MANUAL DE CONTABILIDAD

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1 MANUAL DE CONTABILIDAD Bogotá: Calle 39B No Tels: / /

2 Fecha de Impresión, 04/08/2010 Derechos de autor 2009 de Sistemas y Asesorías de Colombia S.A. Todos los derechos están reservados Impreso en Bogotá D.C. Colombia. La información de este documento no puede ser alterada o cambiada sin la autorización escrita de Sistemas y Asesorías de Colombia S.A. Los logos de Sistemas y Asesorías de Colombia S.A., son marcas debidamente registradas. Este manual es suministrado exclusivamente con efectos informativos. Toda información contenida en el mismo esta sujeta a cambios sin previo aviso. Sistemas y Asesorías de Colombia no es responsable de daño alguno, directo o indirecto, resultante del uso de este manual.

3 Control de Distribución Control de Distribución Copia Número Distribución 1 Sistemas y Asesorías de Colombia S.A. 2 Sistemas y Asesorías de Colombia S.A. Personas que participaron en la preparación de este documento Función: Capacitación Nombre: María Luisa Sarmiento / Marco Parra Elaboración y Redacción Luis Ernesto Medina - QuBIT Lista de Revisión Patricia Lago QuBIT Marco Antonio Díaz 28/08/09 06/07/10 Aprobado por: Ricardo Pinzón Luis Fernando Sánchez Fecha: 30/10/09 30/07/10 Historial de cambio Versión Fecha Descripción de la Revisión /11/ /07/2010 Conversión de aplicativo a.net Pantalla de terceros, pestaña información general. Actualización de pantalla de informes/estados generales/terceros. Actualización de pantalla informes/auxiliares/cuentas, Terceros y Centros. Se adiciona pantalla de informes/listados auxiliares/comprobante de diario. Se adiciona pantalla de informes/impuestos/anexos de declaración. Actualización de pantalla de informes INVENTARIO Y BALANCE. Se adiciona pantalla de informes/informes comparativos/balance generar y estado de resultados. Pantalla de utilidades/parámetros del modulo, pestaña general. Actualización de pantalla re-cálculo de saldos. Pantalla utilidades generales, parámetros informes oficiales. Se adiciona pantalla de utilidades/adicionales/cómo Crear los Parámetros Indicadores Financieros. Se adiciona pantalla de utilidades/ como generar archivo plano de la Supersalud. Documentos Asociados Manual del Usuario del módulo de: Cartera Dinámica Gerencial Hospitalaria - Versión.NET Tesorería Dinámica Gerencial Hospitalaria - Versión.NET Pagos Dinámica Gerencial Hospitalaria - Versión.NET Inventarios Dinámica Gerencial Hospitalaria - Versión.NET Facturación Dinámica Gerencial Hospitalaria - Versión.NET Presupuestos Dinámica Gerencial Hospitalaria - Versión.NET Activos Fijos Dinámica Gerencial Hospitalaria - Versión.NET Nómina Dinámica Gerencial Hospitalaria - Versión.NET

4 Costos Hospitalarios Dinámica Gerencial Hospitalaria - Versión.NET Documento descriptivo de los módulos del sistema Dinámica Gerencial Hospitalaria Norma Técnica Colombiana: Sistemas de Procesamiento de la Información. Documentación. Documentación para el Usuario e información del empaque para los paquetes de software para los consumidores. ICONTEC

5 Tabla de Contenido Contenido Pág. CAPITULO CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS... 8 CAPITULO ENTRADAS Y SALIDAS... 9 Visión general... 9 Contenido del programa...10 CAPITULO OPERACIONES RUTINARIAS...12 Ingreso de información...12 Cómo tener acceso al módulo de Contabilidad...12 Cómo crear Niveles de Cuenta...13 Cómo crear Clases Contables...14 Cómo crear el Plan Único de Cuentas...18 Cómo Realizar el Ingreso de Terceros...21 Cómo ingresar los Conceptos de Retención...24 Cómo crear los Anexos de Declaración...26 Cómo crear los tipos de Comprobante Diario...27 Cómo crear los Centros de Costo...29 Cómo Registrar la Participación Patrimonial...31 CAPITULO PROCESO DE LA INFORMACION...33 Proceso de la Información...33 Cómo Generar Comprobantes Contables...33 Cómo Imprimir Comprobantes Contables...36 Cómo Repetir Comprobantes...38 Cómo desconfirmar movimientos...40 Cómo Realizar la Interface Contable...42 Cómo Realizar el Cierre Mensual...44 Cómo Realizar el Cierre Anual...44 Cómo Realizar la Confirmación del Cierre Anual...45 Cómo Realizar la Conciliación Bancaria...47 Cómo Realizar el Presupuesto Contable...49 Cómo Realizar la Consolidación de Empresas...50 CAPITULO

6 MANEJO DE INFORMES (SALIDAS)...52 Como Generar y Visualizar los Informes de Contabilidad...52 Cómo generar los informes de: Listados Generales PLAN DE CUENTAS...53 TERCEROS...54 CONCILIACIÓN BANCARIA...57 Cómo generar los informes de: Informes Financieros BALANCE DE PRUEBA...59 ESTADO DE RESULTADOS...61 BALANCE GENERAL...63 CAMBIOS EN EL PATRIMONIO...65 CAMBIOS EN LA SITUACIÓN FINANCIERA...67 ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO...70 SALDOS DE OPERACIONES RECIPROCAS (CGN )...72 INDICADORES FINANCIEROS...75 CATALOGO DE CUENTAS (CGN )...76 Cómo generar los informes de: Listados Auxiliares...79 CUENTAS, TERCEROS Y CENTROS...79 COMPROBANTES DE DIARIO...81 SALDOS DE TERCEROS...82 SALDOS DE CENTROS DE COSTOS...83 Cómo generar los informes de: Informe De Impuestos...86 RETENCIÓN MENSUAL...86 RETENCIÓN ICA-IVA...88 I.V.A. BIMESTRAL...89 INDUSTRIA Y COMERCIO...91 LISTADO DETALLADO DE RETENCIÓN EN LA FUENTE...93 RECLASIFICACIÓN RETENCIONES PAGADAS...95 BIMESTRAL DE IVA...97 ANEXOS DE DECLARACION...99 Cómo generar los informes de: Libros Oficiales DIARIO MAYOR MAYOR Y BALANCE INVENTARIO Y BALANCE Cómo generar los informes de: Informes De Presupuestos PRESUPUESTO CONTABLE Cómo generar los informes de: Informes Comparativos BALANCE GENERAL ESTADO DE RESULTADOS Cómo generar los informes de: Reportes Generados REPORTES GENERADOS CAPITULO OPERACIONES NO RUTINARIAS Cómo Ingresar los Parámetros Contables PESTAÑA GENERAL PESTAÑA RECLASIFICACION RETENCIONES PESTAÑA FIRMAS Cómo Generar el Recálculo de Saldos Cómo Definir el estado del flujo de efectivo Cómo Definir el estado del flujo de efectivo Cómo Crear los Parámetros de los Informes Financieros...117

7 Cómo Crear los Parámetros de Informes Oficiales Cómo Parametrizar los Informes con Información Exógena (DIAN) Cómo Visualizar los Informes con Información Exógena (DIAN) Cómo Crear los Parámetros Indicadores Financieros Cómo Generar archivo plano de la superintendencia de Salud APÉNDICE A. - MENSAJES DE ERROR APÉNDICE B. GLOSARIO ÍNDICE

8 CAPITULO 1 CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS El módulo de CONTABILIDAD forma parte del sistema de información DINAMICA GERENCIAL HOSPITALARIA-(DGH). El es el centro de todo el sistema de información, finalmente es a él a quien llegan todos los documentos que se generan desde cualquier otro módulo. Además, se encarga de controlar todos los procesos contables requeridos, cumpliendo con todas las normas legales vigentes hasta la fecha y exigidas por el gobierno para su funcionamiento. Además, tienen como fin la generación rápida de informes financieros y para los entes de control, además de permitir el manejo de los periodos contables abiertos durante todo el año. Este módulo cuenta con las siguientes características: Clases Contables Plan de cuentas Parametrizable Manejo de Centros de Costos Creación de Conceptos de Retención Informes Financieros Generación de Libros Oficiales Cierre Anual 16 periodos Contables abiertos Generación certificados de Retención Conciliación de Cuentas Consolidación de Empresas Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 8

9 CAPITULO 2 ENTRADAS Y SALIDAS Visión general A continuación se muestra un cuadro sintético de las utilidades del con sus respectivas entradas y salidas de datos. ENTRADAS PROCESO SALIDA Niveles de Cuenta Clases Contables Plan Único de Cuentas Terceros Conceptos de Retención Anexos de Declaración Tipos de Comprobantes de Diario Centros de Costo Participación Patrimonial Registrar Movimientos Imprimir Comprobantes Repetir Comprobante Confirmar Interfase Contable Presupuestos Contables Consolidación de Empresas Cierre del mes Cierre Anual Confirmación Cierre Anual Conciliación Bancaria Indicadores financieros Parámetros Contables Recálculo de Saldos Parámetro Informes Financieros Parámetros Informes Oficiales Desconformar y Confirmar Movimientos Des-confirmación de Movimientos Generar y Visualizar Informes Contabilidad Parámetros estados de Flujo efectivo Parámetros Información DIAN Generar Informes DIAN Listados generales Listados Auxiliares Informes de Presupuestos Informes de Impuestos Informes Financieros Libros Oficiales Informe Comparativo Reportes Generados Proyecciones Saldos Mensuales Saldo Semestral de Cuentas Informe de saldos de operaciones reciprocas Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 9

10 Contenido del programa En la siguiente tabla, se presenta la estructura del módulo de Contabilidad del sistema Dinámica Gerencial Hospitalaria: ARCHIVO Niveles de Cuenta Clases Contables Plan Único de Cuentas Terceros Conceptos de Retención Anexos de Declaración Tipos de Comprobante Centros de Costo Participación Patrimonial (CGN ) PROCESOS Comprobante Contable Interfaz Contable Cierre Anual Cierre Mensual Confirmación de Cierre Anual Conciliación Bancaria Presupuestos Contables INFORMES LISTADOS GENERALES Plan de Cuentas Terceros Conciliación Bancaria INFORMES FINANCIEROS Balance de Prueba Estado de Resultados Balance General Cambios en el Patrimonio Cambios en la Situación Financiera Estado de Flujo de Efectivo Catálogos de Cuentas (CGN ) Saldos de operaciones Reciprocas (CGN ) Indicadores Financieros LISTADOS DE AUXILIARES Cuentas, Terceros y Centros Saldos de Terceros Saldos de Centros de Costo INFORMES DE IMPUESTOS Retención Mensual Retención ICA IVA I.V.A Bimestral Bimestral de I.V.A. Certificado de Retención Certificado de ICA IVA Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 10

11 Industria y Comercio Listado Detallado de Retención en la Fuente Reclasificación Retenciones Pagadas LIBROS OFICIALES Diario Mayor Mayor y Balance Inventario y Balance INFORMES DE PRESUPUESTO Presupuesto Contable REPORTES GENERADOS Reportes Generados EMPRESAS Consolidación de Empresas UTILIDADES Recalcular Saldos Parámetros Información Exógena Parámetros Estado de Flujo de efectivo Parámetros Informes Financieros Parámetros Informes Oficiales TERMINAR Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 11

12 CAPITULO 3 OPERACIONES RUTINARIAS Ingreso de información Nota: Para poder comenzar a manejar las diferentes opciones del módulo de Contabilidad, usted debió haber ingresado los parámetros contables como se explica en el la parte de OPERACIONES NO RUTINARIAS. Cómo tener acceso al módulo de Contabilidad Para tener acceso al módulo de Contabilidad se deberá seguir la siguiente serie de pasos: 1. Localice y haga clic en el icono de Módulos en el menú principal. 2. Seleccione los módulos Financieros. 3.Ubique y haga clic en el módulo de Contabilidad. 4. Seleccione entre las opciones el menú en el cual desee trabajar (Archivos, Procesos, Informes, Empresas, Utilidades) Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 12

13 Cómo crear Niveles de Cuenta Esta opción permite crear los diferentes niveles de cuenta existentes en la contabilidad. Los niveles que se manejan en el PUC son los siguientes: CODIGO NOMBRE NIVEL AUXILIAR 1 CLASE NO 2 GRUPO NO 3 CUENTA NO 4 SUBCUENTA NO 5 AUXILIAR SI Para adicionar un nuevo nivel de cuenta se debe realizar la siguiente serie de pasos: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Niveles de Cuenta. A continuación se despliega la siguiente ventana: Campos de Búsqueda Agregar Nivel de Cuenta Eliminar Nivel de Cuenta Recuerde... Recuerde que puede hacer una búsqueda de un nivel de cuenta específico ingresando el parámetro que desee encontrar en los campos de búsqueda y haciendo clic en el botón Aplicar Filtro. También puede eliminar la búsqueda realizada haciendo clic en el botón Limpiar Filtro y nuevamente se muestran todos los niveles existentes. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 13

14 3. Haga clic en el botón mas ubicado en el panel de control o en la parte inferior, se despliega la siguiente ventana: Código: Ingrese el código que desea asignar al nivel de cuenta, según lo indica el PUC (Plan Único de Cuentas). Nombre: Ingrese el nombre con el cual desea identificar el nivel de cuenta. En caso de que el nivel creado sea el último y se quiera identificar como auxiliar, habilite la opción Nivel Auxiliar. 4. Si los datos ingresados son los deseados, para guardarlos, haga clic en Grabar o si desea abandonar la ventana haga clic en Cerrar. Cómo crear Clases Contables Esta opción permite crear las diferentes clases contables existentes en la contabilidad, con las que se llevará a cabo el procedimiento de organización, contabilización e impresión de informes, las clases son: CODIGO NOMBRE NATURALEZA 1 Activos Débito 2 Pasivos Crédito 3 Patrimonio Crédito 4 Ingresos Crédito 5 Gastos Débito 6 Costos de Venta Débito 7 Costos de Producción Débito 8 Deudoras Débito 9 Acreedoras Crédito Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 14

15 Para adicionar una nueva clase de cuenta es necesario realizar la siguiente serie de pasos: 1. Ingrese al menú Archivos 2. Seleccione la opción Clases Contables. A continuación se despliega la siguiente ventana: Campos de Búsqueda Agregar Clase Contable Eliminar Clase Contable Recuerde... Recuerde que puede hacer una búsqueda de una clase contable específica ingresando el parámetro Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 15

16 que desee encontrar en los campos de búsqueda y haciendo clic en el botón Aplicar Filtro. También puede eliminar la búsqueda realizada haciendo clic en el botón Limpiar Filtro y nuevamente aparecen todas las cuentas existentes. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 16

17 3. Haga clic en el botón Agregar ubicado en el panel de control o en la parte inferior, se despliega la siguiente ventana: Código: Campo que le permite digitar el código o número que identifica la clase contable a crear. Nombre: Campo que le permite digitar el nombre de la clase que se creara. Naturaleza: Campo que le permite seleccionar con un clic si la clase es de tipo débito o crédito. Tipo: Campo que le permite seleccionar el tipo de documento al que pertenecerá la clase contable, se despliega la ventana correspondiente y se debe escoger la opción a través de un clic. Patrimonio: Campo que le permite seleccionar con un clic si la clase afecta o no al patrimonio. 4. Si los datos ingresados son los deseados, para guardarlos, haga clic en Grabar o si desea abandonar la ventana haga clic en Cerrar. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 17

18 Cómo crear el Plan Único de Cuentas Esta opción permite crear el plan de cuentas contables con toda su estructura. Las cuentas contables son el objeto del proceso de contabilidad, en ellas se ven reflejado los movimientos contables generados desde la aplicación. Para ello: 1. Ingrese al menú Archivos 2. Seleccione la opción Plan Único de Cuentas. A continuación se despliega la siguiente ventana: Niveles de Cuenta Listado de cuentas Clasificación de cuentas Modificación de Cuentas En la pantalla se evidencian los siguientes elementos: Niveles de Cuenta: Se listan los niveles de cuenta creados hasta el momento. Clasificación de Cuentas: Se muestran las opciones como pueden ser presentadas las cuentas en la parte derecha de la ventana. o Expandir Todo. Se expanden las cuentas, mostrando todos sus niveles. o Contraer Todo. Se contraen todos los niveles de cuentas. o Clase Contable. Se realiza el filtro de las clases contables según el rango de códigos deseado. Listado de Cuentas: Se listan todas las cuentas, al nivel que se desee. Modificación de las cuentas: Se encuentra la opción de agregar, modificar o eliminar alguna cuenta contable. Para crear una nueva cuenta contable es necesario realizar los siguientes pasos: Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 18

19 1. Hacer clic en el botón Agregar, donde se despliega la siguiente ventana: Código: Campo que le permite digitar el código que identifica la cuenta según el Plan Único de Cuentas PUC. Es importante aclarar que el código comenzará por el dígito correspondiente a la clase contable. Es decir, si 1 corresponde a la clase de activos, la cuenta contable de activos fijos comenzará por el dígito 1. La creación de las cuentas contables debe conservar la estructura del plan contable. Clase, Grupo, Cuenta, Su-cuenta, Auxiliar. Nombre: Campo que le permite digitar el nombre que identifica la cuenta contable. Nivel: Indica el nivel al que pertenece la cuenta contable. Cuenta Mayor Según el código ingresado se indicará el código y el nombre de la cuenta mayor. Clase Contable Según el código ingresado se indicará el código, el nombre y la naturaleza de la clase contable. 2. Si los datos ingresados son los deseados, para guardarlos, haga clic en Grabar o si desea abandonar la ventana haga clic en Cerrar. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 19

20 Recuerde... En el nivel de cuenta auxiliar, al momento de adicionar el Plan único de Cuentas se habilitara una pestaña adicional llamada Cuenta Auxiliar, la cual solicitara la siguiente información adicional. Maneja Terceros: Campo que le permite seleccionar con un clic si la cuenta maneja o no terceros. En caso afirmativo se habilitarán las siguientes opciones: Cierre terceros: Campo que le permite al efectuar el cierre anual, trasladar el saldo de la cuenta sin interesar los terceros; se relaciona el tercero en el campo NITs: campo donde se digita el código del tercero indicado. Se recomienda habilitar esta propiedad para cuentas de retención. Número de NIT: Campo que le permite digitar el código del tercero, al que se le cargaran los movimientos de la cuenta en el cierre anual. Regularmente es el DIAN. Maneja Retención campo que le permite seleccionar con un clic si la cuenta es de retención ó no. Sólo se marcan las cuentas de retención, no sobre las que se aplica retención. Las opciones disponibles para ser seleccionadas son: Ninguna, ReteFuente, ReteIVA, ReteICA y Otras. Manejo de Centros: Campo que le permite seleccionar con un clic si la cuenta maneja o no centros de costos. Conciliar Cuenta: Campo que le permite seleccionar con un clic si se desea conciliar la cuenta. Se usa regularmente para cuentas de Bancos. Disponibilidad: puede ser Corriente, No Corriente o Ambas y se emplea para definir la disponibilidad definida en cada auxiliar y que se emplea para la generación de los informes de cuentas Reciprocas y CGN. Código del Anexo: Campo que le permite digitar el código del Anexo si la cuenta lo maneja. Si el anexo no ha sido creado, usted puede crearlo con la ayuda del botón Agregar. Manejo de Ajustes: Campo que le permite seleccionar con un clic si la cuenta maneja o no ajustes por inflación. En caso afirmativo, se habilitan los campos Cuenta de Ajustes y Cuenta de Corrección y deben digitar los códigos respectivos. Si no lo recuerda, puede realizar la búsqueda con la ayuda del botón Seleccionar que se ubica en la parte derecha del campo que se desee diligenciar. Se despliega una ventana con las todas las opciones existentes junto con el campo para ingresar la búsqueda. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 20

21 Cómo Realizar el Ingreso de Terceros Esta opción permite el Crear todas las personas naturales y Jurídicas que de alguna u otra forma están involucrados con la compañía. En ella se crearán: Clientes, Proveedores, Empleados, Socios, entre otros. Para realizar la creación de ellos, se deberá realizar lo siguiente: 1. Ingrese al menú Archivos 2. Seleccione la opción Terceros. A continuación se despliega la siguiente pantalla, donde se presenta la lista de terceros actualmente vigentes: Campos de Búsqueda Recuerde... Recuerde que puede hacer una búsqueda de un tercero específico ingresando el parámetro que desee encontrar en los campos de búsqueda y haciendo clic en el botón Aplicar Filtro. También puede eliminar la búsqueda realizada haciendo clic en el botón Limpiar Filtro. También puede eliminar la búsqueda realizada haciendo clic en el botón Limpiar Filtro. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 21

22 3. Seleccione el tercero que desee modificar o haga clic en Agregar para adicionar un nuevo tercero. 4. Ingrese la siguiente información en la ventana que aparece: Documento: Campo que permite digitar el código o numero de identificacion del tercero que corresponde. Tipo de Documento: Campo que permite marcar el tipo de documento que corresponde al numero del documento digitado, puede ser: Nit, Cedula, Cedula de Extranjeria, T. de Indentidad, Tipo de Documento Extranjero, Documentos definidos para informacion Exogena. Lugar Exp. Documento: Campo que le permite ingresar el lugar donde fue expedido el documento anteriormente indicado. 1er Nombre, 2do Nombre 2, 1er Apellido, 2do Apellido: campos que le permiten digitar los nombres y apellidos de forma separada. El primer nombre nombre y primer apellido son obligatorios para las personas Naturales, si se marco el tipo de persona juridica solo se digita el primer nombre. INFORMACION GENERAL Digitar la siguiente información general del tercero: Tipo Persona: Campo que permite seleccionar si el tercero es una persona Juridica o Natural. Ciudad/Municipio: Campo que permite digitar el código asignado al municipio en donde se encuentra ubicado el tercero; recuerde que el código del municipio esta formado por el código del Departamento más el código del municipio. Para realizar la busqueda mas rapida podrá escribir el nombre de la ciudad o municipio, en el campo de busqueda ubicado en este item. Tipo Entidad: Campo que se habilita cuando el tipo de persona es juridica. Este campo me permite indicar si mi entidad es centralizada o decentralizada. Código Entidad: Campo que permite digitar el código de la entidad pública ó mixta definida por los entes de control, no es obligatorio su diligenciamiento. CIU: Codigo actividad economica. Tipo Contribuyente: Campo que define el régimen contributivo al que pertenece el tercero, es decir, Régimen común, simplificado, gran contribuyente ó empresa Estatal, importante para determinar el manejo de retenciones. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 22

23 Retención: Campo que permite seleccionar si el tercero esta exento, es autorretenedor o sí se le debe hacer retención. Manejo ICA: Campo que permite seleccionar si se aplica o no ICA. En caso afirmativo digite la Tarifa a aplicar por este concepto. Maneja Tope: Campo que le permite seleccionar si se maneja Tope o no. Se debe definir si la retención ICA se realiza solamente desde un Valor Tope, para lo cual debera digitarse en el campo respectivo. Tipo de Empresa: Campo que permite seleccionar el tipo de empresa a la que pertenece el tercero. Tipo de tercero: Campo que permite seleccionar el tipo de tercero entre los culaes se encunetra (Cliente, proveedor, empleado, contribuyente, pensionado y otro). Nacionalidad: campo que permite seleccionar al nacionalidad (nacional exterior). 5. En la parte inferior de la ventana se encuentran los datos de Dirección y Teléfonos del tercero. Para adicionar nueva información haga clic en Agregar o bien para Modificar e ingrese la siguiente información. 6. Si los datos ingresados son los deseados, para guardarlos, haga clic en Grabar o si desea abandonar la ventana haga clic en Cerrar. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 23

24 Cómo ingresar los Conceptos de Retención Esta opción permite crear los diferentes conceptos de retención que permiten efectuar las liquidaciones teniendo en cuenta el tipo de contribuyente y el campo de retención del tercero, la base para aplicar las retenciones, porcentajes y/o valores. Para ello: 1. Ingrese al menú Archivos 2. Seleccione la opción Conceptos de Retención. A continuación visualiza la siguiente pantalla: Campos de Búsqueda Recuerde... Recuerde que puede hacer una búsqueda de un concepto específico ingresando el parámetro que desee encontrar en los campos de búsqueda y haciendo clic en el botón Aplicar Filtro. También puede eliminar la búsqueda realizada haciendo clic en el botón Limpiar Filtro. 3. En la parte inferior de la ventana se encuentran las funciones de edición, dentro de las cuales podrá, adicionar un nuevo concepto haciendo clic en Agregar o bien Modificar. Se despliega la siguiente ventana, la cual deberá diligenciar. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 24

25 Código: Campo que permite digitar el código con el cual identifica el concepto de retención. Nombre: Campo que permite digitar el nombre que identifica el concepto de retención. Por ejemplo, Compras, Servicios Postales, Arrendamientos, etc. Manejo Retencion: Campo que permite seleccionar si el manejo de este concepto de retención es por Base, por Rangos o por Variable. Si escoge por Base o Variable, el sistema preguntará la Base Minima a partir de la cual efectua la liquidación del Porcentaje o % Tasa a retener. En caso de escoger por rangos se ingresan los valores de rangos en la siguiente tabla. 4. Si los datos ingresados son los deseados, para guardarlos, haga clic en Grabar o si desea abandonar la ventana haga clic en Cerrar. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 25

26 Cómo crear los Anexos de Declaración Esta opción permite crear los diferentes conceptos de declaración de renta que se manejan para el formulario que se le presenta a la DIAN. Estos conceptos son asociados a las cuentas contables para que el contador de una forma fácil pueda generar la información a presentar. Para ello: 1. Ingrese al menú Archivos 2. Seleccione la opción Anexos de Declaración. Se despliega la siguiente ventana: Campos de Búsqueda Recuerde... Recuerde que puede hacer una búsqueda de un anexo específico ingresando el parámetro que desee encontrar en los campos de búsqueda y haciendo clic en el botón Aplicar Filtro. También puede eliminar la búsqueda realizada haciendo clic en el botón Limpiar Filtro. 3. En la parte inferior de la ventana se encuentran las funciones de edición, dentro de las cuales podrá, adicionar un nuevo anexo haciendo clic en Agregar o bien Modificar. Se despliega la siguiente ventana, la cual deberá diligenciar. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 26

27 Código: Campo que le permite digitar un código, el cual puede ser alfanumérico que identifica el anexo. Nombre: Campo que le permite digitar el nombre que identifica el anexo. 4. Si los datos ingresados son los deseados, para guardarlos, haga clic en Grabar o si desea abandonar la ventana haga clic en Cerrar. Cómo crear los tipos de Comprobante Diario Esta opción permite crear los diferentes códigos de comprobantes de Diario. Estos comprobantes son las clases a manejar en la contabilidad y que se relacionan en todos los módulos que tiene interfase con el módulo de Contabilidad. Para ello: 1. Ingrese al menú Archivos 2. Seleccione la opción Tipos de Comprobantes. A continuación se despliega la siguiente ventana: Campos de Búsqueda Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 27

28 Recuerde... Recuerde que puede hacer una búsqueda de un tipo de comprobante específico ingresando el parámetro que desee encontrar en los campos de búsqueda y haciendo clic en el botón Aplicar Filtro. También puede eliminar la búsqueda realizada haciendo clic en el botón Limpiar Filtro. 3. En la parte inferior de la ventana se encuentran las funciones de edición, dentro de las cuales podrá, adicionar un nuevo comprobante haciendo clic en Agregar o bien Modificar. Se despliega la siguiente ventana, la cual deberá diligenciar. Código: Campo que permite digitar un código o número que identifica el codigo del comprobante de Diario. Nombre: Campo que permite digitar el nombre que identificará el comprobante de Diario. Número: Campo que permite digitar el número desde el cual iniciará el consecutivo del comprobantes. 4. Si los datos ingresados son los deseados, para guardarlos, haga clic en Grabar o si desea abandonar la ventana haga clic en Cerrar. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 28

29 Cómo crear los Centros de Costo Esta opción permite crear todos los centros de costos que tiene la entidad. Con el fin de identificar los gastos e ingresos que acarrea cada una de las divisiones o áreas de la compañía. Para ello: 1. Ingrese al menú Archivos 2. Escoja la opción Centros de Costo. A continuación se despliega la siguiente ventana: Recuerde... Recuerde que puede hacer una búsqueda de centro de costo específico ingresando el parámetro que desee encontrar en los campos de búsqueda y haciendo clic en el botón Aplicar Filtro. También puede eliminar la búsqueda realizada haciendo clic en el botón Limpiar Filtro. 3. En la parte inferior de la ventana se encuentran las funciones de edición, dentro de las cuales podrá: adicionar un nuevo centro de costo haciendo clic en Agregar o bien Modificar. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 29

30 Se despliega la siguiente ventana, la cual deberá diligenciar. Código: Campo que permite digitar el código que identificará el nuevo centro de costo. Nombre: Campo que permite digitar un nombre que identifica el centro de costo. Estado: Al seleccionar esta opción se indica que el centro de costos se encuentra en estado ACTIVO, mientras que si se desmarca significara que se encuentra INACTIVO. 4. Si los datos ingresados son los deseados, para guardarlos haga clic en Grabar o si desea abandonar la ventana haga clic en Cerrar. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 30

31 Cómo Registrar la Participación Patrimonial Esta opción permite registrar la opción participación por parte de otra empresa en la titular según lo estipula la ley. Se debe capturar la información de la empresa que ejerce participación y el porcentaje del mismo. Para ello: 1. Ingrese al menú Archivos 2. Seleccione la opción Participación Patrimonial (CGN ). A continuación se despliega la siguiente ventana: Recuerde... Recuerde que puede hacer una búsqueda de participaciones específicas ingresando el parámetro que desee encontrar en los campos de búsqueda y haciendo clic en el botón Aplicar Filtro. También puede eliminar la búsqueda realizada haciendo clic en el botón Limpiar Filtro. 3. En la parte inferior de la ventana se encuentran las funciones de edición, dentro de las cuales podrá, adicionar un nuevo comprobante haciendo clic en Agregar o bien Modificar. Se despliega la siguiente ventana, la cual deberá diligenciar. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 31

32 Codigo Entidad: Campo que permite digitar el codigo con el que se referencia la entidad que ejerce participacion. Nombre Entidad: Campo que permite ingresar el nombre de la entidad que ejerce participación. % Participación: Campo que permite digitar el porcentaje de participacion que tiene la entidad. 4. Si los datos ingresados son los deseados, para guardarlos, haga clic en Grabar o si desea abandonar la ventana haga clic en Cerrar. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 32

33 CAPITULO 4 PROCESO DE LA INFORMACION Proceso de la Información Cómo Generar Comprobantes Contables Esta opción permite generar todos los comprobantes contables que se generan en el día a día. Para ello: 1. Ingrese al menú Procesos 2. Seleccione la opción Comprobante Contable. A continuación se despliega la siguiente pantalla: Campos de Filtros Edición de Comprobantes En el campo de filtro, podrá realizar el filtro de los comprobantes de acuerdo al año, mes, comprobante y estado deseados. 3. En la parte inferior de la ventana se encuentran las funciones de edición, dentro de las cuales se puede adicionar un nuevo comprobante haciendo clic en Agregar o bien Modificar. Se despliega la siguiente ventana, la cual deberá diligenciar. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 33

34 Estado: Campo que permite ver el estado actual del comprobante. Los estados posibles son Registrado, Anulado y Confirmado. Comprobante: Podrá seleccionar de los comprobantes ya creados el que desee, por medio de la opción Buscar o crear uno nuevo haciendo clic en, donde se despliega la siguiente ventana: Código: Campo que permite ingresar el código que se desee asignar al comprobante. Nombre: Campo que permite asignarle un nombre al nuevo comprobante. Numero: Campo que permite asignarle un número al comprobante creado. Si los datos ingresados son los deseados, para guardarlos, haga clic en Grabar desea abandonar la ventana haga clic en Cerrar. o si 4. Una vez, diligenciada la ventana Comprobante de Diario, haga clic nuevamente en Agregar donde se podrá ingresar el Movimiento Contable para el registro definitivo dentro del Módulo: Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 34

35 Comprobante: Campo que le indica el comprobante sobre el que se va a efectuar un asiento contable. Cuenta Contable: Seleccione la cuenta contable a la que se le asignara el movimiento realizado. Tercero: Campo que permite digitar el código del tercero. Sólo sí la cuenta maneja terceros se activara. Si no lo recuerda o desea crearlo, con la ayuda del botón podrá consultarlo o crearlo. Centro de Costo: Campo que permite digitar el código del centro de costo. Sólo se activa sí la cuenta maneja centro de costos, debe escribir el código del mismo, o crearlo en caso de no existir aún. Concepto de Retención. Si la cuenta maneja retención, se habilitara automáticamente los campos de Concepto de Retención, de lo contrario permanecerá inactiva. Retención: Campo para digitar o crear el código de retención, Solo si las cuentas son de manejo de retención. Porcentaje: Campo que permite observar la tasa de retencion. Solo si existe retención. Naturaleza: Campo que permite ver observar la naturaleza de la retención. Valor de la Base: Campo que indica el valor de la base de la retención. Valor Facturado: Campo que presenta el valor facturado a causa de la retencion seleccionada. Valor Retención: Indica el valor por concepto de retención. Valor Debito/Valor Crédito: Campo que permite seleccionar la naturaleza del movimiento y permite ingresar el valor del movimiento. Asunto/Detalle: Campo que permite ingresar una breve descripción del movimiento realizado y que se está registrando. 5. Si los datos ingresados son los correctos, para guardarlos, haga clic en Grabar o si desea abandonar la ventana haga clic en Cerrar. 6. Aparecerá el siguiente cuadro de confirmación e impresión. Indique la actividad que desea realizar. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 35

36 Confirmar: Se valida que todos los cambios realizados al documento están correctos, por lo que no se podrán realizar futuras modificaciones. Se afecta el saldo. Imprimir: Se imprime físicamente el comprobante deseado. Cómo Imprimir Comprobantes Contables Esta opción permite imprimir los diferentes comprobantes contables realizados en el módulo y los realizados por interfase. Se puede consultar la información por comprobantes de diarios, por consecutivos de comprobante o por Fecha, elaborados por el módulo de contabilidad o elaborados por otros módulos. Para ello: 1. Ingrese al menú Comprobantes Contables 2. En los campos de filtros introduzca los parámetros con los cuales desee buscar. (Año, Mes, Comprobante y estado) 3. Haga clic en botón Filtrar, en donde se despliega n todos los comprobantes que cumplen con los parámetros ingresados. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 36

37 4. Escoja el comprobante deseado y haga doble clic. Se despliega n las cuentas en las que toma parte el comprobante seleccionado. 5. Seleccione la cuenta que desee imprimir y haga clic en el icono Imprimir situado en el panel de control superior. 6. Se despliega una imagen pre visualizada del comprobante deseado y se habilitaran las opciones de edición del mismo. La imagen mostrada será la siguiente: Recuerde Se recomienda que antes de confirmar, se impriman los movimientos para revisarlos pues en este momento es posible corregir algunos aspectos sobre los mismos. Para modificar el movimiento una vez ha sido confirmado será necesario hacer movimientos de ajuste. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 37

38 Cómo Repetir Comprobantes Esta opción permite crear un comprobante con las mismas características de otro, para otro comprobante con características similares y en una fecha diferente. Para ello: 1. Ingrese al menú Procesos 2. Seleccione la opción Comprobante Contable. A continuación se despliega la siguiente pantalla: 3. En los campos de opciones introduzca los parámetros con los cuales desee buscar. (Año, Mes, Comprobante y estado) 4. Haga clic en botón Filtrar, en donde se despliega n todos los comprobantes que cumplen con los parámetros ingresados. Seleccione el que desea repetir. 5. Haga clic en el botón Repetir, en donde se despliega la siguiente ventana. Haga clic en YES para repetir el comprobante. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 38

39 6. Ingrese los datos del comprobante que desea repetir. Código del Comprobante origen: Campo que permite ver el código del comprobante que se quiere copiar. (Es el código Origen). Consecutivo Origen: Campo que indica el numero de consecutivo que fue asignado al comprobante origen. Comprobante destino: Campo que permite digitar el código del comprobante que se va a copiar. Fecha Destino: Campo que permite digitar la fecha con la que desea, que quede el comprobante destino que esta copiando. 7. Si los datos ingresados son los deseados, para guardarlos, haga clic en Repetir o si desea abandonar la ventana haga clic en Cerrar. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 39

40 Cómo desconfirmar movimientos Esta opción permite desconfirmar movimientos que previamente fueron confirmados. Esta confirmación se puede realizar por un rango de consecutivos. Para ello: 1. Ingrese al menú Procesos 2. Seleccione la opción Comprobante Contable. A continuación se despliega la siguiente pantalla: 3. En los campos de opciones introduzca los parámetros de búsqueda. (Año, Mes, Comprobante o estado) Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 40

41 4. Haga clic en botón Filtrar de la pantalla Comprobantes de Diario, en donde se despliega n todos los comprobantes que cumplen con los parámetros ingresados. Seleccione el que desea desconfirmar y haga doble clic. 5. Haga clic en el botón Desconfirmar 6. Se muestra un aviso indicando que el comprobante ha sido desconfirmado correctamente. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 41

42 Cómo Realizar la Interface Contable Esta opción permite unificar movimientos dentro del módulo de contabilidad que han sido generados por módulos externos ó por otras aplicaciones y que se encuentran en un archivo con terminación.xls o.xlsx. Para ello: 1. Ingrese al menú Procesos 2. Seleccione la opción Interface Contable. A continuación se visualiza la siguiente ventana: Recuerde Los totales de los valores de crédito y debito deberán ser similares para que exista balance. En la opción Cargar Archivo, haciendo clic al icono va a obtener la información., se podrá seleccionar el archivo del cual se Fecha: Campo que permite digitar la fecha con la que desea enviar el comprobante, use el siguiente formato DD/MM/AAAA. 3. Haga clic en el botón Importar para iniciar la interface. Una vez realizada la interface, los datos importados se presentan en la subventana Movimientos del Comprobante, perteneciente a la ventana Interfaz de Movimientos Contables. 4. Si los datos ingresados son los deseados, haga clic en Grabar o si prefiere abandonar la ventana haga clic en Cerrar. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 42

43 ESTRUCTURA: La hoja de Excel debe llevar por nombre InterfazContable.XLS y sus parámetros son: C Tipo de Dato carácter N Tipo de Dato Numérico TTipo de Dato Fecha Hora REGISTRO TCCODIGO C(5) COMFECCOM T COMDETALLE C(60) COMNUMDOCU C(14) CUECODIGO C(15) TERNUMDOC C(15) CCCODIGO C(14) CMMVALDEB N(18,2) CMMVALCRE N(18,2) COMDETALLED C(60) CRCODIGO C(2) CTCRPORCEN N(6,2) CTCRVALBAS N(18,2) CTCRVALFAC N(18,2) DEFINICION Código del Comprobante (debe existir en Comprobantes) Fecha y Hora del Comprobante (dd/mm/yyyy) Asunto de la cabecera del Comprobante Número del Documento (Con este Número se agrupa la información) Cuenta contable (debe existir en el plan de cuentas) Código del Tercero (debe existir en terceros) Código del Centro (debe existir en centros) Valor Débito Valor Crédito Detalle del Movimiento Código de Retención (debe existir en retenciones) Porcentaje de Retención Valor de la Base para Retención Valor Facturado Recuerde - Que el sistema verifica que el mes en el que se desea realizar la importación de datos no se encuentre cerrado de lo contrario no permitirá la importación. - Que el sistema Verifica que la fecha del comprobante este dentro de la fecha inicial y la fecha final permitida por contabilidad. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 43

44 Cómo Realizar el Cierre Mensual Esta opción permite realizar el cierre mensual, para de esta forma no generar más movimientos en el mes. Para ello: 1. Ingrese al menú Procesos 2. Seleccione la opción Cierre Mensual. A continuación se despliega la siguiente pantalla: 3. Seleccione el mes del cual desea realizar el cierre y a continuación haga clic en Procesar para realizarlo o haga clic en Cerrar Cómo Realizar el Cierre Anual para abandonar la ventana. Esta opción permite realizar el cierre anual. Requiere de una confirmación para todos los movimientos realizados. También requiere que se haya realizado el cierre de todos los meses hasta Noviembre. Una vez asegurado ello, se deberá realizar lo siguiente: 1. Ingrese al menú Procesos 2. Escoja la opción Cierre Anual. A continuación se desplegará la siguiente ventana: El sistema presenta esta advertencia antes de comenzar el cierre anual de contabilidad. Una vez se ha hecho la comparación respectiva, se procesa el cierre realizando un clic sobre el botón Procesar. Presione el botón Cerrar para descartar los cambios y salir de la ventana. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 44

45 Tenga en Cuenta Para realizar el cierre anual, todos los movimientos deben estar confirmados. Todas las cuentas que manejan Cierre de Terceros Sí, se cierran contra el NIT de la DIAN, para el caso de las retenciones en la Fuente (243608), Iva Retenido ( ) y Otras Retenciones. En el caso de la Retención de Ica, se deben cerrar contra el Nit de la Tesorería Distrital. El sistema deja en ceros las Cuentas de las clases 4, 5, 6 y 7, determinando la utilidad o pérdida del ejercicio, la cual pasa al Patrimonio en el Balance General. Se genera un Comprobante de Cierre Contable. Se deben habilitar los nuevos diez y seis (16) periodos. Entre cada proceso se debe salir completamente del aplicativo y volver a entrar, esto con el fin de que tome los valores de parámetros nuevos. Cómo Realizar la Confirmación del Cierre Anual Esta opción le permite confirmar el cierre anual. Al igual que los registros contables requieren de una confirmación para la totalización de los movimientos, el Cierre Anual tiene su propia confirmación. Se debe realizar cuando se encuentre seguro de que el Cierre Anual se encuentre completo y que los informes para los entes de control se encuentran correctos. Se debe hacer copia de datos antes de correr la confirmación anual. Para ello: 1.Ingrese al menú Procesos 2. Escoja la opción Confirmación Cierre Anual. A continuación se desplegará la siguiente ventana: El sistema presenta estos mensajes, que permiten conocer lo que realizará este proceso una vez se ejecute. 3. Una vez se ha hecho la comparación respectiva, se confirma el cierre realizando un clic sobre el botón Procesar. Presione el botón Cerrar para descartar los cambios y salir de la ventana. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 45

46 Tenga en cuenta que... Todas las cuentas que manejan Cierre de Terceros Sí, se cierran contra el NIT de la DIAN, para el caso de las retenciones en la Fuente (243608), Iva Retenido ( ) y Otras Retenciones. En el caso de la Retención de Ica, se deben cerrar contra el Nit de la Tesorería Distrital. El sistema deja en ceros las Cuentas de las clases 4, 5, 6 y 7, determinando la utilidad o pérdida del ejercicio, la cual pasa al Patrimonio en el Balance General. Se genera un Comprobante de Cierre Contable. Se deben habilitar los nuevos diez y seis (16) periodos. Entre cada proceso se debe salir completamente del aplicativo y volver a entrar, esto con el fin de que tome los valores de parámetros nuevos. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 46

47 El procedimiento que se debe tener en cuenta es el siguiente: 1. Todos los comprobantes de Diario deben estar confirmados. 2. El proceso de Ajustes por Inflación se debe correr hasta el mes de Noviembre de 200( ). 3. Sacar una copia de seguridad antes del cierre. 4. Ejecutar la opción procesos/cierre Anual. Ver Cómo Realizar el Cierre Anual. 5. Sacar copia después de cierre y antes de Confirmar el cierre. 6. Revisar, imprimir y guardar en un archivo el comprobante generado por el Cierre. 7. Impresión en forma definitiva de los libros Oficiales de la Institución, ya que el sistema no los guarda en ningún archivo, para lo cual ingrese por la opción Informes / Libros Oficiales: Mayor, Mayor y Balances e Inventarios y Balances. efectúe primero la numeración de las hojas y posteriormente imprima los libros. Ver 8. ANEXOS DE DECLARACION 9. Este informe le permite listar por cada tercero y por cada anexo del valor acumulado de las cuentas que maneja los anexos seleccionados. Podrá seleccionar todos o algunos de los anexos de declaración manejados por la empresa, luego preguntará por el rango de terceros, seleccione además el criterio de presentación dependiendo si se quiere los valores reflejados en cientos, miles o millones. 1.Ingrese al menú Informes 2.Ingrese al submenú Informe de Impuestos 3.Seleccione el informe Anexos de declaración. A continuación visualizará la siguiente pantalla: PERIODO Fecha Inicial: Seleccione el mes desde el cual desea generar el informe. Fecha Final: Seleccione el mes hasta el cual desea generar el informe. RANGOS ANEXOS DE DECLARACION Inicial: Indique el código de anexo de declaración inicial, el cual desea generar el informe. Final: Indique el código de anexo de declaración final, el cual desea generar el informe. TERCERO Inicial: Indique el código del tercero inicial, el cual desea generar el informe. Final: Indique el código del tercero final, el cual desea generar el informe. OPCIONES PRESENTACION Indique la presentación del informe real, cientos, miles o millones Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 47 IMPRESIÓN Hoja Carta: Opción que permite generar el informe en tamaño carta Hoja Oficio: Opción que permite generar el informe en tamaño oficio.

48 Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 48

49 Cómo Realizar la Conciliación Bancaria Esta opción permite con la ayuda del sistema, efectuar el proceso contable de la Conciliación Bancaria. Este proceso se realiza a todas las cuentas que se configuraron en el Plan de Cuentas como cuentas de conciliación. Para ello: 1. Ingrese al menú Proceso 2. Escoja la opción Conciliación Bancaria. A continuación visualiza la siguiente pantalla: Cuenta Contable: Campo que permite digitar la cuenta del banco a conciliar. Recuerde que esta cuenta tuvo que haber sido configurada como cuenta de conciliación en la creación de cuentas del Plan de Cuentas. Movimientos a: Campo que permite digitar el mes en que hará la conciliación bancaria. Saldo en libros de tesorería: campo que permite digitar el valor con el que termina en el módulo de tesorería para el periodo seleccionado la cuenta a conciliar. Saldo Extracto: Campo que permite digitar el saldo que trae el extracto bancario para empezar la conciliación con respecto al saldo del sistema. El siguiente paso es escoger los movimientos (cheques y consignaciones) que se encuentran en el extracto como confirmación del movimiento. En caso que exista un cheque en el sistema que no aparece en el extracto, significa que no se cobró el cheque; en este caso no lo confirme y el sistema lo dejará pendiente para la próxima conciliación. 3. Haga clic en el botón Saldos Iniciales, a continuación se despliega la ventana para la captura de los saldos iníciales para la conciliación de la cuenta. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 49

50 Ingrese para el número de cuentas los débitos, créditos y la fecha de corte con la que se almacenan los Movimientos de saldos iníciales. 4. Si los datos ingresados son los correctos, para guardarlos, haga clic en Grabar o si desea abandonar la ventana haga clic en Cerrar. 5. Aparecerá el siguiente cuadro de confirmación e impresión. Indique la actividad que desea realizar. Confirmar: Se valida que todos los cambios realizados al documento están correctos, por lo que no se podrán realizar futuras modificaciones. Se afecta el saldo. Imprimir: Se imprime físicamente el comprobante deseado. Recuerde -Para poder realizar una conciliación en determinado mes, se requiere que la conciliación del mes anterior se encuentre confirmada. - El proceso no cargará los datos de documentos anulados para la realización de la conciliación bancaria. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 50

51 Cómo Realizar el Presupuesto Contable Esta opción permite planear, proyectar y ejecutar presupuestos a nivel de cuenta y centros de costos, con el fin de coordinar los ingresos y egresos de la compañía. Para ello: 1. Ingrese al menú Procesos 2. Seleccione la opción Presupuestos Contables. A continuación visualizará: En los campos contenidos en Presupuesto Contable, encontramos: Año: Campo para ingresar el año al cual quiere realizar el presupuesto Incluir Centros de Costo: Campo que permite ver el presupuesto según los distintos centros de costos anteriormente definidos. Si se selecciona esta opción la misma cuenta contable auxiliar puede aparecer en varias ocasiones pero atada a centros de costo diferentes, en caso de no hacerlo las cuentas auxiliares aparecerán una sola vez, pero no se indicará a que centro de costo pertenece. Criterio de Búsqueda: Campo para ingresar el criterio con el cual queremos encontrar la cuenta contable deseada. 3. Hacer clic en Traer Presupuesto, para listar las cuentas auxiliares definidas en este campo. 4. Indicar el monto que se desea asignar a cada cuenta según los meses en los cuales se estima se dé el gasto o ingreso. Este valor de registra sobre el campo que asocia la cuenta con el mes deseado. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 51

52 5. Si los datos ingresados son correctos, para guardarlos, haga clic en Grabar o si desea abandonar la ventana haga clic en Cerrar. Cómo Realizar la Consolidación de Empresas Esta opción permite realizar la consolidación física de empresas, toma las empresas creadas en el sistema y une sus datos para generar una única empresa. La empresa a la cual se va a transferir toda la información se conoce como la Empresa Consolidada, mientras que las empresas que transfieren la información se conocen como Empresas de Producción. Solo es posible realizar la consolidación de datos de contabilidad. Para realizar esta consolidación se deben realizar los siguientes pasos: 1. Ingrese al menú Empresas 2. Seleccione la opción Consolidación de empresas. A continuación visualizará la siguiente pantalla: Recuerde Las empresas deben tener las mismas estructuras de tablas y el mismo plan de cuentas. 3. En el campo de selección Empresa de Consolidación elija una empresa destino donde se guardará la información de las otras empresas. 4. Seleccione en la pantalla inferior la(s) Empresas a Consolidar con un clic en los recuadros del lado derecho del nombre. 5. Presione el botón Procesar para generar el proceso o Presione el botón Cerrar para descartar los cambios y salir de la ventana. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 52

53 6. Una vez se haya realizado el proceso, seleccione la pestaña Resultados, para detallar si existieron o no errores en el proceso, en caso de haber existido, se presentan los respectivos avisos señalando en donde ocurrió el error. Realice la corrección de la parametrización de la información y vuelva a procesar. Ver la estructura en: Cómo Realizar la Consolidación de Empresas Al final del proceso se contendrá los datos de todos los Meses de Movimientos relacionados en el proceso en una sola empresa. La duración del proceso dependerá de la cantidad de movimientos que se tengan en las tablas y la cantidad de empresas. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 53

54 CAPITULO 5 MANEJO DE INFORMES (SALIDAS) Como Generar y Visualizar los Informes de Contabilidad Los informes de Contabilidad le permitirán contar con informes de soporte para posteriores análisis. Los informes que son generados en el modulo de contabilidad se encuentran agrupados en siete grandes grupos los cuales son: GRUPO INFORME - Plan de Cuentas Listados Generales - Terceros - Conciliación Bancaria - Balance de Prueba - Estado de Resultados - Balance General - Cambios en el Patrimonio Informes Financieros - Cambios en la situación Financiera - Estado de Flujo de Efectivo - Saldos de Operaciones Reciprocas - Indicadores Financieros - Catalogo de Cuentas (CGN ) - Cuentas, Terceros y Centros - Comprobantes de Diario Listados de Auxiliares - Saldos de Terceros - Saldos de Centros de Costo - Retención Mensual - Retención ICA-IVA - I.V.A. Bimestral - Certificado de Retención - Certificado de ICA-IVA Informes de Impuestos - Industria y Comercio - Listado Detallado de Retención en la Fuente - Reclasificación Retenciones Pagadas - Bimestral de I.V.A - Anexos de Declaración - Diario Mayor Libros Oficiales - Mayor y Balance - Inventario y Balance - Presupuesto Contable Informes de Presupuesto Informes Comparativos Reportes Generados Balance general Estado de Resultados - Reportes Generados Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 54

55 Tenga en cuenta que todos los informes generados tendrán Opciones de Salida, las cuales son opciones que permiten seleccionar como deseamos obtener el reporte visualizado, impreso o exportado a un archivo plano. Dentro de estas opciones encontramos: - Visualizar : Opción que nos permite ver el reporte completo en una ventana aparte. - Imprimir : Permite imprimir el reporte en un documento físico. - Exportar : Permite exportar el reporte generado a PDF, EXCEL o WORD. Cómo generar los informes de: Listados Generales. Esta opción permite listar la información referente a las tablas básicas creadas en el aplicativo como son: PLAN DE CUENTAS Este informe permite listar el Plan de Cuentas que se está manejando; para ello, se discrimina por rangos de cuentas, inferior y superior. Igualmente existe la opción de seleccionar el campo Impresión Cuentas de Presupuesto si desea incluir las cuentas de presupuesto. Además es posible configurar el tamaño de la hoja en la cual se desea ver el reporte. Para generar este reporte es necesario: 1.Ingrese al menú Informes 2.Ingrese al submenú Listados Generales 3.Seleccione el informe Plan de Cuentas. A continuación visualizará la siguiente pantalla: RANGOS Cuenta Contable Inicial: Seleccione la cuenta contable desde la cual desea generar el Plan Único de Cuentas. Cuenta Contable Final: Seleccione la cuenta contable hasta la cual desea generar el Plan Único de Cuentas. IMPRESIÓN Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 55

56 Incluir Cuentas de Presupuesto: Campo de selección que permite al momento de generar el Plan único de Cuentas incluir las cuentas de presupuesto. Hoja Carta: Opción que permite generar el informe en tamaño carta Hoja Oficio: Opción que permite generar el informe en tamaño oficio. 4.Haga clic en el botón Generar Reporte y se visualizara el reporte generado. TERCEROS Este informe permite listar los terceros existentes en la aplicación. Para generar este informe se debe especificar los documentos de los terceros a los cuales se les desea generar el reporte. Es posible también realizar la selección según el tipo de tercero que se desee. Y finalmente el informe generado se puede ordenar ya sea por documento o por nombre para una mayor organización de la información. Para generar este reporte es necesario: 1.Ingrese al menú Informes 2.Ingrese al submenú Listados Generales 3.Seleccione el informe Terceros. A continuación visualizará la siguiente pantalla: Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 56

57 RANGOS Documento Inicial: Seleccione el tercero desde la cual desea generar el informe. Documento Final: Seleccione el tercero desde la cual desea generar el informe. OPCIONES Seleccione el grupo de terceros del cual desea generar el informe. Ordenar Informe por Documento: Opción que permite ordenar el informe por el código. Ordenar Informe por Nombre: Opción que permite ordenar el informe por el nombre. IMPRESIÓN Incluir Cuentas de Presupuesto: Campo de selección que permite al momento de generar el Plan único de Cuentas incluir las cuentas de presupuesto. Hoja Carta: Opción que permite generar el informe en tamaño carta Hoja Oficio: Opción que permite generar el informe en tamaño oficio. 4.Haga clic en el botón Generar Reporte y se visualizara el reporte generado. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 57

58 Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 58

59 CONCILIACIÓN BANCARIA Informe que permite listar las conciliaciones bancarias según el mes, cuenta contable y estado deseado. Además es posible configurar el tamaño de la hoja en la cual se desea ver el mismo. Para generar este reporte es necesario: 1.Ingrese al menú Informes 2.Ingrese al submenú Listados Generales 3.Seleccione el informe Terceros. A continuación visualizará la siguiente pantalla: PERIODO Mes del Informe: Indique el mes para el cual desea generar el informe. RANGOS Código Cuenta Contable: Seleccione el tercero desde la cual desea generar el informe. OPCIONES Seleccione la opción que más se ajuste para generar el informe. Sin Conciliar: Selecciona las cuentas Sin Conciliar Procesados: Selecciona las cuentas Procesadas Conciliados: Selecciona las cuentas Conciliadas IMPRESIÓN Hoja Carta: Opción que permite generar el informe en hoja carta Hoja Oficio: Opción que permite generar el informe en hoja oficio. 4.Haga clic en el botón Generar Reporte y se visualizara el reporte generado. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 59

60 Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 60

61 Cómo generar los informes de: Informes Financieros. Lista todos y cada uno de los comprobantes con su respectivo valor que afectaron el rango de cuentas seleccionadas y el rango de terceros en el intervalo de fechas solicitadas. Cuando ingresa a ésta opción el programa solicitará el rango de cuentas, el rango de fechas del informe y el de terceros. BALANCE DE PRUEBA Este informe le permite listar el saldo de las cuentas; se obtiene al definir la fecha del período contable, el rango de cuentas, el rango de terceros y rango de centro de costos. Igualmente es posible al nivel que se desee detallar cuentas en ceros (si se incluyen cuentas sin movimientos o no), detallar terceros (si incluye los terceros afectados por los movimientos de las cuentas que han sido definidas para el manejo de terceros), detallar centros de costo (Si especifica el centro de costos de la cuenta o no), detallar cuentas 0,8,9 que afectan los totales e incluir cuentas de presupuesto. Adicionalmente es posible presentar los resultados en la moneda deseada, por medio de la opción Convertir Moneda. Para generar este reporte es necesario: 1.Ingrese al menú Informes 2.Ingrese al submenú Informes Financieros 3.Seleccione el informe Balance de Prueba. A continuación visualizará la siguiente pantalla: PERIODO Mes Inicial: Seleccione el mes desde el cual desea generar el informe. Mes Final: Seleccione el mes hasta el cual desea generar el informe. RANGOS Puede realizar la selección de los rangos que desee utilizar para generar el informe. Cuenta Contable: Seleccione las cuentas inferior y superior entre las cuales desea generar el informe. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 61

62 Tercero: Seleccione los terceros inferior y superior entre los cuales desea generar el informe. Centro de Costo: Seleccione los centros de costo inferior y superior entre los cuales desea generar el informe. OPCIONES Seleccione el nivel en el cual desee detallar aspectos como: Detallar Terceros: Indique si desea detallar terceros. Detallar Centros de Costos: Indique si desea detallar centros de costo. Cuentas en Cero: Indique si desea detallar cuentas en cero. Cuentas 0, 8, 9 Afectan Totales: Indique si desea detallar las cuentas 0,8,9 que afectan los totales. Incluir Cuentas de Presupuesto: Indique si desea incluir cuentas de presupuesto. CONVERTIR MONEDA Opción que permite generar el reporte en una moneda diferente a pesos colombianos. Moneda: Indique el nombre de la moneda en la cual desea obtener el reporte. Factor: Indique el factor de conversión de pesos colombianos a la moneda deseada. IMPRESIÓN Hoja Carta: Opción que permite generar el informe en hoja carta Hoja Oficio: Opción que permite generar el informe en hoja oficio. Recuerde Tener en cuenta todos los filtros que son necesarios para generar el reporte. 4.Haga clic en el botón Generar Reporte y se visualizara el reporte generado. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 62

63 ESTADO DE RESULTADOS Este informe permite listar el estado de las cuentas y para ello se sigue los criterios de selección: Visualización (Estándar o Presentación Bancaria), Periodo (determina el período contable que se quiere listar), Nivel de Cuentas (puede elegir el nivel de cuenta en el que debe existir los saldos de cuenta), detallar terceros (si incluye los terceros afectados por los movimientos de las cuentas que han sido definidas para el manejo de terceros), Cuentas en ceros (si refleja las cuentas que solo han tenido movimiento), Solo cuentas con Centros (si especifica el centro de costos de la cuenta o no) e Incluir Cuentas de Presupuesto. Adicionalmente se puede elegir en que moneda se desea generar el reporte ingresando el nombre de la moneda y el factor de conversión. Para generar este reporte es necesario: 1.Ingrese al menú Informes 2.Ingrese al submenú Informes Financieros 3.Seleccione el informe Estado de Resultados. A continuación visualizará la siguiente pantalla: VISUALIZACION Estándar: Permite una visualización estándar del informe. Presentación Bancaria: Permite una visualización de presentación bancaria del informe. PERIODO Mes Inicial: Seleccione el mes desde el cual desea generar el informe. Mes Final: Seleccione el mes hasta el cual desea generar el informe. RANGOS Puede realizar la selección de los rangos que desee utilizar para generar el informe. Centro de Costo: Seleccione los centros de costo inferior y superior entre los cuales desea generar el informe. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 63

64 OPCIONES Seleccione el nivel en el cual desee detallar aspectos como: Detallar Terceros: Indique si desea detallar terceros. Cuentas en Cero: Indique si desea detallar cuentas en cero. Solo Cuentas con Centros: Indique si desea detallar solamente las cuentas que contengan centros. Incluir Cuentas de Presupuesto: Indique si desea incluir cuentas de presupuesto. CONVERTIR MONEDA Opción que permite generar el reporte en una moneda diferente a pesos colombianos. Moneda: Indique el nombre de la moneda en la cual desea obtener el reporte. Factor: Indique el factor de conversión de pesos colombianos a la moneda deseada. IMPRESIÓN Titulo Reporte: Campo que permite introducir el titulo que se desee tenga el reporte. Subtitulo Reporte: Campo que permite introducir el subtitulo que se desee tenga el reporte. Hoja Carta: Opción que permite generar el informe en tamaño carta Hoja Oficio: Opción que permite generar el informe en tamaño oficio. Recuerde Tener en cuenta todos los filtros necesarios para generar el reporte que desea. 4.Haga clic en el botón Generar Reporte y se visualizara el reporte generado. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 64

65 BALANCE GENERAL Este informe permite listar el estado de las cuentas y para ello se siguen los siguientes criterios de selección explicados en el informe de Estado de Resultados. Para generar este reporte es necesario: 1.Ingrese al menú Informes 2.Ingrese al submenú Informes Financieros 3.Seleccione el informe Estado de Resultados. A continuación visualizará la siguiente pantalla: VISUALIZACION Estándar: Permite una visualización estándar del informe. Presentación Bancaria: Permite una visualización de presentación bancaria del informe. PERIODO Mes Inicial: Seleccione el mes desde el cual desea generar el informe. Mes Final: Seleccione el mes hasta el cual desea generar el informe. RANGOS Puede realizar la selección de los rangos que desee utilizar para generar el informe. Centro de Costo: Seleccione los centros de costo inferior y superior entre los cuales desea generar el informe. OPCIONES Seleccione el nivel en el cual desee detallar aspectos como: Detallar Terceros: Indique si desea detallar terceros. Cuentas en Cero: Indique si desea detallar cuentas en cero. Incluir Cuentas de Orden: Indique si desea incluir cuentas de orden. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 65

66 Incluir Cuentas de Presupuesto: Indique si desea incluir cuentas de presupuesto. CONVERTIR MONEDA Opción que permite generar el reporte en una moneda diferente a pesos colombianos. Moneda: Indique el nombre de la moneda en la cual desea obtener el reporte. Factor: Indique el factor de conversión de pesos colombianos a la moneda deseada. IMPRESIÓN Titulo Reporte: Campo que permite introducir el titulo que se desee tenga el reporte. Subtitulo Reporte: Campo que permite introducir el subtitulo que se desee tenga el reporte. Hoja Carta: Opción que permite generar el informe en hoja carta Hoja Oficio: Opción que permite generar el informe en hoja oficio. Recuerde Tener en cuenta todos los filtros necesarios para generar el reporte que desea. 4.Haga clic en el botón Generar Reporte y se visualizara el reporte generado. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 66

67 CAMBIOS EN EL PATRIMONIO Este informe permite listar el estado de cambios en el patrimonio. Para emitir este listado se hace necesario que el año que se va a analizar se encuentre cerrado. Este informe refleja el saldo de los grupos de patrimonio a enero primero; el aumento o disminución de dichos grupos en el transcurso del año y el saldo final de los grupos de patrimonio, pudiendo establecer fácilmente si las cuentas de patrimonio aumentaron, disminuyeron o permanecieron estables. Para generar este reporte es necesario: 1.Ingrese al menú Informes 2.Ingrese al submenú Informes Financieros 3.Seleccione el informe Cambios en el Patrimonio. A continuación visualizará la siguiente pantalla: RANGOS Puede realizar la selección de los rangos que desee utilizar para generar el informe. Cuenta Contable Inicial: Seleccione la cuenta inferior desde la cual desea generar el informe. Cuenta Contable Final: Seleccione la cuenta inferior hasta la cual desea generar el informe. IMPRESIÓN Incluir Cuentas en Cero: Opción que permite incluir en el informe generado cuentas en cero. Hoja Carta: Opción que permite generar el informe en hoja carta Hoja Oficio: Opción que permite generar el informe en hoja oficio. 4.Haga clic en el botón Generar Reporte y se visualizara el reporte generado. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 67

68 Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 68

69 CAMBIOS EN LA SITUACIÓN FINANCIERA Este informe permite listar los estados de cambios de la situación financiera. Igualmente que el listado anterior se requiere que el año a analizar ya se encuentre cerrado. Refleja los grupos y/o cuentas del patrimonio con su saldo a 31 de Diciembre del año objeto de análisis. Adicionalmente, reflejará el aumento o disminución de dichas cuentas en el transcurso del año. Al ingresar a ésta opción establezca el rango de cuentas (recuerde que éstas deben ser cuentas del patrimonio), elija luego el tipo de análisis (horizontal o vertical) y el destino del listado. Tenga en cuenta que si selecciona análisis vertical adicionalmente refleja el porcentaje que representa el valor de la cuenta para el total de su grupo y el porcentaje que representará el valor del grupo para el total del patrimonio. Para generar este reporte es necesario: 1. Ingrese al menú Informes 2. Ingrese al submenú Informes Financieros 3. Seleccione el informe Cambios en la Situación Financiera. A continuación visualizará la siguiente pantalla: 4. Seleccione cuales son los años y las empresas a las que les desea comparar la situación financiera en los campos Año y Empresa y posteriormente seleccione las cuentas contables que desea parametrizar en haciendo clic los campos de la columna Cuenta Contable. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 69

70 Cuenta Contable: Seleccione la cuenta contable que desee asignar haciendo clic en Buscar o cree una nueva cuenta contable haciendo clic en Agregar. Véase Cómo crear el Plan Único de Cuentas. 5. Si la cuenta seleccionada es la correcta hacer clic en Grabar para guardar o hacer clic en Cerrar para abandonar la ventana y volver a la ventana Informe de Estado de Cambios en la Situación Financiera. 6. Luego de realizar la selección de todas las cuentas contables haga clic en Calcular Valores para realizar la comparación o en Cerrar para abandonar la ventana. 7. Haga clic en Generar Informe para visualizar el informe. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 70

71 Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 71

72 ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO Este informe permite listar el flujo de efectivo definiendo el periodo Mensual, Trimestral o Anual y seleccionando rango del mes inferior y superior, este informe genera los movimientos comparando el periodo fiscal seleccionado. Igualmente es posible seleccionar el tipo de hoja en la cual se desea visualizar el informe a generar. Para generar este reporte es necesario: 1.Ingrese al menú Informes 2.Ingrese al submenú Informes Financieros 3.Seleccione el informe Estado de Flujo de efectivo. A continuación visualizará la siguiente pantalla: PERIODO Indique el periodo del cual desea generar el informe: Mensual, Bimestral o Anual. Mes Inicial: Seleccione el mes desde el cual desea generar el informe. Mes Final: Seleccione el mes hasta el cual desea generar el informe. IMPRESIÓN Hoja Carta: Opción que permite generar el informe en hoja carta Hoja Oficio: Opción que permite generar el informe en hoja oficio. 4.Haga clic en el botón Generar Reporte para visualizar el reporte generado. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 72

73 Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 73

74 SALDOS DE OPERACIONES RECIPROCAS (CGN ) Este informe permite listar las operaciones ó movimientos contables entre entidades estatales ó mixtas de acuerdo con el código de las entidades. Ingresar los meses entre los cuales desea obtener la información. Igualmente aclarar si es Provisional o Definitivo y especificar las cuentas entre las que se encuentra. Para generar este reporte es necesario: 1.Ingrese al menú Informes 2.Ingrese al submenú Informes Financieros 3.Seleccione el informe Saldos de Operaciones Reciprocas. A continuación visualizará la siguiente pantalla: PERIODO Año: Seleccione el año para el cual desea generar el informe. Mes Inicial: Seleccione el mes desde el cual desea generar el informe. Mes Final: Seleccione el mes hasta el cual desea generar el informe. RANGOS Puede realizar la selección de los rangos que desee utilizar para generar el informe. Puede seleccionar si los rangos que desea establecer son provisionales o definitivos marcando la opción correspondiente. Inicial: Seleccione la cuenta contable desde la cual desea obtener el informe. Final: Seleccione la cuenta contable desde la cual desea obtener el informe. Nivel Subcuenta sin 0,8,9: Indique si desea que el informe a generar diferencie el nivel subcuenta sin 0,8,9. IMPRESIÓN Hoja Carta: Opción que permite generar el informe en hoja carta Hoja Oficio: Opción que permite generar el informe en hoja oficio. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 74

75 4.Haga clic en el botón Generar Reporte despliega la siguiente ventana: para visualizar el reporte generado. Se Las cuentas que se muestran en esta ventana son aquellas que en el momento de la parametrización se definieron como corrientes y no corrientes, para ellas es necesario definir el valor o porcentaje, para ello: 5.Especificar por cada cuenta si es afectada por valor o porcentaje en la columna Afecta Por. 6.En caso de ser por valor, introducir el valor en las columnas Valor Corriente y Valor No Corriente. 7.En caso de ser por porcentaje, indicar el % asignado en las columnas % Corriente y % No Corriente. 8.Si los datos ingresados son correctos hacer clic en Grabar para guardar o hacer clic en Cerrar para abandonar la ventana y volver a la ventana Impresiones Operaciones Reciprocas (CGN ). Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 75

76 Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 76

77 INDICADORES FINANCIEROS Este informe permite listar los valores correspondientes para cada mes del periodo fiscal de acuerdo con las operaciones definidas para cada indicador y las cuentas estipuladas para tal cálculo. Para generar este reporte es necesario: 1.Ingrese al menú Informes 2.Ingrese al submenú Informes Financieros 3.Seleccione el informe Indicadores Financieros. A continuación visualizará la siguiente pantalla: Periodo: Indique el periodo mes y año del cual desea obtener los indicadores financieros. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 77

78 CATALOGO DE CUENTAS (CGN ) Este informe permite generar la información exigida por la CGN. genera el reporte del rango de cuentas definido y para el periodo contable establecido estipulando por Norma que se incluyan los movimientos débitos y créditos del trimestre y que se distribuya el saldo final en el saldo corriente o no corriente según la disponibilidad de la cuentas. De desarrollo con directivas (ej red salud Armenia). Para generar este reporte es necesario: 1.Ingrese al menú Informes 2.Ingrese al submenú Informes Financieros 3.Seleccione el informe Indicadores Financieros. A continuación visualizará la siguiente pantalla: PERIODO Año: Seleccione el año para el cual desea generar el informe. Mes Inicial: Seleccione el mes desde el cual desea generar el informe. Mes Final: Seleccione el mes hasta el cual desea generar el informe. RANGOS Puede realizar la selección de los rangos que desee utilizar para generar el informe. Puede seleccionar si los rangos que desea establecer son provisionales o definitivos marcando la opción correspondiente. Inicial: Seleccione la cuenta contable desde la cual desea obtener el informe. Final: Seleccione la cuenta contable desde la cual desea obtener el informe. Cuentas en Cero: Indique si desea que el informe a generar diferencie las cuentas en cero. IMPRESIÓN Hoja Carta: Opción que permite generar el informe en hoja carta Hoja Oficio: Opción que permite generar el informe en hoja oficio. 4.Haga clic en el botón Generar Reporte para visualizar el reporte generado. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 78

79 Las cuentas que se muestran en esta ventana son aquellas que en el momento de la parametrización se definieron como corrientes y no corrientes, para ellas es necesario definir el valor o porcentaje, para ello: 5.Especificar por cada cuenta si es afectada por valor o porcentaje en la columna Afecta Por. 6.En caso de ser por valor, introducir el valor en las columnas Valor Corriente y Valor No Corriente. 7.En caso de ser por porcentaje, indicar el % asignado en las columnas % Corriente y % No Corriente. 8.Si los datos ingresados son correctos hacer clic en Grabar para guardar o hacer clic en Cerrar para abandonar la ventana y volver a la ventana Impresiones Operaciones Reciprocas (CGN ). 9.Hacer clic nuevamente en el botón Generar Reporte para visualizar el reporte generado. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 79

80 Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 80

81 Cómo generar los informes de: Listados Auxiliares CUENTAS, TERCEROS Y CENTROS Este informe permite listar un informe de los movimientos efectuados por cada una de las cuentas auxiliares dentro del Plan de Cuentas, de las cuentas discriminadas por terceros que se afectaron y de cuentas discriminadas por centros de costos. Para ello entonces se deberá establecer el periodo en el cual desea ver los movimientos realizados, igualmente deberá establecer el criterio para obtener el informe, si para cuenta, para terceros o para centros de costos. Seguidamente deberá determinar el segundo criterio si para Tercero, Centro y fecha; esto permite que se genere el informe a partir de varias combinaciones. Finamente, especifique el rango de cuentas, terceros o centros de costos con las fechas respectivas. Para generar este reporte es necesario: 1.Ingrese al menú Informes 2.Ingrese al submenú Listados Auxiliares 3.Seleccione el informe Cuentas, Terceros y Centros. A continuación visualizará la siguiente pantalla: PERIODO Fecha Inicial: Seleccione el mes desde el cual desea generar el informe. Fecha Final: Seleccione el mes hasta el cual desea generar el informe. RANGOS Puede realizar la selección de los rangos que desee utilizar para generar el informe. Cuenta Contable: Indique el rango inferior y superior que desea manejar para las cuentas contables. Tercero: Indique el rango inferior y superior que desea manejar para los terceros. Centros de Costo: Indique el rango inferior y superior que desea manejar para los centros de costos. OPCIONES Esta opción permite realizar un gran número de combinaciones posibles para personalizar su informe. Criterio: Seleccione el criterio base con el cual desea generar el informe (cuenta contable, tercero o centro de pago) Segundo Criterio: Seleccione el criterio con el cual desea generar el informe (cuenta contable, tercero, centro de pago o fecha). Tenga en cuenta que el criterio y el segundo criterio no pueden ser parámetros iguales. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 81

82 Tipos de Comprobante: Seleccione el estado de los tipos de comprobantes con los cuales desea generar el informe (Todos, registrados, Comprobados o Anulados) IMPRESIÓN Hoja Carta: Opción que permite generar el informe en hoja carta Hoja Oficio: Opción que permite generar el informe en hoja oficio. Resumen: Campo que permite indicar si el informe generado es un resumen. Borrador: Campo que permite indicar si el informe generado es un borrador. 4.Haga clic en el botón Generar Reporte para visualizar el reporte generado. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 82

83 COMPROBANTES DE DIARIO Este informe le permite listar los comprobantes de diario. Este informe se encuentra definido por rangos de comprobante, numero de comprobante, Terceros, centro de costo, por documento y por fecha (inicial y final), estados de comprobantes (todos, registrados y conformados), además se puede establecer una visualización en la cual se pude incluir tercero, centro de costos, nivel de cuneta y definir el nivel de cuenta. Para generar este reporte es necesario: 1.Ingrese al menú Informes 2.Ingrese al submenú Listados Auxiliares 3.Seleccione el informe Comprobantes de Diario. A continuación visualizará la siguiente pantalla: PERIODO Fecha Inicial: Seleccione el mes desde el cual desea generar el informe. Fecha Final: Seleccione el mes hasta el cual desea generar el informe. RANGOS Puede realizar la selección de los rangos que desee utilizar para generar el informe. Comprobantes: Indique el rango inferior y superior que desea manejar para los comprobantes de diario. Consecutivo: Indique el rango inferior y superior que desea manejar para los consecutivos de un determinado comprobante. Tercero: Indique el rango inferior y superior que desea manejar para los terceros. Centros de Costo: Indique el rango inferior y superior que desea manejar para los centros de costos. OPCIONES Esta opción permite realizar un gran número de combinaciones posibles para personalizar su informe. Tipos de comprobantes: seleccione el filtro que desea para la generación del informe (todos, registrados o confirmados). Visualización: seleccione el filtro que desea en la cual puede incluir tercero, centro de costos, nivel de cuneta y definir el nivel de cuenta. IMPRESIÓN Hoja Carta: Opción que permite generar el informe en hoja carta Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 83

84 Hoja Oficio: Opción que permite generar el informe en hoja oficio. 4.Haga clic en el botón Generar Reporte para visualizar el reporte generado. SALDOS DE TERCEROS Este informe permite listar los saldos de los terceros. Este listado tiene como criterio de selección el periodo y si maneja terceros o cuentas. También se encuentra la opción de iniciar o no las cuentas en cero. Para generar este reporte es necesario: 1.Ingrese al menú Informes 2.Ingrese al submenú Listados Auxiliares 3.Seleccione el informe Saldos de Terceros. A continuación visualizará la siguiente pantalla: Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 84

85 PERIODO Indique el mes y año al cual desea generar el informe. Fecha Final: Seleccione el mes hasta el cual desea generar el informe. TERCEROS Inicial: Indique desde que tercero desea generar el informe. Final: Indique hasta que tercero desea generar el informe. CUENTAS Inicial: Seleccione la cuenta contable desde la cual desea obtener el informe. Final: Seleccione la cuenta contable desde la cual desea obtener el informe. CUENTAS EN CERO Indique si desea que el informe a generar diferencie las cuentas en cero. 4.Haga clic en el botón Generar Reporte para visualizar el reporte generado. SALDOS DE CENTROS DE COSTOS Este informe permite listar los saldos de los centros de Costos. Este listado tiene como criterio de selección el código del centro de costo. Luego elija la o las cuentas para las cuales solicita el informe. Igualmente indique el mes para el cual desea generar el reporte. Para generar este reporte es necesario: 1.Ingrese al menú Informes 2.Ingrese al submenú Listados Auxiliares Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 85

86 3.Seleccione el informe Saldos de Centros de Costos. A continuación visualizará la siguiente pantalla: PERIODO Indique el mes y año al cual desea generar el informe. CENTROS DE COSTO Inicial: Indique desde que centro desea generar el informe. Final: Indique hasta que centro desea generar el informe. CUENTAS Inicial: Seleccione la cuenta contable desde la cual desea obtener el informe. Final: Seleccione la cuenta contable desde la cual desea obtener el informe. CUENTAS EN CERO Indique si desea que el informe a generar diferencie las cuentas en cero. 4.Haga clic en el botón Generar Reporte para visualizar el reporte generado. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 86

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88 Cómo generar los informes de: Informe De Impuestos Esta opción permite listar los informes que se requieren para efectos tributarios, por lo tanto, deben ser generados periódicamente para efectos de análisis por la Compañía. RETENCIÓN MENSUAL Este informe permite listar la Retención en la Fuente Mensual y saldos actuales. Lo primero que se debe indicar en la pantalla es el mes para el que desea generar el informe. Adicionalmente, se debe indicar se la retención es causada o pagada y digitar la cuenta de retención. Para generar este reporte es necesario: 1.Ingrese al menú Informes 2.Ingrese al submenú Informe de Impuestos 3.Seleccione el informe Retención Mensual. A continuación visualizará la siguiente pantalla: PERIODO Mes del informe: Indique el mes del que desea generar el informe. RANGOS Seleccione si desea ver las retenciones causadas o pagadas. Código Cuenta Contable: Ingrese el código de la cuenta contable a la cual le desea obtener las retenciones aplicadas. IMPRESIÓN Hoja Carta: Opción que permite generar el informe en hoja carta Hoja Oficio: Opción que permite generar el informe en hoja oficio. 4.Haga clic en el botón Generar Reporte para visualizar el reporte generado. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 88

89 Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 89

90 RETENCIÓN ICA-IVA Este informe permite listar el tipo de retención (IVA-ICA-OTRAS), relacionando la retención causada o pagada en el periodo mensual o bimensual identificando el código de la cuenta, periodo del informe. Igualmente se debe indicar el tipo de retención (ICA, IVA, Otros) y si ésta es causada o pagada. El Informe Bimensual verifica el valor base generado para cada tercero en el informe. El informe totalizara la base del ICA e IVA en cada concepto y general. Para generar este reporte es necesario: 1.Ingrese al menú Informes 2.Ingrese al submenú Informe de Impuestos 3.Seleccione el informe Retención ICA-IVA. A continuación visualizará la siguiente pantalla: PERIODO Indique si desea generar el informe mensual o bimensual. Mes Inicial: Seleccione el mes desde el cual desea generar el informe. Mes Final: Seleccione el mes hasta el cual desea generar el informe. RANGOS Tipo de Retención: Indique que tipos de retención desea obtener en el informe ICA, IVA o Otras. Relacionar la Retención: Indique si desea relacionar las retenciones causadas o pagadas. Código Cuenta Contable: Registre el código de la cuenta que desea hacer objeto del informe. IMPRESIÓN Hoja Carta: Opción que permite generar el informe en hoja carta Hoja Oficio: Opción que permite generar el informe en hoja oficio. 4.Haga clic en el botón Generar Reporte para visualizar el reporte generado. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 90

91 I.V.A. BIMESTRAL Este informe permite listar el I.V.A. por venta y por compras generadas durante dos meses. En la pantalla de ésta opción se debe especificar el rango de meses los cuales debe generar el informe, si las cuentas son definitivas o por rangos, las cuentas del I.V.A. por ventas, y las cuentas del I.V.A. por compras. Para generar este reporte es necesario: 1.Ingrese al menú Informes 2.Ingrese al submenú Informe de Impuestos 3.Seleccione el informe I.V.A. Bimestral. A continuación visualizará la siguiente pantalla: Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 91

92 PERIODO Mes Inicial: Seleccione el mes desde el cual desea generar el informe. Mes Final: Seleccione el mes hasta el cual desea generar el informe. RANGOS Indique si desea realizar la búsqueda por definidas o por rangos. Cuenta IVA para Ventas: Indique el rango de cuentas IVA que desee manejar para ventas. Cuenta IVA para Compras: Indique el rango de cuentas IVA que desee manejar para compras. IMPRESIÓN Hoja Carta: Opción que permite generar el informe en tamaño carta Hoja Oficio: Opción que permite generar el informe en tamaño oficio. 4.Haga clic en el botón Generar Reporte para visualizar el reporte generado. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 92

93 INDUSTRIA Y COMERCIO Este informe permite listar el total de ingresos y el total de devoluciones, rebajas y descuentos en un rango de meses, con el fin de reflejar el total real de ingresos. Para generar este reporte es necesario: 1.Ingrese al menú Informes 2.Ingrese al submenú Informe de Impuestos 3.Seleccione el informe Industria y Comercio. A continuación visualizará la siguiente pantalla: PERIODO Mes Inicial: Seleccione el mes desde el cual desea generar el informe. Mes Final: Seleccione el mes hasta el cual desea generar el informe. CUENTAS DE INGRESOS Inicial: Indique la cuenta contable de ingresos desde la cual desea generar el informe. Final: Indique la cuenta contable de ingresos hasta la cual desea generar el informe. CTAS DE DEVOLUCION, REBAJAS Y DESCUENTOS Inicial: Indique la cuenta contable de devolución, rebajas y descuentos desde la cual desea generar el informe. Final: Indique la cuenta contable de devolución, rebajas y descuentos hasta la cual desea generar el informe. TIPO DE INFORME Indique si el informe que desea generar es definitivo o es provisional. 4.Haga clic en el botón Generar Reporte para visualizar el reporte generado. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 93

94 Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 94

95 LISTADO DETALLADO DE RETENCIÓN EN LA FUENTE Este informe permite listar las cuentas que manejaron retención en la fuente, con su respectivo valor individual y total para el valor de todas las cuentas. Para ello se debe especificar el periodo de retenciones, el rango de las cuentas y de terceros si la cuenta los maneja. Igualmente se podrá realizar agrupamientos por cuenta o tercero según lo desee. Para generar este reporte es necesario: 1. Ingrese al menú Informes 2. Ingrese al submenú Informe de Impuestos 3. Seleccione el informe Listado Detallado de Retención en la Fuente. A continuación visualizará la siguiente pantalla: PERIODO Mes Inicial: Seleccione el mes desde el cual desea generar el informe. Mes Final: Seleccione el mes hasta el cual desea generar el informe. CUENTAS DE RETENCION Inicial: Indique la cuenta contable de retención desde la cual desea generar el informe. Final: Indique la cuenta contable de retención hasta la cual desea generar el informe. TERCEROS Inicial: Indique el tercero desde el cual desea generar el informe. Final: Indique el tercero hasta el cual desea generar el informe. AGRUPAMIENTO Indique si desea que la información presentada en el informe se encuentre agrupada por cuentas o por terceros. 5.Haga clic en el botón Generar Reporte para visualizar el reporte generado. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 95

96 Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 96

97 RECLASIFICACIÓN RETENCIONES PAGADAS Este informe permite listar la reclasificación de las cuentas contables seleccionando el mes del informe, cargando los datos del informe de retenciones. Se deberá indicar si las retenciones son por ICA, IVA o Rete/Fuente. Esta opción permite mostrar el reporte y además confirmar la información que se muestra. Es importante aclarar que luego de confirmar algún mes no es posible volver a realizar el proceso en este periodo. Para generar este reporte es necesario: 1. Ingrese al menú Informes 2. Ingrese al submenú Informe de Impuestos 3. Seleccione el informe Reclasificación Retenciones Pagadas. A continuación visualizará la siguiente pantalla: Indique si desea realizar el filtro por retenciones de ICA, IVA o Rete/Fuente. Indique el rango de tiempo que desea para obtener el informe, Mensual o Bimensual, adicionalmente especifique el mes inicial (campo Mes Inicial) y el mes final (campo Mes Final). Total Retención Cargada: Campo que muestra la sumatoria de todas las retenciones encontradas en el intervalo de tiempo establecido. ASIGNACION DE CUENTAS Cuenta Origen: Seleccione la cuenta origen para realizar la reclasificación. Cuenta Destino: Seleccione la cuenta destino para realizar la reclasificación. 4. Haga clic en el botón Actualizar para cargar los parámetros ingresados al sistema. 5. Haga clic en el botón Generar Reporte para visualizar el reporte generado. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 97

98 Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 98

99 BIMESTRAL DE IVA Presenta los ingresos IVA Generado e IVA descontable en las respectivas cuentas contables definidas, Cruzando Base gravable excepto y el valor del IVA es Igual al IVA generado. Para generar este reporte es necesario: 1.Ingrese al menú Informes 2.Ingrese al submenú Informe de Impuestos 3.Seleccione el informe Bimestral de IVA. A continuación visualizará la siguiente pantalla: PERIODO Fecha Inicial: Seleccione el mes desde el cual desea generar el informe. Fecha Final: Seleccione el mes hasta el cual desea generar el informe. RANGOS CUENTAS DE INGRESOS Inicial: Indique la cuenta contable de ingresos desde la cual desea generar el informe. Final: Indique la cuenta contable de ingresos hasta la cual desea generar el informe. Cuenta de Devoluciones: Seleccione la cuenta de devoluciones a la cual desea generar el informe. CUENTA IVA GENERADO Inicial: Indique la cuenta desde la cual desea generar el informe. Final: Indique la cuenta hasta la cual desea generar el informe. CUENTA IVA DESCONTABLE Inicial: Indique la cuenta desde la cual desea generar el informe. Final: Indique la cuenta hasta la cual desea generar el informe. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 99

100 IMPRESIÓN Hoja Carta: Opción que permite generar el informe en tamaño carta Hoja Oficio: Opción que permite generar el informe en tamaño oficio. 4.Haga clic en el botón Generar Reporte para visualizar el reporte generado. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 100

101 ANEXOS DE DECLARACION Este informe le permite listar por cada tercero y por cada anexo del valor acumulado de las cuentas que maneja los anexos seleccionados. Podrá seleccionar todos o algunos de los anexos de declaración manejados por la empresa, luego preguntará por el rango de terceros, seleccione además el criterio de presentación dependiendo si se quiere los valores reflejados en cientos, miles o millones. 5.Ingrese al menú Informes 6.Ingrese al submenú Informe de Impuestos 7.Seleccione el informe Anexos de declaración. A continuación visualizará la siguiente pantalla: PERIODO Fecha Inicial: Seleccione el mes desde el cual desea generar el informe. Fecha Final: Seleccione el mes hasta el cual desea generar el informe. RANGOS ANEXOS DE DECLARACION Inicial: Indique el código de anexo de declaración inicial, el cual desea generar el informe. Final: Indique el código de anexo de declaración final, el cual desea generar el informe. TERCERO Inicial: Indique el código del tercero inicial, el cual desea generar el informe. Final: Indique el código del tercero final, el cual desea generar el informe. OPCIONES PRESENTACION Indique la presentación del informe real, cientos, miles o millones Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 101

102 IMPRESIÓN Hoja Carta: Opción que permite generar el informe en tamaño carta Hoja Oficio: Opción que permite generar el informe en tamaño oficio. 8.Haga clic en el botón Generar Reporte para visualizar el reporte generado. Cómo generar los informes de: Libros Oficiales. DIARIO MAYOR Este informe permite listar el movimiento por cada uno de los comprobantes de diario, desglosando las cuentas que los afectaron durante el período seleccionado. Para obtener este informe, se define el mes y día del informe contable, el tipo de informe (Comprobante, Cuenta, Subcuenta o Auxiliar) y si el informe es definitivo o no. Para generar este reporte es necesario: 1. Ingrese al menú Informes 2. Ingrese al submenú Libros Oficiales 3. Seleccione el informe Diario Mayor. A continuación visualizará la siguiente pantalla: PERIODO Indique el mes del cual desea generar el informe. RANGOS Fecha Inicial: Indique el día desde el cual desea generar el informe. Fecha Final: Indique el día hasta la cual desea generar el informe. OPCIONES Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 102

103 Tipo de Informe: Indique si el informe que desea generar es comprobante, subcuenta, cuenta o auxiliar. Informe Definitivo: Indique si el informe a generar es el definitivo. IMPRESIÓN Hoja Carta: Opción que permite generar el informe en tamaño carta Hoja Oficio: Opción que permite generar el informe en tamaño oficio. 4. Haga clic en el botón Generar Reporte para visualizar el reporte generado. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 103

104 MAYOR Y BALANCE Este listado mostrará a nivel de cuenta mayor el saldo del mes anterior (Débito o Crédito), el movimiento del mes seleccionado (Débito o Crédito) y el saldo final por cada cuenta. Para emitir este informe deberá elegir el respectivo mes, establecer el nivel, indicar si quiere ver reflejado en el listado las cuentas con saldo cero y si es el informe definitivo. Para generar este reporte es necesario: 1. Ingrese al menú Informes 2. Ingrese al submenú Libros Oficiales 3. Seleccione el informe Mayor y Balance. A continuación visualizará la siguiente pantalla: PERIODO Mes del Informe: Indique el mes del cual desea generar el informe. OPCIONES A Nivel: Indique de que nivel desea generar el informe. Cuentas en cero: Indique si en el informe a generar desea visualizar las cuentas en cero. Informe Definitivo: Indique si el informe a generar es el definitivo. IMPRESIÓN Hoja Carta: Opción que permite generar el informe en tamaño carta Hoja Oficio: Opción que permite generar el informe en tamaño oficio. 4. Haga clic en el botón Generar Reporte para visualizar el reporte generado. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 104

105 INVENTARIO Y BALANCE Mediante ésta opción obtendrá un informe que mostrará el movimiento de cada tercero dentro de cada cuenta en el mes seleccionado y que reflejará en la columna el valor parcial, la suma de los movimientos de los terceros que refleja en el valor Débito o Crédito según el caso y que represente el valor total de la cuenta. Para generar este reporte es necesario: 1. Ingrese al menú Informes 2. Ingrese al submenú Libros Oficiales 3. Seleccione el informe Inventario y Balance. A continuación visualizará la siguiente pantalla: Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 105

106 PERIODO Mes del Informe: Indique el mes del cual desea generar el informe. OPCIONES A Nivel: Indique de que nivel desea generar el informe. Cuentas en cero: Indique si en el informe a generar desea visualizar las cuentas en cero. Informe Definitivo: Indique si el informe a generar es el definitivo. Solo Numeración: Generación de informe con la numeración del libro oficial. Detallar Terceros: Opción que permite generar el informe incluyendo los terceros. Incluir Cuentas de Presupuesto: Opción que permite incluir la cunetas contables de terceros IMPRESIÓN Hoja Carta: Opción que permite generar el informe en tamaño carta Hoja Oficio: Opción que permite generar el informe en tamaño oficio. 4. Haga clic en el botón Generar Reporte para visualizar el reporte generado. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 106

107 La generación de los libros oficiales se realizara con sub-cuenta y auxiliar. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 107

108 Cómo generar los informes de: Informes De Presupuestos PRESUPUESTO CONTABLE Este informe permite listar un informe de los presupuestos mensuales efectuados por cada uno de las cuentas discriminando el valor proyectado por cada mes del año. Para ello se da la posibilidad de ingresar si lo desea por rangos de cuentas, debe definirse si el informe se desea discriminando centro de costos, además se deberá indicar el nivel de cuenta contable al cual se desea obtener el reporte. Para generar este reporte es necesario: 1. Ingrese al menú Informes 2. Ingrese al submenú Informes de Presupuestos 3. Seleccione el informe Presupuesto Contable. A continuación visualizará la siguiente pantalla: CUENTAS Inicial: Indique la cuenta desde la cual desea generar el informe. Final: Indique la cuenta hasta la cual desea generar el informe. CENTRO DE COSTO Indique si desea visualizar en el informe los centros de costos o no. AÑO/PERIODO Indique el año y el mes del cual desea obtener el presupuesto contable NIVELES Indique a qué nivel desea generar el informe. INFORME EN Indique si desea generar el informe en pesos, miles o millones. 4. Haga clic en el botón Generar Reporte para visualizar el reporte generado. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 108

109 Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 109

110 Cómo generar los informes de: Informes Comparativos BALANCE GENERAL Este reporte permite generar el balance haciendo la comparación filtrándola con un mes inferior y otro superior de un año respectivo filtrándolo por mes, bimestre, trimestre o semestre, Rango de centros, seleccionado nivel de cuenta, Filtros de las mismas y generando el titulo y Subtitulo al reporte que se va a generar. Para generar este reporte es necesario: 1. Ingrese al menú Informes 2. Ingrese al submenú Informes Comparativos 3. Seleccione el informe Balance general. A continuación visualizará la siguiente pantalla: VISUALIZACION La cual se pude generar estándar o presentación bancaria. PERIODOS Indique el año y mes inferior y superior a comparar con el cual desea generar el informe. RANGO CENTRO DE COSTOS Indique el rango inicial y final el cual sedea incluir en el informe. OPCIONES Indique el nivel de cuenta en la cual desea genera el informe, adicionalmente puede incluir la siguiente información si así lo desea, detallar terceros, cunetas en cero, incluir cunetas de orden, incluir cunetas de presupuesto. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 110

111 IMPRESIÓN Hoja Carta: Opción que permite generar el informe en tamaño carta Hoja Oficio: Opción que permite generar el informe en tamaño oficio. 4. Haga clic en el botón Generar Reporte para visualizar el reporte generado. ESTADO DE RESULTADOS Este reporte permite generar el balance haciendo la comparación con el generado por otra empresa generada en la aplicación, el filtro es por período y seleccionado las empresas para las que se genera la información del balance de resultados. Para generar este reporte es necesario: 1. Ingrese al menú Informes 2. Ingrese al submenú Informes Comparativos 3. Seleccione el informe Estado de Resultados A continuación visualizará la siguiente pantalla: Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 111

112 VISUALIZACION La cual se pude generar estándar, presentación bancaria y presentación de anexos. PERIODOS Indique el año y mes inferior y superior a comparar con el cual desea generar el informe. RANGO CENTRO DE COSTOS Indique el rango inicial y final el cual sedea incluir en el informe. OPCIONES Indique el nivel de cuenta en la cual desea genera el informe, adicionalmente puede incluir la siguiente información si así lo desea, detallar terceros, cunetas en cero, incluir cuentas de presupuesto. IMPRESIÓN Hoja Carta: Opción que permite generar el informe en tamaño carta Hoja Oficio: Opción que permite generar el informe en tamaño oficio. 4. Haga clic en el botón Generar Reporte para visualizar el reporte generado. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 112

113 Cómo generar los informes de: Reportes Generados REPORTES GENERADOS Allí se listaran todos los reportes generados hasta el momento, con la descripción ingresada. Igualmente se podrán imprimir los reportes deseados. Para generar este reporte es necesario: 1. Ingrese al menú Informes 2. Ingrese al submenú Reportes Generados 3. Seleccione el informe Reportes Generados. A continuación visualizará la siguiente pantalla: Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 113

114 4. Se listan todos los informes que han sido generados hasta el momento con su descripción, de los cuales puede seleccionar el que necesite imprimir y hacer clic en Imprimir, o bien hacer clic en Cerrar para abandonar esta ventana. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 114

115 CAPITULO 6 OPERACIONES NO RUTINARIAS Cómo Ingresar los Parámetros Contables Esta opción permite configurar los parámetros del módulo en donde se definen las cuentas contables de Superávit, Déficit y cuenta de Estado de Resultados. Esta opción solo se configura una vez y al principio del sistema. Es muy importante que quede muy bien configurada, pues de lo contrario se presentarán dificultades posteriores para los resultados de los movimientos. Para ello: 1. Ingrese al menú Utilidades 2. Seleccione la opción Parámetros. A continuación se despliega la siguiente ventana: El sistema postula tres pestañas: GENERALES, RECLASIFICACION RETENCIONES Y FIRMAS. PESTAÑA GENERAL Cuenta de Déficit: Campo que permite digitar o seleccionar la cuenta de Déficit. Si no ha sido creada, hágalo con la ayuda del botón e ingrese la información solicitada, la cual corresponde a Cómo crear el Plan Único de Cuentas. Cuenta de Superávit: Campo que permite digitar o seleccionar la cuenta del Superávit. Si no ha sido creada, hágalo con la ayuda del botón e ingrese la información solicitada, la cual corresponde a la ventana de la opción Plan Unico de Cuentas. Cuenta de Ganancias: Campo que permite digitar la cuenta de Ganancias. Si no ha sido creada, hágalo con la ayuda del botón e ingrese la información solicitada, la cual corresponde a la ventana de la opción Plan Unico de Cuentas. Comprobante de Cierre: Campo que permite digitar el código que identifica el comprobante del tipo cierre. Nit DIAN: Campo que permite digitar el código que Nit que asigna la DIAN. Tesorería Distrital: Campo que permite seleccionar o digitar el NIT con el que se identificará la tesorería. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 115

116 Comprobante de homologacion: Campo que permite registrar el comnprobante contable para el proceso de homologacion. Consolidar Información: Permite mostrar los comprobantes contables agrupados de modo que permita realizar una organización mejor de la información. Fecha de Cierre: Campo que indica la fecha del ultimo cierre contable realizado. Conciliacion: Campo que indica fecha de la ultima conciliacion realizada. PESTAÑA RECLASIFICACION RETENCIONES Comprobante de Traslados: Campo que permite realizar el ingreso del codigo de comprobante de traslado con el cual se realizara la operacion. Conceptos para reclasificacion de retencion: campo que permite incluir los conceptos de la reclasificación de retención de IVA, ICA y Retefuente. PESTAÑA FIRMAS Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 116

117 Imprimir Firmas: Campo que permite seleccionar si los informes del módulo llevarán la firma y datos del Revisor Fiscal. Firma: Campo que permite digitar el nombre de la persona encargada de firmar los certificados. Solo si escogio SI en la impresión de firmas Cargo: Campo que permite digitar el cargo de la persona encargada de firmar los certificados. Revisor Fiscal: campo que permite digitar el nombre del funcionario encargado de la Revisoría de la Institución. Solo si escogio SI en la impresión de firmas. Tarjeta Profesional: campo que permite digitar el número de tarjeta profesional del registro porfesional del Revisor fiscal ó Contador. Solo si escogio SI en la impresión de firmas 3. Si los datos ingresados son correctos, para guardarlos, haga clic en Grabar o si desea abandonar la ventana haga clic en Cerrar. Cómo Generar el Recálculo de Saldos Esta opción permite recalcular los saldos de forma general. Se debe determinar el mes que se desea recalcular. Este proceso verifica la información que se encuentra en los movimientos y la compara con la que se encuentra en los saldos de cuentas, para de esta forma cruzar los créditos con los débitos. Para ello: 1. Ingrese al menú Utilidades 2. Seleccione la opción Recalcular saldos. Luego se desplaza la siguiente pantalla. 3. Indique el mes al cual desea realizarle un recalculo, adicionalmente puede establecer si así lo desea la validación de información comprobante contable a recalcular y haga clic en Procesar ventana. para realizar la operación o bien haga clic en Cerrar para abandonar la Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 117

118 Cómo Definir el estado del flujo de efectivo Esta opción permite configurar el archivo para reportar el Estado de Flujo de Efectivo, se parametrizan las cuentas y los movimientos que se requiere incluir en el flujo de efectivo. Para ello: 1. Ingrese al menú Utilidades 2. Seleccione la opción Parámetros Estado del flujo de efectivo. A continuación visualizará: 3. Seleccione el parámetro donde desea crear el nuevo parámetro y haga clic en Agregar. Donde se despliega la siguiente ventana. Tipo Parámetro: Campo que permite digitar si el campo corresponde a un Total, Subtotal o Detalle de los movimientos de la cuenta. Cuenta Contable: Campo que permite digitar el código de la cuenta. Descripción: Campo que permite ingresar una pequeña descripción de la finalidad del nuevo parámetro de flujo de efectivo. Totales: campo que permite seleccionar si el valor que se debe incluir es el del total de la cuenta, de la diferencia o de Ninguno. Operación de Parámetro: Campo que permite seleccionar si el parámetro tendrá como finalidad sumar, restar o ninguna. 4. Si los datos ingresados son correctos, para guardarlos, haga clic en Grabar o si desea abandonar la ventana haga clic en Cerrar. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 118

119 Recuerde El resultado de este reporte se puede generar en la ruta: Informes / Informes Financieros / Estado del Flujo de Efectivo. Ver: Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 119

120 Cómo generar los informes de: Informes Financieros. Cómo Crear los Parámetros de los Informes Financieros Esta opción permite configurar las firmas que llevaran los informes del CGN. Lo cual define el comportamiento de los archivos para la Contraloría General De La Nación de acuerdo con la información solicitada para CGN uno y dos. Para ello: 1. Ingrese al menú Utilidades 2. Seleccione la opción Parámetros Informes Financieros. A continuación visualizará: El sistema muestra una ventana con cuatro pestañas para las firmas. En las cuatro pestañas se digita la misma información. PRIMERA FIRMA Código de informes: Campo que permite digitar el código definido por la contraloría para la organización y presentación de la información Nombre: Campo que permite digitar el Nombre que identifica a los funcionarios que reportan y respaldan la información contenida en el archivo Cargo: Campo que permite digitar el cargo del funcionario que rinde la información Tarjeta Profesional: Campo que permite digitar el número de registro profesional del firmante del reporte SEGUNDA FIRMA Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 120

121 Código de informes: Campo que permite digitar el código definido por la contraloría para la organización y presentación de la información Nombre: Campo que permite digitar el Nombre que identifica a los funcionarios que reportan y respaldan la información contenida en el archivo Cargo: Campo que permite digitar el cargo del funcionario que rinde la información Tarjeta Profesional: Campo que permite digitar el número de registro profesional del firmante del reporte TERCERA FIRMA Código de informes: Campo que permite digitar el código definido por la contraloría para la organización y presentación de la información Nombre: Campo que permite digitar el Nombre que identifica a los funcionarios que reportan y respaldan la información contenida en el archivo Cargo: Campo que permite digitar el cargo del funcionario que rinde la información Tarjeta Profesional: Campo que permite digitar el número de registro profesional del firmante del reporte Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 121

122 CUARTA FIRMA Código de informes: Campo que permite digitar el código definido por la contraloría para la organización y presentación de la información Nombre: Campo que permite digitar el Nombre que identifica a los funcionarios que reportan y respaldan la información contenida en el archivo Cargo: Campo que permite digitar el cargo del funcionario que rinde la información Tarjeta Profesional: Campo que permite digitar el número de registro profesional del firmante del reporte 3. Si los datos ingresados son los deseados, para guardarlos, haga clic en Grabar o si desea abandonar la ventana haga clic en Cerrar. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 122

123 Cómo Crear los Parámetros de Informes Oficiales Esta opción permite configurar el archivo para generar el informe Diario Mayor, Mayor y Balance e Inventario y Balance. Permite parametrizar las cuentas y los movimientos que se requiere incluir en estos informes de los libros oficiales. Para ello: 1. Ingrese al menú Utilidades 2. Seleccione la opción Parámetros Informes Oficiales. A continuación visualizará: Tipo de Informe: Campo que permite seleccionar eltipo de informe que se desea parametrizar (Diario Mayor, Mayor y Balance o Inventario y Balance). Sufijo del Informe: Campo que permite ingresar el sufijo que se desea asignar a cada informe. Tipo de Cabecera: Campo que permite seleccionar el tipo de cabecera que se desea adicionar al informe, estandar o definido en caso de seleccionar definido se habilitarán los siguientes campos: Primer Titulo, Segundo Titulo y Tercer Titulo. Numeracion: Indique la numeracion inicial y final del informe oficial 4. Si los datos ingresados son los correctos, para guardarlos, haga clic en o si desea abandonar la ventana haga clic en. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 123

124 Cómo Parametrizar los Informes con Información Exógena (DIAN) Esta opción permite configurar los distintos formatos que solicita la DIAN. Para ello se deberá: 1. Ingrese al menú Utilidades 2. Seleccione la opción Información Exógena. A continuación se visualizan dos pestañas PARAMETRIZACION Y VISUALIZACION, Seleccione la pestaña de PARAMETRIZACION, a continuación se presenta la siguiente ventana: Se listan todos los formatos que por normatividad son solicitados por la DIAN y sobre los cuales se podrá modificar las cuentas contables relacionadas. 3. Seleccione el formato a modificar y haga clic en Modificar a continuación se despliega la siguiente ventana: Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 124

125 Conceptos para Parametrizar Cuentas Contables para Parametrizar Ventana que permite Parametrizar las cuentas contables y los conceptos pertenecientes al formato generado para la DIAN. 4. Para Parametrizar las cuentas contables del formulario seleccionado haga clic en Agregar en donde se podrá seleccionar la Cuenta Contable que se desee adicionar, junto con el Tipo de Valor (Saldo, Debito, Crédito o Saldo Acumulado). 5. Haga clic en Grabar para ingresar la cuenta contable o bien haga clic en Cerrar para abandonar esta opción. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 125

126 6. Una vez ingresada la cuenta contable en la ventana del formato, se despliega n todos los conceptos creados para esa cuenta. Para Parametrizar los conceptos asociados a la cuenta contable, se debe: 7. Ingresar el valor mínimo que desee manejar por cada concepto completando los campos Valor Mínimo que aparece al lado derecho de cada concepto, o bien podrá aplicar el mismo valor mínimo a todos los conceptos diligenciando el campo Valor Mínimo a Reportar y haciendo clic en Aplicar y luego de Grabar. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 126

127 Cómo Visualizar los Informes con Información Exógena (DIAN) Esta opción permite visualizar y generar los distintos formatos que solicita la DIAN. Para ello deberemos: 1. Ingrese al menú Utilidades 2. Seleccione la opción Información Exógena. A continuación visualizarán dos pestañas PARAMETRIZACION Y VISUALIZACION, Seleccione la pestaña de VISUALIZACION, a continuación se presenta la siguiente ventana: Se aprecian todos los informes que son solicitados por la DIAN, clasificados por su respectivo código. Para generarlos se deberá diligenciar la siguiente información: Mes Inicial: Campo que permite seleccionar el mes desde donde desea generar el reporte indicado. Mes Final: Campo que permite seleccionar el mes hasta donde desea generar el reporte indicado. Concepto: Campo que permite seleccionar el tipo de concepto manejado (Reemplazo o Inserción). Fecha de Envío: Campo que permite seleccionar la fecha con la cual desea generar el reporte. Año de Envío: Campo que permite seleccionar el año con el que desea generar el reporte. Versión: Campo que permite indicar la versión del reporte que se desee visualizar. Consecutivo de Envío: Campo que permite ingresar el consecutivo con el que se lleva el control del reporte emitido. La opción Marcar permitirá seleccionar todos los reportes por igual para generarlos todos al mismo tiempo. 3. Seleccione la carpeta o ruta donde se desea guardar el reporte seleccionado en el campo Destino. 4. Haga clic en Generar, para generar los reportes seleccionados o haga clic en Cerrar para abandonar la ventana actual. Recuerde Todos los reportes exógenos generados para la DIAN se generan con extensión XML, según normatividad. Para consultarlos deberá remitirse a la carpeta Destino que contiene el informe. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 127

128 Cómo Crear los Parámetros Indicadores Financieros Esta opción permite determinar las cuentas que se tienen en cuenta dentro de las fórmulas de cálculo para cada uno de los indicadores de gestión. Para ello: 1. Ingrese al menú Utilidades / Específicos 2. Seleccione la opción Parámetros Indicadores Financieros. A continuación visualizará: Se listan todos los formatos que manejan los indicadores financieros y sobre los cuales se podrá modificar las cuentas contables relacionadas. 3. Seleccione el formato a modificar y haga clic en Modificar a continuación se despliega la siguiente ventana: Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 128

129 Tipo de Informe: Campo que permite seleccionar eltipo de informe que se desea parametrizar (Diario Mayor, Mayor y Balance o Inventario y Balance). Codigo: Campo que registra el consecutivo. Nombre: Campo que permite que permite registrar la descripcion del indicador. Descripcion del elemento: Campo que permite registrar las descripcion detallada del elemneto. Descripcion de formula: Campo que permite registrar la formulacion realizada para el indicador. Lista de cuentas: Campo que permite visulizar las cunetas contables utilizadas. CUENTAS Cuenta: Campo que permite registrar la cuneta contable utilizada en la formula. Lista de cuentas: Campo que permite visulizar las cunetas contables utilizadas. 4. Si los datos ingresados son los correctos, para guardarlos, haga clic en o si desea abandonar la ventana haga clic en. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 129

130 Cómo Generar archivo plano de la superintendencia de Salud. Esta opción permite generar la información solicitada pos la SUPERSALUD. Esto es posible porque el módulo de contabilidad esta en línea con los demás módulos que afectan la información de la salud. Para ello: 1. Ingrese al menú Utilidades/especificas 2. Seleccione la opción Archivo plano superintendencia nacional de salud (I.P.S) Para ñla generación se cuenta con la siguiente información: Tipo de Informe: Campo que permite seleccionar eltipo de informe que se desea parametrizar (Diario Mayor, Mayor y Balance o Inventario y Balance). Informacion periodo: en este grupo de opciones se define el Año, mes inicial y final de la generación del archivo plano. Opciones/Archivos Disponibles: En este grupo de opciones se selecciona el criterio o filtro de generación de la información la cual puede ser: Datos generales, balance general, estado de resultados, indicadores, informaciond e sucursales, pasivos externos, cartera por deudores. Opciones: Campo que permite, capturar la ruta de generaciond e los archivos. 4. Si los datos ingresados son los correctos, para guardarlos, haga clic en o si desea abandonar la ventana haga clic en. Versión 002.NET Manual de usuario Dinámica Gerencial 130