MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y

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1 Código: MP ICA CA Hoja: Página 1 de 56 Revisión: 00 Fecha de actualización: 03/11/2010 MUNICIPAL DE LA CULTURA Y DEL PARA

2 ÍNDICE 1. Introducción 3 Pág. 2. Marco Jurídico 4 3. Políticas y Lineamientos Generales 5 4. Lista Maestra de Documentos 6 5. Descripción de Procedimientos 7 DEL PARA Página 2 de 56

3 1. INTRODUCCIÓN De acuerdo a los Lineamientos para la elaboración de Manuales de Organización y de Procedimientos, con fundamento en los Artículos 129, fracción III, de la Ley de los Municipio del Estado de Quintana Roo, articulo 12 párrafo segundo del Reglamento Orgánico de la Administración Pública Descentralizada del Municipio Benito Juárez y considerando los avances tecnológicos y de modernidad, plasmamos en el presente Manual los Procedimientos a seguir para proporcionar a los Benitojuarenses que lo requieran los servicios que presta el Instituto para la Cultura y las Artes y personal que la integra; El Manual permite realizar con precisión las actividades de la Instituto, siguiendo los procedimientos para cada actividad, basados en una metodología, cuyo objetivo es de facilitar al personal la operación de los programas, a fin de aprovechar el tiempo y energía para obtener mas y mejores resultados. DEL PARA Página 3 de 56

4 2. MARCO JURÍDICO 1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Articulo 115, Fracción IV, inciso a). Periódico Oficial de la Federación: 5 de Febrero de Ultima Reforma 12 de Febrero del Constitución Política del Estado de Quintana Roo, Artículos 145, 146 y 160 Fracciones II, III, IV, V, VII y VIII. Periódico Oficial del Estado: 12 de Enero de Ultima Reforma: 11 de Septiembre del Ley de los Municipios del Estado de Quintana Roo, Artículo 66, Fracción I, inciso I y p, Articulo 115. Periódico Oficial del Estado: 20 de Diciembre del Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado, Artículo 47, Fracciones I XXIX. Periódico Oficial del Estado: 15 de Marzo de Última Reforma: 4 de Junio del Ley sobre el Escudo, la Bandera y el Himno Nacionales. Periódico Oficial de la Federación: 8 de Febrero de Ultima Reforma: 2 de Junio del Reglamento del Gobierno Interior del Ayuntamiento del Municipio de Benito Juárez, Quintana Roo. Articulo 147. Periódico Oficial del Estado: 17 de Marzo del Reglamento Orgánico de la Administración Pública Centralizada del Municipio Benito Juárez, Artículos 14 y 69. Periódico Oficial del Estado: 29 de Diciembre de Decreto Estatal Sobre el Uso del Escudo e Himno de Quintana Roo. Periódico Oficial del Estado: 17 de Marzo de DEL PARA Página 4 de 56

5 3. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS GENERALES 1. Para la realización de los EVENTOS CIVICOS. a). Los eventos o ceremonias cívicas estarán sujetas al Calendario Cívico Oficial, basados en la Ley sobre el Uso del Escudo, Bandera e Himno Nacionales, emitido por la Secretaria de Gobernación. b). El programa a realizar en cada evento cívico, estará regido por el Decreto sobre el Uso del Escudo e Himno a Quintana Roo y la Ley sobre el Uso del Escudo, Bandera e Himno Nacionales. c). Para la ejecución de una ceremonia esta deberá ser organizada con un minino de 10 días de anticipación. d). Como marca el reglamento en las fechas oficiales que rige la Ley Sobre el Uso del Escudo, Bandera e Himno Nacionales, deberá rendirse como mínimo Honores a la Bandera Nacional. 2. La solicitud de participación de la Banda de Música: a). Entregar la solicitud con un mínimo de 5 días naturales anteriores a la fecha del evento, para coordinar los detalles de la participación. b). La Participación podrá ser de lunes a sábado en un horario de 07:00 a 17:30 hrs., salvo eventos ya estipulados en el Calendario Anual de Actividades, (20, de Abril Fundación de Cancún, Toma de Protesta de la Administración Pública Municipal, Ceremonia del Grito de Independencia, Informes de Gobierno Municipal, y/o Visitas del Presidente de la República). DEL PARA Página 5 de 56

6 c). En caso que la participación se realice fuera de la ciudad (Delegaciones Municipales, Municipio de Q. Roo, Zona Hotelera, etc.), se solicitara al interesado la posibilidad de proporcionar gasolina para el transporte de la Banda. d). En caso de la solicitud por una Asociación Religiosa, se valorara el servicio. e). Cuando en la fecha que solicitan la participación, este programada una ceremonia cívica oficial, no se aprobará la solicitud y/o se sugerirá cambiar de fecha. 3..La solicitud de participación del Trió Voces del Caribe : a). Entregar la solicitud con un mínimo de 5 días naturales anteriores a la fecha del evento, para coordinar los detalles de la participación. b). La Participación podrá ser de lunes a sábado en un horario de 08:00 a 18:00 hrs. c). Se requiere Equipo de sonido con 3 micrófonos de pedestal. d). Cuando la participación sea fuera de la ciudad (Delegaciones Municipales, Municipios de Q. Roo, etc.), se solicitara al interesado la posibilidad de proporcionar gasolina para el transporte de los músicos. DEL PARA Página 6 de 56

7 4. LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS CÓDIGO VERSIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO P ICA FD P ICA FD P ICA FD FOMENTO Y DESARROLLO CULTURAL Procedimiento para la Creación de Programas Culturales Procedimiento para la Realización de Eventos Especiales Procedimiento para la Creación de la Cartelera Cultural Mensual FECHA DE LA ÚLTIMA EMISIÓN 03/11/10 03/11/10 03/11/10 P ICA FD Procedimiento para Diseño Grafico 03/11/10 P ICA EC P ICA EC P ICA EC UNIDAD DE EVENTOS CÍVICOS Procedimiento para las Presentaciones de la Banda de Música Procedimiento para la Solicitud de Participación del Trío Voces del Caribe. Procedimiento para la Solicitud de Participación de Maestro de Ceremonias 03/11/10 03/11/10 03/11/10 P ICA EC Procedimiento para Solicitar Asesoría 03/11/10 P ICA EC Procedimiento para la Realización de Eventos Cívicos UNIDAD DE CENTROS CULTURALES 03/11/10 P ICA CC Procedimiento de Talleres Culturales 03/11/10 P ICA OL P ICA OL OPERACIÓN Y LOGÍSTICA Procedimiento para apoyo logístico para Eventos Artísticos y Culturales Procedimiento para Presentaciones Artísticas 03/11/10 03/11/10 DEL PARA Página 7 de 56

8 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO PARA LA CREACION DE PROGRAMAS CULTURALES. Código: P ICA FD 01 Emisión: 03/11/10 Revisión: 00 Fomento y Desarrollo Cultural DE 1.0 OBJETIVO Crear programas enfocados a la difusión y atención de públicos específicos atendiendo la promoción eficiente dirigida a la creación de público, en especial a grupos vulnerables. 2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable a la población del municipio de Benito Juárez. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1 Director del Instituto de la Cultura y las Artes del Municipio de Benito Juárez Aprueba programas culturales. 3.2 Coordinador de Fomento y Desarrollo Cultural Propone la creación de programas Provee información de los programas culturales Establece mecanismos de operación de los programas 3.3 Coordinador de Operaciones y Logística Evalúa la viabilidad del programa cultural Seguimiento a los programas establecidos Establece responsabilidades 3.4 Coordinador administrativo realiza gestiones correspondientes para la implementación del programa 3.5 Responsable del Área de divulgación y difusión cultural establece estrategias de difusión para el programa 4.0 DEFINICIONES Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes definiciones: 4.1 Programa Cultural DEL PARA Página 8 de 56

9 Es una serie de acciones que se desarrollan atendiendo una expresión cultural previamente diagnosticada y evaluada de tal forma que se integra con una serie de objetivos, justificación, descripción y contenidos asi como con su cronograma correspondiente. 4.2 Fomento Cultural Es el área encargada de crear programas culturales en el municipio benito Juárez así como de darle continuidad a los programas preestablecidos. 4.3 Operaciones y Logística Es el área responsable de coordinar el uso, manejo y disposición de los equipos necesarios para la realización de los programas culturales asi como de atender las cuestiones logísticas para su realización. 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Interesado Lanza propuesta de creación de un programa cultural al instituto para cultura y las artes a través del área de fomento cultural 2 Coordinador de Fomento y Desarrollo Cultural Recibe propuesta, la evalúa y la viabilidad de la implementación del programa. 3 Si es viable implementarlo continua a paso 4, si no lo es se archiva para posterior implementación 4 Coordinador de operaciones y logística 5 Director del instituto para la cultura y las artes 6 Coordinador administrativo 7 Coordinador de Fomento y Desarrollo Cultural 8 Responsable del Área de divulgación y difusión cultural Evalúa la viabilidad operativa del programa, si es viable, continua paso 5, si no lo es se buscan alternativas para implementación Recibe propuesta y aprueba implementación. Realiza las gestiones pertinentes para la correcta implantación del programa cultural Canaliza al área de divulgación y difusión para dar a conocer a la población el programa por implementar. Implementa estrategias de divulgación. DEL PARA Página 9 de 56

10 Paso Responsable Descripción de la Actividad 9 Fin del procedimiento 6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS 6.1 No Aplica 7.0 REGISTROS 7.1 F ICA FD 01 No Aplica 7.2 D ICA FD 01 Diagrama de Flujo del procedimiento para la creación de programas. 8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO Revisión anterior Revisión actual Razón de la última modificación Fecha de Actualización N/A Original Documento elaborado por primera vez 00 DEL PARA Página 10 de 56

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12 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EVENTOS ESPECIALES Código: P ICA FD 02 Emisión: 03/11/10 Revisión: 00 Departamento: Fomento y Desarrollo Cultural DE LA CULTURA Y LAS ARTES 1.0 OBJETIVO Ofrecer a los diversos públicos del municipio Benito Juárez, eventos de carácter único o secuencial que permitan generar en la población una oferta que responda a la diversidad cultural del municipio. 2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todos los habitantes del Municipio de Benito Juárez. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1 Director del Instituto de la Cultura y las Artes del Municipio de Benito Juárez Establece y autoriza los eventos especiales que se desarrollarán a lo largo del año. 3.2 Coordinador de Fomento y Desarrollo Cultural Calendariza los eventos especiales Establece mecanismos de operación de los eventos especiales Provee información de los eventos especiales 3.3 Coordinador de Operaciones y Logística Evalúa la viabilidad de los eventos especiales Da seguimiento a los eventos especiales programados Establece responsabilidades 3.4 Coordinador administrativo Realiza las gestiones correspondientes para la realización de los eventos especiales 3.5 Responsable del Área de divulgación y difusión cultural Establece estrategias de difusión para los eventos especiales 4.0 DEFINICIONES Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes definiciones: DEL PARA Página 12 de 56

13 4.1. Eventos especiales únicos y secuenciales 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Director del Instituto de la Cultura y las Artes 2 Coordinador de Fomento y Desarrollo Cultural Establece y autoriza los eventos especiales que se desarrollarán a lo largo del año. Calendariza los eventos especiales 3 Coordinador de operaciones y logística 4 Director del instituto para la cultura y las artes 5 Coordinador administrativo 6 Coordinador de Fomento y Desarrollo Cultural 7 Responsable del Área de divulgación y difusión cultural 8 Fin del procedimiento Evalúa la viabilidad operativa de los eventos especial, si es viable, continua paso 4, si no lo es se buscan alternativas para implementación Recibe propuesta operativa y aprueba su implementación Realiza las gestiones pertinentes para la correcta implantación de los eventos culturales. Canaliza al área de divulgación y difusión para dar a conocer a la población los eventos especiales por implementar. Implementa estrategias de divulgación REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS No Aplica 7.0 REGISTROS 7.1 F ICA FD D ICA FD 01 Diagrama de Flujo del procedimiento para la creación de programas. DEL PARA Página 13 de 56

14 8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO Revisión anterior Revisión actual Razón de la última modificación Fecha de Actualización N/A Original Documento elaborado por primera vez 00 DEL PARA Página 14 de 56

16 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO PARA LA CREACIÓN DE LA CARTELERA CULTURAL MENSUAL Código: P ICA FD 03 Emisión: 03/11/10 Revisión: 00 Divulgación y Difusión Cultural DE 1.0 OBJETIVO Divulgar y difundir las actividades que organiza mensualmente el Instituto para la Cultura y las Artes del municipio Benito Juárez a través de la creación, diseño y distribución de una Cartelera Cultural que incluye la programación de los espacios culturales que atiende. 2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable a la población del municipio de Benito Juárez. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1 Responsable del Área de Divulgación y Difusión Cultural Solicita la información detallada de las actividades programadas por las áreas de Fomento y Desarrollo Cultural, la Coordinación de Operaciones y Logística, la Unidad de Centros Culturales y la Unidad de Eventos Cívicos Recibe y diseña el contenido de la Cartelera Cultural Solicita al encargado del Área de Diseño e Imagen la creación de aplicaciones de la Cartelera para carteles, envíos masivos vía Internet y página web Aprueba aplicaciones para Carteles, envíos masivos vía Internet y Página Web Difunde la cartelera cultural por medios electrónicos y virtuales. 3.2 Coordinador de Fomento y Desarrollo Cultural Provee de información detalla de los eventos especiales del mes Revisa y Aprueba la Cartelera Cultural mensual 3.3 Coordinador de Operaciones y Logística Provee de información detalla de los eventos especiales del mes Distribución de carteles impresos. 3.4 Titular de la Unidad de Centros Culturales Provee de información detalla de los eventos especiales del mes. 3.5 Titular de la Unidad de Eventos Cívicos Provee de información detalla de los eventos especiales del mes. DEL PARA Página 16 de 56

17 3.6 Encargado del Área de Diseño e Imagen Diseña aplicaciones de la Cartelera Cultural mensual para carteles, envíos masivos vía Internet y página web Envía materiales para aprobación al responsable de Divulgación y Difusión Cultural 3.7 Coordinación Administrativa Recibe los diseños aprobados de la Cartelera Cultural y gestiona su impresión Entrega los carteles impresos de la Cartelera Cultural a la Coordinación de Operaciones y Logística para su distribución 4.0 DEFINICIONES Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes definiciones: NO APLICA 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Responsable del Área de Divulgación y Difusión Cultural 2 Coordinador de Fomento y Desarrollo Cultural 3 Coordinador de operaciones y logística 4 Titular de Unidad de Centros Culturales 5 Titular de la Unidad de Eventos Cívicos 6 Responsable del Área de Divulgación y Difusión Cultural Solicita la información detallada de las actividades programadas por las áreas de Fomento y Desarrollo Cultural, la Coordinación de Operaciones y Logística, la Unidad de Centros Culturales y la Unidad de Eventos Cívicos. Provee de información detalla de los eventos especiales del mes Provee de información detalla de los eventos especiales del mes Provee de información detalla de los eventos especiales del mes Provee de información detalla de los eventos especiales del mes Recibe y diseña el contenido de la Cartelera Cultural. 7 Coordinador de Fomento y Revisa y Aprueba la Cartelera Cultural mensual, si no se aprueba regresa al paso 1. DEL PARA Página 17 de 56

18 Paso Responsable Descripción de la Actividad Desarrollo Cultural 8 Responsable del Área de Divulgación y Difusión Cultural 9 Encargado del Área de Diseño e Imagen Solicita al encargado del Área de Diseño e Imagen la creación de aplicaciones de la Cartelera para carteles, envíos masivos vía Internet y página web. Diseña aplicaciones de la Cartelera Cultural mensual para carteles, envíos masivos vía Internet y página web. 10 Envía materiales para aprobación al responsable de Divulgación y Difusión Cultural. 11 Responsable del Aprueba aplicaciones para Carteles, envíos masivos vía Internet y Área de Página Web. divulgación y difusión cultural 12 Envía los diseños aprobados a la Coordinación Administrativa 13 Coordinación Administrativa Recibe los diseños y gestiona la impresión de la Cartelera Cultural 14 Entrega los carteles impresos de la Cartelera Cultural a la Coordinación de Operaciones y Logística para su distribución. 15 Coordinación de Operaciones y Logística 16 Responsable de Divulgación y Difusión 17 Fin del procedimiento Distribución de carteles impresos de la Cartelera Cultural. Difunde la cartelera cultural por medios electrónicos y virtuales. 6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS No Aplica 7.0 REGISTROS 7.1 F ICA FD D ICA FD 01 Diagrama de Flujo del procedimiento para la creación de programas DEL PARA Página 18 de 56

21 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO PARA DISEÑO GRAFICO. Código: P ICA FD 04 Emisión: 03/11/10 Revisión: 00 Fomento y Desarrollo Cultural DE LA CULTURA Y LAS ARTES 1.0 OBJETIVO Crear material grafico para difundir y promover todas las acciones que realiza el Instituto 2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable a la población del municipio de Benito Juárez. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1 Coordinador de Fomento y Desarrollo Cultural Recibe solicitud para realización de diseño Integra el material escrito e imágenes para diseño. 3.2 Responsable del Área de divulgación y difusión cultural Recibe la información escrita e imágenes para diseño. 3.3 Encargado del Área de Diseño e Imagen Procesa la información en material grafico para difusión 3.4 Coordinador Administrativo Realiza gestiones para la producción de material grafico para difusión 4.0 DEFINICIONES Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes definiciones 4.1 Definición de Diseño Gráfico. El diseño gráfico, es la acción de concebir, programar, proyectar y realizar comunicaciones visuales, producidas en general por medios industriales y destinadas a transmitir mensajes específicos a grupos sociales determinados. DEL PARA Página 21 de 56

22 5.0DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Entidad solicitante Envía a Fomento y Desarrollo el material escrito e imagen para diseño 2 Coordinador de Fomento y Desarrollo Cultural Recibe solicitud para realización de diseño 3 Integra el material escrito e imágenes para diseño 4 Responsable del Área de divulgación y difusión cultural Recibe la información escrita e imágenes para diseño. 5 Envía al encargado de diseño, la información escrita e imágenes para di seño para su procesamiento 6 Encargado del Área de Diseño e Imagen Procesa la información en material grafico para difusión 7 Envía los diseños para revisión y producción al área administrativa 8 Coordinador Administrativo Revisa, aprueba y realiza gestiones para la producción de material grafico para difusión 9 Fin del procedimiento 6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS 6.1 No Aplica 7.0 REGISTROS 7.1 No Aplica DEL PARA Página 22 de 56

26 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO DE PRESENTACIONES DE LA BANDA DE MUSICA Código: P ICA EC 01 Emisión: 03/11/10 Revisión: 00 Unidad de Eventos Cívicos DE LA CULTURA Y LAS ARTES 1.0 OBJETIVO Proporcionar a la ciudadanía los servicios de la Banda de Música para fomentar la cultura musical y el conocimiento de nuestros Himno Nacional y del Estado entre los Benitojuarenses. 2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todos los habitantes del Municipio de Benito Juárez. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1. Titular de la Unidad de Eventos Cívicos Autorizar la solicitud Supervisar que se proporcione el apoyo 3.2 Director de la Banda de Música Coordinar la ejecución del evento Informar a la Unidad los resultados del apoyo proporcionado 3.3 Asistente de Dirección Recepcionar, agendar y canalizar Avisar la respuesta al solicitante 3.4 Banda de Música Proporciona el apoyo 4.0 DEFINICIONES Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes definiciones: DEL PARA Página 26 de 56

27 4.1. Banda de Música Grupo de personas que ejecutan un instrumento musical guiados por un Director Musical basados en partituras y acordes musicales, que participan en Conciertos Didácticos, Conciertos Populares, Eventos Protocolarios 4.2 Concierto Didáctico Participación musical de la Banda de Música en la que interpretan diferentes melodías y dan explicación a los asistentes de la función de cada instrumento musical que integra la Banda. 4.3 Concierto Popular 3. Participación musical de la Banda de Música en la que interpretan diferentes melodías, con duración de 1.20 min. Dividido en 2 bloques. 4.4 Eventos Protocolarios 4. Participación musical de la Banda de Música en las ceremonias y eventos en los que por su solemnidad interpretan el Himno a Quintana Roo e Himno Nacional. 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Interesado Solicita participación de la Banda de Música, a través de un oficio donde se especifica (Tipo de evento, horario, fecha y lugar). 2 Asistente de Dirección Recibe y revisa el documento 3 Si, la fecha esta disponible, agenda la actividad No, esta disponible la fecha o esta incorrecta la solicitud, solicita modifique el oficio. 4 Director de Área Autoriza participación 5 Asistente de Dirección Canaliza la solicitud agendar el evento. al Director de la Banda de Música, para 6 Notifica vía telefónica al solicitante la autorización y se le proporcionan los datos del Director de la Banda para coordinar detalles del evento. 7 Interesado Recibe notificación y contacta al Director de la Banda, para acordar detalles del evento 8 Director de la Banda de Música Coordina la presentación de la Banda. DEL PARA Página 27 de 56

28 Paso Responsable Descripción de la Actividad 9 Banda de Música Ejecuta el evento 10 Director de la Banda de Música Realiza informe a la Dirección de Eventos Cívicos. 11 Asistente de Dirección Archiva el informe de la actividad 12 Fin de Procedimiento 6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS 6.1 P ICA EC 01 Para realizar Eventos Cívicos 7.0 REGISTROS 7.1 F ICA EC 01 Solicitud de participación de la Banda de Música 7.1 F ICA EC 02 Informe mensual de Actividades de la Banda de Música 7.2 D ICA EC 02 Diagrama de Flujo de Participación de la Banda de Música 8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO Revisión anterior Revisión actual Razón de la última modificación Fecha de Actualización N/A Original Documento elaborado por primera vez 00 DEL PARA Página 28 de 56

29 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ Solicitud de Participación de Banda de Música Código: F ICA EC 01 Emisión: 31/08/2010 Revisión: 00 Unidad de Eventos Civicos DE LA CULTURA Y LAS ARTES Interesado Asistente de Dirección Director de Área Director de Banda de Música Banda de Música INICIO Solicita con oficio participación de Banda de Música Recibe oficio y revisa datos fecha disponible? QUINTANA ROO no si Programa actividad Reprogra ma fecha Programa actividad y notifica al interesado Autoriza evento Ajusta especificaciones Coordina la presentación Ejecuta la participación Elabora reporte Archivar FIN DEL PARA Página 29 de 56

30 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO DE PRESENTACIONES DEL TRIO VOCES DEL CARIBE Código: P ICA EC 02 Emisión: 03/11/10 Revisión: 00 Unidad de Eventos Cívicos DE LA CULTURA Y 1.0 OBJETIVO Proporcionar a la ciudadanía los servicios del Trío Voces del Caribe para fomentar la cultura musical y el conocimiento de nuestras tradiciones. 2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todos los habitantes del Municipio de Benito Juárez. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1 Titular de la Unidad de Eventos Cívicos Autorizar la solicitud Supervisar que se proporcione el apoyo 3.2 Trío Voces del Caribe Coordinar la ejecución del evento Informar a la Unidad los resultados del apoyo proporcionado 3.3 Asistente de Dirección Recepcionar, agendar y canalizar la solicitud Avisar la respuesta al solicitante 4.0 DEFINICIONES Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes definiciones: 4.1 Trío Voces del Caribe Grupo de 3 personas que interpretan acordes musicales, y que participan en Conciertos Populares y Eventos Protocolarios y Especiales. 4.2 Concierto Popular Participación musical en la que interpretan diferentes melodías, con duración de 1.20 min. Dividido en 2 bloques. DEL PARA Página 30 de 56

31 4.3 Eventos Protocolarios Participación musical en las ceremonias y eventos en los que por su solemnidad interpretan el Himno a Quintana Roo e Himno Nacional. 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Interesado Solicita participación del Trío Voces del Caribe, a través de un oficio donde se especifica (Tipo de evento, horario, fecha y lugar). 2 Asistente de Dirección Recibe y revisa el documento 3 Si, la fecha esta disponible, agenda la actividad No, esta disponible la fecha o esta incorrecta la solicitud, solicita modifique el oficio. 4 Director de Área Autoriza participación 5 Asistente de Dirección Canaliza la solicitud a los integrantes del Trío, para agendar el evento. 6 Notifica vía telefónica al solicitante la autorización y se le proporcionan los datos del Trío para coordinar detalles del evento. 7 Interesado Recibe notificación y contacta al Trío para acordar detalles del evento 8 Trío Voces del Caribe Coordina y ejecuta la presentación 9 Informa del resultado del apoyo 10 Asistente de Archiva el informe de la actividad Dirección 11 Fin de Procedimiento 6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS 6.1 P ICA EC 01 Para realizar Eventos Cívicos 7.0 REGISTROS 7.1 F ICA EC 01 Solicitud de participación del Trío voces del Caribe 7.1 F ICA EC 02 Informe mensual de Actividades del Trío Voces del Caribe 7.2 D ICA EC 01 Diagrama de Flujo de Participación del Trío Voces del Caribe DEL PARA Página 31 de 56

34 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE MAESTRO DE CEREMONIAS Código: P ICA EC 03 Emisión: 03/11/10 Revisión: 00 Unidad de Eventos Cívicos DE LA CULTURA Y LAS ARTES 1.0 OBJETIVO Proporcionar apoyo en la conducción de los programas que realizan las Dependencias Municipales, así como a Asociaciones y Escuelas, 2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todos los habitantes del Municipio de Benito Juárez. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1 Titular de la Unidad de Eventos Cívicos Autorizar la solicitud Supervisar y/o proporcionar el apoyo 3.2 Maestro de Ceremonias Coordinar y proporcionar el evento Informar a la Unidad los resultados del apoyo proporcionado 3.3 Asistente de Dirección Recepcionar, agendar y canalizar la solicitud Avisar la respuesta al solicitante 4.0 DEFINICIONES Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes definiciones: 4.1 Maestro de Ceremonias Persona que lleva a cabo la conducción de un evento o ceremonia, bajo un programa establecido. 4.2 Ceremonia o Evento: DEL PARA Página 34 de 56

35 Tipo de acto en el que intervienen varias personas, en el cual se hace referencia a un motivo en especial, que puede ser: Ceremonia Cívica, Clausura de Cursos, Festival Cultural, Convenciones, Giras de Trabajo, entre otra. 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Interesado Solicita participación del Maestro de Ceremonias, a través de un oficio donde se especifica (Tipo de evento, horario, fecha y lugar). 2 Asistente de Dirección Recibe y revisa el documento 3 Si, la fecha esta disponible, agenda la actividad No, esta disponible la fecha o esta incorrecta la solicitud, solicita modifique el oficio. 4 Director de Área Autoriza participación 5 Proporciona el apoyo 6 Asistente de Dirección Canaliza la solicitud al Maestro de Ceremonias 7 Notifica vía telefónica al solicitante la autorización y se le proporcionan los datos del Maestro de Ceremonias para coordinar detalles del evento. 8 Interesado Recibe notificación y contacta al Maestro de Ceremonias para acordar detalles del evento 9 Maestro de Coordina y ejecuta la presentación Ceremonias 10 Informa del resultado del apoyo 11 Asistente de Dirección Archiva el informe de la actividad 12 Fin de Procedimiento 6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS 6.1 P ICA EC 01 Para realizar Eventos Cívicos 7.0 REGISTROS 7.1 F ICA EC 01 Solicitud de Maestro de Ceremonias 7.2 D ICA EC 02 Diagrama de Flujo de Participación del Maestro de Ceremonias DEL PARA Página 35 de 56

38 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE ASESORIA Código: P ICA EC 04 Emisión: 03/11/10 Revisión: 00 Unidad de Eventos Cívicos DE LA CULTURA Y 1.0 OBJETIVO Proporcionar a la ciudadanía información que fomente la cultura Cívica, Protocolaria, Histórica y Musical, así como el Amor y Conocimiento de nuestra Historia y Símbolos Patrios, también la joven historia de nuestro Estado y Municipio. 2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todos los habitantes del Municipio de Benito Juárez. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1 Titular de la Unidad de Eventos Cívicos Autorizar la solicitud Proporcionar y/o supervisar que se proporcione el apoyo 3.2 Jefe de Organización de Eventos Proporcionar la asesoría que se solicita Informar a la Unidad los resultados del apoyo proporcionado 3.3 Asistente de Dirección Recepcionar, agendar y canalizar la solicitud Avisar la respuesta al solicitante 4.0 DEFINICIONES Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes definiciones: 4.1 Protocolo Cívico Información precisa sobre reglamentación para realizar ceremonias en los que se realicen Honores a la Bandera Nacional. 4.2 Reglamentación Cívica: Documentación en la cual se rige la ejecución de los eventos y ceremonias cívicas, como marca el protocolo DEL PARA Página 38 de 56

39 4.3 Historia: X. Datos sobre el Estado y Municipio, como lo es: Su Fundación, Escudo, Bailables y Música, etc 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Interesado Oficio en cual se solicita el apoyo, especificando que tipo de información requiere. 2 Asistente de Dirección Recibe y revisa el documento 3 Si, la fecha esta disponible, agenda la actividad No, esta disponible la fecha o esta incorrecta la solicitud, solicita modifique el oficio. 4 Director de Área Autoriza, proporciona apoyo Autoriza, canaliza el apoyo 5 Asistente de Dirección 6 Jefe de O. Eventos Proporciona el apoyo Notifica vía telefónica al solicitante la autorización y se le proporcionan los datos de la persona que proporcionara el apoyo para coordinar detalles. 7 Fin de procedimiento 6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS 6.1 P ICA EC 01 Para realizar Eventos Cívicos 7.0 REGISTROS 7.1 F ICA EC 01 Oficio de solicitud de asesoría protocolaria 7.2 D ICA EC 02 Diagrama de Flujo de Proporcionar Asesoría de Protocolo 8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO Revisión anterior Revisión actual Razón de la última modificación Fecha de Actualización N/A Original Documento elaborado por primera vez DEL PARA Página 39 de 56

41 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EVENTOS CIVICOS Código: P ICA EC 05 Emisión: 03/11/10 Revisión: 00 Departamento : DE LA CULTURA Y LAS ARTES 1.0 OBJETIVO Establecer los mecanismos y plasmarlos en formatos de fácil comprensión, a efecto de que el o la que lo requiera tenga el material adecuado para la correcta ejecución de un evento o ceremonia cívica. 2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todos los habitantes del Municipio de Benito Juárez. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1 Titular de la Unidad de Eventos Cívicos Verificar el correcto cumplimiento de los procedimientos establecidos Supervisar que se cumpla con el reglamento que rige el protocolo cívico. 3.2 Jefe de Organización de Eventos: Coordinar la ejecución del evento Informar a la Unidad los resultados del apoyo proporcionado 3.3 Asistente de Dirección Elaborar la documentación necesaria para la ejecución del evento o ceremonia Confirmar la participación de los invitados al evento Apoyar en la ejecución del evento 4.0 DEFINICIONES Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes definiciones: 4.1. Ceremonia Cívica Evento realizado para rendir homenaje a los Próceres de la Patria, Símbolos Patrios, Historia de Nuestro Estado y Municipio, regido por la Ley sobre el Uso DEL PARA Página 41 de 56

42 del Escudo, Bandera e Himno Nacionales, así como el Decreto sobre el Uso Escudo e Himno a Quintana Roo Guardia de Honor u Ofrenda Floral Acto en el que se coloca una Ofrenda Floral en homenaje a los Próceres de la Patria y de Nuestro Estado, Según el calendario cívico contemplado en la Ley sobre el Uso del Escudo, Bandera e Himno Nacionales, así como el Decreto sobre el Uso Escudo e Himno a Quintana 4.3 Programa Documento que contiene el orden de participación de todas y cada una de las intervenciones que se presentan en la Ceremonia Cívica o Guardia de Honor. 4.4 Presidium Lista de Autoridades que presiden el evento 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 J.O.E, Programación del Evento o Ceremonia 2 Director de Área Autoriza la organización del evento o ceremonia 3 Asistente de Dirección Elabora la documentación del evento (Invitaciones, solicitudes de apoyo, programa, etc) 4 Director de Área Autoriza la documentación 5 Asistente de Dirección 6 Auxiliar de la Dirección Envía documentación a las áreas involucradas Servicios Generales, Secretaria de Seguridad Pública, Escuelas, Funcionarios de los Tres Niveles de Gobierno, etc Entrega la documentación del evento 7 Áreas Involucradas Proporcionar los apoyos requeridos 8 Eventos Cívicos Ejecuta el evento DEL PARA Página 42 de 56

43 Paso Responsable Descripción de la Actividad 9 Asistente de Dirección 10 Fin del procedimiento Realiza una minuta del evento y archiva 6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS 6.1 P ICA EC 01 Procedimiento de solicitud de Participación de la Banda de Música 7.0 REGISTROS 7.1 F ICA EC 01 Ley sobre el Uso del Escudo, Bandera e Himno Nacionales. 7.2 F ICA EC 02 Decreto sobre el Uso del Escudo e Himno a Q. Roo 7.3 D ICA EC 01 Diagrama de Flujo del Procedimiento para realizar Eventos Cívicos 8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO Revisión anterior Revisión actual Razón de la última modificación Fecha de Actualización N/A Original Documento elaborado por primera vez 00 DEL PARA Página 43 de 56

45 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO DE TALLERES CULTURALES. Código: P ICA CC 01 Emisión: 03/11/10 Revisión: 00 Unidad de Centros Culturales DE LA CULTURA Y LAS ARTES 1.0 OBJETIVO Integrar, coordinar y difundir los talleres culturales que se imparte en el Instituto de la Cultura y las Artes de Benito Juárez 2.0 ALCANCE Talleristas de las diversas disciplinas artísticas. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1 Titular de la Unidad de Centros Culturales Evalúa las propuestas de talleres en términos de viabilidad Asigna espacios y horarios Integra la información escrita e imágenes para diseño y difusión 3.2 Responsable de área de divulgación y difusión cultural Recibe material escrito e imágenes de los talleres Envía la información al área de diseño e imagen 3.3 Encargado del área de diseño e imagen Procesa el material escrito e imágenes de los talleres 3.4 Tallerista Realización de taller Cierre de taller 4.0 DEFINICIONES Tallerista: Instructor que imparte un taller o clase en este caso relacionado con las artes DEL PARA Página 45 de 56

46 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Tallerista Lanza propuesta para la implementación de un taller artístico 2 Titular de la Unidad de Centros Culturales Evalúa las propuestas de talleres en términos de viabilidad 3 Asigna espacios y horarios. 4 Integra la información escrita e imágenes para diseño y difusión 5 Responsable de Recibe material escrito e imágenes de los talleres área de divulgación y difusión cultural 6 Envía la información al área de diseño e imagen 7 Encargado del área de diseño e imagen. Procesa el material escrito e imágenes de los talleres 8 Tallerista Realización de taller 9 Fin del procedimiento Cierre de taller 6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS 6.1 Recibo de pagos para alumnos 7.0 REGISTROS 7.1 P ICA FD 01 Registro de Inscripción DEL PARA Página 46 de 56

49 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO PARA APOYO LOGÍSTICO PARA EVENTOS ARTÍSTICOS Y CULTURALES Código: : P ICA OL 01 Emisión: 03/11/10 Revisión: 00 Coordinación de Operaciones y Logística DE LA CULTURA Y LAS ARTES 1.0 OBJETIVO Proporcionar apoyo logístico en el desarrollo de eventos a artistas, grupos culturales y creadores del Municipio de Benito Juárez. 2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todos los artistas, grupos culturales, escuelas, asociaciones y creadores del Municipio de Benito Juárez. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1 Director del Instituto para la Cultura y las Artes del Municipio de Benito Juárez Aprueba la solicitud de apoyo logístico Autoriza la documentación de apoyo 3.2 Coordinador de Operaciones y Logística: Evalúa la viabilidad de la solicitud de apoyo Da seguimiento a la solicitud Establece responsabilidades 3.3 Unidad de Centros Culturales Recibe y evalúa la solicitud de apoyo logístico Orienta al interesado en caso de cualquier error en la solicitud Agenda el evento y lo turna a Operaciones y Logística 3.4 Coordinador Administrativo Realiza las gestiones pertinentes 4.0 DEFINICIONES Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes definiciones: 4.1. Logística DEL PARA Página 49 de 56

50 Toda infraestructura necesaria para llevar a cabo un evento artístico cultural tal como sonido, iluminación, tarimas, mamparas etc. 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Interesado Unidad de Centros Culturales Coordinador de Operaciones y Logística Coordinador Administrativo Director del Instituto para la Cultura y Las Artes Coordinador de Operaciones y Logística Coordinador Administrativo Fin del procedimiento Descripción de la Actividad Presenta solicitud de apoyo por escrito Recibe solicitud y la valida, en caso de que proceda la registra y la turna a la Coordinación de Operaciones y Logística En caso de que sea viable la registra y continúa al paso 4, en caso contrario orienta al interesado y lo canaliza a la institución que proceda. Evalúa la viabilidad logística del evento, de ser posible, continua paso 5, si no lo es se buscan alternativas para llevarlo a cabo Elabora los oficios necesarios en base a la solicitud y la calendarización. Autoriza los oficios correspondientes Supervisa que el evento se lleve a cabo con el apoyo requerido Integra expediente y archiva 6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS 6.1 No Aplica 7.0 REGISTROS 7.1 F ICA FD 01 No Aplica 7.2 D ICA FD 01 Diagrama de Flujo del procedimiento para apoyo logístico 8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO DEL PARA Página 50 de 56

51 Revisión anterior Revisión actual Razón de la última modificación Fecha de Actualización N/A Original Documento elaborado por primera vez 00 DEL PARA Página 51 de 56

53 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO DE PRESENTACIONES ARTÍSTICAS Código: : P ICA OL 02 Emisión: 03/11/10 Revisión: 00 Coordinación de Operaciones y Logística DE LA CULTURA Y LAS ARTES 1.0 OBJETIVO Dotar a la población del Municipio de Benito Juárez de eventos artísticos que fomenten el gusto por nuestras raíces culturales y contribuyan a la integración familiar y poblacional. 2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todos los habitantes del Municipio de Benito Juárez. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1 Director del Instituto par la Cultura y las Artes del Municipio de Benito Juárez Autoriza los oficios correspondientes 3.2 Coordinador de Operaciones y Logística: Evalúa la viabilidad del evento artístico Solicita la logística necesaria Da seguimiento a todas las necesidades Establece responsabilidades 3.3 Unidad de Centros Culturales Calendariza y planea evento artístico Agenda el evento y lo turna a Operaciones y Logística 3.4 Coordinador Administrativo Elabora los oficios pertinentes 3.5 Encargado de Organización de eventos Elabora programa artístico y convoca a los artistas 4.0 DEFINICIONES Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes definiciones: DEL PARA Página 53 de 56

54 4.1. Presentaciones artísticas Eventos donde se llevan a cabo espectáculos tanto musicales como de artes escénicas de todo tipo. 5.0DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Unidad de Centros Culturales Recibe solicitud de presentación artística 2 Calendariza y planea el evento 3 Coordinador de Operaciones y Logística Evalúa la viabilidad logística del evento, de ser posible, continua paso 3, si no lo es se buscan alternativas para llevarlo a cabo 4 Elabora listado con la logística necesaria Encargado de Organización de Eventos Coordinador Administrativo Director del Instituto de la Cultura y Las Artes Coordinador Administrativo Responsable del Área de divulgación y difusión cultural Coordinador de Operaciones y Logística Encargado de Organización de Eventos Coordinador Administrativo Elabora programa y convoca a los artistas Elabora los oficios necesarios en base a la lista y a la calendarización. Autoriza los oficios correspondientes Canaliza al área de divulgación y difusión para dar a conocer a la población el programa por implementar. Implementa estrategias de divulgación. Supervisa que el evento se lleve a cabo con todo lo necesario Ejecuta el evento Integra expediente y archiva 13 Fin de Procedimiento DEL PARA Página 54 de 56

55 6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS No Aplica 7.0 REGISTROS No Aplica 8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO Revisión anterior Revisión actual Razón de la última modificación Fecha de Actualización N/A Original Documento elaborado por primera vez 00 DEL PARA Página 55 de 56