INFORME ANUAL DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CONTABLE VIGENCIA 2014

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1 INFORME ANUAL DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CONTABLE VIGENCIA CLAUDIA MARCELA MADRID MARTELO Jefe de la Oficina de Control Interno

2 2 TABLA DE CONTENIDO ITEM DESCRIPCION PAGINA PRESENTACION 3 OBJETIVO 4 1 VALORACION CUANTITATIVA 4 2 VALORACION CUALITATIVA 5 3 AVANCES OBTENIDOS RESPECTO DE LAS EVALUACIONES Y RECOMENDACIONES 10 REALIZADAS 4 RECOMENDACIONES 11 Anexo 1: RESULTADOS DE LA ENCUESTA DE EVALUACION Anexo 2: SOPORTE DE ENVIO DE LA INFORMACION DEL CONTROL INTERNO CONTABLE VIA CHIP

3 INFORME ANUAL DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CONTABLE MUNICIPIO DE SAN ANTERO AÑO PRESENTACION El Control Interno Contable, en la Entidades y Organismos públicos esta asociado a la existencia y efectividad de los mecanismos de control y verificación en las actividades propias del proceso contable, que garantizan, que la información financiera, económica y social, cumpla con los requisitos a que se refiere el capitulo 5º del Plan General de Contabilidad Pública, revelando sin ambigüedades la realidad económica y financiera de los resultados de las operaciones efectuadas; dentro de las cuales se debe llevar a cabo la verificación y evaluación permanente principalmente en lo que tiene que ver con el manejo de los recursos, bienes, sistemas e información para que todas las transacciones se registren en forma exacta, veraz y oportuna de manera tal que permita preparar informes operativos, administrativos y financieros como se establecen en los Artículos 3, literal a), y e) de Ley 87 de La evaluación del Control Interno Contable es la medición o valoración que se hace al Control Interno en el proceso contable con el propósito de determinar su calidad, el nivel de confianza que se le puede otorgar, y si sus actividades de control son eficaces, eficientes y económicas en la prevención y neutralización del riesgo inherente a la gestión contable. De conformidad con los lineamientos establecidos dentro de la Resolución No.357 de Julio 23 de 2.008, emanada de la Contaduría General de la República, por medio del cual se adopta el procedimiento de Control Interno Contable y el reporte del informe anual de evaluación, la Resolución No. 248 de y el Decreto 1027 de La estructura del presente informe con corte Enero a 31 de Diciembre de 2014, debe contener dos variables de calificación una variable o valoración Cuantitativa, mediante el diligenciamiento y reporte del formulario por medio del cual se hacen valoraciones y la otra variable es de carácter Cualitativa, que consiste en describir en forma breve el análisis de las fortalezas y debilidades del Control Interno

4 Contable, así como las recomendaciones del Jefe de la Oficina de Control Interno, para efectos de mejorar el proceso contable de la Administración Municipal. 4 OBJETIVO Evaluar el Sistema de Control Interno Contable de la Administración Municipal de San Antero, con el propósito de determinar su estado, el nivel de confiabilidad que existe en la presentación de la información que se genera a diario, y si las actividades de control que se ejercen actualmente son eficaces y eficientes, en las prevención de riesgos inherentes en la gestión contable y financiera. 1. VALORACION CUANTITATIVA Esta parte del presente informe tiene el propósito de evaluar en forma cuantitativa, con interpretaciones cualitativas, el grado de implementación y efectividad de los controles asociados a las actividades del proceso contable, así como de otros elementos de control. Esta parte del formulario diseñado por la Contaduría General de la Nación para la evaluación y el diagnóstico del Control Interno Contable propuesto en la Resolución No.357 de 2008, relacionada con la valoración cuantitativa fue se aplicado por parte del Jefe de la Oficina de Control Interno del Municipio de San Antero, obteniéndose un puntaje 4.72 que de acuerdo a los rangos de interpretación es ADECUADO, como nos lo muestra el cuadros siguiente: RANGOS DE INTERPRETACIÓN DE LAS CALIFICACIONES O RESULTADOS OBTENIDOS RANGO CRITERIO INADECUADO (no incluye 2.0) DEFICIENTE 3.0 (no incluye 3.0) SATISFACTORIO (no incluye ) ADECUADO

5 RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE NÚMERO EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE PUNTAJE OBTENIDO INTERPRETACIÓN 1 CONTROL INTERNO CONTABLE 4.72 ADECUADO 1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4.96 ADECUADO IDENTIFICACIÓN 0 ADECUADO CLASIFICACIÓN 0 ADECUADO REGISTRO Y AJUSTES 4.88 ADECUADO 1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 4.83 ADECUADO ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES 0 ADECUADO ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN 4.67 ADECUADO 1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 4.38 ADECUADO ACCIONES IMPLEMENTADAS 4.38 ADECUADO 5 2. VALORACION CUALITATIVA Esta parte del informe tiene el propósito de describir cualitativamente, y en forma breve, el análisis de las principales fortalezas y debilidades del Control Interno Contable que se determinaron con la valoración cuantitativa, así como las recomendaciones realizadas por el Jefe de la Oficina de Control Interno, para efectos de mejorar el proceso contable de la Administración Municipal. Para ello se aplicó por parte de la Oficina de Control Interno la parte del formulario propuesto en la Resolución No.357 de 2008, relacionada con la valoración cualitativa, con los siguientes resultados: 1.1 ETAPAS Y ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE ETAPA DE RECONOCIMIENTO: Es la etapa de captura de los datos de la realidad económica y jurídica, su análisis desde la óptica del origen y la aplicación de recursos y el proceso de su incorporación a la estructura sistemática de clasificación cronológica y conceptual de la contabilidad, para lo

6 cual se requiere adelantar procesos de medición, que consisten en la tasación de las magnitudes físicas o monetarias de los recursos que permiten incorporar y homogeneizar los atributos de los hechos acaecidos en la realidad y su impacto para la entidad que desarrolla el proceso contable. Esta etapa incluye el reconocimiento inicial de las transacciones, hechos u operaciones, así como las posteriores actualizaciones de valor Identificación: Actividad en la que se determina la ocurrencia de hechos, transacciones y operaciones que afectan la estructura financiera, económica, social y ambiental, y por lo tanto debe ser objeto de reconocimiento y revelación. Con esta actividad se busca evaluar que la totalidad de los hechos, transacciones y operaciones sean incorporados al proceso contable. FORTALEZAS Los registros de las transacciones realizadas en el Municipio de San Antero, se encuentran debidamente soportadas, con documentos fuentes tales como: Contratos, Cotizaciones, Facturas, Órdenes de Compra, Registros de entradas y salidas de almacén, Ordenes de servicios, Pólizas, seguros, Nóminas, Certificados de disponibilidad, Registros presupuéstales, Comprobantes de pago, de egresos, de ingresos, certificaciones de cumplimientos y recibos a satisfacción, Actas parciales, finales, de liquidación y consignaciones Las áreas financieras de la Administración Municipal incluida la sección de Contabilidad están enlazadas por intermedio de un Sistema de redes internas y programas de software (Contabilidad, Presupuesto, Tesorería y Almacén) que interrelacionan todas estas áreas, lo que permite la eficiencia en los flujos de información. Igualmente en el Municipio de San Antero existen claras instrucciones hacia todas las dependencias generadoras de información presupuestal, financiera o contable sobre la oportunidad e integridad con la cual deben fluir sus operaciones hacia el proceso contable En el Municipio existen Procedimientos DEBILIDADES Existen inconvenientes en la localización algunos archivos que contienen los soportes de los bienes inmuebles comprados por la Administración Municipal para efectos de su legalización, especialmente los adquiridos en Administraciones pasadas. La Sección o Área de Contabilidad cuentan con personal idóneo que conoce las normas de la Administración pública y en especial las relacionadas con normas contables, pero existe debilidad en cuanto a que este recurso humano se encuentra vinculado a través de Contratos de Prestacion de Servicios Profesionales, dificultando la continuidad de los procesos.

7 Administrativos que establecen la responsabilidad del registro de los recaudos generados (Manual de Procesos y Procedimientos, Manual de Calidad, Manual de Contratación, Manual de Procedimientos Administrativos de Almacén, Manual de Interventoría, Manual específico de funciones y Manual de Practicas y Políticas Contables), estos informes de recaudos se producen automáticamente ya que sé digitan los registros en forma diaria en el software de Tesorería, lo que permite generar listados cuando se soliciten. Los soportes correspondientes reposan en cada reporte de Tesorería, los cuales están debidamente autorizados por los funcionarios competentes (Secretario de Hacienda, Tesorero y Contador) Clasificación: Actividad en la que, de acuerdo con las características del hecho, transacción u operación, se determina en forma cronológica su clasificación conceptual según el Catálogo General de Cuentas. En esta actividad se debe evaluar que el hecho financiero, económico, social y ambiental a registrar cumpla con todos los elementos que le son propios a la cuenta en la cual se clasifica. FORTALEZAS Existe un funcionario responsable del área de Almacén, quien periódicamente realiza la toma física de inventarios, además cuenta con un software de Almacén en red y encadenado al software de contabilidad lo que permite conciliar saldo con los registros contables. Los funcionarios responsables del área de Contabilidad y Tesorería realizan las conciliaciones bancarias en forma mensual. La apertura y funcionamiento de las cuentas bancarias o de ahorros son autorizadas únicamente por el Señor Alcalde Municipal, previo estudio y análisis de la oferta del sector financiero. Dentro de los programas sistematizados con que cuenta el municipio existe la opción relacionada con la depuración de las rentas y cuentas por cobrar de DEBILIDADES No se realiza con la periodicidad requerida la toma físicas de inventario de bienes y propiedades para hacer los ajustes pertinentes.

8 vigencias anteriores, estos le permite a la administración establecer saldos reales y actualizados en forma oportuna y veraz, ya que los tributos municipales más representativos, predial e industria y comercio están sistematizados. En el municipio de San Antero, existen los libros de contabilidad (Libro diario, Libro Mayor y los auxiliares) debidamente registrados según lo establecido en el Plan General de la Contabilidad para el registro de las operaciones financieras, económicas y sociales. Estos libros cumplen con las disposiciones sobre apertura la cual se hizo a través de un acta suscrita por el Alcalde Municipal Registro y ajuste: Actividad en la que se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectúan los registros en los libros respectivos. Corresponde también a la verificación de la información producida durante las actividades precedentes del proceso contable, para corroborar su consistencia y confiabilidad, previo a la revelación en los estados, informes y reportes contables, para determinar así las cifras sujetas a ajustes y/o reclasificaciones, los cuales deben registrarse atendiendo lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública. FORTALEZAS Para la exhibición, conservación, tenencia, custodia, y comprobantes soportes, como forman parte de la contabilidad pública estos están a disposición de la Contaduría General de la Nación y demás autoridades para el ejercicio de sus funciones de control, inspección y vigilancia. Para su tenencia y custodia está encargado el Contador y el Jefe de Archivo del municipio, estos funcionarios son responsables de su manejo, organización y conservación. El área de Contabilidad realiza periódicamente los ajustes necesarios, especialmente lo relacionado con las depreciaciones, provisiones y amortizaciones de acuerdo con las normas que rigen la materia. DEBILIDADES En este punto una deficiencia que persiste y se debe mejorar es lo relacionado con las copias de respaldo que no existen en lugares diferentes a la sede de la Administración Municipal. Se presentan dificultades en los cálculos de los valores correspondientes a los procesos de depreciación, provisión, amortización, valorización, y vida útil de activos, ya que estos se realizan de forma global y no de forma individual

9 1.1.2 ETAPA DE REVELACION: Es la etapa que sintetiza y representa la situación, los resultados de la actividad y la capacidad de prestación de servicios o generación de flujos de recursos, en estados, informes y reportes contables confiables, relevantes y comprensibles. Para garantizar estas características de los estados, informes y reportes contables, la revelación implica la presentación del conjunto de criterios o pautas particulares, seguidas en la etapa previa de reconocimiento, así como la manifestación de la información necesaria para la comprensión de la realidad que razonablemente representa la información contable pública Elaboración y Presentación de los Estados Contables, informes y reportes contables: Actividad mediante la cual se concreta el resultado del proceso contable, expresado en el diseño y entrega oportuna de los estados, informes y reportes contables, los cuales deben contener la discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de los hechos, transacciones y operaciones realizadas, permitiendo a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluación de acuerdo con sus necesidades, e informar sobre el grado de avance de los planes, programas y proyectos de la entidad contable pública. FORTALEZAS La información revelada en los Estados Contables corresponde a la registrada en los libros de contabilidad, ya que estos libros son generados e impresos por el sistema o software de contabilidad con que cuenta esta área. La información contable fue suministrada durante la vigencia 2014 a los usuarios en forma completa y de conformidad con las normas que reglamentan dichos requerimientos. DEBILIDADES No se publica en lugar visible y de fácil acceso a la comunidad el Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica Social y Ambiental, por ello es importante lograr con la oficina de sistemas del municipio la creación de un link en el cual la comunidad en general pueda consultar los estados financieros del municipio, así como los movimientos presupuestales, de conformidad con la ley y en especial lo establecido en el Estatuto Anticorrupción.

10 Análisis, interpretación y comunicación de la información: Actividad que corresponde a la lectura que se hace de los estados, informes y reportes contables, con el propósito de concluir sobre la situación, resultado y tendencia de las entidades públicas, desde las perspectivas financiera, económica, social y ambiental, de tal manera que su comunicación sea suficientemente útil para soportar las decisiones relativas a la administración de los recursos públicos. 10 FORTALEZAS En forma trimestral se generan los estados contables conjuntamente con las notas explicativas de conformidad con los lineamientos establecidos por la Contaduría General de la Nación. DEBILIDADES La información Contable suministrada por la Administración Municipal no está acompañada de un análisis soportado en cálculos de indicadores de gestión. 3. AVANCES OBTENIDOS RESPECTO DE LAS EVALUACIONES Y RECOMENDACIONES REALIZADAS Se presenta oportunamente la información contable y financiera a los organismos de control y demás entidades que lo requieran Se implementaron las acciones de mejoramiento correspondientes a los Planes de Acción suscrito con la Contraloría General del Departamento de Córdoba. La sección de Contabilidad cuenta con equipos de computo con acceso a Internet con el propósito de que puedan mejorar las actividades del proceso contable y contar con el apoyo que brinda la Contaduría General de la Nación relacionada con la sostenibilidad de los sistemas contables a través de capacitaciones y asistencia técnica que se brindan por intermedio de su página Web.

11 4. RECOMENDACIONES 11 Finalizada la evaluación del Control Interno Contable correspondiente a la vigencia 2014, podemos concluir que la actividad contable, financiera y presupuestal desarrollada por el Municipio de San Antero, brindó garantías y confiabilidad en la información reportada a la Contaduría General de la Nación y demás órganos o entes de control, no obstante lo anterior nos permitimos sugerir algunos puntos o aspectos pendientes de mejorar: Es necesario que se organice por parte de la Administración Municipal, la planta de personal de la sección de contabilidad, con el fin de lograr que el personal requerido para el manejo contable y financiero sea integrado por personal de planta y no por contratistas de prestación de servicios, de esta maneja se logrará dar continuidad a los procesos contables. En cuanto a las copias de seguridad del proceso contable debe ser reglamentada con la mayor brevedad posible permitiendo que queden archivadas, custodiadas y salvaguardadas copias mensuales y anuales en sitios diferentes del edificio donde funciona la Alcaldía Municipal. Se recomienda la publicación en la página web del municipio de los estados financieros, así como los movimientos presupuestales, de conformidad con la ley y en especial lo establecido en el Estatuto Anticorrupción, todo esto a través de una ruta de fácil acceso para los usuarios externos. Acompañar la información contable y financiera de los respectivos análisis e interpretaciones que faciliten una adecuada compresión por parte de los usuarios e igualmente revisar y mejorar el sistema de indicadores que interpretan la realidad financiera, económica, social y ambiental. Es recomendable también asegurar los bienes muebles e inmuebles como edificaciones propiedad del Municipio con pólizas que amparen y protejan los

12 activos fijos de riesgos como: Incendios, robos, accidentes, terremotos, inundaciones etc. Igualmente es recomendable Realizar actualización de Propiedad, Planta y Equipo, así como de Bienes del uso público. 12 Continuar con el proceso de sostenibilidad contable que se ha venido realizando en el área contable, para que la información sea depurada y revele la realidad económica y financiera de la Entidad. Se requiera la actualización y socialización del Manual Interno de Políticas, Procesos, Procedimientos y funciones Contables, ya que desde 2010 fecha en que fue adoptado, se han producido muchas cambios relacionados con el tema contable. Original Firmado por: CLAUDIA MARCELA MADRID MARTELO Jefe de la Oficina de Control Interno

13 CALIFICACIÓN 1 CONTROL INTERNO CONTABLE ETAPA DE RECONOCIMIENTO 1,2 IDENTIFICACIÓN Se tienen debidamente identificados los productos del proceso contable que deben suministrarse a las demás áreas de la entidad y a los usuarios externos? Se tienen debidamente identificados los productos de los demás procesos que se constituyen en insumos del proceso contable? 1.5 Se tienen identificados en la entidad los procesos que generan transacciones, hechos y operaciones y que por lo tanto se constituyen en proveedores de información del proceso contable? 1.6 Existe una política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia del ente público, son debidamente informados al área contable a través de los documentos fuente o soporte? EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE 2014 Se cumple la política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia del ente público, son debidamente informados al área contable a través de los documentos fuente o soporte? Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la entidad contable pública son de fácil y confiable medición monetaria? Las cifras existentes en los estados, informes y reportes contables se encuentran soportadas con el documento idóneo correspondiente? 1.1 Son adecuadas y completas las descripciones que se hacen de las transacciones, hechos u operaciones en el documento fuente o soporte? 1.11 Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente las normas que rigen la administración pública? 1.12 Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente el Régimen de Contabilidad Pública aplicable para la entidad? 1.13 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto de identificación están soportados en documentos idóneos y de conformidad con la naturaleza de los mismos? 1.14 Los documentos fuente que respaldan los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales contienen la información necesaria para realizar su adecuada identificación? 1.15 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto de identificación fueron interpretados de conformidad con lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública? OBSERVACIONES Se tiene plenamente identificados los productos del proceso contable a suminisrarse a la Administracón Municipal y a otros usuarios externos (Ejecuciones presupuestales, Nomina, Declaraciones tributarias, Balances, Estados Financieros, Etc.) Se tienen identificados los productos y demas procesos que se constituyen en insumos del proceso contable (Ejecuciones presupuestales, nomina, pagos en tesoreria, contratos, etc) Se puede decir que los once (11) procesos identificados en la Mapa de Procesos proveen informacion al proceso contable Existe el Manual Interno de Políticas contables Adoptado mediante Resolución No.986 de 2010 y Manual de Procedimientos Se cumple plenamente con esta politica establecida en el Manual Interno de Políticas Contables y Manual de Procedimiento Los estados financieros son presentados conformes a los lineamientos establecidos por la Contaduría General de la Nación Existen los soportes documentales correspondientes que respaldan las cifras de los Estados Financieros Completamente Existe el personal, responsable, indoneo y preparado para las actividades del proceso contable, con conocimiento pleno de las normas contables y de Administracion Publica Existe el personal, responsable, indoneo y preparado para las actividades del proceso contable, con conocimiento pleno de las normas contables Se verifica que los soportes documentales, cuenten con facturas, comprobantes de pago, contratos y demás soportes de Ley Los documentos soportes contienen la información necesaria para realizar la labor Hasta el momentos la Contaduría General de la Nación no ha presentado observaciones sobre los Estados Contables del Municipio 13

14 1,16 CLASIFICACIÓN 1.17 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales llevados a cabo en los procesos proveedores de la entidad han sido incluidos en el proceso contable? Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la entidad contable pública son de fácil y confiable clasificación en el Catálogo 1,18 General de Cuentas? Son adecuadas las cuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizadas por la entidad contable 1,19 pública? La clasificación de las transacciones, hechos y operaciones corresponde a una correcta interpretación tanto del marco conceptual como del Manual de 1,20 Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública? El Catálogo General de Cuentas utilizado para la clasificación de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, corresponde a la última 1,21 versión publicada en la página Web de la Contaduría General de la Nación? 1,22 1,23 1,24 Son adecuadas las cuentas y subcuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizadas? Se elaboran y revisan oportunamente las conciliaciones bancarias para establecer los valores objeto de clasificación, registro y control del efectivo? Se ejecutan periódicamente conciliaciones de saldos recíprocos con otras entidades públicas? 1,25 REGISTRO Y AJUSTES 4.9 1,26 1,27 1,28 1,29 1,30 1,31 1,32 1,33 1,34 1,35 1,36 1,37 Se realizan periódicamente conciliaciones y cruces de saldos entre las áreas de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, y demás áreas y/o procesos de la entidad? Se realizan periódicamente tomas físicas de bienes, derechos y obligaciones y se confronta con los registros contables para hacer los ajustes pertinentes? Las cuentas y subcuentas utilizadas revelan adecuadamente los hechos, transacciones u operaciones registradas? Se hacen verificaciones periódicas para comprobar que los registros contables se han efectuado en forma adecuada y por los valores correctos? Se efectúan los registros contables en forma cronológica y guardando el consecutivo de los hechos, transacciones u operaciones realizadas, cuando a este último haya lugar? Se generan listados de consecutivos de documentos para hacer verificaciones de completitud de registros? Se conoce y aplica los tratamientos contables diferenciales existentes entre entidades de gobierno general y empresas públicas? El proceso contable opera en un ambiente de sistema de integrado de información y este funciona adecuadamente? Son adecuadamente calculados los valores correspondientes a los procesos de depreciación, provisión, amortización, valorización, y agotamiento, según aplique? Los registros contables que se realizan tienen los respectivos documentos soportes idóneos? Para el registro de las transacciones, hechos u operaciones se elaboran los respectivos comprobantes de contabilidad? Los libros de contabilidad se encuentran debidamente soportados en comprobantes de contabilidad? 4.5 Todos los hechos financieros, conocidos se incorporan dentro del proceso contable Los hechos financieros se ajustan al catalogo general de cuentas del PGCP Se utilizan las cuentas establecidas en el PGCP Si, se ajustan a lo establecido dentro del Manual de Procedimientos del Regimen de Contablidad Publica Si, se utiliza siempre la ultima version del catalogo general de cuentas publicada por la Contaduria General de la Nación Si, se ajustan a lo establecido dentro del Manual de procedimientos del Regimen de Contabilidad Publica Se elaboran mensulamente, se rrevisan y comparan con los extractos bancarios Se realizan en forma trimestral conciliaciones de saldos reciprocos con otras entidades Se realizan mensualmente conciliaciones bancarias y peridicamente entre las areas que integran el proceso contable Se realizan periodicamente, tomas fisicas y se confrontan con los registros contables Se utilizan las cuentas establecidas en el PGCP Se realizan verificaciones trimestrales de saldos y valores Los comprobantes de contabilidad se generan a través de un software, los cuales se registran y generan en forma cronológica Se generan de forma consecutiva a través del software de contabilidad, conforme a las normas contables Se concoce y aplican los lineamientos contamplado dentro del PGCP Existen un software de contabilidad encadenado con las demás áreas proveedoras del proceso contable Se aplican las políticas y prácticas contables. Se cuenta con soportes de amortizacion y depreciacion de edificios Si, los documentos soportes idoneos se encuentran como respaldo de las obligaciones en las notas contables Se elaboran los respectivos comprobantes de contabilidad Se cuenta con los libros de contabilidad acorden con la normatividad vigente con sus correspondientes soportes contables 14

15 1,39 ETAPA DE REVELACIÓN 4.8 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES 1,40 1,41 1,42 1,43 1,44 1,45 1,46 1,47 1,48 1,49 1,50 1,51 1,52 1,53 1,54 Se elaboran y diligencian los libros de contabilidad de conformidad con los parámetros establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública? Las cifras contenidas en los estados, informes y reportes contables coinciden con los saldos de los libros de contabilidad? Se efectúa el mantenimiento, actualización y parametrización necesarios para un adecuado funcionamiento del aplicativo utilizado para procesar la información? Se elaboran oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la Contaduría General de la Nación, a los organismos de inspección, vigilancia y control, y a los demás usuarios de la información? Las notas explicativas a los estados contables cumplen con las formalidades establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública? El contenido de las notas a los estados contables revela en forma suficiente la información de tipo cualitativo y cuantitativo físico que corresponde? Se verifica la consistencia entre las notas a los estados contables y los saldos revelados en los estados contables? ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN Se presentan oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la Contaduría General de la Nación, y a los organismos de inspección, vigilancia y control? Se publica mensualmente en lugar visible y de fácil acceso a la comunidad el balance general y el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental? Se utiliza un sistema de indicadores para analizar e interpretar la realidad financiera, económica, social y ambiental de la entidad? La información contable se acompaña de los respectivos análisis e interpretaciones que facilitan su adecuada comprensión por parte de los usuarios? La información contable es utilizada para cumplir propósitos de gestión? Se asegura la entidad de presentar cifras homogéneas a los distintos usuarios de la información? 4.7 Si se elaboran conforme lo establece el régimen de la contabilidad publica mediante acta interna Las cifras coinciden con los saldos en los libros de contabilidad En cada vigencia se realiza la actualización y parametrización, igualmente se realizan los mantenimiento rutinarios en forma periodica Se cumple con la presentación de los informes dentro de los plazos establecidos Las notas explicativas cumplen con las formalidades y detalles requeridos dentro del PGCP Se tienen notas de carácter general y de carácter especifico que cumplen con las funciones y detalles requeridos dentro del PGCP Se da cumplimiento a los establecido dentro del PGCP Se presentan oportunamente los estados contables y hasta el momento no se han presentado requerimientos al respecto Durante la vigencia 2013 no se cumplio plenamente esta labor Se tiene identificados indicadores para el proceso contable dentro del Manual de procesos y Procedimientos Los estados financieros son presentados conformes a los lineamientos establecidos por la Contaduría General de la Nación y sus respectivas notas explicativas Se analizan la informacion contable y se utiliza por la alta direccion, Secretaria de Hacienda y asesores financieros Las políticas y practicas contables establecen el modo de presentación de los estados financieros, siendo este el único para todos los usuarios 15

16 1,55 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 4.4 1,56 ACCIONES IMPLEMENTADAS 4.4 1,57 1,58 1,59 1,60 1,61 1,62 1,63 1,64 1,65 1,66 1,67 1,68 1,69 1,70 1,71 1,72 Se identifican, analizan y se le da tratamiento adecuado a los riesgos de índole contable de la entidad en forma permanente? Existe y funciona una instancia asesora que permita gestionar los riesgos de índole contable? Se realizan auto evaluaciones periódicas para determinar la efectividad de los controles implementados en cada una de las actividades del proceso contable? Se han establecido claramente niveles de autoridad y responsabilidad para la ejecución de las diferentes actividades del proceso contable? Las políticas contables, procedimientos y demás prácticas que se aplican internamente se encuentran debidamente documentadas? Los manuales de políticas, procedimientos y demás prácticas contables se encuentran debidamente actualizados, y sirven de guía u orientación efectiva del proceso contable? Se evidencia por medio de flujo gramas, u otra técnica o mecanismo, la forma como circula la información a través de la entidad y su respectivo efecto en el proceso contable de la entidad? Se ha implementado y ejecuta una política de depuración contable permanente y de sostenibilidad de la calidad de la información? Los bienes, derechos y obligaciones se encuentran debidamente individualizados en la contabilidad, bien sea por el área contable o en bases de datos administradas por otras dependencias? Los costos históricos registrados en la contabilidad son actualizados permanentemente de conformidad con lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública? Se cuenta con un área contable debidamente estructurada de conformidad con la complejidad, desarrollo tecnológico y estructura organizacional de la entidad? Los funcionarios involucrados en el proceso contable cumplen con los requerimientos técnicos señalados por la entidad de acuerdo con la responsabilidad que demanda el ejercicio de la profesión contable en el sector público? Se ha implementado una política o mecanismo de actualización permanente para los funcionarios involucrados en el proceso contable y se lleva a cabo en forma satisfactoria? Se producen en la entidad informes de empalme cuando se presentan cambios de representante legal, o cambios de contador? Existe una política para llevar a cabo en forma adecuada el cierre integral de la información producida en todas las áreas o dependencias que generan hechos financieros, económicos, sociales y ambientales? Los soportes documentales de los registros contables se encuentran debidamente organizados y archivados de conformidad con las normas que regulan la materia? Se cuenta con la metodología de administración de riesgo, Mapa de riesgo Institucional y procesos administrativos que identifican los riesgos de índole contable Existe el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable e igualmente la Oficina de Control Interno se encarga de fomentare la cultura del autocontrol en el componente de riesgo Las validaciones vía Chip de la Contaduría en forma trimestral y revisión de libros y conciliaciones periódicas Existen procesos financieros dentro de los Manuales de Calidad y procedimientos y adicional el manual de funciones que establecen responsabilidades claras frente a los procesos contables Existen manuales de políticas y practicas contables y manuales de procesos debidamente documentados y adoptados en forma legal Se actualizan conforme a los requerimientos establecidos por Contaduría General de la nación Dentro de los procedimientos se establecen flujo gramas Existe el Comité Técnico de Sostenibilidad del sistema contable y se depuran partidas contable según su requerimiento Son individualizados y Administrados por la sección de almacén (inventario) Son actualizados conforme a las necesidades del Municipio y de acuerdo a los lieneamientos del Regimen de la Contabilidad Publica Se cuenta con un Contador contratado y personal asignado al area de contabilidad Los funcionarios cumplen con las calidades establecidas en el Manual de Funciones y el personal contratado es idoneo, responsable y con experiencia en el area Se cuenta con un Plan Anual de Capacitacion y los funcionarios del area contable asisten a capacitaciones periodicas Si se producen, conforme a las normas legales vigentes Existe el Manual de Políticas y practicas contables y Manual de Procedimiento Se le da aplicabilidad a la Ley General de Archivos y se cuenta con la Tabla de Retencion Documental para la seccion de contabilidad 16

17 17 Categoría Periodo Formulario CONTROL INTERNO CONTABLE SAN ANTERO Estado : ACTIVO SubEstado : NINGUNO CGN2007_CONTROL_INTERNO_CONTA BLE Fecha Recepción Contaduría :06:59.0 Fecha Envío Entidad Estado Medio Tipo :00:00.0 Aceptado ENLINEA Categoría

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