Factura Electrónica. Soluciones y Administración de Software S.A. de C.V. Software AD

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1 Factura Electrónica Soluciones y Administración de Software S.A. de C.V. Software AD

2 Facturación Electrónica Debe configurar sus datos electrónicos, previamente tramitados en el SAT, contar con Firma Electrónica Avanzada (FIEL), al menos un Certificado de Sello Digita (certificado) y la contraseña correspondiente para facturar con su empresa, en caso contrario solo tendrá los datos del prueba del SAT que le permiten ver cómo funciona este proceso pero no estará emitiendo comprobantes reales a nombre de su empresa. Para realizar este proceso, ingrese en el menú [Configuración], selecciones [Configuración general] y dé de alta sus dato empresariales, principalmente su RFC y Dirección para poder facturar. Posteriormente en la configuración [Factura electrónica] llene los datos correspondientes a su facturación, el tipo de factura que va a ocupar, régimen fiscal, contraseña de certificados (otorgada por el SAT), cuenta correo (de donde se enviaran las facturas a los clientes automáticamente), servidor de la cuenta de correo, contraseña del correo, nombre que aparecerá en la cuenta de correo. Por default viene activado el correo automático, vista previa y modo de prueba. 1

3 [Directorio para Validación] Es la ruta donde almacenara las facturas recibidas por sus proveedores para posteriormente validarlas. [Vista previa] se utiliza en el momento de generar las facturas y regresar timbradas, se muestra en pantalla el PDF ya timbrado, si lo desactiva, solo vera en la factura que su número y serie siguiente consecutivo y que han sido timbrados sin visualizar en PDF. [Modo de prueba] debe desactivarlo una vez que ya capturo los demás datos, en caso contrario, si ya adjunto su certificado y clave, el sistema le permite realizar la factura y timbrar como si ya fuera valido pero no estarán en el servidor adecuado del SAT. [Correo automático] indica que al generar la factura se envíe inmediatamente al cliente justo con los datos de la empresa de que procede. Si se desactiva, podrá enviarlas manualmente a los clientes desde la pantalla de facturas. [Rellenar Ceros] Permite mostrar los folios con ceros a la izquierda dependiendo de la longitud del folio. [Longitud del folio] Indica además de la serie saldrá el número de dígitos aquí señalado (Longitud 5 = A00001). [Mensaje] Permite dejar predeterminado un mensaje corto que acompañe el correo con la factura adjunta cuando se envía automáticamente. [No. Timbres libres] Indica la cantidad de timbres por ocupar. Le permite prever la adquisición de los mismos sin esperar a que se agoten. En las pestañas inferiores podrá configurar las series de documentos y el certificado y la llave que utilizara para facturar. Puede utilizar la serie marcada por default, o dar de alta una serie, tome la siguiente línea debajo de la serie por default [A] o sobrescriba en la misma para modificar los valores, debe asignar la letra de la serie, una descripción corta, el folio Inicial es el folio interno que maneja, si es la primera vez que va a facturar inicie en 1, si ya ha facturado electrónicamente indique el folio con que inicio su facturación electrónica y a continuación en la columna folio indique el consecutivo que esta por efectuar, es decir, en folio inicial indicó 25 y folio 53 que es la primer factura que timbrara en este sistema. 2

4 Por ultimo asigne el formato del reporte que utilizara en las facturas que se guardar al timbrar la factura y generar el PDF, este formato se puede modificar desde el editor de formatos. (Consulte el manual de Reportes para mayor detalle) Para la llave y certificado debe guardar los documentos correspondientes en la carpeta ubicada: C:\AD_Data\Certificados para facilitar la configuración, sustituya los certificados de prueba, seleccione ambos archivos y oprima el botón [eliminar], ahora oprima el botón de [adjuntar], localice los archivos en la ubicación antes mencionada y selecciones los archivos que correspondan a los datos de su empresa. Para realizar este proceso debe activar el uso de la factura desde el menú [Configuración], opción [Ventas], active el check de facturación electrónica que le permitirá realizar ventas y emitir facturas desde la misma pantalla. 3

5 En el menú seleccione la opción [Factura electrónica] y oprima el botón [Nuevo], se desplegara una ventana como la siguiente, llene los datos que correspondan a la factura que desea emitir. De forma predeterminada tendrá el periodo y la fecha actual pero pueden modificarse. Tipo de transacción: Por default viene como [Factura] el cual puede modificarse por nota de crédito o cargo. Referencia: Es un dato de identificación, sirve para mantener un registro especifico. Cliente: Seleccione el nombre del cliente a facturar o escriba las primeras letras para buscarlo en este campo. Condiciones: Las condiciones de pago otorgadas al cliente, vienen los valores cargados por default son los más comunes. Dirección: se genera automáticamente al seleccionar el cliente (la dirección debe ir previamente cargada en la captura de datos personales del cliente). Moneda y Tipo de cambio: depende del valor con que va a facturar si es moneda nacional o USD y el tipo de cambio se registra manualmente dependiendo el monto. Clase de T.C.: Permite seleccionar entre el tipo de cambio del Diario Oficial e Interbancario. Los siguientes valores están bloqueados pues se asignaran cuando este timbrada la factura, asignando la Serie y folio que se determinaron en la configuración de la facturación. Importe e Impuesto se reflejan una vez capturadas las partidas y los montos totales, se timbra y muestra las cantidades totales facturadas. Estatus indica si la factura esta [Abierta] puede editarse; [Cerrado] es cuando ya fue timbrada y bloqueados todo los valores. Los datos de la última columna [Sello SAT, Folio Fiscal, Sello, No. Transacción, Fecha timbrado, Certificado, Versión timbre] son devueltos del SAT al estar validado; esta validación es inmediata ya que se realiza en línea, si no cuenta con servicio de internet no se genera el timbrado y se mantiene en status abierto hasta que se reactive el servicio de internet. 4

6 En la parte inferior se encuentra el grid de captura de las partidas. Seleccione el artículo a la venta, oprima la tecla de tabular para pasar a la siguiente sección, vera que se actualiza la partida con descripción del artículo, agregue la cantidad a facturar, vera el desglose del impuesto e importe calculados por artículo. El número de partida se asignara automáticamente conforme va guardando los datos. En la pestaña de impuestos, se calcula automáticamente después de agregar las partidas y guardar los datos. La pestaña de archivos adjuntos se utiliza para guardar el archivo XML y PDF que se generan al timbrar el documento. Las notas son datos adicionales que desea agregar como observaciones, no son visibles en la factura. 5

7 Barra de Botones de facturación El primer icono le permite timbrar las facturas siempre que cumplan con los requisitos de facturación (Nombre, RFC, Dirección, partidas, impuesto, importe). El botón le permite ver un previo de la factura antes de timbrarla. Para el envío automático de correo utilice este botón le permite enviar las facturas seleccionadas a los clientes que previamente les capturo cuenta de correo, en la columna Correo enviado aparece el check marcado cuando el envío fue exitoso, en caso contrario no se activa el check, si la factura que desea enviar no tiene cuenta de correo el check queda en blanco. Este envío se realiza con la cuenta que capturo en la configuración de la factura electrónica y el mensaje predeterminado, además de que se adjuntan los archivos PDF y XML generados al timbrar. Esta es otra opción de envío de correo le despliega un cuadro de dialogo que le permite capturar manualmente la (s) cuenta (s) de correo destino, y a su vez modificar el texto predeterminado en la configuración de la factura. Al igual que el anterior, incluye los archivos PDF y XML. Nota: El envío de correo puede realizarse desde su propio servicio de Microsoft Outlook, debe ir al menú [Configuración] elija [Configuración general] y active el check: Soluciones y Administración de Software S.A. de C.V. agradece su preferencia, y le invitamos a visitar nuestro sitio en internet, Cualquier duda, comentario o sugerencia puede contactarnos y con gusto nos ponemos en contacto con usted. 6

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