Las Acciones deben ser aprobadas por la Oficina de Planeaciòn y registradas en el aplicativo del PMI, para seguimiento. GLOSARIO

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1 Página 1 de 5 OBJETIVO Establecer los lineamientos generales para la identificación y tratamiento de los productos no conformes aplicables a los procesos en el Sistema Integrado de Gestión y Control de calidad, con la finalidad de dar solución atacando las causas que lo originan para prevenir y/o reducir el impacto en el resultado. DESARROLLO 1. IDENTIFICACION Se considera Producto No conforme (PNC) cuando no se cumplan las actividades y especificaciones definidas en los planes de calidad de los macroprocesos o bien, cuando se identifiquen incumplimientos en las actividades programadas en los procesos o procedimientos que integran. La identificación se puede aplicar durante el proceso o posterior a la entrega del producto o prestación del servicio. El servidor público de la CGR, que identifique el PNC, informará al responsable del proceso de dicha NC. Los Productos No Conformes pueden ser detectados por cualquier servidor público relacionado con las actividades propias de cada proceso. Cuando el PNC se identifica después de su entrega y se considera que la situación representa un problema mayor o cuando la desviación a los requisitos de aceptación sea recurrente en la prestación del servicio, se puede optar por aplicar medidas para eliminar las causas del PNC, realizando las acciones con base en el Procedimiento de acciones correctivas, acciones preventivas y de mejora 2. TRATAMIENTO Los Productos o servicios No Conformes dependiendo de su razón de ser se podrán tratar de las siguientes maneras: Todos los incumplimientos detectados en los procesos, o procedimientos deberán tratarse de tal forma que se evite afectar negativamente las operaciones subsiguientes, a las especificaciones o a las prestaciones del servicio o producto. Realizar acciones para evitar que en el futuro se presenten No Conformidades en los productos o servicios. Autorizando su uso bajo concesión por una persona con la autoridad necesaria o pertinente.

2 Página 2 de 5 Tomando acciones para impedir el uso. Al igual que con las acciones correctivas, preventivas y de mejoramiento, debe quedar evidencia del producto no conforme y de la acción tomada. Luego de tomar las correcciones o tratamientos al producto no conforme, debe verificarse de nuevo para demostrar la conformidad con los respectivos requisitos. Las Acciones deben ser aprobadas por la Oficina de Planeaciòn y registradas en el aplicativo del PMI, para seguimiento. 3. CONTROL Diligenciar el Formato vigente de acción correctiva o preventiva Diligenciar el Formato Control de Producto No Conforme Una vez se declare el PNC, se deberá reportar a la Oficina de Planeación mediante oficio Anexando copia del formato. Registro en el aplicativo PMI El Responsable de la Dependencia deberá realizar seguimiento a las acciones propuestas. La Oficina de Planeación llevará control y registro de todos los PNC y tomará esta información como insumo para evaluación del SIGCC. GLOSARIO Acciones a tomar: Son el conjunto de actuaciones que sugiere el funcionario responsable de la coordinación y/o dirección sobre providencias proferidas por los funcionarios sustanciadores encaminadas subsanarlas y/o corregirlas. Concesión: Autorización para utilizar, liberar o aceptar un producto que no es conforme con los requisitos especificados Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. No Conformidad: Es el incumplimiento de un requisito especificado. Macroprocesos: Constituye el primer nivel del conjunto de acciones encadenadas que la entidad debe realizar a fin de cumplir con su función constitucional y legal, la misión fijada y la visión proyectada. Producto: Resultado de un proceso, (puede significar también servicio).

3 Página 3 de 5 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Procedimiento: Conjunto de especificaciones relaciones y ordenamiento de las tareas para cumplir con las actividades de un proceso. PMI: plan de mejoramiento institucional. Responsable: Funcionario ejecutor. Registro: Documento donde se describe la NC (formato). ANEXOS Procedimiento de acciones correctivas y acciones preventivas. Formato de acción correctiva o preventiva (ver aplicativo: procedimiento de acciones correctivas, acciones preventivas y de mejora

4 Página 4 de 5 FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE INICIO 1. Se procede a verificar el producto. 1. Verificación del producto 2. Se evalúa si el producto es conforme con los requisitos establecidos. 2. El producto es conforme? NO 3. Si el producto es conforme se procede a liberarlo. SI 5. Se corrige 4. Se corrige y se verifica nuevamente 4. Si el producto no cumple los requerimientos, se devuelve al responsable de la elaboración. El producto es conforme? 5. Se corrige por parte del responsable y se verifica por quien lo observo. Si se aprueba se entrega al cliente o parte interesada. NO 6. Se retiene y se registra como NC 6. Si no se aprueba se retiene y se registra la NC, reportando a Planeaciòn. 6. Hacer entrega al cliente o parte Interesada 7. Si el producto no es conforme con los requerimientos, se registra como corrección en el PMI Fin 8. Se pasa a desarrollo y se corrige el producto, siendo verificado y validado nuevamente.

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