11 enero 2016, cambios de las labores en cada una de las fases del proyecto Documento elaborado por PMAsesores, Global Provider nº 2760 autorizado

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1 11 enero 2016, cambios de las labores en cada una de las fases del proyecto Documento elaborado por PMAsesores, Global Provider nº 2760 autorizado por el Project Management Institute, Inc.

2 Puntos importantes. Resumen Como resultado del RDS, PMI ha cambiado el contenido del examen para obtener el Certificado PMP. Ha renovado y creado nuevas tareas-labores en cada uno de los dominios o fases. Este cambio se llevará a cabo a partir de los exámenes del 11 de enero. El resultado final serán nuevas preguntas que encajen con estas nuevas y renovadas labores. 2

3 Que ha ocurrido? Recientemente PMI ha realizado un Role Delineation Study (RDS) que le hace tener una idea de los cambios en el perfil de un Project Manager. Fruto del mismo se procederá a la revisión de las preguntas de cara al examen para obtener la Certificación PMP. Dicho cambio tendrá lugar el 11 de enero del Una investigación-estudio RDS ayuda a PMI a establecer la base de conocimientos, habilidades y competitividad para el papel del Project Manager. Un RDS se realiza cada 3-5 años. Este tipo de estudios actualizados aseguran que el examen sigue evaluando lo que es más importante para ejercer esta profesión, que evoluciona con el tiempo. El RDS identificó que el papel profesional de la gestión de proyectos ha evolucionado y el examen debe reflejarlo en sus preguntas. 3

4 Qué cambia? Para el examen de PMP, las tareas dentro de cada dominio (Inicio, Planificación, Ejecución, etc.) se han re-descrito o se han añadido nuevas labores. En consecuencia, se requieren conocimientos y habilidades, técnicas y herramientas para apoyar estas tareas. El PMBook no cambia: la versión 5ª sigue siendo la base del examen. Simplemente hay que tener en cuenta las nuevas labores. En los primeros exámenes es posible que salgan preguntas relacionadas con las mismas. Las siguientes páginas comparan las tareas actuales en cada dominio (2010) con las nuevas (2015). Las palabras clave o frases están marcadas en rojo. 4

5 Initiation 5

6 Initiation Task Perform project assessment based upon available information and meetings with the sponsor, customer, and other subject matter experts in order to evaluate the feasibility of the new products or services within the given assumptions and/or constraints. 2 Define the high-level scope of the project based on the business and compliance requirements, in order to meet the customer's project expectations. Perform project assessment based upon available information, lessons learned from previous projects, and meetings with relevant stakeholders, in order to support the evaluation of the feasibility of new products or services within the given assumptions and/or constraints. Identify key deliverables based on the business requirement, in order to manage customer expectations and direct the achievement of the project goals. 6

7 Initiation Task Perform key stakeholder analysis using brainstorming, interviewing, and other data-gathering techniques, in order to ensure expectation alignment and gain support for the project. 4 Identify and document high-level risks, assumptions, and constraints based on current environment, historical data, and/or expert judgement, in order to identify project limitations and propose an implementation approach. Perform stakeholder analysis using appropriate tools and techniques, in order to align expectations and gain support for the project. Identify high-level risks, assumptions, and constraints based on current environment, organizational factors, historical data, and expert judgement, in order to propose an implementation strategy. 7

8 Initiation Task Develop the project charter by further gathering and analyzing stakeholder Participate in the development of the project charter by compiling and requirements, in order to document project analyzing gathered information, in order scope, milestones, and deliverables. to ensure project stakeholders are in 6 Obtain approval for the project charter from the sponsor and customer (if required), in order to formalize the authority assigned to the project manager and gain commitment and acceptance for the project. agreement on its elements. Obtain project charter approval from the sponsor, in order to formalize the authority assigned to the project manager and gain commitment and acceptance for the project. 7 Conduct benefit analysis with stakeholders (including sponsor, customer, subject matter experts), in order to validate project alignment with organizational strategy and expected business value. 8

9 Análisis de Fase y Labores Initiation: Task 1 - Cambio pequeño. Mayor énfasis en las lecciones aprendidas para la evaluación de proyectos Task 2 - Cambio importante. Reemplaza "customer expectations" por "project goals". Es de esperar este cambio en la terminología en el examen, es decir, expectativas del cliente cambia a objetivos del proyecto Task 4 - Cambio pequeño. Usa el término "strategy". Esto se produce por la búsqueda de alinearse con el negocio, se insiste en ello. Task 5 - Cambio importante. Ahora el Project Manager no es el único desarrollador del Acta del Proyecto. Task 7 - Cambio importante. Ahora se incluye el análisis de beneficios, antes se encontraba en la Gestión del Programa de la empresa. Posiblemente haya nuevas preguntas sobre el tema de los beneficios y su valor. 9

10 Planning 10

11 Planning Task Review detailed project requirements, constraints, and assumptions with stakeholders based on the project charter, Review and assess detailed project requirements, constraints, and assumptions with stakeholders based on the project lessons learned from previous projects, and charter, lessons learned, and by using the use of requirement-gathering techniques (e.g. planning sessions, requirement gathering techniques, in order to establish detailed project deliverables. brainstorming, focus groups), in order to establish the project deliverables. 2 Create the work breakdown structure with the team by deconstructing the scope, in order to manage the scope of the project. Develop a scope management plan, based on the approved project scope and using scope management techniques, in order to define, maintain, and manage the scope of the project.

12 Planning Task Develop a budget plan based on the project scope using estimation techniques, in order to manage project costs. 4 Develop a project schedule based on the project timeline, scope, and resources plan, in order to manage timely completion of the project. Develop the cost management plan based on the project scope, schedule, resources, approved project charter and other information, using estimation techniques, in order to manage project costs. Develop the project schedule based on the project deliverables and milestones, scope, schedule, and resources management plans, in order to manage timely completion of the project. 12

13 Planning Task Develop a human resource management plan by defining the roles and responsibilities of the project team members in order to create an effective project organization structure and provide guidance regarding how resources will be utilized and managed. 6 Develop a communications management plan based on the project organizational structure and external stakeholder requirements, in order to manage the flow of project information. Develop the human resource management plan by defining the roles and responsibilities of the project team members, in order to create a project organizational structure and provide guidance regarding how resources will be assigned and managed. Develop the communications management plan, based on the project organizational structure and stakeholder requirements, in order to define and manage the flow of project information. 13

14 Planning Task Develop a procurement management plan based on the project scope and schedule, in order to ensure that the required project resources will be available. 8 Develop a quality management plan based on the project scope and requirements, in order to prevent the occurrence of defects and reduce the cost of quality. Develop the procurement management plan based on the project scope, budget, and schedule, in order to ensure that the required project resources will be available. Develop the quality management plan and define the quality standards for the project and its products, based on the project scope, risks, and requirements, in order to prevent the occurrence of defects and control the cost of quality. 14

15 Planning Task Develop a change management plan by defining how changes will be handled, in order to track and manage change. 10 Plan risk management plan by developing a risk management plan, and identifying, analyzing, and prioritizing project risks in the risk register and defining risk response strategies, in order to manage uncertainty throughout the project life cycle. Develop the change management plan by defining how changes will be addressed and controlled, in order to track and manage change. Develop the risk management plan by identifying, analyzing, and prioritizing project risks, and by defining risk response strategies, in order to manage uncertainty and opportunity throughout the project life cycle. 15

16 Planning Task Present the project plan to the key stakeholders (if required) in order to obtain approval to execute the project. 12 Conduct kick-off meeting with all key stakeholders, in order to announce the start of the project, communicate the project milestones, and share other relevant information. Present the project management plan to the relevant stakeholders according to applicable policies and procedures, in order to obtain approval to proceed with project execution. Conduct kick-off meeting, communicating the start of the project, key milestones, and other relevant information, in order to inform and engage stakeholders and gain commitment. 13 Develop the stakeholder management plan, by analyzing needs, interests and potential impact, in order to effectively manage stakeholders' expectations and engage them in project decisions. 16

17 Análisis de Fase y Labores Planning Task 2 - Cambio pequeño. Se elimina el WBS como técnica clave y se hace una mayor referencia a otros planes subsidiarios de gestión como el del alcance. Reseeñar según sus palabras que el Plan de gestión del alcance está basado en el alcance de proyecto aprobado. Task 5 - Cambio pequeño. Los recursos humanos ya no son utilizados", ahora son "asignados". Puede haber algunas respuestas de opción múltiple que jueguen con estos términos. Task 8 - Cambio pequeño. Mayor énfasis en los estándares de calidad. Anteriormente, la referencia a las normas de calidad se incluía dentro del plan de gestión de la calidad. Task 12 - Cambio pequeño. Mayor énfasis en la participación y cuidado de las partes interesadas. Esto se repite en varios lugares. Task 13 - Cambio importante. Aunque esta tarea ya existe en las áreas de conocimiento, se especifica aquí con más claridad. Cabe esperar más preguntas sobre este tema. 17

18 Execution 18

19 Execution Task Obtain and manage project resources including outsources deliverables by following the procurement plan, in order to ensure successful project execution. 2 Execute the tasks as defined in the project plan, in order to achieve the project deliverables within budget and schedule. 6* Maximize team performance through leading, mentoring, training, and motivating team members. Acquire and manage project resources by following the human resource and procurement management plans, in order to meet project requirements. Manage task execution based on the project management plan by leading and developing the project team, in order to achieve project deliverables. Manage the flow of information by following the communication plan, in order to keep stakeholders engaged and informed. 19

20 Execution Task Implement the quality management plan using the appropriate tools and techniques, in order to ensure that work is being performed according to required quality standards. 4 Implement approved changes according to the change management plan, in order to meet project requirements. 5 Implement approved actions and follow the risk management plan and risk register, in order to minimize the impact of negative risk events on the project. Implement the quality management plan using the appropriate tools and techniques, in order to ensure that work is performed in accordance with required quality standards. Implement approved changes and corrective actions by following the change management plan, in order to meet project requirements. Implement approved actions by following the risk management plan, in order to minimize the impact of the risk and take advantage of opportunities on the project. 7 Maintain stakeholder relationships by following the stakeholder management plan, in order to receive continued support and manage expectations. 20

21 Análisis de Fase y Labores Execution Task 1 - Cambio pequeño. La gestión de recursos, más vinculada a las necesidades del proyecto en lugar de sólo la ejecución. Task 2 - Cambio pequeño. Combinas las anteriores Tasks 2 & 6 y vincula la ejecución con liderar y desarrollar el equipo. Task 6 - Cambio pequeño. Nueva tarea aunque se "oculta". Tareas de ejecución anteriores no mencionaron explícitamente la comunicación. Task 7 - Cambio importante. Nueva tarea. Continuando con el énfasis en la gestión de las expectativas de las partes interesadas. Una vez más, es de esperar más preguntas sobre las partes interesadas, su gestión, comunicación, etc 21

22 Monitoring & Control 22

23 Monitoring & Control Task Measure project performance using appropriate tools and techniques, in order to identify and quantify any variances, perform approved corrective actions, and communicate with relevant stakeholders. 2 Manage changes to the project scope, schedule, and costs by updating the project plan and communicating approved changes to the team, in order to ensure that revised project goals are met. Measure project performance using appropriate tools and techniques, in order to identify and quantify any variances and corrective actions. Manage changes to the project by following the change management plan, in order to ensure that revised project goals remain aligned with business needs. 23

24 Monitoring & Control Task Ensure that project deliverables conform to the quality standards established in the quality management plan by using appropriate tools and techniques (e.g. testing, inspection, control charts), in order to satisfy customer requirements. 4 Update the risk register and risk response plan by identifying new risks, assessing old risks, and determining and implementing appropriate response strategies, in order to manage the impact of risks on the project. Verify that project deliverables conform to the quality standards established in the quality management plan by using appropriate tools and techniques, in order to meet project requirements and business needs. Monitor and assess risk by determining whether exposure has changed and evaluating the effectiveness of response strategies, in order to manage the impact of risks and opportunities on the project. 24

25 Monitoring & Control Task Assess corrective actions on the issue register and determine next steps for unresolved issues by using appropriate tools and techniques in order to minimize the impact on the project schedule, cost and resources. 6 Communicate project status to stakeholders for their feedback, in order to ensure the project aligns with business needs. Review the issue log, and update if necessary, and determine corrective actions by using appropriate tools and techniques, in order to minimize the impact on the project. Capture, analyze, and manage lessons learned using lessons learned management techniques, in order to enable continuous improvement. 7 Monitor procurement activities according to the procurement plan, in order to verify compliance with project objectives. 25

26 Análisis de Fase y Labores Monitoring & Control Task 2 & 3 - Cambio pequeño. Se continuando con el énfasis en las necesidades del negocio, es algo común desde los cambios en Inicio. Task 4 - Cambio importante. Se trata de una nueva redacción de la descripción del control de riesgo. La frase más pasiva examine & documenting" la efectividad de las estrategias de respuesta (auditorías de riesgo) se ha sustituido por "evaluar" la eficacia. El término "exposure has changed" también hace que el trabajo más dinámico y liderado que antes. Task 6 - Cambio importante. Esto no es mero cambio de redacción, la antigua Task 6 ha sido eliminada básicamente (más o menos se ha sustituido por tarea 6 en Ejecución). Este nuevo contenido es acerca de las lecciones aprendidas. Sí, las lecciones aprendidas como una tarea de Seguimiento y Control y con un enlace a la Mejora Continua. Definitivamente esperar nuevas preguntas sobre esta tarea. Task 7 - Cambio pequeño. A pesar de que es una tarea nueva, no es una actividad significativa. 26

27 Closing 27

28 Closing Task Obtain final acceptance of the project deliverables by working with the sponsor and/or customer, in order to confirm that project scope and deliverables were met. 2 Transfer the ownership of deliverables to the assigned stakeholders in accordance with the project plan, in order to facilitate project closure. 3 Obtain financial, legal, and administrative closure using generally accepted practices, in order to communicate formal project closure and ensure no further liability. Obtain final acceptance of the project deliverables from relevent stakeholders, in order to confirm that project scope and deliverables were achieved. Transfer the ownership of deliverables to the assigned stakeholders in accordance with the project plan, in order to facilitate project closure. Obtain financial, legal, and administrative closure using generally accepted practices and policies, in order to communicate formal project closure and ensure transfer of liability. 28

29 Closing Task Distribute the final project report including all project closure-related information, project variances, and an issues, in order to provide the final project status to all stakeholders. 5 Collate lessons learned through comprehensive project review, in order to create and/or update the organization's knowledge base. Prepare and share the final project report according to the communications management plan, in order to document and convey project performance and assist in project evaluation. Collate lessons learned that were documented throughout the project and conduct a comprehensive project review, in order to update the organization's knowledge base. 29

30 Closing Task Archive project documents and material in order to retain organizational knowledge, comply with statutory requirements, and ensure availability of data for potential use in future projects and internal/external audits. Archive project documents and materials using generally accepted practices, in order to comply with statutory requirements and for potential use in future projects and audits. 7 Measure customer satisfaction at the end of Obtain feedback from relevant stakeholders, the project by capturing customer feedback, using appropriate tools and techniques and in order to assist in project evaluation and based on the stakeholder management plan, enhance customer relationships. in order to evaluate their satisfaction. 30

31 Análisis de Fase y Labores Closing Task 3 - Cambio importante. "Ensure no further liability" ha sido cambiado por "ensure transfer of liability". Se espera que conozcamos y comprendamos las formas de responsabilidad existentes y los medios para transferirlas. Task 4 - Cambio pequeño. Distribute el informe final del proyecto se ha sustituido por "prepare and share", haciendo de esta una tarea más activa que antes. También es interesante que se distribuye de acuerdo con el plan de gestión de las comunicaciones, en contraposición a all stakeholders". Significa esto que no todas las partes interesadas deben tener esto? Task 5 - Cambio pequeño. Enlaza con la Tarea 6 en Ejecución, las lecciones aprendidas se realizan de forma contínua como una parte de Monitoreo y Control. Task 7 - Cambio pequeño. Vuelve a hacer mención de un plan subsidiario de gestión Stakeholder Management Plan. Quiere esto decir que debe el mismo tener información sobre su grado de satisfacción? Se sustituye Measure por Evaluate, que es más subjetivo. 31

32 Conclusiones 32

33 Comentarios Se hace un mayor énfasis en las necesidades de negocio y estrategia, con términos como beneficios y valor (antes solo se mencionaban en Program y Portfolio). Mayor uso de stakeholders en lugar de customer or sponsor. Mayor uso de planes de gestión subsidiarios en Ejecución y Monitoreo&Control Lessons learned se hacen en todo. 33

34 Enlaces de interés en PMI.org Anuncio de los cambios PMP Página de FAQs: PMP Examination Content Outline 2015: PMP Examination Content Outline 2010: PMP/~/media/PDF/Certifications/PMP%20Examination%20Content%20Outline_2010.as hx 34

35 Máster en Project Management Curso de Preparación para la certificación PMP

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