CONTROL ADMINISTRATIVO E INDICADORES DE GESTIÒN

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1 EL CONTROL

2 CONTROL ADMINISTRATIVO E INDICADORES DE GESTIÒN ORGANIZACIÒN PLANEACIÒN Marketing Finanzas Producción y Operaciones Talento Humano DIRECCIÒN 1. Concepto de Control adtivo 2. Enfoques sobre control administrativo 3. Elementos básicos del control adtivo 4. El control y los sistemas integrales de evaluación de gestión CONTROL 5. Clasificación de Indicadores 9. La cultura de autocontrol en las organizaciones 8. El tablero de mando como sistema de control adtivo 7. Herramientas de control adtivo 6. Componentes de los indicadores

3 Concepto: El proceso administrativo es el proceso de PLANEAR (definir la misión, los objetivos y las estrategias para el logro de los respectivos objetivos a partir de las competencias y las exigencias del entorno), ORGANIZAR (definir la estructura organizacional y los procedimientos, asignar recursos, etc.), DIRIGIR (Ejecutar lo planeado para lograr los resultados previstos por la compañía) y CONTROLAR (Evaluar y retroalimentar las actividades de la organización o compañía en función de lo planeado). El control o evaluación, como hoy se conoce, consiste en el proceso sistemàtico de regular o medir las actividades que desarrolla la organizaciòn para que èstas coincidan con los objetivos y expectativas establecidos en sus planes. De acuerdo con Konntz, en tèrminos clàsicos, el CONTROL es el proceso que consiste en supervisar las actividades que se desarrollan en una organizaciòn para garantizar que se realicen segùn lo planeado y corregir cualquier desviaciòn significativa. IDENTIFICAR OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO 3

4 Enfoques sobre Control Administrativo Preventivo (ANTES) CONCURRENTE (DURANTE) RETROALIMENTACIÒN (POSTERIOR) Se realiza antes de que los procesos se implementen. Se realiza durante el tiempo en que se está ejecutando una determinada actividad. Se realiza sobre procesos ya efectuados. 4

5 ELEMENTOS DEL CONTROL ADMINISTRATIVO Medición de resultados Comparación de medición de resultados con estándares Establecimiento de estándares o indicadores de desempeño Evaluación de resultados y toma de acciones Claridad sobre los objetivos de la organización Elementos del Control Adtivo Retroalimentación Retroalimentació n y reinicio del proceso de control Hitt, Black y Porter

6 El Control y los Sistemas Integrales de Evaluación de Gestión Los indicadores de gestión en general son medios que hacen posible la evaluación de la organización en términos de eficacia, eficiencia y efectividad. Por ello, estos indicadores contribuyen a garantizar que los objetivos de las organizaciones se definan de forma clara y precisa para así poder evaluar su logro, pero también para conocer con relativa certeza las variables que afectan a los procesos organizacionales como consecuencia de los cambios internos y externos. UN BUEN SISTEMA DE INDICADORES DEBE PERMITIR CONOCER CON CLARIDAD EL DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL EN EL CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO. Los indicadores deben permitir medir el uso que la organización está haciendo de sus recursos y capacidades.

7 CARACTERISTICAS DE UN BUEN INDICADOR Precisión: son entendidos de forma clara por las personas de la organización Relevancia: Reflejan información prioritaria y critica. Apropiados: realmente reflejan información relevante. Prácticos: son fáciles de medir y en el momento que se requiere. LOS INDICADORES SON PARTICULARES DE CADA ORGANIZACIÒN, POR CUANTO LOS OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS SON DIFERENTES DE UNA ORGANIZACIÒN A OTRA.

8 CLASIFICACIÒN DE LOS INDICADORES DE GESTIÒN CORPORATIVA DE GESTIÒN POR UNIDAD ESTRATEGICA DE NEGOCIO DE GESTIÒN UNIDADES FUNCIONALES Indicadores que permiten evaluar el desempeño total o global de la empresa. Entre los cuales podemos mencionar: La rentabilidad organizacional, el índice de crecimiento organizacional, la participación en el mercado la satisfacción de los clientes. Evalúan el desempeño de las unidades estratégicas de negocios de las organizaciones. Rentabilidad, satisfacción de los clientes. Son diseñados para medir y evaluar el desempeño de las áreas funcionales de la organización. Ej: Indicadores financieros, de marketing, de producción y operaciones, de gestión humana, de investigación y desarrollo. DE EFICIENCIA Son los indicadores para evaluar la optimización de los recursos en un determinado período de tiempo por parte de la organización. DE EFICACIA Evalúan el grado de cumplimiento o el logro de los objetivos organizacionales. DE EFECTIVIDAD Evalúan el impacto en los indicadores de cada actividad. DE COMPETITIVIDAD Son los indicadores que evalúan la capacidad de la organización para mantenerse en el mercado.

9 COMPONENTES DE LOS INDICADORES Nombre Índice LIQUIDEZ Objetivo Determinar la LIQUIDEZ Fórmula Activo Corriente/Pasivo Corriente Unidad de Medición Pesos COMPONENT ES Frecuencia de Medición Período de tiempo en que se mide Responsable de la medición EJEMPLO Una vez por año Diciembre de cada año Director Financiero Forma de REGISTRO Registros contables Fuente de la Información Balance General.

10 HERRAMIENTAS DE CONTROL ADMINISTRATIVO Sistema de Información Gerencial PRINCIPALES HERRAMIENTAS DE CONTROL Evaluación del desempeño FINANCIERAS PRODUCCIÒN Y CALIDAD Presupuestos Análisis Financiero Herramientas de control de calidad Control de Producción Estados Financieros MARKETING Ventas Clientes Participación en el mercado

11 Ejemplos de Herramientas de Control Administrativo FINANCIE RAS Presupuesto de Ingresos, de gastos, de efectivo, etc. Balance General, Estado de Perdidas y Ganancias EVA (Valor Económico Agregado PRODUCCI ÒN Y CALIDAD Círculos de calidad Benchmarking Six Sigma Normas Internacionales ISO Gobierno Corporativo COMERCI ALES Control de ventas Control de comisiones Control de clientes fidelizados.

12 El Cuadro de Mando Integral como Sistema de Control Administrativo Balanced Scorecard Es una herramienta que permite traducir la Visión de la Organización, expresada a través de su estrategia, en un conjunto coherente de indicadores. (Kaplan y Norton ) El Cuadro de Mando Integral es una herramienta útil para dirigir empresas de forma proactiva en el corto y en el largo plazo.

13 PERSPECTIVAS Financiera Clientes Tablero de Control Aprendizaje Crecimiento Procesos Internos

14 A QUE PREGUNTAS DA RESPUESTA.- Perspectiva Financiera Qué indicadores tienen que ir bien para que los esfuerzos de la empresa se transformen realmente en valor? Perspectiva Del Cliente Perspectiva Proceso Interno Qué indicadores tienen que ir bien para reflejar el posicionamiento de la empresa en el mercado o en los segmentos de mercado donde se quiere competir? Recoge indicadores de procesos internos que son críticos para el posicionamiento en el mercado y para llevar la estrategia a un buen desarrollo. Perspectiva de aprendizaje y crecimiento Responde la pregunta de que tanto se ha invertido en la mejora y el desarrollo de los recursos humanos

15 Causa y Efecto Financiera Clientes Mejores resultados para nuestra organización en lo financiero Esto provocará un efecto positivo en nuestros clientes Procesos Internos Nos permitirá mejorarlos Aprendizaje Crecimiento Potenciación del talento humano 15

16 GRACIAS

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