REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA MUNICIPIO DE TABIO INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE VIGENCIA ENERO 1 A DICIEMBRE 31 DE 2.

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1 REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA MUNICIPIO DE TABIO INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE VIGENCIA ENERO 1 A DICIEMBRE 31 DE DESCRIPCIÓN METODOLÓGICA La evaluación al Sistema de Control Interno se realizó acorde con los lineamientos generales determinados por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno que considera, que si bien, el Decreto 1599 del 2005 estableció el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, aún no se han logrado avances significativos en su implementación. Así las cosas la metodología aplicada tomó como parámetro la Encuesta Referencial. 2. CONCEPTO COORDINADOR DE CONTROL INTERNO La evaluación del Sistema de Control Interno busca determinar el grado de avance respecto de cada uno de los componentes que integran las fases de dicho sistema, así como conocer el impacto y desarrollo del mismo en el cumplimiento de objetivos y metas institucionales. Como resultado de las políticas y estrategias definidas por la Entidad, del uso de tecnologías, del trabajo planeado y coordinado, de las acciones adelantadas en cada una de las dependencias que conforman la administración municipal y el apoyo constante de la Alta Dirección, se ha implementado hasta la fase 3, lo que nos lleva a afirmar que el Sistema se ha venido implementando y se espera terminar en la vigencia del como herramienta gerencial, que hacia el futuro generará una nueva cultura de gestión pública al interior de la entidad.

2 Llama la atención el Esquema Organizacional, componente que a pesar de los avances generales del Sistema, se mantiene estable frente al cual se sugiere modificar la estructura organizacional actual haciéndola más flexible, funcional y adaptada a trabajar por procesos. 1. ESTADO DEL CONTROL INTERNO CONTABLE 1.1 IDENTIFICACION La identificación de las operaciones que se generan interna y externamente son debidamente reconocidas y reveladas de acuerdo con el flujo de información que se envía al área contable. Sin embargo existe desconocimiento de normas por parte de algunas personas que no identifican la importancia de ciertas actuaciones que afectan el funcionamiento financiero y presupuestal de la entidad, existiendo un riesgo de oportunidad en la información. El software utilizado por la entidad permite identificar, clasificar y registrar las operaciones en tiempo real. Las actividades relativas a los recaudos se manejan directamente con los tres (3) bancos locales, además se ha implementado el recaudo en la oficina pero con tarjetas debito y crédito lo cual le ha permitido a la entidad evitar el riesgo del manejo de efectivo 1.2 CLASIFICACION En cuanto a la clasificación de las operaciones podemos afirmar que manejo de la información contable, presupuestal y financiera se ha integrado mediante la implementación del Sistema Integrado HAS SQL, que con sus diferentes módulos Contabilidad, Presupuesto; Tesorería, Almacén, Nomina, Impuesto Predial, Impuesto de Industria y Comercio permite el suministro de la información en tiempo real con un manejo ordenado y absolutamente soportado para cada una de las operaciones que realiza la administración.

3 1.3 REGISTRO Y AJUSTES La elaboración de los comprobantes tanto de las operaciones de ingresos como de gastos administrativos, de inversión y costos se realizan de acuerdo con la normatividad presupuestal regida por el decreto 111 de 1996, y la normatividad contable regida por las diferentes normas emitidas por la Contaduría General de La Nación, dejando evidencia documental del registro de cada una de las operaciones y ajustes realizados durante los periodos contables en la entidad. El flujo de información tiene un procedimiento establecido desde el momento de la determinación de un gasto o inversión hasta el momento en el cual se realizan los pagos correspondientes, así como los momentos de causación tanto de los ingresos como de los gastos y costos en correspondencia con la normatividad contable existente para estos casos. Los soportes para los recaudos son generados por el sistema HAS SQL, en sus diferentes modalidades, recibos universales y recibos para pago del impuesto predial, el recaudo del dinero se efectúa en los diferentes bancos de la localidad lo que minimiza el riesgo del manejo de efectivo y los recaudos son registrados por el liquidador quien realiza los diferentes boletines diario por concepto y verifica el cuadre con lo recaudos bancarios de cada fecha. La existencia y registro de los libros de contabilidad Libro Mayor, Diario y auxiliares de acuerdo a la normatividad expedida por la Contaduría General de la Nación, los cuales reflejan el 100% de las operaciones realizadas por la entidad. El manejo de la copias de seguridad de la Información contable las cuales se realizan de manera periódica, debiendo implementar el manejo de copias en lugar distinto a la sede de la entidad, aunque una copia que permanece por fuera de la sede de la entidad es la que tiene el Contador.

4 1.4 ELABORACION Y PRESENTACION DE LOS ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES La entidad viene reportando de manera oportuna la información determinada por la normatividad vigente a la Contaduría General de la Nación, La Contralorías Departamental de Cundinamarca y General de la Nación, dentro de los términos y plazos establecidos por cada una de las entidades receptoras de la información. Durante la vigencia de no se tuvo ningún requerimiento por parte de las entidades en materia de información. 1.5 ANALISIS, INTERPRETACION Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACION. Los estados financieros contables y presupuestales se analizan periódicamente por la Dirección de la entidad para determinar la existencia de recursos y su direccionamiento dentro de los planes de inversión a los sectores prioritarios del plan de desarrollo. Sin embargo existe una falta de conocimiento para el análisis e interpretación de los Estados Financieros en la toma de decisiones en la administración publica ya que por lo general el análisis se limita a la parte presupuestal. De otra parte la comunicación de la información a la comunidad se realiza a través de la rendición de informes de gestión por Dependencias ante el Concejo Municipal, sin que eso genere una participación activa de la comunidad quien en ultimas es quien se debe beneficiar de esta información. 2. AVANCES OBTENIDOS RESPECTO A LAS EVALUACIONES Y RECOMENDACIONES REALIZADAS. Con respecto a los avances obtenidos frente al informe realizado para vigencia 2.006, podemos citar las siguientes: a) Mejoramiento de los procesos del área de almacén en cuanto a la oportunidad en la ordenes de compra, entradas y salidas, así como la entrega de bienes devolutivos a los respectivos responsables

5 b) Dictamen sobre los estados financieros al cierre de 2.006, por parte de la Contraloría Departamental de Cundinamarca, la cual dejo tres glosas, una con carácter administrativo para saldar las cuentas bancarias inactivas y dos de carácter administrativo, disciplinario y fiscal correspondientes a prescripciones de predial y sanciones pagadas por la administración. 3. CALIFICACION DEL ESTADO GENERAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE. De acuerdo con el análisis realizado al proceso de Control Interno Contable de la Entidad se determina que su calificación es 3- satisfactorio. 4. EVIDENCIAS. Informe de la Auditoria practicada a la Entidad por la Contraloría Departamental de Cundinamarca, durante el mes de Septiembre del año 2007 sobre los resultados de la vigencia Los recibos universales, predial, industria y comercio para la base de determinación de los ingresos. Los comprobantes presupuestales, disponibilidad y registro, y los contables, causación y egresos de la ejecución de de gastos tanto de funcionamiento como de inversión, para la base de determinación de los gastos. Los comprobantes de ajustes al sistema contable. Los libros de contabilidad diario y mayor correspondientes a la vigencia Los formatos de los informes a la Contaduría General de la Nación, CGN Y CGN El software HASSQL con sus módulos de Presupuesto, contabilidad, tesorería, nomina, impuesto predial, industria y comercio Manual de Proceso y procedimiento de la administración Municipal

6 Mapa de riesgos de la administración Municipal. 5. RECOMENDACIONES Unificación del software que utiliza la secretaria de Servicios Públicos con el software de la secretaria de Hacienda y Asuntos Financieros del Municipio de Tabio, para permitir un mejor flujo de la información y así permitir integrar todas las áreas que afectan financieramente a la entidad y evitar el riesgo de manipulación de la información Socialización del proceso contable a los servidores de la entidad y con la comunidad en general para despertar el interés y fomentar la cultura del control fiscal. Actualizar del manual de procesos y procedimientos para las dependencias de Hacienda y Almacén. Elaboración del mapa de Riesgos contable. Capacitacion constante a los servidores de la entidad para actualizar la normatividad vigente dentro del proceso financiero y presupuestal. Es necesario fortalecer los canales de comunicación entre las áreas técnica, Administrativa y Jurídica del Departamento para contar con la información y soportes necesarios para el registro de la información. ESTHER ADRIANA DIAZ OSSA Jefe de la Oficina de Control y asuntos Internos

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