SP6-ERP TABLA DE CONTENIDO. Manual de Estándares Manual del Usuario 1. GENERALIDADES... 2

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1 C SP6-ERP TABLA DE CONTENIDO 1. GENERALIDADES ALCANCE GENERAL DEL MANUAL DEL USUARIO CONVENCIONES INTRODUCCIÓN AL SEUS SP DEFINICIÓN CARACTERÍSTICAS GENERALES ESTRUCTURA DEL SISTEMA VENTAJAS GUIA OPERATIVA EJECUCION DE LAS APLICACIONES SEUS SP ACCESO DIRECTO ESCRITORIO DE WINDOWS PANTALLAS DEL SEUS SP OPERACIONES BÁSICAS FORMATO CALENDARIO Confidencial Seus. Ltda.. Página 1 de 17 SP6 - ERP

2 1. GENERALIDADES Este manual está dividido en 3 partes: el primer capítulo, Generalidades del manual del usuario, explica el alcance de este documento y aclara la forma como éste debe ser leído, definiendo algunas convenciones que se deben tener en cuenta para este fin. El segundo capítulo presenta una introducción al Software de Servicios Universales de Sistemas - Soluciones Poderosas Versión 6 - ERP (SP6 - ERP), su definición, sus generalidades, la plataforma sobre la que trabaja y su modularización. El tercer capítulo es una guía para conocer la manera como se deben ejecutar las diferentes aplicaciones del SP6 - ERP, muestra también el ambiente bajo el cual se va a trabajar, además enseña las diferentes formas en que se pueden llevar a cabo las operaciones básicas a realizar. 1.1 ALCANCE GENERAL DEL MANUAL DEL USUARIO Cada una de las opciones que presenta la aplicación serán explicadas detalladamente y, además, serán definidos los campos que forman parte de las pantallas que aparecen en la ejecución de cada uno de los módulos. 1.2 CONVENCIONES Las convenciones utilizadas en el son: Teclas : Cuando se hace referencia a una tecla, aparecerá en mayúscula y encerrada entre paréntesis. Ejemplo: ( ENTER ). Iconos : Cuando se hace referencia a un icono, aparecerá en mayúscula y encerrado entre llaves. Ejemplo: { BUSCAR REGISTROS }. Botones : Cuando se hace referencia a un botón, aparecerá en mayúscula y encerrado entre corchetes. Ejemplo: [ CERRAR ]. Confidencial Seus. Ltda.. Página 2 de 17 SP6 - ERP

3 2. INTRODUCCIÓN AL SP6 - ERP Este capítulo presenta una introducción al Software de Servicios Universales de Sistemas - Soluciones Poderosas Versión 6 (SEUS SP6), su definición, sus generalidades, la plataforma sobre la que trabaja y su modularización. 2.1 DEFINICIÓN El Software Servicios Universales de Sistemas - Soluciones Poderosas Versión 6 (Desde este momento referido como SP6 - ERP) es un producto de software aplicativo, de apoyo a la Gestión Administrativa y Financiera para las Industrias, Empresas comerciales y Empresas de Servicios, convirtiéndose en una invaluable herramienta de planificación, Administración y Control, en el tratamiento de la información básica involucrada en la administración y finanzas de la empresa. El sistema SP6 -ERP ha sido diseñado y desarrollado en versión Cliente / Servidor bajo la estructura de la base de datos ORACLE. El sistema SP6 - ERP ha sido diseñado teniendo en cuenta las especificaciones de necesidades de información de las Industrias y las diferentes Empresas, referentes a la disponibilidad de la información, parametrización, facilidad de operación, calidad, seguridad, confiabilidad, control y auditoria. Además, se adapta a los requerimientos que regulan los procedimientos administrativos y financieros de su empresa y a las normas fiscales y legales vigentes. El Sistema SP6 ERP está compuesto por módulos, cada uno de ellos orientados a solucionar problemas de algún área funcional de la empresa y que, trabajando en conjunto, ofrecen una perspectiva completa de la organización. La compatibilidad entre los módulos es absoluta y las interfaces de datos comunes entre ellos se realizan en forma automática e inmediata, pudiendo montarlos en el orden que se desee dado que no existen prerrequisitos, por lo tanto, se puede hacer uso de la totalidad o de parte de estos módulos sin afectar la integridad del sistema. 2.2 CARACTERÍSTICAS GENERALES Sistema integrado diseñado para dar una solución completa y eficaz a las necesidades de su empresa. Confidencial Seus. Ltda.. Página 3 de 17 SP6 - ERP

4 Permite integrar todas las operaciones de las áreas administrativas, gerencial, financieras y recursos humanos. Está diseñado para funcionar en una arquitectura Cliente /Servidor que combina UNIX y WINDOWS NT para el servidor y WINDOWS 3.11 y WINDOWS 95 para los clientes. Está diseñado y desarrollado utilizando DEVELOPER 2000 herramienta de Cuarta Generación, bajo el sistema operativo UNIX, su ventajoso diseño le permite al usuario administrar y organizar la información de acuerdo con sus necesidades. 2.3 ESTRUCTURA DEL SISTEMA El sistema SEUS SP6, como se mencionó en el numeral 2.1 de este manual (Definición SEUS SP6) está compuesto de diferentes módulos completamente compatibles, cada uno con una funcionalidad diferente para la empresa. Estos módulos se pueden agrupar en 3 subsistemas: Financiero, Administrativo y Recursos Humanos. En la Figura 1-1 se pueden observar los subsistemas dentro del Sistema SEUS SP6, y dentro de cada uno los módulos que lo componen: Subsistemas: SP6 - ERP ADMINISTRATIVO Inventario Compras Activos Fijos FINANCIERO Contabilidad Presupuesto Oficial Presupuesto Privado Tesorería Cuentas por Cobrar Cuenta por Pagar RECURSOS HUMANOS Nómina Administración de Personal COMERCIAL COSTOS ABC Gestión de Ventas Cotizaciones Pedidos Remisiones Facturación Figura 1-1. Estructura del Sistema SP6 - ERP Confidencial Seus. Ltda.. Página 4 de 17 SP6 - ERP

5 Para una clara explicación de cada una de las opciones que brinda SP6 ERP a los usuarios, se ha organizado este manual en doce partes, a saber: 1. Manual de Instalación del Sistema SEUS SP6: Guía fácil y didáctica necesaria para la correcta instalación de las aplicaciones SP6 ERP en un ambiente cliente-servidor. 2. : Información general para conocer el sistema SP6 ERP y la organización y convenciones de los manuales. 3. Manual del Módulo del Sistema: Explicación detallada del módulo que permite la parametrización del Sistema SEUS SP6. 4. Manual del Módulo de Contabilidad. 5. Manual del Módulo de Presupuesto Oficial. 6. Manual del Módulo de Tesorería. 7. Manual del Módulo de Cuentas por Cobrar. 8. Manual del Módulo de Cuentas por Pagar. 9. Manual del Módulo de Inventarios. 10. Manual del Módulo de Compras. 11. Manual del Módulo de Activos Fijos. 12. Manual del Módulo de Nómina. 2.4 VENTAJAS 1. SP6 ERP está orientado a la toma de decisiones, funciona como un sistema de información gerencial que permite una correcta y oportuna toma de decisiones, optimizando la gestión empresarial. 2. SP6 ERP es totalmente parametrizado, es decir, el usuario define sus propias características de tal forma que el sistema se adapte Confidencial Seus. Ltda.. Página 5 de 17 SP6 - ERP

6 completamente con sus necesidades, permitiendo variarlas en el tiempo según lo exijan las condiciones imperantes. 3. SP6 - ERP cuenta con una interfaz sencilla y amistosa con el usuario final que permite entrar a los programas mediante la filosofía de menús, recibiendo mensajes claros de ayuda por pantalla. 4. SP6 - ERP está en capacidad de producir cualquier informe o consulta de carácter periódico ya sea diario, semanal, quincenal, mensual, trimestral, semestral, anual, bianual o entre dos fechas cualquiera. 5. SP6 - ERP actualiza la base de datos en forma simultánea con la entrada de transacciones, lo cual permite tomar decisiones ágiles y oportunas. 6. SP6 - ERP posee facilidades de recuperación en caso de fallas. Dado que el sistema está desarrollado en ORACLE, se cuenta con mecanismos automáticos de recuperación en caso de fallas de energía o caídas del sistema, garantizado la integridad de la información. 7. SP6 - ERP permite la reversión controlada de transacciones mal ingresadas o elaboradas, utiliza programas de reversión que le dan la posibilidad al usuario autorizado para modificar o eliminar transacciones previamente actualizadas. 8. SP6 - ERP está en capacidad de manejar varias empresas con múltiples sucursales o agencias y múltiples almacenes o bodegas, lo cual permite obtener información a nivel de agencia o almacén de cada empresa. 9. SP6 - ERP cuenta con los poderosos mecanismos de seguridad provistos por el sistema operativo y por el manejador de la base de datos, por lo cual, el mecanismo de seguridad supervisa que cada usuario consulte únicamente la información que es permitida. Confidencial Seus. Ltda.. Página 6 de 17 SP6 - ERP

7 3. GUIA OPERATIVA 3.1 EJECUCION DE LAS APLICACIONES SEUS SP6 Una vez se ha llevado a cabo la instalación de las aplicaciones SEUS SP6, tanto en el servidor como en los clientes, siguiendo las instrucciones del Manual de Instalación, se podrá acceder a dichas aplicaciones mediante los accesos directos del Escritorio de Windows ACCESO DIRECTO ESCRITORIO DE WINDOWS El icono del Escritorio de Windows permiten un rápido acceso a las aplicaciones SP6 - ERP (Ver Figura 1-2), usted lo podrá apreciar en su pantalla cuando termine el programa de instalación una vez reinicie el sistema operativo. Icono de acceso Figura 1-2. Formas de acceso a SEUS SP6 Confidencial Seus. Ltda.. Página 7 de 17 SP6 - ERP

8 Al hacer clic en el icono se mostrará una pantalla como la de la Figura 1-3, donde debe ingresar el nombre del usuario, contraseña y empresa, en este campo debe seleccionar la empresa en la cual va a trabajar ya que el sistema SP6 - ERP es multiempresa, es decir, que está en la capacidad de llevar a cabo el manejo de varias empresas, por lo tanto si dicha tabla posee más de un registro, el módulo le presta al usuario la opción de trabajar con una de estas. Figura 1-3 Acceso al sistema SP6 Cuando el usuario ingresa en este campo tendrá la posibilidad de seleccionar una de las empresas de aquellas que se tienen disponibles en el sistema por petición del usuario (véase Figura 1 - ). Las empresas se definen en el módulo del Sistema en la opción de MANTENIMIENTO / Grupos de Empresa, Empresa Nueva. En esta pantalla se presentan cada uno de los nombres de las empresas disponibles. El usuario al ingresar al sistema debe seleccionar una empresa haciendo doble clic sobre el registro correspondiente a dicha empresa. Confidencial Seus. Ltda.. Página 8 de 17 SP6 - ERP

9 Figura 1-4 Selección de la Empresa de Trabajo 3.2 PANTALLAS DEL SEUS SP5 Las aplicaciones que conforman el SEUS SP6, están desarrolladas en la herramienta DEVELOPER/2000 de Oracle, permitiendo la utilización de iconos, botones y teclado. El menú principal de una aplicación típica del SP6 - ERP muestra la siguiente pantalla: Confidencial Seus. Ltda.. Página 9 de 17 SP6 - ERP

10 Menú Submenú Figura 1-5. Pantalla principal La Figura 1 - muestra una pantalla típica del SP6 - ERP y los elementos con los que se cuenta: Confidencial Seus. Ltda.. Página 10 de 17 SP6 - ERP

11 Barra de herramientas Nombre y logotipo de la empresa Nombre del Campo Icono Barra de Menú Campo de Edición Título de la forma Campo con opciones Barra de Estado Campo de Selección Botón Figura 1-6. Pantalla ejemplo Campo de Activación A continuación se presentan una guía acerca del manejo de las pantallas: Para activar un menú o un submenú, el usuario debe hacer clic sobre la palabra respectiva. Confidencial Seus. Ltda.. Página 11 de 17 SP6 - ERP

12 Un campo de edición es donde el usuario puede digitar información. Haciendo clic sobre un botón, SP6 - ERP realiza procedimientos o llama a ventanas. Para elegir un icono de la barra de herramientas se debe hacer clic sobre el mismo. Para marcar un campo determinado, sólo debe hacerse clic sobre él. En un campo con opciones se debe hacer clic sobre la fecha y elegir la opción deseada. Para elegir un campo de selección haga clic sobre el mismo. Para activar o desactivar un campo de activación haga clic sobre el mismo. En ocasiones habrá pantallas con bloques multiregistro. Estos a su vez tienen barras de desplazamiento que sirven para movilizarse a lo largo de los registros, con sólo hacer clic sobre las flechas respectivas hasta llegar al registro deseado (ver Figura 1 - ). Figura 1-7. Bloque multiregistro con barra de desplazamiento. En la barra de estado aparecerán mensajes correspondientes a la forma que se está ejecutando, como errores o aspectos específicos relacionados con el campo activo. Se le recomienda al usuario navegar en pantalla utilizando la tecla ( TAB ), para guardar una secuencia lógica en el ingreso de datos. Confidencial Seus. Ltda.. Página 12 de 17 SP6 - ERP

13 Si en una pantalla se requiere devolverse hacia un campo determinado, debe hacerse secuencialmente con las teclas (SHIFT) + (TAB), hasta ubicarse en el campo deseado. 3.3 OPERACIONES BÁSICAS Las operaciones básicas en la ejecución del SP6 - ERP se pueden llevar a cabo mediante el uso de la barra de herramientas, la barra de menú y el teclado. Las operaciones básicas son: IMPRIMIR: Esta operación permite imprimir la forma en ejecución. Se puede llevar a cabo de la siguiente manera: 1. Ir a la barra de herramientas y hacer clic en el icono {IMPRIMIR} 2. Ir a la barra de menú, haciendo clic en Acción y luego haciendo clic en Imprimir. 3. Mediante las teclas (ALT) + (A) + (I). GRABAR: Esta operación guarda la información en la Base de Datos después de realizar operaciones tales como inserción, eliminación y actualización de registros. Se puede llevar a cabo de la siguiente manera: 1. Ir a la barra de herramientas y hacer clic en el icono {GRABAR} 2. Ir a la barra de menús, haciendo clic en Acción y luego haciendo clic en Grabar Registro. 3. Mediante las teclas (ALT) + (A) + (G). Confidencial Seus. Ltda.. Página 13 de 17 SP6 - ERP

14 SALIR: Esta operación permite salir de la forma en ejecución. Se puede llevar a cabo de la siguiente manera: 1. Ir a la barra de herramientas y hacer clic en el icono {SALIR}. 2. Ir a la barra de menús, hacer clic en Acción y luego hacer clic en Salir. 3. Mediante las teclas (ALT) + (A) + (S). NUEVO: Esta operación permite la creación de nuevos registros en la Base de Datos de acuerdo con la opción que se está ejecutando. Se puede llevar a cabo de la siguiente manera: 1. Ir a la barra de herramientas y hacer clic en el icono {INSERTAR REGISTRO}. 2. Ir a la barra de menús, hacer clic en Acción y luego hacer clic en Nuevo Registro. 3. Mediante las teclas (ALT) + (A) + (N). ELIMINAR REGISTRO: Esta operación permite eliminar los registros de la Base de Datos, teniendo en cuenta la no violación de los principios de seguridad e integridad respectivos, para ello el maneador de la Base de Datos enviará el mensaje de advertencia correspondiente. Se puede llevar a cabo de la siguiente manera: 1. Ir a la barra de herramientas y hacer clic en el icono {ELIMINAR REGISTRO}. 2. Ir a la barra de menús, hacer clic en Acción y luego hacer clic en Eliminar Registro. 3. Mediante las teclas (ALT) + (A) + (E). Confidencial Seus. Ltda.. Página 14 de 17 SP6 - ERP

15 BLANQUEAR FORMA: Esta operación permite limpiar la forma completamente para realizar nuevas operaciones. Se puede llevar a cabo de la siguiente manera: 1. Ir a la barra de herramientas y hacer clic en el icono {BLANQUEAR FORMA}. 2. Ir a la barra de menús, hacer clic en Editar y luego hacer clic en Blanquear Forma. 3. Mediante las teclas (ALT) + (E) + (B). BUSCAR REGISTROS: Esta operación permite encontrar la información que concierne de acuerdo con la opción en ejecución y los criterios establecidos para dicha forma. Se puede llevar a cabo de la siguiente manera: 1. Ir a la barra de herramientas y hacer clic en el icono {BUSCAR REGISTROS}. 2. Ir a la barra de menús, hacer clic en Acción y luego hacer clic en Buscar Registros. 3. Mediante las teclas (ALT) + (A) + (B). AYUDA: Esta operación se realiza cuando se necesita información general acerca del módulo en ejecución. Se puede realizar de la siguiente manera: 1. Ir a la barra de herramientas y hacer clic en el icono { AYUDA }. LISTA DE VALORES: Esta operación permite observar las listas de valores de un determinado campo, como ejemplo en el campo código de agencia donde la lista de valores muestra todo las agencias de la empresa y permite hacer la búsqueda (ver Figura 1-2). Confidencial Seus. Ltda.. Página 15 de 17 SP6 - ERP

16 Figura 1-2. Lista de valores. La selección en la lista de valores se puede hacer haciendo clic en la agencia seleccionada y luego haciendo clic en el botón [OK]; también se puede hacer posicionándose en el campo Find de la lista de valores, e ingresando el signo porcentaje seguido de una raíz de la palabra que se busca o toda la palabra completa, luego se vuelve a escribir el signo porcentaje y luego se hace clic en el botón [FIND], esto traerá la agencia buscada junto a las agencias cuyos nombres tienen raíces semejantes a la de la agencia buscada, esto se hace con el objetivo de reducir el tiempo de búsqueda. La operación Lista de Valores se puede llevar a cabo de la siguiente manera: 1. Ir a la barra de herramientas y hacer clic en el icono {LISTA DE VALORES}. 2. Ir a la barra de menús, hacer clic en Editar y luego hacer clic en Lista de Valores. 3. Mediante las teclas (ALT) + (E) + (L). EXPORTAR DATOS A EXCEL Esta operación permite llevar los datos generados en las pantallas a Excel cuando el usuario así lo requiera. Esta operación se puede llevar a cabo de la siguiente manera: 1. Ir a la barra de herramienta, y hacer clic en el icono {EXPORTAR DATOS A EXCEL}. Confidencial Seus. Ltda.. Página 16 de 17 SP6 - ERP

17 3.4 FORMATO CALENDARIO Los diferentes módulos que conforman el SEUS SP5 cuentan con un calendario de ayuda para los campos que tienen formatos de fechas. Dicho formato de calendario facilita la labor de asignación de fechas específicas. Al hacer doble clic en los campos cuyos formatos correspondan a fechas, se mostrará un calendario como el mostrado en la Figura 1 -, en el cual se pueden manipular los años y meses deseados, dando clic sobre la flecha que se encuentra al lado derecho del campo Año o del campo Mes respectivamente si se desea ir en forma ascendente en la búsqueda del Año y el Mes correspondiente a la fecha a ingresar, o dando clic sobre la flecha que se encuentra al lado izquierdo del campo Año o del Mes si se desea ir en forma descendente en la búsqueda del año y el mes correspondiente a la fecha a ingresar. Luego se ubica el día exacto correspondiente a la fecha a ingresar y se mostrará en la parte inferior de la pantalla la fecha en el formato DD/MM/YYYY. Luego se debe dar clic en [Aceptar] e inmediatamente se mostrará en el campo sobre el cual se dio doble clic inicialmente, la fecha seleccionada en el calendario. Figura 1-9. Formato del calendario. Confidencial Seus. Ltda.. Página 17 de 17 SP6 - ERP