BANCO DE PROYECTOS DE INVERSION NACIONAL BPIN IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL A NIVEL NACIONAL

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1 BANCO DE PROYECTOS DE INVERSION NACIONAL BPIN Nombre Proyecto: IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL A NIVEL NACIONAL Código BPIN: Año del Reporte 2013 Programa: LEVANTAMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE Subprograma: RELACIONES EXTERIORES INFORMACIÓN PARA PROCESAMIENTO Sector: RELACIONES EXTERIORES Entidad Responsable: UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL -- MIGRACIÓN COLOMBIA Estado: REGISTRADO Horizonte del proyecto: I. INFORMACIÓN BASICA PROBLEMA Falta de organización técnica del archivo documental entregado por el DAS en Supresión, generando dificultades para el acceso oportuno a la información requerida por la entidad, poniendo en riesgo la preservación del patrimonio histórico documental de la Nación. DESCRIPCIÓN Migración Colombia recibió del DAS en Proceso de Supresión la subrogación del contrato 143 del 30 de diciembre de 2010, suscrito entre el Fondo Rotatorio del Departamento Administrativo de Seguridad y el General de la Nación, cuyo objeto es realizar el inventario documental y organización archivística correspondiente al archivo de extranjería del Departamento Administrativo de Seguridad DAS, teniendo en cuenta los aspectos legales y técnicos establecidos para tal fin, y demás normas proferidas por el General de la Nación, de conformidad con la propuesta presentada por el General de la Nación. Esto incluyó la organización de metros lineales de documentación correspondiente al de Extranjería de esta entidad, a nivel central únicamente. Como resultado del proceso de organización, dentro del cual se efectuó el cambio de unidad de conservación (carpeta y caja) se obtuvo un total de metros lineales. Por otra parte se tiene previsto recibir un promedio metros lineales de los archivos pertenecientes a las antiguas 27 seccionales que venía administrando el DAS. De estos archivos, en promedio metros lineales se encuentran en su estado natural, es decir sin aplicar los procesos técnicos archivísticos requeridos para el acceso a la información y el cumplimiento de las normas legales sobre la materia, los metros lineales restantes se entregarán organizados. Todos los archivos recibidos del DAS se centralizarán en Bogotá para los cuales deberán ser organizados, administrados, almacenados, conservados y custodiados por parte de Migración Colombia, de acuerdo con los procesos técnicos archivísticos señalados por la normatividad, para tal fin; en este sentido se pretende la realización de este proyecto en el horizonte comprendido entre las vigencias 2012 a Lo anterior, con el propósito de garantizar el acceso oportuno a la información, y en el marco de la política de Gobierno de Tecnología de la Información y las Comunicaciones - TIC, permitiendo la facilidad y rapidez para la recuperación de la información, el acceso y la consulta o transmisión por medios informáticos de la información, se requiere la digitalización del archivo, mediante la aplicación de los procesos técnicos establecidos y la implementación de la norma ISO 9001 y a su vez garantizar la preservación del patrimonio histórico documental de la Nación, todo enmarcado dentro de las políticas estratégicas de Gobierno en Línea y con los parámetros exigidos por las Leyes. II. CADENA DE VALOR OBJETIVO GENERAL IMPLEMENTAR Y DESARROLLAR A NIVEL NACIONAL EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y SU RESPECTIVA CONSERVACIÓN. Page 1 of 7

2 IMPLEMENTAR Y DESARROLLAR A NIVEL NACIONAL EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y SU RESPECTIVA CONSERVACIÓN. : 2014 organizado 1. Organizar técnicamente el archivo documental entregado por el DAS en Supresión aplicando los procesos técnicos de valoración, clasificación, ordenación y descripción; de conformidad con la Ley 594 de 2000 y demás normas sobre la materia. 2,406 2,406 Organizar los archivos Total Producto Total Objetivo conservado 2. Garantizar la conservación y preservación de los archivos entregados por el DAS en proceso de supresión, mediante su apropiada administración y custodia, de conformidad con lo establecido en las normas sobre la materia. 6,000 6,000 Conservar los archivos Total Producto Total Objetivo s digitalizados 3. Aplicar procesos de digitalización a los archivos entregados por el DAS en proceso de supresión, en cumplimiento de Ley 906 de 2005, Ley 1437 de 2011, y Directiva Presidencial 004 de ,100,000 0 Digitalizar los archivos Número Total Producto Total Objetivo Total Año : 2015 organizado 1. Organizar técnicamente el archivo documental entregado por el DAS en Supresión aplicando los procesos técnicos de valoración, clasificación, ordenación y descripción; de conformidad con la Ley 594 de 2000 y demás normas sobre la materia. 2,406 0 Organizar los archivos Total Producto Total Objetivo Page 2 of 7

3 conservado 2. Garantizar la conservación y preservación de los archivos entregados por el DAS en proceso de supresión, mediante su apropiada administración y custodia, de conformidad con lo establecido en las normas sobre la materia. 6,000 6,000 Conservar los archivos Total Producto Total Objetivo s digitalizados 3. Aplicar procesos de digitalización a los archivos entregados por el DAS en proceso de supresión, en cumplimiento de Ley 906 de 2005, Ley 1437 de 2011, y Directiva Presidencial 004 de ,100,000 6,512,500 Digitalizar los archivos Número Total Producto Total Objetivo Total Año : 2016 organizado 1. Organizar técnicamente el archivo documental entregado por el DAS en Supresión aplicando los procesos técnicos de valoración, clasificación, ordenación y descripción; de conformidad con la Ley 594 de 2000 y demás normas sobre la materia. 2,406 0 Organizar los archivos Total Producto Total Objetivo conservado 2. Garantizar la conservación y preservación de los archivos entregados por el DAS en proceso de supresión, mediante su apropiada administración y custodia, de conformidad con lo establecido en las normas sobre la materia. 6,000 6,000 Conservar los archivos Total Producto Total Objetivo s digitalizados 3. Aplicar procesos de digitalización a los archivos entregados por el DAS en proceso de supresión, en cumplimiento de Ley 906 de 2005, Ley 1437 de 2011, y Directiva Presidencial 004 de ,100,000 7,587,500 Digitalizar los archivos Page 3 of 7

4 Número Total Producto Total Objetivo Total Año III. LOCALIZACIÓN LOCALIZACIÓN REGIÓN DEPARTAMENTO MUNICIPIO AMAZONÍA AMAZONAS LETICIA BOGOTÁ D.C. BOGOTA BOGOTA D.C. CENTRO ORIENTE NORTE DE SANTANDER CUCUTA NACIONAL NACIONAL OCCIDENTE ANTIOQUIA MEDELLIN OCCIDENTE NARIÑO PASTO OCCIDENTE RISARALDA PEREIRA OCCIDENTE VALLE CALI ORINOQUÍA VILLAVICENCIO REGION CARIBE BOLIVAR CARTAGENA REGION CARIBE GUAJIRA MAICAO REGION CARIBE SAN ANDRES Y PROVIDENCIA SAN ANDRES IV. BENEFICIARIOS POBLACIÓN BENEFICIADA POR AÑO AÑO Total CANTIDAD 5,725,644 46,968,592 V. ESQUEMA FINANCIERO Page 4 of 7

5 RESUMEN FINANCIERO PGN (Precios Corrientes) AÑO ,000, ,647,000,000 1,884,000,000 1,884,000, ,804,165, ,034,503, ,935,624, VI. INDICADORES INDICADORES DE (BIS) INDICADOR UNIDAD CATEGORÍA ARCHIVO ORGANIZADO Porcentaje Avance Inicial Contratos suscritos Número Avance Inicial Folios Material De Digitalizado Porcentaje Avance Inicial Page 5 of 7

6 Folios Material De Digitalizado Informes de interventoría presentados Porcentaje Número Avance Inicial Informes de seguimiento realizados Número Avance Inicial Informes De Supervisión Realizados Porcentaje De Microfilmación Del Patrimonio Documental Número Avance Porcentaje Avance Inicial INDICADORES DE GESTIÓN ( 2013 ) Ponderación Gestión vs. Producto ( 2013 ) INDICADOR 9900G070-Contratos suscritos 1000G664-Informes de seguimiento realizados 9900G050 -Informes De Supervisión Realizados UNIDAD INICIAL VIGENTE AVANCE Número Número Número PONDERACIÓN Indicadores de Producto 70 % Indicadores de Gestión 30 % Total 100 % Page 6 of 7

7 INDICADORES DE CADENA DE VALOR OBJETIVO INDICADOR 1. Organizar técnicamente el archivo documental entregado por el DAS en Supresión aplicando los procesos técnicos de 2. Garantizar la valoración, conservación y clasificación, preservación de ordenación y los archivos descripción; de entregados por el conformidad con DAS en proceso la Ley 594 de de supresión, 2000 y demás mediante su normas sobre la apropiada materia. administración y 3. Aplicar custodia, de procesos de conformidad con digitalización a lo establecido en los archivos las normas entregados por el sobre la materia. DAS en proceso de supresión, en cumplimiento de Ley 906 de 2005, Ley 1437 de 2011, y Directiva Presidencial 004 de organizado conservado s digitalizados organizado Ejecutado conservado Aplicado con la normatividad s digitalizados Sistematizado UNIDAD DE MEDIDA Número Page 7 of 7

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