UNIVERSIDAD VERACRUZANA MONOGRAFÍA. Licenciado en Administración. Maricela Aguilar Figueroa. Isaías Sangabriel Rivera

Transcripción

1 UNIVERSIDAD VERACRUZANA Facultad de Contaduría y Administración Reclutamiento y Selección de personal: Herramienta clave para el desarrollo de las PyMES MONOGRAFÍA Para obtener el Título de: Licenciado en Administración Presenta: Maricela Aguilar Figueroa Director de Monografía: Isaías Sangabriel Rivera Xalapa-Enríquez, Veracruz Agosto 2008

2

3 UNIVERSIDAD VERACRUZANA Facultad de Contaduría y Administración Reclutamiento y Selección de personal: Herramienta clave para el desarrollo de las PyMES MONOGRAFÍA Para obtener el Título de: Licenciado en Administración Presenta: Maricela Aguilar Figueroa Director de Monografía: Isaías Sangabriel Rivera Xalapa-Enríquez, Veracruz Agosto 2008

4 AGRADECIMIENTOS A mis padres Félix y Sara Principalmente ustedes, quienes no solo me dieron la vida, sino su vida misma y dedicación, al procurar que cumpliera con mis sueños, anhelando un mejor futuro para mi sin importar las circunstancias que se presentaron para ello. No alcanza la vida para agradecerles su esfuerzo, compañía y sobre todo el amor que me han dado, sin embargo este es el comienzo de una nueva vida en la cual ustedes son el motivo principal por el cual me he convertido en la mujer. A mis queridas hermanas Griselda, Toñita y Elo Ustedes quienes me han apoyado y me han motivado a seguir adelante a pesar de todos los desafíos que se presentaran, gracias por estar conmigo y formar parte en mi vida. Gracias a que Dios me bendijo teniéndolas de hermanas y compartir con ustedes grandes experiencias y algunos disgustos los cuales nos forjan y hacen que nuestro amor y confianza sea más grande. También están mi chikitrukis Eduardo y Hania, quienes han proporcionado una luz de alegría con sus tantas ocurrencias y cariño hacen que cada día valga la pena. Ustedes son el futuro de la familia y estoy segura que lograran lo que se propongan y tendrán siempre a su tía Maricela. Y te encontré a ti Josué que me has acompañado en este último año y has depositado tu inigualable confianza y amor en mí, gracias por ti por tu persona. A ustedes les dedico todo, no solo este trabajo, por ser mi motor, por confiar en mi y en mis capacidades., por eso y mucho más. GRACIAS I

5 ÍNDICE Resumen...1 Introducción...2 Capítulo I. Administración y Planeación de Recursos Humanos Administración de Recursos Humanos Funciones de la Administración de Recursos Humanos Objetivos de la ARH Composición de la ARH Importancia de la ARH Planeación de Recursos Humanos Importancia Pasos del Proceso de Planeación de Recursos Humanos Técnicas de planeación de recursos humanos Basadas en la experiencia Análisis de Tendencias Otros métodos...23 Capítulo II. Reclutamiento y Selección de Personal Reclutamiento de Personal Concepto Importancia del proceso de reclutamiento Características del Reclutamiento de Personal Análisis y Descripción de puestos Proceso de Reclutamiento Medios de Reclutamiento Fuentes de Reclutamiento Reclutamiento Interno Ventajas y Desventajas del Reclutamiento Interno...36 II

6 Reclutamiento Externo Ventajas y Desventajas del Reclutamiento Externo Reclutamiento Mixto Restricciones en el Reclutamiento de Personal Selección de Personal Concepto Panorama de la Selección Selección de Personal Interno Principios de la Selección Base para la selección Técnicas de Selección Proceso de Selección Presolicitud Solicitud Entrevista Preliminar Evaluación Técnica Evaluación Psicológica Evaluación Socioeconómica Entrevista de Selección Examen Médico Conclusión Decisión Contratación Importancia Errores graves en un Proceso de Selección Limitaciones en la Selección de Personal Nuevos Paradigmas en la Selección...65 III

7 Capítulo 3. Proceso de Reclutamiento y Selección como herramienta de desarrollo para las PyMES en México Las PyMES en México Concepto Características Importancia Objetivos de las pequeñas empresas Ventajas y Desventajas de las PyMES Problemas Comunes Función de las PyMES en el desarrollo Aportaciones al Medio Ambiente Proceso actual de reclutamiento y selección en las PyMES Administración de personal de un pequeño negocio Importancia del proceso de reclutamiento y selección como un herramienta de desarrollo para las PyMES...84 Conclusiones...94 Fuentes de Información...98 Índice de Figuras IV

8 RESUMEN El presente trabajo de investigación se centrará en el estudio de los procesos de reclutamiento y selección de personal, resaltando la importancia de éstos en el desarrollo de cualquier organización, en este particular las pequeñas y medianas empresas mexicanas. La estructura del mismo estará en función de lo siguiente: El primer capítulo abarcará el tema del reclutamiento, proporcionando las características base de este proceso, comenzando desde la planeación del recurso humano, delimitando los tipos de reclutamiento y las ventajas y desventajas que cada uno presenta. El desarrollo del segundo capítulo incluirá el proceso de selección, su importancia en las organizaciones y como principal punto, los pasos que se requieren para que este proceso provea del mejor capital humano a la empresa. Para concluir, el tercer capítulo se avocará en definir las características y problemática actual de las PyMES en México, enfocándose en el recurso humano y la importancia de desarrollar una estrategia de reclutamiento y selección en las mismas, con lo cual se trata de dar una opción de contar con personal calificado que mejore la calidad. 1

9 INTRODUCCIÓN

10 El presente trabajo se desarrolla en un aspecto importante dentro de la economía mexicana, las pequeñas y medianas empresas, mejor conocidas como PyMES. En los últimos años las PYME han tomado un auge muy fuerte en los diferentes ámbitos del desarrollo económico. Se consideran un factor muy importante pues son las forjadoras de empleos; son las empresas que están sustentando la economía en nuestro país, ya que constituyen aproximadamente el 98% de las empresas establecidas. De esta forma propician el desarrollo de las naciones, pues, debido a su estructura, son de fácil adaptación a los cambios tecnológicos y en cuanto a México son creadoras de más del 50% de la producción Interna. No solo son necesarias, son indispensables desde el punto de vista que se les mire: son el principal generador de empleos, son el mejor distribuidor de ingresos entre la población y entre las regiones, son indispensables para que las grandes empresas existan y son un factor central para la cohesión social y la movilidad económica de las personas. Para México no hay duda alguna que las PYMES son un eslabón fundamental, indispensable para el desarrollo nacional. La empresa es el pilar fundamental de la economía del país, sustento de empleos y generador de riqueza. Como tal, merece una atención especial de tal forma que pueda aprovechar las oportunidades que brinda México y pueda cumplir su tarea de generación de empleos y riqueza. Se debe mencionar que en los últimos años, las condiciones para que las empresas sobrevivan y crezcan han cambiado: La economía se abrió, los consumidores son cada vez más exigentes y la competencia más creativa y 3

11 dinámica. El entorno económico mundial y nacional de hoy obliga a reflexionar sobre conceptos como la competitividad, la productividad o la calidad para asegurar la permanencia de las empresas y el desarrollo de los mercados. En este marco es posible definir la competitividad de una empresa como la capacidad para satisfacer las expectativas de sus clientes y proveedores de mejor manera que otros competidores. Se manifiesta en la calidad, la diferenciación de sus productos, la productividad, la investigación y desarrollo y de manera destacada los aspectos de capital humano y relaciones laborales, que es donde finalmente se cimienta la competitividad. Es en este punto en el cual se basará el presente estudio: el capital humano. Las pequeñas empresas cuentan con personal de alta capacidad pero no lo saben motivar, y no le dan la importancia que en verdad tienen. No se percatan de que necesitan del recurso humano para sobrevivir. Los trabajadores son los que hacen que las empresas subsistan y se desarrollen, son el motor que las hace avanzar. Las PyMES han tratado de administrar el recurso humano de manera empírica y no formalmente, puesto que no poseen alguna guía que les enseñe el modelo adecuado de hacerlo. Diariamente se escucha de los avances tecnológicos y las facilidades que estan disponibles para las empresas. Sin embargo, a pesar de estas ventajas, las empresas, en especial las pequeñas, deben enfatizar sus esfuerzos hacia el personal, debido a que sin esta base los avances tecnológicos no les servirán de mucho. Es por todo lo anterior, que los directivos o aquellas personas que se encarguen de cuestiones de recursos humanos en la pequeña empresa, deben considerar ciertos aspectos fundamentales dentro de la empresa como lo son la planeación, el reclutamiento y la selección del personal adecuado para la organización. 4

12 El proceso de reclutamiento y selección consiste en una serie de pasos lógicos a través de los cuales se atraen candidatos a ocupar un puesto y se eligen las personas idóneas para ocupar una vacante. Por medio de la selección de personal la organización puede saber quiénes de los solicitantes que se presenten son los que tienen mayor posibilidad de ser contratados para que realicen eficazmente el trabajo que se les asigne. Este proceso implica igualar las habilidades, intereses, aptitudes y personalidad del solicitante con las especificaciones del puesto. Cuando la selección no se realiza bien el departamento de Recursos Humanos no logra los objetivos determinados anteriormente, asimismo, una selección desafortunada puede impedir el ingreso a la organización de una persona con gran potencial o propiciar el ingreso a alguien con influencia negativa que puede afectar el éxito de la organización. Dado lo anterior se considera necesario el análisis de esta problemática con la finalidad de ofrecer a las PyMES una estrategia que les permita conseguir personal adecuado, de acuerdo a los requerimientos del puesto, y de esta forma cumplir con los objetivos de la empresa. Es por ello, que este trabajo de investigación tiene su origen, la preocupación de que las pequeñas y medianas empresas tengan un óptimo desarrollo, para que en un futuro no muy lejano, se conviertan en grandes empresas, que beneficiarán no solo al país en si, sino también a muchas familias que dependen de ella. 5

13 CAPÍTULO I. LA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS: BASE PARA EL RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL

14 Desde hace algún tiempo, las empresas, no solo las mexicanas, se han preocupado por atender y satisfacer las necesidades del recurso humano, puesto a que se han dado cuenta de la importancia que representan en los procesos dentro de la misma. Es por lo anterior, que el desarrollo del presente capítulo estará enfocado a cierto factor que determina en gran medida el desempeño, la eficiencia y la eficacia del recurso humano en las organizaciones: la planeación de Recursos Humanos. Sin embargo, es necesario comenzar con un punto que, si bien no es el tema principal de la investigación, representa la parte inicial de dichos procesos, la Administración de Recursos Humanos Administración de Recursos Humanos. "La Administración de Recursos Humanos consiste en la planeación, organización, desarrollo y coordinación, así como también control de técnicas, capaces de promover el desempeño eficiente del personal, a la vez que la organización representa el medio que permite a las personas que colaboran en ella alcanzar los objetivos individuales relacionados directa o indirectamente con el trabajo." Significa conquistar y mantener las personas en la organización, trabajando y dando el máximo de sí, con una actitud positiva y favorable. Representa todas aquellas cosas que hacen que el personal permanezca en la organización. 7

15 1.1.1 Funciones de la ARH El Departamento de Recursos Humanos es esencialmente de servicios. Sus funciones varían dependiendo del tipo de organización al que este pertenezca, a su vez, asesora, no dirige a sus gerentes, tiene la facultad de dirigir las operaciones de los departamentos. Entre sus funciones esenciales podemos destacar las siguientes: 1. Ayudar y prestar servicios a la organización, a sus dirigentes, gerentes y empleados. 2. Describe las responsabilidades que definen cada puesto laboral y las cualidades que debe tener la persona que lo ocupe. 3. Evaluar el desempeño del personal, promocionando el desarrollo del liderazgo. 4. Reclutar al personal idóneo para cada puesto. 5. Capacitar y desarrollar programas, cursos y toda actividad que vaya en función del mejoramiento de los conocimientos del personal. 6. Brindar ayuda psicológica a sus empleados en función de mantener la armonía entre éstos, además buscar solución a los problemas que se desatan entre estos. 7. Llevar el control de beneficios de los empleados. 8. Distribuye políticas y procedimientos de recursos humanos, nuevos o revisados, a todos los empleados, mediante boletines, reuniones, memorandums o contactos personales. 9. Supervisar la administración de los programas de prueba. 10. Desarrollar un m arco personal basado en competencias. 11. Garantizar la diversidad en el puesto de trabajo, ya que permite a la empresa triunfar en los distintos mercados nacionales y globales 8

16 Según el libro Reinventando Recursos Humanos: Cambiando los roles para crear una organización de alto rendimiento, del autor: Margaret Butteris (2000), el papel y la función de Recursos Humanos de la empresa consiste en las siguientes: Identificación y desarrollo de las competencias claves necesarias para respaldar el negocio. Una vez identificadas, se ponen en marcha estrategias para desarrollar o adquirir las competencias claves. La función empresarial es también responsable de monitorizar el progreso de desarrollo. Desarrollo de talento Ejecutivo. Recursos Humanos de la empresa es responsable de los sistemas que identifican y desarrollan el personal con mayor potencial de toda la organización, preparándolo junto a los directivos presentes, para alcanzar los objetivos empresariales presentes y futuros, incluyendo la planificación de sucesiones. Desarrollo de iniciativas de formación y desarrollo para respaldar la cultura, los valores y los principios operativos comunes. Utilizando las sesiones de formación y desarrollo como vehículos de comunicación para desarrollar, implementar y sostener este principio. Desarrollo de modelos para la evaluación y retribución de los empleados. Recursos Humanos de la empresa identifica los modelos empresariales para la contratación, el juicio y la evaluación de los empleados. Desarrollo e implementación de políticas y programas de gestión de la actuación y la retribución para utilizarse en todas las compañías operativas. 9

17 1.1.2 Objetivos de la ARH. Atendiendo a que objetivos son los logros que se pretenden alcanzar con la ejecución de una acción, los objetivos de la administración de Recursos Humanos se derivan de las metas de la empresa completa, los cuales, en toda organización, son la creación o distribución de algún producto o servicio. De acuerdo con Werther (2004), el principal objetivo es mejorar las contribuciones productivas del personal a la organización, de forma que sean responsables desde el punto de vista estratégico, ético y social. Según el autor: Margaret Butteris, el objeto de los Recursos Humanos es contratar y trasladar personal, mantener informes y administrar salarios y beneficios. Otros objetivos son: 1. Crear, mantener y desarrollar un contingente de Recursos Humanos con habilidad y motivación para realizar los objetivos de la organización. 2. Desarrollar condiciones organizacionales de aplicación, ejecución satisfacción plena de Recursos Humanos y alcance de objetivos individuales. 3. Alcanzar eficiencia y eficacia con los Recursos Humanos disponibles. 4. Contribuir al éxito de la empresa o corporación. 5. Responder ética y socialmente a los desafíos que presenta la sociedad en general y reducir al máximo las tensiones o demandas negativas que la sociedad pueda ejercer sobre la organización. 10

18 6. Apoyar las aspiraciones de quienes componen la empresa. 7. Cumplir con las obligaciones legales. 8. Rediseñar la función corporativa de Recursos Humanos para convertirla en una consultaría de la dirección de la empresa sobre contratación, formación, gestión, retribución, conservación y desarrollo de los activos humanos de la organización. Dentro de estos objetivos están contenidos 4 tipos que son: 1. Corporativos 2. Funcionales 3. Sociales y 4. Personales Composición de la ARH La ARH está compuesta por las siguientes áreas: 1. Reclutamiento de Personal Las organizaciones tratan de atraer los individuos y obtener informaciones al respecto de ellos para decidir sobre la necesidad de admitirlos o no. Reclutamiento: Es un conjunto de procedimientos que tienden a atraer candidatos potencialmente calificados y capaces de ocupar cargos dentro de la organización. "Es una actividad fundamental del programa de gestión de Recursos Humanos de una organización. Una vez que se han terminado las necesidades de Recursos Humanos y los requisitos de los puestos de trabajo es cuando puede ponerse en marcha un programa de reclutamiento para generar un conjunto de candidatos 11

19 potencialmente cualificados. Estos candidatos podrán conseguirse a través de fuentes internas o externas." Es así como las fuentes de RH son denominadas fuentes de reclutamiento ya que pasan a ser blancos sobre los cuales incidirán las técnicas de reclutamiento. 2. Selección de Personal El proceso de selección comprende tanto la recopilación de información sobre los candidatos a un puesto de trabajo como la determinación de a quién deberá contratarse. El reclutamiento y selección de RH deben considerarse como dos fases de un mismo proceso. La tarea de selección es la de escoger entre los candidatos que se han reclutado, aquel que tenga mayores posibilidades de ajustarse al cargo vacante. Puede definirse la selección de RH como la escogencia del hombre adecuado para el cargo adecuado, o entre los candidatos reclutados, aquellos más adecuados a los cargos existentes en la empresa, con miras a mantener o aumentar la eficiencia y el desempeño del personal. 3. Diseño, descripción y análisis de cargos La descripción de cargos es un relación escrita que define los deberes y las condiciones relacionadas con el cargo. Proporciona datos sobre lo que el aspirante hace, cómo lo hace, y por qué lo hace. Un cargo, mencionan Bohlander y Sherman, (2004) "puede definirse como una unidad de organización que conlleva un grupo de deberes y responsabilidades que lo vuelven separado y distinto de los otros cargos. 12

20 Es el proceso que consiste en determinar los elementos o hechos que componen la naturaleza de un cargo y que lo hacen distinto de todos los otros existentes en la organización. La descripción de cargos es la relación detallada de las atribuciones o tareas del cargo (lo que el ocupante hace), de los métodos empleados para la ejecución de esas atribuciones o tareas (cómo lo hace) y los objetivos del cargo (para qué lo hace). El análisis de cargo es el proceso de obtener, analizar y registrar informaciones relacionadas con los cargos. Es un proceso de investigación de las actividades del trabajo y de las demandas de los trabajadores, cualquiera que sea el tipo o nivel de empleo. 4. Evaluación de Desempeño Humano Es una técnica de dirección imprescindible en la actividad administrativa. El procedimiento para evaluar el personal se denomina evaluación de desempeño, y generalmente, se elabora a partir de programas formales de evaluación, basados en una cantidad razonable de informaciones respecto a los empleados y a su desempeño en el cargo. Su función es estimular o buscar el valor, la excelencia y las cualidades de alguna persona. Medir el desempeño del individuo en el cargo y de su potencial de desarrollo. 5. Compensación Está dada por el salario. Su función es dar una remuneración (adecuada por el servicio prestado) en valor monetario, al empleado. 13

21 6. Beneficios Sociales "Son aquellas facilidades, comodidades, ventajas y servicios que las empresas ofrecen a sus empleados". Estos beneficios pueden ser financiados total o parcialmente por la empresa. Su función es mantener y aumentar la fuerza laboral dentro de un nivel satisfactorio de moral y productividad; así como también, ahorrarle esfuerzos y preocupaciones a sus empleados. 7. Higiene y Seguridad en el Trabajo Constituyen dos actividades estrechamente relacionadas, orientadas a garantizar condiciones personales y materiales de trabajo, capaces de mantener cierto nivel de salud de los empleados. Según el concepto emitido por la Organización Mundial de Salud, la salud es un estado completo de bienestar físico, mental y social, y no solo la ausencia de enfermedad. Su función está relacionada con el diagnóstico y la prevención de enfermedades ocupacionales a partir del estudio y el control de dos variables: el hombre y su ambiente de trabajo; así como también la prestación no solo de servicios médicos, sino también de enfermería, primeros auxilios; en tiempo total o parcial; según el tamaño de la empresa, relaciones éticas y de cooperación con la familia del empleado enfermo. 8. Entrenamiento y Desarrollo del personal Es el área que se encarga de capacitar en un corto plazo a los ocupantes de los puestos de la empresa, así como también se encarga de suministrar a sus empleados los programas que enriquecen su desempeño laboral; obteniendo de esta manera mayor productividad de la empresa. 14

22 Su función es que por medio a estos programas se lleve la calidad de los procesos de productividad de la empresa, aumentar el conocimiento y la pericia de un empleado para el desarrollo de determinado cargo o trabajo. 9. Relaciones Laborales Se basa en la política de la organización, frente a los sindicatos, tomados como representantes de los anhelos, aspiraciones y necesidades de los empleados. Su objetivo es resolver el conflicto entre capital y trabajo, mediante una negociación política inteligente. 10. Desarrollo Organizacional "EL DO se basa en los conceptos y métodos de la ciencia del comportamiento y estudia la organización como sistema total." Su función es mejorar la eficacia de la empresa a largo plazo mediante intervenciones constructivas en los procesos y en la estructura de las organizaciones. 11. Base de datos y sistemas de Información El concepto sistema de información gerencial (SIG), se relaciona con la tecnología informativa, que incluye el computador o una red de microcomputadores, además de programas específicos para procesar datos e información. Su función es recolectar, almacenar y divulgar información, de modo que los gerentes involucrados puedan tomar decisiones, y mantener un mayor control y planificación sobre sus empleados. 12. Auditoria de Recursos Humanos "La auditoria se define como el análisis de las políticas y prácticas del personal de una empresa, y la evaluación de su funcionamiento actual, acompañados de 15

23 sugerencias para mejorar. Su función es mostrar como está funcionando el programa, localizando prácticas y condiciones que son perjudiciales para la empresa o que no están justificando su costo, o prácticas y condiciones que deben incrementarse." Importancia de la ARH La Administración de RH busca compenetrar el recurso humano con el proceso productivo de la empresa, haciendo que éste último sea más eficaz como resultado de la selección y contratación de los mejores talentos disponibles en función del ejercicio de una excelente labor de estos. Así como también la maximización de la calidad del proceso productivo depende de igual modo de la capacitación de los elementos humanos para hacer más valederos sus conocimientos. La ARH en una empresa busca que las estrategias y políticas que usa cada departamento sean las mas adecuadas, y en todo caso funge como asesoría y consultaría de cada departamento. Entre los aportes de la Administración de Recursos Humanos podemos destacar: Influye sobre el comportamiento del personal para alcanzar resultados de operaciones y financieras. Influye sobre el cuidado y alimentación del personal. Influye sobre la defensa del empleado. Influye sobre la gestión de los procesos operativos por parte de los RH. En la forma de ejecutar la estrategia de la empresa. Cada uno de estos aportes dependerá del objetivo de la empresa y de que visión o misión esta tenga. 16

24 Como se observó en los procesos que enfrenta la administración de RH, los dramáticos cambios que han surgido en el mundo globalizado exigen que los gerentes participen más en la planeación de RH, ya que tales cambios afectan no sólo el reclutamiento de los empleados, sino también los métodos de selección, capacitación, compensación y motivación de los mismos. Si bien la planeación ha sido siempre un proceso esencial de la administración, el creciente énfasis en la planeación de RH se torna especialmente crítico cuando las organizaciones proyectan realizar fusiones, ubicar plantas, recortar personal o clausurar instalaciones de operación. 1.2 Planeación de Recursos Humanos La Planeación de recursos humanos es el proceso organizacional para determinar en forma sistemática la provisión y demanda de empleados que serán necesarios, lo que le permite al departamento de personal planear sus labores de reclutamiento, selección y contratación. En otras palabras, es la función de prepararse para tener la cantidad de personal calificado, en el momento apropiado desempeñando el trabajo para el cual está capacitado, lo cual permita alcanzar metas organizacionales que comprendan tanto a la empresa como al trabajador. La planeación de recursos humanos responde a cambios o reducciones internas de personal así como las rápidas y cambiantes influencias de la sociedad incluyendo innovaciones tecnológicas, condiciones del merado de trabajo, legislación laboral. Por tanto, la planeación de personal es un proceso continuo y amplio. Para realizar una mejor planeación de recursos humanos se deben considerar ciertos aspectos que obstaculizan o facilitan que la organización se abastezca de empleados con característica requeridas para cierto puesto. 17

25 Por ejemplo, debido al incremento de las pequeñas y medianas empresas, éstas, antes de requerir personal mediante el reclutamiento, deben considerar los factores económicos, así como las tendencias competitivas; también los cambios tecnológicos, aspectos políticos y legislativos, además de ciertas tendencias demográficas, tales como la edad, composición étnica y analfabetismo. Por la falta de la planeación una organización puede incurrir en varios costos intangibles. Por ejemplo, una planeación inadecuada puede provocar que las vacantes permanezcan sin ser cubiertas. La pérdida restante, en términos de eficiencia, puede ser costosa, en particular cuando se requiere cierto tiempo para capacitar a los reemplazos. Es posible que surjan situaciones en que se despida a los empleados de un departamento en tanto que se contrata a personas para puestos similares en otro. Quizá esto genere un exceso de contrataciones y el resultado será la necesidad de despedir a los recién contratados. Por último, la falta de planeación de RH dificulta a los empleados planear con eficacia su desarrollo profesional o personal Importancia. A través de ella se pueden prever lo que va a suceder en el futuro, es decir, la dirección superior debe anticiparse a los acontecimientos y así programar su producción presupuestar sus gastos, preparar, estimar el número y tipo correcto de personal. Con una planeación eficiente y exacta del personal, se eliminan el exceso de contratación y capacitación y, al mismo tiempo la organización se asegura de tener empleados idóneos, disponibles cuando se necesiten. Debe indicar una acción a seguir respecto a los recursos humanos para no correr el riesgo de fracaso. 18

26 Las organizaciones realizan una planeación de personal para mejorar su eficacia, eficiencia y productividad por un largo período Pasos del Proceso de Planeación de Recursos Humanos. Al planear los recursos humanos, los gerentes siguen un proceso sistemático o modelo, cuyos elementos fundamentales son: 1. Pronosticar la demanda de recursos humanos. 2. Pronosticar la oferta. 3. Equilibro entre los factores de oferta y demanda. 1. Pronóstico de la demanda: Muchos factores influyen en la demanda de recursos humanos de la organización e incluyen los cambios en el entorno social y general, en la organización además de en la fuerza de trabajo. El conjunto de estos factores influyen en las estrategias corporativas y en los planes que la organización se formula a largo plazo. La demanda de RH experimenta variaciones debido a factores de su personal; cuando estos fenómenos incluyen números considerables de empleados, así como la experiencia obtenida en ocasiones anteriores puede servir como indicador de la acción que se debe realizar. Para pronosticar la demanda se tendrán que tomar en cuenta los siguientes aspectos (Dessler, 2001): La rotación de personal proyectada (como resultado de renuncias o los despidos) La calidad y las habilidades de sus empleados (en relación con las necesidades cambiantes de la organización) 19

27 Las decisiones para mejorar la calidad de los productos o servicios. Los cambios tecnológicos y otros tipos Los recursos financieros disponibles para el departamento en cuestión. 2. Pronóstico de la oferta: Una vez que se consigue proyectar la demanda futura de recursos humanos, el siguiente paso en el proceso consiste en llenar las vacantes que se programaron. Hay dos fuentes de suministro de personal para toda organización: la interna y la externa. Oferta interna de trabajo: Una evaluación de la oferta interna de RH requiere mucho más que la mera cuenta del número de empleados. Los planificadores deberán llevar a cabo una auditoria de la actual fuerza de trabajo para enterarse a fondo del potencial de los trabajadores actuales, esta información les permite estimar de manera tentativa las vacantes que pueden llenarse con la fuerza de trabajo actual. Estos cambios tentativos se consignan en los cuadros de reemplazo potencial. Las auditorías de personal y los cuadros de reemplazo potencial pueden ser esenciales para la base de información del departamento de RH. Al conocer más a fondo el potencial del personal actual, el departamento puede planificar el reclutamiento, la capacitación y la planificación de las carreras profesionales de manera más efectiva. Oferta externa de trabajo: No todas las vacantes pueden cubrirse mediante promociones internas. En algunos casos la organización no cuenta con la persona adecuada para sustituir a un empleado que recibe una promoción o que abandona la empresa por cualquier razón. 20

28 El crecimiento de la organización y la eficiencia del departamento de personal determinan en gran medida la necesidad de recurrir a fuentes externas; el crecimiento de la organización constituye el principal factor en la creación depuestos de nivel básico, sobre todo en las compañías que establecen la política de alentar la promoción interna de su personal. El éxito en la tarea de identificar a nuevos empleados depende del mercado de trabajo, pero también de la habilidad de los especialistas de recursos humanos para efectuar esa importante tarea. 3. Equilibrio entre los factores de oferta y demanda: La planeación de recursos humanos deberá esforzarse por lograr un equilibrio adecuado, no sólo en las técnicas de pronóstico y su aplicación, sino también entre el énfasis que se da a los factores de demanda además de oferta. Los factores de demanda se basan en las tendencias pronosticadas en la actividad comercial; los factores de oferta incluyen la determinación del lugar y la forma de encontrar los candidatos con las habilidades requeridas para cubrir las vacantes. Después de evaluar la oferta y demanda de recursos humanos es posible que la empresa necesite proceder a efectuar algunos ajustes Técnicas de planeación de recursos humanos Las organizaciones estiman sus necesidades de personal a futuro a fin de prepararse para llevar a cabo sus estrategias operativo. Esto lo realizan a través de diversas técnicas, que, de acuerdo a Werther Jr (2000), se encuentran las siguientes: 21

29 Basadas en la experiencia. Empleo de expertos. Son las opiniones que emite un grupo de personas familiarizadas con las necesidades de personal a futuro dentro de la organización. En empresas pequeñas es posible que el dueño o gerente sea quien cuenta con toda la información necesaria para planear este proceso. Muestreo. Este muestreo puede consistir en un sondeo informal, un cuestionario o una discusión sobre algún tema en específico acerca de los requerimientos del recurso humano. Técnica de grupo nominal. Un grupo de expertos, gerentes se reúnen para hablar sobre las necesidades de provisión de personal, analizan las tendencias y reúnen las respuestas mas importantes para resolver el problema en cuestión. Técnica de Delphi. Es un sondeo de opiniones donde los gerentes o alto ando se reúnen para resolver alguna problemática (por ejemplo el número de integrantes necesarios para un área), y se llega a resultados concretos después de cuatro o cinco sesiones Análisis de tendencias. Implica el estudio de los niveles de empleo de la empresa en lo últimos años, para poder predecir las necesidades futuras. Por consiguiente, se calcula el número de empleados de la misma al final de cada uno de esos años con la finalidad de identificar las tenencias del empleo que se cree que continuarán en el futuro. 22

30 Otros métodos. Análisis y planeación de presupuestos. Un estudio adecuado del presupuesto asignado a cada departamento de la empresa permite conocer las posibilidades de contratar nuevo personal a la misma. Nuevas operaciones. Cuando una empresa abre un nuevo departamento, lo más fácil es que compare el mismo proceso o área con otras compañías, fin de conocer el número de empleados requeridos para ello. Modelos de computadora. Con los nuevos avances tecnológicos, las empresas cuentan con computadoras donde pueden llevar un control o inventario de personal, en el cual puedan reconocer las bajas o necesidades d personal así como antiguos candidatos más factibles para los puestos. Inventario de Recursos Humanos. El inventario del personal comprende un sistema de datos e información técnicamente planeado, dirigido y mantenido, que identifica y clasifica al personal de una entidad de acuerdo a los valores, características o cualidades que posee, de manera que se pueda determinar el talento humano para el logro de los objetivos institucionales. Carta de reemplazo. 23

31 CAPÍTULO II. RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL

32 Las organizaciones para su normal y eficiente funcionamiento tienen que contar con las personas adecuadas, en los lugares precisos. Dicho de otro modo, lo esencial es contar con recursos humanos de calidad, ya que el activo más importante de las organizaciones está constituido por las personas que las forman; por ello debe ser bien seleccionadas Reclutamiento. Una de las claves del éxito de cualquier empresa es disponer del personal adecuado, en el momento preciso y con la motivación suficiente para poder desarrollar su función de la mejor manera posible. Sin embargo, el llegar a conseguirlo es un reto que las organizaciones siguen enfrentando. Cuando una empresa u organización se encuentra en etapa de formación requiere de un sistema inicial que le proporcione los elementos humanos necesarios para su funcionamiento. Este sistema requiere de una serie de pasos que deben tomar en consideración los objetivos y la estructura de la empresa. Si la empresa ya está establecida, con una estructura definida, el reclutamiento se puede presentar en dos casos, el primero, cuando hay un puesto de nueva creación y, en segundo, si se tiene un puesto vacante Concepto Es de este punto donde se parte para dar un concepto mas claro de lo que es el reclutamiento de personal y cual es su importancia en el desempeño y logro de las 25

33 organizaciones. Se tomarán en cuenta las siguientes definiciones de diferentes autores: - Se llama reclutamiento, el proceso de identificar e interesar a candidatos capacitados para llenar las vacantes de la organización (Werther, 2000, p. 150). - El reclutamiento es un conjunto de técnicas y procedimientos orientados a atraer candidatos parcialmente calificados y capaces de ocupar cargos dentro de la organización. (Chiavenato, 2000, p.208). - Por reclutamiento entendemos el proceso integrado por un conjunto de técnicas y procedimientos orientados a atraer candidatos potencialmente calificados y capaces de ocupar cargos dentro de la organización. Inicia con la búsqueda y termina cuando se reciben las solicitudes de empleo de los candidatos. (González, Olivares, 2005, p. 46). En resumen, el reclutamiento es un conjunto de procedimientos encargados de hacer llegar a la empresa personas que sean capaces de responder a los requerimientos del puesto en cuestión, a fin de que la relación trabajo-empleado sea satisfactoria y benéfica para las partes involucradas. Básicamente lo que hace la empresa en el reclutamiento es ofrecer información, divulgar y hacer que el mercado de recursos humanos conozca las oportunidades de empleo que se pretenden llenar. Su objetivo fundamental es disponer del mayor número posible de candidatos cualificados e interesados en el puesto que se pretende cubrir. (García-Tenorio, Sabater, 2004, p.111) 26

34 Los requisitos previos que toda empresa determina en la búsqueda del personal idóneo deben plantearse de acuerdo con las expectativas de la organización y con el propósito de salvaguardar sus intereses. Estos requisitos derivan de: Políticas claras y eficaces, considerando políticas de la organización, criterios de selección y condiciones para la contratación. Descripción de puestos que identifiquen con precisión los requisitos del puesto conocimiento técnico y características personales. Contar con un medio de requisición adecuado para solicitar personal de manera oportuna, con especificaciones claras de lo que se pide con base en los datos del perfil y descripción del puesto. La vacante o requerimiento surge en el momento de presentarse cualquier situación en la organización, como la ampliación de la plantilla, puestos de nueva creación, baja o sustitución de personal, incapacidades y ascensos Importancia del proceso de reclutamiento El proceso de reclutamiento de personal, previo a la selección, constituye un pilar fundamental en la gestión de los recursos humanos de una empresa de cualquier envergadura y rubro En palabras de Rafael Nazario (2002). La importancia del proceso de reclutamiento es que afecta (positiva o negativamente), al resto de los procesos de la administración de recursos humanos. El primero de los procesos que afecta es el de Selección, ya que un buen reclutamiento dará la posibilidad al selector de elegir el candidato postulante más idóneo, es decir, quien reúne la mayor cantidad de características buscadas y en el nivel requerido. 27

35 Si el reclutamiento fue pobre, o si quienes se han visto atraídos por el esfuerzo de la empresa no reúnen los requisitos mínimos exigidos (o los exceden), es probable que el trabajo del selector se complique mas de la cuenta o que deba empezar nuevamente el reclutamiento, con la consecuente pérdida de tiempo, de esfuerzos y de dinero Características del Reclutamiento de Personal Alcaide, González y Flórez (1996: ) destacan las siguientes características: a) El reclutamiento no es más que el eslabón de un proceso más amplio, situándose después de la elaboración del perfil profesional, y realizándose con anterioridad a la fase de selección de personal en sentido estricto. b) El reclutamiento supone la localización y atracción de posibles candidatos, lo que implica que es necesario identificar posibles fuentes de reclutamiento, así como métodos concretos para atraer candidatos. c) El reclutamiento puede ser realizado por la propia empresa o bien por una empresa especializada al servicio de aquélla. d) El reclutamiento tiene, como uno de sus objetivos, atraer el número idóneo de solicitudes por puesto vacante, si bien resulta difícil determinar a priori una cifra que pueda considerarse idónea. e) El reclutamiento, además, también tiene como finalidad atraer aquellos candidatos que tengan los requisitos definidos inicialmente, o que se adecue al perfil profesional. f) El reclutamiento puede realizarse paralelamente o alternativamente en la propia organización y/o en el mercado externo de trabajo. 28

36 Análisis y descripción de puestos. Antes de comenzar a analizar el proceso de reclutamiento es necesario conocer qué es un análisis de puestos y cual es su importancia en el proceso de reclutamiento. El análisis de puestos es el procedimiento por el cual se determinan el grado de autoridad, así como las responsabilidades de cada puesto y las características de las personas que deberán contratarse para desempeñarlos. En este caso se debe hacer la pregunta qué es lo que realmente requiere el puesto? Determinar exactamente cuáles son las características del puesto que se intenta cubrir es una condición necesaria para obtener candidatos adecuados. Para definir la vacante es necesario responder a las siguientes preguntas: Qué tareas es necesario desempeñar? Qué conocimientos se requieren en el puesto? Qué características debe poseer la persona para desempeñar adecuadamente su labor? Qué experiencia es realmente relevante? González y Olivares (2005) señalan que las principales actividades que se derivan del análisis de puestos son las siguientes: 1. Compensación equitativa y justa. 2. Ubicación de los empleados en los puestos adecuados. 3. Determinación de niveles realistas de desempeño. 4. Creación de canales de capacitación y desarrollo. 5. Identificación de candidatos adecuados a las vacantes. 6. Planeación de las necesidades de capacitación de recursos humanos. 7. Propiciar condiciones que mejoren el entorno laboral. 29

37 8. Evaluar la forma en que los cambios en el entorno afectan el desempeño de los empleados. 9. Eliminar requisitos y demandas no indispensables. 10. Conocer las necesidades reales de recursos humanos de una empresa. (p.47) Según investigaciones de Dessler y Varela (2002), para obtener la información del análisis de puestos, es decir, saber las responsabilidades, deberes y actividades del puesto, se emplean diferentes técnicas, pero las más conocidas son la entrevista, aplicación de cuestionarios y la observación directa. La entrevista es la técnica más común y puede ser entrevista individual, si es con cada uno de los trabajadores; entrevista grupal, si se realiza a un grupo de trabajadores con el mismo puesto; o entrevista con la supervisión, que como su nombre lo indica, se hace a los supervisores de área que conocen a la perfección los requerimientos de los puestos. Los cuestionarios son utilizados para que los empleados describan sus responsabilidades y funciones. Dependiendo de las necesidades de información será la estructura de los cuestionarios (preguntas abiertas o cerradas) y las preguntas que se incluirán. Por otro lado, la observación directa, es mas exacta cuando se describen puestos de mucha actividad física, sin embargo, si las actividades consisten en procesos intelectuales, ésta técnica no sirve totalmente para la obtención de información. Como se puede notar, existen diferentes técnicas para obtener la información deseada, pero lo que se sabe es que éstas van a depender de las necesidades de cada puesto y de acuerdo a los requerimientos de las empresas. 30

38 Proceso de Reclutamiento. Después de obtener los datos de las características de los puestos a través del análisis de puestos, se procede a seguir el proceso de reclutamiento que comprende los siguientes pasos (González, et al, 2004): 1. Partir de la planeación de recursos humanos, previamente elaborada. 2. Obtener información del análisis de puestos. 3. Confrontar las indicaciones de la gerencia. 4. Verificar los requerimientos o perfil del puesto. 5. Aplicar el método adecuado de reclutamiento. 6. Obtener candidatos óptimos para el proceso de selección. En otras palabras, la tarea inicia identificando las vacantes existentes en la compañía mediante la planeación de recursos humanos, tomando en cuenta tanto las necesidades del puesto como las características de la persona que lo va a desempeñar. Después se aplica el método de reclutamiento adecuado y de esta manera se obtendrán candidatos idóneos para cubrir la vacante. A continuación se muestra un esquema general del proceso de reclutamiento, según Werther, Jr (2000): 1.1 Proceso de Reclutamiento 31

39 Medios de reclutamiento. Grados Espinoza (2003) define los medios de reclutamiento como los mecanismos de difusión que se utilizan para dar a conocer un puesto vacante, ya que muestran gran utilidad por su potencial de difusión, pues penetran y alcanzan distintos ámbitos económicos y sociales. Son capaces de transmitir información tanto a estructuras socioeconómicas bajas como altas, y en fin a distintos estratos económicos y educativos. Los medios más utilizados son: Medios impresos. La prensa es el medio más utilizado ya que ofrece la seguridad de que la información emitida llegará con mayor rapidez y veracidad a los lugares deseados. Otro tipo son las revistas especializadas, si lo que se pretende es encontrar personal calificado en la profesión. Otros medios son los boletines y los volantes, si el reclutamiento se requiere en el nivel operativo o técnico, es decir, las características de lo candidatos no requieren de mucha preparación. Existen otros como puestos semifijos que pueden ser instalados con facilidad y rapidez. Una manta, volantes o boletines, fotografías de la empresa y el personal, son herramientas útiles en este medio de reclutamiento. Radio y televisión. El costo de este medio es muy elevado y limita su uso. No obstante, su alcance de difusión es muy amplio. Con el uso de una radiodifusora, puede encontrar personal de la zona o de las provincias más cercanas. Los anuncios en televisión tienen un costo mas elevado, que depende de las horas, minutos y el canal donde se programe el comercial. Sin embargo, existen apoyos gubernamentales que establecen un canal y un horario, en el cual no hay costos por los servicios prestados. 32

40 Grupos de intercambio. Se constituyen a través de los responsables de reclutamiento de diferentes empresas, proporcionan e intercambian información sobre las diversas vacantes existentes en la empresa. Este procedimiento presenta la ventaja de conseguir recursos humanos de modo inmediato y sin costo. Los grupos funcionan como medio y fuente de reclutamiento, al proveer de recursos humanos a la empresa, a través de las juntas de intercambio. Internet. Existen beneficios muy marcados en el reclutamiento en línea: reducción de los costos de reclutamiento de la empresa cliente, acceso a una base de datos digital, reducción del tiempo de búsqueda, y acceso las 24 horas del día los 365 días del año, eliminación de archivos en papel que contribuyen al cuidado de los bosques y la necesidad de menores espacios para archivos dentro de las oficinas. (Grados Espinoza, 2003, p ) Fuentes de Reclutamiento. Las fuentes de reclutamiento son las áreas del mercado de recursos humanos exploradas por los mecanismos de reclutamiento. Es decir, el mercado de recursos humanos presenta diversas fuentes que la empresa debe identificar y localizar, con el propósito de atraer candidatos que suplan sus necesidades, a través de múltiples técnicas de reclutamiento. De acuerdo con lo anterior, se pueden observar 3 fuentes de reclutamiento, dependiendo del lugar que proceda el recurso humano: Reclutamiento Interno: El reclutamiento es interno, cuando, al presentarse determinada vacante, la empresa intenta llenarla mediante la reubicación de sus empleados, los cuales 33

41 pueden ser ascendidos o trasladados, o transferidos con ascenso. El reclutamiento interno puede implicar: (González, et al, 2005): Transferencia de personal. Ascenso de personal. Trasferencias con ascensos de personal. Programas de desarrollo de personal. Para González (2005), el reclutamiento interno se basa en los siguientes datos: a) Resultados obtenidos por el candidato interno en las pruebas de selección a los que se sometió para su ingreso en la empresa. b) Resultados de las evaluaciones de desempeño del candidato interno. c) Resultados de los programas de entrenamiento y de perfeccionamiento en que participó el candidato interno. d) Análisis y descripción del cargo que ocupa el candidato interno en la actualidad y del cargo que está considerándose, con el propósito de evaluar la diferencia entre los dos y los demás requisitos necesarios. e) Planes de carrera o planeación de los movimientos de personal para conocer la trayectoria más adecuada del ocupante del cargo considerado. f) Condiciones de ascenso del candidato interno y de reemplazo. (p. 50) Para realizar un reclutamiento interno hay diferentes caminos a seguir, desde analizar los antecedentes de los empleados hasta realizar una búsqueda interna publicitándola. Mediante esta fuente la empresa se asegura de aprovechar la 34