CONFIANZAPDI MANUAL DE USO PARA EL PORTAL DE INTERMEDIARIOS: MÓDULO SOLICITUDES PORTAL DE INTERMEDIARIOS

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1 PARA EL : MÓDULO ES

2 CONTENIDO Ingreso a la aplicación Creación de solicitud Inclusión de adjuntos Estados de solicitudes Visualizar el histórico de cambios de estado de una solicitud Cambios de estado de la solicitud desde el intermediario Ingreso de comentarios a la solicitud Búsqueda de solicitudes Búsqueda general Búsquedas por estado Exportación a excel

3 Este manual explica el uso del módulo Solicitudes. Mediante esta nueva plataforma se comunicará de una manera más efectiva con la sucursal a la cual está adscrito, permitiéndole llevar un mejor control sobre el inventario de sus negocios y le ayuda a conocer el estado en el cual se encuentra cada una de sus solicitudes en todo momento. 0.1 INGRESO A LA APLICACIÓN Para ir al Portal de Intermediarios debe hacerlo por el siguiente link: USUARIO CONTRASEÑA Se debe ingresar el Usuario y Contraseña. Recordar usuario en esta máquina ACEPTAR Al ingresar a la aplicación aparece la pantalla principal del portal, la cual está dividida en dos secciones, los Menús y el Área de trabajo. Perfil Contraseña Contáctenos Salir Área de Menú ES NEWS Área de trabajo VER OPCIONES Haciendo clic en Solicitudes se despliega el menú que le permitirá Buscar, Crear y Revisar el estado de sus solicitudes.

4 0.2 CREACIÓN DE Para crear una solicitud se hace clic en el Menú: Solicitudes y se selecciona la opción Solicitud. Perfil Contraseña Contáctenos Salir NEWS ES INGRESAR UNA NUEVA BUSCAR OP. SOLICITADAS OP. EN ESTUDIO OP. DEVUELTA AL INTERMED. OP. EN AUTORIZACIÓN OP. ATENDIDO BÚSQUEDA RÁPIDA DE UNA DEPENDIENDO DE UN ESTADO VER OPCIONES A continuación aparece la siguiente ventana emergente: No. : Nueva GENERAL VERSIÓN 1.0 Estado: Nuevo USUARIO INTERMEDIARIO* TOMADOR INTERMEDARIO SUSCRIPTOR INFORMACIÓN QUE DILIGENCIA EL SISTEMA NOMBRE DEL TOMADOR* No. IDENTIFICACIÓN* TIPO DE NEGOCIO* VALOR DEL NEGOCIO $ ASUNTO* DESCRIPCIÓN DE LA * No. COTIZACIÓN No. CERTIFICADO No. PÓLIZA GRABAR NUEVO CERRAR *Usted debe diligenciar los campos solicitados.

5 Los campos de la solicitud son los siguientes: Nombre Descripción Obligatorio Tipo de Campo Usuario Intermediario Contiene el nombre del usuario que está creando la solicitud. Intermediario Contiene el nombre de la clave del intermediario. Nombre del Tomador En este campo se debe ingresar el nombre del Cliente/Tomador. Tipo de identificación Campo que permite ingresar el No. de identificación del Tomador. Numérico Tipo de Negocio Permite seleccionar si es una modificación o un negocio nuevo. Lista desplegable Valor del Negocio Se debe ingresar el valor del contrato o negocio. No el valor asegurado. Moneda Asunto Nombre de la solicitud que está creando. Descripción de la Solicitud En este campo se debe ingresar el detalle de la solicitud que se está realizando. No. de Cotización esta solicitud hace referencia a una Cotización existente se puede ingresar. No No. Póliza Ingresa el código de la póliza en caso de requerir un certificado modificatorio. No No. Certificado Ingresar le código del certificado en caso que tener esta información. No Después de diligenciar la solicitud debe hacer clic en: GRABAR NUEVO CERRAR Para guardar los cambios. Para crear una nueva solicitud. quiere salir sin guardar los cambios. El sistema al crear una Solicitud la guarda de forma automática como SOLICITADA. Al grabar la solicitud aparece la siguiente pantalla: Su solicitud fue enviada con exito puede adjuntar archivos si lo desea. ACEPTAR UNA VEZ GRABE LA, USTED PUEDE ADJUNTAR LOS ARCHIVOS CORRESPONDIENTES

6 0.3 INCLUSIÓN DE ADJUNTOS El sistema permite ingresar adjuntos a la solicitud. Estando en la solicitud se debe hacer clic en el botón ADJUNTOS DESPUÉS DE GUARDAR SE INDICA EL NÚMERO DE SU No. : 13 GENERAL VERSIÓN 1.0 Estado: Nuevo USUARIO INTERMEDIARIO* TOMADOR NOMBRE DEL TOMADOR* INTERMEDARIO SUSCRIPTOR No. IDENTIFICACIÓN* INFORMACIÓN QUE DILIGENCIA EL SISTEMA TIPO DE NEGOCIO* ASUNTO* VALOR DEL NEGOCIO $ DESCRIPCIÓN DE LA * No. COTIZACIÓN No. CERTIFICADO No. PÓLIZA GRABAR NUEVO MODIFICAR CERRAR ADJUNTOS ESTANDO EN LA SE DEBE HACER CLIC EN EL BOTÓN ADJUNTOS A continuación se mostrará una ventana emergente para adjuntar sus archivos: ADJUNTOS NUEVO ADJUNTO NOMBRE ARCHIVO DESCRIPCIÓN INGRESADO POR BLOQUEADO POR Debe ponerle un nombre al archivo que permita identificar el contenido; ejemplo: contrato, estados financieros, entre otros.

7 Haga clic en SELECCIONAR ARCHIVO Archivo para adjuntar sus archivos. ADJUNTOS Contrato EN ESTE CAMPO SE DEBE DILIGENCIAR LA DESCRIPCIÓN SELECCIONAR ARCHIVO Chrysanthenum.jpg CARGAR ARCHIVO CERRAR UNA VEZ HAYA SELECCIONADO SU ARCHIVO DEBE HACER CLIC EN CARGAR ARCHIVO Saldrá un mensaje que dice: El archivo ha subido correctamente ACEPTAR Al hacer clic en aceptar ACEPTAR sale la ventana: ADJUNTOS NUEVO ADJUNTO NOMBRE ARCHIVO DESCRIPCIÓN INGRESADO POR BLOQUEADO POR Chrysanthenum.jpg Puede incluir cuantos archivos usted desee, siempre dejando una descripción de este. La inclusión de Adjuntos queda reflejada también en la visualización del histórico de cambios de la solicitud.

8 0.4 ESTADOS DE ES ESTADO SOLICITADA EN ESTUDIO DEVUELTA AL INTERMEDARIO EN AUTORIZACIÓN ATENDIDO DESCRIPCIÓN El intermediario realizó la solicitud pero no se ha atendido. El suscriptor está realizando el análisis del negocio. Se envía la cotización para que el intermediario la autorice o se regresa el negocio por falta de información o soportes. En autorización por Gerente / Senior / Gerencia Técnica. Finalizada la solicitud. Al momento de crear una nueva solicitud el sistema la deja como Solicitada. 0.5 VISUALIZAR EL HISTÓRICO DE CAMBIOS DE ESTADO DE UNA En cada solicitud usted puede incluir más detalles o adjuntos sin importar el estado en que se encuentre. Esta, automáticamente pasa a Solicitada, con el fin de que el Suscriptor esté al tanto de los cambios. Tenga en cuenta que si la solicitud pasa a Devuelta al Intermediario puede ser porque hacen falta soportes, información, o se necesita que el Intermediario autorice la cotización realizada. Para más información podrá visualizar el mensaje que el Suscriptor le envié, de la siguiente manera: No. : 13 GENERAL VERSIÓN 1.0 Estado: Solicitada USUARIO INTERMEDIARIO* TOMADOR NOMBRE DEL TOMADOR* INTERMEDARIO SUSCRIPTOR No. IDENTIFICACIÓN* INFORMACIÓN QUE DILIGENCIA EL SISTEMA TIPO DE NEGOCIO* ASUNTO* VALOR DEL NEGOCIO $ DESCRIPCIÓN DE LA * No. COTIZACIÓN No. PÓLIZA HISTÓRICO DE CAMBIOS DE ESTADO No. CERTIFICADO GRABAR NUEVO MODIFICAR CERRAR ADJUNTOS

9 Se debe abrir una ventana emergente en donde podrá visualizar el historial de la solicitud. En caso de estar en Devuelta al Intermediario puede ver las observaciones del Suscriptor. HISTÓRICO DE CAMBIOS DE ESTADO OBSERVACIONES ESTADO ACTUAL ESTADO ANTERIOR FECHA CAMBIO DE ESTADO USUARIO Solicitada 30/03/ :07: 07 pm Se ha agregado un archivo llamado contrato 30/03/ :36: 07 pm Favor enviar la información financiera del cliente Devuelta al intermediario Solicitada 30/03/ : 07: 46 pm Así mismo, note que puede observar la información que se ha adjuntado a la solicitud. 0.6 CAMBIOS DE ESTADO DE LA DESDE EL INTERMEDIARIO su solicitud se encuentra en el estado Devuelta al Intermediario debe obligatoriamente pasarla al estado Solicitada con el fin de indicarle al Suscriptor que se autoriza la cotización o se adjunta la información requerida. Lo anterior lo puede hacer de la siguiente manera: Ejemplo: Abra la solicitud con estado Devuelta al Intermediario. En Más Acciones hacer clic en y de la lista desplegable elegir la opción Modificar Estado. GRABAR NUEVO MODIFICAR CERRAR ADJUNTOS MÁS ACCIONES: SELECCIONAR Adjuntos Modificar estado

10 INTERMEDIARIOS CAMBIO DE ESTADO No. FE HAS DE ESTADO ACTUAL 13 30/03/ : 08: 20 pm DEVUELTA AL INTERMEDIARIO OBSERVACIONES NOTA: Puede poner sus observaciones al respecto, siempre que adjunta archivostambién debe incluir un mensaje. PASAR A ESTADO Devuelta al intermediario ACEPTAR CERRAR MÁS ACCIONES: Devuelta al intermediario Solicitada Devuelta al intermediario 0.7 INGRESO DE COMENTARIOS A LA El sistema permite que el Intermediario pueda incluir Comentarios a la solicitud en cualquier momento. Cada vez que un Intermediario ingresa un comentario, la solicitud queda en estado Solicitada. Para ingresar un comentario a una solicitud se debe ingresar a la solicitud y hacer clic en el ícono: Más Acciones y seleccionar la opción Modificar Estado. MÁS ACCIONES: Adjuntos Modificar estado

11 Luego el sistema trae una pantalla donde el Intermediario podrá incluir el comentario que necesite: En este ejemplo tenemos una solicitud en estado Atendida a la cual se le está incluyendo un Comentario. No. FE HAS DE ESTADO ACTUAL /02/ : 11: 43 am ATENDIDO OBSERVACIONES No se recibió la información completa. ACEPTAR CERRAR Al hacer clic en Aceptar ACEPTAR el sistema guarda la Solicitud y la deja con estado Solicitada. Se ha modificado correctamente su solicitud ACEPTAR Al revisar o buscar la solicitud queda como Solicitada. Esto permite que el Suscriptor siempre esté atento a cualquier cambio sobre una solicitud nueva o una solicitud que tenga un comentario incluido por un Intermediario REGISTROS ENCONTRADOS : 1 No. DE No. DE COTIZACIÓN ASUNTO NOMBRE DEL TOMADOR No. DE IDENTIFICACIÓN VALOR DEL NEGOCIO ($) FECHA DE TIPO DE NEGOCIO USUARIO CANAL INTERMEDIARIO INTERMEDIARIO SUCURSAL EMISOR ESTADO DE GERARDO 25/02/ SEGURO RCE DUQUETE :11:43 am NUEVA INTERMEDIARIO 1 INTERMEDIARIO 1 SUCURSAL 1 INTERME- SOLICITADA DIARIO 1

12 0.8 BÚSQUEDA DE ES El sistema brinda al usuario Intermediario varias opciones para realizar la búsqueda de una Solicitud. Existe una Pantalla de Búsqueda General y pantallas de búsqueda por estado. 1. Búsqueda General Al hacer clic en Buscar Solicitud aparece la siguiente pantalla: Perfil Intermediarios Org Serbal U0 1 ES CONSULTA DE ES BUSCAR OP. SOLICITADAS OP. EN ESTUDIO OP. DEVUELTA AL INTERMED. OP. EN AUTORIZACIÓN OP. ATENDIDO No. DE ASUNTO No. IDENTIFICACIÓN VALOR DEL NEGOCIO ($) DESDE TIPO DE NEGOCIO INTERMEDIARIO SUCURSAL No. CERTIFICADO ESTADO FECHA DESDE No. DE COTIZACIÓN NOMBRE DEL TOMADOR VALOR DEL NEGOCIO ($) DESDE USUARIO INTERMEDIARIO No. PÓLIZA SUSCRIPTOR FECHA DESDE BUSCAR REGISTROS ENCONTRADOS : 0 El sistema permite filtrar por los siguientes campos: CAMPO No. No. COTIZACIÓN ASUNTO NOMBRE DEL TOMADOR No. DE IDENTIFICACIÓN VALOR DEL NEGOCIO TIPO DE NEGOCIO INTERMEDIARIO USUARIO INTERMEDIARIO SUCURSAL ESTADO FECHA DESDE Y FECHA HASTA DESCRIPCIÓN Se puede ingresar el número de solicitud que se quiere buscar. En caso de que la solicitud esté relacionada con algún número de cotización. Busca por el Asunto de la Solicitud. Búsqueda por el nombre del Tomador ya sea Persona natural o jurídica. Busca por el número de identificación del Tomador. Busca por un rango de negocio de la solicitud. Busca por el tipo de negocio ya sean negocios nuevos o modificaciones. Para el caso de Intermediario no aplica pues todas las solicitudes se hacen a nombre del Intermediario. Se puede hacer búsquedas por el Usuario que hizo la solicitud en casos donde el Intermediario tiene más de un usuario. No Aplica para la búsqueda de Intermediario. Trae por defecto todos los registros de la sucursal donde está afiliado el intermediario. Permite hacer búsquedas por un estado específico. no selecciona nada trae todas las solicitudes con todos sus estados. Los estados por los cuales se puede filtrar son los siguientes: Solicitada Devuelta al Intermediario En Estudio En Autorización Atendida Permite seleccionar un rango de fechas entre las cuales se generó la solicitud.

13 Perfil Intermediarios Org Serbal U0 1 ES CONSULTA DE ES BUSCAR OP. SOLICITADAS OP. EN ESTUDIO OP. DEVUELTA AL INTERMED. OP. EN AUTORIZACIÓN OP. ATENDIDO No. DE ASUNTO No. IDENTIFICACIÓN VALOR DEL NEGOCIO ($) DESDE TIPO DE NEGOCIO INTERMEDIARIO SUCURSAL No. CERTIFICADO ESTADO FECHA DESDE No. DE COTIZACIÓN NOMBRE DEL TOMADOR VALOR DEL NEGOCIO ($) DESDE USUARIO INTERMEDIARIO No. PÓLIZA SUSCRIPTOR FECHA DESDE BUSCAR REGISTROS ENCONTRADOS : 3 No. DE No. DE COTIZACIÓN ASUNTO NOMBRE DEL TOMADOR No. DE IDENTIFICACIÓN VALOR DEL NEGOCIO ($) FECHA DE TIPO DE NEGOCIO INTERMEDIARIO USUARIO INTERMEDIARIO SUCURSAL No. PÓLIZA No. CERTIFICADO SUSCRIPTOR CANAL EMISOR ESTADO 5 PRUEBA PRUEBA 25/02/ USUARIO TOMADOR :11:43 am NUEVA INTERMEDIARIO 1 INTERMEDIARIO AV. CHILE INTERME- DIARIO 1 SOLICITADA 6 13 Al mostrar el listado de solicitudes es posible abrir una solicitud haciendo clic en el ícono de los 3 puntos. Al hacer clic en este ícono traerá la siguiente pantalla de Acciones: ACCIONES: Modo Consuta Modo Consulta Modificar Versiones Anteriores PERMITE ABRIR LA SIN PERMITIR MODIFICAR NINGÚN CAMPO DE LA MISMA. PERMITE ABRIR LA Y MODIFICAR ALGUNOS CAMPOS. NO UTILIZAR.

14 2. Búsquedas por Estado El sistema además de tener la búsqueda general también tiene unas pantallas de búsqueda por cada estado. OP. SOLICITADAS OP. EN ESTUDIO OP. DEVUELTA AL INTERMED. OP. EN AUTORIZACIÓN OP. ATENDIDO BÚSQUEDA OP. SOLICITADAS OP. EN ESTUDIO OP. DEVUELTA AL INTERMEDARIO OP. EN AUTORIZACIÓN OP. ATENDIDO DESCRIPCIÓN Permite visualizar solamente las solicitudes con estado Solicitadas que son las Solicitudes que son creadas como Nuevas o las que han tenido recientemente un comentario ingresado por el Intermediario. Visualiza las solicitudes que están en Estudio por el Suscriptor. Visualiza las Solicitudes que el suscriptor devolvió al Intermediario. Para autorizar expedición de cotización o solicitar información. Visualiza las solicitudes que están en proceso de autorización. Visualiza las solicitudes que ya fueron atendidas por el Suscriptor. 3. Exportación a Excel Es posible que cualquier listado que se produzca por una búsqueda pueda ser exportado a Excel. Para exportar a Excel se debe hacer clic en el ícono Al hacer clic aparece esta pantalla: Quieres abrir o guardar data.xls desde ? Abrir Guardar Cancelar x Se hace clic en Abrir para que se pueda visualizar en el Excel.

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