INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE

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1 INFORME DE CONTABLE GIRLEZA MARIA MORENO ORTIZ ASESORA DE MUNICIPIO DE SAN MARTIN, CESAR DICIEMBRE 2009

2 INTRODUCCION El presente informe evalúa el sistema de control interno contable, teniendo como base para la evaluación los controles existentes en las actividades de identificación, registro y ajuste que conforman la etapa de reconocimiento, así como las actividades de elaboración de estados contables y demás informes, análisis e interpretación de la información de la etapa de revelación y las demás acciones de control que se hayan implementado en la administración central municipal de San Martin, a si mismo pretende presentar un análisis del estado de avance del sistema, de acuerdo a las resoluciones 048 de 2004, 119 de 2006 y 357 de 2008 expedida por la contaduría general de la Nación. El informe recoge en los aspectos más relevantes en relación con el anexo de control interno contable que expresa la contaduría general

3 ALCANCE El presente informe corresponde al periodo comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre de 2009 y analiza el control interno contable de la administración central municipal en virtud de las atribuciones establecidas en el artículo 354 de la constitución nacional, además de las que le confiere la ley 298 de 1996 y el decreto 143 de 2004 y en cumplimiento de la normatividad establecida en materia de control interno en la ley 87 de 1993 y en especial los requerimientos establecidos en la resolución 357 de 23 de julio de 2008 de la contaduría general de la nación, En este documento se presenta un informe detallado de la evolución de las actividades encaminadas a la evaluación del control y pretende rendir cuenta sobre el estado del control interno contable atravez de la metodología establecida por la contraloría general de la nación en la siguiente estructura.

4 1. Valoración cuantitativa Resultado de la aplicación de la encuesta de control interno contable RESULTADOS DE LA EVALUACION DE CONTABLE CALIFICACION OBSERVACIONE S 1 CONTABLE 3.3 SATISFACTORIO 1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4.2 ADECUADO IDENTIFICACION 3.8 SATISFACTORIO CLASIFICACION 4.2 ADECUADO REGISTROS Y AJUSTES 4.6 ADECUADO 1.2 ETAPA DE REVELACION 3.4 SATISFACTORIO ELABORACION DE ESTADOS CONTABLES Y DEMAS INFORMES ANALISIS, INTERPRETACION Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACION 3.6 SATISFACTORIO 3.2 SATISFACTORIO 1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 2.4 DEFICIENTE ACCIONES IMPLEMENTADAS 2.4 DEFICIENTE En su totalidad el control interno contable tiene una calificación de 3.3 sobre 5.0 posible, la etapa de reconocimiento obtiene un 4.2 y la revelación de 3.4, en cuanto a otros elementos de control establecidos por la administración central municipal se obtiene un puntaje de 2.4. lo anterior, demuestra que el control interno contable debe mejorar. RANGO DE INTERPRETACION DE LAS CALIFICACIONES O RESULTADOS OBTENIDOS RANGO CRITERIO INADECUADO (No incluye 2.0) DEFICIENTE (No incluye 3.0) SATISFACTORIO (No incluye 4.0) ADECUADO

5 1. CONTABLE 1.1. IDENTIFICACIÓN Actividad en la que se determina la ocurrencia de hechos, transacciones y operaciones que afectan la estructura financiera, económica, social y ambiental, y por lo tanto debe ser objeto de reconocimiento y revelación, con esta actividad se busca evaluar que la totalidad de los hechos, transacciones y operaciones sean incorporados al proceso contable. Fortalezas Debilidades No se cuentan con políticas y prácticas contables definidas o adoptadas. Los bienes del municipio no se encuentran identificados de forma Individualizada. El personal de planta no conoce los procesos contables, estos son realizados Por personal externo vinculado por contrato de prestación de servicio que generalmente cambia cada año. Los procedimientos de la tesorería no se encuentran documentados. Falta de mayor interacción entre los procesos proveedores de hecho Operaciones que generan información contable. Se cuenta con los documentos soporte que permiten interpretar adecuadamente los hechos económicos.

6 CLASIFICACION REPUBLICA DE COLOMBIA Actividad en la que de acuerdo con las características del hecho, transacciones u operaciones, se determina su codificación según el catalogo general de cuentas. En esta actividad se debe evaluar que el hecho financiero, económico, social y ambiental a registrar cumpla con todos los elementos que le son propios a la cuenta en la cual se clasifica. Debilidades Los funcionarios de la tesorería reciben capacitación de acuerdo a las políticas de capacitación de la administración central municipal, pero en estas capacitaciones no se incluye la parte contable, pues este servicio está contratado. La alcaldía no cuenta con software integrado para el manejo de la información contable, por lo que los procesos y procedimientos se realiza de manera manual. La administración central municipal no realiza circulación trimestral de saldos recíprocos con otras entidades. No se realiza depuración de rentas, cuentas por pagar, y demás activos de tal forma que permitan establecer los saldos reales. Fortalezas Se tiene cuentas clasificadas para registrar los hechos realizados REGISTROS Y AJUSTE. Actividad en la que se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectúan los registros en los libros respectivos, corresponden también a la verificación de la información producida durante las actividades procedentes del proceso contable, para corroborar su consistencia y confiabilidad, previo a la revelación en los estados, informes y reportes contables, para determinar así las cifras sujetas a ajustes y reclasificaciones.

7 Debilidades La alcaldía no cuenta con libros de contabilidad actualizados. No realiza oportunamente las conciliaciones bancarias, por lo tanto los ajustes que resultan de esta actividad se realiza en periodos diferente. No se realiza provisiones, los activos se desaparecían en forma global y no individualmente como lo establece la norma el registro de la depreciación no fue oportuno ETAPA DE REVELACIÓN Elaboracion de estados contables y demás informes Actividad mediante el cual se decreta el resultado del proceso contable expresado el diseño y entrega oportuna de los estados, informes y reportes contables, los cuales deben contener la discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de los hechos, transacciones y operaciones realizadas permitiendo a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluación de acuerdos con sus necesidades e informar sobre el grado de avances de los planes, programas y proyectos de la entidad contable pública. Debilidades. La administración central no presento al tiempo establecido varios de los informes contables que debieron enviarse a la contaduría general de la nación debido a fuerza mayor. La administración central no publica trimestral mente los informes contables en la página web.

8 Análisis, Interpretación Y Comunicación De La Información Debilidades. De los informes contables no se generan indicadores financieros permanentes. Los informes contables no son acompañados denotas explicativas que permiten un mayor entendimiento a los usuarios de la información. Falta de apropiación en el uso de la información contable en la toma de decisiones. 2. AVANCES OBTENIDOS RESPECTO DE LAS EVALUACIONES Y RECOMENDACIONES REALIZADAS. En el 2009 no se realizaron avances significativos que permitieran mejorar el proceso contable, debido al cambio del asesor contable en el mes de julio de A finales de este mes de diciembre Se contrato la compra de un software integrado, el cual entraría a funcionar a partir del CALIFICACIÓN DEL ESTADO GENERAL DE CONTROL INTERNO De acuerdo con el análisis del estado general del control interno contable, asigne en la casilla una calificación de 1 a 4, la cual se interpreta de la siguiente forma: 1. inadecuado 2. deficiente 3. satisfactorio 4. adecuado

9 El control interno de la administración central municipal es de 2. Deficiente 4. RECOMENDACIONES La oficina de Control Interno emite las siguientes recomendaciones Implementar políticas que permitan realizar en forma periódica procesos de depuración de todas las cuentas contables de tal forma que permitan tener saldos reales. Con el fin de continuar con el proceso de implementación del MECI se requiere generar el mapa de riesgos el cual se constituye en una herramienta de gestión dentro del proceso contable. Establecer como directriz del comité de sostenibilidad contable de la administración central, la realización de reuniones mas periódicas. Que permitan evaluar y asesorar a la sección de contabilidad en cuanto a la depuración permanente. Se recomienda la publicación de los informes financieros en la página web de la administración. Construir los indicadores y demás razones financieras pertinentes, a efectos de realizar los análisis que correspondan, para informar adecuadamente sobre la situación financiera del municipio. Se recomienda la divulgación de la importancia sobre el uso y análisis de la información contable por parte del alcalde y secretarios de despacho.

10 Implementar un sistema de capacitación que posibilite el conocimiento suficiente a los funcionarios de contabilidad y toda el área financiera, para una adecuada identificación de los hechos económicos, financieros y sociales realizados. Adoptar políticas realizados con la incorporación de los inmuebles, vehículos y demás bienes, el patrimonio de la entidad, lo que incluye el seguimiento sobre su legalización y valoración actualizada. GIRLEZA MARIA MORENO ORTIZ Asesor De Control Interno

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