Caracterización del Proceso de Control Interno INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR

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1 Caracterización del Proceso de Página 1 de 8 OBJETIVO DEL PROCESO RESPONSABLE Desarrollar los elementos de control que permitan realizar un examen sistemático objetivo e independiente de los, actividades, operaciones y resultados generando como consecuencia aseguramiento y asesoramiento. LIDER DEL PROCESO ALCANCE Inicia Termina Planeación de la Evaluación y Verificación del Sistema de Medición, Análisis y Mejora INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS Plan de Desarrollo Política de Calidad Direccionamiento Estratégico Direccionamiento Estratégico Estado Objetivos de Calidad Directrices (Proyecto Institucional, Reglamentos, Estatutos, Acuerdos, Resoluciones), Requisitos, Normas Manual de Calidad FAC- 23 Planificación, Control y Seguimiento al P Elaboración del Plan de acción Elaboración del Plan de Compras Identificación de necesidades Planificación del Proceso Plan de Acción Aprobado Solicitud de personal, recursos, equipo, e insumos Plan de Acción de de del Talento Humano Adquisición de Bienes y Servicios de la Infraestructura y Apoyo Logístico Y todos los

2 Caracterización del Proceso de Página 2 de 8 Direccionamiento Estratégico Plan de Acción de de Ejecución de evaluaciones Preparación informes de evaluaciones Informes de evaluaciones Plan de Acción de de Todos los Plan de mejoramiento Control y seguimiento Informe avance de los planes de mejoramiento Todos los Riesgos actualizados y controlados Solicitudes, Acompañamientos y Asesorías Plan de Acción de de H Evaluación del Mapa de Riesgos Trámite de Solicitudes, de Acompañamientos y Asesorías Realización actividades para el Fomento de la Cultura de Control Actas de Reunión Informe Mapa de Riesgos Actas de Reunión Comunicaciones físicas y correos electrónicos. Actas de Reunión Informe de Comunicaciones, Publicaciones, Página web, registros Todos los Direccionamiento Estratégico Todos los Entes Externos Requerimientos normativos Elaboración y envío de informes Informes con destino a entes de control Entes Externos

3 Caracterización del Proceso de Página 3 de 8 del Talento Humano Solicitud de necesidades de capacitación, inducción, entrenamiento, bienestar social Identificación de necesidades Solicitud de necesidades de capacitación, inducción, entrenamiento, bienestar social del Talento Humano Infraestructura y Logística Necesidades de mantenimiento de equipos e infraestructura.análisis de necesidades de infraestructura y mantenimiento de equipos Solicitud de requerimientos Infraestructura y Logística Documental Directrices de la documentación Aplicación de las directrices documentales Revisión, análisis de la gestión documental en el Proceso Ejecución de los documentos exigidos por la norma Solicitud para inclusión o eliminación de documentos en las Tablas de Retención Documentación actualizada Documental PAC-01, PAC-02, PAC- 04, PAC-05, PAC-06, PAC-08, PAC-12 FAC- 23 Ejecución del FAC-23 Planificación, Control y Seguimiento al Medición de indicadores Toma de acciones de mejora continua FAC-08 Actas de Reunión Informes acorde a las fechas establecidas en el FAC-23

4 Caracterización del Proceso de Página 4 de 8 Plan de Auditorías Internas Solicitud de Planes de mejoramiento producto de auditorias V Ejecución de Auditorias Elaboración del plan de mejoramiento Informes de Auditorias Plan de mejoramiento aprobado Solicitud de informes de avance Ejecución de acciones correctivas y preventivas Control y seguimiento a la efectividad de las acciones correctivas y preventivas Instrumento para identificación de riesgos (Mapa de riesgos del proceso) A Seguimiento y control a los riesgos Identificados y valorados Riesgos actualizados y controlados

5 Caracterización del Proceso de Página 5 de 8 CRITERIOS DE SEGUIMIENTOS Y QUE SE COMO SE QUIEN LO FRECUENCIA DEL REGISTRO DEL Plan de resultado de Auditorías Internas y Externas FCI-34 Control y Seguimiento Mapas de Riesgo y Planes de de Auditorías Cada vez que finalice la Auditoria periódicamente Comunicados (físicos o digitales) FAC-08 Acta Reunión del proceso verificado Controles en las entradas Planes de mejoramiento del Proceso Seguimiento continuo Líder del Proceso Según las fechas estipuladas en los Planes de FAC-08 Actas de Reunión de Grupo de Mapa de Riesgos Solicitud, Acompañamiento y asesorías FCI-34 Control y Seguimiento Mapas de Riesgo y Planes de de Auditorías PCI-05 Acompañamiento y Asesorías Periódicamente Permanente y Semestralmente a través de los indicadores medición de satisfacción del cliente. FAC-08 Acta de Reunión Comunicados (fisicos o digital), Actas de Reunión. Informe de Indicadores.

6 Caracterización del Proceso de Página 6 de 8 QUE SE Fomento de la Cultura de Control COMO SE FCI-28 Plan de Acción de Control Interno QUIEN LO FRECUENCIA DEL Anual REGISTRO DEL Evidencias del fomento de la Cultura de Control. Control y Seguimiento. FCI-19 Plan de Acorde a las fechas establecidas en el FCI-19 Plan de. FAC-08 Acta de Reunión de los Trámite a solicitudes, acompañamientos y asesorías Medición por indicador de satisfacción del Cliente Permanente Comunicados (fisicos o digital) Informe de Indicadores. Controles en las actividades Actividades para el fomento de la cultura de Medición por indicador de satisfacción del Cliente Líder del Proceso Semestral Informe de Indicadores. Planes de Con informes de Avance del Plan de De acuerdo a las fechas establecidas en el FCI-34 Control y Seguimiento Mapas de Riesgo y Planes de de Auditorías Comunicados (fisicos o digital)

7 Caracterización del Proceso de Página 7 de 8 QUE SE COMO SE QUIEN LO FRECUENCIA DEL REGISTRO DEL Controles en las salidas Rendición de informes(entes externos) Cumplimiento de cronogramas dispuestos en la norma Líder del Proceso Permanente Comunicados (fisicos o digital) RECURSOS TALENTO HUMANO INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO TECNOLOGICOS Director Oficina de Profesional Universitario Oficina de Control Interno Oficinas (Dotación básica, computadores software de oficina-impresoras, conexiones eléctricas de comunicación y archivador) Estanterías para archivo Servicios de apoyo y teléfono. Hardware y Software Red de comunicaciones ( teléfono, internet, Spark, etc ) REQUISITOS ASOCIADOS NORMAS TECNICAS DE CALIDAD LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN NTCGP 1000:2009 de la Calidad en el Sector Público NTC ISO 9001:2000 Sistema de de la Calidad Requisitos MECI Ley 87 de 1993 Normas Generales de Auditoria. Cartillas emitidas por el Dpto. Administrativo de la Función Pública. Acuerdos emitidos por el Consejo Superior de la Universidad de Pamplona. Resoluciones Rectorales.

8 Caracterización del Proceso de Página 8 de 8 DOCUMENTOS ASOCIADOS DOCUMENTOS Ver FAC-01 Listado Maestro de Documentos Internos REGISTROS Ver FAC-03 Listado Maestro de Formatos INDICADORES Ver FAC-01 Listado Maestro de Documentos Internos RIESGOS OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS Ver FCI-10 Mapa de Riesgos Mejora de la Cultura Institucional Construcción de una Cultura de Planeación

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