ESTUDIOS PREVIOS 1. LA DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD ESTATAL PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN

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1 ESTUDIOS PREVIOS SERVICIO DE SISTEMA DE ALARMA MONITOREADA CON COMUNICACIÓN GPRS PARA LAS OFICINAS DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PUBLICOS NO CUBIERTAS CON VIGILANCIA FISICA ARMADA LAS 24 HORAS. 1. LA DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD ESTATAL PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN GENERALIDADES En el presente documento se describen las condiciones jurídicas, financieras, de experiencia, técnica y económica que los proponentes deben tener en cuenta para elaborar y presentar las ofertas relacionadas con el objeto de la contratación y que harán parte integral del contrato que resulte del proceso de selección. El proponente deberá leer y analizar cuidadosamente, cerciorarse que cumple las condiciones y requisitos exigidos, que no está incurso en inhabilidades e incompatibilidades para contratar. Asimismo, debe tener en cuenta el presupuesto estimado, la información y documentación exigida y la vigencia que aquella requiera; además debe tener presente las fechas y horas fijadas para las etapas que conforman el presente proceso de contratación estatal. Toda consulta debe formularse por escrito, pues no se atenderán consultas personales ni telefónicas. El proponente debe examinar todas las instrucciones, formatos, anexos, condiciones y especificaciones que figuren en los documentos del proceso, los cuales constituyen la única fuente de información, para la preparación de la propuesta. Si el proponente omite suministrar documentos o información requeridos en los pliegos de condiciones y, como consecuencia de ello, su oferta no se ajusta sustancialmente a lo solicitado en éste, se hará responsable de las consecuencias que se establezcan para el efecto en los mismos. 1.1 JUSTIFICACIÓN En cumplimiento de lo establecido por los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, artículo 3 del Decreto 2474 de 2008, reglamentario de la Ley 1150 de 2007, se elabora el presente estudio previo, en el cual se analiza y expone la conveniencia y la oportunidad para la contratación del servicio de Monitoreo de alarmas para algunas Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos que no se encuentran cubiertas por vigilancia armada las 24 horas. 1

2 Es deber de la, como organismo del Estado, garantizar la administración del registro público nacional de la propiedad inmobiliaria en forma segura, confiable, velar por la seguridad de los archivos documentales, la protección de las instalaciones, de los bienes, de los recaudos por concepto de derechos de registro, y la integridad física de funcionarios y usuarios del servicio registral, así como prevenir o detener perturbaciones a la seguridad y tranquilidad individual en lo relacionado con la vida y los bienes propios de la Entidad y de terceros. Teniendo en cuenta que en la Entidad, no está en condiciones de proveer este servicio, se hace necesario contratar la prestación del mismo a través de una firma especializada para algunas oficinas de registro que requieran este tipo de seguridad y que no cuentan con vigilancia armada las 24 horas del día, ofreciendo así un servicio ágil y oportuno que responda a los requerimientos de la Entidad, de tal forma que garantice la protección y el cuidado de los funcionarios y los usuarios del servicio público, así como de los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la. 1.2 REGIMEN JURIDICO APLICABLE El régimen jurídico aplicable a la presente Licitación Pública y al contrato que de ella se derive será el previsto en las leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, el Decreto reglamentario 2474 de 2008, y demás normas que le sean concordantes. En lo que no se encuentra particularmente regulado, se aplicarán las normas comerciales y civiles vigentes DEFINICION DE LA NECESIDAD La, requiere contratar el servicio de alarma monitoreada, con el fin de proteger los bienes muebles e inmuebles de las diferentes Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos. 2. LA DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR, ESPECIFICACIONES ESENCIALES Y REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS 2.1 DESCRIPCION DEL OBJETO Contratar el servicio de alarma monitoreada con comunicación GPRS vía celular para 163 Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos del país que requieren este tipo de vigilancia, que cuente en cada una de ellas con un sistema de seguridad que garantice: 2

3 - Mantener monitoreadas cada una de las instalaciones mediante un sistema de alarma que identifique y/o advierta primariamente un siniestro, permitiendo una acción preventiva o mitigadora según sea el caso. - Controlar los horarios de apertura y cierre de las oficinas. - Minimizar el riesgo de hurto/ siniestro sobre este tipo de elementos. 2.2 ALCANCE DEL OBJETO El proponente deberá garantizar la prestación del servicio de alarma monitoreada con comunicación GPRS vía celular, las 24 horas del día, para las siguientes Oficinas de Registro: ITEM OFICINA 1 ABEJORRAL 2 ACACIAS 3 AGUA DE DIOS 4 AGUACHICA 5 AGUADAS 6 AMALFI 7 AMBALEMA 8 ANDES 9 ANSERMA 10 APIA 11 ARMERO 12 AYAPEL 13 BARBACOAS 14 BARICHARA 15 BARRANCABERMEJA 16 BELEN DE UMBRIA 17 BOLIVAR - ANTIOQUIA 18 BOLIVAR - CAUCA 19 BUENAVENTURA 20 BUGA 21 CACHIRA 22 CAJAMARCA 23 CALARCA 24 CALOTO 25 CAÑASGORDAS 26 CAQUEZA 27 CARMEN DE BOLIVAR 28 CARTAGO 29 CAUCASIA 3

4 ITEM OFICINA 30 CERETE 31 CHAPARRAL 32 CHARALA 33 CHIMICHAGUA 34 CHINACOTA 35 CHINU 36 CHIQUINQUIRA 37 CHOCONTA 38 CIENAGA 39 CONCEPCION 40 CONTRATACION 41 CONVENCION 42 COROZAL 43 DABEIBA 44 DOSQUEBRADAS 45 DUITAMA 46 EL BANCO 47 EL BORDO 48 EL COCUY 49 ESPINAL 50 FACATATIVA 51 FILANDIA 52 FREDONIA 53 FRESNO 54 FRONTINO 55 FUNDACION 56 FUSAGASUGA 57 GACHETA 58 GARAGOA 59 GARZON 60 GIRARDOT 61 GIRARDOTA 62 GUADUAS 63 GUAMO 64 GUAPI 65 GUATEQUE 66 HONDA 67 IPIALES 68 ISTMINA 69 ITUANGO 70 JERICO 71 LA CEJA 72 LA CRUZ 4

5 ITEM OFICINA 73 LA DORADA 74 LA MESA 75 LA PALMA 76 LA PLATA 77 LA UNION 78 LIBANO 79 LORICA 80 MAGANGUE 81 MAICAO 82 MALAGA 83 MANIZALES 84 MANZANARES 85 MARINILLA 86 MEDELLIN NORTE 87 MELGAR 88 MIRAFLORES 89 MOMPOS 90 MONIQUIRA 91 MONTERIA 92 NEIRA 93 NEIVA 94 NUQUI 95 OCAÑA 96 OROCUE 97 PACHO 98 PACORA 99 PALMIRA 100 PAMPLONA 101 PAZ DE ARIPORO 102 PENSILVANIA 103 PIEDECUESTA 104 PITALITO 105 PLATO 106 PUENTE NACIONAL 107 PUERTO ASIS 108 PUERTO BERRIO 109 PUERTO BOYACA 110 PUERTO LOPEZ 111 PUERTO TEJADA 112 PURIFICACION 113 QUIBDO 114 RAMIRIQUI 115 RIONEGRO 5

6 ITEM OFICINA 116 RIOSUCIO 117 ROLDANILLO 118 SABANALARGA 119 SAHAGUN 120 SALAMINA 121 SALAZAR DE LAS PALMAS 122 SAMANIEGO 123 SAN ANDRES - SANTANDER 124 SAN GIL 125 SAN JUAN DEL CESAR 126 SAN MARCOS 127 SAN MARTIN 128 SAN VICENTE DEL 129 CAGUAN SAN VICENTE DEL CHUCURI 130 SANTA BARBARA 131 SANTA FE DE ANTIOQUIA 132 SANTA ROSA DE CABAL 133 SANTA ROSA DE OSOS SANTA ROSA DE VITERBO SANTANDER DE QUILICHAO 136 SANTO DOMINGO 137 SANTUARIO 138 SEGOVIA 139 SEVILLA 140 SILVIA 141 SIMITI 142 SINCE 143 SITIONUEVO 144 SOATA 145 SOCHA 146 SOCORRO 147 SOGAMOSO 148 SONSON 149 SOPETRAN 150 TAMESIS 151 TITIRIBI 152 TULUA 6

7 ITEM OFICINA 153 TUMACO 154 TUNJA 155 TUQUERRES 156 TURBO 157 UBATE 158 URRAO 159 VELEZ 160 YARUMAL 161 YOLOMBO 162 ZAPATOCA 163 ZIPAQUIRA 2.3 REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS A. La empresa que preste el servicio deberá señalar el tiempo de respuesta ante las eventualidades que se presenten, especificando cada una de éstas. B. La empresa que preste el servicio deberá tener cobertura nacional. C. La empresa que preste el servicio deberá demostrar la ejecución del mismo servicio a empresas mínimo por un año. D. La empresa que preste el servicio deberá presentar en forma escrita y descriptiva el funcionamiento del sistema con su respectivo monitoreo. E. Únicamente se tendrán en cuenta las propuestas del servicio de sistema de alarma con su respectivo monitoreo que contemplan la información aquí consignada. F. En el evento que los equipos instalados actualmente no sean compatibles con la tecnología ejecutada por la empresa proponente, esta última deberá justificar tal afirmación y presentar en forma escrita por cada oficina los equipos que instalaría asegurando su funcionamiento durante la vigencia del contrato, valor que deberá ser incluido en el monto de monitoreo mensual. G. Para las oficinas dispuestas en los que se evidencie la necesidad de la adición de dispositivos por circunstancias tales como deterioro de los instalados actualmente, incompatibilidad con la tecnología de la empresa oferente, pérdida de total o parcial de su funcionamiento y/o circunstancias especiales; la empresa contratada deberá proveerlos, instalarlos incluyendo su cableado así como el desplazamiento del personal idóneo para ponerlos en funcionamiento sin que esto signifique sobrecosto para la Superintendencia, dado que este valor deberá estar contemplado en el monto mensual de monitoreo (entiéndase 7

8 por circunstancias especiales avería o notorias fallas en dispositivos que comprometan el sistema de monitoreo, así como indicios de actos vandálicos). H. El(los) medio(s) de transmisión de señales desde las oficinas hacia la central deberá especificarse en la propuesta e indicarse el lugar de recepción de las mismas en cada ciudad y la central, así mismo es necesario que se informe por escrito, los datos de la persona encargada de recepcionarlas y comunicarlas a la Superintendencia. Igualmente en caso de emergencia indicar los mecanismos y tiempos de respuesta. I. El valor del servicio de monitoreo, deberá explicarse claramente detallando cuáles son los servicios que incluye teniendo en cuenta lo expresado en este documento y deberá ser especifico así como constante para cada oficina previendo un lapso de ejecución entre el primero de febrero de y el 31 de diciembre del mismo año. J. El valor del monitoreo deberá indicarse en forma unitaria para cada oficina incluyendo los respectivos impuestos de ley, teniendo en cuenta que en dicho monto se debe incluir el rubro correspondiente a la provisión de equipos en calida de comodato, su cableado, instalación, funcionamiento, mantenimiento y cambio, en caso de ser necesario. K. En caso de existir reubicaciones y/o ampliaciones del área de las oficinas de insumos químicos durante la vigencia del contrato, la empresa contratada deberá: Mantener el sistema de seguridad en el sitio actual hasta tanto se encuentre en pleno funcionamiento el sistema de alarma con su respectivo monitoreo en el nuevo centro de acopio. Desmontar, trasladar, cablear, instalar y dejar en funcionamiento, el sistema de monitoreo en la nueva sede indicada por la Superintendencia, sin incurrir en costos adicionales por parte de esta última. Excepto para los casos en los que el área de traslado sea mayor, situación en la cual únicamente los gastos de cableado serán cubiertos por la Superintendencia quedando claro que el desmonte, traslado y funcionamiento serán por parte de la empresa contratada así como los gastos del personal idóneo de para tales actividades. L. Toda modificación, sustracción o adición al sistema de monitoreo (equipos), deberá ser presentada y debidamente justificada con antelación a la Entidad, para su aprobación y posterior autorización. En el evento que la empresa prestadora del servicio, instale o realice modificaciones sin la autorización de la Superintendencia, la Entidad no asumirá obligaciones y/o reconocimiento de los gastos generados por la circunstancia anteriormente descrita. 8

9 M. En caso de presentarse daños o deterioros en los equipos de monitoreo durante la vigencia del contrato, la empresa contratada deberá proveer, cablear(en caso de ser necesario),instalar y poner en funcionamiento el respectivo equipo sin adicionar costos para la Superintendencia, debido a que tal circunstancia debe estar incluida dentro del valor del monitoreo mensual. Así mismo, tal evento deber ser informado por escrito al supervisor del contrato o a quién haga sus veces. N. En caso de encontrarse en los dispositivos daños o deterioro, perdida total o parcial de su funcionamiento y/o circunstancias especiales que comprometan el buen funcionamiento del sistema de monitoreo, tales dispositivos deberán ser proveídos, instalados y puestos en funcionamiento por la empresa contratante sin que ello signifique sobrecostos para la Superintendencia. M. Especificaciones de los equipos a existir por oficinas: 2.4 Equipo requerido para cada sistema de alarma monitoreada Se deberá indicar en forma clara y precisa el valor total del servicio de alarma monitoreada, en concordancia con lo establecido en la oferta económica, cotizando por separado el valor del servicio de cada uno de los elementos que componen cada uno de los sistemas. Teniendo en cuenta los valores cotizados por el proponente y en caso de llegar a necesitarse, la Entidad podrá requerir a título de servicio algunos otros accesorios o equipos adicionales, los cuales se pagarán conforme a los valores ofertados. Se deberá garantizar que los equipos sean instalados y programados a la central de monitoreo del contratista. Estos equipos serán siempre de propiedad del contratista, los cuales deberán ser retirados una vez culmine el contrato. La entidad únicamente pagará el valor de cada uno de los servicios y dado el caso de presentarse algún daño deberá ser solucionado dentro de las VEINTICUATRO (24) horas siguientes. 2.5 Modalidad del Servicio. El proponente deberá garantizar la correcta prestación del servicio del sistema de alarma monitoreada con comunicación GPRS vía celular. Adicionalmente, garantizará como mínimo lo siguiente: Enlace a la central de monitoreo del contratista durante las veinticuatro (24) horas del día. La receptora de alarmas deberá ser un concentrador industrial capaz de recibir señales telefónicas, GSM voz, GPRS datos y comunicación vía Internet, entre otros, así como actualizarse por software de manera segura. Adicionalmente, enviar alarmas mediante envío de mensajes de 9

10 texto y a los correos electrónicos registrados por cada Oficina de Registro de Instrumentos Públicos y a la, al Supervisor del Contrato. Presentar un estudio de seguridad y evaluación de riesgos. Monitorear e identificar las señales de eventos de intrusión, atraco, incendio, emergencia médica, aperturas, cierres fuera del horario, entre otros eventos que se pudieren presentar. Proporcionar los códigos de seguridad para la confirmación de usuarios y claves personales. Reportar a través de los medios descritos, incluso vía correo electrónico la actividad del sistema, y el soporte técnico integral las 24 horas del día, todos los días de la semana y los 365 días del año. Atender en el menor tiempo posible las solicitudes de la entidad, relacionadas con la interrupción del servicio y funcionamiento de los equipos. Atender las solicitudes de realización de pruebas de funcionamiento de las alarmas en cada uno de los puestos solicitados, cuando así lo considere conveniente los interventores del contrato. Examinar de manera periódica los dispositivos y elementos que conforman cada sistema de alarma, efectuado las pruebas y los mantenimientos preventivos y correctivos que sean necesarios. Atender durante las veinticuatro (24) horas del día en forma inmediata, las llamadas y señales de emergencia. Avisar de forma inmediata a la entidad y a las diferentes autoridades competentes, las emergencias que se lleguen a presentar, Policía, Bomberos, Servicio de Ambulancia, entre otros. Prestar el servicio de apoyo motorizado y tener comunicación directa con la Policía Nacional, en caso de cualquier anomalía, alarma, activación o emergencia o garantizar la inmediata comunicación con las respectivas autoridades. Elaborar un reporte mensual de las novedades que se presenten (Aperturas, cierres y eventos especiales), el cual deberá informar el horario de activación y desactivación, cuál usuario efectuó la activación y desactivación del sistema; si algún usuario ingresó a las instalaciones fuera del horario habitual o permitidos. Este Reporte se debe allegar al correo electrónico del Supervisor del Contrato y a los funcionarios que designe la Superintendencia de Notariado y Registro. Entregar un protocolo de manejo y seguridad del sistema, a los interventores del contrato y a los funcionarios encargados en cada sede a nivel territorial por cada puesto solicitado. 2.6 Visitas de verificación en las instalaciones de los Proponentes. 10

11 Durante el término de evaluación de las propuestas, el comité técnico designado por la entidad realizará una visita en las instalaciones con que cuenten los proponentes con el fin de verificar la capacidad técnica y operativa para la prestación del sistema de alarma monitoreada. En dicha vistita el comité verificará los siguientes aspectos, los cuales son de obligatorio cumplimiento por parte de los proponentes: 1. Deberán contar con una sala y/o central de monitoreo, donde pueda comprobarse que existen los medios técnicos para prestar el servicio de alarma monitoreada, la cual deberá ser operada por personal del proponente, previa verificación de que la ubicación de esta sala y/o central de monitoreo visitada, se encuentre en una sede de propiedad del proponente. 2. En la sala y/o central de monitoreo, los proponentes deberán demostrar que cuentan con una receptora de alarmas, la cual deberá ser un concentrador industrial capaz de recibir señales telefónicas, GPRS datos y comunicación vía Internet, entre otros. Los funcionarios verificarán el envío y recibo de estas señales de alarma, determinando para la fecha de la visita cuáles de estos servicios se encuentra prestando el proponente. El comité responsable de llevar a cabo la verificación técnica en dicha visita, analizará en cada caso la procedencia de solicitar aclaraciones a los proponentes OBJETO DEL CONTRATO 3. CONDICIONES DEL CONTRATO CONTRATAR EL SERVICIO DE SISTEMA DE ALARMA MONITOREADA CON COMUNICACIÓN GPRS PARA LAS OFICINAS DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PUBLICOS NO CUBIERTAS CON VIGILANCIA FISICA ARMADA LAS 24 HORAS. 3.2 DURACIÓN DEL CONTRATO El término de ejecución del contrato se estima en veinticuatro (24) meses una vez se cumplan los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del mismo. 3.3 LUGAR DE EJECUCIÓN El servicio descrito en el objeto contractual será prestado en las diferentes Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos del país que requieren en 11

12 servicio de monitoreo de alarmas, conforme a la relación mencionada en el numeral 2.2 de los presentes estudios previos. 3.4 PRESUPUESTO Y ANALISIS DE MERCADO Para determinar el valor aproximado del servicio de sistema de alarma monitoreada con comunicación GPRS vía celular, se solicitó la cotización a dos empresas especializadas en alarmas monitoreadas: TELESENTINEL S.A. e INTEGRA SECURITY SYSTEMS Los ofrecimientos fueron los siguientes: A. EMPRESA No. 1 Valor mensual por cada oficina $ Valor mensual para las 163 Oficinas $ Valor total por 12 meses 163 Oficinas $ Valor total por 24 meses 163 Oficinas $ EMPRESA No. 2 Valor mensual por cada oficina $ Valor mensual para las 163 Oficinas $ Valor total por 12 meses 163 Oficinas $ Valor total por 24 meses 163 Oficinas $ (Este último valor conforme a la propuesta prestada) ANALISIS DE MERCADO Conforme a los valores cotizados, se concluye que el valor promedio por el servicio de sistema de alarma monitoreada con comunicación GPRS vía celular, durante (24) meses, para las 163 ORIPS es de SEISCIENTOS NOVENTA Y SIETE MILLONES CUATROCIENTOS TREINTA Y UN MIL TRESCIENTOS SESENTA PESOS ($ ) M/CTE VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Teniendo en cuenta el valor estimado para los servicios de vigilancia y seguridad privada y los servicios de sistema de alarma monitoreada, el valor estimado del contrato sería el siguiente: SETECIENTOS MILLONES DE PESOS ($ ) M/CTE. 3.5 FORMA DE PAGO 12

13 El valor total del contrato será pagado por mensualidades iguales vencidas, previa certificación previo recibido a satisfacción por parte del Supervisor del contrato, factura en la que indique el periodo facturado, y acreditación del pago por parte del contratista al Sistema de Seguridad Social Integral, salud y pensiones, Riesgos Profesionales y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, cuando a ello hubiere lugar, mediante certificación en la que conste tal situación. 3.6 OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA - Ejecutar el objeto del contrato. - Pago de Salarios: El Contratista debe asumir el pago de los salarios, prestaciones e indemnizaciones de carácter laboral, del personal que contrate, lo mismo que el pago de los impuestos, gravámenes, aportes y servicios de cualquier género, que establezcan las leyes colombianas. Es entendido que todos estos gastos han sido estimados por el CONTRATISTA e incluidos en el precio de su propuesta, Así mismo debe pagar oportunamente los salarios y prestaciones sociales e indemnizaciones laborales del personal que el contratista utilice o haya utilizado en la ejecución del contrato, para la liquidación del contrato suscrito con la Entidad, se debe presentar a la interventoría el paz y salvo de cada una de las personas que intervinieron en la obra, firmado por las partes. - Cumplir con lo solicitado en el presente proceso de contratación. - Las demás que se deriven de la naturaleza del contrato. 3.7 OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL CONTRATISTA 1) Constituir la garantía única de cumplimiento acorde con lo previsto en este documento. 2) Cumplir con los aspectos técnicos exigidos en los pliegos de condiciones documento que hace parte integral del presente documento. 3) Facturar mensualmente el valor del servicio prestado previo los trámites administrativos correspondientes. 4) Colaborar con la para el adecuado cumplimiento del objeto del contrato. 13

14 5) Cumplir las instrucciones impartidas por el supervisor del contrato, encargado de su control y vigilancia y las demás que sean inherentes al objeto de la presente convocatoria. 6) Ejecutar idónea y oportunamente el objeto del contrato, una vez se haya aprobado la póliza única de Cumplimiento. 7) Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando las dilaciones y entrabamientos que puedan presentarse. 8) EL CONTRATISTA, conservando su autonomía e iniciativa en sus gestiones profesionales o actividades encomendadas, respetará las normas y reglamentos de la Superintendencia. 9) Cumplir con la afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral previsto en la Ley 100 de 1993 y demás normas pertinentes (Empresa prestadora de Salud EPS, Pensiones y Aseguradora de Riesgos Profesionales ARP). 10) En caso de existir reubicaciones y/o ampliaciones del área de los lugares donde se prestará el servicio durante la vigencia del contrato, la empresa contratada deberá: Mantener el sistema de seguridad en el sitio actual hasta tanto se encuentre en pleno funcionamiento el sistema de alarma con su respectivo monitoreo en la nueva oficina. Desmontar, trasladar, cablear, instalar y dejar en funcionamiento, el sistema de monitoreo en la nueva sede indicada por la Superintendencia, sin incurrir en costos adicionales por parte de esta última. Excepto para los casos en los que el área de traslado sea mayor, situación en la cual únicamente los gastos de cableado serán cubiertos por la Superintendencia quedando claro que el desmonte, traslado y funcionamiento serán por parte de la empresa contratada así como los gastos del personal idóneo de para tales actividades. Toda modificación o adición al sistema de monitoreo (equipos), deberá ser presentada y debidamente justificada con antelación a la Entidad, para su aprobación y posterior autorización. En el evento que la empresa prestadora del servicio, instale o realice modificaciones sin la autorización de la Superintendencia, la Entidad no asumirá obligaciones y/o reconocimiento de los gastos generados por la circunstancia anteriormente descrita. 11) En caso de presentarse daños o deterioros en los equipos de monitoreo durante la vigencia del contrato, la empresa contratada deberá proveer, cablear(en caso de ser necesario), en el término de 24 horas, instalar y poner en funcionamiento el respectivo equipo sin adicionar costos para la Superintendencia, debido a que tal circunstancia debe estar incluida dentro del valor del monitoreo mensual. Así mismo, tal evento deber ser informado por escrito al supervisor del contrato o a quién haga sus veces. 14

15 12) En caso de encontrarse en los dispositivos daños o deterioro, pérdida total o parcial de su funcionamiento y/o circunstancias especiales que comprometan el buen funcionamiento del sistema de monitoreo, tales dispositivos deberán ser proveídos, instalados y puestos en funcionamiento por la empresa contratante sin que ello signifique sobrecostos para la Superintendencia de Notariado y Registro. 13) En el evento que los equipos instalados actualmente no sean compatibles con la tecnología ejecutada por la empresa proponente, esta última deberá justificar tal afirmación y presentar en forma escrita por cada oficina los equipos que instalaría asegurando su funcionamiento durante la vigencia del contrato, valor que deberá ser incluido en el monto de monitoreo mensual. 14) La empresa que preste el servicio deberá demostrar la ejecución del mismo servicio a empresas privadas o entidades públicas mínimo por dos años. 15) Para oficinas dispuestas en las que se evidencie la necesidad de la adición de dispositivos por circunstancias tales como deterioro de los instalados actualmente, incompatibilidad con la tecnología de la empresa oferente, pérdida de total o parcial de su funcionamiento y/o circunstancias especiales; la empresa contratada deberá proveerlos, instalarlos incluyendo su cableado así como el desplazamiento del personal idóneo para ponerlos en funcionamiento sin que esto signifique sobrecosto para la Superintendencia, dado que este valor deberá estar contemplado en el monto mensual de monitoreo (entiéndase por circunstancias especiales avería o notorias fallas en dispositivos que comprometan el sistema de monitoreo, así como indicios de actos vandálicos. 16) Las demás que se deriven del objeto contractual, de conformidad con los pliegos de condiciones los estudios previos, los cuales hacen parte integrante de este contrato. 3.8 SUPERVISIÓN La coordinación y control en la ejecución del contrato, estará a cargo del Coordinador del Grupo de Servicios Generales o el funcionario que designe el ordenador del gasto. Para estos efectos, el Supervisor estará sujeto a lo dispuesto en el numeral 1 del artículo 4 y numeral 1 del artículo 26 de la Ley 80 de 1993 y demás normas establecidas sobre la materia. 4. FUNDAMENTOS JURÍDICOS E IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR 4.1 RÉGIMEN JURÍDICOS APLICABLE 15

16 El contrato del servicio de MONITOREO de alarma para las Oficina de Registro de Instrumentos Públicos que requieren esta modalidad de vigilancia, a suscribirse, estará sometido a el establecido en los artículos 4 y 9º del Decreto No de 2008, así como las demás normas que la complementen, modifiquen o reglamenten y por las normas civiles y comerciales que regulen el objeto del presente proceso de selección. De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1150 de 2007, reglamentada por el Decreto 2474 de 2008, la modalidad de selección para el objeto contractual definido en este documento, corresponde a la modalidad de Licitación Pública, en razón de su objeto y cuantía. 4.2 ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE RIESGOS PREVISIBLES La estimación del riesgo consiste en medir la probabilidad de ocurrencia de un evento y su impacto en caso de que se materialice. La medición efectiva y cuantitativa del riesgo se asocia con la probabilidad de una perdida futura. Para el caso de la contratación estatal no se establece una metodología para la cuantificación del riesgo, lo cual da a la entidad cierto grado de discrecionalidad. El Decreto 2474 de 2008, ordena que las entidades públicas deben incluir en los pliegos de condiciones o sus equivalentes la estimación, tipificación y asignación de los riesgos. Dando cumplimiento a lo ordenado por las normas arriba citadas, debe definirse una metodología que permita hacer la estimación, tipificación y asignación del riesgo, así como los criterios de distribución de las diferentes aleas contractuales. De la misma manera, para darle mayor alcance a los preceptos legales y de aplicación de dicha labor de estimación, tipificación y asignación de los riesgos no debe hacerse de la misma forma y con igual metodología para todos los contratos estatales, ya que hay contratos jurídicos rutinarios, de poca complejidad, que exigirán un análisis somero guiado por el sentido común, bajo las reglas de experiencia, y de los antecedentes de los contratos que se han suscrito por las entidades estatales, mientras que en los otros escenarios, principalmente en la generación de infraestructura de desarrollo tecnológico y concesión de servicios, se requerirá de estudios técnicos especializados para llevar a cabo dicha labor. Teniendo en cuenta lo anterior se procederá a tipificar, estimar y asignar riesgos previsibles para la presente contratación. 16

17 RIESGOS PREVISIBLES: Son los posibles hechos o circunstancias que por la naturaleza del contrato y de la actividad a ejecutar es factible su ocurrencia RIESGO REGULATORIO: Comprende las variaciones de las tarifas del mercado regulado, cambios de la carga impositiva tributaria por reformas legales futuras y la adopción de decisiones administrativas. Financiero. Pérdida de liquidez. Inflación. Cambiario. RIESGO OPERATIVO: Son intrínsecos al contrato y comprende todas las tareas que pueden generarse del incumplimiento de las obligaciones que emanan del acuerdo de voluntades: Variación en la disponibilidad o en el costo de los insumos necesarios para prestar los servicios. Incumplimiento de subcontratistas, suministradores de bienes y servicios necesarios para poder ejecutar el objeto contractual. Incumplimiento de compromisos adquiridos por el contratista seleccionado con sus subcontratistas. Incumplimiento de la administración en los pagos. Ejercicio del ius variandi ESTIMACION DEL RIESGO Conforme a lo anterior, en los contratos de baja complejidad, la cuantificación puede realizarse con base en la información histórica de contratos pasados o con base en juicio de personas que tengan experiencia en esta clase de gestión contractual. Frente a la contratación que pretende satisfacer la entidad, se procede a establecer su grado de probabilidad de ocurrencia y de impacto en relación con el equilibrio económico del contrato, utilizando una escala ordinal en la que se hace referencia a criterios de medición como se presenta a continuación: Muy Alto, Alto, Medio, Bajo, Muy Bajo. RIESGO TIPIFICADO GRADO DE OCURRENCIA GRADO DE IMPACTO Riesgos regulatorios Medio Medio Riesgos financieros Bajo Medio 17

18 Incumplimiento de obligaciones laborales o de seguridad social por parte del contratista. Incumplimiento de la administración en los pagos. Retraso y/o errores en los pagos por parte de la administración al contratista. Ejercicio del ius variandi Daños a bienes de la entidad contratante. Retraso y/o comisión de errores por parte del contratista en la ejecución del contrato. Bajo Muy bajo Bajo Bajo Bajo Bajo Bajo Alto Bajo Medio Medio ASIGNACIÓN DE RIESGOS El criterio adoptado para asignar los riesgos en la presente contratación es el parámetro utilizado como estándar internacional en la materia, que busca mitigar los costos generados para hacer frente a cada contingencia. En atención a lo antes dicho, los riesgos son distribuidos por la parte contractual que mejor los pueda vigilar, evaluar, controlar y administrar, o por aquella que tenga mejor acceso a los instrumentos de protección atenuación o diversificación. Riesgos asumidos por la entidad Retraso y/o comisión de errores en los pagos por parte de la administración. Riegos asumidos por el contratista Incumplimiento de obligaciones laborales o de seguridad social por parte del contratista. Riesgos compartidos 18

19 Ejercicio del ius variandi Enfermedad, muerte u ocurrencia de riesgos profesionales del contratista. Daños a bienes de la entidad contratante. Retraso y/o comisión de errores por parte del contratista en la ejecución del contrato Garantías que amparan los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual. Se debe suscribir como garantía una póliza de cumplimiento de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1150 de 2007, y el artículo 7 del Decreto 4828 de 2008, modificado por el artículo 1 del Decreto 2429 de De acuerdo con el Artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, y el 88 del Decreto 2474 de 2008, dispone que las entidades públicas deben incluir en los pliegos de condiciones o sus equivalentes la estimación, tipificación y asignación de los riesgos. El contrato a realizarse debe contemplar el amparo de los siguientes riesgos que puedan afectar su ejecución en los siguientes porcentajes mínimos establecidos: ETAPA PRECONTRACTUAL a. Seriedad de la oferta: En esta etapa el riesgo está representado por el incumplimiento o negativa del contratista a la suscripción y firma del respectivo contrato. Se requiere garantizar la seriedad de la oferta. RIESGO Seriedad de la Oferta ASIGNACION CONTRATISTA ENTIDAD x COMO CUBRIR Se solicitará póliza de seriedad de la oferta, equivalente al 10% del valor del presupuesto oficial estimado, con una vigencia de tres (3) 19

20 meses, contados a partir de la fecha de cierre del proceso de selección. ETAPA CONTRACTUAL a. Cumplimiento del contrato: Durante la ejecución del contrato se puede presentar el hecho de que por causas inherentes al Contratista, éste no de cumplimiento a alguna de las cláusulas pactadas en el contrato. Se requiere asegurar el cumplimiento del contrato a través de una póliza de cumplimiento a través de la cual la entidad realizará las respectivas reclamaciones que se puedan presentar en la ejecución del contrato. b. Durante la ejecución del contrato, los elementos que se encuentren dentro de las instalaciones y oficinas pueden ser objeto de sustracción. RIESGO Cumplimiento del contrato ASIGNACION CONTRATISTA ENTIDAD x COMO CUBRIR Se solicita una póliza de cumplimiento equivalente al 10% del valor del contrato, con una duración igual al tiempo de duración del contrato y cuatro meses más Durante la ejecución del contrato, los elementos que se encuentren dentro de las instalaciones y oficinas pueden ser x Para mitigar este riesgo se deberá constituir una póliza que ampare los daños y perjuicios causados a la SNR como consecuencia de la sustracción de 20

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