Asuntos legales (Oficina de ética y cumplimiento)

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1 Unidades comerciales/de función: Experto en la materia: Fecha de la primera emisión: julio de 2011 Revisión: 3 Frecuencia de la revisión: anual Autor (departamento, título y correo electrónico): Equipo interdisciplinario de revisión: Aprobador: Idiomas emitidos en: Historial de revisión Asuntos legales (Oficina de ética y cumplimiento) Laurel Burke, asesora jurídica de la empresa: cumplimiento, Laurel Burke Ética y cumplimiento (asuntos legales), asesora jurídica de la empresa: cumplimiento, Asuntos legales director ejecutivo, director de operaciones y asesor jurídico idiomas comunes 24 de agosto de 2012: Texto revisado para que sea más inclusivo Objetivo, aplicación y alcance de la Política Regal-Beloit Corporation se compromete a evitar la corrupción y el soborno y al mismo tiempo cumplir los más altos estándares éticos en todas sus actividades y en todo lugar donde lleve a cabo sus negocios. Nuestras actividades relacionadas con los contactos y las relaciones con los gobiernos, los funcionarios y las agencias se rigen por la Ley estadounidense sobre prácticas corruptas en el extranjero (FCPA, por sus siglas en inglés), la Ley del Reino Unido contra el soborno de 2010 y demás leyes a escala mundial que prohíben los actos de corrupción y soborno. Siempre actuamos con integridad y cumplimos los requisitos que imponen las leyes y las políticas de Regal. Nunca sobornamos: ni para obtener negocios, ni para mantenerlos, ni para obtener oportunidades, ni para obtener nada. Las actividades corruptas y de soborno nunca resultan ser lo correcto. La presente política rige para Regal-Beloit Corporation y las filiales bajo su control (en forma conjunta, Regal ) y para toda persona u organización que busque hacer o que haga negocios con Regal. Todos y cada uno de nosotros debemos actuar con transparencia y franqueza, y evitar que la corrupción sea parte de las transacciones o negocios de Regal. Regal debe tener especial cuidado al actuar con los terceros que contratamos para hacer negocios o para que hagan negocios en nuestro nombre. Dichos terceros pueden ser representantes, distribuidores, personas que brindan servicios profesionales, corredores, agentes, revendedores, proveedores, consultores y cualquier otro socio comercial que brinde servicios o productos a Regal o en su nombre. Esta política exige y aconseja a Regal y sus directores, ejecutivos, empleados y a los terceros que hacen o que buscan hacer negocios con Regal que eviten las actividades de corrupción y soborno. Cláusulas de la política 1. No comprar negocios. La mayoría de los países en los que operamos cuentan con leyes comerciales contra el soborno, las cuales prohíben cualquier pago corrupto a cualquier persona o entidad (no sólo a funcionarios extranjeros) con el fin de obtener o retener negocios. Regal cree que debe competir por los negocios conforme a la calidad y el valor de sus productos y servicios, por lo Tel.: / Fax: /Sitio web: RegalBeloit.com Página 1 de 5

2 tanto, no permite "comprar" negocios. Dar o aceptar regalos, incluidos agasajos o invitaciones a comer, pueden constituir un potencial de corrupción. Las políticas corporativas, incluidas las de viajes, comidas, agasajos y regalos, descritas en el Código de conducta y ética empresarial (en adelante, el Código ), brindan orientación sobre la manera de distinguir entre las atenciones comerciales aceptables y los pagos potencialmente corruptos. 2. Sin sobornos. Sin corrupción. Ninguna persona relacionada con Regal podrá ofrecer, efectuar, prometer o autorizar el pago de dinero, regalos o cualquier objeto de valor a funcionarios públicos o del gobierno ni a empleados de entidades que sean propiedad o controladas por el estado, con el fin de: (i) influir a funcionarios en sus acciones o decisiones; (ii) persuadir a funcionarios para que usen su influencia para impactar en acciones o decisiones o (iii) buscar cualquier ventaja para ayudar a Regal a que obtenga o retenga negocios. "Ninguna persona relacionada con Regal", en este contexto, hace referencia a los empleados, directores, ejecutivos, agentes, representantes, vendedores, proveedores, distribuidores y demás socios comerciales. A continuación se presentan algunas definiciones y explicaciones de los términos que se utilizan en la política. a. Funcionario de gobierno. En términos generales, dentro de funcionario público o funcionario de gobierno incluimos a los funcionarios gubernamentales tradicionales o los individuos contratados por el gobierno, un organismo o un ministerio de gobierno, así como también a los empleados de agencias públicas internacionales y partidos políticos y a los empleados de entidades que son propiedad o controladas por el gobierno incluidas las empresas estatales o controladas por el estado. b. Obtener o retener negocios. Asimismo, en términos generales, dentro de la frase obtener o retener negocios incluimos aquellas conductas que resultan en negocios específicos con los gobiernos y que además asisten a Regal en la realización de negocios en sentido general, como obtener licencias o permisos emitidos por el gobierno. c. Empresas estatales. Las empresas propiedad del estado se encuentran presentes en varios de los países donde operamos y, a nivel mundial, se pueden percibir como más estrechamente relacionadas con la corrupción. Debemos prestar especial atención a la hora de organizar las relaciones y los contratos de Regal con empresas estatales para así evitar la corrupción. d. Cualquier objeto de valor. Cualquier objeto de valor incluye, en términos generales, mucho más que dinero en efectivo o equivalentes al efectivo. Dicho término puede incluir el pago de viáticos, brindar servicios, excursiones de golf u otros agasajos que sean desmesurados o poco habituales para una transacción comercial en particular, asumir o perdonar deudas, favores personales, ofertas de empleo e incluso donaciones benéficas. 3. Mantener siempre registros y libros exactos. Se mantendrán registros y libros exactos y completos, y controles contables internos adecuados. Ninguno de los activos ni el dinero de Regal se utilizará, directa o indirectamente, con fines ilícitos, inadecuados o poco éticos. Regal mantendrá sus libros, registros e informes de manera detallada, precisa y de manera tal que reflejen justamente todas las transacciones y las disposiciones de activos. Se prohíbe tergiversar u omitir cualquier transacción de los libros de la empresa o dejar de realizar controles contables adecuados que puedan causar una tergiversación u omisión. Es fundamental realizar descripciones detalladas y exactas de todos los pagos y los gastos. Por consiguiente, nuestros empleados deben cumplir las normas, los principios, las leyes y las prácticas de Regal correspondientes para la presentación de informes contables y financieros. Particularmente, Tel.: / Fax: /Sitio web: RegalBeloit.com Página 2 de 5

3 los empleados deben preparar los informes y los registros de manera oportuna y completa. Con respecto a las transacciones con funcionarios públicos o del gobierno y las demás transacciones descritas en esta política, los empleados deben obtener todas las autorizaciones requeridas por parte del vicepresidente responsable de Regal o del Departamento de asuntos legales y, cuando corresponda, por parte de las entidades gubernamentales no estadounidenses. Antes de efectuar o autorizar un pago a un funcionario de gobierno no estadounidense, los empleados o los agentes de Regal deberán verificar que ninguna parte de dicho pago se destine a un fin distinto del que se describa de manera exacta y completa en los libros y los registros de Regal. Para ningún fin se creará una cuenta de Regal cuya creación no se divulgue ni se registre. Por ningún motivo se realizarán entradas falsas o artificiales en los libros y los registros de Regal. Por último, no se deben utilizar los fondos personales para llevar a cabo lo que de otra manera prohíbe la política de Regal. 4. Gastos de marketing, viáticos y agasajos. El Código y la presente política permiten los agasajos comerciales comunes relacionados con un propósito comercial de buena fe, así como también los regalos nominales comunes que tengan el logotipo de Regal SÓLO si se obtienen las autorizaciones requeridas para tales gastos conforme al Código y a otras políticas de Regal correspondientes. Además, no se puede realizar ningún gasto de marketing o para agasajos que supere los $100 dólares estadounidenses y que esté dirigido a un funcionario extranjero, sin autorización expresa previa del Departamento de asuntos legales. 5. Donaciones benéficas. Aquellas donaciones benéficas que se realicen en una jurisdicción fuera de los EE. UU. por parte de Regal o en su nombre, o aquellas donaciones benéficas que se realicen en nombre o a solicitud de un funcionario extranjero, se pueden considerar como una forma de soborno en ciertas situaciones. No haga donaciones benéficas por Regal sin antes consultar al vicepresidente responsable de la empresa y al Departamento de asuntos legales. 6. El uso de agentes y distribuidores y demás terceros requiere de diligencia debida. El uso de agentes que cumplen funciones en nombre de Regal y representan a Regal en el exterior constituye un área de riesgo considerable de corrupción. Sin embargo, a través de un sistema adecuado de diligencia debida se pueden mitigar dichos riesgos sobremanera. Se deben comprender y cumplir los requisitos de la Política de contratación a terceros para contratar o retener a agentes, distribuidores, representantes o demás socios comerciales (en forma conjunta, los terceros ). 7. Fusiones y adquisiciones. Si bien el gobierno estadounidense ha buscado muy particularmente la imposición de medidas contra la compra de corporaciones cuyas conductas previas a la fusión o adquisición hubiesen infringido la Ley FCPA, otros gobiernos de todo el mundo también pueden buscar corporaciones y sus líderes por actividades corruptas. Por consiguiente, la diligencia debida de Regal contra la corrupción en particular se debe llevar a cabo antes de la fusión o adquisición de una empresa, en especial en situaciones en las cuales dicha empresa tenga un perfil de alto riesgo de corrupción o infracción a la Ley FCPA. 8. Las cláusulas de esta rigen para el personal de Regal y también para las actividades que realicen terceros. Estos documentos, junto con la Política de contratación a terceros y todos los anexos y apéndices a ambas políticas, conforman el Programa mundial anticorrupción de Regal. 9. Políticas y procedimientos relacionados con requisitos adicionales. Código de conducta y ética empresarial Política de contratación a terceros (además de sus anexos y apéndices) Apéndice 1: Preguntas frecuentes Tel.: / Fax: /Sitio web: RegalBeloit.com Página 3 de 5

4 10. Presentación de informes sobre incidentes o inquietudes. Se recomienda a todo empleado de Regal que formule preguntas con respecto a esta política y procedimiento. Los empleados deben informar de inmediato cualquier episodio de soborno, solicitud u ofrecimiento de pagos o ventajas inadecuados al gerente local o supervisor, a Recursos humanos, a la Oficina de ética y cumplimiento ( o ), al Departamento de asuntos legales o a la Línea de alerta de integridad de Regal, utilizando alguno de los métodos que se describen en el próximo párrafo. Los terceros, incluidos los clientes, también pueden informar inquietudes contactándose con la Línea de alerta de integridad de Regal. Existen dos métodos principales: por teléfono o través del portal de Internet. Los números telefónicos y los códigos de acceso (de ser necesarios) están a su disposición en el sitio web de la gestión de Regal o al hacer clic en Inquietudes éticas, de asuntos contables o legales y de presentación de informes. Las direcciones de los sitios web varían según el lugar. En aquellos lugares fuera de la Unión Europea, ingrese a Dentro de la Unión Europea, excepto España o Portugal, ingrese a y en España o Portugal ingrese a Siempre que la ley lo permita, el informante puede preservar el anonimato si así lo desea. 11. Preguntas y recursos de Regal. Con el fin de asistirlo en caso de dudas, hemos creado un documento de Preguntas frecuentes. Dicho documento se encuentra en el Apéndice 1. Dirija sus dudas sobre la aprobación de terceros a su contacto de Contrataciones asignado para el país en el cual el tercero operará principalmente, a o al integrante senior del equipo responsable de la región geográfica. Si tiene preguntas sobre el significado de la política y el procedimiento, qué medidas adecuadas debe tomar o qué se pretende que haga usted, antes de actuar, solicite explicaciones o asesoramiento. Puede contactarse con la Línea de alerta de integridad por teléfono, a través del portal web mundial, el portal web de la UE o el portal web de España/Portugal. No intente resolver sus dudas por cuenta propia. Participe de las capacitaciones y complete las evaluaciones y las certificaciones que se le provee. El hecho de no cumplir la presente política y los procedimientos relacionados se considerará seriamente y podrá ser motivo de aplicación de medidas disciplinarias que incluyen hasta el cese de la relación laboral. 12. Recursos informativos públicos adicionales. Los siguientes recursos se encuentran disponibles al público en general y brindan información adicional respecto de las leyes anticorrupción y los congresos internacionales. Tenga en cuenta que los sitios web de las agencias cambian, y se actualizan o se eliminan los documentos cada tanto, por lo que algunos de los recursos que presentamos aquí pueden no estar disponibles. Enlace sobre el artículo de la Ley FCPA sobre el fraude en el sitio web del Departamento de Justicia (DOJ, por sus siglas en inglés) de los EE. UU. Tel.: / Fax: /Sitio web: RegalBeloit.com Página 4 de 5

5 Manual sobre la Ley FCPA para el público en general Ley sobre prácticas corruptas en el extranjero (FCPA) (hay traducciones no oficiales en árabe, bengalí, chino cantonés y mandarín, francés, alemán, japonés, javanés, coreano, malayo, portugués, ruso, español y urdu) Congreso de las Naciones Unidas contra la corrupción (texto disponible en varios idiomas) Congreso del Consejo Europeo sobre la corrupción (enero de 1999, versiones en inglés y francés) Congreso contra el soborno de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE) (versiones en inglés y francés con traducciones no oficiales en árabe, chino y español) Ley del Reino Unido contra el soborno Informe sobre el trabajo del gobierno {respecto del 11. º Plan Quinquenal de China} (versión oficial publicada por la Agencia de noticias Xinhua) Ley de India para la prevención de la corrupción (versión en inglés, 1988) Tel.: / Fax: /Sitio web: RegalBeloit.com Página 5 de 5

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