ALCALDÍA DEL MUNICIPIO DE MANÍ CASANARE SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL INFORME EJECUTIVO ANUAL CONTROL INTERNO

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1 ;ODIGO;SGPC FECHA JUNIO 30/09 PAGINA de La Voluntad del Pueblo! INFORME EJECUTIVO ANUAL DE CONTROL INTERNO DR. MAURICIO ALFONSO TOVAR JEFE DE CONTROL INTERNO VIGENCIA 203 Alcaldía Municipal de Maní - Casanare / Calle 8 No 3-80 Teléfono: (09) /6/7 - Fax: (09) /6/7 Ext: 06 Correo electrónico:

2 * ^"^*^ _^-'"-'v.a.lc :A.I_DÍ/\e, fyi A N i CÓDIGO SGPC FECHA JUNIO 30/09 VERSIÓN' 0 PAGINA de ^Sc ManíCasarfwe La Vofunfad de/ Pueblo'. INTRODUCCIÓN De conformidad con la Ley 87 de 993, y demás reglamentación vigente, la Oficina de Control Interno, ha analizado la aplicación de la norma MECÍ: 000:2005 de la Alcaldía Municipal de Maní Casanare. El presente documento analiza los componentes establecidos en el Modelo Estándar de Control Interno con el fin de recordar a la Alta Dirección las actividades de mejoramiento, para mejorar la Gestión de conformidad con el marco central del Plan de Desarrollo La Voluntad del Pueblo La información analizada y recolectada se desarrolló de conformidad con los principios y valores establecidos en la Administración Municipal, de manera independiente, bajo el (\o de la legislación Colombiana Vigente, a través del programa anual de auditoria de la y vigencia 203. Alcaldía Municipal de Maní - Casanare / Calle 8 No 3-80 Teléfono: (09) /6/7 - Fax: (09) /6/7 Ext: 06 Correo electrónico: -casanare.fjouco

3 ;ODIGO.SGPC VERSIÓN 0 FECHA: JUNIO 30/09 PAGINA de La Vofunfad del Pueblo! i.) MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO La Alcaldía de Maní Casanare, a través del Decreto 599 de 2005 y demás reglamentación vigente, tiene adoptado cada uno de los parámetros del Modelo Estándar de Control Interno MECÍ, así mismo comenzó a implementar la norma NTCG: 000:2009 de conformidad con la Ley 873 de 2003, con el fin de mejorar cada uno de los procesos y procedimientos ya establecidos por la Entidad Territorial, para que cada uno ellos sean más eficaces, eficientes y transparentes dentro de la Entidad. En el año 203, la Administración Municipal Suscribió un contrato para la Prestación de Servicios Profesionales para la implementación de un (0) sistema de gestión de la calidad, con el fin de aunar esfuerzos técnicos para el mejoramiento continuo de la gestión pública gerencial. ii.) LOS SUBSISTEMAS-Y EL MECÍ a.) Subsistema De Control Estratégico La Administración Municipal, ha fortalecido el subsistema de Control Estratégico, a través de los componentes de control, direccionamiento estratégico y administración del riesgo, el cual desarrolla elementos de protocolos éticos, desarrollo de talento humano entre otros, actualmente se requieren ajustes de estructuración organizacional. Avances del Subsistema de Control Estratégico La Administración Municipal, actualmente se encuentra en proceso de fortalecimiento del Control Estratégico, con cada uno de los componentes, con el fin de fortalecer los procesos y procedimientos de la Administración Municipal. La gestión de talento humano, ha desarrollado el plan de capacitación e incentivos del ente territorial, con el fin de mejorar la calidad laboral, basado los preceptos éticos -eglamentados en la Alcaldía Municipal de Maní. Dificultades Alcaldía Municipal de Maní - Casanare / Calle 8 No 3-80 Teléfono: (09) /6/7 - Fax: (09) /6/7 Ext: 06 Correo electrónico:

4 :ODIGO SGPC VERSIÓN 0 FECHA. JUNIO 30/09 PAGINA de La Voluntad ( el Pueblo! La Entidad Territorial cuenta con un manual de funciones y competencias laborales, el cual no se interactúa con los procesos misionales de la Administración Municipal. La estructura organizacional de la Entidad Territorial que cuenta actualmente, dificulta el desarrollo del modelo por procesos con el marco del sistema integrado de gestión. Actualmente la planta de personal de carrera administrativa es deficiente para la atención de cada una las actividades para el cumplimiento de ejecución del plan de desarrollo "La Voluntad del Pueblo b.) Subsistema De Control de Gestión Este componente se relaciona con la interacción de la información primaria, secundaria, de acuerdo a los logros de gestión institucionales. Avances del Subsistema De Control de Gestión La Administración Municipal ha realizado avances de gestión en cada de las Dependencias de la Entidad Territorial, de acuerdo a las políticas establecidas en la Alta Dirección, fundamentos al cumplimiento del Plan de Desarrollo "La Voluntad del Pueblo ". Se tiene definido las políticas de dirección definidas por la Alta Dirección. Se tiene definido el sistema de calidad NTC: 000:2004, actualmente la Administración Municipal ha comenzado a desarrollar la implementación de un sistema de gestión de calidad de acuerdo a la NTCGP: 000:2009. V La Entidad tiene implementada la política de la administración del riesgo, a través del Plan de Anticorrupción y Atención al Ciudadano. Dificultades >* El Ente Territorial cuenta con un manual de procesos y procedimientos, el cual no se encuentra socializado, entre los funcionarios públicos de la Administración Municipal de Maní Casanare. Alcaldía Municipal de Maní - Casanare / Calle 8 No 3-80 Teléfono: (09) /6/7 - Fax: (09) /6/7 Ext: 06 Correo electrónico: gobierno mani-cosanare.go'v.co

5 ;ODIGO:SGPC-53Q-23 VERSIÓN. 0 FECHA; JUNIO 30/09 PAGINA de La Voluntad de! Pueblo! La Entidad Territorial, cuenta con un manual de gestión documental, el cual se encuentra en proceso de socialización con los servidores públicos, ya que se viene implementado sin conocer al detalle su complejidad. La gestión de talento, muestra dificultades para la aplicabilidad de las calificaciones de los servidores públicos de carrera administrativa, ya que no se ejecuta de conformidad con la legislación Colombiana. Es por ello que se requiere mejorar los procedimientos establecidos en el área de talento humano. El área de la información basada en la tecnología de los sistemas de información, requiere de integración en las áreas de la comisaria de familia, inspección de policía, familias en acción, cultura y salud pública, ya que por encontrarse en espacios externos a la administración central de la Alcaldía de Maní Casanare, se hace nulo el seguimiento y evaluación de conformidad con los parámetros establecidos en la Ley 87 de 993 y demás normas afines de la Legislación Colombiana. c.) Subsistema De Control de Evaluación De acuerdo con lo señalado en la Ley 87 de 993, Decreto reglamentario 537 de 200 y demás, el subsistema de control de evaluación, permite evaluar de manera independiente objetivamente cada uno de los procesos y procedimientos, con el fin de que los mismos sean de manera ágiles, eficaces y eficientes en cada uno de los aspectos misionales de la Entidad Territorial. Avances del Subsistema De Control de Evaluación En la vigencia 203, se elaboró el Plan de Acción de Control Interno como eje estratégico, para medir el grado de eficiencia y eficacia. Por otro lado se realizó seguimiento a los Planes de Mejoramiento de los Entes de Control y Vigilancia. Durante la vigencia 203, la Oficina de Control Interno implemento auditorías internas dentro de la Entidad Territorial, de las que se detectaron falencias, el cual fueron puestas en conocimiento a la Administración Municipal de Maní Casanare a través del comité de coordinación de control interno. Alcaldía Municipal de Maní-Casanare/Calle 8 No 3-80 Teléfono: (09) /6/7 - Fax: (09) /6/7 Ext: 06 Correo electrónico: ^oíncrno maní-casanarc.gov.co

6 ALC:>M..OA /W\NI BODIGO SGPC VERSIÓN 0 FECHA JUNIO 30/09 PAGINA de are Voluntad del Pueblo! Actualmente se viene desarrollando la elaboración de los informes a los entes de control con el fin de darse a conocer las fortalezas y debilidades de cada uno de los procedimientos internos de la Administración Municipal. Se han formulado las recomendaciones de asesoramiento a la Alta Dirección, de conformidad con los roles de control interno. i.) RECOMENDACIONES La Administración Municipal de Maní Casanare, debe continuar con el proceso de sensibilización en la integración del Sistema Integrado de Gestión -Calidad de conformidad con la NTCGP: 000:2009, en cada de unas dependencias de la Administración Municipal. Fortalecer los valores éticos y principios institucionales como eje central de comportamiento individual e institucional, para mejorar la gestión y comunicación con los usuarios internos y externos. Fortificar la evaluación de desempeño de los servidores públicos de la Administración Pública, con base al Manual de Funciones concertando los compromisos laborales. La Administración Municipal de Maní, debe revisar la estructura organizacional de la Entidad Territorial de tal manera que le permita desarrollar adecuadamente la operación de los procesos de acuerdo al marco del Sistema Integrado de Gestión. Promover en cada una de las dependencias la cultura de evaluación del autocontrol, con el fin de ser más eficientes los procesos y procedimientos del Ente Territorial. Alcaldía Municipal de Maní - Casanare / Calle 8 No 3-80 Teléfono: (09) /6/7 - Fax; (09) /6/7 Ext: 06 Correo electrónico:

7 AvAANI VERSIÓN 0 ManíCasanare La Voluntad del Pueblo! Capacitar a los Interventores y Supervisores de contratos y convenios para las acciones de revisión, seguimiento y evaluación que se deben tener en cuenta en el proceso de ejecución de los contratos y convenios. Desarrollar acciones de depuración contable con el fin de que la Situación Financiera de la Entidad Territorial sea más confiable y real. Fomentar la cultura de actualización de los procesos que afectan las contingencias del Municipio el área jurídica versus contabilidad de manera mensual y adecuada. Los Secretarios de Despacho y Oficinas Asesoras deben activar los comités de verificación y seguimiento de conformidad con el plan de acción de las Dependencias plasmado en el Plan de Desarrollo " La Voluntad del Pueblo " en cada una de las Secretarias y Dependencias. AURICIOA Jete Oficina de Co 'ADRIANA CAMACHO CAMA HO Alcaldesa Municipal de Maní Proyectó: Profesion*L.As Control I Alcaldía Municipal de Maní - Casanare / Calle 8 No 3-80 Teléfono: (09) /6/7 - Fax: (09) /6/7 Ext: 06 Correo electrónico: rc.i]oi:ci>

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