Administración Electrónica y Ahorro de Costes

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1 Administración Electrónica y Ahorro de Costes

2 Índice Índice... 1 Presentación de la Organización... 2 Ficha de Alpedrete:... 2 Situación... 2 Población... 2 Descripción del Proyecto de Administración Electrónica... 3 Infraestructura... 3 Tramitación Telemática: Formulario de Presentación, Anexado de Documentación y Notificación Telemática Gestión Interna Mecanizada: Consulta de Expediente y Simplificación de Documentación Reducción de tiempos de respuesta Expediente Electrónico Programas de Ayuda Conclusiones... 8

3 Presentación de la Organización Ficha de Alpedrete: o País: España o Comunidad Autónoma: Madrid o Comarca: Sierra del Guadarrama o Altitud: 919 msnm o Superficie: 12,57 km² o Su posición (latitud/longitud): N O o Fundación: 26 de abril de 1840 o Población: habitantes o Densidad: 977,61 habitante/km² o Gentilicio: Alpedreteño/ña o Código Postal: o Sitio web: Situación Alpedrete es un municipio perteneciente a la Comunidad Autónoma de Madrid en España. Conocido por sus canteras, de ahí su nombre, de las que se extrajo granito para construir, entre otros monumentos, el Monasterio de San Lorenzo de El Escorial. El municipio se encuentra situado en el noroeste de Madrid, en el Valle del Guadarrama, a 47 km. de la capital. Con una extensión de 12,57 km². Colinda con Collado Villalba, Collado Mediano, San Lorenzo de El Escorial, Moralzarzal, Galapagar y Guadarrama. Población Cuenta con una población de habitantes censados, cifra que en fines de semana y verano supera los Hoy en día, la población se dedica al sector servicios para atender a todo el turismo de fin de semana y de verano. Basándose gran parte de la construcción en granito, todavía se mantiene la tradición de la extracción de la piedra. Aunque este oficio milenario está a punto de desaparecer por la falta de jóvenes que continúen con la tradición, el granito y la cantería reciben su homenaje en las esculturas que adornan la población y en las actividades culturales que al respecto se organizan. 2

4 Descripción del Proyecto de Administración Electrónica Alpedrete ha desarrollado desde el pasado año 2007, a través de su proyecto Alpedrete Ciudad Digital una gran cantidad de actuaciones que han permitido al Ayuntamiento, partiendo de una situación obsoleta tecnológicamente hablando, situarse a la vanguardia de los sistemas de Administración Electrónica en toda España. Las actuaciones se han basado en tres pilares fundamentales, el primero ha sido la mejora de la infraestructura tecnológica, el segundo han sido las mejoras en los sistemas de gestión Internos del Ayuntamiento y el tercero ha consistido en la implantación de nuevos sistemas y Servicios enfocados a los ciudadanos. Alineados con las actuaciones expuestas, los objetivos del proyecto se han centrado en dos ejes, el primero ha sido favorecer el acceso electrónico de los ciudadanos a la Administración Pública y el segundo la mejora interna de servicios para permitir la mejora de la relación con el Ciudadano. De cara al ciudadano, se han puesto en marcha múltiples servicios que acercan la administración a los vecinos, como por ejemplo el Registro Telemático, la Carpeta del Ciudadano, el envío de SMS automáticos con el avance de los trámites, la pasarela de pagos o la WiFi de acceso público municipal que facilita el acceso a estos servicios para todos los ciudadanos. Como mejora interna, se han realizado múltiples actuaciones, todas ellas enfocadas a la mejora de los procedimientos internos y la mejora de los tiempos de resolución de trámites y eliminación de la burocracia innecesaria, tal y como posteriormente se detallará. Adicionalmente y de cara a otras Administraciones, Alpedrete ha liderado los proyectos conjuntos con otros Ayuntamientos, como han sido Navacerrada y El Escorial y también desde el Ayuntamiento se han realizado transferencias tecnológicas para otras entidades locales, tales como los Ayuntamientos de Serranillos del Valle y Rozas de Puerto Real (Proyecto ASR Digitales) o la Mancomunidad THAM (Torroledones, Hoyo, Alpedrete y Moralzarzal). De este modo, se ha contribuido a la mejora y a la transferencia tecnológica para otras entidades que han aprovechado la Experiencia del Ayuntamiento de Alpedrete en su camino hacia la Administración Electrónica. Infraestructura Como paso previo a la implantación de la Administración Electrónica, el Ayuntamiento de Alpedrete comenzó a implantar la siguiente infraestructura tecnológica: 3

5 Adquisición, e instalación de nuevos Equipos de escritorio, que han modernizado todos los puestos de los trabajadores municipales y por tanto el servicio que se presta a los ciudadanos. Adquisición e instalación de nuevos Servidores para el Centro de Proceso de Datos, que permiten utilizar las últimas tecnologías para prestar el mejor servicio a los ciudadanos. Adquisición e instalación de nuevos Equipos de Digitalización, para dejar de hacer fotocopias y, en cambio, escanear la documentación que llega al Ayuntamiento y permitir así un gran ahorro de papel. Interconexión de edificios mediante tecnología Wimax (5,2GHz), para contar con una Red Avanzada de Comunicaciones de titularidad municipal que permita prestar servicios como Telefonía IP Gratuita, Cámaras de Video vigilancia, etc. Nueva Red de comunicaciones del edificio de la Casa Consistorial para mejorar las comunicaciones sobre la red IP y permitir mejoras como la implantación de Telefonía IP o la optimización de los costes mediante la baja de ADSLs de los diversos edificios que anteriormente suponían un importante gasto fijo para la Administración. Nodos de la WiFi Pública Municipal, Servidor de Seguridad e inscripción en la CMT para dar acceso gratuito a Internet a los vecinos de Alpedrete. Interconexión a la red interadministrativa (Red Sara) para poder ofrecer los servicios de dicha red (Comprobación de la validez de los certificados digitales, consultas a Tráfico, etc.). Sistema de Telefonía IP, que permite que las llamadas internas del Ayuntamiento sean Gratuitas y prestar un mejor servicios a los ciudadanos. Tramitación Telemática: Formulario de Presentación, Anexado de Documentación y Notificación Telemática. El sistema implantado puede verse en producción en la siguiente dirección URL: https://carpeta.alpedrete.es/gdcarpetaciudadano Implantación del sistema de Registro Telemático mediante DNIe y Firma Digital así como mediante usuario y contraseña (El módulo que hace que sea posible presentar documentación a través de Internet y cumplir la Ley 11/2007). Mediante este módulo, se pone la ventanilla de la Administración en la Casa de los Vecinos con la misma garantía legal que si realizan el trámite en las tradicionales ventanillas de la Administración. 4

6 Implantación del sistema de Sede Electrónica y Validación de Documentación de la organización. Mediante este módulo, se pueden validar y obtener copias electrónicas auténticas de la documentación generada por la Administración y de este modo poder enviar enlaces a la sede electrónica para que los administrados o incluso otras Administraciones puedan obtener copias de los documentos generados. Evitando de este modo miles de envíos por correo ordinario y ahorrando costes y tiempo para la Administración. Implantación del nuevo sistema de Notificaciones telemáticas seguras a través de plataformas seguras de notificación evitando tener que enviar papel a los vecinos para notificarles, pudiendo ser notificados fehacientemente a través de Internet. Implantación del nuevo sistema de Pago telemático de recibos a través de Internet. Que permite a los vecinos pagar sus tributos y tasas a través de Internet sin necesidad de desplazarse hasta el Ayuntamiento, ni siquiera para realizar los pagos o calcular su importe. Gestión Interna Mecanizada: Consulta de Expediente y Simplificación de Documentación. Implantación de Nuevos Registros de Entrada y Salida Digitalizados en los que se ha digitalizado toda la documentación que entra y sale desde el Ayuntamiento desde 2007, para contar siempre con copias digitales de información y evitar hacer fotocopias, ahorrando importantes cantidades económicas en papel y mejorando el medio ambiente. Implantación del nuevo sistema de múltiples expedientes ya modelados e integrados con el sistema que hacen que se aumente increíblemente la eficacia en la tramitación y que los tiempos de respuesta de la Administración sea el mejor posible al contar con modelos de plantillas que se construyen automáticamente para todos los trámites. Implantación del sistema de Plantillas de los Expedientes del Gestor Documental (Se logra que se generen en automático los oficios, formularios e informes repetitivos dentro de la organización, para en vez de copiar y pegar la información una y otra vez, que con revisarla sea suficiente). De este modo de homogeniza la información que la Administración emite, se mejora el aspecto que los ciudadanos perciben de la administración y sobre todo se mejoran los tiempos de respuesta a los ciudadanos. Implantación del Nuevo Sistema de Archivo Municipal mediante el cual se conoce en todo momento la ubicación de un expediente, o el último usuario que lo retiró del archivo para tener siempre localizada la información y evitar la posibilidad de pérdida de expedientes municipales. 5

7 Reducción de tiempos de respuesta. Implantación de Firma Digital Avanzada para todos los expedientes, procedimientos y documentos de la organización (basado y totalmente compatible con la Ley 59/2003). En Alpedrete los documentos ya no se firman en papel y por tanto se ahorran múltiples horas pues los trabajadores municipales y sobre todos la alcaldesa firma miles de páginas en pocos segundos. Además actualmente la Alcaldesa puede firmar mediante su teléfono móvil o mediante su Ipad los documentos desde cualquier lugar, evitando las pérdidas de tiempos para los vecinos que tenían que esperar que la Alcaldesa volviese al Ayuntamiento a firmar esa documentación. Implantación del sistema de Despachos de Asuntos Digitales (Evitan las fotocopias de papel dentro de la Administración y el uso de papel en el trámite interno). Actualmente en Alpedrete ya no se fotocopian los documentos para repartirlos entre los interesados a los mismos de los diferentes departamentos sino que se DESPACHAN DIGITALMENTE ahorrando tiempos y papel y ganando en eficacia para eliminar la burocracia innecesaria. Implantación del sistema de Avisos de Trabajo y Agenda de la organización (Hacen posible que se coordinen los trabajos dentro de la Administración y que no se pase ningún plazo), eliminando de este modo los tiempos innecesarios y tramitando los expedientes en tiempos mínimos. Implantación del sistema de Búsquedas personalizadas (El motor de búsquedas personalizadas hace posible que encontrar un documento de hace años lleve menos de 10 segundos, al estar toda la información digitalizada). Implantación del sistema de Envíos SMS o Correo Electrónico para la notificación mediante mensajes cortos o correos electrónicos generados automáticamente de requerimientos o información acerca de los expedientes. (Se ha integrado el envío de SMS y de correos electrónicos en automático para avisar a un usuario de que su licencia está tramitada y puede pasar a recogerla por ejemplo o que su hijo ha sido admitido en el colegio). Implantación del nuevo sistema de Sistemas de Gestión a través de Internet para los Trabajadores Municipales y los Políticos: Que permiten revisar tus asuntos pendientes y poder firmar documentos desde casa o desde cualquier sitio a través de Internet, a través del teléfono móvil inteligente o de tabletas como el Ipad, permitiendo la posibilidad de teletrabajo en todo momento para los trabajadores y los políticos. Implantación del nuevo sistema de Etiquetas Térmicas para Registros de Entrada y Salida con códigos de barras para su identificación mediante pistolas de códigos de barras autónomas e integración con el Archivo de la Organización, digitalizando el archivo municipal lo que permite localizar la documentación de los vecinos en segundos cuando antes se tardaban días. 6

8 Expediente Electrónico. Implantación del nuevo sistema de Gestión de Expedientes Administrativos (basado y totalmente compatible con la Ley 30/1992), de tal manera que en Alpedrete ya no se tramitan expedientes administrativos y se sufre la burocracia, sino que se tramitan EXPEDIENTES DIGITALES. Implantación del nuevo sistema de Gestión Documental completa (todos los documentos que se tramitan en el expediente quedan archivados en su expediente digital para no tener que buscar nada en el expediente de papel), haciendo totalmente completos los expedientes digitales y permitiendo a los vecinos un acceso íntegro a los mismos, con total transparencia de la administración para sus vecinos. Implantación del sistema de GIS o Georeferenciación de expedientes, entradas, direcciones y personas. Mediante este sistema se identifican de manera integrada con Google Maps de forma visual todas las direcciones en Mapas permitiendo en todo momento la identificación visual de todos los asuntos geo posicionada en Mapas para aumentar la eficacia de las respuestas a los ciudadanos. Implantación de nuevos sistemas de gestión tributaria mediante los cuales se han sustituido los antiguos sistemas basados en la gestión interna del Ayuntamiento y se han integrado nuevos sistemas de gestión tributaria para aumentar la eficacia en la respuesta de las solicitudes de los vecinos. Implantación del nuevo sistema de Portafirmas: Mediante el cual de un solo vistazo los trabajadores municipales y los políticos podrán ver qué documentos tienen pendiente de firma y podrán firmarlos en pocos segundos, tanto de desde su casa como desde su puesto de trabajo. Implantación del nuevo sistema de Circuitos de Firma: Mediante los cuales se pueden definir los pasos necesarios para aprobar un documento y automatizarlos sin intervención humana. Por ejemplo se definen los pasos necesarios para la aprobación de una factura y los despachos de asuntos que envían la factura de una persona a otra se realizan totalmente en automático sin intervención de ningún trabajador municipal. Implantación del nuevo sistema de Marcas de Agua en los documentos: Que hacen que se inserten automáticamente las anotaciones del tipo Firmado Digitalmente, Compulsa, Sellos Varios del Ayuntamiento, etc. en los documentos digitales que se generan, evitando totalmente la necesidad de imprimir ningún documento desde el Ayuntamiento, pues se pueden enviar digitalmente a los vecinos de igual modo que antes se hacía en Papel con el importante ahorro tanto en papel como en impresión de documentos y envío de los mismos por correo. 7

9 Programas de Ayuda. Presentación del proyecto a la prensa y los vecinos de Alpedrete: Realizada el pasado 18/12/2009 por el Ilmo. Sr. Viceconsejero de Vicepresidencia y Secretario General del Consejo de Gobierno D. Salvador Victoria. Todos los servicios del proyecto se pusieron a disposición de los ciudadanos en aquella fecha anticipándose al 31/12/2009 fecha máxima para el cumplimiento de la Ley 11/2007. Jornadas de Formación y de Gestión del Cambio para los Trabajadores Municipales y Políticos Locales: Mediante las cuales se han vencido las reticencias de los trabajadores municipales y de los políticos para el uso de las nuevas herramientas. Adicionalmente se han creado una serie de vídeos demostrativos sobre los nuevos sistemas implantados. Los vídeos se pueden ver en la siguiente dirección URL: Jornadas de formación para los vecinos del municipio: Que han permitido que los vecinos que han tenido dudas hayan podido asistir a tutorías personalizadas que se han impartido en el Centro Cultural de Alpedrete una vez al mes y así fomentar el uso de las nuevas herramientas entre los ciudadanos de Alpedrete. Conclusiones Alpedrete ha demostrado que un municipio pequeño en población puede, partiendo de cero, alcanzar los más altos grados de desarrollo en Administración Electrónica en pocos años. Además, ha demostrado que se puede mejorar de manera solidaria, transmitiendo las mejores prácticas para que otras administraciones no vuelvan a sufrir los mismos errores que Alpedrete y se beneficien de las experiencias positivas en el tránsito hacia la Administración Electrónica. Actualmente, Alpedrete cumple todo lo exigido en la Ley 11/2007 y ha dado un paso más permitiendo a los ciudadanos el acceso íntegro a sus expedientes municipales alcanzando un grado máximo de transparencia en la gestión. Por último, se ha resumido el trabajo de estos años en el siguiente vídeo que, en cuatro minutos, pretende mostrar las principales actuaciones del proyecto: 8

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