Guía para implementar mejores prácticas ambientales en organizaciones

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1 Guía para implementar en organizaciones Contenido Presentación... 2 Qué son las Mejores Prácticas Ambientales... 3 Características principales de las MPA... 4 Dimensiones de las Mejores Prácticas Ambientales... 5 Elementos básicos para implementar... 5 Principio 1: Compromiso y política ambiental... 6 Principio 2: Planeación... 6 Principio 3: implementación... 8 Principio 4: Monitoreo y mejora continua... 12

2 Presentación La problemática ambiental en los últimos años ha ido aumentando considerablemente por lo que el debate ya no radica en la importancia del medio ambiente sino en la forma de contrarrestar los daños generados y preservar aquellos recursos con los que todavía se cuenta. La solución para minimizar el impacto ambiental, requiere de la acción comprometida y responsable de toda la sociedad, a nivel colectivo e individual a través de esfuerzos conjuntos entre la sociedad civil y el gobierno. Para que este esfuerzo conjunto sea posible, es necesario, en primer lugar, generar una conciencia del impacto que cada una de nuestras acciones tiene sobre el medio ambiente; y una vez que esto haya sido logrado, comenzar a buscar alternativas y rutas de acción que permitan disminuir dicho impacto. En respuesta a dicha problemática, surgen las Mejores Prácticas Ambientales (MPA) como una herramienta para disminuir el impacto ambiental negativo en las operaciones cotidianas de las organizaciones a través de la incorporación de criterios ambientales en los procesos administrativos y de toma de decisiones.

3 Qué son las Mejores Prácticas Ambientales Las se definen como un mecanismo a través del cual se incorporan criterios ambientales en las actividades administrativas cotidianas de una organización. Se comprenden como sistemas, porque requieren de acciones programadas y de alcance general, que incorporan estándares ambientales en los procesos administrativos y de toma de decisiones de una organización. Las implantadas en toda la organización tanto a nivel administrativo como productivo (operativo) además de un compromiso firme por parte de dirección general, se pueden llamar un Sistema de Administración Ambiental. A partir de esta definición se entenderá que las Mejores Prácticas Ambientales deben formar parte de las actividades del día a día de una organización. Las Mejores Prácticas Ambientales persiguen dos objetivos principales: 1. Minimizar el impacto ambiental de las organizaciones que lo instrumentan y 2. Promover una cultura de responsabilidad ambiental dentro de la misma Los beneficios derivados de la instrumentación de Mejores Prácticas Ambientales en el sector privado suele vincularse con efectos directos en lo ambiental: Reducción del impacto negativo al medio ambiente, Consumo más responsable de los recursos naturales, Manejo más adecuado de los desperdicios, Manejo administrativo eficiente el cual en la mayoría de los casos trae ahorros económicos importantes, Motivación al mercado hacia alternativas de productos y servicios con características de menor impacto ambiental, Promoción de una cultura de responsabilidad ambiental.

4 Características principales de las MPA Las MPA se sustentan en una visión sistemática del medio ambiente y en un manejo administrativo eficiente. Este tipo de herramientas implica ir más allá de programas aislados tales como ahorro de la energía o la separación del papel; involucran acciones correlacionadas entre sí y tendientes al cuidado del medio ambiente en los procesos administrativos de la organización, por esta razón se constituye como un sistema. Las MPA deben contar con ciertas características principales: Son procesos dinámicos, lo cual implica que sus fines y medios siempre deben estar sujetos a evaluación para estar en armonía con los requerimientos de la organización Deben de contar con un conjunto de indicadores que permitan revelar tanto los avances como los impactos generados. Deben basarse en un enfoque práctico y de mejora continua Se conforman por distintas subprogramas y estrategias, tales como: uso de materiales de oficina y consumo responsable, el manejo eficiente del agua, las compras y contrataciones de menor impacto ambiental, el ahorro de energía, que aun cuando requieren acciones separadas están relacionadas entre sí y los resultados obtenidos en un rubro afectan directamente a los demás. Están sustentados en la comprensión y apoyo del personal que constituye la organización, por lo cual la motivación y la capacitación de los empleados son fundamentales para lograr el éxito del mismo. El personal debe sentirse y ser parte integral del Programa para propiciar en él una participación activa y positiva frente al mismo, Contar con el apoyo de mandos superiores es fundamental, ya que sólo a través de ello, podrán incorporarse los MPA en los planes estratégicos de la organización. Y además existirán menores trabas y barreras que imposibiliten la instrumentación y desarrollo del programa. Formar parte de la vida cotidiana de la organización, de esta manera se experimentará como algo natural de nuestras labores y no como una imposición En conclusión, las MPA pueden definirse como un marco administrativo diseñado para guiar a las organizaciones a alcanzar objetivos ambientales en sus actividades y labores cotidianas.

5 Dimensiones de las Mejores Prácticas Ambientales Cada una de las siguientes estrategias persigue un objetivo específico, tiene una forma de medida y está compuesta por acciones particulares. No obstante, cada una de ellas no puede considerarse como una estrategia aislada ya que en la medida de su cumplimiento y de los resultados que alcance afectarán directamente a las demás estrategias. Una vez más, en esto radica el carácter sistémico de las MPA A continuación se muestran las 6 dimensiones sobre las cuales trabajan las MPA: 1. Impresión responsable y uso eficiente de materiales 2. Uso eficiente de energía eléctrica y térmica 3. Uso eficiente de agua y calidad de aire al interior 4. Minimización y manejo adecuado de residuos 5. Compras de menor impacto ambiental 6. Sensibilización ambiental con enfoque empresarial Elementos básicos para implementar Se fundamenta en 5 principios básicos: Principio 1: Compromiso y política ambiental Principio 2: Planeación Principio 3: Implementación Principio 4: revisión y mejora continua Al igual que otros esfuerzos de mejora continua, el establecimiento de MPA en una organización debe formar parte de las estructuras y actividades generales y cotidianas de la misma; es decir, debe de estar inmerso en la filosofía y planes estratégicos y operativos de la institución. En términos generales, la instrumentación exitosa de MPA debe de contar con el apoyo y el compromiso de los mandos superiores antes, durante y después de su planeación. En las siguientes secciones se describen puntualmente cada uno de los principios y se proveen herramientas prácticas para llevarlos a cabo. Sin embargo, previo a dicha presentación es importante subrayar algunos puntos: Esta guía sólo constituye un apoyo para que su organización diseñe e implemente MPA. Al usar la guía es importante que recuerde que está enfocada hacia resultados, los cuales contribuyen al fin último: minimizar el impacto ambiental y aumentar la cultura de responsabilidad ambiental.

6 PRINCIPIO 1: COMPROMISO Y POLÍTICA AMBIENTAL Antes de comenzar el proceso de diseño e instrumentación de las MPA y que el mismo sea exitoso, es fundamental que la organización defina su política ambiental interna y asegure el compromiso El compromiso de mandos superiores es un elemento crucial; las MPA no funcionan sin el apoyo real y constante de los mandos superiores de la organización. Por lo tanto, es necesario que estos adquieran compromisos claros en torno al programa interno de MPA tales como: Establecer y aprobar la política de manejo ambiental de la institución, Proporcionar los recursos humanos, materiales y financieros necesarios para el diseño e implementación de las MPA Hay que reconocer que el compromiso de los mandos superiores no se obtiene automáticamente; en muchos casos requerirá de un período de negociación y convencimiento que puede ser alcanzado mediante el análisis y discusión de los resultados y beneficios obtenidos en otras instituciones. PRINCIPIO 2: PLANEACIÓN Una vez establecida la política ambiental, la organización deberá diseñar un plan para cumplir con la misma y establecer propiamente las. Existen tres elementos que consolidan este principio: 1. Diagnóstico ambiental 2. Objetivos, metas e indicadores 3. Estructura y responsabilidades 1. Diagnóstico ambiental Es importante identificar si la organización ya cuenta con elementos, características o incluso actividades de manejo ambiental que puedan ser consideradas parte o totalidad de la política ambiental que se desea establecer. Para lo anterior se recomienda llenar un cuestionario el cual se debe diseñar conforme a la realidad de cada organización (manufactura, servicios, comercio). 2. Objetivos, metas e indicadores

7 Para diseñar MPA es necesario considerar: La visión de largo plazo el cual consiste en alcanzar el objetivo general de MPA (disminuir el impacto ambiental generado por la operación de la organización), esta visión de largo plazo es lo que sustenta el proceso de mejora continua La visión de corto plazo responde a la operación específica la cual busca disminuir el impacto ambiental del día a día de la organización Para establecer objetivos apropiados hay que considerar los siguientes criterios: Ser consistentes con la política ambiental Ser alcanzables Ser flexibles Ser realistas y Desarrollarse en conjunto con el personal involucrado en las áreas afectadas con el programa Una vez establecidos los objetivos son importantes determinar la metas que comprendan acciones específicas, responsables, tiempo y recursos necesarios para poder cumplir estas metas y por lo tanto los objetivos definidos previamente. Para llevar a cabo estas metas deben establecerse indicadores para verificar el avance. Se sugiere seguir los siguientes pasos para desarrollar dichos indicadores: En primer lugar se deben considerar aquellos rubros del MPA que por normatividad tengan que medirse. Adicionalmente se deben tomar en cuenta aquellos rubros que no estén normados pero que la organización considere importante monitorear. En muchas ocasiones algunos de los elementos de las MPA ya son medidos, previo a la existencia del propio programa, por lo tanto, los sistemas de medición existentes deben ser aprovechados en la medida de lo posible. Para lo anterior se deberá: Identificar a los responsables del monitoreo de los programas ya existentes, Verificar la existencia de calendarización o fechas preestablecidas para realizar el monitoreo Para resumir los resultados se podrá llenar una tabla con la siguiente información: Metas Forma de medición Periodo de medición

8 Se recomienda desarrollar indicadores activos; en lugar de reactivos, es decir, que ataquen la causa más que la consecuencia del problema, sin perder nunca de vista las características generales de los indicadores. Ejemplo: Para la generación de desperdicios el indicador activo sería comprar productos con menor cantidad de empaques; mientras que el reactivo es la cantidad generada de desperdicios. 3. Estructura y responsabilidades Es importante involucrar al personal apropiado, el propósito de éste paso es crear un equipo de trabajo que ayude a diseñar el programa de manera que sea realista y sea posible alcanzar los objetivos y metas que se establezcan. En primer término hay que designar a una cabeza del equipo de trabajo quien debe haber participado en la realización de los pasos previos de ésta guía para que tenga una visión global del programa además de conocer el funcionamiento de la organización. Se recomienda que ésta persona cuente con cierto poder de decisión y manejo de recursos de manera que pueda llevar a la práctica las acciones planeadas. El resto del equipo deberá estar formado por los responsables de las áreas involucradas en las acciones, procesos, productos o servicios prioritarios que se hayan seleccionado para formar parte del MPA. El motivo de que el grupo de trabajo incluya a todas estas personas es que nadie mejor que ellos saben cómo funciona el área donde trabaja. Sin embargo, tampoco es recomendable que el grupo sea demasiado grande, ya que de esta forma se pierde practicidad y capacidad de tomar decisiones de una manera eficiente. La definición de responsables para cada acción representa un factor fundamental para el cumplimiento de las mismas. Adicionalmente es necesario que los responsables designados realmente se comprometan con el papel que les toca desempeñar dentro del programa para que participen de una manera más entusiasta y se logren mejores resultados. Sin la disponibilidad de personal y recursos no será posible continuar con el proceso de implementación por lo que resulta fundamental garantizarlos. PRINCIPIO 3: IMPLEMENTACIÓN La implementación consta de 3 elementos principales: 1. Capacitación 2. Comunicación 3. Documentación

9 1. Capacitación La capacitación en materia de Mejores Prácticas Ambientales tiene que ir en dos sentidos: En primer lugar es necesario que el grupo de trabajo de MPA cuente con cierto nivel de capacitación en la materia que le permita contar con las herramientas necesarias para poder desempeñar su papel de manera adecuada; y Se debe sensibilizar y capacitar a los empleados impactados por el programa de manera que estén enterados de las acciones que se están llevando a cabo, su importancia y sobre todo la forma en la que se requiere su participación. Para poder cumplir con estas dos vertientes de capacitación, se sugiere considerar la metodología que se propone a continuación: a) Identificar requerimientos de capacitación. En este paso requerirá un análisis de las necesidades de capacitación de los empleados en general en materia de medio ambiental, el cual deberá desarrollar las capacidades que se consideren necesarias para su participación activa en el programa. Para identificar dichas necesidades se sugiere contestar lo siguiente: Se han realizado eventos de capacitación o difusión en materia de manejo ambiental? Si / No. En caso afirmativo: Cuáles han sido los temas sobre los cuales se ha capacitado? Qué herramientas se han utilizado? Cuál es el impacto obtenido? Identificación de requerimientos de capacitación actuales: Cuáles son los objetivos que se pretenden alcanzar por medio de este proceso de capacitación? Qué empleados se quiere impactar y cuál es su conocimiento actual en la materia que se quiere capacitar? La organización cuenta con información y conocimiento suficiente en cada tema como para poder desarrollar la estrategia de capacitación? b) Establecer prioridades de capacitación. Una vez identificadas las necesidades de capacitación, resulta importante establecer cuáles de las acciones que se pretendan seguir son prioritarias de manera que sea posible darles respuesta desde una primera etapa. Esta priorización debe reflejar, por un lado, las necesidades más claras que se hayan identificado como requerimientos de capacitación, tanto para el equipo de trabajo de las MPA como para el personal en general.

10 c) Determinación de recursos de capacitación. Para comenzar los esfuerzos de capacitación es importante identificar las herramientas y mecanismos existentes en la organización que puedan adaptarse a las MPA; los cuales deberán ser adecuados a estos fines. Igualmente es necesario identificar cuáles son los recursos adicionales que van a requerirse, tanto materiales, financieros, de logística y sobre todo humanos, que deben contar con experiencia en capacitación y los conocimientos en materia de manejo ambiental requeridos para poder transmitirlos al personal involucrado. d) Desarrollo e instrumentación del plan de capacitación. El objetivo de este paso es de presentar algunos de los elementos principales que se requieren para llevar a cabo una capacitación exitosa. Los elementos a considerar son los siguientes: Definir el tipo de capacitación que cada empleado o grupo de empleados requieren y por lo tanto van a recibir. Establecer calendario del plan de capacitación. Para desarrollarlo hay que tomar en cuenta los periodos de vacaciones del personal así como los periodos de mayor carga de trabajo para evitar el ausentismo. Definir cuáles son los recursos monetarios necesarios para empezar el plan de capacitación. e) Seguimiento del proceso de capacitación. El seguimiento va a permitir al responsable del plan de capacitación, determinar en qué medida fue cumplido el objetivo. Así mismo, podrá determinar si los esfuerzos han sido satisfactorios. En última instancia, la capacitación se verá reflejada en un mejor desempeño de las MPA, y a partir del mismo será posible identificar nuevas necesidades de capacitación; sin embargo, el responsable de la misma, deberá tratar de ir midiendo los avances que se vayan obteniendo en la materia. 2. Comunicación La comunicación es una herramienta importante para el éxito de las MPA. Debe difundirse no sólo la política ambiental, sino los objetivos, estrategias, acciones y metas así como los resultados que se vayan obteniendo de la operación del programa.

11 La comunicación resulta fundamental por los siguientes aspectos: Generar ahorros a través de Informar al personal: es útil para mantenerlos participativos y comprometidos con las MPA El hacerlos sentirse parte del programa aumenta el grado de interés y responsabilidad con respecto al mismo. A través de la comunicación es posible que los empleados canalicen dudas y comentarios sobre las actividades que conforman el sistema, lo cual puede enriquecer el propio programa. Es una manera para identificar donde las MPA pueden ser modificadas o mejoradas. Sirve para enfatizar el compromiso de los mandos superiores. Es una forma de informar al personal sobre el desempeño de la institución y que a su vez éste sea monitoreado. Pueda crear conciencia de la política ambiental, objetivos y metas de la organización. 3. Documentación El principal objetivo de la documentación es el de mantener un mejor control y registro de la operación del MPA además de que constituirá la herramienta principal para poder medir, comprobar y justificar los avances y resultados que se vayan obteniendo a partir de la instrumentación del mismo. Esto será necesario para la autoevaluación del Programa que se verá reflejado en última instancia en cambios y modificaciones a las MPA. Para poder tener una documentación eficiente y clara se recomienda considerar los siguientes pasos: a) Asignar un responsable para la documentación de las MPA. Debido a la complejidad de los elementos se recomienda que el líder del grupo del trabajo de las MPA sea el encargado de la coordinación de la documentación del mismo. b) Determinar qué aspectos deben ser documentados. Aspectos que deben incluir en la documentación: política ambiental objetivos y metas estrategias generales, particulares, acciones, responsables y tiempos mecanismos de monitoreo c) Determinar cómo la información debe ser documentada. Se sugiere que dicha documentación se haga a manera de manual con el objeto de facilitar el proceso de incorporación de información según se vaya requiriendo.

12 d) Actualización y control de la documentación. El líder del grupo de trabajo deberá ser el responsable de actualizar todos los documentos conforme vaya avanzando las MPA así como de mantener el control del mismo. PRINCIPIO 4: MONITOREO Y MEJORA CONTINUA Además de considerar todos los elementos que deben ser incluidos en la elaboración del MPA, se recomienda no perder de vista los siguientes puntos: El esquema de planeación debe ser construido de la manera más simple posible de modo que al estar inmerso en un proceso de mejora continua poco a poco se vayan haciendo palpables los avances. Es importante asegurar que el equipo de trabajo esté completamente informado de sus responsabilidades, pues éstas encaminan las decisiones claves para cada una de las acciones programadas. De esta forma cada miembro del grupo de trabajo tendrá un papel determinado y ciertos resultados a alcanzar por los que tendrá que responder. Para la determinación de los recursos disponibles de cada acción se tienen que considerar los financieros, materiales y humanos mismos que deberán ser suficientes para alcanzar las metas establecidas, en caso contrario éstas tendrán que ser replanteadas. El encargado de distribuir correctamente los recursos deberá ser el líder del grupo de trabajo. Considerando el proceso dinámico en el que debe estar inmerso el programa, este deberá ser lo suficientemente flexible para poder ajustar, en caso de contingencia, los objetivos, metas, estrategias y acciones establecidas. La revisión continua, a través del seguimiento de las acciones planteadas, el cumplimiento en tiempo y forma de las metas alcanzadas, la opinión de los empleados involucrados en la instrumentación del mismo o aquellos impactados por él, así como los resultados de la evaluación interna o externa; va a permitir encontrar áreas de oportunidad que deban traducirse en una acción de mejora que se refleje de manera positiva en el propio Programa.

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