción donde el grupo en su totalidad discute informalmente un tema, hecho o problema, conducido por un coordinador. Suele realizarse el foro a continuación de una actividad de interés general observada por el auditorio: la proyección de una película, una representación teatral, una conferencia, clase o experimento, etcétera. También puede constituir la parte final de una mesa redonda, simposio, panel y otras técnicas grupales.

2 TALLER Técnica de instrucción donde el profesor o instructor transmite la información por medio de asesorías, debe explicar los contenidos utilizando diversas técnicas de aprendizaje. Admite grupos pequeños, de 10 a 30 participantes. Los objetivos deben estar relacionados con lo que el participante realiza habitualmente. CONVENCIÓN Es un evento en donde se exponen diferentes situaciones de temas generales y/o específicos, y además se llega a una decisión o propuesta. SEMINARIO Es un evento académico en donde se expone lo más reciente de temas generales con conferencistas previamente seleccionados. Es la sigla con que se denomian al Organizador Profesional de Congresos (OPC). En Bolivia esta terminologia aún no es usada debido aque no existen centros de formación a nivel técnico o superior para organizadores de congresos. El Organizador Profesional de Congresos (OPC) es un experto en el planeamiento, preparación y ejecución de todo tipo de reuniones. El OPC actúa como consultor del Comité Organizador, ejecutando sus decisiones y acercándoles sus conocimientos, experiencia y sugerencias. Los contenidos técnicos y científicos del programa son de exclusiva competencia del Comité Organizador. El OPC actúa como coordinador operativo del evento facilitando a los miembros del Comité, su participación académica. El servicio ofrecido por el OPC es de íntima cooperación con el Comité Organizador QUE ES UN O.P.C? El Organizador Profesional de Congresos (OPC) es un experto asesor en la planificación y ejecución de un evento siendo éste último quien actúa como arbitro final. Económicamente hablando, la intervención de un OPC incrementa definitivamente los ingresos a traves de una exhaustiva difusión y de su cartera de potenciales patrocinantes, además de sugerir otras fuentes de financiación. Internacional Eventos & Cia. se creó con el objetivo de prestar un servicio profesional de organización de Congresos a quienes tenían la responsabilidad de realizar cualquier tipo de evento en forma personalizada, integral y creativa. Sumado a la experiencia lograda a través de la ejecución de múltiples eventos, se conformó un equipo sólido y eficiente, plenamente capacitado para conducir las decisiones y avalar las medidas que sean decisivas para el éxito de los congresos. Fuente: Myfen Eventos (Argentina)

3 QUE ES UN BURÓ DE EVENTOS? La palabra Buró o Bureau proveniente del frances, significa Oficina de Trabajo. El Buró de eventos y convenciones es la entidad gubernamental o privada que promociona y consigue congresos y eventos para una ciudad o país. También al añadirse la palabra Visitors o visitantes se promociona turísticamente a un país mediante las actividades o eventos que se realizan. MISIÓN Y OBJETIVOS DE UN BURÓ La misión básica del Buró de Convenciones y Visitantes es solicitar y asistir en las convenciones, encuentros y otros negocios relacionados con grupos, con el fin de crear políticas de promoción hacia los visitantes, generando así estadías más prolongadas en la ciudad y contribuir al desarrollo de la economía y a la calidad de vida en la comunidad. Además, el Buró asiste en la creación y promoción de experiencias de calidad para visitantes solos y a delegados de las convenciones. Establece acuerdos con entidades, tanto públicas como privadas, que nos permitan El Buro de eventos y convenciones promociona y consigue congresos y eventos para una ciudad o país implementar programas efectivos de mercadeo, diseñados para incrementar anualmente el número de visitantes a un país. Participa en el crecimiento de la economía del país, a través de las ventas directas y el mercadeo, como destino de turismo. Otra de las funciones del Buró de Convenciones y Visitantes, es la de promover una ciudad y atraer encuentros, convenciones y el negocio del turismo para la comunidad, mejorando y contribuyendo a la identidad completa y al beneficio de la economía. HISTORIA DE LOS BURÓS EN EL MUNDO 1895 Primer Buró: Detroit (U.S.A) se crea como destino de Convenciones 1902 Canadá primera oficina de Convenciones fuera de U.S.A 1914 Se forma The International Association of Convention Bureaus. Se establecen tarifas de convenciones y se chartean trenes para delegados Miniápolis le agrega la palabra Visitors a la de Convenciones 1930 Debido a la Gran Depresión la industria de los eventos aumenta su atención en las Reuniones Corporativas 1955 El Estado de Nevada declara 5% de impuesto sobre las habitaciones para el CB de Las Vegas, un creciente número de ciudades en el mundo adopta este sistema como mecanismo de fondos para sus centros de convenciones y CVBs Se le agrega la palabra Visitors a IACVB: la Asociación Internacional de CVB Primero en Latinoamérica: Se crea el CVB de Río de Janeiro Diciembre, se crea el CVB de Venezuela con 10 empresas promotoras 1997 CVB Las Vegas lanza la primera página Web de información. Relanzada en el 2001 maneja visitantes mensuales 2000 En el Mundo: Los Bureaus son símbolos de La información sobre un país 2007 Bolivia cuenta con su primer Buró de eventos Fuente: Buró de eventos y visitantes de Venezuela.

4 CÓMO ORGANIZAR UN EVENTO? Definición del objetivo, acciones y metas qué quiero? Análisis de recursos qué necesito? cómo lo voy a conseguir?, quién? Y con qué? Estructura organizacional. Definir actividades y dividir responsabilidades entre el equipo (organizarse en comités) Productos: Diagrama de Gantt, Presupuesto y Flujo de Efectivo. Realizar un proyecto a cerca del evento Realizar un presupuesto con respaldo de preformas Realizar contactos externos. (invitados, proveedores, ponentes, reservaciones, etc.) Búsqueda de patrocinios y donativos Difusión y promoción Sucede el evento Evaluación de resultados, reporte, cierre. Entrega de agradecimientos QUÉ SE NECESITA PARA REALIZAR UN EVENTO ACADÉMICO? Para garantizar el éxito del evento se recomienda: Tener una idea muy clara de lo que quieres hacer. Conformar un muy buen equipo de trabajo. Que cada miembro del grupo adquiera su rol y mantenga una actitud de servicio. Mantener una excelente comunicación, ser tolerante, confiar y mantener una actitud de respeto. Respetar el espacio del grupo. Una buena planeación y un cronograma de actividades. Llevar bitácora y memoria de actividades. Logística apropiada. Establecer un presupuesto adecuado.

5 RECOMENDACIONES LO QUE NO SE DEBE HACER Dejar la promoción del evento en fechas próximas a su realización. Definir fechas en semanas que tengan feriados de por medio (carnaval, aniversarios cívicos, fiestas católicas etc.). Utilizar 2 precios de inscripción ejm. si se inscribe hasta el 20 cuesta..., de lo contrario se incrementa un 20 % (mas que ayudar confunden) no se olvide que la mayoría se inscribe la ultima semana. Diseñar el afiche del evento con poca información. No debe imperar la informalidad a al hora de visitar empresas para informar sobre el evento. LO QUE SE DEBE TENER CLARO Las fechas probables del evento. Cantidad estimada de participantes. Lugar del evento idóneo para brindar un buen servicio. Público objetivo claramente definido (la clave de esto lo llevara al éxito del evento). La temática del evento. Consultar la disponibilidad de expositores. Un punto de equilibrio para cubrir costos. PRÓXIMO NUMERO Tema: Historia de los eventos académicos y estadísticas. No te lo pierdas!!! Copyrigh: Derechos Reservados Internacional Eventos Sugerencias: consultas@internacionaleventos.com