Consideraciones para construir un tablero de comando. Por Olga Susana Filippini

Transcripción

1 Consideraciones para construir un tablero de comando Por Olga Susana Filippini 1

2 Esquema de funcionamiento de una empresa moderna 1)Planeamiento. 2) Acción Implementada. 5) Tablero de Comando. 4) Controles. 3) Resultados 2

3 Funcionamiento de la empresa moderna según esquema anterior La empresa trabaja en Organización Planificada. Es decir planifica: Formulaciones Estratégicas, Productos, Procesos, Producciones, Proyectos, Recursos Financieros, Resultados etc. Concreta los planes y decisiones en ejecuciones y acciones. Las acciones y los planes ejecutados generan resultados. Las acciones y los resultados se someten a los sistemas de Control. Éstos comparan los resultados con las previsiones y a través de los desvíos, corrigen planes y acciones en un proceso continuo. El Tablero de Comando resume los Controles organizados por sector y por Nivel y actúa sobre los distintos niveles del proceso de planeamiento. 3

4 Principios Básicos B de un Sistema de Control Tablero de comando Traducir la Estrategia en términos Operativos. Alinear -a toda la organización de Recursos Humanos con la estrategia de la Empresa. (Unidad de dirección). Hacer que la Estrategia sea trabajo diario de toda la Organización. Hacer de la Estrategia un proceso continuo. Hacer de la medición de la gestión un proceso de todos. 4

5 Tablero de Comando Es una organización sistemática de las informaciones, destinadas a facilitar el ejercicio de las responsabilidades dentro de la Organización Está estructurado bajo el concepto de responsabilidad por los resultados Es una síntesis de las actividades que se controlan Refleja la estructura de la organización y el grado de descentralización

6 Tipos de Tablero Tablero de Control Integral Tablero de Control Estratégico Agrupa la información más relevante de las tres perspectivas anteriores destinado a la Alta Dirección Brinda información interna y externa respecto al posicionamiento y el largo plazo Tablero de Control Directivo Tablero de control operativo Monitorea los Empresa en su conjunto y de las diferentes áreas clave. Resultados internos a corto plazo Permite el seguimiento del estado de situación de un sector o proceso para tomar medidas correctivas 6

7 Tablero de Comando Indicadores Objetivos Tolerancias Alarmas Acciones Compromisos

8 Características Deseables Dinámico Proactivo En tiempo real Que habilite a tomar decisiones oportunas Sintaxis para los niveles directivos Específicos para los niveles operativos Diseño Uniforme

9 Atributos de la Información Orientada a los objetivos Relevante Confiable Oportuna Integrada Clara e inequívoca Rápida realimentación

10 Sistematización del Tablero de Comando Indicadores: índices expresados en su unidad de medida Frecuencia: diaria, semanal, mensual Apertura: cómo se piramidan para acceder a su desagregación Alcance: mensual, acumulado Base de Comparación Historia / Tendencia Parámetro de Alarma Gráfico Responsable del monitoreo

11 Tecnología de Información y Tablero de Comando Fáciles de comprender para presentarlos en reuniones de análisis o discusión Permite ser compartido y discutido con rapidez Permite evaluar los escenarios asociados con los planes de acción sugeridos 11

12 Tablero de Comando- Fase de Diseño 1 A partir de Objetivos estratégicos Rentabilidad Liderazgo Calidad de Servicio Productividad Recursos Humanos Determinar : Areas / subáreas clave Estructura Organizacional Secuencia de Procesos 12

13 Tablero de Comando- Fase de Diseño 2 Indicadores clave o factores críticos de éxito Funciones o relaciones que miden el cumplimiento de los objetivos estratégicos enunciados Apertura o clasificación por sectores / causas / responsables Forma de cálculo Orígen de la información (quién provee) Datos a procesar (qué, cuáles ) Procedimiento a utilizar ( cómo ) Frecuencia de información (cuándo) 13

14 Tablero de Comando- Fase de Diseño 3 Establecer la base de comparación Estándar de referencia Base para el cálculo de variaciones Determinar puntos de alarma Formas de aviso cuando la tolerancia establecida ha sido superada Mostrar tendencias Indicar planes de acción 14

15 Mas importante que hacer las cosas como se debe, es hacer las cosas que deben hacerse 15

16 Ejemplo 1 Factores Críticos Resultado Estándar Variación Períodos Tendencia de éxito Presupuesto Baja % entregas 98 % 99 % -1 % 5 Mantiene en tiempo % reclamos 3 % 3 % Mantiene % scrap 1.5 % 0.5 % +300 % 3 Alza 16

17 Ejemplo 2 Responsable F.C.E. Responsable F.C.E. Resultado Meta Período Tendencia Positivo N.O.Pino % scrap J.P G.B. N.A. % scrap manipuleo % scrap carga % scrap transporte G.D. % scrap descarga Negativo A.Vatido % devolución B.M. C.G. S.S. C.A. % insatisfacción uso % no coincide con folleto % bajo contenido llenado % producto interior roto Nivel 3 Nivel 4 17

18 Indicadores 18

19 Tablero de Comando- Fase de Implantación Ejecución del Plan de Puesta en Marcha 7.- Monitoreo de los resultados obtenidos y sus efectos identificación de causas de desviaciones planes de remoción de causas de problemas planes de mejora 8.- Evidencia de los comportamientos positivos 9.- Alerta a los cambios de las condiciones iniciales e introducción de modificaciones consecuentes 19

20 Ene-02 Mar-02 May-02 Jul-02 Sep-02 Nov Ene-03 Mar-03 May-03 Jul-03 Sep-03 Grafico de Ventas de A 20 Nov-03 Ene-04 Mar-04 May-04 Jul-04 Sep-04 Nov-04 Ene-05 Mar-05 May-05 Jul-05 Sep-05 Nov-05 Zona sin riesgo Zona de Precaución Zona de Alto riesgo Ventas Reales

21 Ene-02 Mar-02 May-02 Jul-02 Sep Nov-02 Ene-03 Mar-03 May-03 Jul-03 Sep-03 Grafico de Ventas Totales 21 Nov-03 Ene-04 Mar-04 May-04 Jul-04 Sep-04 Nov-04 Ene-05 Mar-05 May-05 Jul-05 Sep-05 Nov-05 Zona sin riesgo Zona de Precaución Zona de Alto riesgo Ventas Reales

22 Ejemplos de Indicadores del Tablero de Comando 1. Industriales: 1.1. Niveles de Stocks Materia Prima Producción en Proceso Producto Terminado Evolución del Precio de las principales Materias Primas Controles de Productividad, Mermas, Eficiencias y Rendimientos Productividad de la Mano de Obra. HH/tonelada por ej Mermas del Proceso Paradas de producción. Hs totales de Parada. Programadas y No programadas Rendimiento de Producto Eficiencia de marcha. 22

23 Ejemplos de Indicadores del Tablero de Comando 1. Industriales: 1.4. Controles e Indicadores de Calidad. De la Materia Prima, de la Producción en proceso y del Producto Terminado Control de las variables del proceso. Temperaturas, presiones, caudales etc Consumos de Energía y combustibles. 2 Recursos Humanos. 2.1 Número total de funcionarios por sector Índices de ausentismo Índices de rotación Índices de accidentes Índices de gravedad de accidentes Grado de satisfacción de los RRHH. 23