La factura electrónica Transición tecnológica para las Pymes

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1 La factura electrónica Transición tecnológica para las Pymes Raúl Torres Jiménez Ventajas de la factura electrónica para la Pyme Benito Barragán Una visón empresarial ante el cambio a la factura electrónica Marcela Serrano Osornio El ABC de los sellos digitales Comprobantes fiscales para Pymes Disposiciones legales Rodmyna Aurora Domínguez Pastrana

2 transición tecnológica para las Pymes raúl Torres Jiménez Emitir facturas ha sido parte de las empresas y de su labor cotidiana, pero con la introducción de las tecnologías de la información ahora lo que se pretende es dar mayor seguridad a las transacciones tanto para el empresario como para el cliente, y hacerles la vida más fácil a las Pymes. Sin lugar a dudas, las tecnologías de la información (TI) han venido a impactar los mecanismos comerciales para las empresas de cualquier tamaño, tan es así que ahora las empresas hacen uso de las redes sociales para darse a conocer y publicitarse de una mejor manera; también pueden conciliar vía electrónica, entre otras muchas más actividades. En esta dimensión, los nuevos mecanismos para emitir las facturas también han venido cambiando; actualmente y por disposición oficial, a partir de 2011 se vuelve obligatorio que las empresas facturen de manera electrónica. Veamos algunas de sus implicaciones y un poco de evolución. Tradicionalmente, la forma de guardar constancia de muchas transacciones comerciales ha sido por medio de las facturas cuyos requisitos han ido evolucionando con el devenir del tiempo. Desde el punto de vista comercial, la factura es un documento tradicional (se remonta a la edad media) en el cual se pone de

3 La factura electrónica es la representación digital de un tipo de CFD, que utiliza los estándares definidos por el sat en cuanto a forma y contenido relieve esencialmente la naturaleza, calidad, cantidad y precio de las mercancías vendidas o la naturaleza y el importe de la prestación realizada, otras indicaciones de las partes contratantes y de las condiciones generales del contrato. 1 La factura desempeña una triple función, como a continuación se representa: 2 Figura 2 Figura 1 Actualmente nos encontramos en un periodo de transición entre la factura en papel y la factura electrónica; de hecho, en las reformas al Código Fiscal de la Federación (CFF) del 1 de enero de 2011, se dispuso que los contribuyentes emitan documentos digitales, mismos que servirían como comprobantes por las actividades que realicen. Actualmente y todavía para este 2012, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) tiene como comprobantes vigentes, los que aparecen en la figura 2. 3 La factura electrónica es la representación digital de un tipo de comprobante fiscal digital (CFD), que utiliza los estándares definidos por el SAT en cuanto a forma y contenido, y es transmitido a través de medios electrónicos para generar y resguardar este tipo de CFD. 4 En el marco fiscal, el SAT contempla a la factura electrónica como uno de los diversos documentos electrónicos denominados CFD, recordando que a partir de enero de 2011, este tipo de facturación se volvió obligatorio para los contribuyentes con ingresos mayores a cuatro millones de pesos en el ejercicio. En medio de esta transición tecnológica, los empresarios deben considerar los dos grandes esquemas que se están manejando: 1. El esquema de 2010 aún vigente: Figura 3 38 revista AH

4 2. El esquema a partir de 2011 será el siguiente: Figura 4 Se puede decir que tanto la factura electrónica, como el uso de la firma electrónica, puedan sintetizarse con el acrónimo FE, y es esta fe en el uso de las TI lo que actualmente estamos construyendo; 5 es decir, tecnológicamente los procesos comerciales se han ido automatizando cada vez más, lo que ha permitido que tanto las transacciones comerciales como los métodos de pago se hayan agilizado y transformado, permitiendo que el uso de internet facilite los intercambios; sin embargo, hace falta fortalecer el medio de prueba idóneo que identifique las ventas realizadas y de ahí que la facturación electrónica cumpla con esta función, la de permitir que tanto el empresario como los clientes estén seguros de que la factura sea un documento válido. Según un estudio de GS1 México, la administración de cada factura de papel cuesta alrededor de $163, mientras que con la factura electrónica se reduce a $34, esto es, 80% menos. 6 Asimismo y de acuerdo con datos de la Asociación Mexicana de Estándares para el Comercio Electrónico (AMECE), la implementación de la factura electrónica tiene ahorros en papelería y mensajería de aproximadamente $50,000 al mes (varía de acuerdo con el tamaño de la empresa), contra $300,000 anuales que cuesta adoptar la tecnología, considerando el software, soporte, mantenimiento y la planeación. 7 No obstante, independientemente de los ahorros que se tienen en la emisión de facturas, aún tenemos una cierta falta de confianza para implementar estos mecanismos principalmente por dos razones: una es porque no todos los empresarios están obligados a emitir la factura electrónica, siempre y cuando no facturen al año arriba de $4 000,000 al año. La otra razón es más compleja, en función de los presupuestos erróneos que se tienen sobre la facturación electrónica, como los siguientes: Figura 5 Lo cierto es que las empresas que facturaron menos de cuatro millones de pesos en el ejercicio anterior, podrán emitir facturas con código de barras bidimensional (CBB). Es importante aclarar que los contribuyentes que durante 2012 todavía tengan en uso facturas preimpresas en papel, las podrán seguir usando hasta la terminación de las mismas o la caducidad de sus folios. Ahora bien, uno de los puntos que se ha venido buscando en la facturación electrónica es la seguridad en su emisión; por ello la seguridad de la factura electrónica se basa en sus características que permiten tener una certeza de quien la emite, del folio de la operación revista AH 39

5 según Gs1 México, administrar cada factura de papel cuesta $163, mientras que con la factura electrónica se reduce a $34, es decir, 80% menos y de que la firma es auténtica, como se aprecia en la figura 6: Figura 6 Estas características potencializan las ventajas de facturar electrónicamente, entre las cuales encontramos las siguientes: Figura 7 Cabe destacar que la factura, como documento mercantil y fiscal es un instrumento de prueba de la realización de operaciones comerciales, a pesar de que en nuestro código fiscal no aparezca la palabra factura como tal, sino la de comprobante fiscal. Y por lo que hace a la conservación de las facturas, esto tampoco representa problema, ya que los empresarios que emitan y reciban facturas electrónicas, deberán almacenarlas en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología, sin que sea necesario aplicar la Norma Oficial Mexicana número 151 vigente (NOM 151) para la conservación de datos. Por otra parte, los empresarios que estén pensando en cómo van a implementar la facturación electrónica, pueden tomar en cuenta algunas consideraciones: 8 Figura 8 Una vez que se decidió a implementar la facturación electrónica, es necesario: a) Iniciar pruebas de la solución de factura electrónica; b) Contactar a los clientes para indicar que se van a iniciar los ensayos; c) Realizar los trámites finales con la autoridad como: cambiar los certificados de sello y folios ficticios por los reales, y d) Comenzar a operar la empresa con la factura electrónica, mediante el envío de una factura real al cliente y reportes mensuales al SAT revista AH

6 Lo que se vuelve necesario para los empresarios al momento de implementar este esquema es la elección de un proveedor autorizado de certificación (PAC) de comprobante fiscal digital por internet (CFDI), que es aquella persona moral que cuenta con autorización del SAT para validar los CFDI generados por los contribuyentes, asignarles el folio e incorporarles el sello digital del SAT. Asimismo, tienen como obligación enviar al SAT copia de los CFDI que validen de sus clientes. Actualmente el SAT tiene una lista amplia de estos proveedores. Para pronta referencia, los mencionamos a continuación: 10 Proveedores autorizados de certificación WFactura. Comercio Digital. Litho Formas. Emite. Advans. SDElectronics. InvoiceOne. Edicom. Timbre Fiscal. Tralix. Ateb. Buzón E. CONTPAQ i. Solución Factible. Konesh Soluciones. Interfactura. Facturaxion. Edix CFD. FEL.mx. Masfactura. FacEMasNegocio. Pegaso Digital. Grupo Advantage. Levicom -EDC Invoice. MY$uite. Formas Digitales. Sefactura. Expidetufactura. DigiFact. e-factura.net Signature. CertusFactureHoy. com FactureYa. Folios Digitales. EdiFactMx. E CODEX. Facturadorelectronico.com Tsys. Cecoban. Factura en segundos. Plataformas Digitales. Certifac. Factura Inteligente. Facturación Moderna. Servisim. iofacturo. Azurian. Digital Factura. Sifei. Rfácil. PAX Facturación. Finalmente, para los que gustan de números, debido a que el SAT está apresurando la migración a la facturación electrónica, tenemos los siguientes datos: 11 15% de las más de un millón de empresas que aún usan factura tradicional migrará al esquema electrónico en mil compañías pertenecientes al segmento de las Pymes optarán por la factura electrónica o los comprobantes fiscales impresos (CFI) con códigos de barras. 270 mil contribuyentes habían migrado a la factura electrónica, hasta junio de mil micro, pequeñas y medianas empresas (Mipymes) optaron por la factura electrónica en el primer semestre de este año. 477 mil contribuyentes solicitaron folios con su respectivo código de barras durante este año. 17% de las empresas de Guadalajara ha optado por la factura electrónica. 46% de los empresarios de la ciudad de México usa factura electrónica. Ante esta contundencia, y a un año de la obligatoriedad del uso de la factura electrónica, se tiene una gran oportunidad de modernizar a las empresas. Resulta conveniente subirnos a esta ola tecnológica y no solamente obtener los beneficios de la factura electrónica, sino que debemos recordar que el costo de la facturación depende del volumen de facturas que se emitan, ya que actualmente se cuenta con un esquema de diferentes opciones y paquetes para que las Pymes puedan facturar electrónicamente. REFERENCIAS BIBLIOGRáFICAS 1 Giuliani G., Compendio del IVA, Italia, Pilora, 1997, p Adaptado de Tejerizo López, La reforma italiana, y Casado Ollero G., Deducciones y rembolsos en el IVA adoptado por la Comunidad Económica Europea. 3 Página del SAT en internet: ftp://ftp2.sat.gob.mx/asistencia_ftp/ publicaciones/comprobantesfiscales/comprobantes_2011_2012.pdf 4 Información General sobre la Factura Electrónica (en línea), página de la Administración Portuaria de Mazatlán en: mx/apiweb/servicios_en_linea/manualcfdconnect.pdf 5 Adaptado de Reyes Krafft, Alfredo Alejandro, La Firma Electrónica (en línea), en: p Tomado y adaptado de: 9 Idem. 10 Página del SAT en internet en: asistencia_contribuyente/principiantes/comprobantes_fiscales/66_ html 11 Nuestro autor: Raúl Torres Jiménez es maestro en derecho empresarial. Consultor jurídico. revista AH 41

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