Manual para el uso de Enercard WEB. Administración de tarjetas y estadísticas de consumo Enercard

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1 Manual para el uso de Enercard WEB Administración de tarjetas y estadísticas de consumo Enercard Energéticos en Red Electrónica S.A. de C.V. Octubre 2015

2 Índice Como ingresar a la página web de administración de tarjetas No recuerda su contraseña Página principal Menú de administrador... 4 Administración de tarjetas (Admon. de tarjetas)... 5 Perfiles de carga Cómo crear un perfil de carga?... 5 Cómo asignar perfiles de carga a las tarjetas?... 8 Filtros de búsqueda Detalles de Tarjeta...10 Programaciones De Perfil Centro De Costos Log de actualizaciones...19 Usuarios...20 Estado de cuenta Consulta de consumos. (Estadísticas) Cómo consultar los consumos de mis tarjetas o códigos?...23 Botones de editar kilometraje y ver foto Filtrar por vehículo Cómo consultar los consumos por factura?...27 Como revisar los tickets de cada carga Como exportar información a Excel Informe de consumos con subtotal por vehículo Informe de rendimientos Comparativos de consumos por unidad...32 Consumos con subtotal por tarjeta...33 Informe de pagos Consumos por subtotal por centro de costos Saldos de las tarjetas Cuentas Debito Informe de Abonos...37 Como abonar saldo a una tarjeta (EXCLUSIVO ESQUEMA ABONO A TARJETA) Como modificar el saldo de una tarjeta o intercambiar saldos entre tarjetas...39

3 1. Ingrese a la siguiente dirección mediante el navegador Internet Explorer o Google Crome. 2. Seleccione el botón de Acceso Usuarios que se señala en la siguiente imagen: También puede ingresar la dirección de acceso rápido: 3. Lo llevara a la página de acceso, continúe escribiendo el nombre de usuario y contraseña que le fueron proporcionados cuando se registró con Enercard en el recuadro de Login. No recuerda su contraseña. Seleccione la opción Olvidó su Clave? abajo del recuadro y escriba su usuario o el correo que dio de alta para él envió de su contraseña. En caso de no recordarlo comuníquese al número de asistencia de CONTACT CENTER 01800ENERCARD ( ) o envíenos un correo a 1

4 Al acceder podrá ver los comunicados importantes con información referente a mejoras y actualizaciones en el sistema Enercard o en el portal de usuarios. 4. Continúe seleccionando Acceder A Cuenta" en la parte superior. Ya puede comenzar administrar sus tarjetas. 2

5 La página principal le mostrara el tablero de información rápida de su cuenta: Índice del tablero principal: 1. Número de cliente Se utiliza como identificación rápida de su cuenta y es asignado a usted al iniciar con el servicio. 2. Menú superior Este es el menú de navegación de su cuenta donde encontraras: El botón de HOME : Este botón lo regresa a la página principal. La barra de Búsqueda Rápida de Tarjetas : Te localiza tarjetas o códigos. Ver en página # 10 El botón de HELP Por último el botón CERRAR : Abre el manual. : Cierra sesión de su cuenta. 3. Menú de administrador Opciones desplegables para administrar la cuenta y las tarjetas. Ver en página #4 4. Tabla de Crédito Enercard Tablero donde se informa el saldo total consumido (Saldo deudor), el saldo por facturas vencidas (saldo vencido), la línea de crédito autorizada (límite de crédito) y el plazo para pagar a partir de la creación de la factura (días de crédito). 5. Tabla de Estados de Cuenta Enlista los últimos estados de cuenta del más reciente al más antiguo mostrando el número de factura, la fecha y monto facturado y el saldo restante a cubrir. En seguida están las opciones de descarga en formato PDF, Éxcel, y XML. Al seleccionar el botón ver todos te re direcciona a todos los estados de cuenta. Ver página # Indicador de adeudo Este indicador rojo aparecerá en las facturas vencidas. 7. Pago en Línea Es el botón para el servicio 8. Tabla Saldo por vencer Informa el saldo por vencer de sus tarjetas. El botón ver todos le muestra todas las tarjetas disponibles. Ver página # Tabla de consumos totales, últimos 6 meses Estadísticas de consumo total de todas las tarjetas mostrado en gráfica. 3

6 Menú de administrador Este menú aparecerá de lado izquierdo en la página principal, es donde podrá administrar su cuenta y las tarjetas a su cargo. Estas opciones se dividirán en dos categorías: Estadísticas y Admon. de tarjetas. Al seleccionar alguna de las dos se desplegara la lista de opciones que se muestran a continuación. El menú Estadísticas lo lleva a toda la información relevante de su cuenta y sus unidades en cuestión de consumos y reportes de rendimiento o historiales de pagos realizados. El menú Admon. de tarjetas es donde podrá realizar modificaciones para sus tarjetas como asignar perfiles de carga, nips, asignar centros de costo o bloquear tarjetas, etc. En esta opción se podrá revisar los estados de cuenta o administrar los usuarios que tengan acceso al portal. 4

7 Al desplegar Admon. de tarjetas tendrá el submenú con las opciones para administrar las tarjetas o códigos, al momento de escoger alguna opción le desplegara otra pantalla. Usted desde este menú podrá bloquear tarjetas, restringir horarios de cargas, asignar límite de consumo y producto, cambiar nip, crear perfiles de carga, actualizar las placas del vehículo o asignarle número económico. Entre otras opciones también podrá crear usuarios que accederán al portal, asignar el departamento o área a cada tarjeta o código y tendrás acceso a los estados de cuenta. Crear un perfil de carga es el primer paso en la administración de sus tarjetas o códigos. Perfiles de carga. Un perfil de carga son las restricciones que dictan como se va utilizar la tarjeta o código. El perfil limita cuándo, dónde y cuánto va a cargar. Un determinado perfil puede asignarse a una o varias tarjetas. MUY IMPORTANTE Si un perfil fue asignado a varias tarjetas y se quiere modificar las opciones de carga de una de ellas, se tendría que crear un perfil nuevo de lo contrario la modificación se aplicaría a las demás tarjetas. Cómo crear un perfil de carga? 1. Seleccione la opción Admon. de tarjetas en el menú de lado izquierdo en la página principal. 2. Seleccione Perfil de Carga en el submenú. 3. Se abrirá el recuadro de perfiles donde podrá modificar o dar de alta nuevos perfiles. Para eso, seleccione el botón agregar perfil ubicado en la parte superior. 5

8 Botón para eliminar el perfil. Al momento de ingresar ya tendrá un perfil con el nombre DEFAULT el cual se puede editar, cambiar el nombre o eliminar. Perfiles ya creados. Indica el perfil predeterminado. Botón para modificar perfiles. 4. El siguiente recuadro es para elegir las caracteristicas del perfil. Habilite las casillas en la parte derecha con una para activar cada opción e ingrese el nombre del perfil. Al finalizar seleccione el botón Guardar para guardar los cambios. Si se quiere cancelar el perfil presione Cancelar Aquí se ingresa el nuevo nombre del perfil. Al momento de ingresar usted va a ver activada la casilla de Sin restricciones el cual le permite cargar libremente tanto el monto como productos, a cualquier hora y día. Si se quiere restringir esas opciones deshabilite la casilla y apareceran los recuadros a editar. Descripción de cada opción: 1 Sera Predeterminado para otras tarjetas? 5 Esta opción convierte el perfil en predeterminado para las nuevas tarjetas. Este símbolo indicaría cual esta predeterminado. Permitir cargos sin internet? Permite realizar cargas manuales cuando la estación reporte fallas con el sistema. Validar placas? Indica que al momento de cargar se debe de ingresar las placas del vehículo para proceder. Sin restricciones Permite cargar libremente sin restricciones del producto, horarios o monto de carga Restringir Estaciones Restringe las estaciones donde puede cargar. Presione el botón Editar para elegir las estación donde podrá cargar. Cargas Consecutivas Permite cargar consecutivamente sin volver a ingresar el NIP. Permitir Aceites y lubricantes Opción para poder comprar aditivos con la tarjeta. Forzar foto Habilita la opción para que al momento de cargar se tenga que tomar foto de las placas. Esta foto se vería en los consumos de la tarjeta. Ver página

9 Cuando se active la casilla Restringir Estaciones, presione el botón Editar para elegir las estaciones donde podra cargar. La pantalla de Estaciones Permitidas aparecera, seleccione los recuadros de las estaciones que quiera permitir cargar y presione Guardar. Si quiere habilitar todas las estaciones, seleccione la casilla Permitir Todas. 5. Si se desactivo la casilla sin restricciones, aparecera tres recuadros. El primero sera Dias y Horarios Permitidos con el que editas el horario de carga. Dependiendo que restricción va tener el día de la semana, se activa el circulo No Permitido no le permitirá cargar en todo ese día. Todo el Día podrá cargar todo el día sin un horario. Horario Personalizado solo podrá cargar en el rango de horas especificadas. Los recuadros y despliegan en formato de 24 horas el rango de horario de carga. 6. El segundo recuadro es Productos Permitidos. Aquí se establece el tipo de gasolina que podra cargar. Botón desplegable. Para permitir cargar el tipo de gasolina se tendrá que agregar. Para poder hacer esto seleccione el botón desplegable y elija el producto a permitir. Después seleccione el botón Agregar. Para remover un producto que no quiera permitir cargar selecciónelo (se pondrá en azul) y presione Quitar. Productos ya agregados para cargar. 7

10 7. Límites de Consumo Permitidos es el último recuadro; Con el asignará la cantidad de cargas permitidas al día y el límite de saldo, estos podran ser establecidos en Pesos o Litros. y en rangos de tiempo. Opción para pesos o litros Se puede utilizar más de un rango. Una vez ingresado la cantidad se deberá activar la casilla que este al final. Rangos para asignar el saldo. Por Carga límite donde se detendrá la bomba por cada carga de combustible realizada. Esto no implica que no pueda cargar nuevamente. Por Día sera el limite que tendra hasta que acabe el día. Por Semana limite que tendra semanalmente. Por Mes limite mensual. Numero de Cargas la cantidad de veces que tendra para cargar al día. 8. Al finalizar presione el botón de Guardar para crear el perfil o guardar las modificaciones a los perfiles ya creados. Cómo asignar perfiles de carga a las tarjetas? 1. Seleccione la opción Asignación de perfil en el submenú de Admon. de tarjetas. 2. Aparecerá el recuadro Tarjetas, seleccione el menú desplegable de la tarjeta a cambiar para asignar el perfil. 3. Al seleccionar el nuevo perfil presione el botón de Guardar. Botón guardar Menú desplegable. 8

11 Filtros de búsqueda. Mientras estés dentro de las opciones de Admon. de Tarjetas encontraras filtros que te ayudaran a localizar u ordenas la información que ves en los recuadros. El recuadro Tarjetas tiene en la parte superior filtros que te ayudan a buscar u ordenar las tarjetas enlistadas de una manera rápida. La barra de búsqueda te localiza las tarjetas o códigos ingresando la numeración de la misma o las placas del vehículo. El Filtro Status te muestra únicamente las tarjetas con el estatus que se establezca. Estos pueden ser Inactiva, Bloqueada y Activa. El filtro Perfil te muestra las tarjetas por perfil dependiendo la opción que se establezca. Al establecer los filtros se debe presionar el botón Filtrar para realizar la búsqueda. Para ordenar las tarjetas en orden alfabético o en orden numérico según el dato, se presiona los títulos del listado. En el ejemplo anterior se ordenó por #Tarjeta lo cual el listado se organizó en manera que se mostrara como primer dato la tarjeta con el número menor y al último la del número mayor. Estos filtros también se encuentran en las opciones del menú Estadísticas. 9

12 Detalles de Tarjeta La opción Detalles de tarjeta te ofrece la opción para bloquear o activar una tarjeta, cambiar el NIP, cambiar el perfil, cambiar las placas o número económico, asignar área o departamento y te da información rápida de las restricciones asignadas. El recuadro Tarjetas aparecerá enlistando la información de cada tarjeta o código comenzando con la numeración de la misma, los datos del vehículo, el perfil, departamento y área asignada, los limites y el saldo y el estatus de la misma. También tiene la opción de Exportar a Excel todos los datos de las tarjetas. Otra manera rápida para entrar a las opciones Detalle de tarjetas es desde la página principal. En la Barra de búsqueda rápida de tarjetas, puede ingresar los últimos dígitos o toda la numeración de la tarjeta, el número de placas, núm. eco., departamento o área asignado y después de presionar el botón Buscar lo llevara a la tarjeta buscada. Para editar las opciones mencionadas seleccione la tarjeta y lo dirigirá a la pantalla detalles. 10

13 Seleccione cualquier área de la información de la tarjeta con el cursor para entrar a las opciones detalles de tarjeta La siguiente pantalla presentará los recuadros para editar. Al igual te muestra las restricciones ya establecidas del perfil. Al finalizar de agregar los cambios presione Guardar. El primer recuadro es Tarjeta, te da la información de la tarjeta con su estatus actual. Aquí puedes editar las placas del vehículo y el número económico, el área o departamento que se asignará por la empresa y podrás agregar referencia, forzar Km (si no viene por default desde la cuenta) y asignar centro de costos. 11

14 Estatus actual En estos dos campos se actualiza las placas o el No. económico. En estos campos se agrega información de la empresa. Al presionar el botón se cambia el status Bloquear o Activar. Este botón indicaría que está bloqueada. Este botón significa que está activa la tarjeta. La casilla Forzar KM obliga que el kilometraje del vehículo se ingrese antes de cargar. La casilla Forzar Referencia habilita que antes de la carga el chofer ingrese un dato numérico a solicitud de la empresa, tales como, No. De Nomina, sello de seguridad, No. de empleado, etc. Al seleccionar la casilla Asignar Centro de Costo asigna la tarjeta a una sección, división o centro de costos. Ver la pagina 12

15 El recuadro NIPS podrá agregar o cambiar los códigos de seguridad de las tarjetas. Un nip debe de ser de 4 números. NO espacios, NO letras o símbolos. Para agregar un NIP 1. Se ingresan en el campo Nuevo Nip señalado en la imagen. 2. Se asignar un usuario abriendo el menú desplegable de Contacto. 3. Se presiona el boton Agregar para guardar la selección. El botón de al final podrá eliminar cualquier nip agregado. El recuadro Perfil permitirá cambiar la tarjeta de perfil. Los detalles de la restricción se verán en los recuadros de abajo. Aquí podrás modificar las restricciones al seleccionar Editar Perfil. Aquí se cambia el perfil. Esta opción te permite modificar el perfil. Restricciones del perfil. Aquí se indica si el perfil está establecido en pesos o en litros (en este caso pesos) 13

16 Programaciones De Perfil. La opción Programaciones De Perfil permite hacer cambios automatizados en el perfil a una tarjeta o código. Al entrar te mostrará las programaciones ya creadas. Este recuadro también contiene filtros de búsqueda. 1. Para agregar una nueva programación seleccione el botón en la parte superior. 2. Seleccione la tarjeta y el perfil que se programara. 3. Ingrese la fecha y hora donde iniciará y donde finalizará la programación. Seleccione el símbolo de calendario de cada uno de los dos recuadros para fijar la fecha desde y hasta cuando se desea el perfil. El siguiente recuadro aparecerá, seleccione el día que quiera programar. Para ir un mes atrás o adelante en el calendario presiona las flechas en las esquinas. Al presionar sobre la fecha superior saldrá un recuadro para elegir qué mes y año se quiere ver en el calendario. Presiona Apply para confirmar la elección. Establezca la hora de inicio y final. El recuadro se despliega en formato de 24 horas. 4. Ingrese un comentario en la programación para los usuarios del portal. 14

17 5. Presione Guardar al finalizar. Se agregara la programación al listado indicando el número de tarjeta, el nombre del perfil, el perfil anterior que tenía, la hora de inicio y final con el comentario y estatus. Con el botón de al final podrá eliminar esa programación. 15

18 Centro De Costos. Esta opción permite crear Centro de Costos para los usuarios. Estos centros de costos pueden agruparse por Secciones y Divisiones. El Centro de Costos permite generar divisiones entre las tarjetas para el control de consumos. El siguiente diagrama es un ejemplo y no representa la organización de una empresa real. En el ejemplo anterior mostramos 3 centros de costos, el primero Dirección Administrativa que tiene agrupado dos secciones: Sección Cobranza y Sección Contabilidad. Para agregar este centro de costos vea las siguientes instrucciones: 1. Presione el botón Agregar en el recuadro que aparece al ingresar a la pantalla. 2. Ingrese el nombre del centro de costos y presione Guardar. Si desea cancelarlo use el botón Cancelar. 3. Presione el botón del símbolo de más para agregarle una sección. 16

19 4. Ingrese el nombre de la sección y presione guardar. 5. Repitiendo los pasos anteriores puede agregarle más de una sección. MUY IMPORTANTE Es necesario agregar los 3 niveles del centro de costos, en el ejemplo del diagrama el centro de costos Dirección Administrativa no requiere divisiones por lo cual para poder completar el centro de costos en el sistema se agregara a cada sección una división con el mismo nombre. 6. Presione el símbolo de más que tiene el segundo nivel para agregar la división. 7. Ingrese el nombre de la división y presione guardar. Vea que se indica con el concepto Ruta los niveles de donde viene la división. 8. Así se vería el centro de costos de Dirección Administrativa. Usted puede agregar los centros de costos, secciones o divisiones que quiera. Siguiendo el ejemplo en el diagrama nuestro centro de costos se vería de la siguiente forma. 17

20 Presionando el botón se desplegaría o se contraería los niveles. Para cambiar el nombre de la selección se presiona el símbolo. Para quitar una sección División o Centro de costos presione. 18

21 Log de actualizaciones Esta opción muestra todas las acciones realizadas en el portal. Incluyendo el usuario quien lo realizó, la fecha el número de IP de la computadora y la descripción de la acción. En otras palabras es el historial de cambios realizados por todos los usuarios en el portal. Contiene filtros para consultar acciones en específico. Ya sea por fechas, usuarios, acciones o procesos. 19

22 Usuarios Opción para agregar usuarios del portal Enercard WEB. En esta opción podra agregarles niveles de permisos para realizar modificaciones y contraseñas para ingresar. Los usuarios ya agregados se mostraran en el recuadro Contactos en forma de lista. Parte de la información incluirá Teléfono y correo electrónico. Para agregar un Usuario (Contacto). 1. Presione el botón Agregar Contacto en la parte superior del recuadro. 2. Ingrese los datos del usuario. Al activar la casilla enviar facturas por correo le permite recibir las facturas creadas al correo ingresado. 3. Agregue el usuario y contraseña con que tendrá acceso al portal. En dado caso que al guardar aparezca el mensaje El usuario ya está en uso, es necesario ingresar un usuario diferente. Se sugiere utilizar letras y números. Recuerde guardar su contraseña. 4. Finalice presionando el botón Guardar localizado en la parte superior. 20

23 Para modificar y crearle restricciones algún usuario creado. 1. Seleccione alguno de los símbolos que se encuentra al final en el recuadro. 2. El símbolo permitirá seleccionar las acciones autorizadas a realizar por el usuario. Se abrirá otra pantalla donde con casillas seleccionara a donde podrá acceder el usuario. Si no se le quiere permitir al usuario que pueda cambiar su usuario o contraseña o crear nuevos usuario, se debe de excluir activar la casilla Usuarios. 3. El símbolo Permite modificar la información del usuario como contraseña, nombre del usuario correo, etc. 4. El símbolo es utilizado para eliminar el usuario. 21

24 Estado de cuenta. Estado de cuenta te da la opción de visualizar y descargar las facturas en formato PDF, Excel y XML. El recuadro incluye un filtro para visualizar las facturas por rango de fechas. Botón para realiza pago en línea. Se indica el número de folio, la fecha de creación de la factura, el monto y saldo restante y los botones para visualización y descarga de la factura. Para cambiar de página. 22

25 Al desplegar Estadísticas tendrá el listado de opciones para consulta de consumos realizados por sus vehículos o tarjetas. Al momento de escoger alguna opción le desplegará a la pantalla del informe. Usted podrá revisar estos informes por consumos en general de su cuenta o desglosados con subtotal los cuales contienen todos los consumos separados por vehículo, departamento o tarjeta. Este submenú ofrece comparativos de consumos por unidad, informes de rendimientos vehiculares, informes de pagos y abonos de saldo a cada tarjeta. Cómo consultar los consumos de mis tarjetas o códigos? 1. Seleccione la opción Estadísticas en el menú de lado izquierdo en la página principal. 2. Seleccione Informe de consumos en el submenú. 3. Al aparecer la pantalla se mostrará los últimos consumos del día enlistados en la parte inferior y en la parte superior derecha el total de esos consumos. El área circulada en rojo de la siguiente imagen es como se verían los consumos en su portal. 23

26 Detalles de los consumos. Los consumos se desglosan de la siguiente manera: ID Referencia del consumo. No. Venta El número de ticket del consumo. Trans Indica con qué tipo de transacción fue realizado el cobro. Tarjeta Los últimos 8 dígitos de la tarjeta. Estación La estación donde realizo el consumo. Fecha Indica la fecha y hora del consumo. Litros Los litros consumidos en la carga. Descripción El producto de gasolina consumido. P. Unitario El precio del producto por litro. Importe El costo con IVA incluido del total de litros. Iva El monto de IVA por separado. Kms Registro de Kilometraje del vehículo antes de la carga. Toda una línea representa un solo consumo de la tarjeta señalada. Los tipos de transacciones que hay son: Tarjeta Código de barra Código virtual Carga manual El cobro se realizó con una Tarjeta Enercard. El cobro se realizó con un Código de barra Enercard. El cobro se realizó en una Tarjeta Virtual no física. El cobro se realizó con una Carga Manual. Botones de editar kilometraje y ver foto. El símbolo que esta hasta el final de la línea del consumo permite la corrección del kilometraje de la carga. Al seleccionarlo parecerá el siguiente recuadro: Botón para guardar o cancelar. El símbolo permitirá visualizar la firma digital del operador y la foto de las placas en caso de que la opción Forzar Foto este activa. Ver en página:

27 Filtros de consulta Puedes usar los Filtros de consulta localizados en la parte superior de la pantalla. Estos funcionan para consultar consumos por fechas, por producto cargado, registros de estaciones en específico, consumos por determinada área, vehículo, centro de costos o tarjeta. Para establecer un filtro realiza lo siguiente: 1. Se selecciona el recuadro de la categoría a filtrar. Si el filtro está en Todos o Todas mostrara todos los resultados incluidos de esa categoría. 2. Se elige la opción en la lista desplegable. El recuadro cambia de Todos a Diesel que en este caso fue lo que se seleccionó. 3. Se selecciona Filtrar para que la consulta se pueda realizar. La consulta se mostraría por las cargas que fueron únicamente del Producto Diesel. Los mismos pasos serian para escoger cualquier otro filtro. Filtrar por vehículo. Con la barra de Placas o Núm. Eco puedes filtrar los consumos por vehículos definidos utilizando el número económico o número de placas. Es necesario que ese vehículo este asignado a una tarjeta o código para ubicar sus consumos. Una tarjeta maestra no registrara la información del vehículo que cargo. Núm. eco. del vehículo El vehículo 1689 está asignado a la tarjeta por lo cual solo se mostraran de esa tarjeta. 25

28 Filtrar por Galones. La siguiente opción despliega los consumos con el equivalente de litros en Galones. La palomilla indica que el filtro esta seleccionado, después se presiona filtrar para lanzar la consulta. La columna Galones aparecerá en la consulta, no mostrara esta columna al quitarle la palomilla. Cómo consultar los consumos por fechas? Para ver las cargas por periodos de tiempo se elige el filtro Fechas. Este filtro ya tiene opciones predeterminadas de consulta. En este caso, utilizaremos la opción fechas específicas para ir meses atrás en un día en específico. Selecciona el recuadro Fechas para desplegar las opciones. Escoge la opción Fechas específicas. Selecciona el calendario de cada uno de los dos recuadros que aparecieron para fijar la fecha desde y hasta cuando se desea consultar Selecciona el día a consultar. Para ir un mes atrás o adelante en el calendario presiona las flechas en las esquinas. Al presionar sobre la fecha superior saldrá un recuadro para elegir qué mes y año se quiere ver en el calendario. Presiona Apply para confirmar la elección. Presiona Filtrar para lanzar la consulta. La consulta mostraría todos los consumos en el rango de fechas elegidas, en este caso el recuadro desde y hasta fue fijado a la misma fecha 19-junio-2015 para ver solo los consumos de ese día. 26

29 Cómo consultar los consumos por factura? La opción Factura específica que se encuentra en el filtro Fechas permite consultar todos los consumos que estén en dentro de una factura. Se utiliza el número de serie que se puede visualizar en la página principal en el recuadro Estado de Cuenta. El número de serie comienza con una letra seguido de números. También se puede encontrar en la misma factura en la parte superior izquierda con el título Folio interno 1. Seleccione la opción Factura específica del filtro Fechas. 2. Ingrese en el recuadro la serie de factura y el número y presione filtrar para lanzar la consulta. 3. Todos los consumos que se muestren en la consulta estarán dentro de la factura seleccionada, en este caso A

30 Como revisar los tickets de cada carga. 1. Elija en el menú Estadísticas la opción Informe de consumos. 2. Seleccione los consumos que quiera ver el ticket. Para seleccionar cada consumo individualmente se da un click al recuadro que esta al final de cada fila y aparecerá una palomilla. La palomilla indica el consumo elegido para visualizar el ticket. Para elegir todos los consumos se selecciona el recuadro Sel. todos, la palomilla aparecerá en todos los consumos. 3. Ya seleccionado los consumos, se presiona el botón imprimir tickets localizado en la parte superior de la pantalla de consumos. Otra pantalla se abrirá. Los tickets se estarían visualizando como la imagen a la izquierda, incluirá la firma electrónica, el desglose de la carga, en que estación fue realizado y el número de venta en la parte superior. Esta opción te permitirá guardarlos en archivo PDF o imprimirlos. 28

31 Como exportar información a Excel. Para exportar los consumos en Excel se tiene dos opciones en enseguida de Imprimir tickets, Consolidar a Excel y Exportar a Excel. La opción Consolidar a Excel te exporta en Excel los consumos totales visualizados en litros e importe monetario según los filtros seleccionados y el periodo de tiempo consultado. Es decir, si el filtro Fechas está en la opción de Este año a la fecha como en la siguiente imagen: Los datos que se exportaran será la cantidad de litros e importe en total por cada mes transcurrido en el año como en la siguiente imagen. El mes siempre se mostraría con número en cualquier consulta de fecha ya sea fechas específicas, todo el mes, esta semana, etc. La opción Exportar a Excel te exportaría los consumos más detallados, los datos se mostrarían desglosados por consumos dependiendo de los filtros seleccionados, periodo de tiempo, etc. Los datos se desglosará por la información del consumo (Número de ID en el sistema, Número de ticket (venta), etc.) Y por la información de la tarjeta utilizada (núm. de tarjeta, kilometraje del vehículo etc.) Cada fila representaría un consumo. 29

32 Informe de consumos con subtotal por vehículo. Aparte de Informe de consumos, existe la opción Informe de consumos con subtotal por vehículo ubicada en el submenú de Estadísticas. Esta opción te da un reporte del total de lo que cargo cada vehículo dependiendo del rango de tiempo que se filtre. Nota: El registro solo es posible cuando se asigna la información vehicular a una tarjeta o código, si se realiza una carga con tarjeta maestra no indicaría un vehículo en particular pero si una tarjeta en específico. Al entrar a la opción, no mostrara ningún consumo hasta que se realice una consulta presionando el botón buscar. Filtros de consulta Botón para exportar Excel Opciones de PDF Cargas de Tarjeta Maestra Información del vehículo. Subtotal de vehículo. Consumos en orden de antigüedad. Si se utiliza la opción Odómetro de Carga anterior en el filtro Calculo de Rendimiento el reporte arrojará el rendimiento de acuerdo al kilometraje anterior vs. Kilometraje actual de la carga vs. Los litros cargados actualmente. 30

33 Informe de rendimientos. El informe de rendimientos muestra los consumos con la cantidad de rendimiento comparado con la carga anterior según los litros cargados y el kilometraje registrado. Estos consumos pueden ser exportados o filtrados por rangos de tiempo o vehículo específico. Al entrar a la opción, no mostrara ningún consumo hasta que se realice una consulta presionando el botón buscar. Filtros de consulta. Botón para exportar a Excel. Rendimiento Para cambiar de página. 31

34 Comparativos de consumos por unidad Esta opción te permite visualizar las tarjetas con mayor consumo según el determinado tiempo filtrado y su grafica comparativa en forma de barra. Al final de la barra se indicara la cantidad cargada en pesos. Al entrar a la opción, no mostrara ningún consumo hasta que se realice una consulta presionando el botón buscar. Número de tarjeta 32

35 Consumos con subtotal por tarjeta La opción Consumos con subtotal por tarjeta informa el total de consumo de cada tarjeta según el periodo de tiempo consultado. Al utilizar el botón expandible, te desglosara totales por fecha de carga, producto y estación cargada. Este reporte puede ser exportado en Excel o PDF y filtrado por tarjeta entre otras opciones. La pantalla tiene un botón para enviar a imprimir la consulta. Botón para imprimir. Botones para exportar a Excel o PDF. Filtros de consulta. Botón expandible Al seleccionar el botón expandible, se despliega el detallado de cargas de esa tarjeta, la fecha de carga, la razón social de la estación, producto cargado y el monto en litros e importe. 33

36 Informe de pagos. El informe de pagos te proporciona en orden del más reciente al más antiguo todos los pagos aplicados a su cuenta. Este te informa la fecha de cuando fue aplicado, el monto pagado, el monto disponible, tipo de transacción y el status del pago. Los status del pago explican si el pago fue aplicado o cancelado. La pantalla tiene opción para exportar a Excel y filtros de consulta. Filtros de consulta. Botón para exportar a Excel. 34

37 Consumos por subtotal por centro de costos. La opción Consumos con subtotal por centro de costos informa el total de todas las unidades agrupadas a una división dentro de alguna sección del centro de costos según el periodo de tiempo consultado. Este reporte puede ser exportado en Excel o PDF y filtrado por tarjeta entre otras opciones. La pantalla tiene un botón para enviar a imprimir la consulta. Botón para imprimir. Botones para exportar a Excel o PDF. Filtros de consulta Al presionar el botón de los centros de costos. se desplegara el informe de consumos de los niveles División de cada sección Nombre del centro de costos. 1er nivel Nombre de la sección. 2do nivel Los totales del centro de costos, secciones o divisiones se mostrarían al final Nombre de la división. 3er nivel Información del consumo, fecha, razón social de la estación, producto y cantidades de consumo 35

38 Para revisar el saldo restante de las tarjetas se presiona el botón Ver todos ubicado en el recuadro de Saldos por Vencerse de la página principal. Después de presionarlo le desplegara el recuadro con los saldos restantes de cada tarjeta. La información se enlistara con la numeración de la tarjeta, la información vehicular y la cantidad restante de saldo asignado por pesos o litros según sea el caso. Desde esta opción podrá revisar cuanto se ha gastado cada unidad según el saldo asignado en el perfil. Esta información puede exportarla a Excel Para cambiar de hoja. 36

39 Informe de Abonos La opción Informe de Abonos indica el saldo restante de cada tarjeta. Al entrar a la opción se desplegara el recuadro Consumos enlistando las tarjetas con la fecha de cuando se agregó el saldo, el monto restante, el Tipo de usuario y el usuario quien agrego el saldo. El Tipo de usuario indica quien realizo la modificación. Existen dos tipos de usuarios. Los usuarios con acceso y permisos de administrador (por parte del cliente) y el personal especializado de las estaciones de Grupo Eco. (por parte de Enenercad) Filtros de consulta La información se puede exportar a excel Total de lo abonado según la consulta El listado también indica el nombre del usuario quien realizo el abono (Indicado en la columna usuario) 37

40 Como abonar saldo a una tarjeta (EXCLUSIVO ESQUEMA ABONO A TARJETA). Estando en la página principal en el recuadro Saldos por Vencerse puede presionar el botón quiera abonar saldo. en la tarjeta que El recuadro Abonar tarjeta se desplegara para que pueda ingresar el saldo a la tarjeta. El recuadro mostrara la numeración completa de la Tarjeta, el saldo que tiene actualmente y el saldo disponible de toda la cuenta (Saldo disponible del cliente). En la barra Abono deberá ingresar la cantidad de pesos que requiera como saldo y después presionar el botón Abonar. Si se quiere visualizar todas las tarjetas para abonar saldo presione el botón Ver Todos que se encuentra en el recuadro Saldos por Vencerse y el listado se desplegara, presione el botón de al final y se abrirá el recuadro de Abonar a tarjeta. 38

41 Otra forma seria desde el menú Detalles de tarjeta. Como modificar el saldo de una tarjeta o intercambiar saldos entre tarjetas Una vez entrando a la opción de Abonar en la tarjeta que se quiera cambiar el saldo, se desplegara el recuadro de abonar a tarjeta. El recuadro Abonar a Tarjeta indicara el saldo actual de la tarjeta y el saldo disponible de la cuenta. Para agregarle más saldo. En el ejemplo de la izquierda nos dice que el cliente tiene $64.00 pesos disponibles para usar. Para agregarle ese saldo se tendría que poner el número 64 en la barra de Abonar y después presionar el botón abonar. Para quitarle saldo. Para quitarle saldo a una tarjeta se tendría que ingresar el signo de resta ( - ) seguido de la cantidad que se intenta restar. En el ejemplo de la izquierda se quitara todo el saldo de la tarjeta para esto, se escribiría -164 y después se presionaría el botón Abonar. La tarjeta quedaría en ceros. 39

42 Para intercambiar saldos entre tarjetas. Dentro del recuadro de la primera tarjeta se tendrá que ingresar la cantidad que se desea mover anteponiendo el signo de resta. En el ejemplo de la izquierda se moverá todo el saldo de la tarjeta por lo cual se ingresó -100 ya que el saldo que tiene es de $100. Después se presiona Abonar. La tarjeta quedara sin saldo. En la tarjeta a donde se moverá el saldo, se ingresa la cantidad restada que en este caso será 100 y después se presionaría abonar. Este ejemplo se usó en caso que una de las tarjetas no tuviera saldo. En dado momento que se intente intercambiar entre dos tarjetas con saldo, ambas tendrían que restarse el saldo actual y después abonarlo en cada tarjeta a la cual quiera cambiarse. 40

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