Paseo de la Habana, Madrid. España Tel.: Fax: NORMAS INTERNAS DE CONTRATACIÓN

Transcripción

1 Paseo de la Habana, Madrid. España Tel.: Fax: NORMAS INTERNAS DE CONTRATACIÓN

2 1 OBJETO 1.1 Objeto Establecer el procedimiento detallado para la adquisición de bienes y contratación de obras y servicios en el que se recojan todos los aspectos relevantes para su gestión. De esta forma, se define de forma integral el proceso de contratación, desde la identificación de una necesidad hasta la firma del contrato asociado, regulando las funciones de las diferentes unidades involucradas, los criterios de valoración de proveedores, los de adjudicación, etc. Asimismo, se indican aspectos relacionados con la ejecución de los contratos y su seguimiento. El presente procedimiento se dicta en aplicación de lo establecido en el artículo 192 de la Ley de Contratos del Sector Público 30/2007, de 30 de octubre, en su redacción establecida en el Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos, y de los requisitos establecidos en el Apartado 7.4 "Compras", de la Norma UNE EN ISO 9001:2008 y "Control Operacional", de la Norma UNE EN ISO 14001: DEFINICIONES Contratista/proveedor: Persona física o jurídica que realiza una obra, servicio, suministros mediante un contrato. Si el objeto del contrato es la realización de parte del alcance de un contrato principal, formalizado entre Ineco y un cliente final, el contratista también adquiere la denominación de subcontratista en relación a cliente final. Contrato: Aceptación de un compromiso contractual por ambas partes, la compañía y el contratista. Si el objeto del contrato es la realización de parte del alcance de un contrato principal, formalizado entre Ineco y un cliente final, el contrato también adquiere la denominación de subcontrato en relación al contrato principal. Órgano de contratación: entidad que decidirá sobre las propuestas de adjudicación, que según los casos será la Mesa de Contratación, o la Dirección General, Dirección de Área, Dirección, o persona responsable del trabajo. Mesa de Contratación: órgano colegiado cuya función es la decisión sobre determinadas propuestas de adjudicación. Estará formada por el Presidente de Ineco, o persona en quien delegue, como presidente de la mesa, tres vocales y un secretario. Los miembros de la mesa de contratación serán nombrados por el Presidente de Ineco. Entre los vocales deberá figurar un asesor jurídico, una persona que tenga atribuidas las funciones relativas a su control económico presupuestario y una persona de la unidad que promueva el expediente. Unidad de Compras (UCo): Es la unidad responsable de que las compras y contrataciones de la sociedad se realicen de forma eficiente. Asimismo, gestionará el proceso de contratación, coordinando a las unidades involucradas, asumiendo las funciones que se determinan en el presente documento. Unidad responsable de trabajo: Es el área organizativa que tiene la responsabilidad operativa sobre la obra, servicio o suministro que sea objeto de la contratación. Dentro de ésta, se designará a una persona como responsable del trabajo. Unidad que promueve la contratación: Es el área organizativa que genera un expediente de contratación, sea la unidad responsable del trabajo, o bien, la UCo. Comité de Calidad: es el comité definido en el apartado 2 del Manual del Sistema de Gestión de Calidad y Ambiental. Normas internas de contratación Página 2 de 14

3 3 PRINCIPIOS GENERALES Con carácter previo, los principios de toda la contratación de Ineco son los siguientes: Principio de publicidad En el caso de Ineco, el principio de publicidad se aplica mediante la inserción de los principios generales en la página web. Los procesos de contratación de ineco se publican en la Plataforma de Contratación del Estado ( y en su caso en la web de ineco, y sin perjuicio de los medios adicionales de publicidad que se especifican para contrataciones derivadas de encomiendas de gestión. Principios de concurrencia, igualdad y no discriminación Este principio comporta las siguientes exigencias: Libre acceso a la contratación por cualquier empresa. Descripción no discriminatoria del objeto del contrato. Igualdad de acceso para los operadores económicos de todos los Estados miembros de la Unión Europea. Reconocimiento mutuo de títulos, certificados y otros diplomas. Proscripción de facilitar, de forma discriminatoria, información que pueda proporcionar ventajas a determinados licitadores respecto del resto. Principio de transparencia El principio de transparencia implica: Que todos los participantes puedan conocer previamente las normas aplicables al contrato que se pretende adjudicar, así como tener la certeza de que dichas normas se aplican de igual forma a todas las empresas. Fijación de plazos adecuados. Los plazos concedidos para presentar ofertas deberán ser suficientes para permitir a las empresas realizar una evaluación adecuada y formular sus ofertas. Fijación precisa y previa de los criterios objetivos aplicables para la valoración de ofertas. Determinación clara y previa del órgano al que, en su caso, le corresponde efectuar la propuesta de adjudicación y del órgano competente para adjudicar el contrato en todo caso. Necesaria adjudicación del contrato a favor de la oferta económicamente más ventajosa de acuerdo con los criterios objetivos de valoración de ofertas que en cada caso se hayan establecido. Principio de confidencialidad La garantía de cumplimiento del principio de confidencialidad por parte de Ineco se materializa en la cláusula de confidencialidad que Ineco incluye en sus condiciones de contratación. Normas internas de contratación Página 3 de 14

4 4 REQUISITOS PARA CONTRATAR CON INECO. Prohibiciones Cualquier empresario que reúna los requisitos de capacidad exigidos por la LCSP podrá solicitar ser incluido en el Registro de proveedores/contratistas de Ineco. Sin embargo, con carácter general, no podrán contratar con Ineco las empresas que se encuentren en alguno de los siguientes supuestos: a) Haber sido condenadas mediante sentencia firme por delitos de asociación ilícita, corrupción en transacciones económicas internacionales, tráfico de influencias, cohecho, fraudes y exacciones ilegales, delitos contra la Hacienda Pública y la Seguridad Social, delitos contra los derechos de los trabajadores, malversación y receptación y conductas afines, delitos relativos a la protección del medio ambiente, o a pena de inhabilitación especial para el ejercicio de profesión, oficio, industria o comercio. La prohibición de contratar alcanza a las personas jurídicas cuyos administradores o representantes, vigente su cargo o representación, se encuentren en la situación mencionada por actuaciones realizadas en nombre o a beneficio de dichas personas jurídicas, o en las que concurran las condiciones, cualidades o relaciones que requiera la correspondiente figura de delito para ser sujeto activo del mismo. b) Haber solicitado la declaración de concurso, haber sido declaradas insolventes en cualquier procedimiento, hallarse declaradas en concurso, estar sujetas a intervención judicial o haber sido inhabilitadas conforme a la Ley 22/2003, de 9 de julio, Concursal, sin que haya concluido el período de inhabilitación fijado en la sentencia de calificación del concurso. c) Haber sido sancionadas con carácter firme por infracción grave en materia de disciplina de mercado, en materia profesional o en materia de integración laboral y de igualdad de oportunidades y no discriminación de las personas con discapacidad o por infracción muy grave en materia social, incluidas las infracciones en materia de prevención de riesgos laborales, de acuerdo con lo dispuesto en el Texto Refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, aprobado por el Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, o en materia medioambiental, de acuerdo con lo establecido en el Real Decreto Legislativo 1/2008, de 11 de enero, que desarrolla el Texto Refundido de la Ley de Evaluación de Impacto Ambiental; en la Ley 22/1988, de 28 de julio, de Costas; en la Ley 4/1989, de 27 de marzo, de Conservación de los Espacios Naturales y de la Flora y Fauna Silvestres; en la Ley 11/1997, de 24 de abril, de Envases y Residuos de Envases; en la Ley 10/1998, de 21 de abril, de Residuos; en el Texto Refundido de la Ley de Aguas, aprobado por Real Decreto Legislativo 1/2001, de 20 de julio, y en la Ley 16/2002, de 1 de julio, de Prevención y Control Integrados de la Contaminación. d) No hallarse al corriente en el cumplimiento de las obligaciones tributarias o de Seguridad Social impuestas por las disposiciones vigentes, en los términos que reglamentariamente se determinen. e) Haber incurrido en falsedad al efectuar la declaración responsable a que se refiere el artículo c) de la Ley de Contratos del Sector Público. o al facilitar cualesquiera otros datos relativos a su capacidad y solvencia, o haber incumplido, por causa que le sea imputable, la obligación de comunicar la información prevista en los artículos 48.4 y 330 de la Ley de Contratos del Sector Público. f) Estar incursa la persona física o los administradores de la persona jurídica en alguno de los supuestos de la Ley 5/2006, de 10 de abril, de regulación de los conflictos de intereses de los miembros del Gobierno y de los altos cargos de la Administración General del Estado, de la Ley 53/1984, de 26 de diciembre, de incompatibilidades del personal al servicio de las Administraciones públicas o tratarse de cualquiera de los cargos electivos regulados en la Ley Orgánica 5/1985, de 19 de junio, del Régimen Electoral General, en los términos establecidos en la misma. Normas internas de contratación Página 4 de 14

5 La prohibición alcanzará a las personas jurídicas en cuyo capital participen, en los términos y cuantías establecidas en la legislación citada, el personal y los altos cargos de cualquier Administración Pública, así como los cargos electos al servicio de las mismas. La prohibición se extiende igualmente, en ambos casos, a los cónyuges, personas vinculadas con análoga relación de convivencia afectiva y descendientes de las personas a que se refieren los párrafos anteriores, siempre que, respecto de los últimos, dichas personas ostenten su representación legal. g) Haber contratado a personas respecto de las que se haya publicado en el «Boletín Oficial del Estado» el incumplimiento a que se refiere el artículo 18.6 de la Ley 5/2006, de 10 de abril, de regulación de los conflictos de intereses de los miembros del Gobierno y de los altos cargos de la Administración General del Estado, por haber pasado a prestar servicios en empresas o sociedades privadas directamente relacionadas con las competencias del cargo desempeñado durante los dos años siguientes a la fecha de cese en el mismo. La prohibición de contratar se mantendrá durante el tiempo que permanezca dentro de la organización de la empresa la persona contratada con el límite máximo de dos años a contar desde el cese como alto cargo. Además de lo anterior, son circunstancias que impedirán a los empresarios contratar con Ineco las siguientes: a) Haber dado lugar, por causa de la que hubiesen sido declarados culpables, a la resolución firme de cualquier contrato celebrado con una Administración Pública. b) Haber infringido una prohibición para contratar con cualquiera de las Administraciones públicas. c) Estar afectado por una prohibición de contratar impuesta en virtud de sanción administrativa, con arreglo a lo previsto en la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones, o en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria. d) Haber retirado indebidamente su proposición o candidatura en un procedimiento de adjudicación, o haber imposibilitado la adjudicación definitiva del contrato a su favor por no cumplimentar lo establecido en el artículo la Ley de Contratos del Sector Público. dentro del plazo señalado mediando dolo, culpa o negligencia. e) Haber incumplido las condiciones especiales de ejecución del contrato establecidas de acuerdo con lo señalado en el artículo 118 de la Ley de Contratos del Sector Público, cuando dicho incumplimiento hubiese sido definido en los pliegos o en el contrato como infracción grave de conformidad con las disposiciones de desarrollo de esta Ley, y concurra dolo, culpa o negligencia en el empresario. Las prohibiciones de contratar afectarán también a aquellas empresas de las que, por razón de las personas que las rigen o de otras circunstancias, pueda presumirse que son continuación o que derivan, por transformación, fusión o sucesión, de otras empresas en las que hubiesen concurrido aquéllas. Además, los empresarios que pretendan contratar con Ineco deberán adaptar sus actuaciones a las políticas medioambientales de Ineco, deberán asumir las Condiciones Generales de Contratación, y sus actuaciones no deberán contravenir los principios generales de responsabilidad corporativa de Ineco. Normas internas de contratación Página 5 de 14

6 5 EVALUACIÓN DE CONTRATISTAS 5.1 Evaluación inicial de contratistas La Dirección Económico Financiera, con apoyo de los técnicos de la organización que sean necesarios, realiza la evaluación inicial de contratistas tomando como base la información procedente de las siguientes fuentes: a) Cuestionario cumplimentado por la empresa: La respuesta al Cuestionario para el Registro de proveedores / contratistas que Ineco pone a disposición de las empresas con cuya colaboración desea contar, facilita información de primera mano para su correspondiente evaluación, en los aspectos de Solvencia Técnica, Solvencia Económica, Calidad y Gestión Ambiental. La evaluación del mismo constituye la valoración inicial del contratista. Las empresas contratistas serán evaluadas en función de la experiencia que acrediten en trabajos que sean relevantes para la actividad de Ineco. b) Curriculum vitae: En el caso de profesionales de libre ejercicio, la evaluación inicial se realizará mediante el análisis del currículo profesional. 5.2 Asignación de categoría Para la atribución de categorías, en los diversos casos que pueden presentarse, se utilizarán los criterios que se definen en el Anejo 1. Se asigna la categoría en coherencia con los siguientes criterios: - Categoría 4. Contratistas que ofrecen a Ineco una elevada garantía de calidad. - Categoría 3. Contratistas que ofrecen a Ineco una buena garantía de calidad. - Categoría 2. Se trata de los contratistas que ofrecen una garantía de calidad suficiente para ser objeto de contratación. - Categoría 1. Contratistas que ofrecen a Ineco una garantía de calidad insuficiente, por lo que no pueden ser objeto de contratación durante un periodo de 3 años, con carácter general, a partir de la fecha en que se les haya atribuido la categoría 1. A partir de dicho periodo se inicia un nuevo proceso de evaluación que partirá como máximo de categoría 2. La categoría alcanzada en la evaluación del cuestionario o del currículo, será la que figure en el Registro de Contratistas hasta la primera evaluación que se realice conforme a lo establecido en el epígrafe A partir de éste, se combinará la inicial con la evaluación de los trabajos para determinar la calificación de cada proveedor en cada momento, conforme a lo establecido en el Anejo 1. Cada vez que se actualice la calificación de un contratista se le notificará este hecho Seguimiento y evaluación de los trabajos Todos los contratistas serán sometidos a un seguimiento en la ejecución de los servicios, suministros, o las obras contratadas, por parte de la unidad responsable de los trabajos. Para adjudicaciones superiores a euros, una vez que finalicen los trabajos contratados, o cuando se verifiquen hitos intermedios en caso de trabajos prolongados, el responsable de trabajo redacta una Ficha de Calificación, en la cual figura la evaluación de la actuación de la empresa contratista en cuanto a la calidad del trabajo realizado, el cumplimiento de plazos, el interés y prontitud en la respuesta, y la suficiencia de los medios humanos y materiales empleados. Normas internas de contratación Página 6 de 14

7 En el caso de contratos de duración superior a 2 años, se realizará al menos una evaluación anual, que se tendrá en cuenta para decidir sobre posibles prórrogas. Si el Cliente final manifiesta observaciones relacionadas con los trabajos, éstas se harán constar en la evaluación de los trabajos. Las Fichas de Calificación, conformadas por el Director en el caso de importes superiores a , se entregan a la UCo Actualización del Registro de Contratistas Calificados La UCo actualizará el Registro de Contratistas Calificados tomando en consideración la calificación inicial, las evaluaciones de los trabajos, y cualquier otra información que fuera relevante. Dicho registro recogerá al menos la siguiente información: a) Nombre y dirección del proveedor/contratista b) Especialidad o bien por la que es registrado c) Categoría asignada d) Fecha de la última evaluación efectuada Asimismo, la UCo informará al Comité de Calidad de las no conformidades detectadas. Éste, realizará una evaluación anual de las no conformidades. El Comité de Calidad podrá recomendar a la UCo: a) La renovación de la calificación sin solicitar acciones correctoras. b) La renovación de la calificación solicitando acciones correctoras. c) La descalificación del proveedor. 6 PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y CONTRATACIÓN DE OBRAS Y SERVICIOS 6.1 Identificación de la necesidad y preparación de una solicitud de oferta El proceso de contratación se inicia con la preparación de una solicitud de oferta. Para ello la unidad que promueve la contratación dará de alta un expediente electrónico de contratación incluyendo la información necesaria para realizar las solicitudes de oferta. Los expedientes de contratación serán promovidos por las unidades que tengan una responsabilidad directa sobre la gestión del suministro, obra o servicio. Asimismo, la UCo promoverá expedientes de contratación a requerimiento de las unidades responsables o, por iniciativa propia, cuando entienda que de la contratación agrupada de bienes y servicios para la empresa se pudiera derivar una mayor eficiencia. Las empresas contratistas tendrán acceso a la siguiente información, con carácter previo a la realización de las ofertas: 1. Nombre de la persona responsable de los trabajos, que será la persona de contacto para las consultas de carácter técnico, y de la persona de contacto para consultas de carácter administrativo. 2. Naturaleza y alcance de la contratación solicitada y prescripciones técnicas que deberá cumplir. 3. Documentación e información que Ineco pondrá a disposición del adjudicatario, si existiera. Normas internas de contratación Página 7 de 14

8 4. Documentación a entregar por el contratista al término de su compromiso y formato de la misma para permitir su integración en el conjunto del trabajo que realiza Ineco. 5. Precio máximo a abonar por Ineco derivado de la ejecución de los trabajos. 6. Plazo final y de las entregas parciales, así como las verificaciones a realizar. 7. Información a incluir en la oferta sobre los requisitos de aseguramiento de la calidad, cuyo cumplimiento quedará garantizado por el contratista, y que serán comprobados por Ineco. 8. Criterios de solvencia técnica y económica de los contratistas, y criterios de valoración de las ofertas, que se ajustarán, en la medida de lo posible, a las pautas establecidas en el Anejo Referencia a las Condiciones Generales de Contratación, que se encuentran publicadas en y se indicarán los términos y condiciones contractuales que pudieran diferir o complementar los previstos en las Condiciones Generales de Contratación. En particular, se harán constar las condiciones de pago, si éstas fueran diferentes a las establecidas en las Condiciones Generales de Contratación. 10. Documentación administrativa que deberán presentar. Con carácter general, esta información se hará constar en la solicitud de oferta o en el anuncio de licitación, estructurada en un documento de condiciones particulares que complemente a las Condiciones Generales de Contratación de Ineco. No obstante, por motivos técnicos, de confidencialidad de la información, u otras causas que lo justifiquen, y previa valoración por parte de la UCo, la información se podrá entregar exclusivamente a aquellas empresas que muestren su interés en realizar una oferta y cumplan las condiciones que se determinen. En el caso de que el objeto de la contratación se refiera a actividades similares a la actividad propia de la Sociedad, se estará a lo previsto en el documento de Pautas para la Gestión de Contratos Mercantiles, con el objetivo de asegurar que se mantiene la naturaleza mercantil de la transacción. 6.2 Solicitud de ofertas Garantías de publicidad según el importe de la contratación: A. Contrataciones por importe inferior a euros: con carácter general, se solicitará oferta a tres contratistas, de los que, al menos uno, tendrá que estar dado de alta en el Registro de Contratistas Calificados con categoría 2 o superior en la especialidad correspondiente. No se solicitará oferta a empresas que figuren con categoría 1, salvo por razones de urgencia o por imposibilidad de contratar a otra empresa debidamente justificadas. En estos casos se deberá ser especialmente riguroso en el seguimiento de la ejecución de los trabajos. La unidad que promueva la contratación solicitará directamente las ofertas y las recepcionará para su evaluación. Alternativamente, podrá optar por dar publicidad a la petición de ofertas mediante la página web, de acuerdo a lo establecido en el apartado C. B. Contrataciones por importe entre y euros: con carácter general, se dará publicidad a la petición de ofertas mediante la página web, de acuerdo con lo establecido en el apartado C. Alternativamente, la unidad que promueva la contratación podrá optar por que se tramite el expediente mediante solicitud de ofertas, motivando adecuadamente esta decisión. Normas internas de contratación Página 8 de 14

9 En este caso, será la UCo la que solicitará oferta al menos a tres contratistas, cumpliendo lo establecido en el apartado anterior en relación a su calificación. Se solicitará oferta a los contratistas que proponga la unidad que promueva la contratación y a los que determine la UCo, siendo ésta la que recepcionará las ofertas. El plazo para la presentación de ofertas será de, al menos, 7 días. Excepcionalmente, se solicitará oferta a un único contratista cuando no sea posible otra forma de adjudicación, por concurrir alguna de las causas siguientes: a) Cuando por la especificidad técnica o artística del objeto del contrato, o por razones relacionadas con la protección de derechos exclusivos, existe un único proveedor. b) Si otra adjudicación anterior hubiera quedado desierta, siempre que no se modifiquen de forma significativa las condiciones. c) Si el objeto del contrato es complementario al de contratos anteriores, cuando un cambio de proveedor diera lugar a incompatibilidades o a dificultades técnicas desproporcionadas. d) Por imperiosa urgencia, resultante de acontecimientos imprevisibles para Ineco y no imputables al mismo, que haga imposible esta forma de adjudicación por no disponer de tiempo suficiente para cumplir los plazos establecidos. e) Cuando la entrega de los bienes o servicios se vaya a realizar en el extranjero y la búsqueda de contratistas alternativos no sea proporcionada a los trabajos a contratar. C. Contrataciones por importe superior a euros: se dará publicidad a la petición de ofertas mediante la página web de Ineco. La UCo solicitará ofertas mediante un anuncio resumido o publicando el documento de condiciones particulares. El plazo para la presentación de ofertas será de, al menos, 15 días. Este plazo podrá reducirse si fuera necesario, y en particular para contrataciones de importe inferior a euros. Excepcionalmente, podrá exceptuarse la publicación de determinados expedientes, aplicándose el procedimiento de selección de ofertas previsto en el apartado B, si concurre alguna de las causas siguientes: a) Por confidencialidad. b) Cuando por las características singulares del bien o servicio, o del proyecto, sea más eficiente su contratación mediante selección de ofertas. c) Bajo cualquiera de las causas establecidas en el apartado anterior para solicitar oferta a un único contratista Otras consideraciones relativas a la petición de ofertas: 1. En el caso de contrataciones derivadas de Encomiendas de Gestión, si se exceden los importes previstos en la LCSP será preceptiva la publicación en el DOCE (Diario Oficial de la Unión Europea). 2. La unidad que hubiera solicitado las ofertas informará a todos los licitadores simultáneamente de cualquier ampliación del plazo de presentación de ofertas, antes de la finalización del mismo. Asimismo, si se realizaran aclaraciones, o se aportara información adicional, se notificará a todos los licitadores. 3. Las ofertas se presentarán preferentemente en formato electrónico. Normas internas de contratación Página 9 de 14

10 4. Todas las ofertas que solicite la UCo se presentarán en dos documentos separados que corresponderán a la oferta económica y la oferta técnica. Los datos económicos del proyecto se incluirán exclusivamente en la oferta económica. 5. Si se estima necesario, y siempre que se haga constar en las solicitudes de oferta o en el anuncio de licitación, se podrá requerir información adicional, o negociar la modificación de determinados aspectos de las ofertas presentadas y, si fuera oportuno, se modificará la valoración inicial de cada una de las propuestas. En este caso, podrán preseleccionarse uno o varios contratistas, en virtud de los criterios de valoración de ofertas establecidos, con los que se negociarán mejoras en las condiciones. Se deberá tratar de forma no discriminatoria a los contratistas preseleccionados, de manera que puedan mejorar sus ofertas en igualdad de condiciones. Se dejará constancia de las negociaciones mantenidas mediante actas de las reuniones o informes justificativos que se adjuntarán a la propuesta de adjudicación. 6. En el caso de que se subcontraten trabajos de un contrato principal, el importe total de los trabajos subcontratados no excederá el 40% del valor del contrato. Excepcionalmente, la mesa de contratación podrá autorizar subcontrataciones superiores. 6.3 Selección y contratación Propuesta de adjudicación Finalizado el estudio comparativo, la unidad que promueve la contratación realiza la consiguiente propuesta de adjudicación. Si el importe fuera superior a euros, la unidad que promueve la contratación realizará únicamente la valoración técnica de las ofertas, con base en las ofertas técnicas presentadas. En determinados casos, la UCo podrá designar personas de otras unidades como parte del equipo evaluador, o para la realización de evaluaciones adicionales. Asimismo, la UCo realizará la valoración económica de las ofertas, y la integrará con la valoración técnica para elaborar la valoración inicial de las ofertas, que remitirá a la unidad proponente. En caso de que fuera necesario, la UCo contará con el apoyo de la unidad responsable del trabajo para valorar la oferta económica Adjudicación El contrato se adjudicará a la oferta más ventajosa, de acuerdo con los criterios económicos y/o técnicos que hayan sido establecidos. Si sólo existiera un criterio de valoración, éste deberá ser necesariamente el precio. Si el importe máximo fuera inferior a euros la propuesta de adjudicación se elevará a la Dirección, Dirección de Área Dirección General para su decisión, según proceda de acuerdo a lo establecido en el apartado 7.6 Responsabilidades y validaciones. Si el importe fuera superior a euros, e inferior a euros, la propuesta de adjudicación se elevará a la Dirección de Área o General o a la Mesa de Contratación para su decisión, a criterio de la UCo. La UCo informará a la Mesa de Contratación de aquellas adjudicaciones que realicen las Direcciones Generales o de Área. Si el importe fuera superior a euros, la propuesta de adjudicación se elevará a la Mesa de Contratación para su decisión. En caso de que se adjudiquen contratos en moneda extranjera, la adjudicación se tramitará en función del importe del contrato expresado en euros, al cambio del momento en que se haga la propuesta de Normas internas de contratación Página 10 de 14

11 adjudicación. No obstante, la adjudicación se considerará realizada en la moneda de que vaya a figurar en contrato, y se hará constar este hecho en la misma Contratación La formalización de las relaciones contractuales con los contratistas se realizará de acuerdo con lo siguiente: A. Una vez adjudicado el contrato, la UCo procederá a comunicar el encargo a la empresa seleccionada y a establecer las oportunas relaciones contractuales. Se formalizará un contrato escrito a criterio de la Secretaría General y, en todo caso, siempre que la cuantía sea superior a euros. Si no se llegara a formalizar la relación contractual en un plazo de 15 días por causas imputables al contratista, la adjudicación se considerará nula, y el órgano de contratación podrá adjudicar el contrato al siguiente contratista mejor valorado en la propuesta de adjudicación. En los casos en los que no se formalice un contrato por escrito la UCo comunicará al contratista que se ha producido la adjudicación, haciendo constar los términos y condiciones aplicables. B. Una vez formalizada la relación contractual, la UCo procederá a notificar al resto de ofertantes que no han resultado adjudicatarios a través del medio que proceda. En caso de que la solicitud de ofertas se hubiera realizado mediante la plataforma de contratación, se publicará que el expediente ha sido adjudicado. No se indicará ni el precio, ni el nombre del contratista, ni ninguna otra información confidencial. C. En el caso de adquisiciones o subcontrataciones repetitivas se podrán establecer acuerdos marco, que deberán tramitarse de acuerdo con el presente procedimiento. Si existieran varios acuerdos marco para la realización de una actividad determinada, la unidad responsable del trabajo les solicitará oferta, y seleccionará la más adecuada. En estos casos, la Dirección responsable de los trabajos validará la selección del contratista, y no será necesaria una adjudicación específica, adicional a la de los propios acuerdos marco. D. Las cláusulas contractuales de carácter ambiental deberán ser incluidas de forma sistemática en los contratos de los que pudiera preverse algún tipo de implicación o incidencia ambiental. Éstas se encuentran incluidas en las Condiciones Generales de Contratación. 6.4 Prórrogas Se entenderá por prórroga la extensión de la duración de un contrato. Los contratos sólo podrán prorrogarse por una duración igual al plazo comprometido inicialmente, que deberá ser un plazo definido. Si fuera necesario establecer más de una prórroga la adjudicación se realizará por el plazo total previsto de ejecución. Las prórrogas se formalizarán antes del término de la duración previamente establecida, mediante notificación de Ineco al contratista, o de mutuo acuerdo entre las partes. Las prórrogas no se formalizarán de forma tácita. Según la situación, las prórrogas se tratarán de acuerdo con lo siguiente: a) Si la prórroga no supone la entrega de bienes y servicios adicionales, sino sólo una extensión del plazo para la entrega de los inicialmente previstos en contrato, ésta se formalizará a decisión de la unidad responsable de los trabajos con independencia de la cuantía del contrato, siendo necesario un acuerdo escrito si así lo estima la Secretaría General. Normas internas de contratación Página 11 de 14

12 b) Si la prórroga supone la entrega de bienes y servicios adicionales, ésta se formalizará a decisión del órgano de contratación según la cuantía del contrato. Sólo podrán realizarse este tipo de prórrogas en ejercicio de un derecho previsto de forma explícita en el contrato. 6.5 Modificaciones Se entenderá por modificación cualquier otro cambio que se realice sobre un contrato. Sólo podrán realizarse modificaciones de contratos formalizados por Ineco cuando concurra alguno de los supuestos siguientes: a) Modificaciones previstas: si así se hubiera previsto en los documentos contractuales. Las modificaciones previstas deberán limitarse a introducir las variaciones estrictamente indispensables para responder a las causas objetivas que las hagan necesarias, con indicación expresa del porcentaje del precio del contrato al que como máximo puedan afectar. b) Modificaciones no previstas: cuando se justifique suficientemente la concurrencia de las circunstancias legalmente establecidas a estos efectos en la normativa vigente, no pudiendo sobrepasar el 10% del precio del contrato. En el caso de que las modificaciones necesarias superaran el umbral anteriormente establecido, o cuando no concurran las circunstancias legalmente establecidas a tal efecto, se deberá proceder a la resolución del contrato en vigor y al inicio de un nuevo proceso de contratación. Las modificaciones requerirán una adjudicación previa que se tramitará de acuerdo con lo previsto en el presente procedimiento, y la firma de la correspondiente adenda al contrato a criterio de la Secretaría General. 6.6 Contrataciones asociadas a ofertas de Ineco Ofertas competitivas en asociación empresarial Si por razones de estrategia comercial se establecen acuerdos para realizar propuestas comerciales conjuntas en concurrencia, y como consecuencia fuera necesario formalizar contratos de suministro, obra o servicio, estos contratos se podrán adjudicar de forma directa por parte del órgano de contratación que corresponda. La Secretaría General validará cualquier acuerdo con carácter previo a su firma. A estos efectos, las entidades que formen parte del acuerdo comercial deberán adquirir responsabilidad conjunta sobre el resultado del proyecto y figurar explícitamente en la propuesta comercial. Por ello, se considerará que se trata de empresas asociadas aunque finalmente su participación en el proyecto pueda instrumentarse a través de la firma de un contrato con Ineco, complementario al acuerdo comercial. Lo anterior sólo será aplicable a ofertas presentadas por Ineco en concurrencia, y no a adjudicaciones directas de entidades asociadas a Ineco, ni a encomiendas de gestión Otros casos En otros casos, con carácter previo a la identificación de un contratista concreto en una oferta, o de medios materiales o humanos que le pertenezcan, deberá realizarse una adjudicación previa. Ésta se efectuará manteniendo todas las garantías previstas en el presente procedimiento para asegurar su publicidad y concurrencia, con las particularidades que se indican a continuación. Normas internas de contratación Página 12 de 14

13 Se considerará justificada la confidencialidad de la contratación, de forma que no será preceptiva su publicación en web. Si existieran plazos que fueran incompatibles con la solicitud de ofertas, se considerará justificada la urgencia, a los efectos previstos en el apartado B. Asimismo, en el caso de ofertas de Ineco en concurrencia, si existe un contratista que aporte una ventaja competitiva objetiva a la oferta de Ineco, superior a la de otros posibles contratistas, podrá justificarse este hecho en la propuesta de adjudicación, y el órgano de contratación podrá resolver la adjudicación directa del expediente. Las adjudicaciones que se realicen en este contexto se considerarán adjudicaciones provisionales, condicionadas al éxito de la propuesta comercial, y a posibles cambios de contratista a decisión de Ineco. La propuesta de adjudicación la realizará la unidad responsable de la oferta. Su notificación al contratista y la formalización del correspondiente contrato se pospondrán hasta que el órgano de contratación realice la adjudicación definitiva. El órgano de contratación resolverá preferentemente antes de que se realice la oferta, y en todo caso antes de transcurrido un mes desde la fecha de realización de la oferta. 7 SEGUIMIENTO El seguimiento tiene por finalidad garantizar que se cumplen las condiciones técnicas, económicas y de calidad establecidas con el proveedor/contratista. A. Las verificaciones de calidad se llevarán a cabo por el equipo de control de Ineco. El proceso a seguir es el mismo que se fija para los trabajos producidos en Ineco, en el Procedimiento General Verificación de la calidad de los trabajos. La documentación que se genera es incorporada al Registro de la calidad del trabajo. Por otro lado, a requerimiento del Cliente, éste podrá verificar asimismo, directamente, la calidad del trabajo subcontratado. B. Una vez finalizado el trabajo contratado, el responsable del proyecto redacta, y envía a la Dirección Económico Financiera (DEF), la Ficha de Calificación. En caso de que las calificaciones correspondientes a calidad o al cumplimiento de plazos no sean superiores a 2, el responsable del trabajo hace constar las incidencias y observaciones que crea oportunas en los apartados correspondientes de la Ficha de Calificación. C. Ante cualquier cambio que sea necesario introducir en el suministro, obra o servicio será siempre necesario realizar un Acta en la que se refleje la conformidad del proveedor y del responsable de la ejecución del trabajo. Si lo anterior supusiera un cambio en el objeto del contrato, o afectase a las condiciones económicas del mismo, deberá de formalizarse una adenda al contrato, a criterio de la Secretaría General. Si el importe fuera superior al original, se tramitará como una ampliación, de acuerdo con el apartado 7.4. D. En el caso de que el objeto de la contratación se refiera a actividades similares a la actividad propia de la Sociedad, se estará a lo previsto en las Bases para regular la relación de Ineco con empresas contratistas. 8 FACTURACIÓN 1. Los contratistas enviarán todas las facturas directamente a la DEF en el formato que ésta defina. Una vez registrada su entrada, cada factura será remitida para su validación por la DEF y por la Dirección responsable de la gestión del trabajo. La DEF establecerá la documentación administrativa que, en su caso, deberán aportar los contratistas junto con las facturas para acreditar el cumplimiento de sus obligaciones. La validación Normas internas de contratación Página 13 de 14

14 de la liquidación final de un contrato por parte de la DEF exigirá la valoración previa de los trabajos por parte de la unidad responsable de los mismos. 2. Antes de la liquidación de las cantidades retenidas a cuenta, a criterio de la DEF, se solicitará al contratista un escrito de aceptación de la cuantía pendiente, en el que se confirme que no existen otras cantidades pendientes de pago por parte de Ineco como consecuencia de la ejecución del contrato. Normas internas de contratación Página 14 de 14