Rol de la capacitación en las organizaciones

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1 Rol de la capacitación en las organizaciones Rol de la Capacitación en las organizaciones La capacitación no es la panacea, mas sin ella las organizaciones no pueden alcanzar sus objetivos con eficiencia, eficacia y economía Stella M Ciarello Capacitar es producir competencias, en consecuencia, la capacitación no existe como una necesidad en sí misma y no tiene sentido si no está vinculada a una situación laboral. La capacitación sólo tiene sentido si se vincula a una necesidad de producir mayores competencias en las personas que ocupan puestos de trabajo. Capacitar es llevar a una persona o a un grupo de personas de una situación A (perfil real) a una situación B (perfil deseado). El camino a recorrer entre ambos perfiles marca la necesidad de capacitación.- En opinión del autor mexicano Jesús Carlos Reza Trozino la capacitación, el adiestramiento y el desarrollo del personal siguen siendo la más oportuna y real opción para incrementar los niveles de productividad de las organizaciones y para mejorar el nivel de vida de los trabajadores, sin embargo, siguen ocupando un lugar secundario en sus prioridades, planes y programas. Tal vez, mucho tenga que ver con esto el hecho de que muchas veces los procesos de capacitación no han respondido a las expectativas y exigencias organizacionales. En 1985, el Presidente de un gran grupo industrial manifestaba: se muy bien cuánto me cuesta la capacitación, pero lo que no sé es cuánto me produce. Si los objetivos de la organización no son tenidos en cuenta al momento de lanzar un plan, un programa o un proyecto de capacitación, el proceso será vivido como más de lo mismo y será difícil que provoque algún cambio en el comportamiento de los destinatarios de la capacitación. Pasado el entusiasmo, las personas seguirán actuando de la misma manera sin que la organización resulte beneficiado con el retorno de la inversión. En definitiva, nadie puede incrementar sus capacidades sin modificarse como persona.

2 Las organizaciones se ven hoy compelidas, a incorporar la capacitación como una herramienta de gestión y para ello necesitan el compromiso de las personas que las integran, es imprescindible que se sientan parte del proceso de aprendizaje, pues sólo aprende el que quiere. Antes de iniciar cualquier proceso de capacitación o de cambio en la organización, debe encararse lo que se conoce con el nombre de acción de sensibilización. Las personas necesitan saber cuáles son los objetivos perseguidos en cada una de las acciones que se han de desarrollar, deben conocer los objetivos políticos, estratégicos o de evolución que se pretenden alcanzar, el por qué y el para qué de la capacitación debe socializarse y los destinatarios de la capacitación deben ser involucrados y comprometidos con ellos, desde el primer momento, utilizando cualquier técnica que permita detectar las necesidades de capacitación tal como son percibidas por todos los integrantes de la organización, lo contrario, por no sentirse parte de esos procesos, los resistirán y en algunos casos esta resistencia puede llegar a ser tan fuerte, que abortará cualquier intento de cambio o impedirá el aprendizaje. Nadie se compromete en un proyecto de cuya génesis no ha participado ni ha sido consultado. Sensibilizar implica movilizar los ideales de la gente para convertirlos en protagonistas y no en objeto de un plan sea éste de cambios o capacitación. Las personas no son objetos capacitables, ni una pieza de producción. Sin sensibilización previa, será difícil el abordaje de mudanzas organizacionales. La misión de sensibilizar al capacitando implica: Construir en conjunto la conciencia del enorme esfuerzo que demanda sostenerse en el mercado o sostener servicios de calidad para los usuarios y/o contribuyentes Reflexionar sobre la necesidad del aprendizaje continuo como condición básica de ese sostenimiento Permitir que las personas visualicen la importancia de su contribución al crecimiento del grupo en el que se inserta Reflexionar sobre la celeridad y las implicancias del cambio y cómo éstos afectan a las personas y a las organizaciones. En qué capacitar? Este interrogante se vincula con la respuesta que la organización espera del servicio de capacitación. Sin duda que la razón de ser de la misma, radica en la satisfacción de las necesidades que se han identificado y expuesto al servicio de capacitación, vinculadas con las competencias requeridas para un óptimo desempeño de las personas en sus puestos de trabajo, traducido

3 este desempeño en términos de conocimientos, habilidades y actitudes. La capacitación siempre debe dar respuesta a la pregunta qué competencias deben tener las personas que laboran en la organización para alcanzar los objetivos políticos, estratégicos o de evolución expuestos en la misión y en la visión? Por qué y para qué capacitar? El por qué, expresa la razón por la que se decide implementar un plan, un programa o un proyecto de capacitación, da sus razones y expresa su utilidad. El fundamento último radica en que por propia definición y por esencia de su naturaleza, toda organización se modifica permanentemente ( Nadie se baña dos veces en el mismo río porque las aguas fluyen permanentemente Eráclito 500 AC) Esas mudanzas no siempre son queridas o deseadas, más bien son producto de la necesidad de adaptarse rápidamente a los cambios que demandan diversos factores de índole interna y externa. Existe un número importante de cambios que responden a la necesidad de aprovechar las oportunidades que el mercado ofrece, a la lucha por mantenerse en él logrando igualar o superar la posición de sus competidores, la búsqueda de innovación permanente, el desarrollo tecnológico, la rentabilidad buscada y muchísimos factores más que obligan a la organización a int.-entar definir el futuro deseado con la mayor claridad de que es capaz. En el caso de las organizaciones públicas, existe también la necesidad de adecuar el funcionamiento de la administración a los nuevos modelos de gestión centrados en la satisfacción de las necesidades de la población, esta adecuación demandará inversión en la optimización de las competencias del personal que en definitiva redunda en la calificación de la gestión política del gobierno de turno. El para qué, expresa lo que se espera obtener de la capacitación, refiere a los objetivos generales o a la finalidad de la capacitación y manifiesta la contribución esperada de la capacitación, en suma, sus consecuencias. Es el resultado global que se espera del aprendizaje. Dice Oscar Blake que la capacitación encontrará su razón de ser en tanto de a la organización la respuesta que ésta necesita: Que lo que se enseñe responda a una necesidad de la organización Que lo que se enseñe sea aprendido Que lo aprendido se traslade a la tarea Que lo trasladado a la tarea se mantenga en el tiempo

4 Será necesario que los aportes de la capacitación se visualicen en: Un aumento de la productividad Mejoramiento de la calidad de las tareas Mejoramiento de la calidad de atención al cliente Mejoramiento de la motivación y las relaciones interpersonales Uso correcto de los recursos Apertura hacia la implementación de los cambios Desarrollo de las personas para asumir nuevas tareas, puestos, responsabilidades, desafíos En definitiva, como dijimos al principio CAPACITAR ES PRODUCIR COMPETENCIAS, pero no cualquier competencia, sino aquella que tenga VALOR DE USO para la organización, esto es, hacer que las personas participantes de un proceso de capacitación adquieran el perfil profesional deseado, al salir de la situación de aprendizaje. No obstante es necesario destacar, que en tanto el aprendizaje no se traslade a la tarea, estamos sólo en presencia de una habilidad por ser tal. La organización tendrá que hacer la contribución necesaria para que las personas encuentren el ambiente y la ambiencia (clima) organizacional adecuados a fin de llevar a la práctica el aprendizaje del aula, ya que la competencia individual no garantiza la competencia colectiva. Muchas veces, con la mejor de las intenciones, las organizaciones llevan a cabo planes, programas, proyectos y acciones de capacitación demandando un fuerte compromiso de sus empleados mas luego, regresan entusiasmados queriendo aplicar lo aprendido y se encuentran con el obstáculo insalvable de un jefe que les dice: eso está bien en el cursito que les dieron, pero aquí las cosas se hacen como yo digo o no cuentan con los recursos necesarios para ello. Si esto ocurre, en evidente que algo no se está haciendo bien, será hora de revisar todo el proceso y encontrar la fisura por donde drena el esfuerzo de la organización y de la gente.- Consecuencias de la no capacitación

5 Se dice que si UD. descree de los beneficios de la capacitación, pruebe con la ignorancia. Seguramente es una receta directa al fracaso de la organización, pues la falta de aprendizaje conducirá a: 1) La obsolescencia humana 2) La postergación en la carrera profesional y hasta la exclusión del puesto de trabajo 3) La marginación 4) La obsolescencia organizacional 5) La obsolescencia país Comportamiento organizacional Según la definición de Stephen P. Robbins, el Comportamiento Organizacional (DO) se ocupa del estudio de lo que la gente hace dentro de una organización y la forma en que ese comportamiento afecta el desempeño de la misma. No siendo el objetivo de este trabajo el desarrollo de un tópico tan trascendente como el CO, nos basta tener presente que la manera en que la gente hace las cosas dentro de la organización, el sistema de creencias y valores que en ella se instala, da forma a su cultura. Cultura es en definitiva cómo se hacen las cosas en cada organización. Dice el mismo autor que la cultura organizacional es la percepción común que comparten los miembros de la organización, sistema de significado compartido, afirmando que la investigación más reciente sugiere siete características principales, que, en conjunto, captan la esencia de la cultura de una organización: Innovación y asunción de riesgos. El grado hasta el cual se alienta a los empleados a ser innovadores y asumir riesgos Atención al detalle. El grado hasta donde se espera que los empleados demuestren precisión, análisis y atención al detalle Orientación a los resultados. El grado hasta donde la administración se enfoca en los resultados o consecuencias, más que en las técnicas y procesos utilizados para alcanzarlos. Orientación hacia las personas. El grado hasta donde las decisiones administrativas toman en cuenta el efecto de los resultados sobre las personas dentro de la organización.

6 Orientación al equipo. El grado hasta donde las actividades están organizadas en torno a equipos en lugar de hacerlo alrededor de los individuos Energía. El grado hasta donde la gente es enérgica y competitiva. Estabilidad. El grado hasta donde las actividades organizacionales prefieren el mantenimiento del statu quo en lugar de insistir en el crecimiento. Cada una de estas características existe en un continuo de bajo a alto, de modo que la evaluación de la organización a partir de estas siete características permite bosquejar un cuadro integrado de la cultura organizacional. Orientar la organización al cliente, significará en muchas organizaciones provocar un cambio cultural. Para Marcos Erice, esto implica una transformación de los hábitos vigentes en hábitos nuevos, definidos, conocidos y aceptados por todos, de modo que en el futuro las políticas, procesos y procedimientos estén y sean perfectamente definidos, realizables, seguros, medibles y repetibles. Esto significa que el comportamiento dentro de la organización ya no será el mismo que antes y que para lograrlo tendrán que cambiar las actitudes de las personas. Las actitudes solamente cambian si cambian los valores con los que se maneja la organización. Un cambio cultural implica una nueva filosofía percibida y actuada a través de acciones concretas y permanentes llevadas a cabo por todos los integrantes de la empresa, porque lo sienten y lo entienden como un fin, un sentido y dirección común para todos y en beneficio de todos. Cada organización es un escenario diferente, con necesidades diferentes, con resistencias al cambio, liderazgos y compromisos diferentes. Los tiempos de cada organización también son distintos, por lo que es necesario para obtener su performance en un momento dado, antes de realizar acciones de cambios profundos, llevar a cabo tanto un autodiagnóstico como un diagnóstico de la misma, que permita precisar cuáles son los puntos críticos a cambiar y cuál es el momento oportuno para ello. Cada vez que deseamos hacer un cambio dentro de la organización, es imprescindible recordar que las organizaciones son tan sensibles como las personas que las integran, por ello es necesario: Pensar antes de actuar Pensar para actuar

7 Al declarar la política con la que la organización define cómo se harán las cosas, se debe tener presente que la máxima/s autoridad/es dentro de la misma ha/n de ser la/s responsable/s de la conducción de esa política debiendo actuar con una conducta ejemplificadora que haga creíble la declamación teórica, mostrando coherencia en el decir, el pensar y el hacer. En tanto la gestión está reservada para el desarrollo de los procesos internos de la organización que deberán estar alineados a la política de la misma. En resumen: POLÍTICA PROCESOS CONDUCCIÓN GESTIÓN Cambiar la cultura de la organización para reenforcarla hacia la satisfacción continua de las necesidades del cliente, no es poner una persona amable y sonriente en el mostrador para que atienda bien al público, es mucho más que eso, es revisar la Visión y la Misión de la Organización, sus procesos de gestión, el estilo de conducción, las previsiones de calidad, cuáles son los procesos internos y un profundo conocimiento de los proveedores y clientes externos. Es conocer la misión y tener clara la visión. La visión es tener claramente definido cómo se quiere que la organización sea en el futuro (qué organización tenemos qué organización queremos?) Tener una Misión, es tener claramente definido lo que da sentido a la existencia de la organización. El cumplimiento de la misión y el alcance de la visión, está signado por el stock de competencias con que cuenta la organización :

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