Secretaría de Finanzas Unidad de Modernización Manual de USUARIOS

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1 Secretaría de Finanzas Unidad de Modernización Manual de USUARIOS MU-UDEM-13.1 Módulo de Contabilidad por Partida Doble Sistema de Administración Financiera Integrada Normas y Procesos Versión 1.00 Fecha: Septiembre 2008 Total Págs. 124

2 Derechos Reservados 2007 SECRETARIA DE FINANZAS Todos los Derechos Reservados. Ninguna parte de este material puede ser reproducido de ninguna manera, ni fotostática, microfilm, serigrafía, o de alguna otra manera, o incorporado dentro de un sistema de información, electrónico o mecánico, sin una autorización escrita de la Secretaría de Finanzas, dueño del derecho reservado. Secretaria de finanzas 2 / 124 unidad de Modernización

3 Tabla de contenido 1. Objetivo del Manual de Contabilidad por Partida Doble 4 2. Diseño Conceptual LA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL PROPÓSITOS DE LA CONTABILIDAD DEL SECTOR PÚBLICO ESTRUCTURA DEL SUBSISTEMA DE CONTABILIDAD ELEMENTOS QUE PARTICIPAN EN LA OPERATORIA CONTABLE Plan Único de Cuentas Contables Tablas de Eventos Contables Variables utilizadas PERFILES Perfil Creación Plan de Cuentas Contables Perfil Aprobación Plan de Cuentas Contables Perfiles Creación Matrices de Conversión Automática Perfiles Aprobación Matrices de Conversión Automática Perfiles Carga de Asientos Manuales Perfiles Aprobación de Asientos Manuales BOTONES USADOS EN EL SISTEMA ESTADOS DE LOS DOCUMENTOS DURANTE EL PROCESO DE CARGA Estado Elaborado Estado Verificado Estado Aprobado PROCESO CARGA PLAN DE CUENTAS CONTABLES Pantalla de Carga Cuentas Contables APROBACIÓN PLAN DE CUENTAS CONTABLES MODIFICACIÓN DE CUENTAS CONTABLES ELIMINACIÓN DE CUENTAS CONTABLES APROBACIÓN MODIFICACIONES Y ELIMINACIONES DE CUENTAS CONTABLES CARGA TABLAS DE EVENTOS PARA GASTOS Tabla de Eventos Objeto del Gasto-Cuenta Contable Tablas de Eventos Cuenta Contable-Cuenta Contable Tabla de Evento de Pagado Creación Tablas de Eventos de Contabilización de Ingresos Creación Tabla de Evento de Auxiliares Contables Elaboración de Asientos Manuales Elaboración de Contrasientos Secretaria de finanzas 3 / 124 unidad de Modernización

4 1. Objetivo del Manual de Contabilidad por Partida Doble Brindar una herramienta de guía a los usuarios de la Contaduría General de la República y de los diferentes Departamentos de contabilidad de las Instituciones Descentralizadas en la carga de las tablas de Eventos contables y explicar el proceso para la elaboración de asientos manuales y de Contrasientos. Secretaria de finanzas 4 / 124 unidad de Modernización

5 2. Diseño Conceptual En cumplimiento a lo expuesto en la Ley No se explican a continuación los elementos, procesos y productos constitutivos del Subsistema de Contabilidad del SIAFI La Contabilidad Gubernamental El Subsistema de Contabilidad Gubernamental, parte componente del Sistema Integrado de Información Financiera SIAFI, es un conjunto ordenado de principios, normas, procedimientos técnicos, herramientas informáticas, estructuras y otros medios o recursos que hacen posible la captura, gestión y registro de las transacciones financieras y económicas derivadas de los procesos de acción pública, con el objeto de valuar y exponer los hechos económico financieros que afecten o puedan llegar a afectar el patrimonio de las instituciones públicas Propósitos de la Contabilidad del Sector Público Registrar todas las transacciones que se producen en las entidades públicas y que afectan la situación económico financiera de éstas. Producir información contable con referencia a sus soportes, ordenada de tal forma que faciliten las tareas de control y auditoria, sean éstas internas o externas. Suministrar información para la toma de decisiones por parte de los responsables de la gestión financiera pública y para los terceros interesados en la misma Estructura del Subsistema de Contabilidad Está compuesto por la Contabilidad de la Administración Central y la Contabilidad de las Instituciones Descentralizadas, Empresas Públicas, Municipios y Universidades Nacionales. La Contabilidad de la Administración Central, administrada por la Contaduría General de la República, elaborará los asientos de partida doble de las transacciones del conjunto de los organismos de la Administración Central como único ente contable. La Contabilidad de las Instituciones Descentralizadas, Empresas Públicas, Municipios y Universidades Nacionales, requiere que cada una de ellas posea personería jurídica, patrimonio independiente y presupuesto propio. La misma debe mostrar los resultados de su gestión presupuestaria, financiera y económica identificando sus activos, pasivos y patrimonio. Cada institución descentralizada, empresa, municipio y universidad generará la ejecución presupuestaria y asientos de partida doble en su propio subsistema contable, preparando sus estados financieros para la toma de decisiones institucionales. Secretaria de finanzas 5 / 124 unidad de Modernización

6 2.4. Elementos que participan en la Operatoria Contable Los elementos que participan en la operatoria, parten de los clasificadores presupuestarios. Luego interviene la ejecución presupuestaria de ingresos y gastos, el plan de cuentas, las tablas de eventos contables de registros presupuestarios a contabilidad por partida doble, las transacciones de registro manual, la totalidad de los registros resultantes en los libros respectivos y finalmente los estados financieros demostrativos de las variaciones patrimoniales, juntamente con su explicación analítica Plan Único de Cuentas Contables La Contaduría General de la República tendrá la responsabilidad en el diseño, adecuación y mantenimiento del Plan Único de Cuentas Contables del Sector Público. Las cuentas contables que lo componen operarán de acuerdo a los contenidos del Manual de Estadísticas de las Finanzas Públicas 2001 del Fondo Monetario Internacional. El Plan de Cuentas Contables será de aplicación obligatoria para todas las Instituciones del Sector Público, y extensiva a los registros contables de los proyectos que se presentan a los Organismos Multilaterales de Crédito Tablas de Eventos Contables Son tablas informáticas que permiten generar los asientos de partida doble en la contabilidad general, en forma automática y simultanea al registro de la ejecución presupuestaria, en los momentos de devengado y percibido de ingresos, devengado y pagado de gastos y sus modificaciones. Intervienen en esta operación, además de las propias tablas, el plan de cuentas Único, los clasificadores presupuestarios de ingresos por rubro y medio de percepción y los clasificadores presupuestarios por objeto del gasto, estructura programática y medios de pago. Las tablas de eventos contables son las siguientes: Tabla de Eventos de Contabilización para Gastos Tabla de Eventos de Contabilización para Ingresos Tabla de Eventos de Auxiliares Contables Dentro de las Tablas de Eventos de Gastos están las siguientes: Tabla de Evento Objeto del Gasto Cuenta Contable Tabla de Evento Cuenta Contable-Cuenta Contable Tabla de Evento de Pagado Tabla de Evento de Deducciones Dentro de las Tablas de Eventos para Ingresos están las siguientes: Tabla de Evento Rubro de Ingresos-Cuenta Contable Tabla de Evento Cuenta Contable-Cuenta Contable Tabla de Evento de Percibido Secretaria de finanzas 6 / 124 unidad de Modernización

7 Tablas de Auxiliares Contables En esta tabla se definen los diferentes tipos de auxiliares contables ya sean fijos o variables que sean necesarios a fin de tener información mas detallada de todas las operaciones que se registran en el sistema. Los auxiliares Fijos, son aquellos que se trasladan de un ejercicio a otro y subsiguientes, juntamente con los registros de las cuentas que los agrupan en los asientos de apertura del ejercicio. Los auxiliares Variables, responden a información presupuestaria que por su condición de anual no son trasladables al siguiente ejercicio. Adicionalmente, una vez creados los diferentes tipos de auxiliares Contables tanto fijos como variables se deberán relacionar con todas las cuentas contables imputables. Secretaria de finanzas 7 / 124 unidad de Modernización

8 3. Variables utilizadas 3.1. Perfiles Dependencia Perfil Creación Plan de Cuentas Contables Perfil Descripción Contaduría General de la República 711 Administrador de Tablas y Clasificadores Perfil Aprobación Plan de Cuentas Contables Dependencia Perfil Descripción Contaduría General de la República 710 Contador Perfiles Creación Matrices de Conversión Automática Dependencia Perfil Descripción Contaduría General de la República 711 Administrador de Tablas y Clasificadores Institución Descentralizada 1126 Administrador de Tablas y Clasificadores Perfiles Aprobación Matrices de Conversión Automática Dependencia Perfil Descripción Contaduría General de la República 710 Contador Institución Descentralizada 1127 Contador Perfiles Carga de Asientos Manuales Dependencia Perfil Descripción Contaduría General de la República 713 Usuario Institución Descentralizadas 713 Usuario Perfiles Aprobación de Asientos Manuales Dependencia Perfil Descripción Contaduría General de la República 712 Jefe de Departamento Institución Descentralizada 712 Jefe de Departamento Secretaria de finanzas 8 / 124 unidad de Modernización

9 3.2. Botones usados en el Sistema Salir de la ventana actual Insertar nuevo registro Modificar un registro Ingresar criterios de búsqueda Ir a un registro inferior Ir a un Registro a la Derecha Desverificar un registro Consultar registro Imprimir un reporte / documento Eliminar un registro / documento Borrar un registro Ir a un registro superior Ir a un registro a la izquierda Verificar un registro Aprobar un registro Capturar Asiento para Contrasiento 3.3. Estados de los documentos durante el Proceso de Carga Estado Elaborado Estado del documento ingresado y guardado solamente Estado Verificado Si un documento elaborado se revisa y este no será modificado, se presiona el botón al estado Verificado. A la vez el botón desaparece y en su lugar aparece este desverificar. y el documento pasa que se utiliza para Estado Aprobado Para confirmar la carga de documentos ya verificados, se debe presionar el icono aprobar. Secretaria de finanzas 9 / 124 unidad de Modernización

10 4. PROCESO 4.1. Carga Plan de Cuentas Contables Recordemos que el diseño, adecuación y mantenimiento del plan de cuentas contables es responsabilidad de la Contaduría General de la República y será de aplicación obligatoria para todas las instituciones del sector Público. En caso de que una Institución Descentralizada requiera la creación de una nueva cuenta contable deberá solicitarlo a la Contaduría. Una vez que el Usuario haya ingresado al sistema debe desplegar la carpeta Contabilidad por Partida Doble subcarpeta Tablas de Eventos Contables, y deberá seleccionar la carpeta Tabla de Evento de Plan de Cuentas, la opción de menú Documento de Eventos de Cuentas Contables Seguidamente debe presionar el icono de ejecutar, o doble clic sobre la opción de menú e ingresará a la bandeja de entrada del sistema SIAFI. Una vez adentro, el usuario debe presionar el icono de Insertar documentos., y le aparecerá la pantalla de carga de Secretaria de finanzas 10 / 124 unidad de Modernización

11 Pantalla de Carga Cuentas Contables A B C A Cabecera: En esta Sección el usuario podrá observar lo siguiente: Lugar: Localidad o Ubicación de la Unidad de Registro Contable Operación: Creación Secretaria de finanzas 11 / 124 unidad de Modernización

12 Documento Numero: Corresponde a la numeración correlativa de registro, que el SIAFI asigna automáticamente al documento. Estado del documento: En este campo se muestra el estado en que se encuentra el documento. Fecha: Corresponde a la fecha de creación o elaboración del documento B Carga de Cuentas Contables y su Operatoria: Código: Deberá Ingresar el código de la cuenta contable que está creando Descripción: Deberá anotar la descripción de la cuenta contable Según la utilización de la cuenta contable se deberán marcar los siguientes campos: Apropiable: Deberá marcar esta columna, si la cuenta va ser imputada en asientos contables. En caso de quedar el campo en blanco no operará para asientos contables. Sin Imputación: Deberá marcar esta columna, si la cuenta va ser empleada para contabilizar operaciones sin imputación presupuestaria. En caso de quedar en blanco, solo se podrá emplear en asientos provenientes de operaciones presupuestarias o asientos manuales. Vigente: Este campo aparece marcado por defecto y en caso que quede en blanco, la cuenta se considerará como no vigente y no operará para asientos contables. Secretaria de finanzas 12 / 124 unidad de Modernización

13 Operatoria de la Cuenta: Describe la operatoria de la cuenta contable, es decir los eventos que provocan que una cuenta se debite o se acredite; y lo que representa el saldo de la cuenta. Se Debita Por: Breve explicación de las razones por las cuales se puede debitar la cuenta. Se Acredita Por: Breve explicación de las razones por las cuales se acredita la cuenta. Saldo: Deberá expresar cual será el saldo de la cuenta contable y que representa su saldo. C Bitácora Fecha y Usuario de Verificación: Identifica al servidor público del registro, junto con la fecha de verificación. Fecha y Usuario de Aprobación: Identifica al servidor público que aprueba el documento verificado y la fecha de la aprobación. Una vez ingresados y revisados todos los registros creados en la tabla, el paso siguiente es verificar el documento, haciendo clic en el botón ubicado en la parte superior de la pantalla. El documento y los registros pasarán de su estado Elaborado a Verificado, y el botón desaparecerá y en su lugar aparecerá el icono, cuya función es desverificar el documento en caso de realizar alguna modificación. Secretaria de finanzas 13 / 124 unidad de Modernización

14 4.2. Aprobación Plan de Cuentas Contables Una vez que el Usuario haya ingresado al sistema debe desplegar la carpeta Contabilidad por Partida Doble subcarpeta Tablas de Eventos Contables, y deberá seleccionar la carpeta Tabla de Evento de Plan de Cuentas, la opción de menú Aprobación de Evento de Cuentas Contables. Seguidamente con un doble clic sobre la opción de menú o presionando el icono ejecutar bandeja de entrada del sistema SIAFI., ingresará a la El usuario deberá dar doble clic en la lupa pendientes de aprobar. para desplegar todos los documentos en estado de verificado y Secretaria de finanzas 14 / 124 unidad de Modernización

15 El usuario deberá posicionarse sobre el documento que desea aprobar y dar un clic sobre el ícono aprobar, luego hará una revisión rápida del documento que va aprobar. de Una vez hecha la revisión y si está de acuerdo deberá dar un clic en el ícono pasará de su estado verificado a estado Aprobado. de aprobar y el documento Para salir de esta pantalla presione el icono y volverá a la pantalla principal del sistema Secretaria de finanzas 15 / 124 unidad de Modernización

16 4.3. Modificación de Cuentas Contables Una vez que el Usuario haya ingresado al sistema debe desplegar la carpeta Contabilidad por Partida Doble subcarpeta Tablas de Eventos Contables, y deberá seleccionar la carpeta Tabla de Evento de Plan de Cuentas, la opción de menú Documento de Evento de Cuentas Contables. Seguidamente debe de presionar el icono de ejecutar, o doble clic sobre la opción de menú e ingresará a la bandeja de entrada del sistema SIAFI. Una vez adentro, el usuario debe presionar el icono de Insertar, y le aparecerá la pantalla de carga de documentos. Secretaria de finanzas 16 / 124 unidad de Modernización

17 El usuario deberá seleccionar el tipo de Operación: Modificación Seguidamente posicione el cursor en la casilla en blanco de la columna código y se le activará el botón la columna código, y automáticamente el sistema asignará el Nº de Documento y Estado del Documento. de Luego haga clic en el botón del campo Código Le desplegará el listado de todas las cuentas creadas en la tabla de eventos de cuentas contables, de la cual deberá seleccionar el código y la descripción de la cuenta contable que requiere modificar y haga clic en el botón aceptar y proceda a efectuar los cambios que requiera. En el tipo de operación Modificación lo único que no puede modificar es el código de la cuenta contable. Secretaria de finanzas 17 / 124 unidad de Modernización

18 Una vez realizada la modificación respectiva, el paso siguiente es verificar el documento, haciendo clic en el botón ubicado en la parte superior de la pantalla. El documento pasará de su estado Elaborado a Verificado, y el botón desaparecerá y en su lugar aparecerá el icono, cuya función es desverificar el documento en caso de realizar alguna modificación. Secretaria de finanzas 18 / 124 unidad de Modernización

19 4.4. Eliminación de Cuentas Contables La eliminación de Cuentas Contables se puede realizar si la cuenta no ha sido afectada con asientos contables de lo contrario no podrá efectuar la eliminación. Una vez que el Usuario haya ingresado al sistema debe desplegar la carpeta Contabilidad por Partida Doble subcarpeta Tablas de Eventos Contables, y deberá seleccionar la carpeta Tabla de Evento de Plan de Cuentas, la opción de menú Documento de Evento de Cuentas Contables. Seguidamente debe de presionar el icono de ejecutar, o doble clic sobre la opción de menú e ingresará a la bandeja de entrada del sistema SIAFI. Una vez adentro, el usuario debe presionar el icono de Insertar, y le aparecerá la pantalla de carga de documentos. Secretaria de finanzas 19 / 124 unidad de Modernización

20 El usuario deberá seleccionar el tipo de operación: Eliminación Seguidamente posicione el cursor en el campo de la columna código, se le activará el botón código, el sistema automáticamente asignará el Nº de Documento y Estado del Documento. de la columna Luego haga clic en el botón del campo Código Le desplegará el listado de todas las cuentas creadas en el plan de cuentas del cual deberá seleccionar la cuenta contable que requiere eliminar y haga clic en aceptar. Secretaria de finanzas 20 / 124 unidad de Modernización

21 Una vez seleccionada la cuenta que requiere eliminar de la tabla, el paso siguiente es verificar el documento, haciendo clic en el botón ubicado en la parte superior de la pantalla. El documento pasará de su estado Elaborado a Verificado, y el botón desaparecerá y en su lugar aparecerá el icono, el cual podrá desverificar en caso que necesite realizar otra modificación. Secretaria de finanzas 21 / 124 unidad de Modernización

22 4.5. Aprobación Modificaciones y Eliminaciones de Cuentas Contables Una vez que el Usuario haya ingresado al sistema debe desplegar la carpeta Contabilidad por Partida Doble subcarpeta Tablas de Eventos Contables, y deberá seleccionar la carpeta Tabla de Evento de Plan de Cuentas, la opción de menú Aprobación de Evento de Cuentas Contables. Seguidamente debe de presionar el icono de ejecutar bandeja de entrada del sistema SIAFI., o doble clic sobre la opción de menú e ingresará a la El usuario deberá dar doble clic en la lupa estado verificado y pendientes de aprobar. y le aparecerán los documentos de modificación o eliminación en Secretaria de finanzas 22 / 124 unidad de Modernización

23 El usuario deberá posicionarse sobre el documento que desea aprobar y dar un clic sobre el icono aprobar, luego hará una revisión rápida del documento que va aprobar. de Una vez hecha la revisión y si está de acuerdo deberá dar un clic en el icono pasará de su estado verificado a estado Aprobado. de aprobar y el documento Secretaria de finanzas 23 / 124 unidad de Modernización

24 4.6. Carga Tablas de Eventos para Gastos Una vez que el Usuario haya ingresado al sistema debe desplegar la carpeta Contabilidad por Partida Doble subcarpeta Tablas de Eventos Contables, y deberá seleccionar la carpeta Tabla de Evento de Contabilización para Gastos, la opción de menú Documento de Eventos de Gastos. Seguidamente debe presionar el icono de ejecutar bandeja de entrada del sistema SIAFI., o doble clic sobre la opción de menú e ingresará a la Una vez adentro, el usuario debe presionar el icono de Insertar documentos., y le aparecerá la pantalla de carga de Secretaria de finanzas 24 / 124 unidad de Modernización

25 A B C A B Cabecera: En esta Sección el usuario podrá observar lo siguiente: Nivel Institucional: Administración Central o Empresas Nacionales en el caso de las Instituciones Descentralizadas. Lugar: Localidad o Ubicación de la Unidad de Registro Contable Documento Numero: Corresponde a la numeración correlativa de registro, que el SIAFI asigna automáticamente al documento. Estado del documento: En este campo se muestra el estado en que se encuentra el documento. Fecha: Corresponde a la fecha de creación o elaboración del documento Operación: Creación En esta sección el usuario deberá cargar las siguientes tablas: Matriz Objeto del Gasto-Cuenta Contable: En esta matriz se relaciona el objeto del gasto y el tipo de proyecto en la estructura programática con las cuentas del Plan de Cuentas que le corresponda tanto al debe como al haber. Matriz Cuenta Contable-Cuenta Contable: En esta matriz se relacionan solo cuentas contables y se utiliza para contabilización de operaciones sin imputación presupuestaria. Matriz de Pagado: En esta matriz se relaciona el medio de Pago con las cuentas del Plan de Cuentas que corresponda tanto al debe como al haber. Matriz de Deducciones: En esta matriz se asocia el código de la deducción con la cuenta del pasivo que acumula la deducción. Secretaria de finanzas 25 / 124 unidad de Modernización

26 C Bitácora Fecha y Usuario de Verificación: Identifica al servidor público del registro, junto con la fecha de verificación. Fecha y Usuario de Aprobación: Identifica al servidor público que aprueba el documento verificado y la fecha de la aprobación Tabla de Eventos Objeto del Gasto-Cuenta Contable El usuario deberá posicionarse en el campo Objeto y dar un clic el botón y le desplegará el listado de objetos del gasto registrados en el sistema, seleccionará el objeto del gasto que relacionará en la matriz y haga clic en aceptar. Secretaria de finanzas 26 / 124 unidad de Modernización

27 Una vez seleccionado el objeto del gasto deberá indicar el tipo de actividad o proyecto que corresponda: La identificación en la estructura programática del tipo de proyecto permite reconocer que la cuenta contable a utilizar no solamente es de gastos, sino que dependiendo el tipo de proyecto puede ser una obra en construcción, aun cuando el objeto del gasto corresponda a gastos corrientes como ser: sueldos y salarios, servicios básicos, etc. Actividad o Gasto Corriente Gasto Relativo a Desarrollo Humano Inversión Real Mixto: es una combinación de gasto de desarrollo humano e inversión real. Cuenta Contable Debe: La cuenta que corresponderá al debe del asiento dependerá del objeto del gasto que haya seleccionado y el tipo de proyecto. Haga clic en el botón del campo Cuenta Debe Le desplegará el listado de cuentas contables registradas en el Plan de Cuentas contables, seleccione la cuenta que corresponderá al debe del asiento contable, ya sea una cuenta de gastos o de activo según corresponda y haga clic en aceptar. Secretaria de finanzas 27 / 124 unidad de Modernización

28 Una vez seleccionada la cuenta del debe, deberá seleccionar la cuenta del haber que corresponderá al asiento contable. Cuenta Contable Haber: La cuenta contable que corresponderá al haber del asiento contable dependerá de la cuenta del debe del asiento. Haga clic en el botón del campo Cuenta Haber Le desplegará el listado de las Cuentas contables registradas en el plan de cuentas contables, seleccione el código y la descripción de la cuenta contable que corresponderá al haber del asiento contable, y haga clic en aceptar. De esta forma se deberán ingresar todas las relaciones de objeto de gastos, tipos de proyecto y cuentas contables. A continuación se muestra la Tabla final a nivel de devengado, para el objeto de gastos Sueldos Básicos relacionado con todos los tipos de proyecto y con las cuentas contables correspondientes. Obsérvese que cuando el proyecto es de inversión real, la cuenta del debe de la tabla es una cuenta de activo ya que se está contabilizando una obra en construcción. Secretaria de finanzas 28 / 124 unidad de Modernización

29 Una vez ingresadas y revisadas todas las matrices, el paso siguiente es verificar el documento, haciendo clic en el botón ubicado en la parte superior de la pantalla. El documento y los registros pasarán de su estado Elaborado a Verificado, y el botón desaparecerá y en su lugar aparecerá el icono, cuya función es desverificar el documento en caso de realizar alguna modificación. Secretaria de finanzas 29 / 124 unidad de Modernización

30 Tablas de Eventos Cuenta Contable-Cuenta Contable El usuario debe dar un clic sobre la viñeta Cuenta Contable-Cuenta contable para ingresar a la pantalla de carga de las tablas. El usuario debe seleccionar el tipo de Operación: Creación Cuentas Contables Debe: Las cuentas contables que seleccione contabilizarán las operaciones sin imputación presupuestaria. Haga clic en el botón Cuenta Debe Le desplegará el listado de todas las cuentas contables registradas en el Plan de Cuentas, seleccione la cuenta contable que corresponderá al debe del asiento contable y haga clic en aceptar. Secretaria de finanzas 30 / 124 unidad de Modernización

31 Después de seleccionar la cuenta del debe, deberá seleccionar la cuenta contable del haber Haga clic en el botón Cuenta Haber. Le desplegará el listado de todas las cuentas contables registradas en el Plan de Cuentas, seleccione la cuenta contable que corresponderá al haber del asiento contable y haga clic en aceptar. Secretaria de finanzas 31 / 124 unidad de Modernización

32 Una vez ingresados y revisados todos los registros el siguiente paso es verificar el documento, haciendo clic en el botón ubicado en la parte superior de la pantalla. El documento pasará de estado Elaborado a Verificado, y el botón desaparecerá y en su lugar aparecerá el icono, el cual podrá desverificar en caso que necesite realizar una modificación al documento que está elaborando. Secretaria de finanzas 32 / 124 unidad de Modernización

33 Tabla de Evento de Pagado El usuario debe dar un clic sobre la viñeta Pagado para ingresar a la pantalla de carga de las tablas de pagado. Pantalla de Carga de Tablas de Pagado Secretaria de finanzas 33 / 124 unidad de Modernización

34 El usuario deberá seleccionar el tipo de operación: Creación Medio de Pago: Haga clic en el botón de la Columna Medio de Pago Le desplegará el listado de todos los medios de pago registrados en el sistema, del cual deberá seleccionar el medio de pago que se quiere relacionar con las cuentas contables y haga clic en aceptar. Cuenta Contable Debe: La cuenta del Debe del asiento se obtendrá de la columna del haber de la Tabla de relación Objeto del Gasto-Cuenta Contable Haga clic en el botón de la Columna Cuenta Debe Le desplegará el listado de las Cuentas contables registradas en el Plan de Cuentas, seleccione el código y la descripción de la cuenta contable que se procesa o que corresponden al haber de la tabla objeto del Gasto- Cuenta Contable; las cuales deberá relacionar con cada uno de los medio de pago existentes y haga clic en aceptar. Secretaria de finanzas 34 / 124 unidad de Modernización

35 Una vez que haya seleccionado la cuenta del debe, corra la barra hacia la derecha para que le muestre el campo donde ingresará la cuenta haber. Cuenta Contable Haber: Haga clic en el botón de la Columna Cuenta Haber Le desplegará el listado de las cuentas contables registradas en el Plan de Cuentas, seleccione la cuenta contable que corresponderá al haber de la tabla, la cual se define por el medio de pago. Por Ejemplo: Si el medio de pago es Cheques, la cuenta correspondiente al haber será una cuenta de Bancos, y haga clic en aceptar Secretaria de finanzas 35 / 124 unidad de Modernización

36 Una vez ingresados y revisados todos los registros, se pasa a verificarlos, haciendo clic en el botón en la parte superior. ubicado El documento y los registros pasarán de su estado Elaborado a Verificado, y el botón desaparecerá y en su lugar aparecerá el icono, cuya función es desverificar el documento en caso de realizar alguna modificación. Secretaria de finanzas 36 / 124 unidad de Modernización

37 Creación Matriz de Pago de Deducciones En la pantalla que se muestra a continuación se deberá cargar la tabla indicada. El usuario debe dar un clic sobre la viñeta Pago Deducciones para entrar a la sección de carga de las tablas. A continuación se muestra la pantalla de carga de las Tablas A B Secretaria de finanzas 37 / 124 unidad de Modernización

38 A Sección de Cabecera: Al entrar al documento de carga el usuario podrá visualizar, nivel institucional, Departamento, Municipio y la fecha de carga del documento. El estado y número de documento, el sistema lo asigna automáticamente. Tipo de Operación: Creación B Sección de carga de la matriz de Deducciones Deducción: Haga clic en el botón de la Columna Deducción Le desplegará el listado de las deducciones, del cual deberá seleccionar el código de la deducción que requiere procesar y asociar con la cuenta del pasivo que acumula la retención y haga clic en aceptar. Secretaria de finanzas 38 / 124 unidad de Modernización

39 Cuenta del Haber: Haga clic en el botón de la Columna Cuenta Haber Le desplegará el listado de las Cuentas Contables registradas en el Plan de Cuentas, seleccione el código y la descripción de la cuenta contable de pasivo que acumulará la deducción y haga clic en aceptar. Una vez ingresados y revisados todos los registros, se pasa a verificar el documento, haciendo clic en el botón ubicado en la parte superior de la pantalla. El documento y los registros pasarán de su estado Elaborado a Verificado, y el botón desaparecerá y en su lugar aparecerá el icono, cuya función es desverificar el documento en caso de realizar alguna modificación. Secretaria de finanzas 39 / 124 unidad de Modernización

40 Aprobación Creación Tablas de Eventos de Contabilización para Gastos El usuario con el perfil de contador general, podrá aprobar la creación de las tablas de Eventos Objeto del Gasto-Cuenta Contable, Cuenta Contable-Cuenta Contable, Pagado y Deducciones de la forma como se explica a continuación: Una vez que el Usuario haya ingresado al sistema debe desplegar la carpeta Contabilidad por Partida Doble subcarpeta Tablas de Eventos Contables, y deberá seleccionar la carpeta Tabla de Evento de Contabilización para Gastos, la opción de menú Aprobación Documento de Evento de Gastos. Seguidamente debe de presionar el icono de ejecutar, o doble clic sobre la opción de menú e ingresará a la bandeja de entrada del sistema SIAFI. El usuario deberá dar doble clip en la lupa y le aparecerán los documentos en estado de verificado y pendientes de aprobar. Secretaria de finanzas 40 / 124 unidad de Modernización

41 El usuario deberá posicionarse sobre el documento que desea aprobar y dar un clic sobre el icono de aprobar, luego hará una revisión rápida del documento que va aprobar. Una vez realizada la revisión y si está de acuerdo deberá dar un clic en el icono pasará de su estado Verificado a estado Aprobado. de aprobar y el documento Para salir de esta pantalla de un clic sobre el icono de y volverá a la pantalla principal del SIAFI Secretaria de finanzas 41 / 124 unidad de Modernización

42 Modificaciones de Elementos Creados en la Tabla de Eventos de Contabilización para Gastos Tabla de Evento Objeto del Gasto-Cuenta Contable Una vez que el Usuario haya ingresado al sistema debe desplegar la carpeta Contabilidad por Partida Doble subcarpeta Tablas de Eventos Contables, y deberá seleccionar la carpeta Tabla de Evento de Contabilización para gastos, la opción de menú Documento de Evento de Gastos. Seguidamente debe de presionar el icono de ejecutar bandeja de entrada del sistema SIAFI., o doble clic sobre la opción de menú e ingresará a la Una vez adentro, el usuario debe presionar el icono de Insertar documentos., y le aparecerá la pantalla de carga de Secretaria de finanzas 42 / 124 unidad de Modernización

43 Cuando requiera modificar un elemento creado en la tabla de eventos de contabilización de gastos el tipo de Operación será: Modificación Seguidamente posicione el cursor en el campo de la columna código o de un clic en el icono y se le activará el botón de la columna código, y automáticamente el sistema asignará el Nº y Estado del Documento. Luego haga clic en el botón del campo Objeto Le desplegará el listado de todas las tablas creadas en la tabla de eventos de contabilización para gastos, de la cual deberá seleccionar la que requiere modificar y haga clic en aceptar. Secretaria de finanzas 43 / 124 unidad de Modernización

44 Después de seleccionada la matriz que requiere modificar, el usuario podrá cambiar las cuentas contables afectadas. Una vez realizada la modificación respectiva, el paso siguiente es verificar el documento, haciendo clic en el botón ubicado en la parte superior de la pantalla. El documento y los registros pasarán de su estado Elaborado a Verificado, y el botón desaparecerá y en su lugar aparecerá el icono, cuya función es desverificar el documento en caso de realizar alguna modificación. Secretaria de finanzas 44 / 124 unidad de Modernización

45 Tabla de Evento Cuenta Contable-Cuenta Contable Una vez que el Usuario haya ingresado al sistema debe desplegar la carpeta Contabilidad por Partida Doble subcarpeta Tablas de Eventos Contables, y deberá seleccionar la carpeta Tabla de Evento de Contabilización para gastos, la opción de menú Documento de Evento de Gastos. Seguidamente debe de presionar el icono de ejecutar bandeja de entrada del sistema SIAFI., o doble clic sobre la opción de menú e ingresará a la Una vez adentro, el usuario debe presionar el icono de Insertar documentos., y le aparecerá la pantalla de carga de Secretaria de finanzas 45 / 124 unidad de Modernización

46 Una vez desplegada la pantalla de carga deberá seleccionar tipo de Operación: Modificaciones, en este caso el usuario solamente podrá modificar la cuenta correspondiente al haber de la tabla. Seguidamente de un clic sobre la viñeta Cuenta Contable-Cuenta Contable para entrar a la pantalla donde efectuará la modificación respectiva. Luego haga clic en el botón del campo Cuenta Debe Le desplegará el listado de matrices cuenta contable-cuenta contable, de la cual deberá seleccionar la matriz que requiere modificar y haga clic en aceptar. Secretaria de finanzas 46 / 124 unidad de Modernización

47 Una vez seleccionada la matriz, haga clic en el botón del campo Cuenta Haber, le desplegará el listado de cuentas contables y luego seleccione la cuenta contable correspondiente y haga clic en aceptar. Una vez realizada la modificación respectiva, el paso siguiente es verificar el documento, haciendo clic en el botón ubicado en la parte superior de la pantalla. El documento y los registros pasarán de su estado Elaborado a Verificado, y el botón desaparecerá y en su lugar aparecerá el icono, cuya función es desverificar el documento en caso de realizar alguna modificación. Secretaria de finanzas 47 / 124 unidad de Modernización

48 Tabla de Evento de Pagado Una vez que el Usuario haya ingresado al sistema debe desplegar la carpeta Contabilidad por Partida Doble subcarpeta Tablas de Eventos Contables, y deberá seleccionar la carpeta Tabla de Evento de Contabilización para gastos, la opción de menú Documento de Evento de Gastos Contables. Seguidamente debe de presionar el icono de ejecutar, o doble clic sobre la opción de menú e ingresará a la bandeja de entrada del sistema SIAFI. Una vez adentro, el usuario debe presionar el icono de Insertar, y le aparecerá la pantalla de carga de documentos. Secretaria de finanzas 48 / 124 unidad de Modernización

49 Una vez desplegada la pantalla de carga deberá seleccionar tipo de Operación: Modificaciones Seguidamente de un clic sobre la viñeta Pagado para entrar a la pantalla donde efectuará la modificación respectiva. Luego haga clic en el botón del campo Medio de Pago Le desplegará el listado de tablas de pago de gastos de la cual deberá seleccionar la que requiere modificar y haga clic en aceptar. Secretaria de finanzas 49 / 124 unidad de Modernización

50 El usuario podrá cambiar las cuentas contables de la tabla original de pago tanto al debe como al haber. Una vez realizada la modificación respectiva, el paso siguiente es verificar el documento, haciendo clic en el botón ubicado en la parte superior de la pantalla. El documento y los registros pasarán de su estado Elaborado a Verificado, y el botón desaparecerá y en su lugar aparecerá el icono, cuya función es desverificar el documento en caso de realizar alguna modificación. Secretaria de finanzas 50 / 124 unidad de Modernización

51 Tabla de Evento de Pago de Deducciones Una vez que el Usuario haya ingresado al sistema debe desplegar la carpeta Contabilidad por Partida Doble subcarpeta Tablas de Eventos Contables, y deberá seleccionar la carpeta Tabla de Evento de Contabilización para gastos, la opción de menú Documento de Evento de Gastos. Seguidamente debe de presionar el icono de ejecutar bandeja de entrada del sistema SIAFI., o doble clic sobre la opción de menú e ingresará a la Una vez adentro, el usuario debe presionar el icono de Insertar documentos., y le aparecerá la pantalla de carga de Secretaria de finanzas 51 / 124 unidad de Modernización

52 Una vez desplegada la pantalla de carga deberá seleccionar tipo de Operación: Modificaciones Seguidamente de un clic sobre la viñeta Pago Deducciones para entrar a la pantalla donde efectuará la modificación respectiva. Luego haga clic en el botón del campo Deducción Le desplegará el listado de tablas de deducciones de la cual deberá seleccionar la que requiere modificar y haga clic en aceptar. Secretaria de finanzas 52 / 124 unidad de Modernización

53 El usuario podrá cambiar la cuenta contable que acumula las deducciones, afectada en la tabla original de deducciones por la cuenta correcta. Después de seleccionar la matriz respectiva, haga clic en el botón del campo cuenta haber le desplegará el listado de cuentas contables, seleccione la cuenta correcta y haga clic en aceptar. Una vez realizada la modificación respectiva, el paso siguiente es verificar el documento, haciendo clic en el botón ubicado en la parte superior de la pantalla. El documento y los registros pasarán de su estado Elaborado a Verificado, y el botón desaparecerá y en su lugar aparecerá el icono, cuya función es desverificar el documento en caso de realizar alguna modificación. Secretaria de finanzas 53 / 124 unidad de Modernización

54 Eliminación de Elementos de la Tabla de Contabilización para Gastos Tabla Objeto del Gasto-Cuenta Contable Una vez que el Usuario haya ingresado al sistema debe desplegar la carpeta Contabilidad por Partida Doble subcarpeta Tablas de Eventos Contables, y deberá seleccionar la carpeta Tabla de Evento de Contabilización para gastos, la opción de menú Documento de Evento de Gastos. Seguidamente debe de presionar el icono de ejecutar, o doble clic sobre la opción de menú e ingresará a la bandeja de entrada del sistema SIAFI. Una vez adentro, el usuario debe presionar el icono de Insertar, y le aparecerá la pantalla de carga de documentos. Secretaria de finanzas 54 / 124 unidad de Modernización

55 Cuando se requiera eliminar una tabla de eventos de contabilización de gastos el tipo de Operación será: Eliminación Seguidamente posicione el cursor en el campo de la columna objeto y activará el botón objeto, y automáticamente el sistema asignará el Nº de Documento y Estado del Documento. de la columna Luego haga clic en el botón del campo Objeto Le desplegará el listado de tablas creadas de eventos de contabilización para gastos, de la cual deberá seleccionar la tabla que requiere eliminar y haga clic en aceptar. Secretaria de finanzas 55 / 124 unidad de Modernización

56 Seguidamente de un clic sobre el botón para guardar el documento y se le activará el botón de verificar. Una vez seleccionada la tabla que requiere eliminar, el paso siguiente es verificar el documento, haciendo clic en el botón ubicado en la parte superior de la pantalla. El documento y los registros pasarán de su estado Elaborado a Verificado, y el botón desaparecerá y en su lugar aparecerá el icono, cuya función es desverificar el documento en caso de realizar alguna modificación. Secretaria de finanzas 56 / 124 unidad de Modernización

57 Tabla Cuenta Contable-Cuenta Contable Una vez que el Usuario haya ingresado al sistema debe desplegar la carpeta Contabilidad por Partida Doble subcarpeta Tablas de Eventos Contables, y deberá seleccionar la carpeta Tabla de Evento de Contabilización para gastos, la opción de menú Documento de Evento de Gastos. Seguidamente debe de presionar el icono de ejecutar, o doble clic sobre la opción de menú e ingresará a la bandeja de entrada del sistema SIAFI. Una vez adentro, el usuario debe presionar el icono de Insertar, y le aparecerá la pantalla de carga de documentos. Secretaria de finanzas 57 / 124 unidad de Modernización

58 Una vez desplegada la pantalla de carga deberá seleccionar tipo de Operación: Eliminación Seguidamente de un clic sobre la viñeta Cuenta Contable-Cuenta Contable para entrar a la pantalla donde efectuará la eliminación de la tabla. Luego haga clic en el botón del campo Cuenta Debe Le desplegará el listado de tablas cuenta contable, de la cual deberá seleccionar la tabla que requiere eliminar y haga clic en aceptar. Secretaria de finanzas 58 / 124 unidad de Modernización

59 Una vez seleccionada la tabla que requiere eliminar, el paso siguiente es verificar el documento, haciendo clic en el botón ubicado en la parte superior de la pantalla. El documento y los registros pasarán de su estado Elaborado a Verificado, y el botón desaparecerá y en su lugar aparecerá el icono, cuya función es desverificar el documento en caso de realizar alguna modificación. Secretaria de finanzas 59 / 124 unidad de Modernización

60 Tabla Matriz de Pagado Una vez que el Usuario haya ingresado al sistema debe desplegar la carpeta Contabilidad por Partida Doble subcarpeta Tablas de Eventos Contables, y deberá seleccionar la carpeta Tabla de Evento de Contabilización para gastos, la opción de menú Documento de Evento de Gastos Seguidamente debe de presionar el icono de ejecutar bandeja de entrada del sistema SIAFI., o doble clic sobre la opción de menú e ingresará a la Una vez adentro, el usuario debe presionar el icono de Insertar documentos., y le aparecerá la pantalla de carga de Secretaria de finanzas 60 / 124 unidad de Modernización

61 Una vez desplegada la pantalla de carga deberá seleccionar tipo de Operación: Eliminación Seguidamente de un clic sobre la viñeta Cuenta Contable-Cuenta Contable para entrar a la pantalla donde efectuará la eliminación respectiva. Luego haga clic en el botón del campo Medio de Pago Le desplegará el listado de tablas de pago de gastos de la cual deberá seleccionar la requiere eliminar y haga clic en aceptar. Secretaria de finanzas 61 / 124 unidad de Modernización

62 Una vez seleccionada la matriz que requiere eliminar, el paso siguiente es verificar el documento, haciendo clic en el botón ubicado en la parte superior de la pantalla. El documento y los registros pasarán de su estado Elaborado a Verificado, y el botón desaparecerá y en su lugar aparecerá el icono, cuya función es desverificar el documento en caso de realizar alguna modificación. Secretaria de finanzas 62 / 124 unidad de Modernización

63 Tabla Pago de Deducciones Una vez que el Usuario haya ingresado al sistema debe desplegar la carpeta Contabilidad por Partida Doble subcarpeta Tablas de Eventos Contables, y deberá seleccionar la carpeta Tabla de Evento de Contabilización para gastos, la opción de menú Documento de Evento de Gastos. Seguidamente debe de presionar el icono de ejecutar bandeja de entrada del sistema SIAFI., o doble clic sobre la opción de menú e ingresará a la Una vez adentro, el usuario debe presionar el icono de Insertar documentos., y le aparecerá la pantalla de carga de Secretaria de finanzas 63 / 124 unidad de Modernización

64 Una vez desplegada la pantalla de carga deberá seleccionar tipo de Operación: Eliminación Seguidamente de un clic sobre la viñeta Cuenta Contable-Cuenta Contable para entrar a la pantalla donde efectuará la eliminación de la tabla respectiva. Luego haga clic en el botón del campo Deducción Le desplegará el listado de tablas de deducciones de la cual deberá seleccionar la requiere eliminar y haga clic en aceptar. Secretaria de finanzas 64 / 124 unidad de Modernización

65 Una vez seleccionada la tabla que requiere eliminar, el paso siguiente es verificar el documento, haciendo clic en el botón ubicado en la parte superior de la pantalla. El documento y los registros pasarán de su estado Elaborado a Verificado, y el botón desaparecerá y en su lugar aparecerá el icono, cuya función es desverificar el documento en caso de realizar alguna modificación. Aprobación de Modificaciones y Eliminaciones de Elementos de la Tabla de Contabilización para Gastos Una vez que el Usuario haya ingresado al sistema debe desplegar la carpeta Contabilidad por Partida Doble subcarpeta Tablas de Eventos Contables, y deberá seleccionar la carpeta Tabla de Eventos de Contabilización para Gastos, la opción de menú Aprobación de Evento de Cuentas Contables. Secretaria de finanzas 65 / 124 unidad de Modernización

66 Seguidamente debe de presionar el icono de ejecutar bandeja de entrada del sistema SIAFI., o doble clic sobre la opción de menú e ingresará a la El usuario deberá dar doble clic en la lupa estado verificado y pendientes de aprobar. y le aparecerán los documentos de modificación o eliminación en Secretaria de finanzas 66 / 124 unidad de Modernización

67 El usuario deberá posicionarse sobre el documento que desea aprobar y dar un clic sobre el icono aprobar, luego hará una revisión rápida del documento que va aprobar. de Una vez hecha la revisión y si está de acuerdo deberá dar un clic en el icono pasará de su estado verificado a estado Aprobado. de aprobar y el documento Secretaria de finanzas 67 / 124 unidad de Modernización

68 Creación Tablas de Eventos de Contabilización de Ingresos Una vez que el Usuario haya ingresado al sistema debe desplegar la carpeta Contabilidad por Partida Doble subcarpeta Tablas de Eventos Contables, y deberá seleccionar la carpeta Tabla de Evento de Contabilización para Ingresos, la opción de menú Documento de Eventos de Ingresos Seguidamente debe de presionar el icono de ejecutar, o doble clic sobre la opción de menú e ingresará a la bandeja de entrada del sistema SIAFI. Una vez adentro, el usuario debe presionar el icono de Insertar, y le aparecerá la pantalla de carga de documentos. Secretaria de finanzas 68 / 124 unidad de Modernización

69 A B C A Sección de Cabecera: Al entrar al documento de carga el usuario podrá visualizar: Nivel institucional, departamento, municipio Fecha de carga del documento Tipo de Operación: Creación B Sección de Carga En esta sección el usuario podrá cargar las tablas siguientes: Tabla de Eventos Rubro de Ingresos-Cuenta Contable: Esta Tabla se utiliza para la generación automática de asientos con imputación presupuestaria en la cual se relaciona el código del rubro de ingresos y el medio de percepción con las cuentas del plan de cuentas que correspondan. El rubro de ingresos determina la cuenta contable del haber del asiento y el medio de percepción indica cual será la cuenta del activo en el debe del asiento. Tabla de Eventos Cuenta Contable-Cuenta Contable: Esta matriz se utiliza para la generación automática de asientos sin imputación presupuestaria; relaciona el medio de percepción con las cuentas del plan de cuentas que le corresponda. Secretaria de finanzas 69 / 124 unidad de Modernización

70 Tabla de Eventos de Percibido: Para la generación asientos contables de percibido se utilizará la tabla de Percibido de Ingresos que relaciona el medio de percepción con las cuentas del plan de cuentas que corresponda. C Sección de Bitácora Identifica el usuario y fecha de verificación de documento, el usuario y fecha de aprobación del documento. Secretaria de finanzas 70 / 124 unidad de Modernización

71 Creación Tabla de Rubro de Ingresos-Cuenta Contable Al entrar a la pantalla de carga de las matrices deberá seleccionar el tipo de operación: Creación A B A B Sección de Cabecera: Al entrar al documento de carga el usuario podrá visualizar, Nivel Institucional, Departamento. Municipio y la Fecha de carga del documento. Operación: Creación Sección de Carga de la Tabla Rubro de Ingresos-Cuenta Contable Rubro: Haga Clic en el botón de la Columna Rubro Le desplegará el listado de los Rubros de Ingresos, del cual deberá seleccionar el código del rubro que desea procesar y relacionarlo con el medio de percepción y las cuentas contables del plan de cuentas que correspondan y haga clic en aceptar. Secretaria de finanzas 71 / 124 unidad de Modernización

72 Medio de Percepción: Haga Clic en el botón de la Columna Medio de Percepción Le desplegará el listado de los medios de percepción, del cual deberá seleccionar el código del medio de percepción que desea procesar y relacionar con el código del rubro y las cuentas contables del plan de cuentas que correspondan y haga clic en aceptar. Cuenta Debe: Haga Clic en el botón de la Columna Cuenta Debe Le desplegará el listado de las Cuentas contables registradas en el Plan de Cuentas, seleccione el código y la descripción de la cuenta que corresponderá al debe del asiento contable y haga clic en aceptar. Secretaria de finanzas 72 / 124 unidad de Modernización

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