MÓDULO 2. Elementos Comunes de Office

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1 MÓDULO 2 Elementos Comunes de Office Derechos Reservados INFORMATICA SERVICIOS Y DESARROLLO, S.C. Av. Himno Nacional 1928 Piso 2, Fracc. Tangamanga San Luis Potosí, S.L.P., México (444)

2 TABLA DE CONTENIDO 2.1. IDENTIFICACIÓN DE ELEMENTOS COMUNES BARRA DE TÍTULO BARRA DE MENÚS BARRA DE HERRAMIENTAS ESTÁNDAR BARRA DE HERRAMIENTAS FORMATO BARRA DE HERRAMIENTAS DIBUJO BARRA DE ESTADO USO DE LAS BARRAS DE HERRAMIENTAS MOSTRAR Y OCULTAR BARRAS DE HERRAMIENTAS MOVER BARRAS DE HERRAMIENTAS Y BARRAS DE MENÚS EXPLORACIÓN DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS ESTÁNDAR EXPLORACIÓN DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS FORMATO TRABAJO CON VARIOS DOCUMENTOS CREACIÓN DE NUEVOS ARCHIVOS UTILIZANDO VARIOS ARCHIVOS EXISTENTES CAMBIO ENTRE ARCHIVOS GUARDANDO ARCHIVOS EL CUADRO DE DIÁLOGO GUARDAR COMO ASIGNAR SEGURIDAD A UN ARCHIVO DIFERENCIA ENTRE GUARDAR Y GUARDAR COMO ABRIENDO ARCHIVOS EL CUADRO DE DIÁLOGO ABRIR IMPRESIÓN DE ARCHIVOS DIFERENCIA ENTRE EL COMANDO IMPRIMIR Y EL BOTÓN IMPRIMIR EL CUADRO DE DIÁLOGO IMPRIMIR VERIFICANDO ORTOGRAFÍA Y GRAMÁTICA VERIFICANDO LA ORTOGRAFÍA EL CUADRO DE DIÁLOGO ORTOGRAFÍA DESPLAZAMIENTO UTILIZANDO EL MOUSE UTILIZANDO EL TECLADO SELECCIÓN UTILIZANDO EL MOUSE UTILIZANDO EL TECLADO BORRAR TEXTO UTILIZANDO LA TECLA RETROCESO UTILIZANDO LA TECLA SUPRIMIR FORMATO CUADROS DE DIÁLOGO DESPLAZAMIENTO USO DE LAS TECLAS DE DIRECCIÓN (LAS DE LAS FLECHAS) EL BOTÓN PREDETERMINADO... 36

3 2.1. Identificación de elementos comunes Las aplicaciones de Microsoft Office comparten elementos similares. Veamos la aplicación Microsoft Word 2003: Barra de Título Barra de Menús Barra de herramientas Estándar Barra de herramientas Formato Barra de herramientas Dibujo Barra de Estado Abra las aplicaciones Microsoft Excel 2003 y Power Point Identifique los elementos mostrados anteriormente Barra de Título Muestra el nombre de la aplicación y puede mostrar también el nombre del documento, libro o presentación con la que se esta trabajando Barra de Menús Contiene los menús disponibles en la aplicación actual. Para abrir un menú haga clic sobre él o utilice la combinación de teclas ALT + Letra subrayada Barra de Herramientas Estándar Contiene botones que dan acceso rápido a las operaciones más comúnmente utilizadas.

4 Barra de Herramientas Formato Contiene botones que dan acceso rápido a las opciones más comunes para dar formato a texto Barra de Herramientas Dibujo Contiene botones que dan acceso rápido a las opciones para dibujar Barra de Estado Contiene información general sobre la situación de la aplicación en la que esta trabajando Uso de las Barras de Herramientas Mostrar y ocultar Barras de Herramientas

5 Abra el menú Ver, seleccione el comando Barras de herramientas, active o desactive la barra de herramientas que desee. Una palomita a la izquierda del nombre de la barra de herramientas indica que esa barra esta visible en este momento, de lo contrario esta oculta. Una forma rápida y fácil de activar o desactivar barras de herramientas es haciendo clic secundario sobre cualquier barra de herramientas o menú U na vez abierto el menú contextual, active o desactive la barra de herramientas que desee. Cuando lo haga, el menú contextual se cerrará. Para activar o desactivar otra barra de herramientas debe volver a hacer clic secundario sobre alguna barra de herramientas o sobre la barra de menús. También puede utilizar el comando Personalizar que aparece al final de las barra de herramientas en el menú contextual. Active o desactive las casillas que correspondan a las barras de herramientas que desea mostrar u ocultar, después cierre el cuadro de diálogo

6 Mover Barras de Herramientas y Barras de Menús Las barras de herramientas y las barras de menús son objetos que se pueden mover de lugar. Aunque no es común mover estas barras en particular, el método funciona para cualquier barra de herramientas o de menús. Apunte sobre la línea punteada que se encuentra a la izquierda de las barras de herramientas o de menús. El apuntador del Mouse cambiará su apariencia por el de una cruz de cuatro puntas. Ahora puede arrastrar la barra de herramientas o de menús al lugar que Usted quiera. Cuando una barra de herramientas o de menús se mueve fuera de su lugar original puede mostrarse como una ventana cualquiera, con su barra de título, su botón cerrar y sus bordes. Para devolver una barra de herramientas a su lugar, arrástrela de la barra de título y llévela a su lugar.

7 Exploración de la barra de herramientas estándar Para conocer la función de cada uno de los botones ubicados en una barra de herramientas basta apuntar sobre el botón que desee y aparecerá una etiqueta indicando su función. Nuevo: Si tiene abierta una aplicación, puede trabajar con varios documentos a la vez. Para solicitar un nuevo documento en blanco haga clic sobre este botón. Abrir: Una de las cosas que hacemos con mucha frecuencia es trabajar con documentos ya existentes, documentos que fueron creados y guardados anteriormente. Para hacer esto, necesitamos abrir esos documentos. Haga clic sobre este botón cuando desee abrir un archivo existente. Guardar: Cuando realizamos algún trabajo en la computadora y deseamos conservarlo, debemos guardarlo para que no se pierda. Para eso hacemos clic en este botón. Permiso: Esta opción, que es nueva en Office 2003, utiliza una tecnología llamada IRM. Permite a autores individuales especificar permisos para los usuarios que pueden tener acceso a documentos o mensajes de correo electrónico, y ayuda a evitar que personas no autorizadas impriman, reenvíen o copien información confidencial. Se necesita Microsoft Windows Server 2003 con los servicios de Windows Rights Management para habilitar IRM en Office Correo electrónico: Mediante este botón, podemos enviar el documento activo a un destinatario de correo electrónico. Para tener acceso a esta opción, se requiere tener instalado un programa de correo electrónico como Microsoft Outlook o Microsoft Outlook Express. Imprimir: Cuando desee imprimir TODO el documento activo en LA IMPRESORA PREDETERMINADA, utilice este botón. Pero si desea imprimir sólo una parte del documento activo o desea hacerlo a una impresora que no es la predeterminada entonces debería abrir el menú Archivo y seleccionar el comando Imprimir en lugar de este botón. Cuide de NO hacer clic muchas veces sobre este botón porque el documento activo se imprimirá tantas veces como haya hecho clic sobre el botón Imprimir. Vista preliminar: La vista preliminar se utiliza con mucha frecuencia para saber como se ve el documento o para darle los toques finales antes de imprimirlo físicamente en papel. Utilice este botón cuando quiera tener acceso a la vista preliminar de un documento. Ortografía y gramática: Es una buena idea verificar la ortografía y la gramática de un documento una vez que lo hemos terminado y antes de imprimirlo. Hacer clic sobre este botón activa el corrector de ortografía y gramática. Referencia: Esta opción también es nueva en Office Al hacer clic sobre este botón, se activa la barra de herramientas Referencia que le permite localizar referencias en sitios Web, comerciales y financieros de la palabra, texto u oración que tenga seleccionada. A partir de Office 2003, la mayor parte de las ayudas en línea y, en este caso, la opción de referencias funcionan mejor si se tiene una conexión a Internet en el momento de acceder a ellas.

8 Cortar: Esta es una de las opciones de mayor uso cuando trabajamos con información que queremos mover o cambiar de lugar. Normalmente seleccionamos algo (texto, imágenes, gráficos, etc.) y después lo cortamos, probablemente para pegarlo después en algún otro lugar. Al hacer clic sobre este botón, lo que tenga seleccionado en ese momento es cortado y llevado al portapapeles de Windows. Copiar: Esta es otra de las opciones de mayor uso cuando se trabaja con información que deseamos copiar. Copiar texto, imágenes, gráficas o prácticamente cualquier cosa tiene un uso muy extendido al trabajar en computadoras. Primero se debe seleccionar algo y después hacer clic sobre este botón. Posiblemente deba utilizar después el botón pegar que se explica enseguida. Al hacer clic sobre este botón, lo que tenga seleccionado en ese mome nto es copiado al portapapeles de Windows. Pegar: Junto con los botones cortar y copiar, este es uno de los de mayor uso. Cuando queremos mover o copiar información, imágenes, gráficos o casi cualquier cosa, primero lo seleccionamos y utilizamos los botones Cortar o Copiar. Para terminar la operación, debemos Pegarlo para lo cual usamos este botón. Al hacer clic sobre el botón Pegar, el contenido del portapapeles de Windows es pegado al lugar en el que se encuentra en ese momento el cursor. Copiar formato: Una cosa es copiar un texto, gráfico o imagen y otra cosa es copiar el formato de un texto, es decir, el tipo, tamaño y color de letra, la alineación y demás atributos de una palabra, oración o párrafo a otro. A esto se le llama copiar el formato y este botón se utiliza para ello. Normalmente primero deberá seleccionar el texto origen, después hacer clic sobre este botón y por último, hacer clic o seleccionar el texto al cual desea copiarle el formato. Deshacer: Su nombre lo indica. Para deshacer algo que hizo previamente, haga clic sobre este botón. La opción deshacer nos permite incluso deshacer algo que por error hicimos, es decir, me permite recuperarme, sin perder nada, de un error cometido inmediatamente antes de hacer clic sobre este botón. Una alternativa para la acción de deshacer es utilizar el método de teclado CTRL + Z. Cuando se apunta sobre este botón, aparece una etiqueta que muestra la última acción hecha, misma acción que será deshecha en caso de hacer clic sobre este botón. Rehacer: Digamos que es lo contrario de lo que hace el botón Deshacer. El uso de los botones Deshacer y Rehacer nos permite regresarnos hasta un punto x dentro de las cosas que hicimos con nuestro documento, corregir algún error o simplemente modificar algo, y después rehacer todos los pasos realizados después de ese punto x hasta llegar a donde íbamos. Insertar hipervínculo: Los hipervínculos son ligas o enlaces para conectar uno o varios archivos entre sí. Incluso un hipervínculo puede llevarnos a un documento o pagina en Internet. El uso de hipervínculos es una técnica que se extiende cada vez más. Cuando quiera insertar hipervínculos en sus trabajos haga clic en este botón. Dibujo: Activa o desactiva la Barra de herramientas Dibujo. Zoom: Permite hacer un acercamiento o alejamiento de un documento. El efecto de hacer más grande o más chico el documento es sólo un efecto en pantalla. Para efectos de impresión se toma en cuenta el tamaño de la fuente (o letra).

9 Exploración de la barra de herramientas formato La barra de herramientas Formato contiene los botones que dan acceso rápido a las características principales que permiten cambiar la apariencia a un documento. A través del uso de diferentes fuentes (tipos de letras), estilo, tamaños, efectos, alineaciones, sangrías y otros elementos, conseguimos que nuestros trabajos adquieran una apariencia profesional. Estilo: Esta lista desplegable permite seleccionar el estilo que desea aplicar a un párrafo. Usted puede crear estilos personalizados. Fuente: Las fuentes son los tipos de letra disponibles en su PC y que puede utilizar en sus documentos. Seleccione una letra, palabra o párrafo. A continuación abra esta lista desplegable y seleccione la fuente o tipo de letra que desea aplicar a la letra, palabra o párrafo seleccionado. Tamaño de fuente: Este cuadro combinado permite establecer el tamaño que deseamos para una letra, palabra o párrafo. Seleccione el texto que desee modificar y después seleccione de la lista el tamaño deseado o escriba directamente un número que será el tamaño de la fuente del texto que tenga seleccionado en ese momento. Negrita, cursiva y subrayado: Haciendo clic en alguno de estos botones, logramos darle el efecto de negrita, cursiva, o subrayado al texto que tengamos seleccionado en ese momento. Alinear a la izquierda, Centrar, Alinear a la derecha, Justificar: Estos botones se utilizan para alinear el texto de acuerdo a lo que indica el nombre del botón. Interlineado: Aplica diferentes interlineados a los párrafos seleccionados. Este botón existe dentro de Word y es nuevo para la versión de Word Numeración, Viñetas: Aplica formato de numeración o de viñetas a los párrafos seleccionados. Reducir sangría, Aumentar sangría: Permite aumentar o disminuir la sangría a los párrafos seleccionados. Bordes: Este botón permite aplicar diferentes tipos de bordes a párrafos y tablas. Resaltar: Este botón es como un marca textos. Permite resaltar el texto al que Usted quiere darle este efecto. Color de fuente: Este botón permite cambiar el color del texto que halla seleccionado.

10 2.3. Trabajo con varios documentos Creación de nuevos archivos Cuando abre la aplicación Microsoft Word, automáticamente aparece un documento nuevo el cual está en blanco. Si lo que desea es trabajar con un nuevo documento puede empezar a trabajar directamente con éste. Lo mismo pasa con Microsoft Excel, al momento de abrir la aplicación se presenta un Libro nuevo listo para empezar a trabajar. Y en el caso de Power Point, aparece una nueva presentación en blanco. Las aplicaciones de Microsoft Office permiten trabajar con varios documentos a la vez pudiendo compartir información entre ellos. Cuan do desee un nuevo documento, libro o presentación, sólo haga clic en el botón Nuevo localizado en la barra de herramientas estándar Utilizando varios archivos existentes Cuando trabaja con varios archivos al mismo tiempo, ya sean de una misma aplicación o inclus o con archivos de distintas aplicaciones, en la barra de tareas aparecen botones que representan a los archivos que están abiertos Cambio entre archivos Para cambiar de archivo o de aplicación basta que haga clic sobre el botón de la aplicación o archivo al que desee cambiar que se encuentra en la Barra de tareas. Otra forma de cambiar de un archivo a otro cuando están dentro de una misma aplicación es utilizando comandos de menú. Abra el menú Ventana y seleccione el documento al que desea cambiarse.

11 Por último, cuando desee cambiar de una aplicación a otra teclado CTRL + TAB. puede utilizar el método de 2.4. Guardando Archivos Sabemos la importancia de guardar los archivos que creamos al trabajar en una computadora. Para acceder a la opción de guardar puede Utilizar el comando Guardar del menú Archivo Hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de herramientas estándar Utilizar el método de teclado CTRL + G Presionar la tecla de función F El cuadro de diálogo Guardar como A B C D E F G H I J K L M N O A. Barra de título B. Lista desplegable Guardar en C. Botón Atrás D. Botón Subir un nivel E. Botón Buscar en el Web F. Botón Eliminar G. Botón Crear nueva carpeta H. Lista desplegable Vistas I. Lista desplegable Herramientas J. Barra de exploración K. Cuadro de lista Archivos L. Cuadro combinado Nombre de archivo M. Lista desplegable Guardar como tipo N. Botón Guardar O. Botón Cancelar

12 La primera vez que guarda un archivo (Aun cuando Usted seleccione el comando Guardar), Windows mostrará el cuadro de diálogo Guardar como mostrado anteriormente. Las aplicaciones de Microsoft Office, de manera predeterminada, guardan los archivos en la carpeta llamada Mis documentos. Esto puede ser modificado si así lo desea. Por ahora nos concentraremos en los aspectos principales de esta opción. Para guardar un archivo, deberá tomar en cuenta tres aspectos importantes: 1. La ubicación en la que guardará el archivo (Unidad de disco, carpeta, etc.) 2. El nombre que le asignará 3. El tipo asignado al archivo que esta guardando En el cuadro de diálogo mostrado en la página anterior, observe que el archivo será guardado en la carpeta llamada Mis documentos con el nombre Doc13 y es de tipo Documento de Word (Los archivos guardados con este tipo pueden ser utilizados sin problema en versiones de Office 2000, XP o 2003). Si así es como Usted quiere que se guarde el archivo solamente deberá hacer clic en el botón Guardar. En el futuro, cuando desee trabajar con este documento sabrá que se encuentra ubicado en la carpeta llamada Mis documentos, que tiene como nombre Doc13 y que se trata de un archivo de Word. Si desea guardar el archivo en una ubicación diferente, puede abrir la lista desplegable Guardar en o usar la Barra de exploración para seleccionar la ubicación para el archivo. Se recomienda utilizar nombres de archivos que reflejen su contenido. Por ejemplo, puede usar el nombre Carta de recomendación Juan Hernández, o Informe de ventas Diciembre Esto es, nombres significativos para que con sólo leer el nombre Usted tenga una referencia del contenido del archivo logrando además hacer fácil su localización o referencia futura. Para asignar un nombre a un archivo haga clic en el cuadro combinado Nombre de archivo, utilice la tecla <RETROCESO> o la tecla <SUPR> para borrar el contenido actual y escriba el nuevo nombre (Puede usar letras, números y algunos caracteres especiales. No exceda de 64 caracteres de longitud para el nombre).

13 Si al momento de guardar un archivo necesita crear una carpeta nueva para guardar en ella el archivo, puede utilizar el botón Crear nueva carpeta. Después de haber creado la nueva carpeta podrá guardar ahí los archivos que desee Cuando guarda un archivo puede utilizar la lista desplegable Guardar como tipo para asignar un tipo de archivo diferente al predeterminado. Esto puede ser necesario para hacer que el archivo que estamos guardando en este momento sea compatible con versiones anteriores de Microsoft Office o incluso para que sea compatible con otros programas de terceros fabricantes. Sólo tiene que abrir la lista desplegable y seleccionar la opción que se ajuste más a sus necesidades. Recuerde que puede utilizar la lista desplegable Vistas para mostrar de diferentes formas los iconos que aparecen en el área de archivos. Si existe algún archivo o carpeta que desee elimina r en el momento en que esta trabajando con el cuadro de diálogo Guardar como puede seleccionarlo y después hacer clic sobre el botón Eliminar o simplemente presionando la tecla < SUPR>. También puede utilizar el botón secund ario del Mouse para eliminar archivos o carpetas. Asegúrese de haber seleccionado bien la carpeta o archivo que desea eliminar cuando vaya a utilizar el botón Eliminar.

14 Asignar seguridad a un archivo Al momento de guardar un archivo puede asignarle una contraseña de seguridad para evitar que personas extrañas puedan tener acceso a él o bien que personas que sólo deberían ver el contenido del archivo puedan hacerle modificaciones. Esto significa asignar al archivo una contraseña de apertura y/o una contraseña contra escritura. En Word y en Power Point: Estando en el cuadro de diálogo Guardar como, abra la lista desplegable Herramientas y ejecute el comando Opciones de seguridad. Escriba la (s) contraseña (s) deseada (s) y haga clic en el botón Aceptar.

15 Si asigna una contraseña de apertura entonces sólo las personas que tengan esa contraseña podrán abrir el archivo. Si asigna una contraseña de escritura sólo las personas que tengan esa contraseña podrán hacer modificaciones al archivo. Puede asignar sólo una o las dos contraseñas de acuerdo al nivel de seguridad que desee dar al archivo y proporcionarle las contraseñas adecuadas a los distintos usuarios de acuerdo al tipo de acceso que puedan tener. En Excel: Estando en el cuadro de diálogo Guardar como abra la lista desplegable Herramientas y ejecute el comando Opciones generales: Escriba las contraseñas y después haga clic en el botón Aceptar Diferencia entre Guardar y Guardar como La primera vez que guarda un archivo, aún cuando Usted ejecute el comando Guardar, Windows le muestra el cuadro de diálogo Guardar como Sin embargo, después de la primera vez que guarda un archivo los comandos Guardar y Guardar como funcionan de manera diferente. Si abre un archivo, lo modifica y desea guardar los cambios dentro del mismo archivo, utilice el comando Guardar. Esto actualiza el archivo originalmente abierto. Si abre un archivo, lo modifica y desea que la versión modificada del archivo se guarde como una copia nueva sin afectar la versión original, utilice el comando Guardar como Esto le da la posibilidad de asignar un nuevo nombre de archivo a la versión modificada o dejarle el mismo nombre pero guardándolo en una ubicación diferente.

16 2.5. Abriendo Archivos Cuando necesita trabajar con un archivo existente que fue guardado previamente, necesita abrirlo. Para hacer esto existen varias opciones: Ejecute el comando Abrir del menú Archivo Haga clic sobre el botón Abrir que se localiza en la barra de herramientas estándar Utilice el método de teclado CTRL + A El cuadro de diálogo Abrir El cuadro de diálogo Abrir es muy similar al cuadro de diálogo Guardar como el cual fue estudiado en el capítulo anterior. Utilice la lista desplegable Buscar en o la barra de exploración para localizar el archivo que desea abrir. Selecciónelo apuntando sobre él Haga clic en el botón Abrir (También puede hacer clic o doble clic directamente sobre el archivo que desee). Para abrir una carpeta y ver su contenido haga clic sobre ella. Después de haber seleccionado el archivo que desea, puede abrir la lista desplegable Abrir y seleccionar la opción que se adapta a sus necesidades.

17 Si el archivo que esta abriendo tiene una contraseña, deberá proporcionarla. Tome en cuenta el uso de mayúsculas y minúsculas en las contraseñas ya que es distinto escribir LUNA27 a luna27 ó Luna27 Escriba la contraseña y Acepte. Si la contraseña es incorrecta no tendrá acceso al archivo. En caso de que el archivo que esta abriendo tenga alguna contraseña contra escritura, también deberá proporcionarla o seleccionar la opción Solo lectura para tener acceso al archivo en esta modalidad. Si abre un archivo como sólo de lectura y realiza modificaciones en él, podrá guardar la versión modificada en una nueva ubicación o guardarlo con otro nombre pero nunca sobrescribir el archivo original.

18 2.6. Impresión de Archivos Diferencia entre el comando Imprimir y el botón Imprimir Cuando hace clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas estándar, se imprimirá todo el documento en la impresora predeterminada. Por otro lado, al ejecutar el comando Imprimir del menú Archivo tiene la opción de imprimir todo el documento, ciertas páginas o sólo el texto seleccionado así como la impresora a la cual desea imprimir en caso de que tenga más de una. Puede utilizar el método de teclado CTRL + P para tener acceso al cuadro de diálogo Imprimir El cuadro de diálogo Imprimir Este cuadro de diálogo varía un poco entre las diferentes aplicaciones de Microsoft Office pero nos enfocaremos a las opciones generales En Microsoft Word 2003 B A D C E F G A. Lista desplegable Nombre de impresora B. Grupo de opciones Intervalo de páginas C. Cuadro combinado numérico Número de copias D. Casilla de selección Intercalar E. Botón de comando Propiedades F. Casilla de selección Imprimir a archivo G. Casilla de selección Doble cara manual

19 En Microsoft Excel 2003 En Microsoft Power Point 2003

20 Recordemos que dentro de muchos de los cuadros de diálogo existe el botón Qué es esto? Aquí vamos a hacer uso de él. Estando en el cuadro de diálogo Imprimir haga clic sobre el botón Qué es esto? y aparecerá la ayuda de Microsoft Office Word para conocer cada una de las opciones que ofrece el cuadro de diálogo Imprimir. Los tres puntos relevantes cuando desea imprimir un documento son: Seleccionar la impresora que desea Definir el intervalo Indicar el número de copias que desea Dentro del cuadro de diálogo Imprimir existe un botón llamado Propiedades. Se refiere a las propiedades de la impresora que se encuentra seleccionada, por lo que el cuadro de diálogo que aparece cuando hacemos clic en este botón dependerá de la impresora seleccionada:

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22 2.7. Verificando Ortografía y Gramática Verificando la Ortografía Las aplicaciones de Microsoft Office incluyen una herramienta que ayuda a verificar la ortografía y la gramática en los textos. Microsoft Office incluye la posibilidad de que tanto la ortografía y la gramática sean verificadas conforme se escribe de tal forma que Usted puede darse cuenta de los errores desde el momento mismo en que los comete y pueda proceder a su corrección inmediata. Microsoft Office cuenta también con herramientas de auto corrección que ayudan a corregir automáticamente muchos de los errores que se cometen al momento de escribir texto. Por ejemplo, si Usted escribe cno, el corrector cambia ese texto por con. La forma más sencilla de corregir un error de ortografía o gramática es haciendo clic secundario sobre la palabra subrayada marcada como error. Una vez que aparece el menú contextual puede seleccionar entre las sugerencias o bien seleccionar Omitir todas para dejar el error como esta. Cuando se trata de modismos, tecnicismos o nombres en otro idioma, puede agregarlos al diccionario para que en el futuro, en este o en cualquier otro documento, la palabra ya no sea identificada como un error. Puede también seleccionar el idioma que desea utilizar para verificar la ortografía y/o gramática. Esto le permite verificar palabras, frases o párrafos en otro idioma además del español El cuadro de diálogo Ortografía Au n así, seguimos teniendo necesidad de utilizar la verificación de la ortografía y gramática en nuestros documentos antes de imprimirlos. La manera de acceder a la herramienta de verificación de ortografía es similar en las aplicaciones de Microsoft Office. A. Abra el menú Herramientas B. Seleccione el comando Ortografía

23 O solamente presione la tecla de función <F7> En Microsoft Word 2003 En Microsoft Excel 2003

24 En Microsoft Power Point 2003 El cuadro de diálogo Ortografía muestra, uno a uno, los errores (se marcan en color verde los errores de gramática y en color rojo los errores de ortografía) y si es posible, se ofrecen una serie de sugerencias de la palabra que probablemente sea la correcta. Aquí es importante tomar en cuenta que las aplicaciones de Microsoft Office detectan los errores en base a un diccionario por lo que es importante definir correctamente el idioma y versión del idioma que se usará para la verificación de ortografía y gramática. Para cada posible error encontrado Usted deberá llevar a cabo una acción para corregirlo usando alguno de los botones de comando mostrados en el cuadro de diálogo Ortografía. A continuación una breve explicación de los botones de comando incluidos en el cuadro de diálogo Ortografía en las aplicaciones Word, Excel y Power Point 2003: Omitir una vez: Se brinca el error dejándolo como esta. Pero si el error aparece varias veces, entonces el corrector de ortografía lo detectará tantas veces como aparezca. Omitir regla: Equivale a que en el documento actual ya no se aplique la regla ortográfica o gramatical que esta provocando el error. Oración siguiente: Avanza a la siguiente oración. Cambiar: Si existe una sugerencia seleccionada, éste botón reemplaza el error por la sugerencia. Explicar: Invoca al asistente de Microsoft Office para que dé una explicación más completa del error detectado. Omitir todas: Si el error aparece varias veces dentro del mismo documento que se esta revisando, este botón hace que ya no sea detectado. Agregar al diccionario: Hace que la palabra detectada como error sea incorporada al diccionario personal para que de aquí en adelante ya no sea detectada como error. Cambiar todas: Si existe una sugerencia seleccionada, éste botón reemplaza todas las apariciones del error por la sugerencia seleccionada.

25 2.8. Desplazamiento Utilizando el Mouse El desplazamiento a través de un documento es una de las cosas que hacemos con mayor frecuencia. La forma de hacerlo es similar en cualquiera de las aplicaciones de Office. Para hacerlo utilizando el Mouse Haga clic sobre los botones de la barra de desplazamiento horizontal o vertical Arrastre el cuadro de la barra de herramientas horizontal o vertical Si su Mouse cuenta con Scroll, simplemente apunte sobre el documento y gire el Scroll para desplazar el texto hacia delante o hacia atrás.

26 Utilizando el Teclado Para desplazarse utilizando el teclado existen muchas formas diferentes que pueden variar dependiendo de la aplicación en la que este trabajando. Probaremos las más prácticas y usuales: <Inicio> Para desplazarse una línea o celda hacia arriba Para desplazarse una línea o celda hacia abajo Para desplazarse un carácter o celda hacia la izquierda Para desplazarse un carácter o celda hacia la derecha Para desplazarse al inicio de la línea actual <Fin> Para desplazarse al fin de la línea actual (Word) <Re Pág> Para desplazarse una página hacia atrás (1 página = 1 pantalla) <Av Pág> Para desplazarse una página hacia delante <CTRL> + <Inicio> Para desplazarse al inicio del documento <CTRL> + <Fin> Para desplazarse al final del documento (Word) <CTRL> + Para desplazarse un párrafo hacia abajo (Word) o un bloque de celdas (Excel) < CTRL> + Para desplazarse un párrafo hacia arriba (Word) o un bloque de celdas (Excel) <CTRL> + Para desplazarse palabra por de celdas (Excel) palabra a la izquierda (Word) o un bloque <CTRL> + Para desplazarse palabra por palabra a la derecha (Word) o un bloque de celdas (Excel)

27 2.9. Selección Utilizando el Mouse Saber seleccionar es muy importante porque en muchos casos es el primer paso para después hacer algo con aquello que ha sido seleccionado ya sea texto, celdas, imágenes o cualquier otro elemento. Veremos algunas formas sencillas de seleccionar utilizando el Mouse: En Microsoft Word 2003 Para seleccionar una palabra haga doble clic con el Mouse sobre la palabra Para seleccionar todo un párrafo haga triple clic sobre el párrafo. Para seleccionar toda una línea apunte sobre el margen izquierdo del documento a la altura de la línea que desea y haga clic

28 Puede seleccionar una línea completa y después arrastrar el Mouse hacia arriba o hacia abajo para seleccionar varias líneas También puede apuntar con el Mouse sobre cualquier parte del texto y arrastrarlo para seleccionar el texto que desee. O puede seleccionar todo el documento haciendo triple clic sobre el margen izquierdo del documento

29 Para seleccionar una imagen flotante solamente haga clic sobre ella y aparecerán unos pequeños círculos blancos alrededor de la imagen llamados Selectores de tamaño (puede arrastrarlos para hacer la imagen más grande o más chica) y un punto verde llamado Selector de giro (puede arrastralo y hacer rotar la imagen) Al seleccionar una imagen automáticamente aparece la Barra de herramientas Imagen. Si desea mover de lugar la imagen apunte sobre ella y arrástrela. Para seleccionar una imagen incrustada solamente haga clic sobre ella y aparecerán unos pequeños cuadros negros alrededor de la imagen llamados Selectores de tamaño (puede arrastrarlos para hacer la imagen más grande o más chica). Al seleccionar una imagen automáticamente aparece la Barra de herramientas Imagen. Las imágenes incrustadas no pueden rotarse ni arrastrarse. Lo que sí puede hacerse es alinearlas a la izquierda, a la derecha o centrarlas.

30 Para seleccionar cuadros de texto haga clic sobre el contorno del cuadro de texto: (Si no aparece el contorno, haga clic sobre el texto que está dentro del cuadro para que parezca el contorno) En Microsoft Excel 2003 Para seleccionar una celda sólo haga clic sobre la celda que desee. El Indicador de celda muestra la celda activa, y por lo tanto, la celda seleccionada Para seleccionar toda una fila, apunte sobre el número de fila y haga clic Para seleccionar toda una columna, apunte sobre la letra de la columna y haga clic

31 Para seleccionar toda la hoja de cálculo haga clic sobre el Selector de hoja (El cuadrito gris que se encuentra en la intersección entre los números de fila y las letras de columnas) Para seleccionar un rango de celdas continuas, haga clic sobre la primera celda del rango y después arrastre el Mouse Para seleccionar un rango de celdas discontinuas, seleccione el primer rango y después, manteniendo presionada la tecla <CTRL>, vaya seleccionando los demás rangos que desea seleccionar.

32 Utilizando el Teclado En general, seleccionar utilizando el teclado implica utilizar uno de los métodos de desplazamiento con teclado mientras se mantiene presionada la tecla <SHIFT>. En Microsoft Word 2003 Mantenga presionada la tecla <SHIFT> mientras presiona las flechas de dirección arriba o abajo para seleccionar línea por línea hacia arriba o hacia abajo a partir de la ubicación del cursor Mantenga presionada la tecla <SHIFT> mientras presiona las flechas de dirección izquierda o derecha para seleccionar carácter por carácter hacia la izquierda o hacia la derecha a partir de la ubicación del cursor Manteniendo presionada la con teclado. tecla <SHIFT> pruebe uno de los métodos de desplazamiento En Microsoft Excel 2003 Mantenga presionada la tecla <SHIFT> mientras utiliza las teclas de dirección izquierda, derecha, arriba o abajo para seleccionar celdas continuas Manteniendo presionada la tecla <SHIFT> pruebe uno de los métodos de desplazamiento con teclado. Existen muchas maneras posibles de seleccionar texto, celdas, imágenes y otros elementos dentro de las aplicaciones de Microsoft Office. En general puede utilizar las teclas <SHIFT> y <CTRL> en combinación con los métodos de desplazamiento con teclado para descubrir nuevas formas de seleccionar.

33 2.10. Borrar texto En este apartado sólo pretendemos dejar clara la diferencia entre usar la tecla Retroceso y la tecla Suprimir cuando se trata de borrar texto u otros elementos. Tanto la tecla Retroceso como la tecla Suprimir borran texto a partir de la posición actual del cursor. Por eso es importante que antes de utilizar estas teclas se asegure de desplazar el cursor a la posición a partir de la cual desea borrar. Ubicación del Cursor Utilizando la tecla Retroceso Si d esea borrar el texto que se encuentra a la IZQUIERDA del cursor, utilice la tecla Retroceso Utilizando la tecla Suprimir Si desea borrar el texto que se encuentra a la DERECHA del cursor, utilice la tecla Suprimir Para borrar gráficos, cuadros de texto y otros elementos selecciónelos primero y después presione la tecla Suprimir. Cuando abre un cuadro de diálogo y aparece algún texto seleccionado que debe ser cambiado totalmente, basta que escriba el nuevo texto y éste reemplazará al texto anterior.

34 Pero si al abrir un cuadro modificado parcialmente de diálogo aparece algún texto seleccionado que debe ser Presione la tecla <Fin> o la Tecla de Flecha a la Derecha para que aparezca el cursor al final del texto. También puede presionar la tecla <Inicio> o la tecla de la Flecha a la izquierda para colocar el cursor al principio del texto. Desplace el cursor utilizando las teclas de dirección (las de las flechas) para ubicarlo en la posición necesario Escriba o borre el texto faltante o sobrante

35 2.11. Formato Las herramientas más usuales utilizadas para dar formato a nuestros documentos se encuentran en la Barra de herramientas Formato o al ejecutar algunos de los comandos del menú Formato En general, primero debe seleccionar aquello a lo cual desea darle formato y después aplicar los atributos que le den la apariencia deseada. Algunos ejemplos: Este texto está escrito en letra Arial, tamaño 10 normal Este texto está escrito en letra Times New Roman de 14 puntos negrita Este texto tiene estilo de negritas Este texto tiene estilo de cursivas Este texto tiene estilo subrayado Este texto tiene estilo de negritas, cursivas y subrayado en tamaño de fuente Monitor 2. Teclado 3. CPU 4. Mouse Este texto tiene sangría francesa y utiliza la herramienta Resaltar Este párrafo tiene una viñeta. A continuación se muestra una lista numerada Este párrafo tiene alineación justificada. Observe como también puede utilizar letras en color diferente para resaltar algunas palabras o incluso toda una frase según sus necesidades. Por cierto, el primer párrafo de este apartado tiene un interlineado simple mientras que este párrafo tiene in interlineado de 1.5 y el siguiente párrafo usa interlineado 2 (o a doble espacio). También puede utilizar párrafos que tengan alineaciones diferentes a la justificada. Por ejemplo, este párrafo tiene alineación a la izquierda. Observe como las líneas se cortan en la parte derecha mientras que en el párrafo anterior, donde se ejemplifica el uso de alineación justificada no sucede igual.

36 Y este párrafo, aunque es de una sola línea, tiene alineación a la derecha Y por último, un párrafo que está centrado y que utiliza una fuente llamada Harlow Solid Italic, Le entiende? Tome en cuanta que cuando hablamos de un párrafo, éste puede ser un párrafo de muchas líneas o incluso de una sola línea. También es importante considerar que las herramientas de alineación funcionan para muchos de los objetos o elementos como dibujos, gráficas, cuadros de texto y más. La barra de herramientas Formato contiene sólo un conjunto limitado de las opciones disponibles en la aplicación. Si desea conocer todas las opciones que ofrece la aplicación, abra el menú Formato y explore los distintos comandos.

37 2.12. Cuadros de diálogo Desplazamiento Existen varias alternativas utilizadas para desplazarnos por medio de un cuadro de diálogo. Mostraremos las más usuales. Cuando abrimos un cuadro de diálogo, éste puede contener varios elementos distintos. En el ejemplo anterior, observe que la ficha activa es la ficha llamada Ver. Puede utilizar el ratón para cambiar de ficha haciendo clic sobre la que desee o si quiere utilizar métodos de teclado para cambiar de ficha puede utilizar la combinación de teclas CTRL + TAB. Continuando con el ejemplo, observe que el cursor se encuentra ubicado en la casilla de selección Panel de tareas de inicio (se aprecia por el contorno sobre la etiqueta). Puede utilizar la tecla <TABULADOR> para desplazarse a través de los distintos elementos dentro de un cuadro de diálogo o utilizar la letra subrayada para desplazarse rápidamente al elemento seleccionado o más rápido aún, haciendo clic con el Mouse sobre el elemento al que desea desplazarse.

38 Uso de las teclas de dirección (Las de las flechas) Cuando estamos desplazándonos por un cuadro de diálogo utilizando el teclado, parece que la tecla <TABULADOR> y las teclas de dirección hacen lo mismo pero no es necesariamente cierto. Cuando esta utilizando las teclas de dirección para desplazarse a través de los elementos de un cuadro de diálogo y llega a una lista desplegable o un cuadro combinado se da cuenta que ya no funcionan igual. Pruebe a desplazarse utilizando la tecla <TABULADOR> y las teclas de dirección para notar la diferencia aquí comentada El botón predeterminado Normalmente los cuadros de diálogo tienen al menos un botón de comando. Si aparece un cuadro de diálogo con un solo botón de comando, entonces decimos que ese botón es el botón predeterminado. Qué significa esto? que si Usted presiona la tecla <ENTER> es como si hiciera clic sobre ese botón. Pregunta: Pero que pasa cuando en un cuadro de diálogo aparecen varios botones de comando? Cuál de ellos es el botón predeterminado? Respuesta: El que tiene su contorno más resaltado Recuerde: Presionar la tecla <ENTER> equivale a hacer clic sobre el botón predeterminado por lo que, cuando esté en un cuadro de diálogo no presione la tecla <ENTER> si no está seguro de aceptar lo que dice el botón predeterminado. Ante la duda, mejor cancele presionando la tecla <ESC>.

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