MANUAL ANTE UNA FISCALIZACIÓN CAMARA DE COMERCIO DE MARACAIBO

Transcripción

1 MANUAL ANTE UNA FISCALIZACIÓN CAMARA DE COMERCIO DE MARACAIBO

2 1. PROPOSITO La finalidad del documento es señalar y establecer el procedimiento en caso de ser objeto como empresa, de una fiscalización por parte de los entes gubernamentales que vigilan el cumplimiento del régimen legal vigente. 2. ALCANCE Exponer el procedimiento y las responsabilidades, a todos y cada uno de los colaboradores de las empresas, requeridas para atender a las autoridades pertinentes, durante el proceso de fiscalización. 3. GENERALIDADES Qué es una fiscalización? La fiscalización, es la intervención de cualquier organismo del estado con el objetivo de examinar alguna actividad de las empresas, para comprobar su cumplimiento. Quiénes pueden ser objeto de una fiscalización? Cualquier empresa que se dedique a actividades económicas puede ser objeto de fiscalización. Quién es el colaborador responsable por la empresa? El colaborador responsable por la empresa será, aquel empleado que posea y tenga atribuida la función del manejo y administración de los productos importados, fabricados, distribuidos y/o comercializados por la empresa.

3 Cómo se define el personal de apoyo responsable por la empresa? Es aquel empleado de confianza de la empresa, designado particularmente, para colaborar durante el procedimiento de fiscalización. Cuáles son los entes gubernamentales, que podrían realizar una fiscalización? INDEPABIS: Instituto para la Defensa de las Personas en el Acceso a los Bienes y Servicios, adscrito al Ministerio para el Poder Popular de Industrias Ligeras y Comercio, creado para velar por el cumplimiento de las disposiciones de la Ley. SENIAT: Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria, adscrito al Ministerio del Poder Popular Para La Economía y Finanzas, República Bolivariana de Venezuela. INSPSASEL: El Instituto Nacional de Prevención, Salud y Seguridad Laborales, es un organismo autónomo adscrito al Ministerio del Trabajo. MINTRA: Ministerio del Trabajo. INCE: Instituto Nacional de Capacitación y Educación Socialista, adscrito al ministerio de Ministerio de Ciencia, Tecnología e Industrias Intermedias. IVSS: Instituto Venezolano de los Seguros Sociales, adscrito al Ministerio del Poder Popular para el trabajo y la Seguridad Social. SENCAMER: Servicio Autónomo Nacional de Normalización, Calidad, Metrología y Reglamentos Técnicos, adscrito al Ministerio Del Poder popular para el Comercio. CENCOEX: Centro Nacional de Comercio Exterior, ente descentralizado adscrito al despacho ministerial del Vicepresidente del Consejo de Ministros para el área Económica

4 SUNDECOP: Superintendencia Nacional de Costos y Precios Justos, adscrita al Ministerio de Comercio Entre otros organismos, tales como, Guardia Nacional, Alcaldía, Bomberos, etc. Unidades de apoyo responsables a contactar en LA EMPRESA, dependiendo del organismo fiscalizador. TABLA 1. UNIDADES RESPONSABLES DE CONTACTO DEL PROCESO ANTE UNA FISCALIZACIÓN SENIAT-SUNDEE GUARDIA NACIONAL INDEPABIS-SUNDECOP CENCOEX INSPSASEL MINTRA INCES IVSS ALCALDIA BOMBEROS SENCAMER Contabilidad SHA/PCP Departamento Legal Tesorería/Contabilidad SHA/Delegado de SHA GH/Legal Gestión Humana Gestión Humana Contabilidad SHA/Delegado de SHA Administración/Operaciones Cuál es el procedimiento a seguir por los colaboradores, una vez que la autoridad competente se presente para practicar una fiscalización? 1. En caso de recibir personas que digan pertenecer algún organismo mencionado en la tabla anterior u otro en el empresa, deben ser recibidos cordial y respetuosamente, tanto la primera persona de

5 contacto, como el Gerente (Colaborador responsable por la empresa) o Administrador (Empleado Designado como Apoyo), está en el deber de solicitarles algún tipo de identificación o credencial que permita corroborar que son funcionarios. 2. El colaborador que ha atendido en primer momento a las personas que digan pertenecer a algún organismo fiscalizador, antes de suministrarle cualquier tipo de información o permitirles el acceso a la sección administrativa (cuando el empresa operativo y administrativo se encuentren en la misma sede física), debe comunicarse inmediatamente con el responsable de la empresa (Gerente) o el empleado de apoyo (Administrador) para informar inmediatamente la llegada de estos funcionarios. 3. El colaborador responsable debe comunicarse inmediatamente con la unidad correspondiente, para informarles de la situación. 4. En ese mismo momento, el empleado que atendió a los funcionarios por primera vez o el personal PCP (Seguridad) de la empresa, deberá solicitar cordialmente a cada uno de los funcionarios que le muestren su identificación como funcionarios y el empleado deberá dejar por escrito el nombre, número de cédula, credencial si la tuvieren y cargo que desempeñan. De ser posible, el empleado deberá sacar copia de dicha documentación. 5. Cuando el colaborador que recibió por primera vez a los funcionarios, verifique que éstos realmente pertenecen a alguna institución u organismo fiscalizador, solo entonces permitirá el

6 acceso de estos funcionarios a algún espacio en el cual no tengan acceso directo a la documentación de la empresa, al lugar donde se almacenan productos o donde se hace operativa la prestación del servicio. En todo momento los funcionarios deben estar cordialmente atendidos y acompañados. 6. En caso de existir dudas acerca las personas que se presentaron ante el empresa sean realmente funcionarios, el colaborador responsable no permitirá el acceso de estas personas, a las áreas de la empresa operativo, hasta no contar con la autorización del Departamento Legal o en su defecto al Gerente y/o Coordinador del Departamento de la materia objeto de la fiscalización. 7. De no existir dudas sobre el carácter de funcionarios que se presentaron en la empresa, estos serán atendidos por el colaborador responsable, el cual puede suministrarles toda la información requerida o canalizar su búsqueda. En caso de estar ausente el colaborador responsable por la empresa, el empleado que los reciba deberá procurar, siempre de forma cordial que los funcionarios esperen unos minutos la llegada del mismo. Sin embargo se sugiere que los empleados de las áreas involucradas tengan pleno conocimiento de sus funciones y posean al día la documentación pertinente. 8. El colaborador responsable por la empresa, una vez notificado de la llegada de los funcionarios y luego de haberse comunicado con el Departamento Legal o el Asesor Jurídico Externo que posean,

7 deberá dirigirse inmediatamente a la sala o espacio de espera con un empleado que lo acompañe, para facilitar la labor de búsqueda y suministro de la información requerida. Es importante que no emitan opiniones si desconocen lo que se está solicitando, deben siempre limitarse a suministrar información requerida. 9. Del mismo modo, deberá notificarse a los empleados de seguridad o PCP que trabajen en la sede para que se dirijan a esa área, y acompañen al responsable de la empresa durante toda la fiscalización. 10. Una vez que haya llegado el colaborador responsable por la empresa con el empleado ayudante, deberá presentarse y manifestar que se encuentra totalmente dispuesto a colaborar con los requerimientos que efectúen. 11. Del mismo modo, deberá preguntarles cuál es el motivo de su visita y si poseen alguna orden o autorización para practicar esa fiscalización emitida. Aun cuando los funcionarios manifiesten no poseer ninguna orden o autorización de fiscalización, deberá permitírseles el acceso, pero dejando constancia de dicha circunstancia. 12. El empleado ayudante que acompañe al colaborador responsable por la empresa, deberá ir transcribiendo durante todo el proceso de fiscalización un acta en la cual se deberá dejar constancia de la fecha y hora de llegada de los funcionarios, datos de su identificación, el motivo del la visita, el número de orden o

8 autorización de fiscalización emitido por el ente regulador, los requerimientos específicos efectuados por los funcionarios, nombre de los documentos revisados, copias de la documentación solicitada, así como las observaciones que medien, detalles pertinentes. entre otros 13. En caso que los funcionarios soliciten que se les permita el acceso a diversas áreas de la empresa, cordialmente deben permitírseles el acceso, dejando constancia de este hecho en el acta. En todo momento deberán estar acompañados por empleados de la empresa y se vigilará que los funcionarios cumplan las precauciones de SHA. 14. Deberá dejarse constancia en el acta de todos los lugares o áreas de la empresa a los cuales accedieron los funcionarios, especificando el nombre del funcionario que haya cada una de las áreas. ingresado a 15. En caso que los funcionarios procedan a efectuar un conteo o revisión de algunos productos que se encuentren almacenados en la empresa, el colaborador responsable o el empleado designado deberá acompañar al funcionario que esté efectuando el conteo o revisión, para verificar que la información que posteriormente será plasmada en el acta del organismo regulador sea cónsona con la real. 16. En caso que los funcionarios, requieran acceder a sistemas electrónicos o digitalizados en los cuales repose información que

9 consideren necesaria, el responsable por la empresa, deberá comunicarse con el gerente o coordinador del Departamento de Tecnología, para que envíe a un empleado especializado en la materia. En caso de no existir empleados especializados en Tecnología y/o Informática, el colaborador responsable por la empresa (Se recomienda que sea en este caso el Gerente) será quien estará facultado para manejar el sistema y ubicar la información requerida. No deberán permitir que ninguno de los funcionarios maneje directamente los sistemas pertenecientes a la empresa. Del mismo modo, no deberán permitir que los funcionarios conecten ningún tipo de dispositivo a ningún equipo informático de la empresa. 17. En caso que los funcionarios requieran una copia de los archivos contenidos en los sistemas informáticos o de telecomunicaciones, se deberá suministrar dicha información, entregando únicamente copia de los soportes. 18. Si los funcionarios adscritos requieren la exhibición de los documentos o libros contables de la empresa, o de cualquier otra documentación relacionada con la actividad de la empresa, el responsable deberá ubicar dicha documentación y mostrarla únicamente a los funcionarios. Su revisión deberá hacerse siempre en presencia del colaborador responsable por la empresa o cualquiera de los empleados ayudantes designados.

10 19. Bajo ningún concepto deberá permitirse que los funcionarios modifiquen, alteren, deterioren o eliminen la documentación requerida. Es oportuno aclarar que NO deberá suministrarse ninguna documentación adicional a la requerida expresamente, a menos que el departamento legal o los Asesores Externos de la empresa hayan señalado que se haga entrega del algún tipo de documentación adicional. 20. En caso que los funcionarios requieran algún tipo de documentación que no guarde relación directa con la actividad económica de la empresa, ya sea porque verse sobre información confidencial o sobre datos personales tanto de los empleados, como de los accionistas; el colaborador responsable no deberá suministrar esta información antes de haber obtenido autorización expresa por parte del departamento legal o del Asesor Jurídico Externo. (Es oportuno que los colaboradores estén en la capacidad de distinguir cual es la información confidencial) 21. Bajo ningún concepto, deberá permitirse que los funcionarios, durante la fiscalización tomen algún tipo de declaración a alguno de los colaboradores de la empresa. 22. Tampoco deberá permitirse que los funcionarios soliciten el reconocimiento de firmas, de bienes o de documentos por parte de los colaboradores de la empresa. En caso que esto suceda, el responsable por la empresa deberá comunicarse inmediatamente con el departamento legal o el Asesor Jurídico Externo para que hagan acto de presencia en el lugar de la fiscalización y conversen directamente con los funcionarios.

11 23. En caso que los funcionarios soliciten copia de los documentos o libros que le fueron exhibidos, éstas deberán serle suministradas por el colaborador responsable. 24. Toda la documentación exhibida y entregada deberá dejarse plasmada en forma detallada en el acta (tipo de documento y número de folios), que debe elaborar el empleado ayudante, el cual al final de la fiscalización, deberá verificar que toda la información plasmada en el acta elaborada por la empresa, concuerde en su contenido con el acta elaborada por los funcionarios. 25. En caso que los funcionarios consideren necesario retener alguna documentación original, deberá persuadirlos la persona responsable por la empresa para que únicamente se lleven la copia y dejen el original en los archivos. Sin embargo de verse obligado deberá igualmente dejar constancia en el acta y efectuar copia del documento para sus archivos. 26. En el supuesto en que los funcionarios intenten retener o llevarse algún producto, el Gerente o colaborador responsable durante la inspección deberá comunicarse inmediatamente con el departamento legal o Asesor Jurídico Externo, quienes deben comparecer en el lugar de la fiscalización a fin de contar con la debida asistencia. 27. Una vez finalizada la fiscalización, deberá dejarse constancia de la hora en el acta. 28. El colaborador responsable deberá revisar el acta levantada por los funcionarios y cotejarla con el acta levantada por quien lo asistió, antes de firmarla, en caso de no corresponderse con la realidad solicitar que sea colocada la debida observación.

12 29. Una vez firmada el acta por los funcionarios, el colaborador de la empresa deberá quedarse con una copia sellada y firmada. Posteriormente, deberá acompañarlos de la manera más amable posible hasta la salida de la empresa y manifestar su disposición a entregar cualquier información adicional que requieran. 30. Posteriormente, deben remitirse copias del acta y del acta levantada por el colaborador asistente al departamento legal o al Asesor Jurídico Externo. 31. En caso de que haya información que deba ser remitida con posterioridad a la fecha de la fiscalización o exista alguna medida preventiva que haya sido dictada por los funcionarios, alguna notificación que se haya entregado, el colaborador designado como responsable por la empresa deberá comunicarlo inmediatamente al superior directo o al departamento legal de la empresa. 32. Si ha habido alguna medida preventiva dictada por los funcionarios, ésta deber ser acatada cabalmente por todos los colaboradores de la empresa.

13 Recomendación para realizar una auditoría interna previa a una Fiscalización Los posibles documentos que van a requerir las entidades gubernamentales, están dentro de la siguiente lista: 1. Acta Constitutiva y/o estatutos de la compañía con las modificaciones de los mismos hasta el cierre del ejercicio económico objeto de revisión o autoría. 2. Copia del Registro de Información Fiscal (R.I.F) 3. Copia de la inscripción de la empresa en el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (IVSS). 4. Copia de las actas de asamblea de accionistas y de junta directiva, celebradas durante el período de doce meses finalizado al cierre del ejercicio económico objeto de revisión o auditoría. 5. Libros legales tanto de contabilidad, impuestos, (Diario, Mayor, inventario, junta directiva, Asamblea de Accionistas, Compras, ventas) y otros que deba mantener de acuerdo a las leyes. 6. Organigrama actualizado de la compañía. 7. Listado de las empresas o partes relacionadas y vinculadas. 8. Declaraciones de Impuesto Sobre la Renta (ISLR) e Impuesto al Valor Agregado (IVA) correspondiente a los últimos ejercicios económicos. 9. Listado con información del domicilio fiscal principal y de otras sedes operacionales y administrativas ubicadas en el país o en el extranjero.

14 Información Financiera Contable: Igualmente, respecto a la información financiera contable, podrá solicitar: 1. Estados financieros debidamente auditados, expresados en bolívares, correspondientes a los tres últimos ejercicios económicos. Si de acuerdo a los principios de contabilidad Generalmente aceptados en Venezuela (VEN-NIF), su moneda funcional fuera distinta al bolívar se aconseja incluir el correspondiente balance de la comprobación en dicha moneda. 2. Balance de comprobación correspondiente a los tres últimos ejercicios económicos. Si de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados en Venezuela (VEN-NIF), su moneda funcional fuera distinta al bolívar se sugiere incluir el correspondiente balance de comprobación en dicha moneda. 3. Mayor analítico del último ejercicio económico. 4. Plan de cuentas con el máximo nivel de detalle. 5. Exposición de los sistemas administrativos utilizados en el proceso de generación de la información financiera. 6. Manual de normas y procedimientos contables. 7. Información detallada de las solicitudes de divisas efectuadas ante CADIVI, CENCOEX, SICAD, con detalle de solicitudes, aprobaciones, otorgaciones y pendientes de liquidación. En el caso de la Superintendencia de modo discrecional y dependiendo de la rama o el objeto al cual se dedique la empresa y la actividad económica de la misma, a través del proceso de fiscalización podrá solicitar adicionalmente cualquier otra información diferente o complementaria a la anteriormente descrita, es decir, de ser el caso, información sobre los elementos de la estructura de costos de comercialización de bienes y/o prestación de servicios de la empresa, información sobre materiales, suministros y productos terminados, información sobre mano de obra, costos indirectos de producción o carga fabril, entre otros.

15 PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN ANTE UNA FISCALIZACIÓN DIAGRAMA DE FLUJO