ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Reconocimiento de la Pensión

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1 Página 1 PROCEDIMIENTO: CUOTAS PARTES OBJETIVO: Determinar la metodología administrativa para reconocer las obligaciones pensionales y/o conciliaciones de forma de pago de las cuentas pendientes en materia de cuotas partes y bonos pensionales, a cargo del municipio de Sevilla y/o entes contribuyentes. ALCANCE: El procedimiento inicia con la recepción de solicitudes de reconocimiento de pensión y certificaciones de tiempo de servicio en la entidad y finaliza con el pago y/o cobro de la cuota parte o bono pensional. POLÍTICA DE OPERACIÓN: - La proyectara los recursos, escritos de excepciones y todos los medios de defensa a que tuviere lugar los que serán remitidos a la Institucional para que este recoja las firmas, autentique y los envíe por correo físico y electrónico a la entidad correspondiente. En tratándose de estos medios de defensa se le debe dar traslado de manera inmediata a la oficina Asesora Jurídica con toda la información y explicaciones, y pruebas para que se proceda al ejercicio del derecho de contradicción. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Reconocimiento de la Pensión La entidad que reconoce la pensión remite al municipio de Sevilla en calidad de cuotapartista el proyecto de resolución que va a reconocer la pensión a fin de que el municipio de Sevilla dentro de los quince días siguientes al recibido se pronuncie si acepta o no el proyecto de resolución del reconocimiento de pensión. Dicho Proyecto debe traer consigo la siguiente documentación: - Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del llamado a pensionarse. - Partida de bautismo antes de 1938, posterior a esa fecha Registro Civil de nacimiento. - Certificación expedida por el funcionario competente de la entidad donde prestó sus servicios donde conste: Tiempos de servicios, Factores salariales, la entidad de Previsión a la cual fueron efectuados los apostes correspondientes.

2 Página 2 Revisión Proyecto Resolución del de El proyecto de resolución con los documentos allegados debe remitirse a la S.D.B.S., para que revise, verifique y valide que la información remitida por la entidad cobradora corresponda con la que realmente se encuentra en el archivo del municipio. Se reitera que son 15 días para realizar este proceso. En el caso de encontrar inconsistencias debe objetar el proyecto de resolución explicando dichas inconsistencias, las cuales deberá probar documentalmente. Se reitera que son 15 días para realizar este proceso. Demanda el Acto Administrativo Consecuencias disciplinarias, penales, fiscales y sancionatorias En el evento que pese a las objeciones realizadas por el Municipio de Sevilla la entidad cobradora expidiere la Resolución definitiva sin tener en cuenta la objeción, la informará y remitirá en el término de la distancia a la Oficina Asesora Jurídica para interponer los recursos en el caso de que se enuncie si no se enuncia el municipio debe demandar el Acto Administrativo ante la Justicia Contenciosa Administrativa. En el evento que la Institucional y Bienestar guarda silencio ante el proyecto de resolución (la ley 2921 de 1948, Ley 1848 de 1969, Ley 33 de 1985 ha determinado que es un silencio administrativo positivo) y la entidad cobradora prefiere la resolución definitiva la S.D.I.B.S., y/o el funcionario que tenga a su cargo esta competencia asumirá las consecuencias disciplinarias, penales, fiscales y sancionatorias a que haya lugar. Aceptación Proyecto Resolución de De igual forma si coincide la información lo oficiará aceptando el proyecto de resolución.

3 Página 3 Revisión, verificación y cotejo de la información de la resolución Definitiva. Una vez se ha aceptado el Proyecto de resolución, la entidad cobradora deberá proferir la Resolución definitiva del reconocimiento de pensión. Esta resolución una vez llega al municipio debe ser revisada, verificada, cotejada por la Secretaria de Desarrollo con el proyecto de resolución inicialmente aceptado. Validación Acto Administrativo Cuando la pensión ha sido objeto de reliquidación, sustitución, o se ha visto afectado su monto o titular deberá enviarse copia del acto administrativo que realice esos cambios al municipio de Sevilla para su validación por parte de la S.D.I.B.S. Cuentas de Cobro Posterior al reconocimiento de la pensión y la aceptación por parte del municipio, la entidad cobradora expedirá de manera mensual, trimestral o semestral las cuentas de cobro. Requisitos de las Cuentas de Cobro: Una vez que se ha aceptado la cuota parte pensional o acaecido el silencio administrativo positivo la entidad cobradora presentará al municipio de Sevilla la cuenta de cobro que debe venir debidamente diligenciada y con el lleno de los requisitos establecidos por la Ley así: - Que se hubiera surtido el procedimiento de aceptación señalado anteriormente (Consulta de proyecto de resolución y resolución definitiva). - Que no se encuentren prescriptas. Nota: La prescripción debe contarse a partir del pago de la mesada pensional. Las cuentas de cobro deben acompañarse de: - Acto Administrativo del reconocimiento de la prestación donde se haya aplicado la figura de la cuota parte pensional (Pensión de jubilación, reliquidación, sustitución etc). - Soportes que dieron origen a la prestación tales como Registro Civil de nacimiento, certificados de tiempos de servicio y de factores de salario y acto administrativo de la entidad concurrente donde acepte la obligación impuesta o la constancia de su notificación y del silencio administrativo positivo). - Anexar las constancias de los pagos de las mesadas pensionales acreditada por el ordenador del gasto de

4 Página 4 la entidad o tesorero. La deberá la realizar la validación de las cuentas de cobro, así como la verificación de que las cuentas no se encuentren prescrita, y que correspondan a los últimos tres años, posterior a la validación debe emitir el V.B. Pago de las Cuentas de Cobro. La remite las cuentas de cobro con el V.B., en el término de la distancia a la Secretaría de Hacienda para que esta dependencia expida el acto administrativo mediante el cual se reconoce, liquida y ordena el pago de la cuota parte. Este pago se efectúa inmediatamente se recibe la cuenta de cobro de S.D.I.B.S. Secretaría de Hacienda. Cuentas de cobro incompletas. Cuando las cuentas de cobro no se acompañen de los requisitos anteriormente señalados, la Secretaria de Desarrollo remite a la Oficina Asesora Jurídica con toda la información para que pueda ser objetada mediante el recurso de reconsideración puesto que el faltante de estos requisitos no constituye un título ejecutivo. Recurso de reconsideración por falta de acto administrativo. Cuando la entidad cobradora no profiere un acto administrativo que hace las veces de título ejecutivo si no que tomas las cuentas de cobro que le van a servir de base o fundamento para librar el mandamiento de pago a la falta del título el municipio de Sevilla deberá presentar recurso de reconsideración contra dichas cuentas de cobro el cual deberá ser elaborado por la previa la información que le sea suministrada por la S.D.I.B.S.

5 Página 5 Cobro Coactivo El no pago de las cuentas de cobro genera un Proceso de cobro coactivo que consiste en la expedición de un título ejecutivo que liquida el crédito. A este título le procede el recurso de reconsideración. Nota: La competencia del procedimiento administrativo coactivo es única y exclusivamente del Tesorero municipal con apoyo de la. Una vez llegue el Título Ejecutivo, la Secretaria de Desarrollo remite inmediatamente con toda la información de base necesaria a la para proceder con el recurso de reconsideración dentro de los dos meses siguientes a la notificación del mismo. Tesorero Municipal

6 Página 6 Autentificación y envío por correo certificado y virtual del Recurso de Reconsideración Una vez que se haya proyectado el recurso de reconsideración, se devolverá a la a fin de que este recoja las firmas del Representante Legal, autenticación en Notaría y envío por correo certificado y correo virtual. Nota: Cuando se traten de recursos, excepciones o los medios de defensa ha adelantar en los procesos coactivos deben estar suscritos por el Alcalde y si actúa a través de apoderado lo suscribirá el abogado a quien se le haya otorgado el poder para realizar dicha defensa. Si el municipio de Sevilla presentare un recurso de reconsideración sin los requisitos previstos en el artículo 722 del Estatuto Tributario la entidad cobradora deberá dictar un auto de inadmisión dentro del mes siguiente a la interposición del recurso el cual deberá ser notificado al municipio de Sevilla personalmente o por correo (Si llegare a presentarse dicha actuación, apenas se allegue el auto enviarlo a la Oficina Asesora Jurídica) y procederá al municipio de Sevilla el recurso de reposición, el cual podrá interponerse dentro de los diez días siguientes a la notificación. Nota: Si transcurridos los quince días hábiles siguientes a la interposición del recurso de reconsideración, la Entidad cobradora no ha proferido auto de inadmisión se entenderá admitido el recurso. En el evento en que no sea admitido el Municipio de Sevilla tiene diez días después de la notificación del auto inadmisorio para interponer recurso de reposición y a su vez la entidad tiene cinco días para resolver la reposición presentada. Por otro lado el recurso de Reconsideración al ser admitido la entidad cobradora tiene el término de un año para resolverlo. Mandamiento de pago Se encuentra estipulado en el artículo 826 del Estatuto Tributario. El mandamiento de pago es una orden de pagar una obligación que está clara, expresa y actualmente exigible. A este mandamiento de pago la entidad cobradora envía..

7 Página 7 citación a notificación personal al municipio de Sevilla para que se presente dentro de diez días al recibo de la notificación, no siendo posible se notifica por correo certificado al municipio. Una vez se allega el mandamiento de pago la Secretaría de Desarrollo remite en el término de la distancia a la Oficina Asesora jurídica. Una vez se allegue el mandamiento de pago la entidad cuenta con 15 días para pagar la obligación o para presentar excepciones legales, las cuales están contempladas taxativamente en el artículo 836 del Estatuto Tributario. Si la Entidad cobradora reconoce que las excepciones son probadas allí hay fin del proceso. La Entidad cobradora tiene un mes para responder las excepciones. Cuando la excepción la declaran como no probada la Entidad cobradora expide un auto donde se ordena seguir con la ejecución del proceso y es allí donde se decreta el embargo y secuestro de los bienes. Existen dos momentos en el mandamiento de pago como medida previa y en el otro momento cuando se presenta las excepciones y no son probadas se da el decreto de embargo y secuestro de los bienes. A ese auto que ordena seguir con la ejecución del proceso se le concede el recurso de reposición que se tiene un mes para presentarlo y a su vez la entidad cobradora tiene un mes una presentarlo. Una vez se ha presentado la respuesta del recurso de reposición, la entidad cobradora ratifica la decisión y procede con el remate de los bienes y el embargo de las cuentas del municipio que provengan de recursos propios. Recobro Cuotas Partes de Cuando la pensión ha sido objeto de reliquidación, sustitución, o se ha visto afectado su monto o titular el municipio de Sevilla deberá enviarse copia del acto administrativo que realice esos cambios a la entidad concurrente para su validación respectiva.

8 Página 8 El municipio de Sevilla tiene a su favor unas cuotas partes que se generaron al momento de pensionar unas personas, que conlleva a iniciar el proceso coactivo siguiendo el siguiente procedimiento: 1. Identificar las personas pensionadas por el municipio y que trabajaron en otras entidades estatales por un lapso de tiempo determinado. 2. Después de identificada estas personas, se verifica la documentación de cada uno de ellos, son estos: Resolución de reconocimiento de pensión. Certificados de tiempos de servicios. Factores salariales. Documentos de identificación. Constancia de pago de la mesada pensional. Posteriormente la Institucional realiza el proyecto de liquidación de las s cuotas partes de cada persona con el DTF mensual.

9 Página 9 La remite el proyecto de liquidación con la documentación anteriormente mencionada para que la Tesorera proceda iniciar el Cobro coactivo. Tesorera Municipal El Título Ejecutivo que contiene la obligación clara, expresa y exigible y que se encuentra en un acto Administrativo, el cual se cita para notificación personal del mismo. En el evento que la entidad no comparezca a la notificación personal en aras de garantizar el debido proceso, el Tesorero municipal de Sevilla notificará conforme al artículo 565 del Estatuto Tributario Después de que se ha notificado, la entidad deudora tiene dos meses para interponer ante el municipio de Sevilla el recurso de reconsideración a ese Título Ejecutivo enviado inicialmente, la Tesorera municipal con el apoyo de la Oficina Asesora Jurídica tiene el término de un año para dar respuesta al recurso de reconsideración, mediante un Acto Administrativo el que puede o no reconsiderar la liquidación del Título. Recurso Reposición de Frente al Acto Administrativo que resolvió el recurso de reconsideración en el caso que no lo reconsidere la entidad concurrente tiene un mes para interponer el recurso de reposición. La Secretaria de Desarrollo enviara con toda la información de base a la oficina Asesora Jurídica para resolver el recurso de reposición. Una vez se allegue este documento a la entidad cuenta con un término de un mes para resolver el recurso de reposición. En el caso que proferido y notificado el Título Ejecutivo y transcurrido los dos meses para interponer el recurso de reconsideración, si la entidad concurrente no ha hecho uso de este mecanismo de defensa el Título Ejecutivo se encontrará en firme. La Cuenta de cobro debe ser proyectada por la secretaría de Desarrollo, quien debe remitir con todos los requisitos legalmente exigidos para presentar la cuenta de cobro al Tesorero Municipal para la revisión y firma y su envío a la entidad deudora. Secretaría de desarrollo Tesorero Municipal.

10 Página 10 Nota: Las cuentas de cobro de la mesadas pensionales se deben realizar mes a mes y enviarse a la entidad deudora, puesto que con ellas se interrumpe la prescripción trienal de dichas mesadas pensionales. Expedición Mandamiento de Pago. El Tesorero Municipal con el apoyo de la Oficina Asesora Jurídica expedirá el mandamiento de pago el cual se notificará personalmente a la entidad. De no ser posible se notificará personalmente o por correo. Con el mandamiento de pago se decretará la medida previa de embargo y secuestro de los bienes artículo 837 del Estatuto Tributario. Esta calidad es única y exclusivamente del Tesorero Municipal. Una vez notificado el mandamiento de pago a la entidad concurrente, se le da el término de 15 días para que realice pago respectivo o presente las excepciones legales del artículo 830 y 836 del Estatuto tributario. Tesorero municipal Resolver excepciones las Una vez se allegue las excepciones presentadas por la entidad deudora la se debe dar traslado en el término de la distancia a la para resolver las excepciones e indicar a la entidad concurrente si están probadas o no están probadas. El municipio de Sevilla cuenta con un mes a partir del recibido para dar respuesta.

11 Página 11 Proyección auto del En el evento en que estén probadas se llega al fin del proceso. En el evento en que no estén probadas la Oficina Asesora Jurídica proyecta el auto que ordena continuar con la ejecución del proceso y liquidación del crédito y remite al Tesorero Municipal para su suscripción. Tesorero Municipal El Auto debe conceder a la entidad concurrente un mes para interponer recurso de reposición artículo 834 del Estatuto Tributario, y una vez la entidad nos presenta el recurso de reposición la oficina Asesora Jurídica tiene un mes para responderlo. Pueden haber dos situaciones: que se repone esa decisión a favor de la entidad deudora y eso aprueba las excepciones y la otra situación es que la entidad no reponga la decisión y continúe con la ejecución, lo que conlleva al avalúo de los bienes y su remate de conformidad con el artículo 836 del Estatuto Tributario. Elaborado por: Martha Lucía Cardozo Castaño - Jefe y el Equipo MECI Revisado por: Martha Lucía Cardozo Castaño - Jefe Aprobado por: Rafael Andrés Quintero Ceballos - Alcalde Municipal

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