Código De Ética De Integración Afap S.A (IAFAP S.A)

Transcripción

1 Código De Ética De Integración Afap S.A (IAFAP S.A) Código: GU GG 001 Aprobado por Directorio Sustituye a la versión 3.0 del 17/03/2015

2 APROBACIÓN El presente Código de Ética, aprobado por el Directorio de Integración AFAP S.A. con fecha 13 de julio de 2011 fue actualizado con fecha 24 de junio de 2015 a efectos de cumplir con la Circular Nº 2213 dictada por la Superintendencia de Servicios Financieros del Banco Central del Uruguay. REINIER PARRA Presidente Adaptado por: Comprobado por: Versión N :4.0 Aprobado por: CAROLINA PIÑEYRO Coordinadora de Talento Humano KARINA ALBORNOZ Técnico de Calidad HUGO SPERANZA Asesor Legal Página ii de 15 REINIER PARRA Presidente

3 ÍNDICE Artículo 1: Objeto... 4 Artículo 2: Ámbito de Aplicación... 4 Artículo 3: Comité de Ética y Conducta... 5 Artículo 4: Misión, Visión y Valores... 5 Artículo 5: Principios fundamentales... 6 Artículo 6: Cumplimiento de la Normativa... 6 Artículo 7: Actuación en el Fondo de Ahorro Previsional... 8 Artículo 8: Confidencialidad de la información... 9 Artículo 10: Vinculación con la prensa Artículo 11: Protección de los recursos de la Administradora Artículo 12: Prevención de Lavado de Activos y Financiación al Terrorismo Artículo 13: Conflictos de Interés Artículo 15: Relación con Proveedores Artículo 16: Relaciones Laborales Artículo 17: Relación con la competencia Artículo 18: Relación con órganos de supervisión y de apoyo en la gestión Artículo 19: Relación con la Sociedad Artículo 20: Sanciones Artículo 21: Disposiciones Finales Control De Cambios Total de páginas: 15 Página 3 de 15

4 Artículo 1: Objeto Integración AFAP S.A. es una Administradora de Fondos de Ahorro Previsional que tiene la forma jurídica de Sociedad Anónima, siendo su objeto exclusivo la administración de un único fondo de ahorro previsional. En consecuencia, administra los aportes de los trabajadores que cotizan al Banco de Previsión Social y que conforme a las previsiones de la Ley han puesto su confianza en esta institución, destinando a ella sus aportes personales jubilatorios. Por su naturaleza ejerce una responsabilidad fiduciaria con sus afiliados, que la obligan a mantener altos estándares éticos y profesionales. El presente Código pretende recoger los parámetros laborales con fundamento en principios y valores que orientan el funcionamiento institucional y que junto con las normas jurídicas, constituyen el deber ser de nuestra Institución. La aplicación de este Código requiere el compromiso de todas las personas que en una u otra forma se vinculan a la Administradora, en la adopción de las prácticas conducentes a alcanzar los contenidos éticos que se propugnan. Su campo de acción excede los hechos rutinarios, comprendiendo además todos aquellos que no siéndolos puedan afectar el vínculo con la Administradora. En esta línea, incorporamos también la filosofía de Responsabilidad Social y Ambiental Corporativa, entendida como una visión de negocios que integra armónicamente a la gestión de la empresa, el respeto por: los valores y principios éticos, las personas, la comunidad y el medio ambiente. Artículo 2: Ámbito de Aplicación El presente Código de Ética es de carácter obligatorio y se aplica a todos los empleados de Integración AFAP S.A, aún a aquellos que se encuentren en período de prueba o con contrato a término, a los miembros del Directorio y a la Sindicatura. El alcance se hace extensivo asimismo, a los Contratistas, a los Asesores Externos y a cualquier otra persona o entidad que en virtud de la naturaleza de su vinculación con la organización, pueda acceder a información confidencial y/o comprometer con su conducta la imagen de Integración AFAP S.A. Página 4 de 15

5 Artículo 3: Comité de Ética y Conducta Habrá un Comité de Ética y Conducta que velará por la observancia de lo previsto en éste Código y los principios que lo inspiran, promoviendo el establecimiento y adopción de los procedimientos al respecto, así como la promoción de las mejores prácticas en este ámbito. Este Comité no tendrá potestades sancionatorias y sus decisiones serán informadas al Directorio de la Administradora. Atenderá consultas, denuncias y conflictos que puedan surgir con relación al cumplimiento de los preceptos de este código o incluso de situaciones relacionadas que no hayan sido previstas, asegurando la debida confidencialidad, así como velará por el cumplimiento de los compromisos que se adoptan en el presente Código para reportar cualquier desviación a la aplicación de sus disposiciones. Sin perjuicio de las sesiones especiales que pueda celebrar para atender consultas, denuncias y conflictos, sesionará anualmente a efectos de valorar lo actuado en el año, revisar la normativa vigente y considerar mejores prácticas para eventuales actualizaciones del presente Código. Artículo 4: Misión, Visión y Valores El Código de Ética está inspirado en las siguientes definiciones dispuestas por el Directorio de la Administradora. Misión Brindar a nuestros afiliados la mayor seguridad, confianza y rentabilidad en la administración de sus ahorros previsionales, a través del compromiso de un capital humano calificado, con excelencia en la prestación del servicio, una gestión innovadora y eficiente de los recursos, en la búsqueda de los mejores resultados para sus afiliados, la sociedad y sus accionistas. Visión Ser la Administradora de Fondos de Ahorro Previsional referente del sistema uruguayo, reconocida por su calidad, transparencia, confianza en sus servicios, compromiso con sus afiliados y su contribución al desarrollo sostenible del país y la comunidad, con un capital humano con vocación de servicio. Valores Vocación de servicio Calidad Búsqueda de Mejora Continua Transparencia Ética Responsabilidad Página 5 de 15

6 Respeto Innovación Integridad Trabajo en equipo Artículo 5: Principios fundamentales Toda persona sujeta a las disposiciones del presente Código cumplirá su actividad siguiendo los principios que constituyen normas permanentes de conducta y aquellos que atiendan la finalidad de la labor encomendada, realizando la misma con responsabilidad, transparencia, honestidad, respeto a la Ley, profesionalismo y eficiencia, lealtad, respeto al ser humano y a la diversidad. Así deberá: 1) Ser responsable en el ejercicio de su función, brindando su mejor esfuerzo y asumiendo las consecuencias de sus acciones u omisiones, obrando con lealtad y ética comercial lo cual permita la afirmación como personas de reconocida solvencia moral. 2) Actuar con transparencia en el desempeño de su función, permitiendo al personal superior el acceso a información relevante en estos aspectos. 3) Ejercer con rectitud su función con probidad e imparcialidad desechando todo provecho o ventaja indebida para sí o para una tercera persona vinculada. 4) Comportarse con pleno respeto por la legalidad vigente y acatamiento a las leyes y decretos que rigen su actividad, así como las normas generales e instrucciones particulares dictadas por la Superintendencia de Servicios Financieros. 5) Asumir el compromiso de informar al Banco Central del Uruguay acerca de las infracciones a las referidas regulaciones de las que tengan conocimiento. 6) Realizar sus tareas con profesionalismo y eficiencia, ejecutando con diligencia las órdenes recibidas según los términos en que éstas fueron impartidas, con la finalidad de obtener los mejores resultados posibles, con el menor costo y la máxima ganancia posible. 7) Ser leal con la Administradora defendiendo su imagen y reputación, al desempeñarse con buena fe en el ejercicio de su función, otorgando absoluta prioridad al interés de sus afiliados, con el fin de evitar conflictos de interés. Estos deberán definirse e identificarse y ante situaciones de conflicto, resolverse de manera justa e imparcial, evitando privilegiar a cualquiera de las partes. 8) Prestar asesoramiento con lealtad y prudencia. Página 6 de 15

7 9) Evitar cualquier práctica o conducta que distorsione la eficiencia de los mercados en los cuales operan, tales como: la manipulación de precios, la competencia desleal, el abuso de poder dominante, el uso indebido de información privilegiada, así como cualquier otra que produzca efectos similares a los antes mencionados. 10) Respetar a los seres humanos, su diversidad y en especial a los demás integrantes del equipo de trabajo, los afiliados, a los proveedores, demás relacionados y público en general. Página 7 de 15

8 Artículo 6: Cumplimiento de la Normativa Los sujetos comprendidos en el presente Código de Ética guiarán sus actos por un estricto respeto a la legalidad vigente, entendiendo por tal el pleno cumplimiento de las leyes, decretos, reglamentos, circulares y comunicaciones de los organismos gubernamentales contralores y supervisores, así como también toda la normativa interna de la Administradora. Los empleados de la Administradora emplearán además de su capacidad técnica y profesional, la prudencia y el celo adecuados en el desempeño de las actividades que les han sido encomendadas. En especial, el personal que se vincule en forma directa con los afiliados, deberá asesorarlos sin hacer referencias a la competencia, observando una conducta profesional honesta, respondiendo concienzudamente a los requerimientos de los afiliados y a los de aquellos que no siéndolo, requieran de su asistencia profesional. Artículo 7: Actuación en el Fondo de Ahorro Previsional El personal de la Administradora que se desempeñe en el Departamento de Inversiones actuará dando prioridad al interés del Fondo de Ahorro Previsional, frente a intereses personales o de terceros que pudieran influir en su actuación y en las decisiones que deban adoptar. Toda la información del proceso de inversiones deberá ser tratada e informada por los responsables directos, en forma ordenada, clara, precisa, completa y veraz, a su vez el Gerente General lo informará al Directorio. Cumplirán además con lo siguiente: 1) Conducir las transacciones que realicen con lealtad, transparencia y precisión, con el fin de obtener la mayor rentabilidad posible del fondo administrado. 2) Recibir y ejecutar oportuna y debidamente las órdenes de compra y ventas del Fondo de Ahorro Previsional. 3) Resolver adecuadamente los conflictos de interés que se presenten. 4) Abstenerse de realizar operaciones de inversiones, o relacionadas a ellas, directamente o por medio de terceros, utilizando información privilegiada. Página 8 de 15

9 Artículo 8: Confidencialidad de la información Los sujetos comprendidos en el presente Código mantendrán la confidencialidad de toda información de carácter no pública que obtengan o generen en relación con sus actividades dentro de la Administradora. Este deber de confidencialidad se extenderá además durante un período de un año después de haber cesado de ocupar su función o cargo. En el caso de los funcionarios que ocupen cargos gerenciales, de asesores y en el Departamento de Inversiones esta obligación de secreto persiste sin plazo, incluso una vez finalizada la relación con la Administradora. En especial, cumplirán estrictamente con el deber de intimidad o reserva previsto en el artículo 131 de la Recopilación de Normas de Control de AFAP que obliga a guardar secreto sobre la información relativa a sus afiliados. La excepción está dada por la información que se deba utilizar para el normal cumplimiento de la gestión, la autorización expresa y por escrito del interesado, por resolución fundada de la Justicia competente o a solicitud de los organismos de control conforme al ordenamiento jurídico vigente. Artículo 9: Uso adecuado de la información El personal dependiente, las personas y/o entidades relacionadas con la Administradora no utilizarán información relevante que hayan conocido por razón o en ocasión de sus funciones, con el fin de obtener provecho para sí o para un tercero (información privilegiada). Quienes accedan a información privilegiada se abstendrán de ejecutar, por cuenta propia o ajena, las siguientes actividades: 1) Comunicar dicha información a terceros, salvo que el ejercicio normal de su cargo o función así lo requiera. 2) Realizar cualquier tipo de operación con los valores o instrumentos financieros a los que la información se refiera, con excepción de valores públicos que se coticen en mercados formales, así como recomendar a un tercero que adquiera o ceda esos valores o instrumentos, basándose en dicha información. 3) Permitir el acceso a la misma a personas no comprendidas en el presente Código y si se tratare de personas comprendidas, limitarán el acceso a la información atendiendo a las tareas que cada uno realiza (compartimentación de la información). 4) Cualquier aspecto referente a la administración de las inversiones del Fondo de Ahorro Previsional que contenga o pueda dar lugar al acceso a información privilegiada o reservada, únicamente podrá ser puesta en conocimiento de las personas que necesariamente deban conocerlo por razones estrictamente profesionales. El responsable de cada área deberá adoptar las medidas que garanticen la plena aplicación de estas disposiciones. Página 9 de 15

10 Artículo 10: Vinculación con la prensa El relacionamiento con los medios de comunicación lo realizará el Presidente de la Administradora o la Gerencia General en coordinación con el Directorio, absteniéndose los empleados de la Administradora de proporcionar cualquier declaración o información relacionada con la misma, a excepción que medie expresamente una autorización para ello por el Presidente de la Administradora o la Gerencia General. Artículo 11: Protección de los recursos de la Administradora Los empleados de la Administradora actuarán siempre en el mejor interés de la misma, protegiendo y cuidando los recursos materiales que ésta pone a su disposición. En consecuencia, utilizarán los equipos, tecnologías, metodologías u otros recursos de la Administradora en concordancia con las necesidades de sus funciones, absteniéndose de una utilización para fines privados sin que medie una autorización especial. Se prestará una especial protección a los sistemas informáticos, teniendo como prioridad las medidas de seguridad para los soportes físicos, digitales o no que contengan información privilegiada o reservada. El responsable de cada área establecerá las medidas concretas a aplicar en cada uno de los casos. Artículo 12: Prevención de Lavado de Activos y Financiación al Terrorismo El personal actuará en este sentido, con las siguientes acciones: 1. Dar cuenta de inmediato a su superior de cualquier transacción que le resulte inusual o sospechosa, según los criterios fijados en los artículos 110 (Operaciones Sospechosas) y 111(Registro de Operaciones Relevantes) de la Recopilación de Normas de Control de Fondos Previsionales. 2. Se deberá declarar de naturaleza terrorista y dar cuenta de inmediato a la Unidad de Información y Análisis Financiero del BCU, según el procedimiento de Depósito de Aportes Voluntarios y/o Aportes Convenidos (PR GC 009) a cualquier transacción implicada con la finalidad de dar muerte o causar lesiones corporales a cualquier persona que no esté involucrada en una situación de conflicto armado. En los puntos anteriores se refiere a bienes de origen delictivo que se presentan en el sistema económico legal con una apariencia de haber sido obtenidos de forma lícita. 3. Mantener absoluta reserva respecto a las transacciones que están siendo analizadas, debiendo abstenerse de informar al cliente. El incumplimiento de este deber, manteniendo una conducta pasiva, indiferente o complaciente, constituirá una falta grave al presente Código. Página 10 de 15

11 Artículo 13: Conflictos de Interés Los empleados y relacionados actuarán siempre en defensa de los intereses de Integración AFAP S.A. y del Fondo de Ahorro Previsional que ésta administra. Se considera que existe conflicto de interés cuando los sujetos comprendidos en el presente Código incumplan con alguno de los siguientes deberes: 1) Dar prioridad a los legítimos intereses de los afiliados, actuando con diligencia, lealtad, neutralidad y discreción. 2) Prevenir y evitar los conflictos de interés entre la Administración del Fondo de Ahorro Previsional y los fondos propios de la Administradora. 3) No usar en beneficio propio, de familiares o de terceras personas, la información privilegiada o reservada que ha sido puesta en su conocimiento. Así, queda absolutamente prohibido utilizar los activos administrados o la información relacionada en interés o beneficio personal. 4) No utilizar su posición para obtener para sí o para sus familiares o relaciones personales, ventajas patrimoniales ni aprovechar oportunidades de negocio de las que tengan conocimiento como consecuencia de su actividad laboral. 5) No aceptar gratificaciones, regalos, o ser objeto de invitaciones o atenciones cualquiera sea, salvo las que se consideren dentro de límites módicos y razonables. 6) No realizar inversiones por cuenta propia o por cuenta de personas con quienes compartan intereses económicos, operaciones con valores e instrumentos financieros que se originen en la utilización de información privilegiada o relevante obtenida de su actividad en la Administradora, así como invertir en valores o instrumentos financieros emitidos por terceros, si dicha inversión pudiera afectar su capacidad para tomar decisiones imparciales en el ejercicio de sus funciones. 7) Realicen actividades profesionales externas a favor de una entidad que realice actividades en competencia con la Administradora. Sin perjuicio, los funcionarios de la Administradora podrán realizar otras actividades profesionales externas a la institución, siempre que las mismas le permitan cumplir con las funciones desarrolladas en la Administradora, no limitando la disponibilidad horaria requerida por la misma. Antes de aceptar o realizar cualquier actividad profesional ajena a la Administradora, ya sea de carácter habitual o eventual, el empleado deberá comunicarlo formalmente a la Coordinación de Talento Humano. Ningún empleado de Integración AFAP S.A. podrá aceptar un cargo de Director en una empresa u organización ajena a la Administradora, sin contar previamente con la aprobación del Directorio. Página 11 de 15

12 Los empleados de Integración AFAP S.A. y las personas relacionadas con la Administradora informarán al Comité de Ética y Conducta: 1) Cuando incumplan con los deberes mencionados o se verifique un principio de duda al respecto o reciban ofrecimientos por parte de terceros; 2) Las relaciones de parentesco o afinidad que mantengan con funcionarios o directivos de empresas o entidades que tengan vínculos comerciales con la Administradora a efectos que éste determine si existe alguna incompatibilidad. Su omisión podrá traer aparejada la aplicación de sanciones disciplinarias, sin perjuicios de las acciones civiles o penales que pudieran corresponder. Artículo 14: Relaciones con los Afiliados Los empleados de Integración AFAP S.A., deberán brindar a los afiliados, información ordenada, clara, precisa, completa y veraz sobre su cuenta personal, rentabilidad de la Administradora, comisiones que ésta cobra e inversiones realizadas por el Fondo de Ahorro Previsional. Al efecto, es deber de los empleados conocer los procedimientos que posibiliten proveer al afiliado de la información requerida. Artículo 15: Relación con Proveedores La elección y contratación de proveedores deberá responder a las necesidades de Integración AFAP S.A., basándose exclusivamente en criterios técnicos y profesionales, teniendo siempre como objetivo alcanzar la mejor relación: Costo / beneficio y debiendo realizarse a través de procedimientos que aseguren la concurrencia de una pluralidad de proveedores. Para materializar esta relación, es necesario que nuestros proveedores mantengan estándares éticos compatibles con las prácticas descriptas en este Código. Las personas que realicen tareas que sean parte del proceso de compras o contrataciones de servicios, deberán comunicar a la Gerencia General cualquier vínculo de amistad, enemistad o parentesco que lo vincule con el oferente. Artículo 16: Relaciones Laborales Las relaciones laborales deberán basarse en la cortesía, la lealtad y el respeto mutuo. Integración AFAP S.A. está comprometida a brindar un ambiente de trabajo diverso e incluyente, libre de cualquier discriminación ilícita, incluyendo cualquier tipo de acoso. Página 12 de 15

13 Se destaca la Tolerancia Cero a lo referido al Acoso Sexual que tenga como fin producir un perjuicio en la situación laboral del trabajador afectado. En este sentido, se enfatiza también el rechazo al Acoso o violencia moral que tenga como finalidad destruir la reputación del trabajador, perturbar el ejercicio de sus labores y/o lograr que el trabajador abandone el lugar de trabajo Las Gerencias, coordinaciones, jefaturas y supervisores previsionales, deberán colaborar activamente en fomentar la armonía y el buen clima, el espíritu de equipo, la igualdad de acceso a los cargos y oportunidades de desarrollo profesional existente, en función de las cualidades, características y méritos de cada funcionario. Artículo 17: Relación con la competencia Integración AFAP S.A. adoptará prácticas de gestión que contribuyan a fortalecer su relacionamiento con las Administradoras de Fondos de Ahorro Previsional que operan en el país, destacando a través de su conducta el respeto hacia la competencia leal, así como los principios y normas que rigen su funcionamiento y cuyo objetivo sea la promoción del bienestar de los actuales y futuros afiliados al sistema de AFAP del Uruguay. Página 13 de 15

14 Artículo 18: Relación con órganos de supervisión y de apoyo en la gestión La relación de la Administradora con el ente de supervisión así como con otros organismos públicos involucrados en la gestión del Fondo de Ahorro Previsional, deberá guiarse por el apoyo al desempeño de sus funciones, trasmitiendo la información requerida con transparencia reflejando siempre los altos estándares éticos practicados por nuestra organización. Artículo 19: Relación con la Sociedad Como miembros activos de la sociedad, afirmamos nuestro compromiso con la comunidad y el medio ambiente, promoviendo su desarrollo y teniendo como fin el aumento del bienestar de las personas. En ese sentido se orienta la actividad de la empresa y se propugna el mismo sentir en su personal y afiliados, basándonos en la filosofía de la Responsabilidad Social Empresarial. Artículo 20: Sanciones Cualquier conducta que transgreda las disposiciones de este Código estará sujeta a la aplicación de sanciones laborales, sin perjuicio de las civiles o penales que puedan resultar de ello de conformidad con las leyes de la República Oriental del Uruguay. Integración AFAP S.A., en ningún caso aprueba las conductas que contravengan el presente Código, y en aquellos casos que sea requerido facilitará a las autoridades competentes toda la colaboración necesaria a los fines de establecer las respectivas responsabilidades individuales. Artículo 21: Disposiciones Finales La versión Nº 1.0 del Código de Ética fue aprobada por el Directorio de Integración AFAP S.A. bajo el número 231 con fecha 13 de Julio de La Gerencia General, el personal superior y los asesores velarán por el fiel cumplimiento de las disposiciones contenidas en este Código, así como por su divulgación, comprensión y aplicación apropiada. La actualización de sus disposiciones deber serán realizadas por el Comité de Ética y Conducta, serán aprobadas por el Directorio. Se designa como integrantes del Comité de Ética y Conducta de Integración AFAP S.A. a las personas que desempeñan las siguientes funciones: 1. Presidente y/o Gerente General 2. Coordinador de Talento Humano 3. Asesor Legal Todos los empleados de la Administración tendrán a su disposición un ejemplar del Código de Ética, el cual constituirá una guía para el desarrollo de sus funciones de acuerdo con los principios y valores de Integración Afap S.A. EL DIRECTORIO Página 14 de 15

15 N Versión Control De Cambios Fecha Rev. I E C Descripción de la Actualización o Situación Realizado por /11/2013 X X Cambia la redacción de: Art.4, Art.10, Art.12 y Art.21 (Ref. Integrantes del Comité de Ética y Conducta). Cambio del formato del Código: carátula, hoja de aprobación, índice y hoja de control de cambios /03/2015 x x Cambia el isologotipo. Se modifican cargos de Gerente de Administración y Finanzas y Técnico de Calidad. En art.15 se agrega gerencia general, en el art. 16 se agrega coordinaciones. Se ajusta en Disposiciones finales la integración del Comité de Ética y Conducta. Karina Albornoz Asistente de Calidad y Procesos Karina Albornoz Técnico de Calidad /06/2015 X X Se agrega en el Art. 3 que el Comité sesionará al menos una vez al año. En Art.5 se agrega el acatamiento de las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Servicios Financieros y se asume el compromiso de informar al BCU acerca de infracciones al Código. Se agrega Prestar asesoramiento con lealtad y prudencia. Se agrega el literal 9 sobre prácticas o conductas que distorsionen la eficiencia de los mercados en los que se opera. En el Art.13 se agrega el literal 6) sobre no realizar inversiones por cuenta propia o de terceros con información privilegiada de la Administradora y el literal 7) sobre actividades profesionales externas a la Administradora. Hugo Speranza Asesor Legal Carolina Piñeyro Coordinadora de Talento Humano Leyenda: I= Incorporación, E= Exclusión, C= Complemento Página 15 de 15