PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIÓN TECNOLÓGICA PROCESO GESTIÓN TECNOLÓGICA

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1 Página: 1 de 5 1. OBJETIVO Definir las acciones para actualizar la plataforma tecnológica de la Fundación FES con base en el plan estratégico, las necesidades administrativas y de ejecución de los proyectos, los riesgos informáticos, las tendencias tecnológicas; con el fin de garantizar que la Fundación posea la plataforma tecnológica más reciente según sus necesidades. 2. ALCANCE Inicia con el diagnóstico de la plataforma tecnológica de la Fundación, el análisis del mercado tecnológico, la propuesta de renovación, la implementación y finaliza con el seguimiento y la generación de reportes respectivos. 3. DEFINICIONES Actualización tecnológica: renovación, modernización de la plataforma tecnológica que se ha quedado atrasada a las nuevas tendencias del mercado Innovación tecnológica: es el proceso mediante el cual se aplican cambios técnicos nuevos dentro de la Fundación, para lograr mayores beneficios en la gestión, optimizar procesos, generar sostenibilidad y competitividad en el mercado. Hardware: se refiere a todas las partes tangibles de un sistema informático; sus componentes son: eléctricos, electrónicos, electromecánicos y mecánicos. Son cables, gabinetes o cajas, periféricos de todo tipo y cualquier otro elemento físico involucrado. Software: equipamiento lógico o soporte lógico de un sistema informático, que comprende el conjunto de los componentes lógicos necesarios que hacen posible la realización de tareas específicas, en contraposición a los componentes físicos que son llamados hardware. Los componentes lógicos incluyen, entre muchos otros, las aplicaciones informáticas o programas; tales como el procesador de texto, que permite al usuario realizar todas las tareas concernientes a la edición de textos; el llamado software de sistema, tal como el sistema operativo, que básicamente permite al resto de los programas funcionar adecuadamente, facilitando también la interacción entre los componentes físicos y el resto de las aplicaciones, y proporcionando una interfaz con el usuario. 4. RESPONSABLE Coordinador de Sistemas.

2 Página: 2 de 5 5. CONDICIONES Cumplir con las políticas de sistemas de la Fundación FES. Para el desarrollo del diagnóstico tecnológico se manejan herramientas que permitan analizar la situación actual y las mejoras del proceso (Matriz DOFAlluvia de ideas, espina de pescado, entre otras). Si se requiere realizar compras y adquirir servicios, se debe realizar de acuerdo con el procedimiento de Compra de Bienes y Servicios P-GA DESARROLLO DE ACTIVIDADES 6.1 Realizar diagnóstico e identificación de actualización tecnológica El Coordinador de Sistemas cada año realiza un diagnóstico de las necesidades y mejoras de los procesos con respecto a la plataforma tecnológica de la Fundación. Como insumo para el diagnóstico, se revisan los lineamientos estratégicos de la Fundación FES, los riesgos informáticos, el análisis de nuevas herramientas y el mercado tecnológico actual y futuro. El Coordinador de Sistemas por medio de la aplicación de herramientas para el análisis y mejoras de los procesos, como: matriz DOFA, lluvia de ideas, entre otras herramientas, analiza e identifica: Las necesidades y oportunidades de renovación tecnológica para la Fundación y optimización de los procesos. Las tendencias tecnológicas, de acuerdo con el objeto social de la Fundación. Las solicitudes de los usuarios de realizar la implementación de nuevas herramientas tecnológicas. La prioridad en la actualización o adquisición de plataformas tecnológicas y su impacto en la implementación. Las necesidades en capacitación en las nuevas tecnologías. Los nuevos servicios de los proveedores y sus tarifas. La identificación de los posibles riesgos en la implementación de nuevas tecnologías se realiza de acuerdo con el procedimiento Administración del Riesgo P-GMC-9.

3 Página: 3 de 5 Como resultado se obtiene un diagnóstico situacional de la Fundación con respecto a la actualización o innovación tecnológica. 6.2 Elaborar el plan de actualización tecnológica El plan de actualización tecnológica no solo debe emitir un concepto técnico, sino incluir variables de costo y beneficio, de innovación y el aspecto social-cultural. A partir del desarrollo del diagnóstico el Coordinador de Sistemas elabora el plan de actualización tecnológica, teniendo en cuenta la siguiente estructura para su desarrollo: Objetivo General: Son objetivos establecidos por la Dirección de la Fundación (proceso de gestión estratégica). Objetivos específicos: Objetivos propios de cada propuesta de actualización tecnológica. Plan de acción que incluye actividades a realizar, recursos, presupuesto y cronograma, impacto. La propuesta es presentada junto con el diagnóstico a la Alta Dirección para su retroalimentación, si es el caso, y aprobación de su implementación. El plan de actualización tecnológica es actualizado de acuerdo con las solicitudes de implementación de nuevas tecnologías por parte de los directivos durante el año. 6.3 Implementar el plan de actualización tecnológica Organizar la logística del plan de actualización tecnológica El Coordinador de Sistemas organiza la logística de implementación, de acuerdo con las actividades definidas en el plan de actualización tecnológica. Se tienen en cuenta, entre otros, los siguientes elementos: Gestión de adquisición de los bienes y servicios, de acuerdo con el procedimiento Compras de Bienes y/o Servicios P-GA-1. Definir un grupo de implementación ( si se considera necesario contar un grupo externo e interno) Formas y trámites de financiación, de acuerdo con los lineamientos del proceso de Gestión Administrativa. Gestión de cambio requerido dependiendo del impacto de la actualización tecnológica. Infraestructura tecnológica a renovar o actualizar. Migración de información. Impacto en la prestación de los servicios.

4 Página: 4 de 5 Sesiones de implementación, pruebas y capacitación Implementar el plan de actualización tecnológica El Coordinador de Sistemas inicia con la implementación de acuerdo con el cronograma y la logística definida. Si se identifica la necesidad de realizar copias de seguridad de la información, se realiza según el instructivo Copias de seguridad de la información I-GT-1. Durante las etapas de implementación se realizan pruebas técnicas para garantizar la adecuada implementación y reducir errores. De igual manera se realizan sesiones de capacitación si se considera necesario para fortalecer la apropiación tecnológica. 6.4 Evaluar la implementación El Coordinador de Sistemas realiza el seguimiento al cumplimiento de los objetivos del plan de actualización tecnológica, de igual manera define el tiempo de evaluación de la efectividad de la implementación, una vez ya esté operando la nueva plataforma. El Coordinador de Sistemas construye la evaluación de acuerdo con la tecnología implementada. 6.5 Formular Acciones Correctivas, Preventivas, Mejoras y Lecciones Aprendidas El Coordinador de Sistemas identifica brechas en la realización de diagnóstico, en la planeación, implementación, seguimiento y evaluación de la actualización tecnológica y formula las lecciones aprendidas según el procedimiento P-CO-1 Gestión de Conocimiento y/o acciones correctivas, preventivas y de mejora según el procedimiento P-GMC-6. FIN. ANEXOS No Aplica.

5 Página: 5 de 5 CONTROL DE CAMBIOS Versión del Documento Descripción del Cambio Motivo del cambio Fecha del cambio Aprobado por 1 Creación 24-Junio-2014 Director Administrativo y Financiero. CONTROL DEL DOCUMENTO Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Nombre: Ubeimar Orrego. Cargo: Coordinador de Sistemas. Nombre: Olga Mildred Charry Cargo: Coordinador de Planeación y Calidad Firma: Firma: Firma: Nombre: Máximo Adrián Luna Valencia. Cargo: Director Administrativo y Financiero.

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