Cuándo se inventó la gestión documental?

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1 N o 12 diciembre 2015 RNPS 2325 El archivista garantizará el continuo acceso y la legibilidad de los documentos Cuándo se inventó la gestión documental? Sumario: Sumario Cuándo se inventó la gestión documental? Detienen en Grecia a sospechoso de robar obras de arte en Cuba Galeón San José hallado por Colombia Entregaron las oficinas sin archivo, sin nada Inseguridad en la red: Hackearon Pc del revisor general de la Santa Sede Curiosidad Una octogenaria destruye un millón de euros para vengarse de sus herederos Elaborado por: Cecilia González Acuña Corrección de estilo: Carmen Alling García Centro de Información Bancaria y Económica (CIBE) _archivo/buscador_boletines La gestión documental existe desde hace miles de años. Detallamos cuatro fechas claves de esta historia, desde los archivos en las bibliotecas de la Edad Media, hasta nuestros días, sin olvidarnos del nacimiento de los ordenadores: 1. Una primera parada en las bibliotecas antiguas, en la Edad Media. En estas se organizaban listados de documentos por carpetas y categorías. Años después, el desarrollo del sistema decimal permitió obtener ayuda para encontrar los libros y documentos más fácilmente en una biblioteca pública, mediante las fichas/catálogo para encontrar la sección y el libro buscado. 2. La gestión documental siguió avanzando, pero sin muchos cambios, hasta el inicio de los ordenadores. Estos marcaron un antes y un después en la historia de la gestión. En los inicios del sistema operativo DOS, los documentos comenzaron a organizarse en diferentes discos "floppy disks" (de 5' 25" o 3' 5" pulgadas y con capacidad para 512 Kb o 1024 Kb), donde se etiquetaban manualmente y se guardaban en cajas tipo archivador para poder encontrar el disco apropiado, según el documento que se necesitaba. El nombre del fichero digital también intentaba relacionar el contenido del mismo, y se creaban documentos con el nombre NOMBRECLIENTE.FAC o NOMBRECLIENTE.CON, según fuera una factura o un

2 contrato. Con todo ello se conseguía un sistema de gestión documental rudimentario, y dependía mayoritariamente del trabajo manual de los usuarios responsables de la empresa. 3. Pocos años después, con el crecimiento de los sistemas Windows y Mac, con interfaz gráfica incorporada, el concepto de las carpetas desarrollaron la necesidad de organizar los documentos en los propios sistemas. Las carpetas reemplazaron los "floppy disks" y los documentos eran almacenados en discos duros "hard drives". Posteriormente, aparecieron los servidores (dentro de los discos duros de los servidores). A partir de este momento, los documentos no tenían por qué estar presentes en formato papel, pero cada documento en papel tenía un fichero digital que lo referenciaba o identificaba. 4. En la actualidad, ya en pleno siglo XXI, con el avance de los formatos digitales en lugar de los documentos tradicionales, los documentos se visualizan como registros y datos adjuntos que comprenden la información digital ya sean fotografías, imágenes, sonidos, correos, folletos, presentaciones, vídeos y, por supuesto, documentos escritos. Ahora los documentos digitales están disponibles en cualquier lugar y múltiples usuarios pueden acceder a ellos simultáneamente. ****************** Detienen en Grecia a sospechoso de robar obras de arte en Cuba Las autoridades griegas anunciaron la detención de un ciudadano cubano de 36 años de edad, sospechoso de ser el autor intelectual de un importante robo en el Museo Nacional de Bellas Artes de La Habana. De acuerdo con un comunicado policial, el operativo se llevó a cabo siguiendo la orden internacional de arresto emitida por las autoridades cubanas "bajo la sospecha de ser el autor principal del robo y apropiación indebida de 71 obras de arte". El atraco tuvo lugar en febrero de 2014 y, según los informes emitidos el valor de las obras sustraídas, superan el millón de dólares. Días después de los hechos, algunas de las piezas fueron localizadas en la ciudad estadounidense de Miami donde habían sido vendidas. La detención del principal sospechoso tuvo lugar en el municipio de Koropi, una zona rural cercana a Atenas, en el domicilio de un ciudadano griego de 40 años de edad y de quien no se dieron más datos.

3 ********************* Galeón San José hallado por Colombia Tres siglos después de ser hundido por ingleses en el Caribe, Colombia encontró el Galeón San José, el barco español con oro y piedras preciosas que inspiró leyendas y novelas, y cuyo tesoro fue calificado ayer como el más valioso en la historia. Así lo anunció el presidente colombiano Juan Manuel Santos durante una conferencia de prensa, en la que detalló el milagroso descubrimiento. Es el tesoro más valioso que se ha encontrado en la historia de la humanidad, dijo Santos desde Cartagena, frente a cuyas costas fue identificado el galeón el pasado 27 de noviembre. El buque transportaba un tesoro, recaudación de las Américas, para la Corona de España. Se cree que consistía en monedas de oro, plata y esmeraldas. Juan Manuel Prieto, representante del presidente en la Comisión de Especies Náufragas, y quien desde hace unos 20 años defiende la potestad colombiana sobre el Galeón, dijo que se ha calculado el valor de lo transportado en $1,500 millones. Científicos colombianos y extranjeros uno de los cuales participó en la misión que detectó el Titanic estudiaron los vientos y mareas de hace 307 años, y revisaron los Archivos de Indias y del Caribe en busca de pistas. Hasta cinco naufragios fueron encontrados al rastrear suelo marino con alta tecnología. Pero la prueba definitiva de que estaban ante el mítico galeón fueron los cañones con figuras de delfines que tenía el San José y que fueron hallados en el fondo del mar, frente a las Islas Corales del Rosario, archipiélago de Cartagena. Según Ernesto Montenegro, director del Instituto Colombiano de Antropología e Historia (Icanh), la cantidad y el tipo de materiales no dejan ninguna duda de la identidad de la embarcación. El galeón había sido buscado durante décadas por cazatesoros, provocando litigios multimillonarios, pero una corte de Washington ordenó que si el galeón se hallaba, pertenecería a Colombia. ************************

4 Entregaron las oficinas sin archivo, sin nada Totalmente vacíos encontró los archivos de la Secretaría de Desarrollo Municipal de Loreto, su nuevo titular, por lo que tendrá que invertir gran parte del tiempo que pudiera dedicar a atender asuntos de vital importancia para los ciudadanos a recuperar los mismos. Durante la entrevista al nuevo secretario de desarrollo municipal, Lic. Carlos Amador, se conoció sobre la recepción de esta sensible área de la administración municipal, y que existe una gran falta de documentación en la misma. Desde entonces se inició un trabajo a marchadas forzadas, para poder recuperar todos los expedientes y archivos que o no se encuentran o están en desorden, para dar seguimiento a los programas o, de lo contrario, se perderán, debido a la normatividad existente. Tendremos que llevar a cabo una revisión completa de todos los programas que se han aplicado para dar seguimiento e iniciar un verdadero trabajo a favor de todos los habitantes del Municipio de Loreto. La oficina de desarrollo municipal de Loreto fue recibida totalmente vacía, con algunas cajas de archivo muerto que pertenecen a la VI Administración Municipal, pero en una situación sumamente precaria, que tal parece se quisiera esconder algo. ********************** Inseguridad en la red: Hackearon Pc del revisor general de la Santa Sede Las autoridades vaticanas investigan el supuesto acceso a archivos reservados del ordenador del revisor general de la Santa Sede, Libero Milone, encargado de supervisar las cuentas de la Curia. Milone, de 67 años y designado por el papa Francisco el pasado mes de junio, presentó una denuncia ante la Gendarmería que, de acuerdo con las mismas fuentes, ha iniciado una investigación para esclarecer esta supuesta infracción informática, según los medios italianos.

5 El rotativo Il Corriere della Sera afirmó que los autores de esta acción podrían haber conseguido "documentos sobre las revisiones contables o sobre la reorganización en curso de los dicasterios (ministerios vaticanos). Esta supuesta violación se habría producido en la oficina de vía de la Conciliación del propio Milone, considerado uno de los hombres claves en el proceso reformista del pontífice argentino. Entre sus tareas como revisor general, está la de supervisar y controlar las cuentas de todos los organismos e instituciones vaticanas. Hasta ahora la Santa Sede no había confirmado todavía estos hechos y solo se había limitado a señalar que no tiene "nada que decir". Los medios italianos señalaron el paralelismo entre este suceso y el conocido como escándalo Vatileaks (2012), la revelación de correspondencia privada del papa Benedicto XVI por parte del "cuervo", su mayordomo Paolo Gabriele. Existen documentos publicados en el libro Sua Santità. Le carte segrete di Benedetto XVI (Chiarelettere, 2012), del periodista Gianluigi Nuzzi, quien ya ha anunciado que tiene previsto publicar un nuevo trabajo de investigación sobre el Vaticano. ********************** CURIOSIDAD Una octogenaria destruye un millón de euros para vengarse de sus herederos Una anciana austriaca destruyó cerca de un millón de euros a golpe de tijera para que sus herederos no pudieran disponer de ellos. Y lo hizo por venganza, después de que sus futuros herederos la ingresaran en una residencia. La mujer, de 85 años, destruyó un total de euros en billetes de 100 y 500 euros. También destruyó sus libretas de ahorro. Los empleados de la residencia encontraron los restos del dinero, al entrar en la habitación de la anciana, después de que ella falleciera tras llevar solo cinco días ingresada en la residencia. Sin embargo, parece que los esfuerzos de la anciana han sido en vano, ya que el director del Banco Nacional Austriaco, donde la señora tenía ingresado su dinero, ha dicho que si los herederos encuentran solo fragmentos de billetes y se sabe cuál es el origen del dinero, podemos sustituirlo". Según él, si no se pagase el

6 dinero se estaría castigando a la gente equivocada, ya que se desconoce si la anciana podría estar sufriendo alguna situación mental excepcional. El procurador de la fiscalía de Wiener Neustad, Erich Habitzl, mantiene que no se abrirá ninguna investigación, ya que los hechos no suponen una infracción penal. No sé por qué, pero me da a mí que esta señora tenía sus facultades mentales a pleno rendimiento... ****************************************************************** Fuentes: archivologo.blogcindario.com revistagestiondocumental ******************************************************************

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