Manual de usuario Módulo SEPA (Incluido en la Versión CGAPW) Área de Gestión Económica Contabilidad

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1 Manual de usuario Módulo SEPA (Incluido en la Versión CGAPW) Área de Gestión Económica Contabilidad

2 2 ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN MANTENIMIENTO TERCEROS CÓDIGO IBAN CÓDIGO BIC MODIFICACIÓN CUENTAS BANCARIAS DEL TERCERO CUENTAS BANCARIAS DEL ENTE BANCOS CUENTAS BANCARIAS ENTRADA DE OPERACIONES FRACCIONAMIENTO / ACUMULACIÓN RELACIONES DE PAGOS AUTOMÁTICOS CONVERSIÓN AUTOMÁTICA INICIAL CÓDIGO IBAN... 16

3 3 1. Introducción Este manual de la versión de CGAPW explica como se realiza la adaptación en el programa de Contabilidad de a la Normativa SEPA (Single Euro Payments Area). Se entiende por SEPA a la Zona Única de Pagos en Euros a través de la cual se establece una verdadera área integrada de pagos europeos en euros, los cuales están sujetos a un conjunto uniforme de estándares, normas y condiciones, permitiendo la realización de los pagos en euros de forma sencilla, rápida, segura y eficiente tal como se realiza actualmente dentro de cada país. Uno de los instrumentos de pago uniformes es la Transferencia SEPA, que se conoce en el ámbito internacional como SEPA Credit Transfer (SCT) y es un instrumento de pago básico para efectuar abonos no urgentes en euros, sin límite de importe, entre cuentas bancarias de clientes del ámbito de la SEPA, de forma totalmente electrónica y automatizada. En el Reglamento UE 260/2012 es donde se establecen determinados requisitos para la realización de transferencias en euros, y otras formas de pago, de forma que los instrumentos de pago sean comunes a toda la UE, afectando a 33 países (los 28 miembros y 5 más). En este reglamento también se fijan las fechas límite a partir de las cuales los instrumentos tradicionales de pago internos de cada Estado ya no podrán ser utilizados, sino que deberá producirse una transición sustituyéndolos por los nuevos esquemas SEPA homogéneos a toda la zona euro. La fecha límite se sitúa en el dia 1 de febrero de 2014, con pocas excepciones. Referente a los formatos de ficheros a intercambiar entre las entidades y clientes, debe ser en XML según la normativa aplicada, basada en estándares UNIFI ISO 20022, que en el caso de las transferencias se desarrolla a través de las Órdenes en formato ISO para la emisión de transferencias SEPA. Para facilitar la migración a los nuevos instrumentos de pago SEPA, en vez de adaptarse directamente a dicho formato XML, se utiliza de forma transitoria el formato tradicional de fichero plano en txt en el Estado español. Este fichero en txt corresponde al que en este documento se detalla: Transferencias SEPA en fichero electrónico basado en la Serie de Normas y procedimientos bancarios N Una de las principales características de los pagos con instrumentos SEPA es la utilización del código IBAN como identificador único de la cuenta en las operaciones. También requiere el uso del código BIC para identificar a la entidad en la cual reside la cuenta. El código IBAN es el sustituto del actual CCC (Código Cuenta Cliente) para el Estado español. A partir del 1 de febrero de 2014 será de uso obligatorio además de adecuarse todas las transferencias a los estándares SEPA. El código IBAN es el que utilizarán tanto el Ordenante como el Beneficiario de las transferencias, por ello el programa de contabilidad de debe adaptar las cuentas bancarias actuales (CCC) al nuevo formato IBAN. A continuación se detallan los cambios en el programa para realizar la adaptación.

4 MANTENIMIENTO TERCEROS En el mantenimiento de Terceros, situado en CGAPW Tablas Terceros, se incorporan una serie de datos nuevos, necesarios para informar las domiciliaciones bancarias. Dichas domiciliaciones bancarias pueden ser hasta un máximo de tres, siendo solamente una la Principal. La nueva información en las domiciliaciones bancarias para la adaptación a SEPA es: - Código IBAN - Código BIC CÓDIGO IBAN El código IBAN es el Identificador de la Cuenta Bancaria en el nuevo formato estandarizado. La estructura del código IBAN es la siguiente: - Código País = 2 dígitos, según ISO Puede realizarse F4 para obtener la ayuda a la tabla de Países existente en la aplicación. - Dígito de Control = 2 dígitos según la fórmula de cálculo aplicable establecida en la norma ISO y ECBS EBS204v3

5 5 - Cuenta Bancaria = 30 dígitos como máximo, siendo caracteres alfanuméricos, que se corresponden a la cuenta bancaria según el Banco Central de cada País Dicho código, por tanto, se compone de hasta un máximo de 34 caracteres. Para el caso de los Terceros con domiciliaciones bancarias ubicadas en el Estado español, el código IBAN tiene un total de 24 posiciones: - Código País = ES - Dígito de Control = 2 dígitos según la fórmula de cálculo - Cuenta Bancaria = 20 dígitos correspondientes a la antigua Cuenta CCC Según el país donde resida la cuenta bancaria el código IBAN puede tener una longitud superior o inferior, siendo el máximo los 34 dígitos permitidos. El código IBAN está sujeto a validación, debiendo ser un código correcto en el momento de su introducción en el apartado de Cuentas Bancarias del Tercero. Si un código IBAN es erróneo, porque el Dígito de Control no se corresponde con el resto de cifras del mismo, la aplicación avisa que es incorrecto pero en ningún caso lo calculará automáticamente (salvo la excepción que se comenta más adelante que se produce con el proceso de conversión automática inicial de cuentas CCC al Código IBAN). Por tanto, en el momento de introducir el Código IBAN la aplicación verifica su validez y no podrá guardarse en caso que no cumpla la validación establecida. A partir de la nueva versión del CGAPW el Código IBAN pasa a ser el único obligatorio en la introducción de las domiciliaciones bancarias del Tercero. Por tanto en cualquiera de las tres cuentas que puede tener el tercero asociadas, en el momento que se active su introducción, únicamente será de obligada introducción el Código IBAN. La Cuenta en el formato CCC pasa a ser opcional (no obligatoria) pudiendo dejarse en blanco. PROCESO DE CONVERSIÓN INICIAL DE LAS CUENTAS CCC A CÓDIGO IBAN: La aplicación permite realizar la conversión automática de las domiciliaciones bancarias de los Terceros, que actualmente están en formato CCC al nuevo Código IBAN. Para realizar dicha conversión ver el apartado correspondiente en este documento: 1.5. CONVERSIÓN AUTOMÁTICA INCIAL CÓDIGO IBAN. De forma excepcional el cálculo del Dígito de Control del Código de IBAN lo realiza la aplicación automáticamente, mediante este proceso de conversión. IMPORTANTE: SE RECOMIENDA REALIZAR EL PROCESO DE CONVERSIÓN AUTOMÁTICA INICIAL DE LAS CUENTAS CCC AL CÓDIGO IBAN PARA FACILITAR LA ADAPTACIÓN A LA NORMATIVA SEPA.

6 CÓDIGO BIC El código BIC es un Identificativo de la Entidad financiera en la que reside la cuenta bancaria o código IBAN. Dicho identificativo tiene hasta un máximo de 11 posiciones, siendo las 8 primeras obligatorias. La estructura del código BIC es la siguiente: - Código de Banco = son 4 caracteres e identifica a la Entidad Financiera - Código de País = son 2 dígitos, según el estándar ISO Localidad = son 2 dígitos - Sucursal = son 3 dígitos y es opcional. En caso que no se defina puede identificarse con XXX El código BIC es de introducción opcional en las cuentas bancarias asociadas al Tercero MODIFICACIÓN CUENTAS BANCARIAS DEL TERCERO Ante una modificación de una cuenta bancaria del tercero, tal como ocurre actualmente, la aplicación pregunta si desean actualizarse los datos de las operaciones referidos a dicha cuenta bancaria. Si se responde que sí, el sistema modifica de forma automática todas las operaciones del tercero que tienen saldo pendiente y que utilizan dicha cuenta bancaria. Por ello, si en una cuenta bancaria se introduce el Código IBAN y el BIC, cuando se responda que sí al mensaje de actualizar las operaciones, al finalizar el proceso puede comprobarse que aquéllas que estaban pendientes contienen dichos códigos IBAN y BIC. Por ejemplo: El tercero siguiente tiene información en las domiciliaciones bancarias 1 y 2, siendo la 2 la Principal.

7 7 Se modifica la cuenta 2 principal indicando los Códigos IBAN y BIC: Al realizar guardar, el sistema muestra el siguiente mensaje: En caso de responder SI, automáticamente la aplicación modifica todas las operaciones con saldo pendiente que contengan dicho Tercero y la cuenta 2 principal que se ha modificado, quedando por tanto recogida esta información en las operaciones de forma automática:

8 CUENTAS BANCARIAS DEL ENTE BANCOS En el apartado del mantenimiento de Bancos, situado en CGAPW Tablas Bancos Bancos, se realiza una modificación en el momento de la instalación de la nueva versión del CGAPW. Dicha modificación supone una actualización de las Descripciones de las Entidades Financieras, según la reestructuración bancaria producida en los últimos años y además se incorpora un nuevo dato correspondiente al Código BIC. El formato de pantalla de uno de los Bancos o Entidades Financieras es:

9 9 El código BIC tiene la estructura detallada en el apartado anterior CÓDIGO BIC. Con la instalación de la nueva versión, el Código BIC de las Entidades Financieras se da de alta de forma automática y estará asociado por defecto. En altas nuevas de Bancos, es el usuario quien debe informar manualmente el Código BIC CUENTAS BANCARIAS En el apartado de Cuentas Bancarias del Ente, situado en CGAPW Tablas Bancos Cuentas Bancarias, también se realiza una modificación: se añaden los Código IBAN y BIC. A partir de la instalación de la nueva versión el Código IBAN es el único que será obligatorio, siendo la cuenta en formato CCC y el código BIC opcionales. El formato nuevo de la pantalla de Cuentas Bancarias es el siguiente:

10 10 Deberán modificarse manualmente las Cuentas Bancarias del Ente para que estén actualizadas con los nuevos Código IBAN y BIC. Los códigos IBAN y BIC tienen la estructura detallada en los apartados anteriores: CÓDIGO IBAN y CÓDIGO BIC, respectivamente. En este caso la aplicación no realiza ninguna conversión automática, debiendo ser el usuario quien establezca la nueva codificación para estas cuentas.

11 ENTRADA DE OPERACIONES La introducción de Operaciones contables se realiza desde CGAPW Entrada de Operaciones. En aquéllas que tengan Información de Pago, relacionada o bien con el Tercero principal (Interesado de la operación) o bien con el Endosatario (tercero que en la tabla de terceros tiene la marca de endosatario ), se añaden los Códigos IBAN y BIC a las domiciliaciones bancarias. Como en la tabla de Terceros, la información obligatoria en la domiciliación bancaria pasa a ser el Código IBAN, pudiendo especificarse de forma opcional la Cuenta CCC y el Código BIC. Las validaciones en el Código IBAN son las mismas que las realizadas en el mantenimiento de Terceros, no pudiendo guardarse una operación si dicho código no es correcto.

12 FRACCIONAMIENTO / ACUMULACIÓN En el apartado para fraccionar / acumular obligaciones, situado en CGAPW Utilidades Fraccionamiento / Acumulación, también se actualizan los datos de la información bancaria de Terceros / Endosatarios de forma que puedan recuperarse los Códigos IBAN y BIC. El formato de pantalla es: Las validaciones del Código IBAN son las mismas que las aplicadas en el mantenimiento de Terceros y en la Entrada de Operaciones, no pudiendo guardarse un fraccionamiento o acumulación de obligaciones si el Código IBAN no es correcto. También puede realizarse la introducción del Código IBAN sin ser obligatoria la introducción de la Cuenta CCC. El código BIC es opcional.

13 RELACIONES DE PAGOS AUTOMÁTICOS En el apartado CGAPW Relaciones De ordenación y transferencia, es donde se realizan los pagos automáticos. Si el tipo de pago seleccionado es Pago por transferencia la aplicación contempla la realización del fichero de transferencias según el Cuaderno adaptado a las especificaciones técnicas de la Normativa SEPA. Por ello en la selección de Obligaciones pendientes de pago a incluir en la relación se muestran también los Códigos IBAN y BIC asociados, los cuales deben estar informados para la realización del nuevo fichero en el formato del Cuaderno adaptado a SEPA. Podrá continuar realizándose el fichero en el actual formato Cuaderno 34, en cuyo caso no existe la obligatoriedad de informar los Códigos IBAN y BIC. A pesar de disponer del actual formato, se recomienda a partir de la instalación de la nueva versión del CGAPW, el uso del nuevo formato para SEPA, ya que el actual ya no será admitido a partir del 1 de febrero de 2014, momento en que únicamente se aceptará el nuevo formato por parte de las entidades financieras. Al generar las nuevas relaciones de pagos por transferencia con la nueva versión la Cuenta bancaria de pago incorpora los Códigos IBAN y BIC (se recuperan del mantenimiento de Cuentas Bancarias): La pantalla de selección de obligaciones también incorpora los nuevos datos:

14 14 Y en la generación del fichero de transferencia existe la posibilidad de realizar el fichero de transferencia en el formato Cuaderno 34 v. 14 (adaptación a SEPA):

15 15 También en el diálogo de generación del fichero aparecen apartados nuevos tales como: - Tipo de operación = Posibilidad de seleccionar dos tipos: o Transferencias SEPA = para transferencias entre cuentas de entidades de crédito adheridas al esquema de transferencias SEPA, en euros y con destino a países de la zona SEPA. o Otras Transferencias = para transferencias transfronterizas en euros, con destino a países de fuera de la zona SEPA. - Sufijo = Identificación del Ordenante del pago. Es obligatorio. En el apartado de Formato de fichero de transferencia existen 2 opciones: - Cuaderno 34 v. 14 (adaptación a SEPA) = nuevo formato de fichero según las especificaciones técnicas de la normativa SEPA. El único admitido a partir del 1 de febrero de Cuaderno 34 1 = genera el fichero en el formato actual, que ya no podrá utilizarse a partir del 1 de febrero de 2014 Una vez seleccionados en el diálogo los datos para generar el fichero, se realiza Aceptar y la aplicación guarda el fichero en la carpeta indicada que será el que se envíe a la entidad que debe realizar el pago. Los listados tanto de Notificación del pago a los Terceros como el de Relaciones de pago incluyen también la información de los Códigos IBAN y BIC:

16 CONVERSIÓN AUTOMÁTICA INICIAL CÓDIGO IBAN Una vez se ha instalado la versión 06400, se activa una herramienta para realizar las conversiones de las Cuentas CCC actuales informadas en las domiciliaciones bancarias del mantenimiento de los Terceros y en las operaciones de éstos. Dicha herramienta permite la conversión automática de forma que pueda trabajarse sin problemas con los nuevos Códigos IBAN y BIC que después se utilizarán en la generación de las órdenes de pago por transferencia en el nuevo formato SEPA. SE RECOMIENDA REALIZAR ESTE PROCESO DE CONVERSIÓN INCIAL DE LAS CUENTAS CCC AL CÓDIGO IBAN DESPUÉS DE LA INSTALACIÓN DE LA VERSIÓN, PARA PODER TRABAJAR CON LA ADAPTACIÓN A SEPA. Esta herramienta de conversión automática de cuentas CCC a Código IBAN y BIC está situada en: CGAPW Búsquedas De terceros, en el apartado Herramientas Conversión IBAN. En primer lugar debe realizarse una selección de terceros sobre los cuales aplicar la conversión. Y realizar Buscar ahora. Si se dejan en blanco los campos de selección el

17 17 resultado de la búsqueda retorna todos los terceros de la aplicación, que están activos incluídos los que actúan como Endosatarios. A continuación puede pulsarse el botón de conversión y la aplicación muestra una pregunta que debe confirmarse: Al responder que SI se inicia el proceso de conversión de aquéllas domiciliaciones de los terceros que se han seleccionado y que son las que están informadas en la tabla de Terceros, además de todas las operaciones asociadas a dichos Terceros y que utilicen las cuentas de las domiciliaciones que se convierten.

18 18 Durante el proceso de conversión aparece una barra de progreso: Una vez terminado el proceso de conversión de cuentas CCC a Códigos IBAN de aquéllos terceros seleccionados y de sus operaciones se muestra un mensaje como el siguiente: Puede comprobar que las cuentas se han convertido al Código IBAN, volviendo a realizar buscar y viendo si tiene información en las columnas correspondientes:

19 19 Y también a través del listado situado en la misma opción de búsquedas de terceros: OBSERVACIÓN IMPORTANTE: Si existen cuentas CCC no válidas, cuyo Dígito de Control está informado con dos asteriscos (**) no se realiza la conversión. Cuando termina la conversión el sistema da un mensaje de aviso como el siguiente: En estos casos los terceros tendrán la conversión pendiente y debe revisar desde el mantenimiento de terceros si ha de modificarse algun dato de las domiciliaciones bancarias que tenga el DC = **, para que sea correcto y aplicar de nuevo la conversión seleccionando el tercero que había quedado pendiente de convertir. Este proceso puede realizarse tantas veces como sea necesario hasta que todos los terceros tengan las cuentas CCC convertidas al Código IBAN. Otra opción es informar manualmente los Códigos IBAN y BIC válidos en la tabla de terceros. Y con posterioridad, para aplicar los cambios a las operaciones del tercero, puede usarse el asistente de la MODIFICACIÓN DE CADENAS, situado en CGAPW Utilidades Modificación de cadenas. Este asistente permite seleccionar el tercero que se ha modificado (tanto en actual como en nuevo se informa el mismo tercero) y seleccionar las operaciones a modificar. De esta forma se actualizarán los datos de las domiciliaciones bancarias con los nuevos códigos en cada una de las operaciones que se seleccionen en la modificación. Una vez terminado el proceso de conversión ya podrá continuar trabajando con normalidad en la aplicación.

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