Caracterización. B. REQUISITOS GENERALES DEL PROCESO 6.2 Requisitos. Externos ( usuarios, beneficiarios ) y Legales

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1 A. IDENTIFICACION DEL PROCESO 1. Nombre y sigla del Proceso: SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE CALIDAD - GQ 2. Tipo de Proceso: Proceso 3. Responsable del Proceso: Representante de la Alta Dirección 4. Objetivo del Proceso: Implementar, mantener y mejorar un Sistema Integrado de Gestión de la en la Universidad Francisco de Paula Santander, para identificar y satisfacer las necesidades de clientes. 5. Alcance del Proceso: Inicia con la Planificación del sistema de gestión de la calidad, hasta la evaluación, análisis y mejora del sistema. 6.1 Interrelaciones con otros procesos y entes: estratégico Gestión Jurídica y Control Disciplinario. Gestión del Capital Humano. Gestión de Bienes y Servicios. Gestión Financiera. Gestión Documental. B. REQUISITOS GENERALES DEL PROCESO 6.2 Requisitos Externos ( usuarios, beneficiarios ) y Legales Internos ( de la institución ) MECI 1000:2005 NTCGP 1000:2004 Resolución por la Componente 4.1, Ley 872 de 2003 cual se asigna el 8.4, 8.2.2, 4.2.3, Norma técnica de comité de calidad 4.2.4, 8.5. en la Gestión Pública de la Universidad NTC-GP Francisco de 1000:2004 Paula Santander Ley 594 de Archivo. Decreto 4110 de Acta xxx por la cual se designa el representante de la alta dirección C. ACTIVIDADES DEL PROCESO ( Planear, Hacer, Verificar, Actuar )

2 7. Emisor 8. Entradas 9. Actividades ( P_H_V_A ) Consejo Misión Institucional P: Planificación de la Académico Visión Institucional implementación del Sistema Integrado de. Gobierno Nacional P: Programación del seguimiento acciones correctivas y preventivas. 10. Salidas (Productos o Resultados) Planificación, Control y Seguimiento al Sistema Integrado de Plan de Acciones Correctivas y Preventivas. 11. Receptor Comité de. Procesos Comité de Procesos Planificación, control y seguimiento al Sistema Integrado de Reportes al tratamiento de producto servicio no conforme. H: Seguimiento y mantenimiento al Sistema de Gestión de. H: Elaboración de informe de desempeño del Sistema de Gestión de, para la revisión por la dirección. H: Identificación del producto no conforme. H: Auditorias Internas de calidad para el seguimiento y control del Informe de Desempeño del Sistema Integrado de. Acta de revisión por la dirección. Aplicación de Acciones Correctivas preventivas y de mejora. Comité de Procesos

3 Institucional Informes Auditoria de SGC. V : Control de las Acciones Correctivas y Preventivas en todos procesos V: Seguimiento a las auditorias internas Plan de Mejora Continua y Aplicación de Acciones Evaluación de la Eficacia de las Acciones tomadas. Institucional procesos D. Actividades del Actuar ( Ajustar, Asegurar ) 12. Llevar a cabo Acciones de Mejora Continua, Correctivas y Preventivas. Acciones correctivas y acciones preventivas como resultado a las actividades de verificación F. Identificación de Riesgos E. RECURSOS del Proceso ( Ver mapa de riesgos asociados a cada proceso ), códigos : 13. Tecnológicos 14. Físicos 15. Humanos Recurso Condición Recurso Condición Cargo G.CONTROLES AL PROCESO Computad Alto Oficinas Muebles aptos Rector Actas de verificación de ores rendimiento, para el reuniones de comité de desempeño y calidad, así como listados con amplio de asistencia al mismo espacio, así como un diseño adecuado de ergonomía

4 Video Beam Memorias USB De capacidad entre 2 y 4 gigas de almacenamie nto Sala de Juntas Archivador Espacio adecuado para 20 personas Cumpla condiciones de almacenamien to para documentació n que genere el sistema Representante de la Alta Dirección Indicadores Profesionales Universitarios H. OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS AL PROCESO Alcanzar niveles de satisfacción de Usuarios (Comunidad Académica) en relación con servicios ofrecidos por la institución. Implementar una estructura organizacional flexible, orientada por procesos que respondan a cambios del micro y macro ambiente para el logro de la visión institucional. Adoptar un Sistema Integrado de Gestión que permita el mejoramiento continuo y el desarrollo eficiente, eficaz y efectivo de procesos de la Institución. I. SEGUIMIENTO y MEDICION DE LA GESTION DEL PROCESO NOMBRE DE INDICADOR Quejas y Reclamos FORMULA (# de quejas, reclamos y sugerencias resueltas/ Total quejas, reclamos y sugerencias recibidas)*100 Ejecución de Auditorias (Auditorias realizadas / Autoridades META 80% 90% TIPO DE INDICADOR Eficacia Eficacia RESPONSABLE FRECUENCIA DE MEDICION Mensual Semestral FUENTE DE INFORMACION Quejas y Reclamos Plan de Auditorias

5 programadas)*100 Acciones Preventivas y Acciones Ejecutadas / 80% Eficacia Semestral /o Correctivas Acciones Identificadas (Total de clientes Medición de la satisfechos / Total Satisfacción del Cliente 60% Eficacia Semestral satisfacción del clientes encuestados) cliente *100 (# de funcionarios que conocen la política, Divulgación de Política y objetivos y Plan de 80% Eficacia Semestral Objetivos responsabilidades frente Comunicaciones al SGC / # de Encuestados)*100 J. DOCUMENTACION ASOCIADA 17. Documentos Internos (Procedimientos, Instructivos, 18. Documentos Externos ( Si hay) Formatos, Guías, ) ( Ver listado maestro de documentos internos ) ( Ver listado maestro de documentos externos ) Fecha Control de Cambios Cambio Versión Justificación y Qué se Modifico? Distribución

6 Elaboró Revisó Aprobó Lady Diana Chaparro Martínez Asesor Proceso Lady Diana Chaparro Martínez Asesor Proceso Víctor Manuel Ardila Soto Líder de Proceso Fecha 28 de Noviembre de 2008 Fecha 1 de Diciembre de 2008 Fecha 1 de Diciembre de 2008

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