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1 ONBASE CLOUD 1

2 ONBASE CLOUD / LA EXPERIENCIA MARCA LA DIFERENCIA OnBase Cloud de Hyland Cuando se trata de las implementaciones en la nube, la experiencia marca la diferencia. Gracias a esta experiencia, podemos brindarles más funcionalidades, un historial establecido de niveles de servicio ejemplar y de seguridad, y una comunidad grande de clientes con quienes interactuar y de quienes aprender. OnBase Cloud ofrece todo esto. Con la solución de gestión de contenido empresarial (ECM, por sus siglas en inglés) en línea lanzada por primera vez hace más de 10 años, Hyland, creador de OnBase, continúa siendo pionero hoy en día de soluciones innovadoras en la nube. OnBase Cloud utiliza la misma tecnología ECM que las implementaciones en sitio de OnBase, la cual es una solución implementada con éxito en más de organizaciones a través del mundo. La solución es ofrecida a través de nuestros entornos de hospedaje de clase mundial, situados en varias ubicaciones alrededor del mundo. OnBase Cloud brinda una completa infraestructura técnica y plataforma de software que permite a las empresas a aprovechar el poder de la solución sin necesidad de comprar o manejar hardware y software en sitio. Clientes Años Más de 10 años de experiencia Más de 600 M documentos Más de 300 TB de contenido almacenado Más de 1,5 mil millones de documentos almacenados 2 OnBase Cloud Services

3 ONBASE CLOUD BRINDA funcionalidad Funcionalidad completa de gestión de contenido en la nube Cumplimiento con ISO 27001, SOC 2 y principios internacionales de puerto seguro (Safe Harbor) Seguridad física y en la red con múltiples capas de seguridad por varios firewall Ancho de banda en modo burst para la máxima velocidad de carga y descarga Administración de tres copias de seguridad en varias ubicaciones físicas Procesos de recuperación ante desastres y entrega garantizada Optimización de rendimiento de software que incluye una aplicación de equilibrio de carga y servidores web Adquisición, mantenimiento y licencia del entorno del sistema operativo en la nube Disponibilidad, optimización y seguridad para soportar la aplicación OnBase Adquisición de software de la base de datos, mantenimiento y licencia para soportar la aplicación OnBase Administración y actualización del servidor centralizado Captura Proceso FUNCIONALIDAD Cuando implemente una solución ECM basada en la nube, debe asegurarse de no sacrificar la funcionalidad. Sin embargo, muchas soluciones ECM en la nube brindan menos funcionalidad que sus equivalentes en sitio. Otras soluciones no tienen la flexibilidad y no son suficientemente avanzadas para brindar un conjunto ECM completo. Ese no es el caso con OnBase Cloud. Los usuarios de OnBase Cloud tienen a su disponibilidad funcionalidades de captura, proceso, integración, análisis, acceso y almacenamiento. Es tan sutil que los usuarios ni se dan cuenta que están trabajando con sistemas y datos almacenados en la nube. Acceso Integración OPCIONES DE IMPLEMENTACIÓN Desde el año 2000, Hyland le ha ofrecido a sus usuarios la opción de implementar OnBase Cloud como una implementación hospedada o por suscripción. Hospedado Con la implementación hospedada de Hyland, usted es dueño de su software, solo que éste no vive en su infraestructura. Hyland hospeda la solución en servidores dedicados de OnBase Cloud y es administrada por el equipo de especialistas de ECM. Su solución OnBase Cloud está disponible cuándo y dondequiera que la necesite. Además, nuestros acuerdos de nivel de servicio (SLA, por sus siglas en inglés), entre los mejores del mercado, proporcionan clara y detalladamente las posibles soluciones en caso de que la disponibilidad se comprometa inesperadamente. Por suscripción Con nuestra implementación por suscripción, los clientes elijen las funcionalidades deseadas y los expertos en Hyland crean esa solución y le conceden acceso a ella en la nube. Análisis Almacenamiento Las implementaciones hospedadas y por suscripción cuentan con uno de los servidores e infraestructuras de red más poderosos en el mercado. Con estas opciones, los expertos de OnBase mantienen la infraestructura e implementan y actualizan su solución para que sus recursos de TI puedan enfocarse en iniciativas estratégicas. Además, puede cambiar y expandir su solución OnBase Cloud cuándo y cómo desee. OnBase Cloud Services 3

4 INFRAESTRUCTURA DEL CENTRO DE DATOS Centros de datos alrededor del mundo Con completa transparencia sobre la política de la ubicación de datos, Hyland le proporciona todos los detalles respecto la ubicación del almacenamiento de la primera y segunda copia y copia de seguridad de los sistemas de datos y desde dónde operan. Como cliente de Hyland, usted tiene una ubicación principal designada en uno de nuestros centros de datos mundial. Típicamente está cerca de su empresa, pero se puede cambiar la ubicación según sus preferencias. Tenemos centros de datos a través de los Estados Unidos, así como en Londres, Ámsterdam, Tokio y Sídney. Infraestructura de red y conectividad OnBase Cloud mantiene acceso a la backbone (red troncal) IP global a través de routers con doble acceso que están conectados a múltiples nodos de backbone. La conectividad backend e instalaciones de servicio de red incluyen modo de transferencia asincrónimo (ATM, por sus siglas en inglés), frame relay e intercambio de circuitos. Estas capacidades brindan acceso a internet de alta velocidad con ancho de banda de redes de área extensa (WAN) como parte de las clases de servicio, lo cual asegura que su contenido se cargue al sistema y esté disponible lo más rápido posible. Nube privada, administrada y de instancias múltiples OnBase Cloud proporciona un entorno que brinda alta disponibilidad y alto rendimiento de ECM en la nube. Cada cliente que tiene OnBase Cloud implementada recibe su propia instancia del software OnBase, la solución líder de ECM creada por Hyland. Cada solución incluye recursos dedicados y áreas para cada cliente y sus datos. Además, Hyland maneja completamente funciones críticas de mantenimiento diario de toda la infraestructura, hardware y software asociado con el entorno. Todos estos elementos crean una solución ECM en la nube que es única, segura y fuerte. Cliente Web de OnBase Cliente Unity de OnBase Cliente Móvil de OnBase Cliente Outlook de OnBase (implementación de un solo clic) Base de datos Base de datos Aplicación Servidores web Cliente 1- Cliente 2- Cliente 2- Aplicación Servidores web Cliente 1- Cliente 2- Cliente 2- Almacenamiento Copia de seguridad Almacenamiento Copia de seguridad UBICACIÓN PRINCIPAL UBICACIÓN SECUNDARIA 4 OnBase Resumen Cloud del Services producto OnBase

5 Controles ambientales Todos los centros de datos están equipados con sistemas ambientales estándares para salas de computadoras, incluyendo: Sistemas de aire acondicionado para salas de computadoras (CRAC, por sus siglas en inglés) Sistema de monitoreo ambiental Sistemas de detección de fuego Sistemas de supresión de fuego Sistema de detección de agua Pisos elevados Interruptores de energía de emergencia (EPO, por sus siglas en inglés), o procedimientos equivalentes Estos controles aseguran que la infraestructura del hardware que opera su solución OnBase Cloud se mantenga en condiciones óptimas en todo momento, minimizando el posible tiempo de inactividad debido a fallas de equipo o incidentes ambientales. CUMPLIMIENTO NORMATIVO OnBase Cloud sirve más de 500 clientes a través del mundo, muchos de los cuales dependen de la solución para cumplir con exigencias reglamentarias estrictas incluyendo HIPAA, GLBA, SOX, SEC 17a-4 y la Directiva Europea 95/46/CE. El éxito de OnBase Cloud depende de la confianza que tenga el cliente en nosotros. Los clientes encargan la administración de la información y procesos de negocios vitales en OnBase Cloud todos los días. Hyland respalda esta confianza con las certificaciones obtenidas mediante la solución OnBase Cloud y las auditorías realizadas en los centros de datos y procesos asociados. OnBase Cloud cumple con las siguientes certificaciones y auditorías: ISO ISO es un estándar de seguridad de información reconocido a nivel mundial que evalúa los riesgos de seguridad de información de una organización, teniendo en cuenta las amenazas, vulnerabilidades e impactos. Se considera un conjunto coherente e integral de controles de seguridad de la información. Los centros de datos de OnBase Cloud cumplen con el estándar ISO que sirve como la base para las políticas de seguridad de Hyland. ISO garantiza la seguridad mediante numerosos métodos de seguridad físicos. SOC2 Los estándares de SOC son entre los más nuevos y más estrictos de medida de seguridad para un centro de operaciones o centro de datos. La auditoría SOC utiliza un conjunto estándar de criterios, permitiendo la simple comparación entre las operaciones o los centros de datos. Ambos, Hyland y los centros de datos de OnBase Cloud cumplen con el estándar Declaración de Normas para Trabajos de Atestificación Número 16 (SSAE16, por sus siglas en inglés). Un tercero reconocido a nivel mundial realiza la auditoría y el informe resultante está disponible a los clientes bajo petición. Safe Harbor El acuerdo EE.UU. - UE Safe Harbor fue creado para proporcionar a las empresas de Estados Unidos un medio para verificar que puedan cumplir con la Directiva Europea 95/46/CE en materia de protección de datos personales. Este marco está diseñado para organizaciones de Estados Unidos que procesan los datos personales colectados en la UE. Los principios de Safe Harbor están diseñados para indicar la adherencia a la Directiva Europea de Protección de Datos y asegurar la privacidad e integridad de los datos. OnBase Cloud cumple con los requisitos rigurosos del estándar Safe Harbor para la UE y Suiza, donde los estándares de privacidad son de los más altos en el mundo. Todos los clientes de OnBase Cloud benefician de estas consideraciones internacionales y los estándares de seguridad, privacidad e integridad de datos extremadamente altos. OnBase Cloud Services 5 Resumen del producto OnBa

6 SEGURIDAD Seguridad física y de red Todos los centros de datos de OnBase Cloud tienen personal de seguridad y cámaras de vigilancia. Hyland limita el acceso físico al personal y visitantes previamente autorizados, quienes cuentan con acceso a través de autenticación de múltiples factores que les limita a las zonas autorizadas. El hardware está físicamente separado de cualquier otro servicio de hospedaje brindado en los centros de datos El hardware está asegurado físicamente con jaulas individuales y gabinetes cerrados con llave El acceso al hardware es a través de autenticación de múltiples factores Los componentes y servicios de la infraestructura de la red, como enrutar, cambios entre redes y el ancho de banda, son monitoreados 24 horas al día, 7 días a la semana Hay ingenieros certificados en redes y software disponibles para resolver cualquier problema según el nivel de servicio del cliente Los procesos automáticos de monitoreo de intrusión a la red operan 24 horas al día, 7 días a la semana Seguridad de transportes de redes Toda comunicación entre los clientes de OnBase y OnBase Cloud es cifrada con AES-256 bit SSL v3 o TLS 1.0 y SSH. Esto asegura que todo el contenido y las operaciones estén seguros de cualquier posible interferencia o intercepción. Energía Hyland proporciona un sistema de alimentación ininterrumpida (UPS; por sus siglas en inglés) redundante con múltiples módulos sincronizados para trabajar al unísono o independientemente. Cada centro de datos tiene múltiples generadores redundantes que proporcionan energía alternativa si la electricidad falla. El cambio de energía comercial a energía del generador es manejado y protegido por el sistema UPS para asegurar que los servidores de OnBase Cloud no pierdan energía. Seguridad de la aplicación Los usuarios de OnBase Cloud automáticamente reciben acceso a las actualizaciones de las versiones cuando están disponibles. Sin embargo, no se actualiza la solución sin el permiso del cliente. Los clientes también pueden solicitar entornos de prueba para probar nuevas versiones, o cualquier otro elemento de la solución. Selección del personal de Global Cloud Services de Hyland Después de verificar varios antecedentes, Hyland selecciona cuidadosamente al personal que administra OnBase Cloud. Ellos cuentan con una capacitación detallada y personalizada. En el caso de que se vayan de la empresa, también pasan por un proceso integral de separación. 6 OnBase Resumen Cloud del Services producto OnBase

7 IMPLEMENTACIÓN Mientras que la implementación de ECM en la nube es muy similar a la implementación en sitio de una solución ECM, es muy diferente a lo que muchos consideran una implementación en la nube típica. Los componentes básicos de OnBase Cloud pueden ser implementados tan rápidos como cualquier otra solución en la nube, pero crear una solución ECM requiere el proceso de descubrimiento con el cliente, configuración y administración del sistema y capacitación del usuario final. Es posible que también necesite importar los datos de sistemas heredados o integraciones a otras aplicaciones en su cronograma de implementación. La tabla a continuación enumera las responsabilidades y cómo éstas son divididas entre el cliente y Hyland, tanto para las implementaciones en sitio como para los dos tipos de implementaciones de OnBase Cloud, hospedado y por suscripción. En sito Hospedado Por suscripción Licencias de software y mantenimiento anual Cliente Cliente N/A Tarifa de hospedaje N/A Cliente Cliente Tarifa de suscripción N/A Cliente Cliente Compra de hardware, mantenimiento e instalación Costos del centro de datos y copias de seguridad Software e instalación del servidor Cliente Hyland Hyland Cliente Hyland Hyland Cliente Hyland Hyland Configuración de OnBase Hyland y el cliente Hyland y el cliente Hyland y el cliente Personal de TI y Capacitación Personal de OnBase y Capacitación Cliente Hyland Hyland Cliente Cliente Cliente OnBase Cloud Services 7 Resumen del producto OnBa

8 CONTINUIDAD DE NEGOCIO Disponibilidad y recuperación ante desastres Las clases de servicio de OnBase Cloud le permite seleccionar exactamente cómo su servicio es manejado y medido en términos de disponibilidad y tiempo de recuperación. ESTRUCTURA DE PRECIOS Plata Dorado Platino Doble platino La disponibilidad define el porcentaje de tiempo que el servicio está en línea, es decir, accesible por los usuarios. El tiempo de inactividad afectará a cualquier organización de manera negativa pero el impacto de esa inactividad variará en función del tipo de organización y el contenido administrado dentro del sistema. OnBase Cloud se entrega con una opción de cuatro clases de servicio: Plata, Dorado, Platino y Doble Platino. Precios para estas clases de servicios se combinan con la tarifa de hospedaje, asegurando una cuota mensual simple y clara. El nivel de disponibilidad garantiza el comienzo en 99 por ciento y aumenta basado en la clase de servicio. Cualquier servicio hospedado deber ser fiable y resistente. Sin embargo, hay un riesgo de fracaso con cualquier sistema, y la velocidad y amplia capacidad para recuperarse de cualquier fallo inesperado es un aspecto clave de una solución en la nube. OnBase Cloud ofrece dos elementos clave en cuanto a la continuidad del negocio: Objetivo de punto de recuperación: Si el sistema tiene una caída de servicio sin previo aviso, es un evento inherentemente inesperado y es probable que haya una pérdida de cierta cantidad de datos entre el punto de falla y de cuándo se hizo la última copia de seguridad. El objetivo de punto de recuperación es la cantidad de tiempo que habrá transcurrido durante el cual los datos no pueden ser recuperados, y está definido por la clase de servicio seleccionada por el cliente. Objetivo de tiempo de recuperación: Cuando un sistema experimenta una caída de servicio, hay un período de tiempo requerido por el equipo técnico relevante de no sólo reiniciar los sistemas, sino también de identificar y solucionar cualquier problema persistente con la infraestructura, el software u otros elementos, como discos, UPS o conmutadores. El objetivo de tiempo de recuperación representa el tiempo necesario para restablecer los servicios de OnBase Cloud, y está definido por la clase de servicio seleccionada por el cliente. PASOS SIGUIENTES La nube es el futuro del negocio. En los últimos 10 años, Hyland ha visto la evolución e integración de tecnologías, como la nube, tecnología móvil y social, y OnBase Cloud de Hyland está perfectamente posicionada para cumplir con estas necesidades. Constantemente innovando, OnBase Cloud continúa marcando el ritmo respecto la funcionalidad, seguridad y niveles de servicio para soluciones ECM en la nube. Más de 500 clientes tienen OnBase Cloud implementada y Hyland está mejor equipado para manejar su solución ECM en la nube. Por eso usted está listo para cualquier cosa que se presente en el futuro. Entérese de más en OnBase.com/es-es/OnBaseCloud 8 OnBase Resumen Cloud del Services producto OnBase Hyland Software, Inc. Todos los derechos reservados. v

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