MANUAL DE OPERACIONES SUCURSALES AUXILIAR ADMINISTRATIVO

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1 ACTIVIDADES GENERALES El Auxiliar Administrativo deberá: MANUAL DE OPERACIONES SUCURSALES AUXILIAR ADMINISTRATIVO 1. Realizar todas las facturas de producto y papelería de la Sucursal a su cargo. 2. Efectuar un corte diario de ventas. 3. Recibir y procesar las solicitudes de alta Nuevos Empresarios 4. Recibir las solicitudes de Patrocinio Internacional y en su caso recibir solicitudes impresas de Internet de otros países para altas de Empresarios Independientes. 5. Efectuar los Pagos de cheques por bonos ( personal, de grupo y extranjeros). 6. Solicitar la re-impresión de cheques atrasados y efectuar su pago. 7. Efectuar un inventario de producto junto con el almacenista el primer día hábil de cada mes. 8. Verificar el buen funcionamiento de todos los aparatos electrónicos, electrónicos y de computo notificando cualquier avería al área respectiva. 9. Imprimir y enviar los documentos que respalden la recepción de producto proveniente del Almacén General. 10. Dar mantenimiento a la base de datos de producto reflejando los movimientos de devolución por productos dañado, garantía de satisfacción, etc. 11. Supervisar al personal de limpieza de la Sucursal para que el aseo se realice de forma adecuada y puntual. 12. En lo posible colaborar con los representantes de área en actividades relacionadas con la empresa cuando así lo soliciten. 13. Solicitar el calendario de actividades de los Representantes de Área para su envío a la Oficina Matriz. 14. Verificar toda la información que reciba dándole el seguimiento suficiente para que llegue a su destinatario final. April 11,

2 15. Comunicar al Sub-Gerente de Operaciones correspondiente de forma clara y expedita todos los asuntos relacionados con el buen funcionamiento de la Sucursal así como todas las notificaciones y/o requerimientos de los gobierno e instituciones municipales, estatales y/o federales, además de los requerimientos de las áreas funcionales de la empresa. 16. Efectuar los reembolso de gastos. 17. Informar los datos de asistencia y puntualidad. 18. Cada Lunes elaborar y enviar en un sobre toda la documentación requerida por las áreas funcionales de la empresa, ajustando el método de archivo al solicitado por el área correspondiente. 19. Llevar y Administrar un archivo permanente de documentos de la Sucursal. 20. Renovar todas las Licencias y Permisos necesarios para la operación de la Sucursal. 21. Estar capacitado para realizar cualquier actividad de cualquier empleado de la sucursal. April 11,

3 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SUCURSALES AUXILIAR ADMINISTRATIVO I.- Facturación de Producto y Papelería: El Auxiliar Administrativo deberá encender todo el equipo de computo (CPU, Monitor, Impresora, Modem, etc.), en caso de detectar alguna falla en el equipo deberá notificar de inmediato al área de sistemas de la empresa. Posteriormente deberá ingresar al programa de facturación con el password que le fue asignado. Ingresar los datos del Empresario Independiente (ID number y/o nombre del empresarios, verificando la dirección, número telefónico, etc.) Deberá ingresar las claves de producto y papelería correspondientes (las cuales deberá de conocer a la perfección). En caso de tratarse de un presupuesto, se informará al Empresario Independiente el monto a depositar. Una vez capturados los datos en la factura la imprimirá. Cada factura deberá presentar sello de pagado o cancelado según sea el caso y se verificara el cobro, el cual podrá efectuarse por: DEPÓSITOS BANCARIOS: 9 Fichas de depósito originales a nombre de Forever Living Products México, S. de R. L. de C. V., a las cuenta (ref. Número del Empresario Independiente) de Banamex o a la clave RAP servicio 3063 (ref. número del Empresario Independiente) de HSBC presentando sello original del banco, así como con él número de referencia y el importe depositado legible. 9 Será responsabilidad del Auxiliar Administrativo recuperar el depósito original cuando la ficha de depósito se reciba vía fax. 9 Ninguna ficha deberá mostrar la leyenda Salvo Buen Cobro ; cuando así suceda sólo se recibirá si el Departamento de Contabilidad certifica él April 11,

4 depósito. 9 No se recibirá ninguna ficha de depósito que no cumpla con estas características. 9 Deberá comunicarse al Departamento de Contabilidad para cualquier aclaración. 9 Los depósitos en dólares que se reciban serán a la cuenta de Banamex, a nombre de Forever Living Products México, S. de R. L. de C. V. EFECTIVO 9 Sólo se recibirá efectivo cuando la ficha de depósito con la cual cuenta el empresario al que se le ha facturado, no cubra el importe total de la factura, la diferencia nunca deberá ser mayor al 10% del importe de la misma; en el caso que la diferencia sea mayor, se deberá solicitar al empresario acudir al banco a depositar el saldo faltante. 9 En días hábiles se depositará todo el efectivo antes de las 3:30 p.m. 9 La referencia para realizar depósitos, deberá formarse de la siguiente manera: Número de Área + Número de sobre + Mes + Año CHEQUES EN DOLARES 9 Sólo se recibirán cheques en dólares expedidos por Forever Living Products, Inc. 9 Sólo se recibirán los cheques en dólares como pago de producto y al tipo de cambio del día de la compra. 9 Los cheques en dólares deberán estar dentro de los 160 días posteriores a su fecha de emisión. 9 Los cheques deberán estar en perfectas condiciones, sin roturas, alteraciones o ralladuras. 9 Revisar que cuenten con el endoso April 11,

5 correspondiente, sólo deberán mostrar la firma del empresario al cual se lo estén recibiendo. CHEQUES MONEDA NACIONAL 9 Sólo se recibirán cheques en Moneda Nacional expedidos por Forever Living Products México, S. de R. L. de C. V., como pago de producto, y por ningún motivo se aceptaran cheques con la leyenda abono en cuenta del beneficiario. 9 Los cheques deberán estar en perfectas condiciones, sin roturas, alteraciones o ralladuras. 9 Se hará un depósito diario en Banamex a nombre de Forever Living Products México, S. de R. L. de C. V., a la cuenta junto con el depósito de efectivo. 9 Todo cheque deberá estar endosado en la parte superior del dorso, por el empresario al cual se lo estén recibiendo. b. El programa de facturación permite la consulta de los puntos acumulados por los empresarios, si se realiza una de estas consultas se deberá especificar que el status de las facturas sea IMPRESAS, puesto que de no hacerlo así, al desplegar las facturas, el acumulado de puntos sumara las facturas CANCELADAS. II.- Venta de Productos en Rojo: Cuando el sistema de inventarios no cuente con un producto disponible, pero que será resurtido al corto plazo, el sistema por definición, incluirá el producto dentro de la factura marcándolo con una F, la F marcara la línea total del producto, aún y cuando el faltante no sea por el total del producto facturado por lo que no deberemos entregar ningún producto relacionado en la factura que esté marcado por la letra F. Adicionalmente la factura incluirá una leyenda que señale la conformidad del Empresario Independiente a que se le facture producto que no le será entregado inmediatamente y que lo podrá recoger en un lapso de 90 días a partir de la fecha de factura. En caso que Forever Living Products México (FLPM) resurta el producto antes del plazo señalado y el Empresario Independiente no lo recoja, pasado el periodo de 90 días, April 11,

6 conservaremos el producto de cada factura por separado y lo entregaremos cuando el Empresario Independiente lo requiera.. En los casos en que por causa de Forever Living Products México (FLPM) no se pueda entregar el producto de referencia se darán instrucciones especificas por cada producto que se encuentre en esta situación. Después de verificar que el Empresario Independiente esta totalmente convencido y enterado de la venta en rojo que se le esta haciendo se llevará el mismo proceso de venta y entrega del producto con el que contemos en la sucursal. Control de Facturas con Productos en rojo No obstante llevaremos un control independiente de la factura Amarilla de Almacén elaborando un expediente de copias de las facturas donde incluyamos dos copias simples de aquellas facturas con productos vendidos en rojo. Cuando contemos con productos que se vendieron en rojo deberemos consultar con el Almacén General cuando será resurtido el producto, en esta consulta deberemos recordar que la garantía de entrega del producto vendido en rojo es de 90 (noventa) días a partir de la fecha de facturación por lo que se le indicará al Empresario Independientes en que periodo pudiera recoger su producto. Previo aviso del Almacén General de que se esta surtiendo el producto vendido en rojo, se separando en paquetes individuales por factura aquellos productos que deberán ser entregados a los Empresarios Independientes como complemento a sus facturas (dentro del paquete incluiremos una de las dos copias simples del expediente de facturas con productos vendidos en rojo), dichos paquetes los conservaremos aparte del inventario físico de la sucursal y trataremos de agrupar todos los paquetes correspondientes a un solo empresario. Será responsabilidad del Empresario Independiente el estar al tanto de cuando estará disponible su producto faltante y como ya se menciono, tendrá hasta 90 días a partir de la fecha de la factura para recogerlo. Entrega de Producto derivado de ventas en rojo. Una vez que la sucursal cuente con el producto no entregado April 11,

7 a los Empresarios Independientes y después de separarlo en paquetes por factura y por empresario podrá entregarlo al interesado. Solo se entregará producto vendido en rojo al Empresario Independiente a cuyo nombre se elaboró la factura, independientemente de quien hubiera efectuado la compra. Solo podrá entregarse producto a personas diferentes del titular de la factura cuando presente una carta poder elaborada por el Empresario Independiente Titular dela factura, donde autorice recoger dicho producto, la carta poder deberá ir acompañada de copias simples de las identificaciones del Empresario Independiente titular de la factura y de la persona a la cual se le esta otorgando el poder. Para solicitar la entrega de producto únicamente será necesario que en el sistema aparezca el adeudo del mismo, sin embargo para la entrega, invariablemente, deberemos solicitar se presente una identificación oficial a nombre del Empresario Independiente con el que se tenga el adeudo y si es posible la factura original donde se adeuda el producto. Una vez detectado el adeudo y comprobada la identidad del Empresario Independiente se registrara dentro del sistema la entrega del producto y se imprimirá el recibo correspondiente, dicho recibo deberá ser firmado por el Empresario Independiente con la misma firma que aparezca dentro de la identificación oficial que nos presento para corroborar su identidad, adicionalmente deberá firmar la copia amarilla de la factura en el producto que se le esta entregando. Podremos hacer entrega de productos a personas diferentes al Empresario Independiente a quien se le facturo en primer lugar, siempre y cuando nos presente una carta poder que respalde la entrega y, en este caso, deberemos solicitar copias simples de las identificaciones del poder dante y del apoderado, en este caso la carta poder deberá señalar que se libera a FLPM de cualquier responsabilidad relacionada con la entrega del producto. Todos los recibos firmados y en su caso las cartas poder deberán quedar en un expediente respaldando el reporte de entrega de producto para cualquier consulta. Una vez con el recibo el Auxiliar de Almacén entregara el paquete que previamente elaboro con el producto adeudado. April 11,

8 Será responsabilidad del Auxiliar de Almacén el llevar control del inventario de producto por entregar derivado de ventas en rojo, cualquier faltante del mismo será cubierto por él. Registros en el sistema de inventarios. Como ya se señalo dentro del sistema de facturación, automáticamente se registraran en las facturas los productos vendidos en rojo, asimismo se llevan archivo electrónicos de los productos que se adeudan los cuales pueden ser consultados en diversos reportes emitidos por el sistema, adicionalmente el sistema cuenta con un apartado destinado exclusivamente para registrar la entrega de esos productos. Dicho apartado nos reflejará las partidas por productos que se le adeudan a cada Empresario Independiente por factura, sin embargo solo registra entrega totales de los productos adeudados, es decir que dentro del sistema existirá un registro por cada tipo de producto que se adeude y las entregas se registran como el total de unidades de ese producto que se adeudan, por lo que por ningún motivo deberemos realizar entregas parciales de adeudos, puesto que el sistema las registrara como entregas totales y el recibido de entrega señalará la entrega total y el Empresario Independiente no podrá hacer reclamaciones por productos entregados parcialmente. Asimismo el sistema conservara las partidas de productos que todavía se adeudan al Empresario Independiente, por lo que si podremos hacer entregar parciales por factura pero siempre sobre la totalidad de un producto particular. Cuando hagamos la entrega de productos se registrara la partida dentro del sistema el cual generará un recibo de la entrega del producto que deberá ser firmado por el Empresario Independiente para sustentar la entrega de producto. III.- Corte Diario de ventas: Una vez efectuada la última venta del día (no importando que sea de producto o papelería) el Auxiliar Administrativo deberá imprimir el reporte diario de ventas y/o el sumario de ventas, donde deberá verificar: 9 Importes de los depósitos en pesos y/o dólares (convertidos a pesos) realizados en ya sea en Banamex y/o en HSBC. April 11,

9 9 Cheques recibidos. 9 Depósitos recibidos por FAX. 9 Cobros hechos por tarjetas bancarias (VISA o MasterCard). 9 Pago en efectivo que reciba (por política de la empresa solo se pueden recibir pagos en efectivo para cubrir diferencias hasta el 10% de la factura.) Una vez terminada la revisión de los datos deberán concordar con el corte de caja, puesto que cualquier diferencia no justificada será responsabilidad del Auxiliar Administrativo y deberá ser cubierta por él. IV.- Solicitudes de alta de Nuevos Empresarios Independientes: Al recibir la solicitud de alta de un nuevo Empresario Independiente el Auxiliar Administrativo deberá de verificar que todos los datos solicitados en el formato están completos, son legibles y no presentan enmendadura alguna (Principalmente deberá verificar el nombre completo del solicitantes y fecha de nacimiento datos, necesarios para determinar el RFC del solicitante), además deberá cerciorarse que la solicitud cuente con las firmas del solicitante, del cónyuge y del patrocinador, así como verificar que el empresario conoce las condiciones del contrato de compraventa que esta firmando y que sepa que por ningún motivo es empleado de Forever Living Products México, S. de R.L. de C.V., ni de ninguna de sus empresas filiales. Una vez revisada la solicitud, el auxiliar ingresara con su clave asignada al sistema AS/400 y verificara los datos incluidos en la solicitud con el fin de evitar registrar Empresarios Independientes duplicados; dentro de los datos a revisar se encuentran: I. Que el solicitante no exista en el sistema como empresario registrado (aunque no este activo) II. Que el solicitante no este registrado como cónyuge de un Empresario Independiente (aunque el cónyuge no este activo). III. Que el RFC no se duplique con el de otro Empresario Independiente registrado (aunque no este activo). IV. Datos del patrocinador. (En caso de que exista alguna duda relacionada con April 11,

10 V.- Solicitudes de Patrocinio internacional: MANUAL DE OPERACIONES SUCURSALES los datos antes señalados también podrá verificar) V. Que los datos de la fecha de nacimiento no coincidan con un Empresario Independiente homónimo. VI. Que la dirección del Empresario Independiente no este registrada. Una vez certificado que el solicitante es un nuevo Empresario Independiente el Auxiliar Administrativo le asignara el siguiente número vacante del consecutivo de la bitácora que lleva cada Sucursal, así mismo lo registrara dentro del sistema AS/400 verificando que los datos capturados son los señalados en la solicitud haciendo énfasis en la zona y la región, pues estos serán los datos de referencia para el pago de cheques de Bonos y el envío de cualquier otra documentación relacionada con el Empresario Independiente. Al finalizar el día el Auxiliar Administrativo deberá imprimir el reporte de altas de nuevo Empresarios Independientes y volverá a verificar los datos del listado con los de la solicitud. Para mayor detalle revisar el manual de Captura de Empresarios Independientes. El Auxiliar Administrativo recibirá todos los formatos de patrocinio internacional que lleguen a la Sucursal verificando que los datos contenidos dentro del formato sean completos, legibles y sin enmendaduras, verificando la razón de solicitud de patrocinio internacional (ya sea por viaje para compras en el extranjero o bien por patrocinio de un Empresario Independiente residente en otro país) En el caso de solicitudes de alta como Empresarios Independientes para otros países (ya sea de residente de otros países o por cambio de residencia de un Empresario Independiente nacional), el Auxiliar Administrativo podrá recibir las solicitudes impresas de Internet, para darles tramite. Enviara a la Oficina Matriz todas las solicitudes que reciba por estos conceptos en los sobres semanales. En ninguno de estos caso el Auxiliar Administrativo podrá hacer ningún registro dentro del sistema, solo recibirá las solicitudes de patrocinio internacional. VI.- Solicitud de cambio de El Auxiliar Administrativo recibirá todos los formatos de April 11,

11 datos de Empresarios Independientes y repatrocinios: cambio de datos de Empresarios Independientes y repatrocinios que lleguen a la Sucursal verificando que los datos contenidos dentro del formato sean completos, legibles y sin enmendaduras. VII.- Pagos de cheques por bonos (Personal y de Grupo) así como los extranjeros: Enviara a la Oficina Matriz todas las solicitudes que reciba por estos conceptos en los sobres semanales. En ninguno de estos caso el Auxiliar Administrativo podrá hacer ningún registro dentro del sistema, solo recibirá las solicitudes de cambio. El Auxiliar Administrativo recibirá de la oficina matriz vía paquetería un sobre con los cheques derivados de los bonos Personales y de Grupo a más tardar dos días hábiles después del día 15 de cada mes. Una vez recibido el paquete se deberá verifica el listado de cheques emitidos incluido junto con los cheque en el paquete, notificando cualquier variación que exista entra ambos ya sea al Director Administrativo o al Contador General. Los cheques que fueron recibidos a satisfacción son notificados al Director Administrativo o al Contador General quienes los liberarán para su cobro. En el caso de solicitar la liberación de un cheque listado que no fue recibido por la Sucursal, quedara bajo la responsabilidad el Auxiliar Administrativo y en su caso cubrirá personalmente cualquier faltante. Los cheques recibidos tendrán la vigencia de un mes dentro de la Sucursal, siendo el Auxiliar Administrativo albacea y responsable de los mismos, teniendo la obligación de cancelarlos después de transcurrido el mes referido así como de enviar los documentos cancelados de regreso a la Oficina Matriz la siguiente semanal de su cancelación. Para el cobro de los cheques de Bonos el Auxiliar Administrativo deberá: Bonos Personales: a. Entregar el cheque únicamente al beneficiario del mismo. b. Únicamente podrá entregar un cheque a otra persona cuando esta presenta una carta poder April 11,

12 original con copias fotostáticas de ambos lados de las identificaciones oficiales tanto del poderdante como del apoderado. c. Los Empresarios Independientes o sus apoderados deberán firmar el talón en el espacio señalado para ello. Bonos de Grupo a. Recabar la Factura Fiscal Original verificando: 1. Nombre: 9 Verificar que el nombre del Empresario Independiente coincida con el nombre de la Cédula Fiscal, y con el cheque que se está pagando. 2. R.F.C. 9 Verificar que el RFC del Empresario Independiente esté impreso en la factura 9 Verificar que corresponda al impreso en la Cédula Fiscal 9 Verificar que se muestre a 13 posiciones 3. Domicilio Fiscal del Empresario Independiente 9 Verificar que se encuentre impreso en la Factura 4. Folio de Factura 9 Verificar que se muestre preimpresa en la factura. 5. Razón Social de la Empresa 9 Verificar que el Nombre de la Empresa se muestre completo y sin abreviaciones, quedando de la siguiente manera: FOREVER LIVING PRODUCTS MEXICO, S. DE R.L. DE C.V. 6. R.F.C. de la Empresa 9 Verificar que el R.F.C. de la Empresa se muestre a 12 posiciones, incluyendo la homoclave, quedando de la siguiente manera: FLP870514QW7 7. Domicilio Fiscal de la Empresa April 11,

13 9 Verificar que contenga el domicilio fiscal de la empresa completo, quedando de la siguiente manera: 8. Cantidad Numérica HAVRE No. 58 COL. JUÁREZ MEXICO, D.F., Verificar que muestre la cantidad numérica SIN TACHADURAS ni ENMENDADURAS, 9 Verificar que muestre el IVA en forma expresa y separado 9 Verificar que muestre la RETENCION del IVA 9 Verifica que muestre la CANTIDAD NETA A PAGAR 9. Cantidad con Letra 9 Verificar que muestre la CANTIDAD NETA A PAGAR con letra y coincida con la numérica. 10. Cédula de Identificación Fiscal Preimpresa 9 Verificar que muestre la Cédula de Identificación Fiscal LEGIBLE. 9 Verificar que el nombre y el R.F.C. correspondan al Empresario Independiente. 11. Datos del Impresor 9 Verificar que muestre los datos del impresor, así como su fecha de autorización otorgada por la S.H.C.P. 12. Vigencia 9 Verificar la vigencia de la factura la cual deberá estar dentro del período de 2 años posteriores a su fecha de impresión. b. Entregar el cheque únicamente al beneficiario del mismo. c. Únicamente podrá entregar un cheque a otra persona cuando esta presenta una carta poder original con copias fotostáticas de ambos lados de las identificaciones oficiales tanto del poderdante como del apoderado. d. Los Empresarios Independientes o sus apoderados deberán firmar el talón en el April 11,

14 espacio señalado para ello. Una vez pagados los cheques el Auxiliar Administrativo deberá registrar en el sistema SICOBON todos los cheques pagados y al final del día deberá corroborar con el listado del sistema que los cheques pagados estén registrados correctamente VIII.- Solicitud de reimpresión de cheque: El Auxiliar Administrativo deberá recibir todas las solicitudes de re-impresión de cheques cancelados. IX.- Levantamiento mensual de Inventario de Producto: En todos los caso el Auxiliar Administrativo registrará dentro del sistema SICOBON la re-impresión de los cheques solicitados. En el caso de re-impresión de cheques por Bonos Personales solo será necesario el hacer la solicitud de re-impresión, en el caso de Bonos de Grupo adicionalmente deberá recabar la Factura Fiscal Original Vigente correspondiente. Al final del día el Auxiliar Administrativo deberá imprimir el reporte de solicitud de re-impresión de cheques y deberá verificar dicho reporte contra las solicitudes recibidas con el fin de no omitir ningún cheque ni presentar ningún error en la solicitud. Una vez enviadas las solicitudes de re-impresión de cheques, los mismos estarán en la Sucursal el jueves de la semana siguiente en que se soliciten y tendrán la misma vigencia que los cheques por bonos ordinarios(un mes). En caso de que nuevamente no sean cobrados estos cheques el Auxiliar Administrativo deberá cancelar los cheques y los enviara a la Oficina Matriz en el sobre de la semana siguiente a su cancelación. El Auxiliar Administrativo junto con el Auxiliar de Almacén deberán levantar un inventario físico del almacén de la Sucursal el primer día hábil de cada mes. Con el fin de comprara el inventario físico con el inventario del programa de facturación se deberá efectuar el inventario físico contra los datos registrados en el sistema de Facturación y control de Inventarios. Todas las diferencias de inventario deberán ser notificadas a la matriz y las que no sean justificadas serán cubiertas por el Auxiliar de Almacén. April 11,

15 X.- XI.- XII.- Funcionamiento de los Aparatos Electrónicos: Documentos de embarques: Devolución de producto dañado: Cada Sucursal cuenta con los equipos electrónicos necesario para efectuar las capacitaciones y presentaciones programadas por los Representantes de Área, con este fin el Auxiliar Administrativo tendrá la custodia de esos equipos y será responsable por su buen funcionamiento. En caso de cualquier mal funcionamiento, deberá notificar al Sub-Gerente de Operaciones correspondiente quien determinara el curso de acción a seguir. El Auxiliar Administrativo deberá imprimir los embarques de producto enviados por el Almacén General. Verificará que el documento impreso por el sistema sea el mismo que él que recibió el Auxiliar de Almacén junto con el producto. Recabara los documentos que respaldan la recepción de embarques del almacén general con el fin de enviarlos a la oficina matriz. Recabar la información del Auxiliar de Almacén acerca de las diferencias que existan entre la Mercancía recibida y le orden de embarque, para notificar inmediatamente vía mail al Almacén General. Registrara en el sistema la recepción del embarque y en su caso la aceptara o registrara las indecencias correspondientes. Para mayor información consultar el manual de operaciones de manejo de Almacén de Sucursal. Cuando la Sucursal realice devoluciones de producto maltratado al Almacén General, el Auxiliar Administrativo hacer una relación del producto enviado y se la proporcionara al Auxiliar de Almacén cuando le sea solicitada. Llevará un archivo de control de esas relaciones, con el fin de amparar los motivos de salida de producto. Para mayor información consultar el manual de operaciones de manejo de Almacén de Sucursal. XIII.- Limpieza de la Sucursal: El Auxiliar Administrativo será responsable de supervisar al personal que realice las labores de limpieza verificando que se haga adecuadamente. April 11,

16 Por lo general la empresa tiene contratada una compañía que se encarga de efectuar la limpieza de las instalaciones, por tanto en caso de existir alguna deficiencia en el servicio o bien no se presente el personal de la empresa contratada el Auxiliar Administrativo contactara al representante y verificara las medidas correctivas. XIV.- XV.- XVI.- Colaboración con los Representantes de Área: Calendario de actividades del Representante de Área: Verificación de información En tanto sus actividades se lo permitan el Auxiliar Administrativo podrá colaborar con los Representantes de Área en los casos que necesiten apoyo, el Auxiliar Administrativo debe de estar en la mayor disposición de brindarles ayuda dentro de sus posibilidades, sin que este apoyo se confunda con funciones relacionadas con el manejo de la Sucursal, actividades personales, etc. Cada mes el Auxiliar Administrativo deberá solicitar a los Representantes de Área, el calendario de actividades para capturarlo Una vez capturado deberá enviarlo a la oficina matriz para que sea incluido en el boletín mensual de la empresa. Con el fin de tener una comunicación expedita todas las Sucursales cuentan con correo electrónico, servicios de paquetería y línea telefónica. Bajo este supuesto el Auxiliar Administrativo es responsable del flujo constante de información así como de dar seguimiento a todos los datos que le son referidos para que lleguen a su destino final, dicha información puede incluir: Asensos de nivel. Comparativo de ventas. Notificaciones varias. Actualizaciones de bases de datos. Etc. Así mismo será responsable del suministro de cualquier otro tipo de información requerida esporádicamente y que este relacionada con el trabajo de la empresa. Deberá imprimir todos los correos con información para los Empresario Independientes colocándolos en un lugar visible y entregando una copia al representante de área para su información. XVII.- Comunicación con el Sub-Gerente de El Auxiliar Administrativo deberá comunicar al Sub-Gerente de Operaciones correspondiente de forma clara y expedita todos April 11,

17 Operaciones de la Sucursal: los asuntos relacionados con el buen funcionamiento de la Sucursal. Así mismo deberá informar y enviar cualquier requerimiento de los gobiernos o instituciones municipales, estatales y/o federales, al igual que cualquier solicitud de las áreas funcionales de la empresa (Almacén, Contabilidad, Sistemas, Administración, etc.) El Auxiliar Administrativo será responsable de dar seguimiento a todos los asuntos que tenga en resolución con el Gerente Responsable de la Sucursal. XVIII.- Re-embolso de gastos Cada mes el auxiliar deberá elaborar su solicitud de reembolso de gastos para que le repongan el fondo de caja chica, en caso de que se le terminara el efectivo anticipadamente podrá hacer el re-embolso en forma anticipada. XIX.- Llevar el control de las Incidencias de Asistencia y Puntualidad: Con el Fondo de Caja Chica únicamente deberán cubrirse los gastos menores relacionados con las actividades diarias de la empresa, para los gastos mayores el Auxiliar Administrativo deberá hacer la solicitud de expedición de un cheque para su pago. Deberá verificar que todos los comprobantes estén debidamente requisitados y las fechas de las facturas tendrán que ser del mes que están solicitando, (las facturas atrasadas se les regresaran y no les serán rembolsadas). Enviara al Sub-Gerente de Operaciones correspondiente el reembolso de gastos para su autorización. Los re-embolsos de caja chica deberán ser enviados al Subgerente de operaciones en el sobre de la tercera semana del mes correspondiente y durante el periodo de la cuarta semana NO DEBERAN REALIZARSE GASTOS normales de la sucursal. En los casos en que se requiera realizar algún gasto durante el periodo de la última semana de cada mes, este deberá ser autorizado directamente por el Gerente de Operaciones. Cada martes al cierre del día hará el concentrado de Incidencias de Asistencia y Puntualidad de la Sucursal. Vaciar la información de Asistencias, Faltas, Retardos, Vacaciones. Etc. en el formato pre-establecido por la April 11,

18 empresa. Verificar el formato y hacer un resumen de las Incidencias que salgan de la normalidad (Faltas, Descuentos de Días, Retardos, Vacaciones, etc.) Una vez vaciado y verificado adjuntar el archivo del formato mencionado a un correo, el cual deberá ser enviado al Sub- Gerente de Operaciones correspondiente para su revisión y posterior aprobación, los días miércoles a las 9:00 a.m. Será responsabilidad del Auxiliar de Administrativo el que todos las incidencias de la semana sean incluidas en la nomina correspondiente, puesto que no se incluirán en semanas posteriores incidencias favorables para el empleado y en caso de omitir algún descuento se harán acreedores a una penalización administrativa. XX.- Elaboración y envío semanal de documentación La información recabada de Lunes a Sábado deberá ser enviada en un sobre a la Oficina Matriz el siguiente lunes por el Auxiliar Administrativo de acuerdo a las especificaciones que solicite el área funcional correspondiente conteniendo al menos: Contabilidad: 9 Copias de las facturas emitidas. 9 Facturas canceladas. 9 Fichas de Depósito de Banamex, HSBC y Bancomer (organizadas en ese orden) 9 Reporte Sumario de Ventas (sistema) 9 Corte de ventas (excel) 9 Relación de depósitos en Moneda Nacional y Dólares (convertidos en moneda nacional) 9 Cheques en Dólares Sistemas: 9 Solicitudes de Alta de Nuevos Empresarios capturadas, junto con el listado de captura emitido por el sistema. 9 Solicitudes de Patrocinio Internacional relacionadas. 9 Solicitudes Impresas de Internet de solicitudes de alta de Empresarios Independientes residentes en otros países o que van a cambiar de residencia. 9 Solicitudes de cambios de datos de Empresarios Independientes relacionados. April 11,

19 9 Solicitudes de repatrocinio relacionados. 9 Talones de cheques pagados por Bonos Personales relacionados. 9 Talones de cheques pagados por Bonos de Grupos junto con la factura fiscal original vigente. 9 Talones de cheques re-impresos pagados por Bonos Personales relacionados. 9 Talones de cheques re-impresos pagados por Bonos de Grupo. 9 Solicitud de re-impresión de cheques de Bonos personales y de Grupo (estos últimos con factura fiscal original vigente) Almacén: 9 Documentos originales que respaldan la recepción de los embarques recibidos del Almacén General, (dichos documentos son proporcionados por el Auxiliar de Almacén). Operaciones: 9 Solicitud de re-embolso de Gastos 9 Requerimientos recibidos de autoridades Dirección Administrativa: 9 Gastos por pagar no cubiertos por caja chica (Recibos de Luz, Renta, Agua, etc.) Los sobres deberán ser preparados el día sábado para su envío el lunes a primera hora. XXI.- Archivo Permanente: Llevar un archivo permanente que al menos contendrá: Fotocopias de los pagos de servicios por concepto de: 9 Consumo de Energía Eléctrica. 9 Consumo de Agua. 9 Mantenimiento del Inmueble. 9 Rentas 9 Limpieza 9 Vigilancia. Fotocopias de Licencias y Permisos emitidos por: 9 Licencias de funcionamiento de la SSA. April 11,

20 9 Alta en el SHCP. 9 Vo.Bo. de previsión social. 9 Licencias de funcionamiento (Expedidas por el Ayuntamiento). 9 Licencias de Anuncios (Expedidas por el Ayuntamiento). Permisos y Licencias que requieren de renovación anual y de los cuales se deberá enviar una copia al Sub-Gerente de Operaciones correspondiente. XXII.- Renovación de Permisos y Licencias: Cada año recabara la información necesaria para renovar todos los permisos y licencias que solicite el Ayuntamiento donde se localice la Sucursal. Cuando sea necesario solicitara al Sub-Gerente de Operaciones correspondiente le envíe algún documento que sea solicitado para este fin pero que no se encuentre en la sucursal. Una vez que cuente con toda la información y hubiera llenado los formatos necesarios entregará estos documentos al Auxiliar de Almacén para efectuar el trámite en el Ayuntamiento. April 11,