Área Sistema Integrado de Gestión de la calidad Elaboración y Control de Documentos

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1 Área Sistema Integrad de Gestión de la calidad Elabración y Cntrl de Dcuments Códig: PE-GS PR-1 Versión: 7 Fecha Actualización: de PROCESO/SUBPROCESO RELACIONADO: 2. RESPONSABLE(S): 3. OBJETIVO: 4. ALCANCE: 5. MARCO NORMATIVO: Gestión de la calidad / Gestión de la calidad administrativa Respnsable Prces Gestión de la calidad Respnsables de prcess Revisar ls dcuments que se publican y tienen aplicación en el Sistema de Gestión de la calidad de la Universidad del Cauca buscand la estandarización. Trasversal para tds ls dcuments aplicads en el Sistema Sistema de Gestión de la calidad de la Universidad del Cauca Ley 594 de 2000, Ley General de Archivs Decret 943 de 2014, El cual actualiza el Mdel Estándar de Cntrl Intern para el Estad Clmbian. Decret 2482 de 2012, Pr el cual se establecen ls lineamients generales para la integración de la planeación y la gestión. Nrma NTC-GP 1000:2009 Nrma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. 6. CONTENIDO 6.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL DE SISTEMA DE CALIDAD DE LA CALIDAD Fuente: Nrma ISO 9001:2008

2 Área Sistema Integrad de Gestión de la calidad Elabración y Cntrl de Dcuments Códig: PE-GS PR-1 Versión: 7 Fecha Actualización: de ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS Cntenid Manual Planes Prcedimients Instructivs Prtcls Otrs Dcuments Prces/subprces Relacinad Aplica Aplica Aplica Aplica Aplica Aplica Respnsable Aplica Aplica Aplica Aplica Aplica N Aplica Objetiv Aplica N Aplica Aplica Aplica Aplica Aplica Alcance Aplica N Aplica Aplica N Aplica N Aplica N Aplica Marc Nrmativ Aplica N Aplica Aplica N Aplica N Aplica N Aplica Cntenid Aplica Aplica Aplica Aplica Aplica Aplica Frmats N Aplica N Aplica Aplica Aplica N Aplica N Aplica Abreviaturas y Definicines Aplica N Aplica Aplica Aplica Aplica Aplica Registr de Mdificacines Aplica Aplica Aplica Aplica Aplica Aplica Anexs Aplica N Aplica Aplica N Aplica N Aplica N Aplica Tabla 1: Estructura de ls dcuments A cntinuación se definen cada un de ls elements cntenids en la tabla anterir Prces/subprces relacinad: Nmbre del prces subprces al cual crrespnde el dcument a desarrllar dentr del despliegue de prcess institucinal. Respnsable: Nmbre del carg respnsable direct del prces/subprces. Objetiv: Define el prpósit que se busca cn el prcedimient. Respnde a las preguntas Qué?, Para qué? y Para quién? Alcance: Indica el inici y la finalización de las actividades descritas dentr del dcument y su camp de aplicación. Marc Nrmativ: Establece la nrmatividad externa e interna aplicable al dcument que se vaya a elabrar. Cntenid: Describe el desarrll del dcument y se expresa de frma clara, sencilla y cncreta. Frmats: Dcument en el que se registra la infrmación que la universidad del Cauca cnsidera pertinente y ficial, acrde cn ls diseñs aprbads para el Sistema Gestión de Calidad. Abreviaturas y Definicines: Resumen de términs técnics y cnceptualización utilizads en cada dcument. Registr de Mdificacines: Trazabilidad de las mejras dcumentales

3 Área Sistema Integrad de Gestión de la calidad Elabración y Cntrl de Dcuments Códig: PE-GS PR-1 Versión: 7 Fecha Actualización: de 17 Anexs: Infrmación cmplementaria y aclaratria que sprta el cntenid de ls dcuments. En ls prcedimients, se desarrllan de ls siguientes Items. N. 1 Actividad / Descripción Carg Respnsable Punt de cntrl Descripción de la Actividad: Describe las tareas, accines pass a seguir cuand aplique en frmats y/ dcuments. Carg Respnsable: Identifica el respnsable en desarrllar la actividad cn base en la infrmación de la planta de persnal. Punt de Cntrl: Acción que demuestra el seguimient al desarrll de la actividad. Ls prcedimients se representan en diagramas de fluj. Se relacinan cnvencines SIMBOLO Inici SIGNIFICADO Identifica el inici del prces. Representa un dcument riginal. Representa que existe dcument riginal y varias cpias. Indica tma de decisines. Representa una peración.

4 Área Sistema Integrad de Gestión de la calidad Elabración y Cntrl de Dcuments Códig: PE-GS PR-1 Versión: 7 Fecha Actualización: de 17 SIMBOLO SIGNIFICADO Cnectr de páginas. Cnectr intern. Permite cnectar actividades frmats cn tras actividades dentr del Flujgrama. Indica el sentid de la infrmación. Las flechas se utilizan para cnectar ls diferentes símbls y cn ell se representa el recrrid de la infrmación entre las diferentes actividades dependencias. Fin Representa el final del prcedimient/prces ELABORACION DE LOS DOCUMENTOS Criteris para la elabración de ls dcuments: Utilice palabras del idima ficial (españl) y limite el us de extranjerisms. Escriba de manera sencilla y breve, detalles la infrmación relevante. Describa accines y actividades de frma bjetiva. Redacte las actividades de ls prcedimients haciend us de ls verbs en tercera persna. Edite ls dcuments en prcesadr de text y asegure su legibilidad, utilice letra tip Arial, tamañ entre 10 y 12 punts. Utilice letra tip Arial, tamañ9 punts cuand realice encabezad y pie de página. El Interlinead varía entre sencill y 1,5 líneas de espaci. Márgenes: varían acrde cn las necesidades previstas en la cnstrucción del dcument. Las presentacines en Pwer Pint, se realizan en la plantilla institucinal vigente, la cual puede ser cnsultada en la página Web Tamañ de papel: se utilizan ls tamañs: Carta: Para Manuales, Planes, Prcedimients, Prtcls e Instructivs. Ofici: Para trs dcuments cuand su extensión l amerite. NOTA: Para ls frmats el tamañ del papel, se usa carta u fici acrde cn la infrmación registrada.

5 Área Sistema Integrad de Gestión de la calidad Elabración y Cntrl de Dcuments Códig: PE-GS PR-1 Versión: 7 Fecha Actualización: de DISEÑO DEL FORMATO INSTITUCIONAL Nmbre del Área que elabra el dcument Nmbre del dcument Códig: PE-GS PR-1 Versión: 7 Fecha Actualización: de 17 Tabla 2: Cabezte que debe cnservar ls dcuments incluids en el alcance del Sistema de Gestión de la calidad Escud Institucinal en la parte superir izquierda del dcument. Nminación del Prces/Subprces al que pertenece el dcument Nminación del dcument que elabra. El códig del dcument se escribirse en letra tip Arial tamañ 10 punts La versión del dcument se identifica cn el cnsecutiv que inicia en cer (0) y se escribe tip de letra Aria tamañ 10 punts La fecha de Actualización del dcument, es crrespndiente cn la fecha de aprbación. Se escribe: día-mes-añ, en letra tip Arial tamañ 10 punts.. Se refiere al númer de páginas del dcument, cambia autmáticamente cuand se está elabrand. N aplica para ls frmats. El cabezte aplica para ls siguientes dcuments: Manuales Prcedimients Prtcls Instructivs Planes Frmats Plantillas Otrs Dcuments Excepción : El cabezte N aplica para: Plan de desarrll institucinal, reglaments, plíticas, dcuments externs, reslucines, acuerds, cmunicads, ficis, circulares, actas de ls Cnsejs Superir y Académic, respuestas de carácter legal, certificacines, cnstancias, cnvenis, respuestas a derechs de petición, pryects de inversión, las investigacines disciplinarias y las administrativ-labrales, ls dcuments que tienen que ver cn la gestión financiera cm autrizacines, cheques, cmprbantes de egres e ingres, cmprmiss

6 Área Sistema Integrad de Gestión de la calidad Elabración y Cntrl de Dcuments Códig: PE-GS PR-1 Versión: 7 Fecha Actualización: de 17 cntractuales, cnciliacines bancarias, estads financiers, facturas, órdenes de pag, recibs de caja entre trs y frmats que genera el sistemas cnfrme a su diseñ. Ts dcuments del Sistema Integrad Gestión de la Calidad, sprtan las firmas de elabración, revisión y aprbación. Adjunt ELABORACIÓN REVISIÓN Nmbre: Carg: Jefe de la División Gestión de la Investigación Fecha: REVISIÓN Nmbre: Respnsable Subprces Carg: Jefe de la División Gestión de la Investigación Fecha: APROBACIÓN Nmbre: Respnsable Prces Carg: Vicerrectr (a) de Investigacines Rectr Fecha: Fecha: Nta: Se registra la firma del respnsable del subprces cuand aplica Elabración: El respnsable de la elabración del dcument refrenda cn su firma el cntenid y la fecha en que se realiza. Revisión: El respnsable del prces y/ Subprces refrenda cn su firma el cntenid y la fecha en que se realiza. Aprbación: Hace referencia al carg y firma del funcinari respnsable de la aprbación del dcument, El Representante Legal (Rectr) de la Universidad del Cauca refrenda cn su firma el cntenid y la fecha en que se realiza. Excepción: ls manuales y prtcls emitids desde el prces de frmación. La publicación y administración digital de ests dcuments en la página web Institucinal, respnsable del prces Gestión de la Calidad.

7 Área Sistema Integrad de Gestión de la calidad Elabración y Cntrl de Dcuments Códig: PE-GS PR-1 Versión: 7 Fecha Actualización: de 17 Ls dcuments de rigen intern del Sistema Integrad de Gestión de Calidad se registran en un listad maestr y se administran en el Área de Gestión de Calidad. 6.5 DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO Ls dcuments de rigen extern se registran acrde cn el prces al que pertenecen, acrde a las dispsicines para su us El Prces Gestión de la Calidad cnserva, prtege y administra en frma física ls dcuments (Planes, Manuales, Instructivs, Prtcls, Prcedimients, nrmas entre trs) de ls prcess, es respnsable de la publicación publicar y administración de ls dcuments digitales del Sistema de Gestión de la Calidad. Excepción: La administración física de ls manuales y prtcls que se dcumenten en el prces de frmación están baj la respnsabilidad de cada subprces. Cuand se requiere la impresión del dcument se aplica la respnsabilidad y cntrl al respnsable del prces Ls dcuments físics bslets del Sistema Gestión de la Calidad se destruyen y usan cm alternativa ambiental recicland el papel. Ls dcuments bslets en versión digital clasificads pr prces y subprces se cnservan en medi magnétic en el Área Sistema Integrad Gestión de la Calidad. 6.6 DESCRIBE EL PROCEDIMIENTO PARA LA CREACIÓN, MODIFICACIÓN O BAJA DE UN DOCUMENTO N. Descripción de la Actividad Carg Respnsable El respnsable de prces/subprces ntifica y Funcinari 1 justifica la necesidad de crear, mdificar dar de prces/subprces baja un dcument. 2 El respnsable de prces/subprces elabra la prpuesta de crear, mdificar dar de baja un dcument. Funcinari prces/subprces Punt de Cntrl 3 El respnsable de prces/subprces diligencia el frmat diseñad para satisfacer la necesidad Funcinari prces/subprces Frmat Firmad pr el slicitante y respnsable de prces 4 El respnsable de prces/subprces envía el dcument vía electrónica al prces Gestión de la

8 Área Sistema Integrad de Gestión de la calidad Elabración y Cntrl de Dcuments Códig: PE-GS PR-1 Versión: 7 Fecha Actualización: N. Descripción de la Actividad Carg Respnsable calidad para la revisión técnica. 8 de 17 Punt de Cntrl 5 El respnsable de prces/subprces para dar cntinuidad a la emisión del dcument físic recibe apy técnic del Prces de Gestión de la Calidad. 6 El respnsable de prces/subprces envía el dcument cntrlad (cn las firmas) al Área de Gestión de la Calidad para la aprbación pr parte del representante legal de la Universidad del Cauca. Prfesinal Universitari Técnic Administrativ Verificación firma del Rectr Prfesinal Universitari Técnic Administrativ 7 El Área Sistema Integrad Gestión de la Calidad Publica el dcument (frmat PDF) en la página web de la Universidad del Cauca. Técnic Administrativ Verificación de dcument publicad Técnic Administrativ 8 El Área respnsable del Sistema Integrad Gestión de la Calidad ntifica pr medi electrónic ls cambis de ls dcuments a ls respnsables de prces/subprces cuand aplique. Prfesinal Universitari Técnic Administrativ Verificación lectura de crre enviad Prfesinal Universitari Técnic Administrativ 9 10 El Área respnsable del Sistema Integrad Gestión de la Calidad registra ls cambis, en el listad Maestr de dcuments, para el cntrl Custdia ls riginales de ls físics de la dcumentación. Técnic Administrativ Técnic Administrativ Verificación del dcument en archiv del prces/subprces crrespndiente Técnic Administrativ Cuand es pertinente se realizan ajustes dcumentales, se cmunican a la parte interesada y se publican en la página web de la Universidad del Cauca.

9 Área Sistema Integrad de Gestión de la calidad Elabración y Cntrl de Dcuments Códig: PE-GS PR-1 Versión: 7 Fecha Actualización: de CONTENIDO DE LA CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS La caracterización facilita la gestión y cntrl de ls prcess identificand la interrelacina de ls prcess. Nmbre del Prces Tip de Prces Respnsable Objetiv Indicadr (es) Alcance del Prces: Prveedr Entradas Denminación del Prces Clasificación en mapa de prces (Estratégic, Misinal, Apy y Evaluación) Quien tma las decisines, cntrla y hace seguimient en la gestión del prces Accines medibles cn un prpósit específic de tiemp y lugar que precisa la finalidad de un prces. Es la expresión cualitativa y cuantitativa de la medida de un resultad que se presentan en índices, prcentajes; resultads que se remiten al cuadr de Mand. Describe el inici y terminación del prces. Element de entrada que suministra el insum para el desarrll del prces. Infrmación, necesaria para la peración de ls prcess y prcedimients. Prcedimients Salidas Parte Interesada Riesgs del Prces Requisits Legales y Reglamentaris Sn las actividades secuenciales que se desarrllan al interir de un prces interactuand para trasfrmase en salidas. Prduct bien servici resultad de las actividades realizadas en el prces. Beneficiaris destinataris de ls prducts bienes servicis, aprtads en el prces Situación latente que pudiera impedir el desarrll de ls bjetivs y cumplimient de las metas. Marc nrmativ que rigen la gestión del prces (Nrmgrama)

10 Área Sistema Integrad de Gestión de la calidad Elabración y Cntrl de Dcuments Códig: PE-GS PR-1 Versión: 7 Fecha Actualización: de 17 Requisits Nrma Técnica NTCGP:1000 Numerales de la nrma aplicables al Sistema Integrad de Gestión de la Calidad de la Universidad del Cauca Dcuments que evidencian infrmación de las actividades Registrs del prces desempeñadas. RECURSOS Relación de elements (físics, humans, tecnlógics, administrativs) necesaris para el desarrll del prces. Ls servidres públics y/ particulares que ejercen funcines públicas que realicen trabajs que afecten la cnfrmidad cn ls requisits del Talent Human prduct y/ servici deben ser cmpetentes cn base en la educación, frmación, habilidades y experiencia aprpiadas Infraestructura y Ambiente de Trabaj Infraestructura: a) Edificis, espaci de trabaj y sus servicis asciads b) herramientas, equips y sistemas de infrmación cm hardware y sftware para la gestión de ls prcess. c) servicis de apy cm transprte y cmunicación. Ambiente de Trabaj: Sn las cndicines de trabaj físicas, ergnómicas y ambientales baj las cuales se realizan las actividades asignadas Tecnlógics Sistemas y prces. redes de infrmación necesaris para la ejecución del 6.8 CODIFICACIÓN Ls dcuments que hacen parte del Sistema integrad de Gestión de la Calidad aplican la cdificación acrde cn las Tablas de retención dcumental DESCRIPCIÓN DEL CODIGO Las letras iniciales sn las abreviaturas de la denminación del y crrespnde al tip de prces Las letras siguientes después del guin indican el nmbre del prces Ls númers después del guin crrespnden a la Tabla de Retención Dcumental-TRD. Las siguientes letras y númers crrespnden al tip de dcument y cnsecutiv Ver tabla en el sistema a través de la página web de la página Universidad del Cauca

11 Área Sistema Integrad de Gestión de la calidad Elabración y Cntrl de Dcuments Códig: PE-GS PR-1 Versión: 7 Fecha Actualización: de 17 Ejempl 7. FORMATOS Dcument base que sprta infrmación del Sistema Integrad de Gestión de la Calidad y se clasifica en ds tips Listad maestr de dcuments Slicitud de creación, mdificación baja de dcuments 8. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES Actividad: Accines que se realizan para el cumplimient de ls bjetivs de un prces Caracterización de prcess: Descripción de la secuencia de las actividades de un prces. Cicl vital del dcument: Perid que transcurre desde la elabración del dcument, hasta que curre algún cambi que se declare bslet. Cnservación: Estad de prtección en el que permanece el dcument Diagrama de fluj: Cnjunt de símbls gráfics secuenciales que representan ls pass de un prcedimient. Dcument bslet: Dcument que perdió vigencia para la aplicación del Sistema Integrad de Gestión de Calidad. Dcument extern: Dcuments de autría externa a la Universidad, necesitads en el Sistema Integrad Gestión de la Calidad. Dcument: Medi de sprte de la infrmación, que puede ser físic-escrit, electrónic y/ en medi magnétic. Registr: Dats que respaldan la existencia veracidad de alg. Frmats: Dcument en el que se registra la infrmación que la universidad del Cauca cnsidera pertinente y ficial, acrde cn ls diseñs aprbads para el Sistema Gestión de Calidad. Guías: Dcument que establece pautas y recmendacines de experts en temas específics dcumentand prcess de gestión.

12 Área Sistema Integrad de Gestión de la calidad Elabración y Cntrl de Dcuments Códig: PE-GS PR-1 Versión: 7 Fecha Actualización: de 17 Indicadr: Es la expresión cualitativa y cuantitativa de la medida de un resultad que se presentan en índices, prcentajes; resultads que se remiten al cuadr de Mand. Instructivs: Dcuments que establecen la descripción detallada para realizar una labr especifica. MECI: Mdel Estándar de Cntrl Intern. NTCGP : Nrma Técnica Clmbiana para la Gestión Publica Nrmalización: Es la aplicación de las nrmas en el prces de implementación y mejramient frmativ y administrativ, hacia el cumplimient de la misión cn prcess estandarizads. Plíticas de peración: Sn lineamients para el desarrll de la gestión en ls prcess en la Universidad del Cauca. Punt de Cntrl: Revisión y seguimient del prces que asegure el cumplimient de las actividades planeadas. Prcess: Sn tdas aquellas actividades grup de actividades interrelacinadas que emplean un insum, le agregan valr a éste y suministran un prduct un servici a un usuari extern intern, se clasifican en Estratégics, Misinales, de Apy y de Evaluación. Prcess estratégics: Sn ls relacinads cn el establecimient de plíticas y estrategias, fijación de bjetivs, cmunicación, dispsición de recurss y revisión pr parte de la Dirección, permiten establecer la visión y ls criteris para el alcance de lgrs y prpósits. Prcess misinales: Sn ls encaminads al frtalecimient y cumplimient del bjet scial. Prcess de apy: Sn ls destinads a prveer ls recurss necesaris para el desarrll de ls prcess; prveen servicis de utilidad para tda la Universidad. Prcess de evaluación: Sn ls que cn base en la infrmación facilitan la auditria sbre la respnsabilidad y desempeñ del Talent Human cmprmetid y que hace parte de la institución. Prcedimient: Frma especificada para llevar a cab una actividad un prces. Registrs: Dcument que presenta resultads btenids prprcina evidencia de Actividades ejecutadas

13 Área Sistema Integrad de Gestión de la calidad Elabración y Cntrl de Dcuments Códig: PE-GS PR-1 Versión: 7 Fecha Actualización: de 17 SIG: Sistema Integrad de Gestión Subprcess: Es el víncul que articula el prces cn autridad y respnsabilidad en la estructura de la Universidad del Cauca. Tabla de retención dcumental: Es el instrument reglamentad pr el Archiv General de la Nación para establecer respnsabilidad sbre el manej de ls registrs, ejercer estrict cntrl sbre la prducción rganización y utilización de ls dcuments en cada una de las etapas de vida de ests. Versión: Es estad numéric que refleja la trazabilidad del dcument.

14 Área Sistema Integrad de Gestión de la calidad Elabración y Cntrl de Dcuments Códig: PE-GS PR-1 Versión: 7 Fecha Actualización: de REGISTRO DE MODIFICACIONES FECHA EDICIÓN N CÓDIGO MODIFICACIONES 04/05/ OP-PR-001 Mdificación : Cdificación Universidad del Cauca Sede Nrte USN 29/10/ ME-CM-2.2-PR-1 Mdificación : Ajustes a cntenid del dcument y cdificación de prcess 20/01/ ME-CM-2.2-PR-1 Mdificación : Ajustes a cntenid del dcument y cdificación de prcess 15/06/ ME-CM-2.2-PR-1 Ajuste en el códig de la TRD de ls prcess Gestión Administrativa y Gestión Asistencial u Operativa y cambi en el nmbre del prces Planeación Académica 15/10/ ME-CM-2.2-PR-1 Se crrigió el nmbre del prces en el desarrll del prcedimient 15/04/ ME-CM-2.2-PR-1 Se realizó ajustes a tds el dcuments en ls referente a: Firmas de ls respnsable de ls dcuments El Prces Planeación de la peración Academia pas de Estratégic a Misinal 29/02/ ME-CM-2.2-PR-1 Para una mayr claridad de ls prcess, se realiz ajustes y mejra en el desarrll del dcument PE-GS PR-1 Actualización del cntenid del prcedimient 10. ANEXOS: Anex A: Diagrama de fluj Anex B: Tabla de cnvencines para dcuments del sistema.

15 Área Sistema Integrad de Gestión de la calidad Elabración y Cntrl de Dcuments Códig: PE-GS PR-1 Versión: 7 Fecha Actualización: de 17 ELABORACIÓN REVISIÓN Nmbre: Carg: Fecha: REVISIÓN Nmbre: Respnsable Subprces Carg: Fecha: APROBACIÓN Nmbre: Respnsable Prces Carg: Rectr Fecha: Fecha: Nta: La firma en el espaci revisión - respnsable de subprces, aplica cuand el subprces exista.

16 Área sistema integrad gestión de la calidad Elabración y Cntrl de Dcuments Códig: PE-GS PR-1 Versión: 7 Fecha Actualización: de 17 Anex A: Diagrama de fluj Funcinari prces/subprces Prfesinal Universitari Rectr Técnic Administrativ INICIO Ntifica y justifica la necesidad de crear, mdificar dar de baja un dcument Elabra la prpuesta de crear, mdificar dar de baja un dcument Diligencia el frmat diseñad para satisfacer la necesidad, firma el slicitante y respnsable de prces Frmat Envía el dcument vía electrónica al prces Gestión de la calidad para la revisión técnica Recibe apy técnic del Prces de Gestión de la Calidad Recibe el dcument y envía para aprbación pr parte del representante legal de la Universidad del Cauca Recibe el dcument y aprueba mediante firma Publica el dcument en la página web de la Universidad del Cauca Aprueba ntificación Ntifica pr medi electrónic ls cambis de ls dcuments a ls respnsables de prces/subprces cuand aplique Registra ls cambis, en el listad Maestr de dcuments, para su cntrl Custdia ls riginales de ls físics de la dcumentación FIN

17 Área Sistema Integrad de Gestión de la calidad Elabración y Cntrl de Dcuments Códig: PE-GS PR-1 Versión: 7 Fecha Actualización: de 17 Anex B: Tabla de cnvencines para dcuments del sistema.

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