PRESIDENCIA REPÚBLICA DE COLOMBIA INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE. Primero y Segundo Cuatrimestre De (Del 1 de Enero al 30 de Abril) Y del

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1 PRESIDENCIA REPÚBLICA DE COLOMBIA INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE Primero y Segundo Cuatrimestre De 2011 (Del 1 de Enero al 30 de Abril) Y del (1 de Mayo al 31 de Agosto) OFICINA DE CONTROL INTERNO SEPTIEMBRE 30 DE 2011

2 TABLA DE CONTENIDO Pág. Introducción 3 Marco Jurídico 4 Objetivos del Contable 4 Procedimiento 4 Desarrollo de la Auditoria 5 Libros de Contabilidad del 1 al 17. 5/9 Fortalezas 9 Debilidades 9 Opinión de la Oficina de 10 2

3 INTRODUCCIÓN El Contable es un proceso que está bajo la responsabilidad de la Alta Dirección del Departamento Administrativo de la de la República y los demás funcionarios responsables del proceso de Gestión Financiera, el cual se lleva a cabo con el fin de lograr la existencia y efectividad de mecanismos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, con el fin de garantizar que la información financiera, económica y social, de la Entidad, sea confiable, relevante y comprensible como lo establece el marco conceptual del Plan General de la Contabilidad Pública (PGCP). Teniendo en cuenta y con base en la Resolución N 357 del 23 de julio de 2008 de la Contaduría General de la Nación, por la cual se adopta el procedimiento de Contable y de reporte del Informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación y el Instructivo N. 9 del 18 de diciembre de 2009, La Oficina de del Departamento Administrativo de la de la República procedió a evaluar el Contable aplicando los lineamientos incorporados en los mencionados documentos. La información para la elaboración del presente informe fue suministrada por el Proceso de Gestión Financiera, verificada, cotejada y comprobada por la Oficina de ; la evidencia de los hechos económicos y financieros se encuentra plasmada en los papeles de trabajo que reposan en ésta oficina de control. 3

4 I. MARCO JURÍDICO En cumplimiento a la Resolución N 357 del 23 de julio de 2008 de la Contaduría General de la Nación, por la cual se adopta el procedimiento de Contable y de reporte del Informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación y el Instructivo N. 011 del 16 de diciembre de 2010, La Oficina de del Departamento Administrativo de la de la República procedió a evaluar el Contable aplicando los lineamientos incorporados en los mencionados documentos. II. ALCANCE El presente informe corresponde a los períodos comprendidos, entre el 1º de Enero al 30 de Abril de 2011 (Primer Cuatrimestre) y del 1 de mayo al 31 de agosto de 2011 (Segundo cuatrimestre). III. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO CONTABLE 1. Objetivo General Evaluar a través de auditorías, seguimientos permanentes e implementar controles al proceso contable público, para que la información contable de la Entidad, logre las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad a que se refiere el Marco Conceptual del Plan General de Contabilidad Pública. 2. Objetivos Específicos Promover la cultura del autocontrol por parte de los funcionarios que ejercen las actividades relacionadas con el proceso contable. Garantizar que la información financiera, económica, social y ambiental de la Entidad se reconozca y revele con sujeción al Régimen de Contabilidad Pública Adelantar evaluaciones permanentes a la ejecución del proceso contable y a sus resultados por parte de la Oficina de y recomendar para que se lleven a cabo las acciones de mejoramiento. Establecer los elementos básicos de evaluación y seguimiento permanente, respecto de la existencia y efectividad de los controles al proceso contable VI. PROCEDIMIENTO. Para el desarrollo de La auditoria, se tuvo en cuenta cinco actividades en el Proceso Contable así: 4

5 1. Identificación. Con esta actividad se busca evaluar que la totalidad de los hechos, transacciones y operaciones sean incorporados al Proceso Contable. 2. Clasificación. Actividad en la que de acuerdo con las características del hecho transacción u operación, se determina en forma cronológica y su clasificación, según el Catálogo General de Cuentas. 3. Registro y Ajustes. Actividad en la que se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectúan los registros en los libros respectivos. 4. Elaboración de Estados Contables y demás Informes. En esta actividad se concreta el resultado del proceso contable, expresado en la elaboración y entrega oportuna de los estados, informes y reportes contables, los cuales deben contener la discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de los hechos transacciones y operaciones realizadas. 5. Análisis, interpretación y comunicación de la información. Actividad correspondiente a la lectura que se hace a los estados, informes y reportes contables, con el propósito de concluir sobre la situación y resultado de la Entidad desde la perspectiva financiera, económica, social y ambiental, de tal manera que su comunicación sea suficientemente útil para soportar las decisiones relativas a la administración de los recursos públicos. DESARROLLO DE LA AUDITORIA 1. Libros de contabilidad Se evidencio que la Entidad cuenta con los libros de contabilidad, principales y auxiliares, los cuales, se encuentran debidamente numerados y firmados, hasta el mes de marzo del año en curso, teniendo en cuenta que hasta el día 28 de septiembre del presente año, el SIIF-NACIÓN II cerro el mes de marzo y de Abril a Junio 30 de 2011, se encuentra registrado en el Sistema paralelo Aladino. Estos reposan en medio físico y magnético. Los auxiliares, en medio magnético en el archivo de la Entidad y en Contabilidad. 5

6 2. Registro de la totalidad de las operaciones Durante el presente año el Ministerio de Hacienda y Crédito Público implementa el SIIF-Nación II, pero el Módulo Contable a junio 30 de 2011 todavía no estaba en producción, por lo tanto la Entidad utilizó una herramienta alterna (Aladino), con la cual contaba para el manejo de Almacén y a través del cual incorporo la información contable del período. 3. Soportes documentales La Entidad tiene debidamente soportadas la totalidad de las operaciones realizadas, se verificaron algunos documentos soportes como: Comprobantes de pago o egresos, extractos bancarios, conciliaciones bancarias, relaciones de almacén y conciliaciones entre éste y demás documentos que sirven de soporte a las operaciones realizadas por la entidad y registradas en el proceso contable. 4. Actualización de los valores Los avalúos de los bienes muebles e inmuebles de la Entidad se efectúan atendiendo lo dispuesto en el procedimiento contable para el Reconocimiento y Revelación de Hechos Relacionados con las Propiedades, Planta y Equipo, del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública y el Manual para el Manejo y Control Administrativo de los Bienes de propiedad del Departamento Administrativo de la de la República. Lo anterior se realiza cada tres (3) años, los últimos avalúos realizados fueron en el año 2008, como se muestra en el siguiente cuadro. Para éste año se tiene programado realizarlos al terminar la presente vigencia. AVALUO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA Fecha de Avalúo Documento Relacionado Bienes Fecha de Remisión MEM Obras de Patrimonio 22 de Enero de 2009 MEM / AUV MEM / AUV Vehículos 6 de Enero de 2009 Elementos Área de Información y Sistemas 14 de Enero de 2009 Palacio Nariño 6 de Enero de 2009 Casa Equidad para la Mujer I Casa Equidad para la Mujer II 6 de Enero de de Enero de 2009 Vicepresidencia 6 de Enero de 2009 Sede Administrativa 6 de Enero de

7 Casa Republicana 6 de Enero de 2009 Casa Anexa Vicepresidencia 6 de Enero de 2009 Edificio Galán 6 de Enero de Depuración contable permanente y sostenibilidad La de la República a través del Proceso de Gestión Financiera - Contabilidad estableció en el SIGEPRE dentro del procedimiento para la elaboración de los Estados Financieros, una actividad que le permite depurar los saldos contables Adicionalmente la Entidad cuenta con un comité de baja de bienes, debidamente estructurado, en el cual se ordena la baja de los bienes obsoletos o que no están en uso, a través de las distintas modalidades establecidas en el Manual para el Manejo y Control Administrativo de los Bienes de Propiedad de la Entidad, dicho comité se rige por la normatividad vigente y la Oficina de supervisa todos las actuaciones desarrolladas en este. A agosto de 2011, se establecieron las bajas que en el siguiente cuadro se relacionan: Nº Res. Fecha Modalidad Elemento Cant. Valor Almacén Destrucción Computo 3 $ ACR Transferencia Computo ACR Destrucción Computo Fondo P Transferencia Computo DAPRE Destrucción Computo DAPRE Destrucción Chalecos a DAPRE Transferencia Computo Fondo P Transferencia Libros DAPRE Total 2114 $ Los anteriores elementos y valores fueron depurados de los inventarios de propiedad del Departamento Administrativo de la de la República. De otra parte existe en los Estados Financieros, una partida por valor de Cuatro Millones Ciento veinticuatro mil novecientos treinta y seis ($ ) pesos mcte, correspondiente, al saldo no ejecutado del convenio N , suscrito con la SECAB, el antiguo Fondo Plante y el Municipio de Puerto Leguizamo. Igualmente en las Cuentas de Orden se encuentran contabilizados dos (2) terrenos ubicados en las ciudades de Santa Marta y Armenia, los cuales se encuentran en proceso de transferencia a dichos municipios que son los que los están usufructuando; su valor asciende a la suma de Dos mil seiscientos cuarenta y ocho millones ciento sesenta y cinco mil ($ ) pesos mcte. 7

8 Valor total pendiente de depurar: Dos mil seiscientos cincuenta y dos millones doscientos ochenta y nueve mil novecientos treinta y seis ($ ) pesos mcte. En este punto, es importante mencionar que la Entidad, crea el Comité de Sostenibilidad Contable, con la Resolución N 2880 del 16 de diciembre de 2010; el cual en la presente vigencia no se ha reunido. 6. Conciliaciones de información El Proceso de Gestión Financiera Contabilidad efectúa conciliaciones mensualmente, entre Pagaduría, Presupuesto, Almacén, Oficina Jurídica, las Consejerías y Programas les, con el fin de garantizar que los Estados Financieros reflejen la situación real de la Entidad. Se verificaron y en el período auditado, no se encontraron partidas conciliatorias, lo que quiere decir que se encuentran cuadradas totalmente. 7. Coordinación entre las diferentes dependencias. Todos los procesos de la Entidad que se relacionan con el Proceso de Gestión Financiera - Contabilidad se encuentran en comunicación constante y el flujo de información está debidamente establecido en el SIGEPRE, los diferentes Procesos cumplen con los reportes de información a contabilidad en forma oportuna y concilian permanentemente las cifras. 8. Actualización permanente y continuada. Los funcionarios de la entidad comprometidos en el proceso contable solicitan conceptos técnicos contables a la Contaduría General de la Nación, de acuerdo con las dudas que surgen en el desarrollo del proceso 9. Estructura del área contable y gestión por procesos El Grupo de Contabilidad dispone de un sistema de información que le permite cumplir adecuadamente sus funciones el cual está estructurado en el SIGEPRE. 10. Manuales de políticas contables, procedimientos y funciones El Departamento Administrativo de la de la República cuenta con un Sistema Integrado de Gestión denominado SIGEPRE en el cual se encuentran documentadas las políticas y demás prácticas contables que aplica la Entidad su política de operación, normas técnicas, procedimientos, método de depreciación entre otros. Durante el período auditado, la Entidad se encontraba actualizando y ajustando su Sistema de Gestión de Calidad. 8

9 11. Responsabilidad de los Contadores de la Entidad que agregan información. Los saldos reflejados en los Estados Financieros corresponden a la información del DAPRE, consolidada con el Fondo de Programas Especiales para la Paz y la Alta Consejería para la Reintegración Social y Económica de Grupos Alzados en Armas. Cada uno de ellos cuenta con un Contador Público que genera, controla y responde por la información reportada a través de sus asignaciones internas. 12. Responsabilidad en la continuidad del proceso contable. La Entidad cuando ha tenido cambio de Director siguiendo la normatividad vigente ha preparado y presentado un informe contable al nuevo Director, con el propósito de continuar con el normal desarrollo del proceso contable. 13. Eficiencia de los sistemas de información. Los registros de la información financiera, económica, social y ambiental de la Entidad, se efectuaron en el Sistema alterno Aladino debido a que el SIIF Nación II se encontraba en producción. En la Resolución 179 de 07 de Junio de 2011 emitida por la Contaduría General de la Nación justifica que El Sistema Integrado de Información Financiera SIIF está trabajando en las pruebas finales y el análisis de las diferentes transacciones, trazas y comprobantes contables con el fin de establecer la idoneidad y pertinencia del software desarrollado, y en virtud de lo anterior, y mediante la Resolución 127 del 26 de abril de 2011 se prorroga hasta el día 30 de junio y 30 de agosto de El plazo para que las Entidades públicas que hacen parte del ámbito de aplicación del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF, presenten la Categoría Información Contable Pública, correspondiente a las fechas de corte 31 de marzo y 30 de junio de Igualmente es importante mencionar las Resoluciones que la CGN ha emitido referente a la ampliación de los plazos como son: Resolución N 179 de 07 de junio de 2011, 203 del 29 de junio de 2011, 273 del 30 de Agosto de 2011, 283 del 09 de Septiembre de 2011 y la 284 del 12 se Septiembre de 2011; sin embargo es importante mencionar que el DAPRE transmitió la información contable con corte 31 de marzo del año en curso, a la Contaduría General de la Nación el día 22 de septiembre de Cierre Contable Se realiza un cierre integral de la información producida por todos los procesos, que componen la Entidad a través del SIIF, dicho cierre lo efectúa el Ministerio de Hacienda y Crédito Público en coordinación con la Contaduría General de la Nación. En la presente vigencia es importante mencionar que la Contaduría General de Nación ha emitido seis (6) Resoluciones ampliando los cierres contables, debido a las falencias que el SIIF Nación II, ha presentado en la implementación del mismo. 9

10 15- Elaboración de estados, informes y reportes contables. La de la República transmite trimestralmente a la Contaduría General de la Nación a través del sistema CHIP, la información contable. Para la presente vigencia, Los Estados Financieros a corte 31 de marzo, fueron transmitidos el 22 de septiembre de 2011, debido a las falencias presentadas en el sistema SIIF Nación II, por tal motivo la Contaduría General de Nación ha emitido seis (6) Resoluciones hasta la fecha de ésta auditoría, ampliando los cierres contable. Sin embargo, la Entidad ha elaborado los Estados Contables en el Sistema alterno Aladino y éstos son publicados mensualmente en la página WEB y en la cartelera con el fin de dar a conocer la situación financiera, contable, económica, social y ambiental de la Entidad en un período determinado. 16- Análisis, interpretación y comunicación de información. Se evidencia que la información contable de la Entidad, registrada en el Sistema Aladino es clara, ordenada y permite verificar el cumplimiento de obligaciones, cálculos de provisiones, depreciaciones, amortizaciones y agotamiento. 17- Controles asociados a las actividades del proceso contable Se evidencio que los funcionarios del Proceso de Gestión Financiera ejercen el autocontrol, cumplen con los procedimientos administrativos y políticas implementadas por la Entidad, y dentro del marco del SIGEPRE. IV. FORTALEZAS El proceso de Gestión Financiera es un proceso de apoyo que agrupa los siguientes Grupos: Presupuesto, Contabilidad, Pagaduría y Central de Cuentas; cuenta con su caracterización actualizada dentro del SIGEPRE identificando sus entradas, actividades, salidas y clientes, de tal forma que sabe cuáles son los productos que los demás procesos aportan como insumos al proceso contable. La información Contable se encuentra bien articulada con los procesos mencionados anteriormente. Aplica las medidas de autocontrol establecidas en el SIGEPRE. V. DEBILIDADES El Sistema Integrado de Información Financiera SIIF- Nación II, presenta grandes inconvenientes, en la ejecución del proceso contable como problemas en el desarrollo del software, lentitud en el sistema, lo cual genera que los procesos de reconstrucción de la información contable, trazas contables, recaudos obligación y pagos en el SIIF se han tomado mayor tiempo de lo esperado, impidiendo conocer de manera oportuna la información financiera de la Entidad. 10

11 La Entidad para subsanar los inconvenientes presentados por el sistema SIIF-Nación II, cuenta con un sistema alterno (Aladino) en el cual ha registrado todas las operaciones de la presente vigencia. VI. OPINIÓN. La Oficina de del Departamento Administrativo de la de la República, ha evaluado el Contable del mismo, con base en la información financiera suministrada por el Proceso de Gestión Financiera, es responsabilidad del mismo proceso, la preparación de dicha información. La responsabilidad de ésta oficina de control consiste en expresar una opinión sobre la efectividad de dicho control interno contable. El examen consistió y se realizó con base, en pruebas selectivas, verificación de las operaciones y la preparación oportuna de la información financiera. Fue realizado de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas, las cuales requieren que el examen sea planeado y realizado de tal manera que permita obtener una base razonable en todos los aspectos importantes para sustentar nuestra opinión. Una vez estudiado y analizado el Proceso de Gestión Financiera de la Entidad, la Oficina de Control Interno opina, que el Contable cumple los objetivos de control de la administración, así mismo los propuestos al iniciar la presente auditoria y ofrece una seguridad razonable, en todos los aspectos importantes, al prevenir o detectar errores o irregularidades en la preparación de la información financiera en el curso normal de sus operaciones. MARIA ELISA MORON BAUTE Jefe Oficina de 11

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