Paso a paso. Office Manual práctico para todos. Rosario Peña Pérez Laura Balart Martín Julio F. Cuartero Sánchez Borja Orbegozo Arana

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1 Paso a paso Office 2013 Manual práctico para todos Rosario Peña Pérez Laura Balart Martín Julio F. Cuartero Sánchez Borja Orbegozo Arana 1

2 2 Paso a paso Office Manual práctico para todos Rosario Peña, Laura Balart, Julio F. Cuartero y Borja Orbegozo De la edición: PUBLICACIONES ALTARIA, S.L. Se ha puesto máximo interés en ofrecer al lector una información completa y precisa. Sin embargo, PUBLICACIONES ALTARIA, S.L. no asume ninguna responsabilidad derivada de uso, ni tampoco por cualquier violación de patentes y otros derechos de terceras personas que pudieran ocurrir estando este libro destinado al uso de aficionados o a la enseñanza. Las marcas o nombres mencionados lo son únicamente a título informativo, siendo propiedad de sus legales registradores. Reservados todos los derechos. Ninguna parte de este libro puede ser reproducida, grabada en sistema de almacenamiento o transmitida en forma alguna ni por cualquier procedimiento, ya sea electrónico, mecánico, reprográfico, magnético o cualquier otro. Así mismo, queda prohibida la distribución, alquiler, traducción o exportación sin la autorización previa y por escrito de PUBLICACIONES ALTARIA, S.L. ISBN: Depósito legal: T Corregido por: Joan López García y Alejandra Casaleiz Fuentes Editado por: PUBLICACIONES ALTARIA, S.L. C/ Enric d'ossó, Tarragona info@altariaeditorial.com IMPRESO EN ESPAÑA - PRINTED IN SPAIN CONSULTE NUESTRO CATÁLOGO POR INTERNET: Podrá estar al corriente de todas las novedades.

3 A mi hijo, Luis. Donde hay una empresa de éxito, alguien tomó alguna vez una decisión valiente. Peter Drucker Rosario Peña Dedicado a mis hijos. Borja Orbegozo 3

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5 A quién va dirigido el libro Este libro se dirige a usuarios o a centros de formación que quieran llevar a cabo una preparación guiada y exhaustiva de las muchas posibilidades y opciones que ofrece esta nueva versión de Office. Su lectura será de gran interés para todas aquellas personas que quieran obtener unos conocimientos solventes en todas las aplicaciones de Office Professional. El libro parte prácticamente de cero, pero casi sin darnos cuenta, va avanzando, práctica a práctica, paso a paso hasta conseguir un dominio total de todas las aplicaciones que trata el libro. Todos los manuales escritos por la veterana profesora de informática Rosario Peña, con más de 40 libros técnicos en su currículo, están repletos de prácticas, seguidas paso a paso con profusión de pantallas para que los resultados obtenidos por el usuario sean lo más parecido posible a los ofrecidos en el manual. Todos sus libros tienen fama de fácil seguimiento, amenos y muy didácticos, razón del éxito de ventas a nivel internacional que superan ya los ejemplares. En este caso, además, Rosario se une a tres profesores de gran experiencia en la docencia y en la autoría de libros didácticos y prácticos, como son Julio F. Cuartero, ingeniero informático y profesor universitario; Borja Orbegozo, ingeniero informático y profesor universitario, y Laura Balart, ingeniera informática y personal funcionario analista de sistemas. Este elenco de excelentes expertos y profesionales hará del libro un manual pedagógico y práctico, muy fácil de seguir. El apartado dedicado a Word es un poco más extenso, ya que hay elementos que se repiten en todas las aplicaciones de Office y sólo se explican en esta sección. Convenciones generales El objetivo es que este libro sea un manual de fácil lectura y comprensión, que se fundamente en la práctica constante junto a las explicaciones y siempre con profusión de pantallas para seguir a la perfección el aprendizaje paso a paso. Durante todo el temario se conversa con el lector de forma directa; esto facilitará la intercomunicación y será una excelente herramienta con fines académicos o autodidactas. Un texto como éste hará una advertencia o señalará una nota de interés a resaltar en una determinada función. 5 Este tipo de letra, precedido de una numeración correlativa a lo largo de un tema, estará indicando que lleves a cabo una práctica. plicaciones que se utilizan en este libro

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7 ÍNDICE GENERAL A quién va dirigido el libro?... 5 Convenciones generales... 5 Índice general... 7 A. Mejoras e instalación de Office Capítulo 1 Mejoras e instalación de Office Versiones de Offi ce Novedades principales Aplicaciones basadas en la nube Soporte para tabletas Interfaz ligera y moderna Nueva pantalla de inicio Sincronización entre dispositivos Uso de pantalla táctil Integración multimedia Edición de archivos.pdf Otras novedades Mejoras generales en Word Mejoras en Excel Mejoras en Outlook Mejoras en PowerPoint Mejoras en Access OneNote Requerimientos del sistema Versión de 32 bits o de 64 bits de Offi ce Coexistencia de Offi ce 2013 con versiones anteriores Instalación de Offi ce 2013 Professional Activar Offi ce Tipos de activación de Microsoft Offi ce B. Tratamiento de textos. WORD Capítulo 2 El entorno de trabajo...47 Introducción La ventana principal Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido Personalizar la cinta de opciones Exportar e importar personalizaciones

8 8 Eliminar las personalizaciones Métodos abreviados de teclado Crear un documento Capítulo 3 Tareas básicas...59 Crear un documento Abrir un documento Desplazamiento a la última posición visitada Abrir un documento creado en versiones anteriores Convertir un documento al modo de Word Cerrar un documento Plantillas Crear una plantilla personalizada Guardar un documento Trabajar en formato PDF Trabajar en formato ODT Imprimir un documento Vista previa de impresión del documento Servicios en la nube Guardar un documento en la nube Abrir un documento de la nube Compartir un documento en la nube Compartir un documento en las redes sociales Ayuda de Word Capítulo 4 Edición de un documento...83 Insertar texto Insertar símbolos Insertar ecuaciones Crear una ecuación Seleccionar Eliminar Deshacer y rehacer Copiar y pegar Cortar y pegar Opciones de pegado Copiar formato Usar el portapapeles Buscar Búsqueda avanzada Buscar y reemplazar....98

9 Capítulo 5 Formato de texto Introducción Fuente Tamaño de fuente Color de fuente Estilos de fuente Efectos básicos de fuente Efectos avanzados de fuente Resaltado de fuente Opciones avanzadas de formato de fuente Borrar formato de fuente Capítulo 6 Formato de párrafo Introducción Alineación Interlineado Espaciado entre párrafos Tabulaciones Tipos de tabulaciones Eliminar tabulaciones Sangría Capítulo 7 Formato avanzado de párrafo Bordes Sombreado Letra capital Listas numeradas Listas con viñetas Listas multinivel Estilos Crear un estilo Modifi car un estilo Eliminar un estilo Estilo rápido Inspector de estilo Capítulo 8 Tablas y columnas Tablas Seleccionar Insertar fi las y columnas

10 10 Eliminar celdas, fi las y columnas Bordes y sombreado Cambiar tamaño de celdas Alineación del texto Dirección del texto Márgenes de celda Dividir celdas Dividir tabla Combinar celdas Alineación de una tabla Mover una tabla Cambiar el tamaño de una tabla Anidar una tabla Repetir fi las de título Estilos de tabla Columnas Capítulo 9 Formato de página Confi guración de página Márgenes Tamaño de página Orientación de página Número de página Encabezado y pie de página Encabezado de página Pie de página Secciones Salto de página Capítulo 10 Diseño del documento Portada Formato del documento Temas y formatos Marca de agua, color y borde de página Notas al pie de página y notas al fi nal del documento Comentarios Control de cambios Comparar documentos Restringir el formato y la edición de un documento Marcadores Referencias cruzadas Tabla de ilustraciones Tabla de contenido Índice

11 Capítulo 11 Vistas del documento Introducción Vista Diseño de impresión Vista Modo de lectura Vista Diseño web Vista Esquema Vista Borrador El zoom Visualizar varios documentos Capítulo 12 Ortografía y gramática Instalar el corrector ortográfi co y gramatical El corrector ortográfi co y gramatical El corrector gramatical Diccionarios personalizados Sinónimos Corrección automática del documento Opciones de confi guración de ortografía y gramática Capítulo 13 Imágenes Insertar imagen desde Internet Insertar imagen desde un archivo Manipulación básica de una imagen Ajustar imagen en texto Ubicar imagen Tamaño de imagen Recortar imagen Formatos de imagen Captura de pantalla Capítulo 14 Formas Insertar una forma Cuadros de texto Dirección del texto Alineación del texto y márgenes interiores Vincular cuadros de texto Superponer formas Agrupar formas Formatos de forma

12 12 Capítulo 15 WordArt Insertar un WordArt Formatos de WordArt Capítulo 16 SmartArt y gráficos de datos Gráfi cos SmartArt Crear un SmartArt Agregar formas a un SmartArt Mover las formas de un SmartArt Cambiar el diseño de un SmartArt Cambiar los colores de un SmartArt Aplicar un estilo a un SmartArt Formato de las formas de un SmartArt Insertar un gráfi co de datos Modifi car la tabla de datos Cambiar el tipo de gráfi co Agregar elementos a un gráfi co Cambiar el diseño de un gráfi co Cambiar los colores de un gráfi co Aplicar un estilo a un gráfi co Formato de los elementos de un gráfi co Capítulo 17 Combinar correspondencia Confi gurar fuentes de datos El asistente de combinación de correspondencia Crear etiquetas con combinación de correspondencia Confi gurar documento Seleccionar destinatarios Agregar nombres y direcciones Imprimir etiquetas Guardar etiquetas Capítulo 18 Formularios Introducción Crear un formulario Añadir controles a un formulario Confi gurar las propiedades de un control Bloquear un formulario

13 Capítulo 19 Hipervínculos Hipervínculos Capítulo 20 Macros Introducción Crear una macro Ejecución y gestión de una macro Capítulo 21 Modificación de preferencias Cambiar rutas predefi nidas de archivos Cambiar opciones de guardado automático Opciones de guardado Proteger un documento Seguridad de macros Capítulo 22 Funciones de accesibilidad en Word Métodos abreviados de teclado Métodos abreviados de teclado en la información de pantalla Asignar un método abreviado de teclado Imprimir un listado de métodos abreviados de teclado Opciones de zoom y modo de lectura Opciones de sonido Confi gurar la cinta de opciones Crear un documento más accesible Comprobador de accesibilidad C. Hoja de cálculo. EXCEL Capítulo 23 Introducción a Excel Información general Tratar y editar hojas de cálculo Trabajar con las hojas de cálculo

14 14 Desplazamiento por las hojas de cálculo Añadir, eliminar, copiar y cortar hojas de un libro Selección de celdas Introducción de datos Introducción de números Introducción de fechas Introducción de texto Introducción de fórmulas Relleno y autocompletado automático Referencias a celdas Referencias relativas, absolutas y mixtas Imprimir hojas de cálculo Vista previa Confi gurar las opciones de impresión Establecer un área de impresión Práctica, paso a paso Ejercicios Ejercicio Capítulo 24 Configuración de la ventana de la aplicación Trabajar con barras de herramientas Mostrar y eliminar barras de herramientas Modifi car barras de herramientas Crear botones de opciones personalizadas Vistas personalizadas Inmovilizar paneles y dividir las columnas y las fi las Utilizar comentarios para documentar la hoja Práctica, paso a paso Ejercicios Ejercicio Ejercicio Capítulo 25 Mecanismos de importación y exportación de ficheros Importar datos de programas externos Exportar datos a formato de texto Exportar datos a otros formatos Importar y exportar gráfi cas Práctica, paso a paso Ejercicios Ejercicio Capítulo 26 Utilización de rangos y vinculación entre ficheros Usar los rangos Usar rangos en funciones

15 Usar rangos entre hojas de cálculo Usar rangos entre diferentes fi cheros Trabajar con diferentes fi cheros Práctica, paso a paso Ejercicios Ejercicio Capítulo 27 Utilización de las herramientas avanzadas de formato Copiar, cortar y pegar especial Cambiar a diferentes formatos Confi gurar el formato condicional Reducir y aumentar decimales Validar datos Práctica, paso a paso Ejercicios Ejercicio Capítulo 28 Herramientas de seguridad de una hoja Proteger hojas y fi cheros y habilitar palabras clave Habilitar palabras clave para bloquear/ocultar celdas Compartir un fi chero entre diferentes usuarios Práctica, paso a paso Ejercicios Ejercicio Capítulo 29 Funciones Utilizar el asistente de funciones y seleccionar funciones según su categoría Utilizar diferentes tipos de funciones Utilizar funciones de texto Utilizar funciones lógicas y condicionales Utilizar funciones de fecha y hora Utilizar funciones de búsqueda y referencia Utilizar funciones matemáticas y trigonométricas Utilizar funciones estadísticas Utilizar funciones de ingeniería Utilizar funciones de cubo Utilizar funciones de información Utilizar subtotales Corregir errores en fórmulas Ejecutar el comprobador de errores

16 16 Práctica, paso a paso Ejercicios Ejercicio Ejercicio Capítulo 30 Representación de gráficas complejas Crear gráfi cas con diferentes estilos Representar tendencias en los gráfi cos Personalizar estilos y modelos de gráfi cos Representar gráfi cos 3D y modifi car propiedades Añadir porcentajes en gráfi cos circulares Los minigráfi cos Ventajas de uso de minigráfi cos Crear un minigráfi co Personalizar minigráfi cos Práctica, paso a paso Ejercicios Ejercicio Ejercicio Ejercicio Capítulo 31 Manipulación de datos con tablas dinámicas Utilizar el asistente para tablas dinámicas Modifi car el aspecto de la tabla dinámica y crear cálculos Filtrar y ordenar información de la tabla dinámica Generar gráfi cos dinámicos Práctica, paso a paso Ejercicios Ejercicio Capítulo 32 Análisis de escenarios Trabajar con escenarios El análisis Y si Utilizar el comando Buscar objetivo Práctica, paso a paso Ejercicios Ejercicio Capítulo 33 Utilización de macros...449

17 Comprender el concepto de macro Grabar una macro y utilizarla Editar y eliminar una macro Personalizar botones con macros asignadas Práctica, paso a paso Ejercicios Ejercicio Capítulo 34 Proyectos completos de hojas de cálculo Proyecto completo para contabilidad casera Proyecto completo para consumos de gasolina D. Base de datos. ACCESS Capítulo 35 Introducción a Access Información general Estructura de las bases de datos Entorno de trabajo Tablas, consultas, formularios y otros objetos Tablas para almacenar información Formularios para introducir datos Consultas para obtener y mostrar datos Informes para presentar datos Introducción de datos El panel de navegación Práctica, paso a paso Capítulo 36 Trabajo con tablas Creación de tablas Creación de tablas desde cero Abrir y visualizar las tablas Creación de campos Indexación de campos Validación automática de datos Emplear la búsqueda de datos dentro de una tabla Modifi car el diseño de una tabla Modifi car las propiedades de una tabla Aplicar formatos avanzados

18 18 Práctica 1, paso a paso Práctica 2, paso a paso Ejercicios Ejercicio Capítulo 37 Ordenación, búsqueda y filtro de información en tablas Filtro por selección Filtro por formulario Filtro avanzado Emplear la herramienta de búsqueda Ocultar campos Fijar columnas de datos Práctica, paso a paso Capítulo 38 Relaciones Entender el concepto de relación Integridad de una base de datos Indizar campos de datos Seleccionar las claves de la tabla Entender el concepto de índice Utilización de índices Crear relaciones entre tablas Utilizar las características avanzadas Documentar las relaciones llevadas a cabo mediante la utilidad adecuada Práctica, paso a paso Ejercicios Ejercicio Ejercicio Capítulo 39 Consultas Entender el concepto de consulta de datos Crear consultas Crear consultas a partir de otras consultas Crear consultas agrupando información Crear consultas de resumen de información Introducción a las consultas con SQL Práctica, paso a paso Ejercicios Ejercicio

19 Capítulo 40 Formularios Presentar la información Formulario con más de una tabla Insertar imágenes Utilizar los controles que ofrece el programa Crear un formulario menú Modifi car controles del formulario Almacén de más de un valor en un campo Diseños profesionales Práctica, paso a paso Ejercicios Ejercicio Capítulo 41 Informes Entender el concepto de informe de datos Emplear el asistente de informes Crear informes personalizados Crear etiquetas a partir de informes Modifi car opciones avanzadas de informes Utilizar la vista previa Imprimir un informe Imprimir un formulario Imprimir los registros Barras de datos para informes Enviar datos mediante el correo electrónico Guardar, compartir, imprimir y publicar Publicación en línea Práctica, paso a paso Ejercicios Ejercicio Capítulo 42 Proyectos completos de bases de datos Proyecto completo para libros con Access Resolución del proyecto Proyecto completo para música con Access Resolución del proyecto Capítulo 43 Opciones avanzadas Simplifi car acciones repetitivas Diseñador de macros

20 20 Proteger los datos con las palabras clave y cifrando los contenidos Seguridad en una base de datos Generador de expresiones Convertir parte de una base en plantillas reutilizables Práctica, paso a paso Ejercicios Ejercicio Ejercicio Capítulo 44 Mantenimiento de la base de datos Compactar bases de datos para reducir espacio y optimizar accesos Entender el concepto de importar y exportar tablas Importar datos de aplicaciones de información numérica Importar datos de fi cheros de texto Opciones avanzadas Exportar información Exportar a diferentes formatos de datos Formatos de archivo Utilizar la combinación de correspondencia Vincular diferentes tablas Práctica, paso a paso Ejercicios Ejercicio E. Presentaciones. POWERPOINT Capítulo 45 Trabajo con PowerPoint Introducción Empezar con una presentación en blanco Aplicar un tema de diseño El panel de notas Vistas Insertar una diapositiva nueva Desplazamiento de las diapositivas Aplicar un nuevo diseño Presentación de diapositivas Revisión ortográfi ca Impresión de diapositivas y notas Animar y personalizar la presentación Opciones de animación

21 Copiar animaciones Transición de diapositivas Efectos de transición Reproducción de elementos multimedia Insertar un sonido Reproducción de películas Diagramas, organigramas y gráfi cos estadísticos Diagramas SmartArt Gráfi cos estadísticos Formas Ortografía Guardar el trabajo con otros formatos Guardar como archivo PDF Guardar como archivo de presentación con diapositivas Guardar como archivos de versiones anteriores Álbum de fotografías Abrir, compartir y guardar archivos Guardar con otro formato de archivo Abrir con otro formato de archivo Cambiar el tipo de archivo Crear, compartir y guardar un vídeo Ejercicios Ejercicio Ejercicio F. Publicaciones. PUBLISHER Capítulo 46 Trabajo con Publisher Introducción Introducción a los marcos de objeto Crear una publicación Defi nir el diseño de página Cambiar la plantilla de la publicación Confi gurar el tamaño de la página Establecer las guías de diseño Elegir una combinación de colores Elegir una combinación de fuentes Elegir un fondo Introducir la información empresarial Manejar las vistas en Publisher Panel de desplazamiento de páginas Vista normal y página principal Desplazamiento entre páginas Mostrar componentes de diseño Utilizar el zoom

22 22 Moverse por las ventanas Comprender el uso de las guías de diseño Confi gurar las guías Establecer guías de regla Manejar las reglas Introducir texto en una página Acoplar el texto en los marcos de texto Manejar el desbordamiento de texto Manejar el texto en diferentes cuadros de texto Rellenando un marco de texto Ajustar el texto alrededor de una imagen Texto e imagen en publicaciones impresas Texto e imágenes en publicaciones web Cambiar la forma del contorno de la imagen Controlar la distancia exacta del texto desde cada lado de una imagen Remplazar la imagen en un marco Inserción de marcos en las páginas Insertar un nuevo marco Cambiar el tamaño y la posición de los marcos Trabajar con marcos superpuestos Insertar, eliminar y mover páginas Ejercicios Ejercicio Ejercicio G. Correo y agenda. OUTLOOK Capítulo 47 Trabajo con Outlook Introducción a Outlook Creación de cuentas Correo electrónico Preparar para enviar un mensaje de correo electrónico Copiar a varios destinatarios Anexar o adjuntar un fichero al mensaje Dar formato al texto Solicitar información de entrega y confi rmación de lectura Revisar ortografía y gramática Traducción instantánea del texto Importancia de un mensaje Retrasar la entrega Crear una fi rma automática para añadir en los mensajes Enviar un mensaje Bandeja de salida Elementos enviados Bandeja de entrada Apertura de mensajes recibidos Ficheros adjuntos al mensaje recibido Responder y reenviar mensajes Borrar mensajes Cambiar la contraseña de la cuenta de correo electrónico

23 Cambiar la dirección de correo electrónico Cambiar el servidor de correo electrónico Cambiar el nombre que se muestra a otras personas Otras configuraciones Reglas para tus mensajes Grupos de contactos Reenviar mensajes fuera de la empresa Crear más de una cuenta desde la misma ventana Contactos Abrir, buscar y modifi car contactos Crear un grupo de contactos Reuniones Calendarios Crear una cita Cambiar una cita Compartir calendarios Cambiar la apariencia de los calendarios Cambiar la escala de tiempo Cambiar el intervalo de fecha que se muestra Cambiar el color de fondo Imprimir un calendario de citas Tareas Crear una tarea Crear una tarea en la barra Tareas pendientes H. Integración Office SKYDRIVE Y OFFICE WEB APPS Capítulo SkyDrive y Offi ce Web Apps Introducción a SkyDrive Introducción a Offi ce Web Apps Registrarse en SkyDrive Funcionalidades de SkyDrive La pantalla de inicio Crear carpeta Cargar Vistas Abrir Descargar Compartir Incrustar Cambiar nombre Eliminar Mover a Copiar en Grupos Equipos Papelera de reciclaje

24 24 Administrar almacenamiento Álbum de fotos El menú contextual Funcionalidades de Offi ce Web Apps Crear nuevo documento Historial de versiones Word Web App Guardar Vista de lectura Portapapeles Deshacer y rehacer Formato de fuente Formato de párrafo Estilos Herramientas de corrección Tablas Imágenes Hipervínculos Confi gurar página Salir Excel Web App Co-autoría Guardar Vista de lectura Portapapeles Deshacer y rehacer Barra de fórmulas Formato de fuente y celda Alineación Formato de número Tablas Hojas, fi las y columnas Funciones Gráfi cos Hipervínculos Salir PowerPoint Web App Guardar Vista de lectura Vista presentación con diapositivas Portapapeles Deshacer y rehacer Formato de fuente Formato de párrafo Gestión de diapositivas Imágenes Formas SmartArt Temas Animaciones Transiciones Hipervínculos Salir OneNote Web App Guardar Vista de lectura Co-autoría Portapapeles Deshacer y rehacer Formato de fuente y párrafo Estilos Etiquetas Herramientas de corrección Crear y administrar páginas y secciones Ver y restaurar versiones de página Imágenes Tablas Hipervínculos Salir...818