INFORME DE AUDITORÍA DB de septiembre de 2001 Departamento de Corrección y Rehabilitación Oficina de Servicios con Antelación al Juicio

Transcripción

1 INFORME DE AUDITORÍA DB Departamento de Corrección y Rehabilitación Oficina de Servicios con Antelación al Juicio () Período auditado: 15 de noviembre de 1995 al 31 de diciembre de 2000

2

3 1 CONTENIDO Página INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA...3 RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA...5 ALCANCE Y METODOLOGÍA...5 OPINIÓN...6 RECOMENDACIONES...6 AL SECRETARIO DEL DEPARTAMENTO DE CORRECCIÓN Y REHABILITACIÓN...6 A LA DIRECTORA EJECUTIVA DE LA OSAJ...6 CARTAS A LA GERENCIA...8 COMENTARIOS DE LA GERENCIA...8 RECONOCIMIENTO...8 RELACIÓN DETALLADA DE HALLAZGOS...9 CLASIFICACIÓN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO...9 Hallazgos en la Oficina de Servicios con Antelación al Juicio Falta de cláusulas y de certificaciones en los contratos de servicios profesionales y consultivos Faltas en la asignación y adquisición de los vehículos de motor Pérdida de propiedad sin notificar al Secretario de Hacienda ni al Contralor de Puerto Rico Faltas en el proceso de compras Asignación de funciones conflictivas Falta de control relacionada con la propiedad Expedientes de personal incompletos... 20

4 2 ANEJO 1-A - VEHÍCULOS DE MOTOR OFICIALES ASIGNADOS PARA USO ILIMITADO...22 ANEJO 1-B - VEHÍCULOS DE MOTOR ADQUIRIDOS A UN COSTO MAYOR QUE EL ESTABLECIDO EN LA REGLAMENTACIÓN VIGENTE...24 ANEJO 1-C - UNIDADES DE PROPIEDAD SIN EL RECIBO DE PROPIEDAD EN USO...25 ANEJO 2 - FUNCIONARIOS PRINCIPALES QUE ACTUARON DURANTE EL PERÍODO AUDITADO...26

5 3 Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR San Juan, Puerto Rico A la Gobernadora y a los presidentes del Senado y de la Cámara de Representantes Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales de la Oficina de Servicios con Antelación al Juicio adscrita al Departamento de Corrección y Rehabilitación, para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. La misma se efectuó a base de la facultad que se nos confiere en la Sección 22 del Artículo III de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y en la Ley Núm. 9 del 24 de julio de 1952, según enmendada. INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA La Oficina de Servicios con Antelación al Juicio (OSAJ) se creó mediante la Ley Núm. 177 del 12 de agosto de 1995, según enmendada, (Ley Núm. 177) y comenzó operaciones el 15 de noviembre de Es una entidad autónoma adscrita al Departamento de Corrección y Rehabilitación (Departamento). Su misión es propiciar que se eliminen los efectos de la desigualdad económica en la concesión de la libertad provisional al imputado de un delito y reducir el uso innecesario de las cárceles, y de esa manera ayudar a reducir el hacinamiento en éstas. En el cumplimiento de su función, la OSAJ se encarga de investigar y evaluar a todo imputado de delito y de ofrecer sus recomendaciones en cuanto a la posibilidad de decretar la libertad provisional del imputado, en la alternativa o adicionalmente a la imposición de fianza. Además, en la OSAJ se preparan informes escritos a ser presentados a los tribunales en la vista para la imposición de fianza. El Juez, luego de considerar los informes escritos presentados por la OSAJ, puede imponer o modificar fianzas monetarias o conceder la libertad provisional. Si el Juez le concede al imputado libertad provisional sujeto a condiciones, con o sin fianza, es

6 4 supervisado por la OSAJ hasta la emisión de un fallo o veredicto o hasta que termine el proceso. La OSAJ supervisa el cumplimiento con las condiciones de libertad provisional que le fueron impuestas al imputado e informa con premura a los tribunales y a cualquier otro funcionario pertinente de cualquier incumplimiento de dichas condiciones. La OSAJ es un Administrador Individual para fines de la Ley de Personal del Servicio Público de Puerto Rico. Promulga su reglamentación y la misma es aprobada por el Secretario del Departamento de Corrección y Rehabilitación (Secretario). El Secretario establece la política pública de la OSAJ para implantar las disposiciones de la Ley Núm La OSAJ es administrada y supervisada por un Director Ejecutivo, quien es nombrado por el Gobernador. Entre sus funciones está la de reclutar y nombrar el personal, preparar informes al Secretario sobre la labor realizada por la Oficina y adoptar y promulgar los reglamentos que sean necesarios para implantar las disposiciones de la Ley Núm La OSAJ ofrece sus servicios por medio de su Oficina Central y 13 oficinas localizadas en las regiones judiciales de: Aguadilla, Aibonito, Arecibo, Bayamón, Caguas, Carolina, Fajardo, Guayama, Humacao, Mayagüez, Ponce, San Juan y Utuado. De noviembre de 1995 a junio de 2000 la Oficina de Supervisión y Seguimiento de la OSAJ evaluó 48,440 imputados de delitos. De éstos, 1,808 estaban activos, 6,859 inactivos y 549 incumplieron con las condiciones de libertad provisional. Los restantes 39,224 imputados no cualificaron para obtener la libertad provisional. Durante los años fiscales al la OSAJ recibió asignaciones de fondos estatales y federales por $14,666,658 y desembolsó $8,803,237, según se indica: Año fiscal Asignaciones presupuestarias Asignaciones federales Fondos disponibles Desembolsos Balances $ 3,363,811 $ 165,370 $ 3,529,181 $2,493,572 $1,035, ,986,000-5,986,000 2,853,573 3,132, ,965,533 1,185,944 5,151,477 3,456,092 1,695,385 Total $13,315,344 $1,351,314 $14,666,658 $8,803,237 $5,863,421

7 5 RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA Con el propósito de lograr una administración eficaz, regida por principios de calidad, la gerencia de todo organismo gubernamental, entre otras cosas, es responsable de: 1. Adoptar normas y procedimientos escritos que contengan controles internos de administración y de contabilidad eficaces, y observar que se cumpla con los mismos 2. Mantener una oficina de auditoría interna competente 3. Cumplir con los requisitos impuestos por las agencias reguladoras 4. Adoptar un plan estratégico para las operaciones 5. Mantener el control presupuestario 6. Mantenerse al día con los avances tecnológicos 7. Mantener sistemas adecuados de archivo y de control de documentos 8. Cumplir con el Plan de Acción Correctiva de la Oficina del Contralor de Puerto Rico, y atender las recomendaciones de los auditores externos 9. Mantener un sistema adecuado de administración de personal que incluya la evaluación del desempeño, y un programa de educación continua para todo el personal 10. Cumplir con la Ley de Ética Gubernamental, lo cual incluye divulgar sus disposiciones a todo el personal ALCANCE Y METODOLOGÍA La auditoría cubrió del 15 de noviembre de 1995 al 31 de diciembre de En algunos aspectos se examinaron operaciones de fechas posteriores. El examen lo efectuamos de acuerdo con las normas de auditoría del Contralor de Puerto Rico en lo que concierne a los aspectos financieros y del desempeño o ejecución. Realizamos las pruebas que consideramos necesarias, a base de muestras y de acuerdo con las circunstancias. Para efectuar la auditoría utilizamos la siguiente metodología: Entrevistas a funcionarios, a empleados y a particulares

8 6 Inspecciones físicas Examen y análisis de informes y de documentos generados por la unidad auditada Análisis de información suministrada por fuentes externas Pruebas y análisis de información financiera, de procedimientos de control interno y de otros procesos Confirmaciones de cuentas y de otra información pertinente OPINIÓN Las pruebas efectuadas demostraron que las operaciones fiscales de la Oficina de Servicios con Antelación al Juicio se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. En la parte de este informe titulada RELACIÓN DETALLADA DE HALLAZGOS se comentan siete hallazgos clasificados como secundarios. RECOMENDACIONES AL SECRETARIO DEL DEPARTAMENTO DE CORRECCIÓN Y REHABILITACIÓN 1. Ver que la Directora Ejecutiva de la OSAJ cumpla con las recomendaciones 2 a la 8. [Hallazgos 1 al 7] A LA DIRECTORA EJECUTIVA DE LA OSAJ 2. En relación con el Hallazgo 1, asegurarse de que: a. En los contratos de servicios profesionales y consultivos se incluyan todas las cláusulas requeridas para proteger el interés público. Además, ejerza una supervisión eficaz sobre las funciones del Asesor Legal para que éste cumpla con las disposiciones reglamentarias relacionadas con dichas cláusulas. [Hallazgo 1.a.] b. Existan los fondos correspondientes para el pago por los servicios. [Hallazgo 1.b.]

9 7 3. Ver que la Directora de Administración cumpla con la reglamentación relacionada con los vehículos oficiales [Hallazgo 2], la notificación sobre la pérdida de la propiedad [Hallazgo 3.a.], la asignación de funciones conflictivas [Hallazgo 5] y la expedición de recibos de propiedad en uso. [Hallazgo 6] 4. Ver que la Directora de Administración ejerza una supervisión eficaz sobre las funciones que realizan el Director de Presupuesto y Finanzas [Hallazgo 1-b. y 4-a.], el Delegado Comprador [Hallazgo 4-a.], el Encargado de la Propiedad [Hallazgo 6] y el Director de Recursos Humanos [Hallazgo 7] para que cumplan con las disposiciones reglamentarias establecidas. 5. Tomar las medidas necesarias para que: a. Se solicite la aprobación de la Oficina del Gobernador antes de asignar vehículos de motor oficiales a personal para el uso ilimitado. [Hallazgo 2-a.] b. Se solicite la aprobación de la Oficina del Gobernador y de la Oficina de Gerencia y Presupuesto antes de adquirir vehículos de motor cuyos precios exceden las cantidades máximas establecidas en la reglamentación. [Hallazgo 2-b.] c. La Junta de Subastas cumpla con notificar mediante anuncio de subasta en un periódico de circulación general las invitaciones de subastas, cuando las compras sean mayores de $16,000 por partida. [Hallazgo 4-b. y c.] d. El Encargado de la Propiedad prepare el Recibo de Propiedad en Uso (Modelo SC-1211) a nombre de los empleados que tengan bajo su custodia directa unidades de propiedad. [Hallazgo 6] 6. Tomar las medidas necesarias para asegurarse de que en los casos de hurto o pérdida de propiedad se realice una investigación administrativa prontamente. [Hallazgo 3-b.]

10 Informe de Auditoria DB CARTAS A LA GERENCIA Los hallazgos de este informe se sometieron para comentarios al Secretario del Departamento de Corrección y Rehabilitación, Hon. Victor Rivera González (Secretario), a la Directora Ejecutiva de la Oficina de Servicios con Antelación al Juicio, Lic. Sandra Gil de la Madrid, a la ex Secretaria del Departamento de Corrección y Rehabilitación, Lic. Zoé M. Laboy Alvarado (ex Secretaria), y al ex Director de la Oficina de Servicios con Antelación al Juicio, Lic. Frankie Amador Rodríguez, en cartas del 7 de agosto de COMENTARIOS DE LA GERENCIA La Directora Ejecutiva contestó el borrador del informe por carta del 22 de agosto de 2001 e informó sobre las medidas adoptadas o que se proponía adoptar para corregir las situaciones señaladas. El Secretario contestó el borrador del informe por carta del 7 de septiembre de 2001 e informó estar conforme con la contestación cursada por la Directora Ejecutiva en su carta del 22 de agosto. La ex Secretaria y el ex Director no contestaron el borrador del informe. RECONOCIMIENTO A los funcionarios y empleados de la Oficina les agradecemos la cooperación que nos prestaron durante nuestra auditoría.

11 9 RELACIÓN DETALLADA DE HALLAZGOS CLASIFICACIÓN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados por las pruebas realizadas. Éstos se clasifican como principales o secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones sobre las operaciones de la unidad auditada que tienen un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo. Los secundarios son los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves. Los hallazgos del informe se presentan según los atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de nuestra Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes: Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor. Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio. Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación. Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados. En la sección sobre los COMENTARIOS DE LA GERENCIA se indica si el funcionario principal y los ex funcionarios de la unidad auditada efectuaron comentarios sobre los hallazgos incluidos en el borrador del informe que les envía nuestra Oficina. Dichos comentarios se

12 10 consideran al revisar el borrador del informe y se incluyen al final del hallazgo correspondiente en la sección de HALLAZGOS EN LA OFICINA DE SERVICIOS CON ANTELACIÓN AL JUICIO, de forma objetiva y conforme a las normas de nuestra Oficina. Cuando la gerencia no provee evidencia competente, suficiente y relevante para refutar un hallazgo, éste prevalece y se añade al final del mismo la siguiente aseveración: Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el hallazgo prevalece. HALLAZGOS EN LA OFICINA DE SERVICIOS CON ANTELACIÓN AL JUICIO Hallazgo 1 Falta de cláusulas y de certificaciones en los contratos de servicios profesionales y consultivos De julio de 1998 a junio de 2000 la Oficina de Servicios con Antelación al Juicio (OSAJ) formalizó 50 contratos de servicios profesionales y consultivos. De éstos se examinaron los cinco contratos siguientes: Contrato Vigencia Compensación Servicios A 1 jul jun. 99 $330,000 Servicios publicitarios jul jun. 99 5,000 Auditoría jul jun ,840 Servicios legales jul jun ,000 Servicios legales jul jun ,000 Consultor en comunicaciones El examen reveló lo siguiente: a. No se incluyeron cláusulas importantes para proteger los intereses de la OSAJ según se indica: 1) En tres de los contratos (60 por ciento) por $110,840 relacionados con los servicios legales y de auditoría no se incluyó una cláusula que indicara que los contratistas conocían las normas de ética de su profesión y asumían responsabilidades por sus acciones. 2) En tres de los contratos (60 por ciento) por $389,000 no se incluyó una cláusula que indicara que los contratistas no tenían litigios contra agencias del gobierno.

13 11 3) En dos de los contratos por $59,000, uno por servicios legales y el otro por servicios de auditoría, no se incluyó una cláusula para certificar que: - ningún funcionario o empleado de la entidad contratante tenía interés pecuniario directo o indirecto en el contrato, o ningún otro interés que afectara adversamente el mismo. - el contratista no recibía paga o compensación alguna por servicios regulares prestados bajo nombramiento a otra entidad pública, excepto aquellos casos expresamente autorizados por ley. 4) En dos de los contratos por $56,840, uno por servicios legales y el otro por servicios de auditoría, no se incluyó una cláusula que indicara el número de licencia profesional de la parte contratada. 5) En el contrato por $330,000 por servicios publicitarios no se incluyó una cláusula que indicara la partida presupuestaria o cifra de asignación ni la procedencia de los fondos (estatales, federales o asignaciones especiales). 6) En el contrato de auditoría no se incluyó una cláusula que indicara que: - la Oficina podría cancelar el contrato de inmediato y sin previo aviso, en caso de negligencia, abandono de deberes o incumplimiento de la parte contratada. - los individuos o firmas de contadores públicos autorizados que son contratados como auditores externos, participan de un Peer Review Program (Revisión de la práctica profesional por colegas autorizados).

14 12 b. Dos de los expedientes cuyos contratos eran por $335,000 carecían de la Certificación de Disponibilidad de Fondos 1. En el Memorando Circular Núm , Normas y Procedimientos para la Contratación de Servicios Profesionales y Consultivos, emitido el 8 de marzo de 1993 por el Secretario de la Gobernación y en las cartas circulares números y emitidas el 31 de julio de 1995 y el 31 de marzo de 1998 por la Oficina de Ética Gubernamental y el Contralor de Puerto Rico, respectivamente, se requiere que los contratos de servicios profesionales y consultivos incluyan estas cláusulas e información. En la Carta Circular Núm del 29 de marzo de 1996 emitida por el Secretario de Hacienda, se requiere, entre otras cosas, que en todo contrato que se formalice con individuos o firmas de contadores públicos autorizados en calidad de auditores externos, debe establecerse una cláusula en la cual se les requiera pertenecer a un programa de revisión (Peer Review Program). Se requiere, además, que al momento de formalizar el contrato se les debe requerir evidencia de afiliación a uno de dichos programas. En la Carta Circular Núm del 19 de marzo de 1993 emitida por el Secretario de Hacienda, se dispone, entre otras cosas, que las dependencias, antes de formalizar u otorgar un contrato de servicios profesionales y consultivos, deberán asegurarse de tener los fondos asignados o presupuestados necesarios para efectuar los pagos correspondientes. La exclusión de las cláusulas e información mencionadas en el Apartado a. puede resultar en que: - Los contratistas no cumplan con las normas de ética de sus profesiones y no asuman las responsabilidades de sus actuaciones. [Apartado a.1)] 1 Formulario interno de la Oficina, Certificación de Disponibilidad de Fondos para Adquisición de Equipos, Materiales, Suministros, Piezas, Contratación de Servicios, Personal y Servicios Profesionales. Éste se utiliza para que se asignen los fondos para desarrollar la actividad correspondiente y los mismos sean aprobados por el Director Ejecutivo y la División de Presupuesto y Finanzas.

15 13 - Se contraten personas que tienen litigios contra agencias del gobierno. [Apartado a.2)] - Respecto al Apartado a.3): -- No se protejan los intereses de la OSAJ contra conflicto de intereses del contratista. -- Se contraten personas que prestan servicios regulares bajo nombramiento en otra entidad pública que no esté permitido por ley. - Se contraten personas que no tengan licencia para ejercer su profesión en Puerto Rico. [Apartado a.4)] - La OSAJ utilice cualquier partida presupuestaria y fondos incorrectos para pagar los servicios profesionales del contratado. [Apartado a.5)] - En relación con el Apartado a.6): -- Se dificulte la rescisión del contrato en caso de incumplimiento o insatisfacción por los servicios prestados. -- Se contrate a personas o firmas de contadores públicos autorizados que no cumplen con requisitos de la práctica profesional. La situación comentada en el Apartado b., puede propiciar que se otorguen contratos sin haber fondos asignados o presupuestados necesarios para efectuar los pagos correspondientes. Además, puede propiciar que la cuenta relacionada con los contratos de servicios profesionales y consultivos se sobregire.

16 14 Atribuimos dichas situaciones a lo siguiente: - El Asesor Legal y el Director Ejecutivo no cumplieron con las disposiciones reglamentarias sobre las cláusulas que deben incluirse en los contratos de servicios profesionales y consultivos. [Apartado a.] - El Director de Presupuesto y Finanzas no cumplió con la disposición reglamentaria relacionada con la disponibilidad de fondos. [Apartado b.] Véanse las recomendaciones 1, 2 y 4. Hallazgo 2 Faltas en la asignación y adquisición de los vehículos de motor El Área de Vehículos de Motor de la OSAJ tenía una flota de 39 vehículos de motor. Nuestro examen reveló lo siguiente: a. El Director Ejecutivo asignó para uso ilimitado en y fuera de horas laborables 18 vehículos oficiales a funcionarios que no ocupaban puestos de jefe o subjefe de la OSAJ. Seis de éstos, fueron asignados a funcionarios que laboraban en la Oficina Central y 12 a trabajadores sociales en las regiones judiciales. Dichas asignaciones no se sometieron a la Oficina del Gobernador para su aprobación. [Anejo 1-A] b. No se solicitó la aprobación de la Oficina del Gobernador ni de la Oficina de Gerencia y Presupuesto antes de adquirir nueve vehículos de motor por $186,052 cuyos precios por unidad excedían las cantidades máximas establecidas en la reglamentación vigente. Éstos se adquirieron entre septiembre de 1996 y septiembre de 1999 y el precio por unidad fluctuó entre $19,719 y $22,922. [Anejo 1-B] En el Boletín Administrativo Núm A, Orden Ejecutiva del Gobernador de Puerto Rico aplicable a todos los Organismos de la Rama Ejecutiva del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico estableciendo Normas Generales para la Adquisición, Alquiler,

17 15 Uso e Identificación de Vehículos Oficiales del 11 de septiembre de 1985, se dispone lo siguiente: Solamente el jefe y el subjefe de un organismo de la Rama Ejecutiva tendrán derecho a que se les asigne un vehículo oficial para su uso, el cual será ilimitado. Cualquier excepción a esta norma tendrá que ser aprobado expresamente por la Oficina del Gobernador. En el Boletín Administrativo Núm B, Orden Ejecutiva del Gobernador del Estado Libre Asociado de Puerto Rico para Enmendar el Artículo II del Boletín Administrativo 4524 A del 30 de enero de 1999, se establece que el valor del vehículo oficial a ser adquirido o alquilado para el segundo ejecutivo de un organismo de la Rama Ejecutiva no sobrepasará la cuantía de $16,000. El valor de cualquier otro vehículo oficial a ser adquirido o alquilado para su uso oficial de un organismo de la Rama Ejecutiva no sobrepasará la cuantía de $13,500. Cualquier excepción a esta norma tendrá que ser aprobada expresamente por la Oficina del Gobernador. En el Boletín Administrativo Núm. OE , Orden Ejecutiva del Gobernador de Puerto Rico para Enmendar la Parte II de la Orden Ejecutiva de 11 de septiembre de 1985, Boletín Administrativo Núm. OE A, del 11 de mayo de 1999, se establece que en el caso de los vehículos oficiales que no sean para el primer ejecutivo del organismo, la Oficina de Gerencia y Presupuesto determinará el costo máximo, previo asesoramiento de la Administración de Servicios Generales. La situación del Apartado a. privó a la Oficina del Gobernador evaluar y aprobar las asignaciones de los vehículos para el uso ilimitado de funcionarios que no eran jefes o subjefes de agencias. La situación del Apartado b. privó a las oficinas del Gobernador y a la de Gerencia y Presupuesto considerar la adquisición de dichos vehículos. Se pagaron $59,552 en exceso de la cantidad máxima dispuesta en la reglamentación. [Anejo 1-B]

18 16 Atribuimos las situaciones comentadas a que el Director Ejecutivo y el Director de Administración Interino que autorizaron dichas compras no cumplieron con las disposiciones reglamentarias mencionadas. Véanse las recomendaciones 1, 3 y 5.a. y b. Hallazgo 3 Pérdida de propiedad sin notificar al Secretario de Hacienda ni al Contralor de Puerto Rico a. Al 11 de octubre de 2000 no se había notificado al Secretario de Hacienda y al Contralor de Puerto Rico el hurto de una sirena electrónica y un radio transmisor valorados en $1,633. Éstos estaban instalados en el vehículo oficial Dogde Van Ram, tablilla número GE. Según el Modelo SC-1060 Aviso de Accidente preparado en la Oficina y el Informe de Querella de la Policía de Puerto Rico, los hechos ocurrieron entre el 24 y el 26 de julio de b. No se realizó prontamente una investigación administrativa sobre el hurto de la propiedad mencionada. La misma se realizó el 15 de noviembre de En la Ley Núm. 96 del 26 de junio de 1964, según enmendada por la Ley Núm. 86 del 13 de julio de 1988, se establece que los jefes de agencias notificarán prontamente al Contralor de Puerto Rico sobre cualquier irregularidad relacionada con el manejo de propiedad y fondos públicos. También se indica que en la agencia se deberá practicar una investigación para determinar las causas y circunstancias en que se produjo la pérdida o disposición de bienes o fondos públicos y tomar las medidas administrativas necesarias para corregir la deficiencia que propició la pérdida y para ordenar las sanciones o acciones que procedan contra los funcionarios o empleados responsables. En la Carta Circular Núm emitida por el Secretario de Hacienda el 8 de septiembre de 1995, se establece que toda pérdida de fondos o propiedad públicos deberá ser notificada prontamente al Departamento de Hacienda luego de que la agencia concernida realice la investigación correspondiente.

19 17 La situación del Apartado a. privó al Secretario de Hacienda y al Contralor de Puerto Rico de la información necesaria para cumplir con sus funciones sobre el particular. La del Apartado b. privó a la OSAJ tomar las medidas administrativas necesarias para corregir la deficiencia que propició la pérdida. Atribuimos estas situaciones a que el Director de Administración Interino y el Director Ejecutivo no cumplieron con las disposiciones mencionadas. Véanse las recomendaciones 1, 3 y 6. Hallazgo 4 Faltas en el proceso de compras El examen de los expedientes de cinco subastas formales por $1,115,894 efectuadas de octubre de 1997 a mayo de 1999, reveló lo siguiente: a. El Delegado Comprador tramitó las órdenes de compra números A y por $492,939 y $36,310, respectivamente, sin la Requisición de Materiales y Equipos (Formulario OSAJ-DC001). b. No se encontró evidencia de que se publicó un anuncio de subasta en un periódico diario de circulación general en Puerto Rico para la subasta número por $36,310. En el acta de dicha subasta se indicó que se publicó un anuncio de subasta el 20 de enero de 1998, no obstante el anuncio de ésta no apareció en el expediente ni se nos pudo suministrar para examen. c. No se publicaron anuncios de subasta en un periódico de circulación general en Puerto Rico para la subasta número por $27,235. En su lugar, se invitó a los licitadores mediante invitación directa. En el Reglamento de Compras de la OSAJ, aprobado por el Director Ejecutivo el 21 de mayo de 1998 se establece, entre otras cosas, lo siguiente:

20 18 - Las Oficinas o Divisiones de la agencia radicarán Solicitudes de Compra Requisiciones, donde incluirán el propósito y su uso específico de los artículos o servicios solicitados. Además, dichas solicitudes de compra serán firmadas por el Director o supervisor de la División que las origina. También, la División de Compras las tramitará para la autorización del Director Ejecutivo o la persona en quien éste (a) delegue. - La invitación a subasta para compras mayores de $16,000 por partida, se notificará mediante anuncio de subasta, por lo menos durante dos días, en un periódico diario de circulación general en Puerto Rico, con suficiente antelación a la fecha límite para licitaciones. Las situaciones comentadas pueden propiciar que se adquieran equipos innecesariamente [Apartado a.] y que no se obtengan para el Gobierno las mejores ofertas por parte de los licitadores. [Apartado b.] Atribuimos dichas situaciones a que el Delegado Comprador y el Director de Presupuesto y Finanzas no cumplieron con las disposiciones reglamentarias mencionadas [Apartado a.], y a que la Junta de Subastas de la OSAJ no cumplió con la reglamentación mencionada. [Apartados b. y c.] Véanse las recomendaciones 1, 4 y 5.c. Hallazgo 5 Asignación de funciones conflictivas La Oficial Pagadora Especial (OPE) y la Guardalmacén realizaban funciones conflictivas con las de sus puestos, según se indica: a. La OPE recibía mensualmente del Banco Gubernamental de Fomento de Puerto Rico el estado bancario y los cheques pagados y preparaba la Relación de Cheques en Circulación, funciones que resultan conflictivas con sus deberes como OPE.

21 19 b. La Auxiliar de Sistema de OSAJ, quien ejercía las funciones de Guardalmacén también fue nombrada como Receptora Oficial el 28 de marzo de 2000, función que es conflictiva con las de Guardalmacén. En la Ley Núm. 230 del 23 de julio de 1974, Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico, según enmendada, en su Artículo 4, inciso (f), se dispone entre otras cosas, que la organización fiscal que diseñe o apruebe el Secretario para las dependencias y entidades corporativas deberá proveer para que en el proceso fiscal exista una debida separación de funciones y responsabilidades que impida o dificulte la comisión de irregularidades. La concentración de dichas funciones en una sola persona puede dar lugar a la comisión de irregularidades sin que se pueda detectar a tiempo. El Director de Administración Interino y el Director Ejecutivo le asignaron dichas tareas a la OPE y la Guardalmacén sin percatarse del conflicto de funciones que propiciaba. Véanse las recomendaciones 1 y 3. Hallazgo 6 Falta de control relacionada con la propiedad El examen de 9 unidades de propiedad reveló que 7 de éstas (78 por ciento) adquiridas por $36,841 no estaban cubiertas por un Recibo de Propiedad en Uso (Modelo SC-1211) firmado por las personas que tenían las unidades bajo su custodia directa. [Anejo 1-C] Es norma de control interno que el Encargado de la Propiedad mantenga recibos firmados por las personas que usen o tengan bajo su custodia directa unidades de propiedad. Estas normas son cónsonas con el Artículo 14 del Reglamento Núm. 11, Control y Contabilidad de la Propiedad, aprobado por el Secretario de Hacienda el 15 de octubre de 1948, que establece, entre otras cosas, que la propiedad que no esté bajo la custodia directa de otros empleados de la agencia, estará bajo la custodia del Encargado de la Propiedad, y éste deberá tener en su poder recibos firmados por todas las demás personas que usan o tengan bajo su custodia directa propiedad del Gobierno.

22 20 No observar la reglamentación vigente orientada a la protección de la propiedad aumenta considerablemente el riesgo de la pérdida o el uso impropio de la misma. También impide que se pueda detectar y atender con prontitud los casos de pérdida, hurto y desaparición y que se adopten las medidas correspondientes. Atribuimos las situaciones comentadas a que el Encargado de la Propiedad no cumplió con las disposiciones reglamentarias indicadas. Además, el Director de Administración Interino no supervisó eficazmente las labores del Encargado de la Propiedad. Véanse las recomendaciones 1, 3, 4 y 5.d. Hallazgo 7 Expedientes de personal incompletos No se mantenían expedientes actualizados del personal regular. El examen de 9 de 69 expedientes de personas nombradas de junio de 1997 a junio de 2000, reveló que cuatro (44 por ciento) carecían de documentos importantes para procesar los nombramientos, según se indica: Dos no tenían el Informe de Cambio (OCAP 15) Uno no tenía Certificado Negativo de Antecedentes Penales Uno no tenía la Autorización de Descuentos (OP-80) En el Reglamento de Personal en el Servicio de Carrera para los Empleados de la Oficina de Servicios con Antelación al Juicio firmado por el Director Ejecutivo 2, en su Artículo 16, Expedientes de Empleados, Sección 16.2, Contenido de los Expedientes, se dispone entre otras cosas, que en el expediente se archivará y conservará, entre otros, los informes de cambio, documentos relacionados con la participación de empleados en el Sistema de Retiro de los 2 Al 5 de marzo de 2001 el Reglamento de Personal mencionado estaba en proceso de revisión en la Oficina Central de Asesoramiento Legal y de Administración de Recursos Humanos (OCALARH) para ser aprobado, según nos indicó el Director de la Oficina de Recursos Humanos. Este Reglamento es utilizado por la Oficina de Recursos Humanos de la OSAJ para las transacciones de recursos humanos.

23 21 Empleados de Gobierno y sus instrumentalidades, autorizaciones de descuentos del sueldo y el Certificado expedido por la Policía de Puerto Rico. En la Ley Núm. 5, Ley de Personal del Servicio Público de Puerto Rico aprobada el 14 de octubre de 1975, y en el Reglamento de Personal de la Administración Central, Sección 4.3-Expedientes de Empleados, inciso 2, Contenido de los expedientes, contiene una disposición similar. Esta situación impidió verificar adecuadamente la corrección y legalidad de los nombramientos del personal regular. El Director de la Oficina de Recursos Humanos no ejerció una supervisión eficaz sobre las labores que realizaba el personal de su oficina responsable del mantenimiento de los expedientes de personal. Véanse las recomendaciones 1 y 4.

24 22 ANEJO 1-A DEPARTAMENTO DE CORRECCIÓN Y REHABILITACIÓN OFICINA DE SERVICIOS CON ANTELACIÓN AL JUICIO VEHÍCULOS DE MOTOR OFICIALES ASIGNADOS PARA USO ILIMITADO [HALLAZGO 2] DESCRIPCIÓN DEL VEHÍCULO DE MOTOR NÚMERO DE TABLILLA PUESTO DEL EMPLEADO LUGAR DE TRABAJO Chevrolet Blazer 4 x 2, 4 puertas, Blanca 1999 Suzuki Vitara 4 x 2, 4 puertas, Negra 1999 Ford Explorer 4 x 2, 4 puertas, Blanca 1998 Suzuki Vitara 4 x 2, 4 puertas, Vino GE Director de Administración Interino GE Director de Sistema de Información GE Directora, Oficina de Supervisión y Seguimiento GE Coordinadora Regional, Oficina de Supervisión y Seguimiento Nivel Central " " " Mitsubishi Montero 4 x 4, 4 puertas, Blanca GE Supervisor, Unidad de Arrestos " Ford Taurus, 4 puertas, Gris 1995 Hyundai Accent, 4 puertas, Rojo 1995 Hyundai Accent, Anaranjado GE Conductor - Mensajero " GE Trabajadora Social Centro Judicial de San Juan GE " Centro Judicial de Carolina

25 23 Continuación del ANEJO 1-A DESCRIPCIÓN DEL VEHÍCULO DE MOTOR NÚMERO DE TABLILLA PUESTO DEL EMPLEADO LUGAR DE TRABAJO Hyundai Accent, Violeta 1996 Hyundai Accent, Blanco GE Trabajador Social Centro Judicial de Bayamón GE " Centro Judicial de Mayagüez Suzuki Vitara, Verde GE " Centro Judicial de Utuado Hyundai Accent, Verde 1996 Mitsubishi Mirage, Gris 1996 Hyundai Accent, Blanco 1995 Hyundai Accent, Gris 1996 Mitsubishi Nativa, Azul 1999 Hyundai Accent, Blanco 1996 Hyundai Accent, Verde GE " Centro Judicial de Guayama GE " Centro Judicial de Fajardo GE " Centro Judicial de Aibonito GE " Centro Judicial de Aguadilla GE " Centro Judicial de Ponce GE " Centro Judicial de Arecibo GE " Centro Judicial de Caguas

26 24 ANEJO 1-B DEPARTAMENTO DE CORRECCIÓN Y REHABILITACIÓN OFICINA DE SERVICIOS CON ANTELACIÓN AL JUICIO VEHÍCULOS DE MOTOR ADQUIRIDOS A UN COSTO MAYOR QUE EL ESTABLECIDO EN LA REGLAMENTACIÓN VIGENTE [HALLAZGO 2-b.] DESCRIPCIÓN DEL VEHÍCULO DE MOTOR Y AÑO NÚMERO DE TABLILLA COSTO UNIDAD COSTO SEGÚN REGLAMENTACIÓN DIFERENCIA DE MÁS 1. Ford F-150, Pick-up 4 x 2, Cabina y media Dodge Van Ram Wagon 3500, 15 pasajeros, Mitsubishi Montero 4 x 4, 4 puertas Guagua, GE $ 20,126 $13,500 $6, GE 22,922 13,500 9, GE 20,790 13,500 7, " GE 20,790 13,500 7, " GE 20,790 13,500 7, Ford Explorer XL, 4 x 4, 4 puertas, GE 20,598 13,500 7, " GE 20,598 13,500 7, Chevrolet Blazer 4 x 2 Guagua, 4 puertas, GE 19,719 16,000 3, Chevrolet Blazer 4 x 2 Guagua, 4 puertas, GE 19,719 16,000 3,719 Totales $186,052 $126,500 $59,552

27 25 ANEJO 1-C DEPARTAMENTO DE CORRECCIÓN Y REHABILITACIÓN OFICINA DE SERVICIOS CON ANTELACÓN AL JUICIO UNIDADES DE PROPIEDAD SIN EL RECIBO DE PROPIEDAD EN USO [HALLAZGO 6] DESCRIPCIÓN DEL EQUIPO NÚMERO DE PROPIEDAD COSTO DEL EQUIPO Sub-Ametralladora 9mm $ 2,400 Rifle Calibre ,225 Main Server ,833 Laser Printer ,951 Work Station ,836 UPS for WorkStation UPS for WorkStation Total $36,841

28 26 ANEJO 2 DEPARTAMENTO DE CORRECCIÓN Y REHABILITACIÓN OFICINA DE SERVICIOS CON ANTELACIÓN AL JUICIO FUNCIONARIOS PRINCIPALES QUE ACTUARON DURANTE EL PERÍODO AUDITADO NOMBRE Lic. Zoé Laboy Alvarado CARGO Secretaria del Departamento de Corrección y Rehabilitación PERÍODO DESDE HASTA 17 sep dic. 00 Hon. Nydia M. Cotto Vives " 15 nov sep. 98 Sr. Armando Villegas Ortiz Director Ejecutivo Interino 16 dic dic. 00 Lic. Frankie Amador Rodríguez Director Ejecutivo 1 jun dic. 00 Lic. José R. Lozada Medina " 15 nov mayo 99 Sr. Edgardo Merced Carrillo Subdirector Ejecutivo 16 mar dic. 00 Lic. Luis Czerniak Hernández " 1 feb sep Sra. Ivette Colón Torres Subdirectora Ejecutiva 1 sep jun. 98 Lic. David Méndez Clark Asesor Legal 16 jul dic. 00 Lic. Evelyn Reyes Ríos Asesora Legal 1 ago nov Sr. Edgardo Merced Carrillo Presidente, Junta de Subastas 18 feb dic. 00 Sra. Sylvia Vilá De Ashby Presidenta, Junta de Subastas 15 abr mayo 99 6 Sr. Armando Villegas Ortiz Presidente Interino Junta de 10 dic abr. 99 Subastas Sra. Alicia Martínez Díaz Presidenta Interina Junta de 26 oct dic. 98 Subastas Sr. José E. Valcourt Cruz Presidente Interino Junta de Subastas 5 sep oct Puesto creado en esta fecha. 4 Puesto vacante del 1 de octubre de 1999 al 15 de marzo de Puesto vacante del 16 de noviembre de 1998 al 15 de julio de Puesto vacante del 1 de junio de 1999 al 17 de febrero de 2000.

29 27 Continuación del ANEJO 2 PERÍODO NOMBRE CARGO DESDE HASTA Sr. Armando Villegas Ortiz Director de Administración 16 mar dic. 00 Interino Sr. Juan A. Emanuelli Poudevida Director de Administración 11 ene feb Sra. Ivette Colón Torres Directora de Administración 1 jul sep Sra. Amnerys González Quintana Directora de Administración 1 feb jun. 98 Interina Sr. Edwin Mercado Brignoni Director de Administración 1 ago ene. 98 Sr. Luis R. Maeso Hernández " 16 ene jul Sra. Alicia Martínez Díaz Directora de Administración 1 sep ene. 97 Sr. José C. Acevedo Hernández Director de Recursos 1 mayo dic. 00 Humanos Sra. Lissa M. Cabassa García Directora de Recursos 8 sep abr Humanos Sra. Luz M. Rivera Ríos Directora de Recursos 17 jul jul Humanos Interina Sra. Sylvia Vilá De Ashby Directora de Recursos 1 abr mayo Humanos Sr. Armando Villegas Ortiz Director de Presupuesto y 1 ene dic. 00 Finanzas Sr. Héctor Rivera Pastor " 18 mar abr Puesto vacante del 25 de febrero al 15 de marzo de Puesto vacante del 16 de septiembre de 1999 al 10 de enero de Puesto vacante del 17 al 31 de julio de Puesto vacante del 16 al 30 de abril de Puesto vacante del 1 de agosto al 7 de septiembre de Puesto vacante del 1 de junio al 16 de julio de Puesto vacante del 16 de abril al 31 de diciembre de 1999.