UNIDAD 1

Transcripción

1 UNIDAD 1 Introducción al Procesamiento de Datos A través de la historia podemos observar que el hombre necesita elaborar, representar, conservar y transmitir información, normalmente lo hace realizando cálculos y gestionando con datos y con la información resultante de los procesos de datos. Las tareas de cálculo y gestión que se realizan normalmente son del tipo rutinario y repetitivo, por ello, se han inventado máquinas, desarrollado técnicas y métodos para procesar la información en forma automática y racional. El hombre permanentemente crea y perfecciona máquinas y métodos que le permitan procesar datos de forma más eficiente, rápida y segura; y la ciencia que estudia y desarrolla esta problemática es la Informática. Si bien el término Informática procede de la contracción de las palabras INFORmación automatica, se la puede definir como la ciencia del tratamiento automático y racional de la información considerada como soporte de los conocimientos y las comunicaciones. La Informática es una ciencia porque es un conjunto de conocimientos organizados y sistematizados. Este saber, que es un modo de aproximarse a la realidad utilizando determinados procedimientos, que se acumulan en forma organizada. Estos conocimientos se denominan científicos porque son las respuestas que describen, comprenden y explican la realidad de acuerdo a un método propio. El conocimiento científico se destaca del conocimiento empírico del hombre ya que se orienta a un saber que es objetivo, racional, sistemático y generalizado. Objetivo: porque el conocimiento puede ser verificado por otros y se puede cotejar con la realidad. Racional: porque el uso de la razón es el instrumento esencial para llegar a resultados Sistemático: porque las ideas aparecen organizadas en crecientes cuerpos de conocimientos lo que permite arribar a teorías y leyes. Generalizado: porque el interés científico es sobrepasar el hallazgo de regularidades empíricas para alcanzar leyes que son generales. La finalidad de toda ciencia es la misma: encontrar leyes y el camino es el mismo: 1- se plantea un problema 2- Se enuncian las hipótesis 3- Se pone a prueba las hipótesis 4- Se evalúan los resultados. La informática. Definición. Podemos encontrar varias definiciones de Informática, entre ellas: a. Informática es la ciencia que estudia el tratamiento automático y racional de la información. b. Informática es el conjunto de técnicas y métodos para la representación, conservación y transmisión de la información. 1

2 c. Es la ciencia del tratamiento automático y racional de la información considerada como soporte de los conocimientos y las comunicaciones. Analizando estas definiciones podemos observar que el objetivo principal es el tratamiento de la información, y esto consiste en su elaboración, representación, conservación, transmisión (que puede ser local o a distancia) y su utilización. Además el tratamiento de la información es automático porque son las computadoras las que realizan los trabajos de captura, procesamiento y presentación de la información. Se dice que es un tratamiento racional, porque es la razón o el razonamiento, el instrumento esencial para llegar a resultados. Algunas de las funciones de la Informática son: El desarrollo de nuevas computadoras. El desarrollo de nuevos métodos de trabajo. La construcción de aplicaciones informáticas. Mejorar los métodos y aplicaciones existentes. A continuación analizaremos los conceptos fundamentales en el proceso de datos que son: dato e información. Dato e Información La expansión y sofisticación de las redes de información y de comunicación han creado nuevos mecanismos para la transmisión de conocimientos de manera formal e informal. Cualquier usuario de teléfono puede acceder a bancos o bases de datos y de información nacionales e internacionales, junto con la divulgación de las computadoras se han creado programas que permiten el autoaprendizaje de los individuos. El desarrollo de los multimedios (televisión-video-computadora-teléfono-faximpresora) dará a los individuos una mayor independencia frente a los canales tradicionales de difusión de información (periódicos, escuelas, libros, profesores, etcétera). La información es fundamental en la toma de decisiones (brinda los datos y referencias adecuados para determinar las decisiones a tomar), ya que a través de éstas es posible alcanzar, o no, los objetivos definidos en un proceso dado. Existe un inconveniente de tipo semántico, y es que en el uso diario no se hace absolutamente ningún distingo entre lo que es la información y lo que es un dato. La realidad indica muchas veces que el problema de esta definición radica en que los interlocutores se refieren a diferentes sistemas, o sistemas en los cuales el resultado obtenido (la información), se convierte -a su vez - en datos de entrada para otros sistemas de información incluso para el mismo, si existe realimentación (FEEDBACK). Si tomamos, por ejemplo los datos obtenidos en un censo de población, entre ellos figuran el sexo, la edad, el estado civil, los estudios cursados por los encuestados, etc.; una vez procesados estos datos se obtiene la información de salida, entre ella: porcentajes de varones y mujeres, mujeres y varones con estudios cursados por nivel de instrucción, estudios por tramos de edad y/o ingresos, etc. Para un sociólogo, la información obtenida del censo se convertirá en los datos de entrada para un trabajo o estudio particular que deba realizar; en 2

3 cambio, para una biblioteca dicha información permanecerá archivada hasta que sea requerida por diferentes usuarios. Diferencia entre dato e información Los DATOS son hechos, la materia prima de la información. Los datos se representan por medio de símbolos, pero sólo pueden considerarse como información en un sentido muy limitado. La INFORMACION consiste en conocimientos importantes producidos como resultado del proceso de los datos. Así como las materias primas se transforman en productos terminados por un proceso de fabricación, los datos se transforman en información por medio del proceso de datos. Los productos que resultan de un proceso de manufactura tienen poco valor si no se los utiliza y la información no sirve de mucho si no apoya decisiones y acciones humanas razonables. En el esquema 1.1 vemos la representación del procesamiento de datos Esquema 1.1 PROCESAMIENTO DE DATOS Datos de Entrada Proceso Resultados El procesar datos, en general está orientado a resolver un problema específico, más o menos complejo que requiere cumplir con los siguientes pasos: 1. Identificar y delimitar correctamente el problema. 2. Identificar los datos básicos a utilizar en la resolución del problema. 3. Identificar los procesos de manipulación de datos que deben intervenir en la resolución del problema, que se aplicarán sobre los datos y permitirán la obtención de la información que será el resultado del proceso 5- Ingresar los datos, aplicarles los procesos que con anticipación se determinaron y obtener los resultados o información. 6- Evaluar los resultados. Para clarificar el proceso de datos podemos graficar un paralelismo entre el proceso de fabricación de un producto comercial y el proceso de datos en un centro especializado a través de un esquema comparativo que se presenta a continuación en el esquema 1.2 3

4 Esquema 1.2 COMPARACIÓN ENTRE PROCESOS Proceso de Fabricación Centro de Procesamiento de Datos Obtención de la Se recolectan los datos. Se ingresa la materia prima en la planta Se ingresan los datos a la computadora Se procesa la Se procesan los datos Salida de productos terminados Salida de información Salida de productos terminados Decisiones acciones de los usuarios Actividades del procesamiento de datos Como actividades del procesamiento de los datos podemos reconocer: la captura delos datos, la manipulación de los datos y el manejo de los resultados de salida, tal se puede observar en el esquema 1.3 siguiente: 4

5 Esquema 1.3 ACTIVIDADES DEL PROCESAMIENTO DE DATOS A continuación analizaremos cada una de ellas. CAPTURA DE LOS DATOS DE ENTRADA. Actividades del procesamiento de datos Captura de datos de entrada Manipulación de los datos agrupación cálculo clasificación Manejo de los re-sultados de salida almacenamiento recuperación comunicación Los datos una vez recogidos deben ser ingresados a la computadora, en algunos casos se realizan operaciones de depuración o validación de los mismos. Los datos pueden ser obtenidos de un documento fuente (factura, planilla de inscripción de alumnos, remito, etc.), o puede ser capturados por medio de un dispositivo de entrada directa; por ejemplo una caja registradora automatizada. En algunos casos es necesario en esta etapa la depuración o validación de los mismos. 5

6 MANIPULACIÓN DE LOS DATOS. Quizá sea necesario realizar una o más de las siguientes operaciones con los datos recolectados: AGRUPACION: se denomina agrupación al proceso de organizar elementos similares para formar grupos o clases (por ejemplo: los alumnos de un curso, los clientes de una misma ciudad, los proveedores de un mismo país, etc). CALCULO: es la manipulación aritmética de los datos y es una actividad de procesamiento muy común (por ejemplo: calculo del sueldo de un empleado, utilizando como datos: sueldo básico, las bonificaciones y los descuentos). CLASIFICACION: casi siempre es más fácil trabajar con los datos si están ordenados en una secuencia lógica. La secuencia puede ser del primero al ultimo, del más grande al más pequeño, del más antiguo al más nuevo (por ejemplo: ordenar el listado de alumnos de una comisión por apellido y nombres en forma ascendente). SÍNTESIS: es la reducción de grandes volúmenes de datos a una forma más concisa y manejable (por ejemplo: hacer un cuadro síntesis donde figuren el numero de comisión, la cantidad de alumnos, el turno y condición de alumno). MANEJO DE LOS RESULTADOS DE SALIDA. Después de captar y manipular los datos, quizá sea necesario llevar a cabo una o más de las siguientes operaciones: ALMACENAMIENTO Y RECUPERACION. Se denomina almacenamiento a la conservación de los datos para consultarlos en el futuro. La recuperación consiste en obtener en obtener los datos o información almacenados. COMUNICACION Y REPRODUCCION. La comunicación de datos es la transferencia de datos de una localidad u operación a otra, para utilizarlos o para seguirlos procesando, y este proceso continúa hasta que la información en forma útil llega hasta el usuario final. Propiedades de la Información Por regla general, cuanto más se recurra a la información para reducir el elemento de incertidumbre en las decisiones que toman los gerentes en todos los niveles, mayor será su valor. A semejanza de otros recursos básicos con que cuentan los gerentes, la información no suele ser gratuita. Casi siempre es preciso comparar el costo de adquisición de la información con los beneficios que se pueden obtener de su uso. Así como en términos económicos no tiene sentido gastar cien pesos para extraer carbón de una mina cuyo valor es de 75 pesos. En términos generales, la información que es precisa, oportuna, completa y concisa es mas útil que la información que carece de una o más de estas características (esquema dibujo 1.1). 6

7 Esquema 1.4 PROPIEDADES DE LA INFORMACION PRECISA OPORTUNA COMPLETA CONCISA A continuación examinaremos cada una de las propiedades enunciadas. Información Precisa La precisión es la razón entre la información correcta y la cantidad total de información que se produce en un periodo. Si se producen 1000 elementos de información y 980 reflejan correctamente la situación real, entonces el nivel de precisión es: Nivel de precisión = 980 correctos = 0, elementos de información Ejemplo 1: 50 saldos bancarios incorrectos, en una remesa de 1000 estados de cuentas, es una situación intolerable en un banco. El nivel de precisión de 0,95, en este caso de un banco es muy bajo y debe ser inmediatamente mejorado. Ejemplo 2: Si se está trabajando en un inventario físico de grandes cantidades de piezas de bajo costo lograr un nivel de precisión de 0,95, podría considerarse aceptable. Podría lograrse mayor precisión, pero el valor adicional que tendría para los gerentes el contar con un inventario más preciso podría ser menor que los costos adicionales que implicaría el obtenerlo. Información Oportuna La oportunidad es otra característica importante de la información. No es mucho consuelo para un gerente saber que la información es precisa si llegó demasiado tarde para servir de algo. Cuál debe ser la rapidez de respuesta del sistema de información? 7

8 No hay una respuesta apropiada para todas las situaciones. El tiempo de respuesta deberá ser lo bastante corto como para que la información no pierda su frescura y su valor, pero deberá ser lo bastante largo como para que ser reduzca el volumen y el costo de un torrente constante de documentos (producto de la repercusión ante cualquier cambio en la información) y revele tendencias importantes que indiquen cuando es necesario actuar. Por supuesto, cuando se requiere el acceso instantáneo a cierta información para la que el tiempo es crítico, es preciso utilizar sistemas en línea de respuesta rápida. Información Completa La mayoría de los gerentes que deben tomar decisiones se han visto frustrados en alguna ocasión al recibir información que es precisa, oportuna... e incompleta. Uno de los objetivos de los diseñadores de sistemas de información es integrar mejor los datos de que se dispone en puntos dispersos de un negocio con el fin de proporcionar a los gerentes información más completa. Ejemplo: de las consecuencias que puede tener el no consolidar fragmentos de información relacionada entre sí se presento en Pearl Harbor en Los historiadores aseguran que los datos dispersos de que se disponía, eran de puntos diversos y en forma fragmentada, de haberse integrado hubiera indicado el peligro del ataque japonés. Información Concisa En muchos sistemas de información tradicionales bombardean a los gerentes con más información de la que pueden aprovechar, porque se supone que de esta manera se evita la información incompleta. Es común que la información importante, junto con datos relativamente inútiles, quede enterrada en pilas de informes detallados. Los gerentes se enfrentan entonces a problemas de extraer los elementos de información que necesitan. Lo que necesitan muchos gerentes actuales (y que a menudo no reciben) es información concisa que resuma los datos pertinentes y haga resaltar las excepciones con respecto a las actividades normales o planeadas. Teoría General de Sistemas. La ciencia moderna ha tendido en los últimos años a la especialización y la razón parece lógica, dada la gran cantidad de datos existentes y las complejidades de las técnicas actuales. Precisamente, como consecuencia de esa especialización, tanto biólogos, físicos o científicos sociales han trabajado en lo que podríamos llamar "compartimentos estancos", sin que ninguno de ellos pudiera beneficiarse, si ello fuera posible, de los descubrimientos y avances producidos en otros terrenos. Y, efectivamente, eso sería posible, pues la realidad ha demostrado que existen problemas y conceptos similares en diversos campos de la ciencia. Así, por ejemplo, la física clásica tenía como meta la resolución de fenómenos naturales y de forma aislada. Esta visión mecanicista tampoco se alteró, sin embargo, cuando las leyes estadísticas sustituyeron a las deterministas. Sin embargo, en contraste con esta teoría mecanicista, han aparecido en la física 8

9 moderna problemas de TOTALIDAD, INTERACCIÓN DINÁMICA y ORGANIZACIÓN. De la misma forma, en biología, psicología y ciencias sociales, para no abundar en mas ejemplos innecesarios, hemos pasado de visiones mecanicistas a tendencias modernas con visiones igualmente de TOTALIDAD. En el caso de la biología de la descomposición del organismo vivo en células y de sus actividades en procesos fisiológicos y hasta físico-químicos, se ha llegado a la conclusión de que no se pueden estudiar partes y procesos aislados, ya que en función de las interrelaciones de esas partes, puede surgir un comportamiento diferente de las mismas, si se consideran aisladas o dentro de un todo. En psicología, igualmente, podríamos diferenciar entre los conceptos clásicos de "átomos psicológicos", podríamos llamarlos así, independientes, originadores de fenómenos mentales igualmente independientes, a los conceptos modernos de "todos psicológicos", que NO SON SUMAS de unidades independientes y que están gobernadas por leyes dinámicas. Y en ciencias sociales, se ha pasado igualmente del concepto de sociedad como suma de individuos, al concepto de sociedad como un todo. Lo realmente sorprendente fue que estos resultados paralelos se dieron de forma independiente en cada uno de estos campos, sin que -entre ellos- existieran ningún tipo de comunicación, consecuencia esta última lógica si tenemos en cuenta la especialización de la que hemos hablado al comienzo. Hasta ahora, las leyes de la naturaleza han encontrado siempre escaso eco en materias que no fueran casi exclusivamente relacionada con la física teórica, pero vemos que el campo se puede ensanchar y aceptar, conceptualmente, sistemas de leyes en campos donde no sea posible la aplicación de la física y que puedan existir modelos, principios y leyes aplicables a sistemas generalizados, sin que nos importe -en principio- ni la naturaleza de sus elementos, ni las relaciones que existan entre ellos. La pretensión de la TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS es estudiar la posibilidad de la formulación de principios y leyes válidos para todos los campos. Si planteamos esto y definimos bien el sistema, hallaremos que existen modelos, principios y leyes que son aplicables a la "generalidad" de los sistemas, sin que su naturaleza, la de sus elementos, ni sus "fuerzas", relación de sus elementos, importen. Orígenes de la Teoría de Sistemas La Teoría General de Sistemas (T.G.S.) surgió con los trabajos del biólogo alemán Ludwing Von Bertalanffy, publicados entre 1950 y La T.G.S. no busca solucionar problemas e intentar soluciones prácticas, pero sí producir teorías y formulaciones conceptuales que puedan crear condiciones de aplicación en la realidad empírica. Los supuestos básicos de la T.G.S. son: Existe una nítida tendencia hacia la integración de diversas ciencias naturales y sociales. Esa integración parece orientarse rumbo a la Teoría de Sistemas. 9

10 Dicha Teoría de Sistemas puede ser una manera mas amplia de estudiar los campos no-físicos del conocimiento científico, especialmente en las ciencias sociales. Con esa Teoría de Sistemas, al desarrollar principios unificadores que atraviesan verticalmente los universos particulares de las diversas ciencias involucradas, nos aproximamos al objetivo de la unidad de las ciencias. Esto puede generar una integración muy necesaria en la educación científica. La T.G.S. afirma que las propiedades de los sistemas no pueden ser descriptas significativamente en términos de sus elementos separados. La comprensión de los sistemas solamente se presenta cuando se estudian los sistemas globalmente, involucrando todas las interdependencias de sus subsistemas. La Teoría General de Sistemas se fundamenta en tres premisas básicas, a saber: 1. Los sistemas existen dentro de sistemas. Las moléculas existen dentro de células, las células dentro de tejidos, los tejidos dentro de los órganos, los órganos dentro de los organismos, los organismos dentro de colonias, las colonias dentro de culturas nutrientes, las culturas dentro de conjunto mayores de culturas, y así sucesivamente. 2. Los sistemas son abiertos. Es una consecuencia de la premisa anterior. Cada sistema que se examine, excepto el menor o mayor, recibe y descarga algo en los otros sistemas, generalmente en aquellos que le son contiguos. Los sistemas abiertos son caracterizados por un proceso de intercambio infinito con su ambiente, que son los otros sistemas. Cuando el intercambio cesa, el sistema se desintegra, esto es, pierde sus fuentes de energía. 3. Las funciones de un sistema dependen de su estructura. Para los sistemas biológicos y mecánicos esta afirmación es intuitiva. Los tejidos musculares, por ejemplo, se contraen porque están constituidos por una estructura celular que permite contracciones. El enfoque de sistemas En el siglo XVII, Leeuwenhoek inició una revolución científica al permitir, con ayuda del microscopio, el estudio de un mundo hasta entonces invisible. En este estudio las ideas básicas de las teorías atomísticas de los griegos recibieron comprobación. Estos descubrimientos y comprobaciones dieron como resultado establecer una visión microscópica de los fenómenos naturales, en la cual el interés científico se concentra en las partes que integran un organismo, un átomo, etc. Aún cuando son muchos los avances de la ciencia que han surgido de ese enfoque microscópico, el conocimiento, cada vez mas amplio que sobre dichas partes ha proporcionado este enfoque, no ha permitido, sin embargo, resolver diversos problemas sociales, económicos y ecológicos. No ha sido sino hasta muy recientemente que se empieza a complementar la visión microscópica con el enfoque de sistemas, el cual pone énfasis en los aspectos generales y en las interacciones entre las partes que lo integran. En tanto que en el enfoque microscópico se estudian los elementos para encontrar relaciones de causa y efecto, en el enfoque macroscópico o de sistemas se emplea el conocimiento que se tiene de las partes para estudiar el 10

11 comportamiento de todo un conjunto de partes o subsistemas que interaccionan entre sí. El comportamiento de un conjunto completo de componentes está determinado tanto por las características de las partes como por la interconexión de las mismas. En el enfoque de sistemas se integran los conocimientos que las diversas ciencias suministran acerca de los componentes de un sistema para conocer el comportamiento del conjunto. Dada la complejidad de esos sistemas, que presentan interacciones entre muchas variables, efectos de atraso y relaciones en general no lineales entre variables, es necesario contar con una metodología especializada para la solución de los problemas relacionados con dichos sistemas. Además de lo anterior, se requiere integrar grupos de trabajo de carácter interdisciplinarios, ya que resultan, prácticamente imposible que un profesional cuente con todos los conocimientos necesarios para atacar los diversos problemas que se presentan en el análisis de sistemas de esta magnitud y complejidad. El profesional que forma parte de un grupo que analiza sistemas, debe tener los conocimientos de su especialidad que le permitan estudiar determinados aspectos particulares de un sistema; y contar, además, con aquellos conocimientos operacionales de diversas disciplinas distintos a los de su campo particular de actuación a fin de que pueda integrarse a un grupo de trabajo interdisciplinario y comunicarse con el resto del mismo. Esta comunicación resulta indispensable para los integrantes del grupo, pues con ella es factible dar al problema una solución que contenga todos los factores relevantes. No es difícil encontrar proyectos que satisfacen todos los requisitos de un buen diseño de ingeniería, pero que resultan demasiados costosos por no haberse tomado en cuenta los aspectos económicos. O bien, en otros casos, la ejecución de un proyecto acarrea efectos laterales que, por no estar analizados adecuadamente, disminuyen el beneficio del mismo. Hay ocasiones en las que la realización de un importante proyecto, que representa un cuantioso derrame de dinero en una zona, trae consigo una seria dislocación en la economía y estructura social de la zona no necesariamente benéfica. El objetivo es familiarizarse con el enfoque de sistemas o sea, con una metodología científica que permita analizar, bajo determinada secuencia lógica, problemas complejos. Si bien el estudio de sistemas no sustituye los conocimientos particulares en una rama de la ciencia o técnica, si en cambio, ayuda a integrar estos conocimientos con los de otras ramas; mediante lo cual se previene que en el estudio de sistemas complejos se olviden factores importantes que pueden disminuir o, inclusive, anular los beneficios que se esperan de la implementación de un proyecto. El enfoque sistémico es un modo de aproximarse a la realidad para tratar de entenderla, de explicarla y de predecirla, así como un medio para actuar sobre ella organizando los recursos disponibles de acuerdo a los conceptos específicos del enfoque de sistemas. En el modelo que se utiliza se observa que el cuerpo de conocimientos subyacente es la teoría general de sistemas. Cuando se relaciona el enfoque 11

12 sistémico con la teoría de la organización y la práctica administrativa se utilizan conceptos relevantes extraídos de la teoría general de sistemas. En el sentido más amplio y general se tiene una filosofía de sistemas. Esto se refiere a un modo de pensar sobre los fenómenos en términos de conjuntos, incluyendo partes, componentes y subsistemas y con énfasis en sus interrelaciones. Este aspecto del enfoque sistémico se relaciona especialmente con el nivel superior, estratégico, de las organizaciones. El análisis de sistemas se refiere al método y técnica utilizados en la solución de problemas y en la toma de decisiones. Significa la identificación del problema y de sus variables relevantes, análisis y síntesis de varios factores y determinación de las mejores alternativas y cursos de acción. La administración sistémica se refiere a la aplicación de un modelo general de insumo-procesos de transformación-productos con flujos identificables de materia, energía e información. Enfatiza las interrelaciones entre los subsistemas, así como la del sistema con la del suprasistema al que pertenece la organización. Por lo tanto, el enfoque sistémico es: * una manera de pensar * un método y técnica de análisis * un estilo de administración Sistema La palabra SISTEMA tiene muchas connotaciones, y podemos definirlo como: Un conjunto de elementos interdependientes e interactuantes. Un grupo de unidades combinadas que forman un todo organizado y cuyo resultado (output) es mayor que el resultado que las unidades podrían tener si funcionaran independientemente. Un todo organizado o complejo; un conjunto o combinación de cosas o partes, formando un todo complejo o unitario Un sistema es un conjunto de partes. Tiene mas de un elemento. Una rueda no es un sistema, pero es una parte importante de un sistema llamado Automóvil. Las partes de un sistema deben estar integradas. Debe existir una relación lógica entre las partes de un sistema. Un sistema de administración de personal cuenta con procedimientos integrados para contratar y adiestrar empleados. El propósito de un sistema es lograr un objetivo común. El sistema se diseña para alcanzar uno o más objetivos. Todos los elementos del sistema deben estar ligados y controlados de manera que se logre el objetivo del Sistema. El ser humano, por ejemplo, es un sistema que consta de varios órganos y miembros, y solamente cuando éstos funcionan de modo coordinado, el hombre es eficaz. Dado que la computadora es un conjunto de partes, elementos o unidades integradas que tiene el objetivo común de realizar el proceso de los datos para obtener información, se la considera un sistema. 12

13 Característica de los sistemas El aspecto más importante del concepto de sistema es la idea de un conjunto de elementos interconectados para formar un todo. Ese todo presenta propiedades y características propias que no se encuentran en ninguno de los elementos aislados. Es difícil decir dónde comienza y donde termina un determinado sistema. Los limites (fronteras) entre el sistema y su ambiente admiten cierta arbitrariedad. El propio universo parece esas formado de múltiples sistemas que se compenetran. Es posible pasar de un sistema a otro que lo abarca, como también pasar a una versión menor contenida en él. Podemos deducir que todo sistema tiene: PROPÓSITO U OBJETIVO: todo sistema tiene uno o varios propósitos u objetivos. GLOBALISMO O TOTALIDAD: todo sistema tiene una naturaleza orgánica, por la cual una acción que produzca cambio en una de las unidades del sistema, muy probablemente producirá cambios en todas las otras unidades de éste. En otras palabras, cualquier estímulo en cualquier unidad del sistema afectará a todas las demás unidades, debido a la relación existente entre ellas. El efecto total de esos cambios o alteraciones se presentará como un ajuste de todo el sistema. Entre las diferentes partes del sistema se da una relación de causa y efecto, de este modo, el sistema sufre cambios y el ajuste sistemático es continuo. Tipos de sistemas Existe una gran diversidad de sistemas y una amplia gama de tipologías para clasificarlos, de acuerdo con ciertas características básicas. Considerando su naturaleza, los sistemas pueden ser cerrados o abiertos; SISTEMAS CERRADOS: Son los que no presentan intercambio con el ambiente que lo rodea, pues son herméticos a cualquier influencia ambiental. Así, los sistemas cerrados no reciben ninguna influencia del ambiente, y por otra parte tampoco lo influencian. En rigor, no existen sistemas cerrados, en la acepción precisa de la definición. El término es utilizado para el sistema completamente estructurado, donde el proceso rígido, produce una salida (resultado o producto) invariable o en los que existe poco intercambio de materia con el ambiente. SISTEMAS ABIERTOS: Son los sistemas que presentan relaciones de intercambio con el ambiente a través de entradas (insumos) y salidas (productos). Los sistemas abiertos intercambian materia y energía regularmente con el ambiente, alcanzando un estado de equilibrio dinámico en ese medio. El modelo de sistema abierto es siempre un complejo de elementos en interacción y en intercambio continuo con el ambiente. Son eminentemente adaptativos, es decir, para sobrevivir deben reajustarse constantemente a las condiciones del medio. 13

14 Mantienen un juego reciproco con las fuerzas del ambiente y la calidad de su estructura se optimiza cuando el conjunto de elementos del sistema organiza, aproximándose a una operación adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de autoorganización. Existen diferencias fundamentales entre los sistemas abiertos (como los biológicos y sociales: la célula, la planta, el hombre, la organización, la sociedad) y los sistemas cerrados (como los sistemas físicos: las máquinas, el reloj, el termostato). Sistema de Información Un sistema de información por sus características es un sistema abierto. Un Sistema de información puede definirse como: un conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la información para apoyar la toma de decisiones y el control en una institución. Además para apoyar a la toma de decisiones, la coordinación y el control, los sistemas de información pueden también ayudar a los administradores y al personal a analizar problemas, visualizar cuestiones complejas y crear nuevos productos. Los sistemas de información pueden contener datos acerca de personas, lugares y cosas importantes dentro de la institución y el entorno que la rodea. En el esquema 1.4 siguiente podemos observar al sistema de información inserto en su ambiente. Esquema 1.4 SISTEMA DE INFORMACIÓN Y SU AMBIENTE MEDIO AMBIENTE Proveedores Clientes INSTITUCION Entidades Entrada o insumo Procesamiento Clasificar- Ordenar Salida o producto Competidores RETROALIMENTACION Accionistas 14

15 Tres actividades de un sistema de información producen la información que la institución requiere para la toma de decisiones, para el control de las operaciones, el análisis de los problemas y la creación de nuevos productos y servicios. Estas actividades son: CAPTURA Y ALIMENTACIÓN DE DATOS. La captura o recolección de datos se produce dentro de la organización o del entorno que la rodea. PROCESAMIENTO DE DATOS. Se encarga de transformar los datos que ingresan como materia prima o insumo, para que luego de un proceso en donde se ejecutan tareas como el ordenamiento, clasificación y/o calculo con los mismos. RESULTADO, SALIDA O INFORMACIÓN. Es el resultado de la operación o procesamiento de los datos. Esta información se entrega a las personas para su posterior empleo. RETROALIMENTACIÓN o FEEDBACK. En los sistemas de información es importante la retroalimentación dado que es la función del sistema que busca comparar el producto (salida) con un criterio o estándar previamente establecido. La retroalimentación tiene por objetivo el control, es decir, el estado de un sistema sujeto a un monitor (monitoreo), que implica una función de guía, de dirección y de acompañamiento. La retroalimentación trata de mantener o perfeccionar el desempeño del proceso haciendo que su resultado sea siempre adecuado al estándar o criterio escogido que pueden ser (especificaciones previas, límites de seguridad, tolerancia). Cuando en un sistema de información ocurren desviaciones de los resultados se debe establecer en el mismo un control por realimentación, donde la nueva información (correcciones efectuadas a los resultados obtenidos) es reingresaba al sistema (FEEDBACK). Dentro de este proceso de retroalimentación no solo ingresan correcciones por modificación a los datos ya existentes, sino que también pueden darse de baja a datos innecesarios o dar alta a datos nuevos. El AMBIENTE es el medio que rodea externamente el sistema. El sistema abierto recibe Insumos (Entrada) del ambiente, los procesa y los convierte en productos (Salida) que vuelven nuevamente al ambiente, de tal modo que existe entre ambos sistema y ambiente- una constante interacción. El sistema y el ambiente se encuentran interrelacionados y son interdependientes. Para que el sistema sea viable y sobreviva, debe adaptarse al ambiente a través de una constante interacción, es decir, que depende de su capacidad para adaptarse, cambiar y responder a las exigencias y demandas del ambiente externo, el cual le sirve como fuente de energía, materiales e información. Como el ambiente cambia continuamente, el proceso de adaptación del sistema es un proceso dinámico y sensitivo. Si bien el ambiente puede ser un recurso para el sistema, también puede ser una amenaza para su supervivencia, por eso es muy importante la adaptación a los cambios. Los sistemas de información formales descansan sobre definiciones aceptadas y fijas de los datos y de los procedimientos para recolectarlos, almacenarlos, procesarlos, distribuirlos y emplearlos. 15

16 Son estructurados: esto es que operar mediante reglas predeterminadas que permanecen relativamente fijas y no se pueden cambiar fácilmente. Por ejemplo; el sistema de entrega de correspondencia exige que todos los paquetes sean identificados y con los nombres y las direcciones del remitente y del destinatario. En los sistemas de información informales (como la red de chismes en la oficina) descansan, en contraste, en acuerdos implícitos y reglas no establecidas de comportamiento. No hay un acuerdo sobre lo que es información o cómo debe ser almacenada y procesada. Los sistemas formales de información pueden ser basados en computadoras o manuales. Los sistemas manuales emplean tecnología de papel y lápiz. Los sistemas basados en el uso de computadoras descansan en la tecnología desarrollada para computadoras que se encargan de almacenar y procesar los datos. Debemos destacar que es muy importante que los sistemas de información se desarrollen: Con extrema sencillez, con el propósito de ser fácilmente entendibles. Con gran flexibilidad, para ser adaptables a cualquier tipo de cambios. Con alto grado de confiabilidad, en sus elementos constitutivos. Eficientemente, en lo que respecta a su medición y evaluación económica. Con la aceptación general, por parte del personal que está implicado en su funcionamiento y control. Diferencia entre las computadoras y los sistemas de información Existe una diferencia profunda entre una computadora y sus programas con un sistema de información. La computadora y sus programas son los fundamentos técnicos, las herramientas y los materiales de los modernos sistemas de información. Las computadoras constituyen un equipo para almacenar y procesar la información. Los programas de computadoras son un conjunto de instrucciones perfectamente legibles por la computadora, ordenadas secuencialmente para realizar un determinado trabajo o para solucionar un problema (lenguaje entendible por la máquina). Saber como trabajan las computadoras y los programas para computadoras es importante para el diseño de soluciones a los problemas de la institución u organización, pero la razón de emplear computadoras se deriva del sistema de información del que las computadoras son parte. La construcción nos proporciona una analogía adecuada: Las casas se construyen con martillos, clavos, ladrillos, cemento, cal pero éstos elementos por separado no hacen una casa; la arquitectura, el diseño, la construcción, la decoración exterior e interior y todas las decisiones que se deben tomar durante esta construcción son parte de la casa y son cruciales para encontrar una solución al problema de construir una vivienda. Las computadoras y los programas son el martillo, los clavos, la madera, etc., de los sistemas de información basados en computadoras. 16

17 Perspectiva de negocios en los sistemas de información Desde el punto de vista de negocios, un sistema de información es una solución de organización y administración basa en la tecnología de información a un reto que surge del medio ambiente. Los sistemas de información proporcionan la solución institucional más importante a los retos y problemas que surgen del medio ambiente de negocios (esquema 1,4) Esquema 1.4 NEGOCIOS Y SISTEMAS DE INFORMACION INSTITUCIONES SISTEMAS DE INFORMACION TECNOLOGIA ADMINISTRACION Los elementos INSTITUCIONES, ADMINISTRACIÓN Y TECNOLOGÍA operan de manera conjunta para crear estos sistemas. Para diseñar y usar sistemas de información de manera eficaz, primeramente es necesario entender el entorno, la estructura, la función y las políticas de las instituciones así como el papel de la administración y la toma de decisiones de ésta. Luego es necesario examinar las capacidades y oportunidades que proporciona la tecnología de información actual para dar soluciones. INSTITUCIONES Los sistemas de información son parte de las instituciones. De hecho para algunas empresas como las de investigación de crédito, sin tales sistemas no habría negocio. ADMINISTRACION Los administradores perciben los retos de negocios en el entorno. Ven la estrategia de la institución para responder y asignan los recursos humanos y financieros para cumplir con su estrategia y coordinar el trabajo. En todo momento deben ejercer el liderazgo responsable. TECNOLOGIA La tecnología en los sistemas de información es una de muchas herramientas de las que los administradores pueden disponer para enfrentar al cambio. La base 17

18 del éxito de algunas instituciones esta en el uso e implementación de sistema de información con la tecnología más avanzada. Los sistemas de información pueden diferenciarse por funciones organizacionales. Las más importantes, como ventas y mercadotecnia, contabilidad, finanzas y recursos humanos, son apoyadas por sus propios sistemas de información. Decisiones en los distintos niveles de la Organización La información que necesita un gerente depende también del nivel que ocupe dentro de la organización. Los gerentes de alto nivel siempre tendrán que conocer en términos generales las actividades de la organización, puesto que son responsables de evaluar riesgos y tomar decisiones importantes respecto a la política de la compañía, tales como el desarrollo de nuevos productos y la autorización de una planta nueva, para ello necesita información que apoye estos planes y decisiones estratégicos a largo plazo. Los gerentes de nivel medio están encargados de tomar las decisiones tácticas que asignan recursos y establecen los controles necesarios para llevar a cabo los planes del nivel superior. Los gerentes de nivel inferior: toman las decisiones operativas diarias para programar con controlar tareas específicas, deben comparar los resultados diarios reales con los esperados para tomar las medidas correctivas apropiadas. 18